Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá của công ty TNHH Dược Phẩm Hoàng Gia

Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá của công ty TNHH Dược Phẩm Hoàng Gia

LỜI MỞ ĐẦU

Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động lưu thông phân phối hàng hoá trên thị trường buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia với nhau.Nội thương là lĩnh vực hoạt động thương mại trong từng nước,thực hiện quá trình lưu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất,nhập khẩu tới nơi tiêu dùng.Trong nền kinh tế quốc dân,doanh nghiệp thương mại giữ một

nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã hội,thúc đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển,góp phần hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý,đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế thế giới của quốc gia.

Trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước,doanh nghiệp thương mại xuất phát từ đặc điểm quan hệ thương mại và thế kinh doanh với các bạn hang để tìm phương thức giao dịch,mua bán thích hợp,

thương mại phải tổ chức tốt được ba khâu của quá trình lưu chuyển hàng hoá, đó là mua hàng - dự trữ - bán hàng Ba khâu này có quan hệ mật thiết với nhau.Mặc dù mục đích doanh nghiệp thương mại là tiêu thụ hàng hoá nhưng muốn vậy doanh nghiệp phải tự tổ chức thu mua,tìm kiếm nguồn hàng mà thị trường cần,dự trữ bảo quản,điều này sẽ góp phần nâng cao tính cạnh tranh,khẳng định vị thế kinh tế của doanh nghiệp trên thị trường.Để phục vụ tốt công tác điều hành quản lý của mình, các nhà quản trị doanh nghiệp không thể bỏ qua một công cụ quản lý kinh tế nào trong đó có một công cụ quản lý rất hiệu quả, đó là kế toán.

Xuất phát từ nhận thức tầm quan trọng của quá trình lưu chuyển hàng hoá, sự cần thiết của hạch toán lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại và trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH dược phẩm Hoàng Gia,dưới sự chỉ bảo tận tình của giáo viên hướng dẫn Lê Kim Ngọc,em đã

mạnh dạn nghiên cứu đề tài : “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá của Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia”.

Nội dungbài viết của em gồm 3 phần:

Phần I Khái quát chung về Công ty TNHH Dựơc phẩm Hoàng Gia Phần II Thực trạng về kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia.

Phần III Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia.

Do thời gian có hạn cộng với kinh nghiệm thực tế còn ít ỏi nên báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót,em rất mong được sự chỉ đạo và đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo cùng với các cán bộ Phòng kế toán của Công ty giúp em hoàn thành báo cáo này.

biệt là cô giáo Lê Kim Ngọc cùng Ban giám đốc và cán bộ Phòng kế toán của Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia.

PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HOÀNG GIA

1.Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH DP Hoàng Gia

Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia là một doanh nghiệp tư nhân, được thành lập ngày 23/09/2004 giấy phép kinh doanh số 0102014252 do phòng đăng ký kinh doanh sở kế hoạch và đầu tư cấp Trụ sở chính tại số

Hà nội.Tên Công ty :

- Tên tiếng việt: Công ty TNHH Dược Phẩm Hoàng Gia.

- Tên giao dịch :ROYAL PHARMACEUTICAL company limited- Tên viết tắt : ROYAL PHARMA Co.,Ltd

Công ty TNHH Dược Phẩm Hoàng Gia là một Công ty có vốn kinh doanh ban đầu là: 1.100.000.000 đồng Công ty đăng ký lần đầu ngày 23/09/2004, đăng ký thay đổi lần thứ 3 ngày 26/06/2007.

Sau hơn ba năm công ty đã có những sự thay đổi,mở rộng,phát triển đáng kể Về mặt nhân sự,năm 2004 công ty có khoảng hơn 20 thành viên bao gồm :1Giám đốc, 2 kế toán,thủ kho,nhân viên vận chuyển hàng.Năm 2008,công ty có trên 40 thành viên gồm 2 Giám đốc,4 kê toán,thủ kho,nhân

chia thành các phòng ban kiêm các chức năng,nhiệm vụ cụ thể,tập trung hơn như năm đầu hoạt động,công ty có một kế toán trưởng ,1 kế toán kiêm chi phí,tiền lương,nhưng hiện nay ,công ty có tuyển thêm kế toán phụ trách các mảng khác khau như kế toán thúê,kế toán tiền lương,

Về mặt thị trường,ngày càng mở rộng,năm 2004 chỉ hạn chế trong khu

tỉnh miền Bắc.Về mặt hàng hoá,năm 2004,công ty chỉ kinh doanh một số mặt hàng thuốc nhất định,chủ yếu là thuốc đặc trị,từ năm 2006mặt hàng thuốc đa dạng phong phú hơn.

