Hoàn thiện kế toán NVL ở C.ty TNHH Hữu Nghị

Hoàn thiện kế toán NVL ở C.ty TNHH Hữu Nghị

Lời mở đầu

Trải qua hơn 10 năm đổi mới và phát triển, nền kinh tế thị trờng Việt Nam có sự định hớng của Đảng và quản lý vĩ mô của Nhà nớc đã tạo những bớc tiến phát triển quan trọng và đồng thời tạo ra cho các đơn vị sản xuất - kinh doanh nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng không ít những cơ hội, thử thách; thực tế đã cho thấy chỉ những doanh nghiệp làm ăn thực sự có hiệu quả thì mới có thể tồn tại và phát triển đợc trong sự cạnh tranh khắc nghiệt của nền KTTT Trong đó doanh nghiệp là những đơn vị cơ sở, tế bào quan trọng của nền kinh tế quốc dân Vì không có sản xuất - kinh doanh thì không thể nói đến áp dụng các thành tựu khoa học tiến bộ của nền kinh tế quốc dân và kinh tế quốc tế.

Nền KTTT với những mặt tích cực của nó đã kích thích nền sản xuất hàng hoá phát triển nhanh chóng và năng động đã kích thích cho Khoa học- Công nghệ phát triển để tạo nên mắt xích quan trọng, chúng tác động và kích thích lẫn nhau phát triển giúp cho cuộc sống của chúng ta tốt hơn

Tổ chức sản xuất - kinh doanh tối u nhất mới có thể cạnh tranh đợc với các doanh nghiệp khác và với các doanh nghiệp nớc ngoài, đặc biệt là sắp tới hàng rào thuế quan khu vực Đông - Nam - á (AFTA) đợc tháo bỏ.

Để đáp ứng đợc yêu cầu đó thì một trong những yếu tố cơ bản, quan trọng là các doanh nghiệp phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất Trong đó có yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất là chi phí NVL Chi phí này thờng chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm (từ 60% - 70% ) đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.

Kế toán với chức năng là công cụ quản lý bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, do đó phải nghiên cứu để tổ chức quản lý nh thế nào để đáp ứng đợc yêu cầu trên.

Sau một khoảng thời gian đi sâu tìm hiểu thực trạng hoạt động sản xuất- kinh doanh ở Công ty Nhận thấy sự quan trọng của NVL đối với quá trình sản xuất là làm thế nào để đáp ứng đầy đủ, kịp thời, đồng thời, không bị ứ đọng vốn NVL cho sản xuất Trên cơ sở những kiến thức tích luỹ đợc cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình củaTS Ngô Trí Tuệ và các anh chị kế toán ở Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hữu Nghị, tôi đã chọn đề tài: " Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Hữu Nghị” Ngoài lời mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 ch-ơng:

- Chơng I: Lý luận chung về kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất.

- Chơng II: Thực trạng kế toán NVL ở Công ty TNHH Hữu Nghị.- Chơng III: Hoàn thiện kế toán NVL ở Công ty TNHH Hữu Nghị.

1 Khái niệm và đặc điểm của NVL trong các doanh nghiệp sản xuất:

Vật liệu là những đối tợng lao động, thể hiện dới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản trực tiếp để hình thành nên sản phẩm mới của quá trình sản xuất.

* Nguyên liệu: Là những đối tợng lao động cha qua chế biến công nghiệp * Vật liệu: Là những đối tợng lao động đã qua chế biến.

NVL có một số đặc điểm sau:

- NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất hoá nh sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí, bông trong xí nghiệp dệt, vải trong xí nghiệp may mặc

- NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định.

- Khi tham gia vào một quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, NVL bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.

- NVL là một bộ phận thuộc tài sản lu động, giá trị NVL tồn kho là vốn lu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp.

2 ý nghĩa và tác dụng của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất:

- Kế toán nguyên vật liệu có tính chính xác, đầy đủ và kịp thời để lãnh đạo Công ty nắm bắt đợc tình hình sử dụng cần trong kỳ để lập kế hoạch thu mua, dự trữ và xuất dùng NVL cả về kế hoạch và thực hiện, từ đó có biện pháp quản lý thích hợp Mặt khác, tính chính xác và kịp thời của công tác kế toán vật liệu, nói cách khác là chất lợng của công tác kế toán vật liệu có ảnh hởng tới chất l-ợng của công tác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Vì vậy ngay từ khâu đầu tiên phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu một cách đầy đủ, chính xác và khoa học.

- Nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và xuất dùng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng,

- Tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng để quản lý vật liệu, cung cấp kịp thời, đồng bộ vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, sử dụng và dự trữ vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa hiện tợng h hao, mất mát, lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất- kinh doanh.

- Tổ chức kiểm tra, giám sát và phản ánh kịp thời tình hình biến động nhập - xuất

- Tồn NVL để cung cấp số liệu cho việc kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở doanh nghiệp Công tác này nêu không làm tốt sẽ ảnh h-ởng tới công tác tính giá trị sản phẩm, dẫn tới tình trạng nhà quản lý không nắm bắt đợc tình hình sản xuất và cung ứng vật t một cách kịp thời, chính xác.

- Nhờ có công tác kế toán NVL, mới cung cấp thông tin hữu ích giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch thu mua để sản xuất và dự trữ NVL, tránh tình trạng làm giàn đoạn quá trình sản xuất và ứ đọng NVL.

3 Yêu cầu quản lý NVL trong các doanh nghiệp sản xuất:

- Xuất phát từ đặc điểm NVL và tầm quan trọng của công tác quản lý vật liệu, có thể thấy để làm tốt công tác quản lý vật liệu, thì trớc hết cần phải thực hiện đầy đủ những yêu cầu sau:

- Xây dựng quy chế về bảo quản, thu mua và sử dụng vật t Có đủ kho tàng sử dụng cho dự trữ, bảo quản vật t , dụng cụ cân, đo, đong, đếm vật t.

- Xây dựng định mức vật t cần thiết, định mức vật t tối đa, tối thiểu, định mức sử dụng và hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản và sử dụng.

- Tổ chức khâu hạch toán ban đầu về các chứng từ, các nghiệp vụ nội sinh nh phân bổ NVL cho sản phẩm sổ sách kế toán NVL, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học.

- Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê thờng xuyên, đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho và tình hình tổng hợp đối chiếu nhập - xuất - tồn.

- Phân tích vật t và những thông tin kinh tế cần thiết.

4 Nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất:

- Tổ chức tốt công tác hạch toán NVL là điều kiện quan trọng không thể thiếu đề quản lý và thúc đẩy việc cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những NVL cần cho sản xuất, dự trữ, cũng nh sử dụng hợp lý, tiết kiệm các loại NVL, nhằm ngăn ngừa các hiện tợng nh h hao, mất mát và lãng phí các yếu tố đầu vào trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất Vì vậy, kế toán NVL cần thực hiện tót các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, tính toán, phản ánh một cách chính xác, trung thực, kịp thời về số lợng, chất lợng và giá thực tế của NVL nhập kho.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị tồn kho Phát hiện kịp thời số thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL.

- Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

Xuất phát từ những nhiệm vụ trên, kế toán vật liệu cần phải tổ chức một cách có hệ thống trên các chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo những phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp Do vậy kế toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau:

- Nắm vững đặc điểm NVL cần cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp về chủng loại; quy cách; đặc tính cơ, lý, hoá; tính chất lu chuyển (lập sổ danh điểm vật t ).

- Lựa chọn phơng pháp đánh giá nhập - xuất NVL một cách hợp lý.

- Lựa chọn phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp và thiết kế hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp cho NVL

- Thiết kế hệ thống báo cáo kho NVL.

II Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất:

1 Phân loại NVL:

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL bao gồm rất nhiều loại, thứ khác nhau, có vai trò công dụng và tính năng lý, hoá khác nhau Để có thể quản lý và tổ chức hạch toán một cách chặt chẽ từng loại, thứ NVL phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức thích hợp.

Phân loại vật liệu là sắp xếp các loại, thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trng (tiêu thức) nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán.

Tuỳ theo từng doanh nghiệp, tuỳ theo các tiêu thức phân loại mà NVL dợc phân loại khác nhau Nhìn chung NVL đợc phân loại theo một số tiêu thức chính sau:

1.1 Căn cứ vào vai trò và công dụng của NVL

- NVL chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến): Là những nguyên liệu, vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ là

cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm.

của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để duy trì cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc đợc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật hay nhu cầu quản lý.

- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá,

than bùn, củi, xăng, dầu, Nhiên liệu tồn tại ở cả ba dạng lỏng, khí, rắn Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng một vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu thông thờng.

- Phụ tùng thay thế: Là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng, sửa

chữa TSCĐ của doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo ỡng, sửa chữa khôi phục năng lực hạot động của TSCĐ đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế.

d Thiết bị và vật liệu XDCB : Là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt

động XDCB, tái tạo TSCĐ.

- Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh

doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.

Cách phân loại nh trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, cũng có trờng hợp cùng một loại vật liệu ở một doanh nghiệp có lúc đợc sử dụng nh vật liệu chính, có lúc lại đợc sử dụng nh vật liệu phụ Do đó, khi phân loại vật liệu cần phải căn cứ vào vai trò, tác dụng chính của chúng Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu.

1.2 Căn cứ vào chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất

- NVL sử dụng cho sản xuất: là các loại NVL tiêu hao trong quá trình sản

xuất sản phẩm Gồm có:

- NVL trực tiếp: là các loại NVL trực tiếp trong quá trình sản xuất

sản phẩm.

- NVL gián tiếp: là các loại NVL tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ

sản xuất sản phẩm (Thờng là chi phí cố định nh chi phí dầu mỡ bảo dỡng máy móc).

- NVL sử dụng cho bán hàng - NVL sử dụng cho quản lý DN.

1.3 Căn cứ vào nguồn hình thành.

- NVL mua ngoài: Là những NVL sử dụng cho sản xuát kinh doanh dợc

DN mua ngoài thị trờng Mua ngoài là phơng thức cung ứng NVL thờng xuyên của mỗi DN.

- NVL tự sản xuất: Là những NVL do DN tự chế biến hay thuê ngoài chế

biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.

- NVL nhận góp vốn liên doanh hoặc đợc biếu tặng, cấp phát.

- Phế liệu thu hồi:Là những NVL bị thải ra trong quá trình sản xuất, có

thể đợc tái sử dụng hoặc đem bán.

1.4 Căn cứ vào quyền sở hữu

- NVL thuộc sở hữu của DN.

- NVL không thuộc sở hữu của DN.

Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ, loại vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu, DN phải xây dựng "Sổ danh điểm vật liệu", xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, mã hiệu, qui cách của vật liệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu Số hiệu để chỉ từng thứ vật liệu gọi là số danh điểm vật liệu Hệ thống số danh điểm vật liệu đợc xây dựng theo nguyên tắc phân loại Mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm và thứ vật liệu.

Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác tác hạch toán, nó cung cấp thông tin cho quản lý, trong đó thể hiện qui cách đơn vị, mã số, là căn cứ để mở thẻ kho, sổ chi tiết hạch toán ở DN.

Sổ danh điểm vật liệu.

- Nguyên tắc giá phí (Cost principle): Nguyên tắc này đòi hỏi việc đo lờng, tính toán về tài sản, công nợ, vốn, doanh thu, chi phí phải đặt trên cơ sở giá phí thực tế.

- Nguyên tắc nhất quán: (Consistency principle): Các khái niệm , các

- Nguyên tắc công khai (Disclosure principle):Nguyên tắc này đòi hỏi báo cáo tài chính của doanh nghiệp phải ràng, dễ hiểu và phải bao gồm đầy đủ các thông tin liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp Những báo cáo này phải đợc trình bày công khai cho tất cả những ngời quan tâm Khi doanh nghiệp thay đổi phơng pháp thay đổi tính giá xuất kho thì phải giải trình trên thuyết minh báo cáo tài chính.

- Nguyên tắc trọng yếu (Materiality principle): Nguyên tắc này chú trọng đến các vấn đề (các yếu tố), các khoản mục mang tính trọng yếu, quyết định bản chất và nội dung sự vật, hiện tợng mà bỏ qua những vấn đề, những yếu tố thứ yếu, không làm thay đổi bản chất và nội dung sự vật, hiện tợng, nh khi phân bổ chi phí chung cho vật liệu

- Nguyên tắc thận trọng (Conseriatism principle): Các giải pháp đợc lựa chọn phải bảo đảm chắc chắn rằng ảnh hởng của chúng tới vốn chủ sở hữu là rất ít, hay nói cách khác, phơng án kế toán đợc lựa chọn là phơng án đem lại lợi nhuận thấp nh khi giá về một loại NVL nào đó trên thị trờng giảm thì phải tiến hành ghi giảm giá trị của loại vật liệu này

- Nguyên tắc thớc đo tiền tệ (Monetary principle): Thớc đo tiền tệ là đơn vị đồng nhất trong việc tính toán, ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh và kế toán chỉ phản ánh những gì có thể biểu hiện đợc bằng tiền.

Kế toán vật liệu đã sử dụng thớc đo tiền tệ để phản ánh tình hình hiện có cũng nh sự biến động của vật liệu Đây là thớc đo cơ bản của khoa học hạch toán kế toán.

2.1 Đánh giá vật liệu nhập kho:

NVL nhập kho chủ yếu đợc tính bằng giá thành thực tế Cá biệt chỉ có một vài số ít trờng hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho NVL Chẳng hạn, khi NVL nhập kho nhng cha có chứng từ hoá đơn, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi sổ, đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế cho lô NVL đó.

Giá thực tế của NVL nhập vào đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập nh sau:

* Đối với NVL mua ngoài.

Giá thực tế

vật liệu nhập=Giá ghi trên hoá đơn ngời bán+ Chi phí thu mua-Các khoản giảm giá (nếu có)

Trong đó:

- Giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, nếu có):

+ Nếu DN tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua là giá cha tính thuế.

+ Nếu DN tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua là giá có thuế.

- Chi phí thu mua thờng bao gồm: + Chi phí vận chuyển bảo quản + Chi phí thuê kho, bãi.

+ Chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua + Hao hụt trong định mức khi mua + Công tác phí của ngời đi mua.

* Đối với NVL sản xuất:

Giá thực tế

vật liệu nhập=Giá vật liệu xuất để chế biến+Chi phí chế biến khác

* Đối với NVL do Nhà Nớc cấp hoặc cấp trên cấp:

Giá thực tế vật

liệu nhập=Giá trị vật liệu ghi trên biên bản bàn giao+nhận (nếu có)Chi phí tiếp

* Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh:

Giá thực tế vật liệu nhập=

Giá trị góp vốn thoả thuận+

Chi phí liên quan đến việc tiếp nhận(nếu có)

* Đối vớí NVL nhận do tặng thởng, viên trợ:

Giá thực tế vật liệu nhập=

Giá trị do hội đồng bàn giao xác định trên cơ sở

giá thị trờng+

Chi phí liên quan (nếu có)

* Đối với phế liệu thu hồi: giá thực tế là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng

đợc hay giá thu hồi tối thiểu.

2.2 Xác định giá NVL xuất kho.

Việc tính giá thực tế NVL xuất kho đợc căn cứ vào đặc điểm hoạt động của từng DN, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán.

Có nhiều phơng pháp đợc sử dụng để tính giá NVL xuất dùng DN có thể lựa chọn một trong các phơng pháp sau nhng phải tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc nhất quán trong hạch toán (nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng).

2.2.1 Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Phơng pháp này dựa trên cơ sở thực tế xuất vật liệu ở lô nào thì dùng giá mua thực tế của lô đó để tính giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho đối tợng sử dụng.

* Ưu điểm: Tính giá vật liệu đợc chính xác.

* Nhợc điểm: Thực hiện rất khó, vật liệu phải đợc chi tiết theo từng lô hàng

* áp dụng: Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với vật t đặc chủng có

gía trị lớn hoặc đối với những đơn vị xây dựng đợc hệ thống bảo quản vật liệu sau mỗi lần nhập kho riêng.

