Việc thiết lập các loại báo cáo về công tác phổ cập giáo dục tiểu học và chống mù chữ thường gặp những khó khăn sau: - Thông tin ở cuối mỗi trang trong các loại sổ theo dõi phổ cập tiểu [r]
(1)Phần thứ Đặt vấn đề Trong khoảng hai thập niên gần đây, lợi ích công nghệ thông tin đã chứng minh trên tất các lĩnh vực đời sống xã hội Một chuyên gia công nghệ thông tin đã nói: “Những ứng dụng máy vi tính có thể cung cấp cho các nhà trường hội tối ưu hoá toàn hoạt động mình Một nhà trường thường xuyên ứng dụng công nghệ thông tin thì chính nhà trường đó tiếp cận với cách giải các công việc hành chính và các hoạt động phát sinh cách chuyên nghiệp hơn” Bản thân tôi là người quản lý nên từ lâu tôi luôn mong muốn vận dụng thật hiệu các ứng dụng công nghệ thông tin vào số hoạt động nhà trường nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, trí tuệ thực số công việc chuyên môn đòi hỏi độ chính xác cao Như chúng ta đã biết, định kì đầu năm học các trường tiểu học phải làm các loại báo cáo công tác phổ cập giáo dục tiểu học - chống mù chữ và nộp phòng Giáo dục & Đào tạo trước ngày 20 tháng với số liệu thật chính xác Đây là công việc khó khăn, tỉ mỉ, đòi hỏi nhiều thời gian phải thống kê, thiết lập các loại báo cáo theo cách thủ công Với kiến thức vi tính đã học được, thời gian qua, tôi đã ứng dụng phần mềm Excel để thiết lập các báo cáo công tác phổ cập giáo dục tiểu học và chống mù chữ Qua thực nghiệm, việc ứng dung phần mềm Excel đã đem lại hiệu thiết thực nên tôi mạnh dạn viết lại sáng kiến kinh nghiệm với đề tài: “Vận dụng phần mềm Excel vào việc thiết lập các báo cáo công tác phổ cập giáo dục tiểu học và chống mù chữ” Thực trạng vấn đề làm các loại báo cáo công tác phổ cập tiểu học và chống mù chữ Peter Van Gils: Công nghệ thông tin giáo dục; trang (2) Việc thiết lập các loại báo cáo công tác phổ cập giáo dục tiểu học và chống mù chữ thường gặp khó khăn sau: - Thông tin cuối trang các loại sổ theo dõi phổ cập tiểu học và chống mù chữ khá nhiều nên việc cộng dồn số liệu cuối trang độ tuổi dễ nhầm lẫn và bị nhầm thì khó phát bị nhầm từ đâu nên tìm chỗ sai sót để sửa chữa nhiều thời gian - Đối với trường có địa bàn dân tộc thiểu số phải làm báo cáo riêng cho đối tượng dân tộc thiểu số nên làm báo cáo phải làm riêng địa bàn sau đó tổng hợp chung toàn trường Việc phải lập báo cáo riêng này gây nhiều thời gian người làm báo cáo - Những trường có đa số học sinh dân tộc, số liệu thường bị thay đổi nhiều lí khác Vì sau lần số liệu thay đổi phải làm lại các loại báo cáo nhiều thời gian Với khó khăn nêu trên, thông thường để thống kê, tổng hợp hoàn tất các loại báo cáo công tác phổ cập giáo dục tiểu học và chống mù chữ thì người làm báo cáo phương pháp thủ công khoảng ngày làm việc (Còn phụ thuộc vào tổng số dân địa bàn nhiều hay ít) (3) Phần thứ hai BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Để giải các khó khăn việc làm báo cáo công tác phổ cập giáo dục tiểu học và chống mù chữ đã nêu phần trên thì cách khắc phục chủ yếu là thay đổi cách tổng hợp số liệu theo cách thủ công cách dùng phần mềm có sẵn trên máy vi tính để tổng hợp Cụ thể sau: Thiết lập bảng tính Excel để tổng hợp số liệu từ cuối trang sổ theo dõi phổ cập giáo dục tiểu học Cách thực hiện: - Thiết lập bảng tính Excel có đủ các thông tin cuối trang sổ theo dõi phổ cập giáo dục tiểu học Hàng bảng tính tương ứng với tổng số trang các độ tuổi có sổ Kết thúc độ tuổi có chừa hàng để tổng hợp số liệu độ tuổi (ở hàng này cài công thức để máy tự tổng hợp) Như nhập số liệu cuối trang độ tuổi vào bảng tính thì có kết số liệu độ tuổi tức thời Đây là bảng tính “cơ sở” dùng để thiết lập các phụ lục 4a và 4b (có thể đặt tên cho bảng này là “Bảng tổng hợp số liệu 1”) Bảng tổng hợp số liệu này thiết lập bảng trên Sheet riêng biệt Một bảng dành