2.Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia

Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia có

tỉnh miền Bắc,chủ yếu tập trung ở Hà nội,Nam định,Thái Bình

trị,các loại thuốc bổ

lập về tài chính, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng Công ty có chức năng tổ chức quá trình nghiệp vụ kinh tế kinh doanh, nhập khẩu, mua bán dược phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường

Để thực hiện tốt chức năng của mình Công ty xây dựng cho mình những nhiệm vụ sau:

- Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh trên cở sở chủ động và tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định pháp luật

- Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đồng thời tạo nguồn vốn cho

và làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước.

- Nghiên cứu,thực hiện có hiệu quả mở rộng thị trường,mặt hang kinh doanh.

của đất nước

3 Đặc điểm,tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH DP Hoàng Gia

Đứng đầu Công ty là Ban giám đốc chỉ đạo trực tiếp tới từng phòng ban,giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng.

Tại Công ty có 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc

- Giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo pháp luật,điều luật của Công ty một cách có hiệu quả.

- Phó giám đốc phụ trách kinh doanh trực tiếp chỉ đạo phòng kế toán,hành chính và kinh doanh.

- Phó giám đốc chuyên môn phụ trách kinh doanh và kho,cu thể là chuyên kiểm tra,xác định,quản lý chất lượng hàng hoá mua và bán ra

thời quản lý công nợ và thu hồi công nợ, không để khách hàng chiếm dụng vốn quá lâu……

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty:

Phòng kinh doanhPhòng hành

Bộ phận mua bán

Bộ phậnQL chất lượng

Phòng kho

Bộ phận khoGiám đốc

Phó giám đốc kinh doanh

Phó giám đốc chuyên môn

Phòng kế toán

4.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Có nhiều hình thức tổ chức công tác kế toán khác nhau.Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán nhật ký chung để tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty.Xác định rõ được chức trách nhiệm vụ của kế toán trưởng,của từng cán bộ kế toán nhằm thu thập xử lý hệ thống hoá và cung cấp đầy đủ kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở Công ty Điều đó có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả và chất lượng công tác kế toán.Thực hiên đầy đủ chức năng nhiệm vụ của hạch toán kế toán trong quản lý kinh tế tài chính của Công ty.

Để phản ánh kết quả kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với quy mô kinh doanh và tình hình thực tế tại đơn vị mình.Xuất phát từ cơ cấu tổ chức quản lý Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung.Công ty có 4 nhân viên ở phòng kế toán

Đứng đầu là Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và cấp trên về công tác hạch toán kế toán của Công ty, là người điều hành giám sát toàn bộ hoạt động của bộ phận kế toán,chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán ,tài chính của Công ty,và đảm bảo thực hiện đúng chế độ,thể lệ quy định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán tài chính của Công ty

- Kế toán thuế và chi phí: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí và theo dõi xem các khoản chi phí có hợp lệ hay không, các khoán thuế thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.Đồng thời theo dõi và khấu hao TSCĐ.

- Kế toán thanh toán công nợ: Có trách nhiệm theo dõi ghi chép phản ánh chính xác về các khoản công nợ và thu hồi công nợ , theo dõi xuất nhập hàng hoá từ kho.

- Kế toán tiền lương các chế độ: Có trách nhiệm tính toán phân chia lương, thưởng và các khoản thu nhập khác, trích BHYT,BHXH cho công nhân viên.

- Thủ quỹ chịu trách nhiệm tiền mặt của Công ty.Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu,phiếu chi, lập các báo cáo quỹ ,theo dõi sử dụng vốn theo đúng mục đích,nếu phát hiện có những sai xót phải sửa kịp thời.Khi có yêu cầu của cấp trên và các bộ phận có liên quan kiểm kê lại quỹ tiền mặt hiện có.Nếu thiếu hụt phải tìm ra nguyên nhân và đề ra phương án xử lý.

Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty TNHH DP Hoàng Gia

5.Tình hình vận dụng chế độ kế toán tại Công ty

- Chế độ kế toán áp dụng hiên nay: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính và các thông tư sửa đổi kèm theo

- Về phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên Hàng hoá nhập kho được tính theo giá thực tế,

Kế toán trưởng

Kế toán thuế và chi

Kế toán thanh

toán công

Kế toán

tiền lươngc

ác chế độ

Thủ quỹ

tình hình nhập xuất hàng hoá được kế toán theo dõi chi tiết theo từng lần phát sinh cả về số lượng và đơn giá.