2.2.2 Phơng pháp Nhập trớc-Xuất trớc (FIFO):

Theo phơng pháp này, NVL xuất kho đợc tính giá trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trớc sẽ xuất dùng trớc, lô NVL nào nhập sau sẽ xuất dùng sau Nếu giá cả có xu hớng tăng thì giá trị hàng tồn kho sai với giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ: giá trị hàng xuất trong kỳ thấp, giá trị hàng tồn kho cao, dẫn đến chi phí kinh doanh giảm, lợi nhuận tăng Ngợc lại, nếu giá cả NVL có xu hớng giảm thì giá trị hàng tồn kho thấp, lợi nhuận giảm

tr-* áp dụng: Phơng pháp này thích hợp với những DN có ít danh điểm NVL,

số lần nhập, xuất kho của mỗi danh điểm NVL không nhiều.

2.2.3 Phơng pháp Nhập sau xuất trớc (LIFO)

Phơng pháp này giả định NVL mua sau sẽ đợc xuất kho trớc (có nghĩa là ngợc với phơng pháp FIFO ở trên) do vậy giá thực tế của NVL xuất dùng chính là giá của lô NVL mua sau cùng và giá trị NVL tồn kho chính là giá trị của lô NVL mua trớc tiên Phơng pháp này phù hợp khi giá cả có xu hớng giảm, vì khi đó giá trị lô hàng xuất kho thấp, chi phí giảm dẫn đến lợi nhuận tăng.

* Ưu điểm:

- Tính toán đơn giản, dễ làm.

- Công việc tính giá đợc tiến hành thờng xuyên trong kỳ.

- Phản ánh chi phí kinh doanh của DN phù hợp với sự biến động giá cả của thị trờng NVL.

* Nhợc điểm: Cũng nh phơng pháp FIFO, trong trờng hợp giá cả NVL biến

động mạnh thì việc tính giá lại ít chính xác và bất hợp lý

* áp dụng: Phơng pháp này này thích hợp đối với những DN ít danh điểm

vật liệu, giá cả NVL tơng đối ổn định, số lần nhập- xuất của mỗi loại lớn.

2.2.4 Phơng pháp giá bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân (có thể bình quân cả kỳ dự trữ hoặc bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân sau mỗi lần nhập kho)

i/ Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Theo phơng pháp này, căn cứ vào tình hình tồn đâu kỳ và nhập trong kỳ, cuối tháng kế toán tính giá bình quân của NVL, sau đó căn cứ vào giá bình quân tính ra giá trị thực tế NVL xuất dùng trong kỳ:

Giá thực tế NVL xuất dùng = Pbq x Số lợng NVL xuất dùng

Trong đó : Pbq là giá bình quân

Giá thực tế bình quân đơn vị NVL

Giá thực tế NVL

Giá thực tế NVL nhập trong kỳSố lợng thực tế

Số lợng thực tế NVL nhập trong kỳ

* Ưu điểm: Việc tính giá NVL xuất kho tơng đơn giản, dễ làm, không phụ

thuộc vào số lần nhập kho NVL nhiều hay ít.

* Nhợc điểm:

- Chỉ tiến hành phơng pháp này vào cuối kỳ hạch toán, do đó khối lợng công việc thờng dồn vào cuối kỳ, làm chậm quá trình quyết toán.

- Không phản ánh đuợc sự biến động của giá cả.

* áp dụng: Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh

điểm NVL nhng số lần nhập, xuất nhiều, và giá cả không biến đổi đột ngột

ii/ Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:

Giá bình quân đơn vị NVL cuối

kỳ trớc (Pck)

=Giá thực tế NVL tồn ĐKSố lợng thực tế NVL tồn ĐKGiá thực tế NVL xuất dùng = Pck x Số lợng NVL xuất dùng

Trong đó Pck là giá cuối kỳ

* Ưu điểm:

- Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ khối lợng tính toán

- Phản ánh thờng xuyên tình hình biến động NVL trong kỳ.

* Nhợc điểm: phản ánh không chính xác tình hình biến động giá cả

NVL

Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu Kế toán căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng NVL xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho.

Giá bình quân đơn vị NVL sau

Giá thực tế NVL tồn

trớc khi nhập+Giá thực tế NVL nhậpSố lợng thực tế NVL

tồn trớc khi nhập+Số lợng thực tế NVL nhậpGiá thực tế NVL

xuất dùng=Số lợng NVL xuất dùngxGiá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

* Ưu điểm:

- Cho phép kế toán tính giá NVL chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động giá cả.

- Việc tính giá đợc thực hiện đều đặn trong kỳ.

* Nhợc điểm: Khối lợng tính toán nhiều và phải tiến hành tính theo từng

danh điểm NVL

* áp dụng: Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh

điểm NVL, số lần nhập của mỗi loại không nhiều và thực hiện kế toán bằng máy vi tính.

2.2.5 Phơng pháp tính giá NVL tồn kho theo giá mua lần cuối.

Theo phơng pháp này, giá trị của NVL tồn kho đợc tính theo giá mua lần cuối cùng và giá trị của NVL xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức:

Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ=

Giá trị NVL tồn đầu kỳ+

Giá trị NVL mua vào trong kỳ-

Giá trị NVL tồn cuối kỳ

Trong đó giá trị NVL tồn cuối kỳ đợc tính theo công thức:

Giá trị NVL tồn

cuối kỳ=Số lợng NVL tồn cuối kỳxĐơn giá NVL mua lần cuối cùng

* Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính toán.

* Nhợc điểm: Phản ánh không kịp thời tình hình nhập xuất NVL trong kỳ,

mà chi tính đợc vào cuối kỳ.

* áp dụng:Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với các DN sử dụng

ph-ơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phph-ơng pháp kiểm kê định kỳ.

2.2.6 Phơng pháp giá hạch toán.

Giá hạch toán là giá trị do DN qui định có tính chất ổn định và nó chỉ dùng để ghi sổ vật liệu kế toán hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong thanh toán Giá

hạch toán phải đợc qui định thống nhất trong mỗi kỳ hạch toán và đợc qui định cụ thể cho từng loại vật liệu.

Khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo gía hạch toán:

Trị giá hạch toán vật t nhập xuất=

Số lợng vât liệu nhập - xuấtx

Đơn giá hạch toán

Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành bớc điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bớc sau:

Xác định hệ số giá của từng loại vật liệu:

NVL tồn đầu kỳ+Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ

Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ:

Trị giá thực tế vật

liệu xuất trong kỳ= Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳx Hệ số giá

Hệ số giá đợc tính chi tiết cho tứng nhóm, từng loại NVL

- Khi K=1: giá thực tế bằng giá hạch toán.- Khi K>1: giá thực tế lớn hơn giá hạch toán.- Khi K<1: giá thực tế nhỏ hơn giá hạch toán.

* Ưu điểm: Phơng pháp này kết hợp đuợc hạch toán chi tiết và hạch toán

tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu nhiều hay ít.

* Nhợc điểm: Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, số lợng công việc dồn nhiều vào

cuối kỳ hạch toán.

* áp dụng: Phơng pháp này thích hợp với những DN có nhiều danh điểm

vật liệu và có trình độ kế toán tơng đối tốt.

3 Kế toán chi tiết vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất:

3.1 Chứng từ - tổ chức hạch toán ban đầu kế toán vật liệu:

Xây dựng hệ thống chứng từ là nội dung đầu tiên của công tác hạch toán kế toán Căn cứ theo chế độ chứng từ kế toán ban hành kèm theo quyết định: QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và thông t số 100/1998/TT-BTC ngày 15/7/1998 của Bộ tài chính hớng dẫn kế toán thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp Các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm:

Phiếu nhập kho - Mẫu số 01 - VT.Phiếu xuất kho - Mẫu số 02 - VT.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Mẫu số 03 - VT.Phiếu xuất vật t theo hạn mức- Mẫu số 04 - VT.

Biên bản kiểm nghiệm vật t - Mẫu số 05 - VT.Thẻ kho - Mẫu số 06- VT.

Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ - Mẫu số 07 - VT.

Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá - Mẫu số 08 - VT.Hoá đơn GTGT- Mẫu số 01 - GTKT - 3LL.

Từ hệ thống chứng từ đợc xây dựng, kế toán doanh nghiệp mà đứng đầu là kế toán trởng cùng với lãnh đạo đơn vị thực hiện chỉ đạo Việc tổ chức công tác hạch toán ban đầu vật liệu quyết định tính trung thực của số liệu kế toán Công tác hạch toán ban đầu đòi hỏi phải thực hiện đúng theo chế độ của Nhà n-ớc ban hành Hạch toán ban đầu kế toán vật liệu cũng nh các phần hành kế toán khác phải gồm có hai nội dung chính là:

-Trình tự xử lý chứng từ.