cho người kinh và bảng dành cho người dân tộc (xem bảng tính kèm theo đĩa mềm) Thiết lập bảng tính Excel để làm phụ lục 4a, 4b cho thôn và toàn trường Cách thực hiện: Thiết lập các bảng tính mẫu các phụ lục 4a, 4b cho địa bàn và toàn trường Các bảng tính này thiết lập riêng biệt trên Sheet Trên các bảng tính này cài đặt công thức để trích xuất các số liệu từ bảng tính (4) “Bảng tổng hợp số liệu 1” đồng thời cài đặt công thức tính toán theo yêu cầu phụ lục 4a, 4b Như hoàn tất việc nhập số liệu “bảng tổng hợp số liệu 1” thì các phụ lục 4a, 4b thôn và toàn trường có đủ số liệu cách chính xác (xem bảng tính kèm theo đĩa mềm) Thiết lập bảng tính Excel để tổng hợp số liệu từ cuối trang sổ theo dõi trình độ văn hoá dành cho người lớn Cách thực hiện: - Thiết lập bảng tính Excel có đủ các thông tin cuối trang sổ theo dõi trình độ văn hoá dành cho người lớn Hàng bảng tính tương ứng với tổng số trang các độ tuổi có sổ Kết thúc độ tuổi có chừa hàng để tổng hợp số liệu độ tuổi (ở hàng này cài công thức để máy tự tổng hợp) Như nhập số liệu cuối trang độ tuổi vào bảng tính thì có kết số liệu độ tuổi tức thời Đây là bảng tính sở dùng để thiết lập các phụ lục 6a và 6b (có thể đặt tên cho bảng này là “Bảng tổng hợp số liệu 2”) Bảng tổng hợp số liệu này thiết lập bảng trên Sheet riêng biệt Một bảng dành cho người kinh và bảng dành cho người dân tộc (xem bảng tính kèm theo đĩa mềm) Thiết lập bảng tính Excel để làm phụ lục 6a, 6b cho thôn và toàn trường Cách thực hiện: Thiết lập các bảng tính mẫu các phụ lục 6a, 6b cho địa bàn và toàn trường Các bảng tính này thiết lập riêng biệt trên Sheet Trên các bảng tính này cài đặt công thức để trích xuất các số liệu từ bảng tính “Bảng tổng hợp số liệu 2” đồng thời cài đặt công thức tính toán theo yêu cầu phụ lục 6a, 6b (5) Như hoàn tất việc nhập số liệu “bảng tổng hợp số liệu 2” thì các phụ lục 6a, 6b thôn và toàn trường có đủ số liệu cách chính xác (xem bảng tính kèm theo đĩa mềm) (6) Phần thứ ba KẾT QUẢ VÀ HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG NỘI DUNG VÀO THỰC TIỄN Qua nhiều năm trực tiếp làm các loại báo cáo công tác phổ cập giáo dục tiểu học và chống mù chữ, thân tôi rút số nhận xét sau: - Thực tổng hợp số liệu và làm báo cáo bảng tính Excel rút ngắn thời gian xuống còn 1/10 so với cách tổng hợp số liệu và làm báo cáo cách thủ công (làm trên bảng tính Excel khoảng tiếng; làm theo cách thủ công trên 30 tiếng) -Khi thiết lập các bảng tính, bên cạnh các bảng tính có cài các công thức để kiểm tra tính chính xác, logic các thông tin nên số liệu các phụ lục hoàn toàn chính chính xác (nếu cập nhật thông tin vào sổ theo dõi chính xác, thống kê cuối trang sổ theo dõi chính xác và nhập số liệu cuối trang sổ theo dõi vào bảng tính chính xác) - Mỗi có thay đổi số liệu từ sổ theo dõi (do điều tra sai, chết, chuyển đi, chuyển đến…) ta có thể dễ dàng xác định vị trí cần điều chỉnh trên Bảng tổng hợp số liệu và sau điều chỉnh số liệu xong thì tất số liệu các phụ lục liên quan tự thay đổi cách chính xác tích tắc Đây chính là tiện ích quan trọng người thường xuyên làm báo cáo công tác phổ cập giáo dục tiểu học và chống mù chữ - Không tốn kém kinh phí và thiết lập bảng tính lần sử dụng nhiều lần, nhiều năm Chỉ cần biết sử dụng máy tính mức độ đơn giản thì có thể sử dụng bảng tính này để làm tổng hợp và làm báo cáo công tác phổ cập giáo dục tiểu học và chống mù chữ vì bảng tính này có thể áp dụng rộng rải các trường tiểu học Đức Bình, ngày 15 tháng năm 2009 Người viết (7) DUYỆT CỦA TỔ CHUYÊN MÔN Đức Bình, ngày tháng năm 2009 DUYỆT CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC NHÀ TRƯỜNG Đức Bình, ngày tháng năm 2009 CT HỘI ĐỒNG KHOA HỌC DUYỆT CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC PHÒNG GD&ĐT TÁNH LINH (8) Lạc Tánh, ngày tháng năm 2009 (9)