- Về dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo qui định,chi lập cho mặt hàng thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp,có chứng từ kế toán hợp pháp,hợp lý chứng minh giá vốn của hàng tồn kho.Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hạch toán là giá vốn hàng bán

Mức dự phòng Số lượng hàng tồn Gía gốc hàng Gía trị thuần cógiảm giá hàng = kho tại thời điểm tồn kho theo sổ - thể thực hiện được

tồn kho lập BCTC kế toán của hàng tồn kho - Phương pháp khấu hao tài sản: theo chế độ tài chính hiện hành,Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng, phương pháp này được xây dựng trên cơ sở nguyên giá và thời gian sử dụng tài sản đó:

Mkhn = Nguyên giá của TSCĐ Tỷ lệ khấu hao nămTrong đó

Tỷ lệ khấu hao năm = 1/ số năm sử dụng dự kiến 100

- Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.Số thuế GTGT = Số thuế GTGT - Số thuế GTGT đầu vào phải nộp đầu ra được khấu trừ

* Tình hình vận dụng chế độ chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ kế toán là tập hợp các chứng từ xác nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được quy định theo mẫu của Nhà nước hoặc của Công ty Mỗi chứng từ kế toán đều đảm bảo đầy đủ các nội dung và yêu cầu bắt buộc theo quy định mới được coi là chứng từ hợp lệ Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty bao gồm các loại chứng từ lao động tiền lương,chứng từ hàng tồn kho,chứng từ bán hàng,chứng từ tiền tệ,chứng từ TSCĐ

Trình tự luân chuyển chứng từ

trên hoá đơn

- Ghi sổ kế toán,kế toán phân loại chứng từ , định khoản,ghi vào sổ kế toán Chứng từ bán hàng hoá, tiền: chuyển về kế toán công nợ

chưa được duyệt thì kế toán bảo quản chứng từ,khi kết thúc năm tài chính ,báo cáo quyết toán năm được duyệt,chứng từ được lưu trữ cẩn thận khi cần phải sử dụng lại chứng từ tuân thủ quy định(chứng từ sử dụng cho người trong đơn vị phải được sự đồng ý của kế toán trưởng,chứng từ sử dụng cho người ngoài đơn vị phải có sự đồng ý của kế toán trưởng và giám đốc).Khi hết thời hạn sử dụng chứng từ được huỷ bỏ theo chế độ quy định của Nhà nước

* Tình hình vận dụng chế độ tài khoản kế toán

- Hệ thống tài khoản Công ty áp dụng đúng theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính và các thông tư sửa đổi kèm theo

Bao gồm: Tài khoản tổng hợp: dùng để phản ánh đối tượng một cách tổng quát và chỉ ghi bằng tiền.Tài khoản chi tiết: dùng để phản ánh một cách cụ thể vể đối tượng đã được phản ánh trên tài khoản tổng hợp Hệ thống tiền tệ ghi trong tài khoản thống nhất là VNĐ.- Hệ thống tài khoản được chia làm 10 loại.Trong đó, từ loại 1 đến loại 9 là các tài khoản được ghi sổ kép.Loại 0 là các tài khoản ghi đơn đặt ngoài bảng cân đối kế toán.Nhưng các loại tài khoản mà Công ty chủ yến sử dụng là 1,3,5,6.

- TK 111 Tiền mặt

+ TK 1111 Tiền Việt Nam - TK 112 Tiền gửi Ngân hang + TK 1121 Tiến Việt Nam - TK 131 Phải thu của khách hàng - TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ

- TK 138 Phải thu khác + TK 1388 Phải thu khác

- TK 139 Dự phòng phải thu khó đòi - TK 141 Tạm ứng

- TK 151 Hàng mua đang đi trên đường - TK 152 Nguyên liệu,vật liệu

- TK 153 Công cụ,dụng cụ - TK 156 Hàng hoá

+ TK 156.1 Gía mua hàng hoá

+ TK 156.2 Chi phí mua bán hàng hoá - TK 157 Hàng gửi bán

- TK 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - TK 211 Tài sản cố định hữu hình

- TK 213 Tài sản cố định vô hình - TK 214 Hao mòn TSCĐ

- TK 241 Xây dựng cơ bản dở dang - TK 311 Vay ngắn hạn

- TK 331 Phải trả cho người bán

- TK 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước + TK 3331 Thuế GTGTphải nộp

+ TK 3337 Thuế nhà đất,tiền thuê đất + TK 3338 Các loại thuế khác

+ TK 3339 Phi,lệ phí và các khoản phải nộp khác - TK 334 Phải trả công nhân viên

- TK 338 Phải trả,phải nộp khác + TK 3382 Kinh phí công đoàn + TK 3383 Bảo hiểm xã hội

+ TK 3384 Bảo hiểm y tế

+ TK 3388 Phải trả ,phải nộp khác - TK 341 Vay dài hạn

- TK 411 Nguồn vốn kinh doanh - TK 414 Quỹ đầu tư phát triển - TK 415 Quỹ dự phòng tài chinh - TK 421 Lợi nhuận chưa phân phối + TK 421.1 Lợi nhuận năm trước + TK 421.2 Lợi nhuận năm sau - TK 431 Quỹ khen thưởng phúc lợi + TK 431.1 Quỹ khen thưởng + TK 431.2 Quỹ phúc lợi

- TK 441 Nguồn vốn đầu tư XDCB

- TK 511 Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch dụ - TK 521 Chiết khấu thương mại