-Tổ chức luân chuyển chứng từ.

Tất cả các chứng từ kế toán vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do đó kế toán trởng quy định để phục vụ cho việc ghi chép, phản ánh số liệuđ ợc kịp thời giữa các bộ phận có liên quan Với hai nội dung chính nêu trên, kế toán vật liệu tổ chức công tác hạch toán ban đầu theo các bớc:

Lập chứng từ: Phải quy định rõ trách nhiệm lập chứng từ cho các cá nhân, cán bộ kế toán Khi lập chứng từ, ngời lập chứng từ phải căn cứ theo đúng nghiệp vụ kinh tế - tài chính thực tế phát sinh về vật liệu và phản ánh một cách trung thực vào chứng từ theo các nội dung cần kê khai trên chứng từ.

Tổ chức luân chuyển chứng từ: Phải tổ chức các bớc luân chuyển chứng từ đến các bộ phận liên quan một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo công tác hạch toán kế toán đợc tiến hành một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao.

Kiểm tra chứng từ: Khi nhận đợc chứng từ, kế toán cùng với những ngời liên quan phải tiến hành công tác kiểm tra chứng từ kế toán về tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ, tính chính xác, đầy đủ của các yếu tố (chỉ tiêu ) ghi trên chứng từ Chứng từ đợc lập đòi hỏi phải ghi rõ ràng cả phần ghi bằng chữ và số Kế toán vật liệu kiểm tra chứng từ về vật liệu là công việc bắt buộc.

Tập hợp và phân loại chứng từ: Kế toán vật liệu phải tiến hành tổng hợp, phân loại chứng từ phục vụ cho cho việc ghi sổ kế toán một cách nhanh chóng

thuận tiện, hoàn thiện các yếu tố còn thiếu (nếu thấy cần thiết), tổng hợp số liệu, định khoản kế toán

Tổ chức bảo quản và lu trữ chứng từ kế toán: Kế toán cùng các bộ phận, cá nhân có liên quan phải tổ chức bảo quản và lu trữ chứng từ theo đúng chế độ bảo quản và lu trữ tài liệu mà Nhà nớc ban hành.

3.2 Kế toán chi tiết vật liệu:

Kế toán chi tiết vật liệu là sự chi tiết hoá các thông tin tổng quát đợc hình thành bởi hạch toán tổng hợp vật liệu nhằm thu thập thông tin rộng rãi cho việc kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh Giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp vật liệu có mối quan hệ mật thiết với nhau Trớc hết về mặt quản lý, chúng hình thành một tổng thể hoàn chỉnh các thông tin phục vụ cho các cấp quản lý của Nhà nớc và trong nội bộ doanh nghiệp Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình, song kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đều dựa vào một cơ sở chung là là hệ thống chứng từ kế toán thống nhất, do đó đảm bảo cho sự kiểm tra và đói chiếu lẫn nhau.

Hệ thống thông tin kế toán tổng hợp đợc hình thành trên cơ sở tôn trọng một cách nghiêm ngặt các quy định của Nhà nớc về vận dụng hệ thống TK kế toán, các phơng pháp tính giá và xác định kết quả kinh doanh Trong đó hệ thống thông tin dựa trên cở sở hạch toán chi tiết đợc xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý riêng biệtcủa doanh nghiệp.

Một trong những yêu cầu của quản lý và kế toán vật liệu là phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho cho từng cho từng loại vật liệu ở cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị Kế toán và quản lý vật liệu phải đợc tiến hành theo từng kho (lu giữ, bảo quản theo từng kho ) để đảm bảo cho việc kiểm tra, đối chiếu với từng thủ kho ở từng kho, giữa kế toán chi tiết vật liệu với từng thủ kho để đảm bảo tính chính xác, chặt chẽ công tác quản lý vật liệu cũng nh có sự ràng buộc các thông tin các bên cung cấp Giữa thủ kho và kế toán có sự kiểm tra lẫn nhau tạo nên sự chặt chẽ, ràng buộc trách nhiệm lẫn nhau trong công tác quản lý vật liệu Do đó, mà phải tổ chức kế toán chi tiết vật liệu đồng thời cả ở phòng kế toán và ở kho vật liệu.

Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà ngời ta có thể tổ chức áp dụng công tác kế toán vật liệu theo một trong ba phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu.

Trên cơ sở phơng pháp kế toán chi tiết đợc lựa chọn áp dụng, kế toán tiến hành mở các sổ kế toán liên quan và tiến hành ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự nhất định.

Khi nhận đợc chứng từ liên quan đợc sử dụng làm căn cứ để ghi sổ, kế toán và thủ kho phải tiến hành việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ, chính xác, đầy đủ của chứng từ và phải bổ sung các chỉ tiêu còn thiếu (nếu thấy cần thiết) trớc khi sử dụng để ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh Trên cơ sở số liệu phản ánh trên các chứng từ đã đợc kiểm tra, kế toán và thủ kho ghi vào các sổ liên quan.

Tại kho: Trong cả ba phơng pháp thủ kho đều tiến hành ghi chép phản ánh

nghiệp vụ phát sinh vào thẻ kho Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu về mặt số lợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ đợc mở cho từng danh điểm vật liệu Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập - xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm vật liệu.

Tại phòng kế toán: Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết mà hàng

ngày công tác kế toán chi tiết vật liệu đợc kế toán vật liệu thực hiện việc ghi chép phản ánh trên sổ chi tiết vật liệu hoặc bảng kê nhập - xuất hoặc bảng lũy kế nhập - xuất Cuối tháng, kế toán tổng hợp các số liệu để ghi sổ vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn hoặc sổ đối chiếu luân chuyển Tuy nhiên, dù áp dụng phơng pháp kế toán nào thì việc phản ánh tình hình hiện có và tình hình biến động của vật liệu đều đợc thực hiện theo chỉ tiêu giá trị (riêng phơng pháp thẻ song song và phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển còn ghi chép phản ánh theo cả chỉ tiêu giá trị và hiên vật).

Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu của ba phơng pháp đợc khái quát theo các sơ đồ sau:

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Sơ đồ: 01

Ghi chú:

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệuPhiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Thẻ hoặc sổ

chi tiết

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

Điều kiện áp dụng là doanh nghiệp sử dụng giá mua thực tế để kế toán chi tiết vật liệu.

Phơng pháp thẻ song song có u điểm chính là việc ghi chép rất đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra nhng có nhợc điểm là sự ghi chép giữa kế toán và thủ kho còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, việc kiểm tra đối chiếu cần giám sát thờng xuyên hệ thống kho tàng tập trung, vì vậy hình thức này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lợng ghi chép không nhiều, quy mô sản xuất nhỏ.

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Kế toán tổng hợpBảng kê nhập

Bảng kê xuấtSổ đối chiếu

luân chuyển

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ sổ số d

Sơ đồ: 03

Ghi chú :

Điều kiện áp dụng là doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật liệu và có thể kiểm tra đợc thờng xuyên việc ghi chép hạch toán nghiệp vụ ở kho.

Phơng pháp sổ số d có nhiều u điểm giảm đợc khối lợng ghi chép sổ kế toán, khắc phục đợc việc ghi trùng lặp, kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, còn ở kho theo dõi về mặt hiện vật Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ cho quản lý.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất thờng xuyên Tuy nhiên, có nhợc điểm là khi có sai sót, nhầm lẫn thì việc kiểm tra đối chiếu khá phức tạp và đòi hỏi trình độ và ý thức của cán bộ kế toán cao trong việc ghi sổ chính xác, tránh đợc nhầm lẫn trong ghi sổ và tính toán.

4 Kế toán tổng hợp vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất:

Vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp đợc hạch toán nhập - xuất kho thờng xuyên dựa trên hệ thống TK tổng hợp, ghi chép sổ kế toán theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính thì công tác kế toán tổng hợp vật liệu trong doanh nghiệp chỉ đợc phép áp dụng một trong hai phơng pháp kế toán hàng tồn kho:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên.Phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Trong thực tế hiện nay thì các doanh nghiệp Nhà nớc hay các doanh nghiệp lớn ngoài Nhà nớc không đợc phép áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ cho công tác kế toán tổng hợp vật liệu.

