Hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại trung tâm thư viện trường đại học giao thông vận tải hà nội

1 Bộ giáo dục v đo tạo Bộ văn hoá thông tin Trờng đại học văn hoá Nguyễn Thị Minh Tú Hon thiện công tác xử lý nội dung ti liệu Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Giao thông Vận tải H Nội Chuyên ngành: Khoa häc Th− viÖn M∙ sè : 60 32 20 LuËn văn thạc sĩ khoa học th viện Ngời hớng dẫn khoa häc: TS Ngun Thu Th¶o Hμ Néi - 2007 Mục lục Trang Danh mục từ viết tắt Danh sách bảng biểu Mở đầu Chơng 1: Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Giao thông Vận tải H Nội 1.1 Chức năng, nhiệm vụ TTTTTV ĐHGTVT 1.2 Nguồn lực thông tin 12 1.2.1 Tài liệu dạng giấy 12 1.2.2 Tài liệu điện tử 13 1.2.3 Diện bao quát vốn tài liệu 15 1.2.4 Các CSDL nội sinh 16 1.3 Đặc điểm ngời dùng tin 17 Chơng 2: Thực trạng công tác xử lý nội dung ti liệu 19 Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Giao thông Vận tải H Nội 2.1 Công tác phân loại 2.1.1 Cách thức tiến hành phân loại tài liệu cán Trung 19 22 tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Giao thông Vận tải 2.1.1.1 Phân tích nội dung tài liệu 23 2.1.1.2 Xác định vị trí môn loại 25 2.1.1.3 Định ký hiệu phân loại 26 2.1.2 Đánh giá chất lợng kết phân loại tài liệu 30 2.2 Công tác định từ khoá 2.2.1 Cách thức tiến hành định từ khoá cán Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Giao thông Vận tải 31 32 2.2.1.1 Phân tích nội dung tài liệu 33 2.2.1.2 Diễn đạt từ khoá 36 2.2.1.3 Hoàn chỉnh tập hợp từ khoá 38 2.2.1.4 Trình bày từ khoá biểu ghi 41 2.2.2 Đánh giá chất lợng kết mô tả tài liệu từ khoá 42 2.2.2.1 Chất lợng phản ánh nội dung tài liệu 48 2.2.2.2 Chất lợng từ khoá độc lập 59 2.3 Nhận xét chất lợng hoạt động xử lý nội dung tài liệu 59 2.3.1 Về công tác phân loại 61 2.3.2 Về công tác định từ khoá 64 Chơng 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác xử lý 62 nội dung ti liệu Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Giao thông Vận tải H Nội 3.1 Hiệu đính từ khoá ký hiệu phân loại CSDL 62 3.2 Tiến tới dịch xây dựng công cụ xử lý nội dung tài liệu 63 3.3 Xây dựng mục lục công vụ để kiểm soát tính thống 64 3.4 Nâng cao trình độ cán làm công tác xử lý nội dung tài liệu 64 3.5 Về vấn đề kinh phÝ 66 KÕt ln 67 Tμi liƯu tham kh¶o 68 Phơ lơc Phơ lơc 1: Danh s¸ch c¸c biĨu ghi đợc lựa chọn ngẫu nhiên sở liệu dùng để khảo sát Phụ lục 2: Danh sách tài liệu đợc lựa chọn để cán th− viƯn xư lý Danh mơc tõ viÕt tắt CSDL : Cơ sở liệu ĐHGTVT : Đại học Giao thông Vận tải TTTTTV : Trung tâm Thông tin Th viện TTTTTV ĐHGTVT : Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Giao thông Vận tải Danh sách bảng biểu Tên bảng Trang Bảng 1.1: Số lợng tài liệu dạng giấy 13 Bảng 1.2: Số lợng nội dung tài liệu điện tử 14 Bảng 1.3: Diện bao quát vốn tài liệu 15 Sơ đồ 1: Diện bao quát vốn tài liệu 16 Bảng 1.4: Danh mục CSDL có mô tả nội dung tài liệu đợc Th viện Trờng ĐHGTVT xây dựng ( tính đến ngày 30/04/2007) 17 Bảng 2.1: Danh sách tài liệu đợc dùng để khảo sát chất lợng phân loại Bảng 2.2 Đánh giá cách thức phân tích nội dung tài liệu cán phân loại Bảng 2.3 Đánh giá cách xác định vị trí môn loại cán phân loại Bảng 2.4 Đánh giá cách định ký hiệu phân loại 22 Bảng 2.5: Kết khảo sát chất lợng phân loại tài liệu: 31 Bảng 3.1 : Danh sách tài liệu đợc dùng để khảo sát chất lợng định từ khoá 34 Bảng 3.2: Đánh giá cách thức phân tích