- TK 531 Hàng bán bi trả lại - TK 532 Giảm giá hàng bán - TK 632 Gía vốn hàng bán - TK 641 Chi phí bán hang

- TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 711 Thu nhập khác

- TK 811 Chi phí khác - TK 911 Xác định kết quả

*Tình hình vận dụng chế độ sổ kế toán

Để tiện cho theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công ty áp dụng sổ kế toán hình thức nhật ký chung, bao gồm các loại sổ:Sổ nhật ký chung,sổ cái,các sổ thẻ kế toán chi tiết,sổ nhật ký chuyên dung

Nhật ký chung để theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình kinh doanh của Công ty.Các sổ kế toán chi tiết bao gồm: sổ chi tiết chi phí trả trước, sổ chi tiết chi phí phải trả, sổ chi tiết thanh toán công nợ Nhật ký chuyên dùng gồm nhật ký thu tiền,nhật ký chi tiền,nhật ký mua hàng,nhật ký bán hàng.Nhật ký thu tiền: căn cứ vào phiếu thu hay giấy báo có của ngân hàng,nhật ký chi tiền căn cứ vào phiếu chi hay giấy báo nợ của ngân hàng,nhật ký mua hàng căn cứ vào hoá đơn gtgt,hay hoá đơn mua hàng thông thường,nhật ký bán hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng hoá đơn gtgt

Hàng ngày tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (căn cứ vào chứng từ gốc) để được ghi theo trình tự thời gian vào sổ nhật kýchung, ghi vào sổ thẻ chi tiết Sau đó căn cứ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái Cuối tháng căn cứ vào sổ NK chuyên dùng để ghi vào sổ cái của các TK liên quan Căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để ghi và lập bảng tổng hợp chi tiết Số liệu được đối chiếu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết Dữ liệu được đưa vào báo cáo tài chính được căn cứ vào sổ cái để lập các báo cáo liên quan.

Sơ đồ hình thức nhật ký chung

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ

: Đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ gốc

Nhật ký chuyên dùng

Nhật ký chung

Sổ ,thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Báo cáo tài chính

*Tình hình vận dụng chế độ báo cáo kế toán

- Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, công nợ, vốn chủ sở hữu cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của Công ty trong kỳ nhằm cung cấp thông tin cho việc đề ra các quyết định của giám đốc và những người quan tâm khi sử dụng

- Hàng tháng vào ngày 28, phòng kế toán lập các báo cáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt để phản ánh tình hình tài chính do kế toán công nợ lập gửi cho BGĐ và kế toán trưởng.

- Cuối năm gồm các loại báo cáo:

+ Tờ khai thuế GTGT, bảng kê khai quyết toán nộp thuế thu nhập do kế toán thuế và chi phí lập gửi cho ban giám đốc và kế toán trưởng.

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh do kế toán trưởng lập gửi cho ban giám đốc và những người quan tâm khi sử dụng.

+ Bảng cân đối kế toán do kế toán trưởng lập gửi cho ban giám đốc.

Cơ sở để lập các loại báo cáo trên là số liệu từ những báo cáo kỳ trước, số liệu trên sổ cái, sổ chi tiết.

PHẦN II THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC

PHẨM HOÀNG GIA

I KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DP HOÀNG GIA

1 Đặc điểm hàng hoá lưu chuyển

Hàng hoá mà Công ty kinh doanh là các loại thuốc tân dược được sản xuất ở trong và ngoài nước:thuốc kháng sinh,thuốc đặc trị, như Tarocin-HQ, Proshon Sof Cap,Ginpower,Betavit- Forte,Rinafed,….chủ yếu dưới dạng hộp gồm nhiều vỉ,một số dạng chai.Công ty nhập nguồn hàng chủ yếu của Chi nhánh Cty CPDP Vĩnh Phúc tại Hà nội,ngoài ra còn nhập hàng của một số Cty TNHH DP khác

2.Phương pháp tính giá hàng hoá Nhập kho

Gía hàng nhập kho của Cty là giá mua ghi trên hoá đơn.Gía hoá đơn ghi vào giá nhập hàng hoá mua là giá thanh toán bao gốm thuế suất GTGT(thường là 5%).Đối với các loại thuốc tân dược được sản xuất ngoài nước đơn giá thuốc giá đã quy đổi ngoại tệ sang giá nội tê(VNĐ),tỷ giá hạch toán ngoại tệ được tinh là tỷ giá trong ngày lập hoá đơn

Các phí tổn mua hàng hoá khác như vận chuyển,bốc dỡ,dịch vụ phí,lệ phí kho bãi, phát sinh trong quá trình mua hàng,vận chuyển về kho do Cty chịu trách nhiệm chi.