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Kế toán tổng hợp

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Sổ số dư

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng

4.1 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có biến động tăng, giảm hàng tôn kho nói chung và NVL nói riêng một cách thờng xuyên, liên tục trên các TK phản ánh từng loại Phơng pháp này đợc sử phổ biến hiện nay ở nớc ta vì có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng một cách kịp thời, cập nhật Theo phơng pháp này tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đợc nhập - xuất - tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng.

Chứng từ sử dụng: Hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, Để hạch toán kế toán tổng hợp NVL, kế toán sử dụng các TK sau:

- TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu: Dùng để theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL hiện có, tăng, giảm qua kho doanh nghiệp, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.

Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL trong kỳ.Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ.D Nợ: Giá trị thực tế của NVL tồn kho.

TK 151 - Hàng mua đi đờng: Dùng để theo dõi giá trị vật t, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng đến cuối tháng, cha về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ngời bán )

Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng

Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

D Nợ: Giá trị hàng đi đờng ( đầu và cuối kỳ ).

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK chủ yếu liên quan khác nh TK: 133, 331, 111, 112

Nợ TK 331: Số tiền chiết khấu đợc ngời bán trừ vào số nợ phải trả

Có TK 711: Số tiền chiết khấu đợc hởng theo giá không có thuế GTGT ♦ Trờng hợp đợc giảm giá hàng mua hay trả lại hàng mua ghi:

Nợ TK 111,112: Số tiền hàng đợc ngời bán trả lại Nợ TK 331: Ngời bán trừ vào số tiền hàng phải trả Có TK 152: Số tiền hàng mua không có thuế GTGT Có TK 133: Số thuế GTGT không đợc khấu trừ♦ Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn.

Về nguyên tắc khi phát hiện hàng thừa cần làm biên bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý Về mặt kế toán ghi nh sau:

Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa- Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập

Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lýCó TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân+ Nếu chỉ nhập đúng theo số hoá đơn

Ghi nhận số nhập nh trờng hợp trên Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán ghi Nợ TK 002 Đồng thời, căn cứ vào cách xử lý cụ thể ghi:

- Nếu đồng ý mua hết số thừa:

Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá thừaNợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số thừa

Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số thừaĐồng thời: Có TK 002: Trị giá thừa

- Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá hàng thừa( không thuế GTGT)

Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân♦ Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn

Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào “ Biên bản kiểm nghiệm” thông báo cho bên bán biết và ghi sổ nh sau:

- Nếu ngời bán giao nốt số hàng còn thiếu

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá thiếuCó TK 138(1381)

- Nếu ngời bán không còn hàng:

Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán

Có TK 133(1331): Ghi giảm thuế GTGT đợc khấu trừCó TK 138(1381): Giá trị hàng thiếu

- Nếu hàng thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thờngNợ TK 334, 138(1388): Cá nhân phải bồi thờng

Có TK 138(1381): Trị giá thiếu đã đợc xử lý- Nếu số thiếu không xác định đợc nguyên nhân

Nợ TK 821: Chi phí bất thờng

Có TK 138(1381): Xử lý số thiếu♦ Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn:

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng mua cha có hoá đơn” + Nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng

+ Nếu cuối tháng, hoá đơn cha về thì kế toán sẽ ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu theo giá tạm tínhCó TK 331: Giá trị vật liệu theo giá tạm tính

Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế bằng 1 trong 3 cách sau:

+ Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế) và ngợc lại ghi bút toán thờng (nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế)

+ Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán tạm tính rồi định khoản theo giá thực tế nh bình thờng.

♦ Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về:

Kế toán lu hoá đơn vào tệp hồ sơ “Hàng mua đang đi đờng” + Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thờng

+ Nếu cuối tháng hàng vẫn cha về thì ghi:Nợ TK 151

Nợ TK 133(1331)

Có TK liên quan( 331,111,112,141 ): Giá đã có thuế+ Sang tháng sau khi hàng về ghi:

Nợ TK 152(Chi tiết vật liệu)

Nợ TK 621,627,642: Xuất cho sản xuất,phân xởng,quản lýCó TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về nhập kho kỳ này♦ Trờng hợp NVL tự chế, thuê ngoài nhập kho hoặc gia công chế biến ghi:

Nợ TK 152

Có TK 154♦ Các trờng hợp tăng NVL khác:

Nợ TK152:

Có TK 338(3381): Thừa trong định mức chờ xử lý

Có TK 411: Nhận cấp phát viện trợ hay biếu tặng bằng NVLCó TK412: NVL tăng do đánh giá lại tài sản

b Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu.

+NVL dùng trong các doanh nghiệp chủ yếu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mỗi trờng hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế bên Có của TK 152

♦ Xuất vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh

Nợ TK621: Xuất NVL trực tiếp chế tạo sản phẩm

Nợ TK627(6272): Xuất dùng chung cho các phân xởng sản xuấtNợ TK 641(6412): Xuất phục vụ cho bán hàng

Nợ TK 642(6422): Xuất phục vụ cho nhu cầu quản lýNợ TK 241: Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn

Có TK 152: Giá thực tế của vật liệu xuất dùng

♦ Xuất góp vốn liên doanh.

+Nếu góp vốn liên doanh ngắn hạn.

Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp đợc thừa nhận sẽ đợc phản ánh vào TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại TS”

♦ Nếu xuất ra ngoài thuê gia công chế biến:

Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất chế biến

Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất chế biến♦ Các trờng hợp giảm NVL khác

Nợ TK 642: Giá trị cho vay , giá trị thiếu chờ xử lýNợ TK 412: Đánh giá giảm NVL

Nợ TK 821: Thiếu hụt mất mát không xác định đợc nguyên nhânNợ TK632: Xuất bán

Nợ TK138(1381,1388):Giá trị thiếu chờ xử lý hoặc cá nhân phải bồi thờng

Có TK 152: Giá trị thực tế NVL xuất kho

Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyênSơ đồ 04

TK 627, 642., 641, 241

Nhập kho hàng đi đờng kỳ trớcTK 151

TK 111, 112, 141, 331

TK 3331

TK 154

TK 338 (1), 642TK 621

khấu trừThuế GTGT hàng nhập khẩu

Nhập kho do tự gia công, chế biến hoặc thuê ngoài gia công

Phát hiện thừa qua kiểm kêNhập kho vật liệu do sử dụng

không hết

Nhập kho do nhận cấp phát, vốn góp, biếu , tặng

xởng, quản lý doanh nghiệp, bán hàng, xây dựng cơ bản

Xuất vật liệu bán, gửi bán

TK 154Xuất vật liệu thuê ngoài gia

công, chế biến

TK 128, 222Xuất vật liệu để góp vốn

liên doanh

TK 138 (1), 642Phát hiện thiếu qua kiểm kê

TK 412Đánh giá giảm nguyên vật liệu

4.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách ờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, sản phẩm, hàng hóa trên các TK phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán Theo phơng pháp này, kế toán sử dụng các TK sau:

th-TK 611: Mua hàng (Tiểu khoản 6111: Mua NVL): Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm NVL theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) Từ đó, xác định giá trị vật t xuất dùng.

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế NVL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

TK 152: Nguyên liệu, vật liệu: Dùng để phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho, chi tiết theo từng loại:

Bên Nợ: Giá trị thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.D Nợ: Giá trị thực tế vật liệu tồn kho.

TK 151- Hàng mua đi đờng: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị ) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán.

Bên Nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ.D Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng.

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK khác nh: TK: 133, 331, 111, 112 Các TK này có nội dung và kết cấu giống nh ph-ơng pháp kê khai thờng xuyên.

Trình tự hạch toán:

- Đầu kỳ Kết chuyển giá trị hàng tồn kho:Nợ TK 611(6111):

Có TK 152: NVL tồn kho.Có TK 151: NVL đi đờng

♦Trong kỳ.

- Căn cứ vào hoá đơn mua hàng

Nợ TK 611(6111)Nợ TK 133

Có TK liên quan(111,112,331 )- Các nghiệp vụ tăng vật liệu trong kỳ

Nợ TK 611

Có TK 411: nhận vốn góp liên doanh, cấp phát, tặng thởng.Có TK 311,336,338: NVL tăng do đi vay

Có TK 128,222,228: Nhận lại vốn góp LDCó TK 3381: Tăng do kiểm kê vật liệu thừa.Có TK 412 : Đánh giá NVL tăng.