nội dung tài liệu cán định từ khoá 36 Bảng 3.3 Đánh giá cách thức diễn đạt từ khoá, hoàn chỉnh trình định từ khoá cán định từ khoá Bảng 3.4: Kết khảo sát đánh giá chất lợng mô tả nội dung tài liệu từ khoá 40 Bảng 3.5 Kết khảo sát chất lợng mô tả tài liệu từ khoá 51 24 26 30 44 Mở đầu Trong thời đại ngày nay, với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật, số lợng sách báo loại hình tài liệu tăng lên theo cấp số nhân kéo theo bùng nổ thông tin Tổ chức liên hiệp giáo dục Quốc gia Mỹ đà mô tả gia tăng tài liệu hình ảnh: Từ thiên chúa giáng sinh phải đợi đến 1750 năm sau tri thức loài ngời tăng gấp đôi Việc tăng gấp đôi lần thứ hai thc 150 năm sau tức năm 1900 Việc tăng gấp đôi lần thứ t diễn vòng thập niên sau 1950 Nói cách khác, 50 năm tri thức khoa học lại tăng lên 10 lần. Vấn đề đặt làm ®Ĩ ®−a ®−ỵc l−ỵng tri thøc ®å sé ®ã tíi bạn đọc, phổ biến tới đông đảo quần chúng nhân dân cách khoa học, tiết kiệm hiệu nhất? Th viện - thiết chế văn hoá giáo dục nhà trờng Đảng Nhà nớc, thực chức thông qua việc tuyên truyền, phổ biến sách báo thoả mÃn nhu cầu đọc nhân dân Th viện ngời tổ chức, lựa chọn đa sách tốt cần thiết đến cho quảng đại quần chúng Th viện ngời giúp độc giả việc chọn sách mà họ cần, ngời cố vấn phụ đạo cho độc giả việc đọc sách có hệ thống - Crupskaia Để thực tốt chức đó, trớc hết đòi hỏi th viện phải tổ chức tốt khâu công tác kỹ thuật có công tác xử lý nội dung tài liệu Có thể nãi, chÝnh b»ng viƯc xư lý tµi liƯu theo tõng nội dung, môn loại tri thức chủ ®Ị thĨ ®· gióp c¸n bé th− viƯn cịng nh độc giả tìm cho tài liệu cần thiết cách nhanh chóng, dễ dàng, tốn thời gian nhÊt Xư lý néi dung tµi liƯu trở thành chìa khoá mở cho bạn đọc đờng tiếp cận tới tài liệu quan tâm hữu hiệu Với ý nghĩa, vai trò to lớn đó, xử lý nội dung tài liệu đà trở thành vấn đề đợc quan tâm lịch sử phát triển nghiệp thông tin th viện Th viện trờng ĐHGTVT th viện khoa học chuyên ngành giao thông vận tải phục vụ nhu cầu nghiên cứu học tập cán bộ, giáo viên,nghiên cứu sinh sinh viên toàn trờng Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu th viện diễn nh nội dung mà luận văn tập trung vào nghiên cứu Đối tợng, phạm vi nghiên cứu: 1.1 Đối tợng: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác xử lý nội dung tài liệu TTTTTV ĐHGTVT, gồm : Công tác phân loại công tác định từ khóa 1.2 Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu phạm vi TTTTTV ĐHGTVT từ thành lập đến Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Mục đích nghiên cứu luận văn nhằm đa đợc giải pháp cã tÝnh khoa häc vµ thùc tiƠn nh»m hoµn thiƯn công tác xử lý nội dung tài liệu TTTTTV ĐHGTVT Nhiệm vụ nghiên cứu: Luận văn thực nhiệm vụ nghiên cứu sau: - Tìm hiểu đặc điểm hoạt động xử lý thông tin TTTTTV ĐHGTVT, đặc điểm nguồn lực thông tin đặc điểm ngời dùng tin trờng - Khảo sát trạng hoạt động xử lý thông tin TTTTTV ĐHGTVT (gồm phân loại tài liệu định từ khoá) hai góc độ xem xét: Cách thức thực công việc cán chất lợng kết công việc đà thực - Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu TTTTTV ĐHGTVT Phơng pháp nghiên cứu: Luận văn đà sử dụng phơng pháp nghiên cứu: Phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh pháng vÊn c¸n bé th− viƯn ý nghÜa lý luận thực tiễn: Góp phần hoàn thiện thực tế công tác xử lý nội dung tài liệu TTTTTV ĐHGTVT nói riêng, đồng thời góp phần vào sở lý luận ngành khoa học Thông tin Th viện công tác