Trường hợp Cty mua hàng với số lượng lớn,hay thanh toán nhanh,trước hạn được hưởng chiết khấu thương mại,giảm giá hàng mua thì giá thưc tế hàng nhập là giá hoá đơn bao gồm thuế thông thường,và khoản chiết khấu thương

mại,giảm giá hàng mua được hưởng được trừ vào khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp

Công ty TNHH DP Hoàng Gia là đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên trong khâu hạch toán ban đầu,kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ sau:

- Hoá đơn thuế GTGT:Hoá đơn do người bán lập: +Giá bán : Giá chưa có thế GTGT

+ Các khoản phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có) + Thuế GTGT.

+ Tổng giá thanh toán:

Tổng giá thanh toán=Giá bán+Các khoản phụ thu (nếu có)+Thuế GTGT- Phiếu nhập kho(gồm 3 liên): Doanh nghiệp sẽ lập phiếu nhập kho khi hàng hoá về nhập kho Phiếu nhập kho được sử dụng nhằm xác nhận số lượng vật tư, hàng hoá nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm vật chất với người có liên quan, là cơ sở ghi sổ kế toán + 1 giao cho phòng kinh doanh

+ 1 giao cho kế toán thanh toán(gồm cả Hoá đơn GTGT) + 1 giao cho thủ kho

- Một số chứng từ thanh toán:

+ Giấy báo nợ của ngân hàng

+ Phiếu chi tiền mặt.

+ Giấy thanh toán tạm ứng.

+ Chứng từ nộp thuế ở khâu mua.

4.Tài khoản sử dụng

Tại công ty hạch toán nghiệp vụ mua hàng hoá theo phương pháp khê khai thường xuyên,thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ,kế toán sử dụng các tài khoản sau

* Tài khoản 156 – “ Hàng hoá”

- Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có của hàng hoá tồn kho và xuất nhập trong kỳ báo cáo theo giá trị hàng nhập kho thực tế

+ TK 1561 -“ Gía mua hàng hoá” + TK 1562 -“ Chi phí thu mua”

- Trị giá mua,nhập kho của hàng hoá nhập kho trong kỳ, Chi phí thu mua hàng hoá được phản ánh vào bên nợ của tài khoản 156

* Tài khoản 151 –“ Hàng mua đang đi đường”

Bên Nợ:Phán ánh trị giá hàng chưa nhập kho đến cuối kỳ,kế toán đã nhận được chứng từ.

Bên Có:Kỳ sau khi hàng về, được kiểm nhận,kế toán phản ánh giá trị thực tế hàng kiểm nhận

* Tài khoản 133 –“ Thuế GTGT được khấu trừ”

- Tài khoản 1331 Thuế GTGT được khấu trừ hàng hoá ,dịch vụ* Tài khoản 111 – “Tiền mặt”

* Tài khoản 112 – ‘Tiền gửi ngân hàng”* Tài khoản 141 – “Tạm ứng”

* Tài khoản 331 – “Phải trả người bán”

Tài khoản này kế toán mở chi tiết cho từng người bán Kết cấu của tài khoản này.

Bên Nợ:

Bên Có:

Số dư Có: Số tiền phải trả nhà cung cấp

* Tài khoản 515 –“ Chiết khấu thanh toán”* Tài khoản 138 – “Phải thu khác”

+ TK 1388 –‘ Bồi thường hàng nua thiếu hụt” + TK 1388 –“ Tài sản thiếu chờ xử lý”

* Tài khoản 515 –“ Chiết khấu thanh toán” * Tài khoản 311 – “Vay ngắn hạn”

5 Phương pháp kế toán nghiệp vụ mua hàng

Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty TNHH DP Hoàng Gia

(theo phương pháp KKTX,thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ)

11TK 133

2aTK 151

2a Ghi hàng mua trên đường theo chứng từ đã nhận trong kỳ

3a Giảm giá chiết khấu,thương mại được hưởng3b Chiết khấu thanh toán được hưởng

Ví dụ 1

Ngày 02 tháng 10 năm 2007,Công ty mua 4000 hộp Prochon đơn giá 51.428,5đ/hộp,thuê suất 5% của chi nhánh Cty CPDP Vĩnh Phúc tại Hà nội,Hoá đơn số 0067801,Thanh toán trong vòng 10 ngày được hưởng chiết khấu 1%.Hàng chưa nhập kho.

Ngày 10 tháng 10 năm 2007,hàng nhập về kho,Phiếu nhập kho số 0064546 Kiểm hàng phát hiện số hàng thực nhập thiếu 500 hộp so với chứng từ.