- Giá trị hàng mua trả lại và giảm giá trong kỳ:

Nợ TK 331, 111, 112, Số hàng mua trả lại hoặc số giảm giá

Có TK 133(1331): Thuế VAT của hàng trả lại hay số hàng giảm giá.

Có TK 611: Giá thực tế của hàng mua trả lại hoặc khoản giảm giá đợc hởng.

- Cuối kỳ.

* Căn cứ vào biên bản kiểm kê NVL, CCDC và biên bản xử lý số mất mát thiếu hụt kế toán định khoản:

Nợ TK 152: NVL tồn kho cuối kỳNợ TK 151: Hàng đi đờng cuối kỳNợ TK 138,334: Cá nhân phải bồi thờng Nợ TK 821: Số thiếu hụt chờ xử lý

Nợ TK 642: Số thiếu hụt trong định mức

Có TK 611(6111):Hàng tồn kho cuối kỳ

* Giá tị NVL đợc tính vào chi phí sản xuất, chi phí QL, BH đợc xác định bằng cách lấy số phát sinh bên Nợ TK 611 trừ số phát sinh bên Có TK 611 (bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại) và ghi:

Nợ TK 621,627,641,642 Có TK 611:

Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Sơ đồ: 05

TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 Kết chuyển giá trị thực Kết chuyển giá trị thực

tế vật liệu tồn đầu kỳ tế vật liệu tồn cuối kỳTK 111, 112

Mua vật liệu trả tiền ngay Chiết khấu mua hàng, ( thuế GTGT trực tiếp ) giảm giá hàng mua Mua vật liệu trả tiền ngay TK 133(1)

( thuế GTGT đợc khấu trừ )

TK 331, 311

Mua VL cha trả tiền mua, Xuất dùng cho sản xuất trực bằng tiền vay ( thuế GTGT tiếp, sản xuất chung, bán hàng khấu trừ ) QLDN, XDCB

Mua VL cha trả tiền mua TK 631 bằng tiền vay ( thuế GTGT VL xuất kho tự chế biến

trực tiếp ) thuê ngoài gia công

TK 411 TK 138, 111, 334 Nhận góp vốn liên doanh VL thiếu hụt phát hiện

cấp phát qua kiểm kê

TK 333 ( 3) TK 412 Thuế nhập khẩu phải nộp Chênh lệch giảm do

đánh giá lại VLTK 412

Chênh lệch tăng do đánh giá lại VL

4.3 Kế toán dự phòng giảm giá NVL:

Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trớc một khoản chi phí thực tế cha phát sinh vào chi phí kinh doanh, để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ tới.

Việc lập dự phòng đợc tiến hành vào cuối niên độ kế toán, cơ sở để lập dự phòng là dựa trên xu hớng biến động giá cả của năm tới, kế toán sử dụng TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng.

Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá của niên độ cũ.Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá cho niên độ tới.D Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn.

NVL là loại hàng tồn kho có giá trị lớn và thờng xuyên biến động, do đó lập dự phòng giảm giá NVL là cần thiết.

Công thức lập dự phòng:

Mức lập dự phòng Số lợng vật liệu tồn Giá hạch Giá thực tế giảm giá hàng tồn kho giảm giá tại thời toán trên thị trờng tạikho cho năm KH điểm 31/12/BC sổ kế toán thời điểm 31/12

Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Sơ đồ: 06

TK 721 TK 159 TK 642 ( 6 ) Trích lập dự phòng

cho năm N + 1 Hoàn nhập dự phòng

cuối năm N + 1 Trích lập dự phòng

4.4 Hạch toán kết quả kiểm kê kho vật liệu:

Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể thành lập ban kiểm kê tài sản để kiểm tra tại chỗ tình hình tài sản hiện có của doanh nghiệp nói chung và của vật liệu nói riêng Trong quá trình kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá xác định tài sản (vật liệu ) hiện có, đối chiếu với tài liệu kế toán để xác định số thừa, thiếu, h hỏng, kém phẩm chất Biên bản kiểm kê là chứng từ chủ yếu để hạch toán kết quả kiểm kê.

Trờng hợp khi kiểm kê phát hiện vật liệu bị thiếu hụt hoặc kém phẩm chất, doanh nghiệp phải tìm ra nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời Tuỳ theo nguyên nhân gây ra mà kế toán ghi:

Nợ TK 642: Thiếu trong định mức cho phép.

Nợ TK 138 ( 1388, 1381 ): Chờ bồi thờng, chờ xử lý.Nợ TK 334: Trừ dần vào lơng CBCNV.

Có TK 152: Số NVL bị thiếu

Trờng hợp phát hiện có NVL thừa, doanh nghiệp phải xác định số NVL thừa là của doanh nghiệp mình hay của đơn vị, cá nhân khác thì kế toán ghi:

Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa.

Có TK 338 ( 3381, 3388 ): thừa chờ xử lý, phải trả khác Có TK 721: Quyết định ghi tăng thu nhập bất thờng.

4.5 Hệ thống sổ kế toán dùng trong kế toán tổng hợp vật liệu:

Để tiến hành ghi chép phản ánh thu nhập thông tin kế toán vật liệu trên sổ sách các quá trình nhập - xuất vật liệu, hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán, mà trong mỗi một hình thức có một hệ thống sổ sách riêng, trình tự kế toán riêng phù hợp với từng điều kiện cụ thể Muốn vận dụng có hiệu quả, khi lựa chọn một trong bốn hình thứ này, doanh nghiệp cần phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu quản lý, quy mô hoạt động của doanh nghiệp cũng nh trình độ của nhân viên kế toán để áp dụng sao cho phù hợp Các hình thức tổ chức sổ kế toán gồm có:

a/Hình thức Nhật ký - Chứng từ:

Điều kiện áp dụng: Các doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ này thờng có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, trình độ quản lý và trình độ kế toán cao Doanh nghiệp có tính chất kinh doanh phức tạp và đa dạng, đồng thời có nhu cầu phân công chuyên môn hoá cao trong lao động kế toán giữa các phần hành.

Đặc điểm tổ chức sổ: Kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian (nhật ký)với việc ghi chép phân loại theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành vào sổ chi tiết, Bảng kê và các sổ Nhật ký- Chứng từ Cuối tháng, dựa trên số liệu phát sinh trong sổ Nhật ký - Chứng từ, kế toán tiến hành vào các sổ Cái tơng ứng.

Hệ thống sổ: Nhật ký - Chứng từ số 2, Nhật ký - Chứng từ số 5, Nhật ký - Chứng từ số 6, Nhật ký - Chứng từ số 7, Nhật ký - Chứng từ số 10, Bảng kê số 3 và sổ Cái các TK 151, TK 152, TK 331

Hình thức này áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính khó khăn hơn các hình thức kế toán khác trong việc tổ chức thu nhận và hệ thống hóa thông tin kế toán NVL.

b/ Hình thức Chứng từ ghi sổ:

Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng đối với mọi loại hình doanh nghiệp kể cả những doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp sử dụng nhiều TK, trình độ quản lý và kế toán cha cao, doanh nghiệp có nhu cầu phân công lao động kế toán.

Đặc điểm tổ chức sổ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ nhập - xuất kho theo trình tự thời gian (nhật ký) Căn cứ vào Bảng tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ lại dùng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và các TK tơng ứng.

Hệ thống sổ: Sổ Cái TK 151, TK 152, chứng từ ghi sổ, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ kế toán Chi tiết NVL.

Hình thức này thuận tiện trong việc áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính.

c/ Hình thức Nhật ký - Sổ Cái:

Điều kiện áp dụng: Thờng áp dụng đối với các doanh nghiệp kinh doanh đơn giản, các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít TK, trình độ kế toán thấp, có ít nhân viên kế toán, lao động kế toán chủ yếu là thủ công và trong các đơn vị Hành chính sự nghiệp thì thờng đợc áp dụng.

Đặc điểm tổ chức sổ: Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian (nhật ký)với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống trong một sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Nhật ký - Sổ Cái.

Hệ thống sổ: Sổ kế toán tổng hợp Nhật ký - Sổ Cái, sổ chi tiết vật liệu.

d/ Hình thức Nhật ký chung:

Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng đối với mọi đơn vị, kể cả những đơn vị lớn và những đơn vị sử dụng nhiều TK, thờng áp dụng với đơn vị có trình độ quản lý cũng nh trình độ kế toán cha cao, nhng đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện cho phân công lao động trong phòng kế toán.