Chi phí vận chuyển hàng 100.000 công ty thanh toán bằng tiền mặt.(Phiếu chi số 0084102

Vơi số hàng thực nhập là 3500 hộp,công ty đề nghị được chiết khấu 1,5% và thanh toán ngay trong ngày bằng chuyển khoản(Giấy báo nợ số 0051204).Số tiền chiết khấu nhà cung cấp thanh toán bằng tiền mặt(phiếu thu số 010760)

Họ tên người mua hàng: Ngô Hồng Nhung

Tên đơn vị: Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia

Địa chỉ: Số 49,Ngõ 73, Nguyễn Trãi, Khương Trung,Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: 11062104

Hình thức thanh toán: MS: 01 01538 651

STT Tên hàng hoá,dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giáThành tiền

1 ProchonHộp400051.428,57 205.714.280

<Đặt hàng qua điện thoại>

Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm mười sáu triệu đồng chẵn

Cộng tiền hàng:Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toán

Ngườimua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)

Đơn vị :Cty TNHH DpHoàng Gia

Địa chỉ : Số 9 Ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng - Đ ống Đa – Hà Nội

Số :0064546

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 10 tháng 10 năm 2007

Nợ:TK 156 Có:TK 112 Họ tên người giao hàng:Nguyễn Quốc Trung

Theo Hoá đơn số 0067801 ngày 02 tháng 10 năm 2007 của Công ty TNHH DP Hoàng Gia

Nhập tại kho: Công ty TNHH DP Hoàng Gia.

Đơn

giáThành tiềnSố lưọng

Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vtư,hh

Nhập ,ngày 10 tháng 10 năm 2007

Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)

Đơn vị: Cty TNHH DP Hoàng Gia

Địa chỉ:49/73- Khương Trung-Thanh Xuân-HNSố đăng ký kinh doanh: 0102014252

Telefex : Quyển số: 22 Số:0084102

PHIẾU CHI

Ngày 10 tháng 10năm 2007

Nợ: TK 1562 Có: TK 1111Họ tên người nộp tiền : Ngô Hồng Nhung.

Địa chỉ : Công ty TNHH DP Hoàng GiaLý do : Thanh toán tiền vận chuyển hàng

Đơn vị: Cty TNHH DP Hoàng Gia

Địa chỉ:49/73- Khương Trung-Thanh Xuân-HNSố đăng ký kinh doanh: 0102014252

Telefax Quyển số: 25 Số:0010760

PHIẾU THU

Ngày 10 tháng 10 năm 2007

Nợ: TK 1111 Có: TK 635

Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Bích Liên

Địa chỉ : Công ty TNHH DP Hoàng Gia

Lý do : Thu tiền chiết khấu thanh toán

Số tiền : 2.970.000đ Bằng chữ : Hai triệu chín trăm băy mươi nghìn đồng chẵn

Chứng từ kèm theo… ………

Ngày 10 tháng 10 năm 2007

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền

(ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Kế toán ghi:

a Nợ TK 1561(Prochon) 198.000.000 Nợ TK 138(1381) 27.000.000

Có TK 331(VPHUC) 216.000.000 b Nợ TK 331(VPHUC) 198.000.000

Có TK 1121 198.000.000 c Nợ TK 156(1562) 100.000

Có TK 1111 100.000 d Nợ TK 1111 2.970.000

Có TK 635 2.970.000

Ví dụ 2

Ngày 15 tháng 10 năm 2007,Công ty TNHH DP Hoàng Gia mua 1000 hộp Deniocal của Cty CPDP Vĩnh Phúc

Hàng chưa nhập kho.

HOÁ ĐƠNGIÁ TRI GIA TĂNGLiên 2 :Giao khách hàng

Họ tên người mua hàng: Ngô Hồng Nhung

Tên đơn vị: Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia

Địa chỉ: Số 49,Ngõ 73, Nguyễn Trãi, Khương Trung,Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: 11062104

Số tiền viết bằng chữ:Bốn mươi bảy triệu ba trăm tám sáu nghìn năm

trăm đồng chẵn

Cộng tiền hàng:Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toán:

Ngườimua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)

Ngày 16 tháng 10 năm 2007 công ty nhập đủ hàng về kho,phiếu nhập kho số 0065207

Đơn vị :Cty TNHH DpHoàng Gia

Địa chỉ : Số 9 Ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng - Đ ống Đa – Hà Nội

Số :0065207

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 16 tháng 10 năm 2007

Nợ:TK 156 Có:TK 112 Họ tên người giao hàng:Nguyễn Quốc Trung

Theo Hoá đơn số 0067035,ngày 15 tháng 10 năm 2007 của Công ty TNHH DP Hoàng Gia

Nhập tại kho: Công ty TNHH DP Hoàng Gia.

Đơn

giáThành tiềnSố lưọng

Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vtư,hh

Nhập ,ngày 10 tháng 10 năm 2007

Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)

Nợ TK 156(Deonical) 45.130.000 Nợ TK 133 2.256.500

Ví dụ 3

Ngày 22 tháng 10 năm 2007 Công ty ứng trước tiền hàng cho Công ty TNHH DP Tấn Vũ - Quảng Ngãi mua 500 hộp Termixbec

Kê toán ghi

Số tài khoản: 1002132

Điện thoại MS: 0100023675Họ tên người mua hàng: Ngô Hồng Nhung

Tên đơn vị: Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia

Địa chỉ: Số 49,Ngõ 73, Nguyễn Trãi, Khương Trung,Thanh Xuân - Hà Nội

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bảy triệu một trăm mười sáu nghìn hai

trăm năm mươi đồng chẵn

Cộng tiền hàng:Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toán

Ngườimua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)

Đơn vị :Cty TNHH DpHoàng Gia

Địa chỉ : Số 9 Ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng - Đ ống Đa – Hà Nội

Số :0065275

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 24 tháng 10 năm 2007

Nợ:TK 156 Có:TK 112 Họ tên người giao hàng:Nguyễn Quốc Trung

Theo Hoá đơn số 0067036,ngày 24 tháng 10 năm 2007 của Công ty TNHH DP Hoàng Gia

Nhập tại kho: Công ty TNHH DP Hoàng Gia.

Đơn

giáThành tiềnSố lưọng

Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vtư,hh

Nhập ,ngày 24 tháng 10 năm 2007

Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)

Kế toán ghi:

Nợ TK 156 (Termixbec) 25.928.300 Nợ TK 133 1.296.415

Có TK 331(Tấn Vũ) 27.116.250 Có TK 338(3381) 108.465

Do giá trị hàng mua nhỏ hơn số tiền ứng trước cho bên bán ,trong ngày Công ty đã nhận lại tiền ứng thừa bằng tiền mặt (phiếu thu số 0004761),số hàng thưa được coi là hàng biếu tặng.

Địa chỉ:49/73- Khương Trung-Thanh Xuân-HNSố đăng ký kinh doanh: 0102014252

Telefax Quyển số: 25

Số: 000476

PHIẾU THU

Ngày 24 tháng 10 năm 2007

Nợ: TK 1111 Có: TK 331

Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Bích LiênĐịa chỉ : Công ty TNHH DP Hoàng GiaLý do : Thu tiền ừng thừa cho khách hàng

Số tiền : 2.883.750đ Bằng chữ : Hai triệu tám trăm tám mươi ba nghìn bảy trăm năm mươi đồng chẵn

Chứng từ kèm theo:Hoá đơn GTGT số 0067035,Phiếu nhập kho số 0065275

Ngày 24 tháng 10 năm 2007

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền

(ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Kế toán ghi:

a.Nợ TK 1111 2.883.750

Có TK 331(Tấn Vũ) 2.883.750 b.Nợ TK 338(3381) 108.465

Tại Công ty ,lưu chuyển hàng hoá bán buôn được thực hiện theo phương thức bán buôn qua kho ,bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Đặc điểm của phương thức này là hàng hoá xuất bán với khối lượng lớn,theo từng lô hàng.Cụ thể:

Với hình thức bán buôn qua kho,Công ty có hai hình thức thực hiện:

- Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ theo đơn đặt hàng yêu cầu qua điện thoại,hoặc fax,tại Công ty thủ kho lập phiếu xuất kho, xuất kho hàng hoá, bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, chuyển hàng giao cho bên mua ở một địa điểm đã thoả thuận Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty Số hàng này được xác định là tiêu thụ khi nhận được tiền do bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán Chi phí vận chuyển là do thoả thuận từ trước giữa hai bên Nếu Công ty chịu chi phí vận chuyển, sẽ được ghi vào chi phí bán hàng Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền bên mua Theo hình thức này, thời điểm để kế toán ghi chép hàng bán là khi thu được tiền của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán.

- Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này bên mua cử đại diện đến kho của Công ty để nhận hàng,thủ kho của Công ty xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ và kế toán được phép ghi chép.

Với hình thức bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho có tham gia thanh toán ,căn cứ vào đơn đặt hàng yêu cầu,sau khi mua hàng, nhận hàng mua không nhập về kho bằng phương tiện vận chuyển của mình hoặc thuê ngoài ,Công ty chuyển hàng đến giao cho bên mua ở một địa điểm đã được thoả thuận Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở

hữu của Công ty Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ.

1.1.2.Phương thức bán lẻ

Tại Công ty phương thức bán lẻ thông qua nhân viên bán hàng cung cấp đến tận tay các nhà thuốc, quầy thuốc,phòng khám bán lẻ,cá nhân và thường là khối lượng hàng hoá giao dịch mua bán nhỏ, các nhà thuốc đã nhận hàng nhưng lại bán cho các nhà thuốc nhỏ hơn sau đó mới đến được tận tay người tiêu dùng ,hoặc tại các điểm bán lẻ,hàng hoá bán trực tiếp cho người tiêu dùng lúc này hàng hoá đã đi vào lĩnh vực tiêu dùng Giá trị của hàng hoá được thực hiện hoàn toàn Theo phương thức này, thời điểm để kế toán có thể ghi chép vào sổ sách về bán hàng là khi nhận đươc báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng

1.1.3 Phương thức đại lý ký gửi

Với hình thức bán hàng này Công ty giao hàng cho cơ sở đại lý, bên đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và thanh toán tiền cho Công ty và được nhận hoa hồng đại lý bán Số hàng gửi đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Số hàng được xác định là tiêu thụ và ghi chép vào sổ sách kế toán khi doanh nghiệp nhận được tiền do bên đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.