Đặc điểm tổ chức sổ: Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian (nhật ký) với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để vào hai sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký chung và sổ Cái Trong trờng hợp có khối lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, ngời ta có thể mở một số Nhật ký đặc biệt (Nhật ký chuyên dùng) để ghi các nghiệp vụ cùng loại (thực chất là các Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại ).

Hệ thống sổ: Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 151, TK 152 và sổ kế toán chi tiết NVL.

Trong thời kỳ đổi mới, khi nền kinh tế nớc ta chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế kinh tế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nớc thì qua hơn mời năm đổi mới, nền kinh tế Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ, phát triển rõ nét hơn, các doanh nghiệp nói chung và nói riêng đối với doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại và đứng vững trên thơng trờng thì đòi hỏi các doanh nghiệp này phải tổ chức hoạt động nh thế nào có hiệu quả

nhất, mục đích cuối cùng là làm thế nào để sản xuất ra những mặt hàng mà thị trờng cần với chất lợng tốt và giá thành hợp lý có thể chấp nhận đợc trên thị tr-ờng Một trong các yếu tố đó thì phải kể đến chi phí NVL trong sản xuất - là khoản chi phí vật chất phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuất chiếm tỷ trọng lớn (từ 60%- 70% ) trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất Do đó, trên đây là toàn bộ phần lý luận về tổ chức công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất Mặc dù, do phạm vi giới hạn nên nó cha đợc bao quát hết tính đa dạng và phức tạp của thực tế sản xuất kinh doanh tại một đơn vị sản xuất Qua đó, ta có thể so sánh và nhìn nhận một cách khách quan về tình hình tổ chức công tác kế toán NVL của Công ty TNHH Hữu Nghị sẽ đợc đề cập sau để chứng minh tính đa dạng đó về công tác kế toán NVL.

Chơng II

Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ởcông ty TNHH Hữu Nghị

I - Lịch sử hình thành và phát triển của công ty tnhh Hữu Nghị.

1/ Khái quát chung.

Công ty Hữu Nghị là một công ty TNHH đợc thành lập từ năm 1994 tuy cơ sở vật chất kỹ thuật còn nghèo nàn, lạc hậu nhng với truyền thống nhiều năm xây dựng và phát triển Ngày nay, Hữu Nghị đã trở thành một công ty có quy mô sản xuất tơng đối lớn và có trình độ quản lý cao Có đợc sự trởng thành đó là cả một quá trình phấn đấu không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty Cùng với sự lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ quản lý của công ty cũng từng bớc đợc hoàn thiện và nâng cao.

Công ty Hữu Nghị - Tên giao dịch là HNCO, là một công ty trách nhiệm hữu hạn có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng để giao dịch Vì vậy công ty hoàn toàn chủ động trong việc giao dịch ký kết hợp đồng kinh tế với các bạn hàng.

Tổng số vốn kinh doanh khi mới thành lập công ty là 590.000.000 đồng.Trong đó:

-Vốn cố định 368.000.000 đồng - Vốn lu động 58.000.000 đồng - Vốn khác 164.000.000 đồng.

Số công nhân ban đầu của Công ty là 100 công nhân, trong đó nữ công nhân chiếm 85%, tay nghề sản xuất của công nhân phần lớn là yếu vì trong tổng số công nhân thì có 2/3 là học sinh mới vào làm ở Công ty từ năm mới thành lập, số cán bộ có bằng cấp còn hạn chế dẫn đến sự tiếp cận với công nghệ sản xuất hiện đại và thị trờng còn gặp nhiều khó khăn

Năm 1996 Công ty trang bị thêm 15 máy, chủ yếu là máy may công nghiệp và đã sản xuất ra đợc những sản phẩm xuất khẩu có chất lợng tốt nh: găng tay da xuất khẩu, các loại dép da trẻ em và phụ nữ Công ty đã liên kết với nhà máy bạn ở Hải Phòng sản xuất nhiều mẫu giầy thể thao gửi đi chào hàng ở các nớc Đông Âu và Angiêri.

Sang năm 1997 sản xuất của Công ty dần đi vào ổn định, cơ sở vật chất ợc cải tạo, hình thành lên những phân xởng phù hợp với qui trình công nghệ sản xuất Công ty trang bị thêm 20 máy may công nghiệp, công tác an toàn trong sản xuất đợc đảm bảo và tay nghề của công nhân đã dần đợc nâng cao Công ty đã nhận gia công hàng cho Hàn quốc và Đài Loan sản xuất giầy vải, túi sách, cặp da, va li và các loại mũ vải

đ-Công ty Hữu Nghị luôn tìm kiếm đợc những thị trờng ổn định, lâu dài tạo đợc nhiều việc làm cho ngời lao động nên hiện tợng không có việc làm, công nhân phải nghỉ việc không lơng hầu nh không có Hiện nay Công ty có tổng số công nhân là: 210 công nhân trong đó công nhân nữ là: 164 công nhân (chiếm 78%), nam công nhân là: 46 công nhân (chiếm 22% ).

Tuy gặp nhiều khó khăn trong quá trình tự hạch toán kinh doanh nhng Công ty Hữu Nghị đã đạt đợc những thành tích đáng kế thể hiện qua một số các chỉ tiêu kinh tế sau:

Mục tiêu của Công ty trong những năm tới là tăng năng suất lao động, cải tiến mẫu mã đa dạng, đảm bảo chất lợng của sản phẩm để tăng sản lợng hàng xuất khẩu và tiêu dùng trong nớc.

2/ Đặc điểm chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hữu Nghị.

Sản phẩm chính của Công ty Hữu Nghị là các loại giầy, cặp, túi sách, vali, mũ chủ yếu là sản xuất gia công theo đơn đặt hàng trong nớc và ngoài nớc nh Đài Loan, Hàn quốc và các nớc Đông Âu.

Sản phẩmĐơn vịtính

Sản lợng

Năm 1999Năm 2000Năm 2001

2.1 Nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu chính của Công ty là da, giả da, vải nhựa, bạt để phục vụ cho việc sản xuất cặp, túi sách và các loại vải, vải bạt để phục vụ cho việc sản xuất giầy.

Hoạt động chính của Công ty là sản xuất gia công cho Đài Loan và Hàn quốc nên phần lớn nguyên vật liệu dùng để sản xuất là do nớc bạn chuyển sang Số nguyên vật liệu này Công ty vẫn theo dõi, hạch toán và coi nh một khoản phải trả ngời bán.

Vật liệu phụ là những vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính để tạo ra sản phẩm nh đế, chỉ, vách ngăn, khoá, chun

2.2 Máy móc, trang thiết bị.

Ban đầu khi mới thành lập, Công ty Hữu Nghị chỉ có 60 máy mà chủ yếu là máy khâu công nghiệp và một số máy chuyên dùng khác.

Nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển, cùng với sự tiến bộ nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, máy móc đã giúp cho các doanh nghiệp giảm đợc phần lớn số lao động trực tiếp, tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và năng cao chất lợng sản phẩm Nhận thức đợc điều này ban Giám đốc Công ty luôn chú trọng đến việc đổi mới máy móc trang thiết bị phục vụ sản xuất Ngay trong năm 2000 vừa qua Công ty đã đầu t mới dây chuyền sản xuất giầy nữ xuất khẩu với tổng trị giá 978.737.000 đồng Tính đến 31 - 12 - 2001 Công ty Hữu Nghị có tổng giá trị tài sản cố định là 4.206.953.000 đồng Máy móc của Công ty chủ yếu đợc nhập từ Đài Loan, Nhật Bản, Hàn Quốc.

2.3 Công nhân viên.

Với tổng số công nhân ban đầu chỉ có 100 công nhân, nữ công nhân chiếm 85%, tay nghề sản xuất còn yếu, Công ty Hữu Nghị không tránh khỏi khó khăn trong bớc đầu hạch toán kinh doanh độc lập Hiện nay Công ty có tổng số công nhân là 210 công nhân trong đó nữ công nhân là 164 công nhân chiếm tỷ lệ 78%, nam công nhân là 46 công nhân chiếm tỷ lệ 22% Đội ngũ cán bộ có trình

độ, bằng cấp đã tăng lên với 22 cán bộ có bằng Đại học và 12 cán bộ có bằng cao đẳng, trung cấp.

2.4 Tình hình thanh toán.

Công ty Hữu Nghị có tài khoản mở tại Ngân hàng Ngoại thơng Hà Nội nên rất thuận tiện trong việc thanh toán và giao dịch.

2.5 Qui trình sản xuất giầy của Công ty Hữu Nghị.

Nguyên vật liệu chính để sản xuất giầy là vải bạt nhập từ Đài loan để may mũ giầy và cao su để làm đế giầy Hoá chất sử dụng bao gồm: oxyt titan, parafin, bột mầu và các hoá chất khác đóng vai trò chất độn, chất xúc tác để làm dẻo cao su, tăng độ bền và chống lão hoá Khuôn kim loại dùng để dập ô-dê

Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất giầy.

Sơ đồ 07

Vải, cao su,hoá chất

May hoàn thiệnmũ giầy,dập ôdê

Quét keo vào đế và mũ giầy, lồng mũ giầy vào form, ráp đế, gò giầy, dán các

đờng trang trí, lu hoá và hoàn chỉnh

Hoàn thiện lồngdây đóng gói

Nhập khoThành phẩmKiểm nghiệm

( OTK)

3 - Cơ cấu tổ chức của Công ty Hữu Nghị.

3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, mhiệm vụ chức năng của các phòng ban trong Công ty.

Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là Giám đốc và hai phó Giám đốc, một phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật, một phó Giám đốc kinh doanh Giám đốc Công ty là ngời giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty, chỉ đạo tới các phân xởng, các tổ sản xuất Giám đốc chịu trách nhiệm trớc nhà nớc, trớc Sở chủ quản về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Phó giám đốc là ngời giúp việc cho Giám đốc và có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc, thay mặt Giám đốc khi Giám đốc vắng mặt, đồng thời có quyền ra lệnh cho các phòng ban, phân xởng trong giới hạn trách nhiệm của mình.

Công ty gồm các phòng ban đợc tổ chức nh sau:

- Phòng tổ chức hành chính: Theo dõi tình hình tăng, giảm số lợng công nhân viên trong toàn Công ty Quản lý hồ sơ nhân sự, giải quyết các chế độ cho với ngời lao động bằng văn bản để các phòng chức năng và Giám đốc quyết định Phòng tổ chức hành chính cùng với Ban Giám đốc quyết định xét duyệt, tuyển chọn công nhân, quản lý con dấu của Công ty, chịu trách nhiệm về văn th, lu trữ hồ sơ của toàn Công ty và tiếp nhận công văn giấy tờ khác.

- Phòng kỹ thuật cơ điện: Theo dõi hệ thống điện phục vụ sản xuất, kiểm tra kỹ thuật đảm bảo sản xuất sản phẩm theo đúng mẫu mã Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ cùng với Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật sáng chế và cải tiến mẫu mã, xây dựng và kiểm tra việc thực hiện định mức vật t, định mức lao động.

- Phòng kế hoạch - vật t: Lập kế hoạch sản xuất, khai thác nguồn và thu mua vật t cho sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất hàng ngày, tháng, quí, năm, giúp Giám đốc theo dõi quá trình tổ chức sản xuất, quản lý kho tàng và phụ trách công tác hợp đồng giữa Công ty với các đơn vị khác.

- Phòng tài vụ: Quản lý toàn bộ tài sản, vốn của Công ty, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế của Nhà nớc Phòng tài vụ thờng xuyên kiểm tra việc chi tiêu của Công ty, tăng cờng công tác quản lý vốn, sử dụng có hiệu quả để bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh Phòng tài vụ giúp cho Giám đốc nắm đợc toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, phân tích hoạt động kinh tế hàng tháng để chủ động trong sản xuất kinh doanh.

- Tổ bảo vệ: Chịu trách nhiệm bảo vệ toàn bộ tài sản, trật tự an ninh, và tổ

3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất:

Công ty Hữu Nghị có ba phân xởng sản xuất chính hoạt động theo dây chuyền liên tục từ khâu đa nguyên liệu vào đến khâu hoàn thành sản phẩm ở mỗi phân xởng đều có một quản đốc để chỉ đạo việc triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm đảm bảo đúng tiến độ, số lợng, chất lợng và các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật qui định Mỗi phân xởng đợc chia ra làm nhiều tổ sản xuất tuỳ theo các bớc chế tạo sản phẩm, phụ trách tổ sản xuất là tổ trởng.

- Phân xởng may I: Chuyên sản xuất các loại cặp, túi sách, vali gia công xuất khẩu cho Hàn quốc và tiêu dùng trong nớc Phân xởng này có 9 tổ với các máy móc thiết bị, nguyên vật liệu và qui trình công nghệ do Hàn quốc cung cấp.

- Phân xởng may II: Chuyên sản xuất mũ các loại, găng tay , phân xởng này có 6 tổ sản xuất.

- Phân xởng giầy: Chuyên sản xuất các loại giầy vải, giầy thể thao, giầy da nữ gia công cho Đài Loan và tiêu dùng trong nớc Nguyên liệu sử dụng là vải, cao su, da, hoá chất chủ yếu đợc nhập từ Đài Loan Phân xởng này có 11 tổ sản xuất.

Giám đốc

Phó Giám đốc

Kỹ thuật

Phó Giám đốcKinh doanh

Phòngbảo vệ

Tổ chức HC

Phòng KTcơ điện

KH - vật tư

Tài vụ

Phân xưởng

may IIPhân xưởng

may IPhân xưởng

Cơ cấu tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý

Luận văn kế toán SV: Mai Thị Quyên

3.3 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán của Công ty Hữu Nghị.

Công tác kế toán của Công ty Hữu Nghị đợc tổ chức theo hình thức tập trung ở mỗi phân xởng có bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm tra công tác hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra, sắp xếp chứng từ, chuyển các chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán để tiến hành ghi chép kế toán Cụ thể là:

+ Tại các kho (kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm) tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho, cuối tháng lên báo cáo “ Nhập - Xuất - Tồn “ và hàng tháng chuyển báo cáo lên phòng kế toán.

+ Nhân viên thống kê tại các phân xởng theo dõi từ khi đa vật liệu vào để sản xuất cho đến khi giao thành phẩm, đồng thời hàng tháng tập hợp bảng chấm công của phân xởng để làm căn cứ cho phòng tổ chức tính lơng Cuối tháng các “ Bảng chấm công “ và “ Bảng thanh toán lơng và phụ cấp “ đợc chuyển về phòng kế toán để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, chi phí quản lý, lập bảng phân bổ

+ Tại phòng kế toán: Sau khi nhận đợc các chứng từ ban đầu, theo sự phân công các nhân viên kế toán thực hiện công việc từ kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ, lập các bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ cho tới việc ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp, tổng hợp - hệ thống hoá số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản lý Dựa trên cơ sở các báo cáo đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế giúp cho lãnh đạo Công ty trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.

Phòng kế toán bao gồm 6 ngời: Một kế toán trởng, một thủ quỹ và bốn kế toán viên.

+ Trởng phòng kế toán (kế toán trởng): Chịu trách nhiệm hớng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thực hiện đồng thời thực hiện phần hành kế toán tính giá thành và xác định kết quả Kế toán trởng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc, cấp trên và Nhà nớc về các thông tin kế toán cung cấp.

+ Thủ quỹ quản lý tiền mặt (tiền Việt Nam, tín phiếu, ngoại tệ ) căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để tiến hành nhập quỹ và ghi sổ quỹ.

+ Kế toán nguyên vật liệu theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu.

Luận văn kế toán SV: Mai Thị Quyên

+ Kế toán thanh toán và tài sản cố định theo dõi các khoản thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao tài sản cố định.

+ Kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tổng hợp tính toán, phân bố và tiến hành trả lơng, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty.

+ Kế toán tiêu thụ sản phẩm theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán đợc thể hiện cụ thế ở sơ đồ sau:

Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

3.5 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty Hữu Nghị.

Để phù hợp với khối lợng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ “.

Kế toán trởngkiêm kế toánCPSX và GTSP

Thủ quỹKiêm KTtiền mặt

Kế toánTiêu thụsản phẩm

Kế toán

Vật t Kế toánTL vàBHXHKế toán

TSCĐTh toán

Thủ kho, nhân viênthống kê ở các PX