1.2.Các hình thức thanh toán tại Công ty

Hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng một số phương thức thanh toán chủ yếu như sau:

- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt:hình thức thanh toán này được thực hiện khi bên mua chấp nhận thanh toán cho doanh nghiệp có thể thanh toán ngay hoặc sau tại thời điểm giao hàng tại địa điểm đã thoả thuận.Gía trị của số hàng mua thường không lớn

- Thanh toán qua ngân hàng: Phương thức này được sử dụng khi số lượng tiền thanh toán lớn,hoặc giao dich với bên mua không nằm trong nội thành Sau khi việc giao hàng được hoàn tất người mua sẽ thông qua ngân hàng, chuyển trả tiền mua hàng cho DN bằng cách trích tiền từ tài khoản tiền gửi của mình sang tài khoản của DN, hoặc chuyển thẳng tiền mặt vào tài khoản của DN

- Thanh toán hàng đổi hàng: Công ty sử dụng hình thức hàng đổi hàng với các cty tnhh khác có quan hệ đối lưu Theo phương thức này sau khi giao hàng cho nhau hai bên sẽ tiến hành thanh toán bù trừ nếu phát sinh chênh lệch thì thanh toán theo phương thức khác,thường là bằng tiền mặt.

2.Chứng từ sủ dụng

- Hoá đơn GTGT : Công ty lập hoá đơn GTGT làm 3 liên: + liên 1 dùng để lưu,

+ liên 2 giao khách hàng + liên 3 dùng thanh toán - Phiếu xuất kho

- Phiếu thu tiền: - Phiếu chi

- Biên bản thanh toán đại lý ký gửi - Giấy báo có :

- Biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ : biên bản này được lập chi tiết

của hai bên,biên này kế toán lập làm 2 liên+ 1 liên kế toán Công ty lưu lại+ 1 liên giao cho bên mua

- Báo cáo ngày:báo cáo này do nhân viên bán hàng lập,kế toán công nợ sẽ căn

cứ vào hoá đơn GTGT,phiếu xuất kho,để theo dõi lượng hàng bán ra,chi tiết các khách hàng.Báo cáo lập 2 liên 1NVBH giữ ,1 kế toán dùng đê theo dõi

CÔNG TY TNHH DỰƠC PHẨM HOÀNG GIA

Office: Số 49 ngõ 73 Nguyễn Trãi – Khương Trung- Thanh Xuân – Hà Nội

NVBH:Nguyễn Ngọc Hưng Ngày 15 tháng 9 năm 2007

I Kết quả công việc trong ngày:( Danh sách nhà thuốc,sản phẩm bán được,doanh số ,doanh thu trong ngày)

Tên khách hàng Địa chỉSản phẩmSố lượng

Chị Loan

QT số 2 cổng BV Đa khoa

tỉnh Hải DươngProchon30hộpPK Đa khoa

II Những phản ánh của NT,hàng cạnh tranh(tên sản phẩm,gía bán sỉ và lẻ,nước sản xuất,hãng phân phôi)

……….III Những khó khăn đề nghị:

IV Kế hoạch ngày tiếp theo:

Nhân viên bán hàng

Trang :

Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư,hàng hoá: Furoxime

Đơn vị tính: hộp Mã số:…….

Chứng từSố hiệu c.t

chứng từNgày tháng

Ký xác nhận của

kế toánDiễn giải

Ngày nhập xuất

TK này dùng để phản ánh tổng số doanh doanh thu hàng hoá ,dịch vụ, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong kỳ TK này được mở 2 TK chi tiết :

TK này cuối kỳ không có số dư

- TK 33311 “Thuế GTGT của hàng hoá ,dịch vụ bán ra”

TK này phản ánh tổng số thuế GTGT đầu ra phải nộp ,đã nộp và còn phải nộp của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ

- TK 1311 “ Phải thu của khách hàng”

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng về tiền bán hàng hoá.

- TK 632 “Giá vốn bán hàng”:

Tài khoản này phản ánh giá trị vốn của hàng hoá đã bán trong kỳ Kết cấu của TK 632:

Bên Nợ : Trị giá vốn của hàng đã xuất bán trong kỳ

Bên Có : Kết chuyển trị giá vốn của số hàng đã bán váo tài khoản kết quả.

Số dư bằng không

- TK 1111 “Tiền mặt”

- TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”- TK 141 “Tạm ứng”