Bố cục luận văn: Ngoài phần mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo Phụ lục, luận văn bao gồm nội dung sau: - Chơng 1: Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Giao thông Vận tải - Chơng 2: Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Giao thông Vận tải - Chơng 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác xử lý nội dung tài liệu Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Giao thông Vận tải Chơng Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Giao thông Vận tải H Nội 1.1 Chức năng, nhiệm vụ TTTTTV ĐHGTVT Trờng ĐHGTVT Hà Nội tiền thân trờng Cao đẳng Giao thông Công trờng đại học có chặng đờng hình thành phát triển lâu đời: 60 năm Đây trung tâm đào tạo nguồn nhân lực ngành Giao thông vận tải nớc Trờng ĐHGTVT đợc thành lập theo định số 42/CP Thủ tớng Chính phủ ngày 24 thàng năm 1962 với khoa: Khoa Công trình, Khoa Cơ khí, Khoa Kinh tế, Khoa Điện - Điện tử sau trở thành Khoa Công nghệ thông tin Cùng với đời phát triển Trờng ĐHGTVT, Th viện Trờng ĐHGTVT đợc manh nha đời từ năm 1962 ban đầu phận trực thuộc phòng Giáo vụ với ban phiên dịch ban giao vụ Lúc vốn tài liệu Th viện phần giáo trình giáo viên trờng biện soạn, lại phần lớn sách tiếng Nga đợc bổ sung từ nhiều nguồn khác Khung phân loại sử dụng Th viện lúc Khung Trung tiểu hình Trung Quốc Th viện đà nhiều lần với nhà trờng sơ tán sau nhiều lần tách nhập, đến năm 1984 Th viện đợc thức thành lập nh đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu Trờng ĐHGTVT Từ đây, Th viện thực chức năng, nhiệm vụ theo quy định chung chức nhiệm vụ 10 trờng đại học đợc quy định Quy định tổ chức hoạt động th viện trờng đại học, là: Th viện trờng đại học trung tâm văn hoá, khoa học kỹ thuật trờng đại học Th viện trờng đại học có chức tổ chức, xây dựng quản lý vốn t liệu, văn hoá khoa học, kỹ thuật phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học cán học sinh toàn trờng Những nhiệm vụ th viện trờng đại học: Nghiên cứu, đề xuất phơng hớng, chủ trơng, kế hoạch phát triển vốn t liệu văn hoá khoa học kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ đào tạo nghiên cứu khao học nhà trờng đại học, đồng thời chịu trách nhiệm bảo quản vốn t liệu Tổ chức cho cán bộ, nghiên cứu sinh học sinh trờng khai thác, sử dụng thuận lợi có hiệu t liệu th viện quản lý - Phân loại, xếp tài liệu theo chuyên ngành khoa học, kỹ thuật - Xây dựng biện pháp tra cứu để bạn đọc tìm tài liệu đợc nhanh chóng - Thông báo kịp thời tài liệu đợc bổ sung - Tổ chức hình thức tuyên truyền giới thiệu tài liệu, Tạp chí, sách báo biên soạn thông tin tóm tắt giới thiệu th mục thông tin - Tổ chức loại phòng phục vụ bạn đọc, phòng đọc cho cán giáo dục cán nghiên cứu, phòng đọc cho học sinh, phòng tạp chí phòng giới thiệu tài liệu sách báo quý Tổng kết kinh nghiệm nghiên cứu vấn đề lý luận công tác thông tin, th mục, th viện trờng đại học nớc giới 56 Lỗi nội dung TT Tốt Từ khoá không đạt yêu cầu Thông Ngắn dụng, ổn gọn, súc định tích Luật hiến pháp x Bộ máy nhà nớc x Đơn Khách nghĩa quan 2500 1/3 2501 4/4 2502 5/5 Pháp lệnh cán 2503 1/3 công chức x x Lt lao ®éng 3/5 Lt doanh nghiƯp x 2504 Văn x 2505 3/3 2506 4/4 Luật pháp x 2507 0/3 Luật dân x Luật đất đai x Luật đất đai x Quản lý đất đai x 2508 5/5 0/3 2509 Văn 3500 3/3 x Lỗi hình thức Lỗi khác 57 Lỗi nội dung TT Từ khoá không đạt yêu cầu Tốt Thông Ngắn dụng, ổn gọn, súc định Bê tông Atphan tích Đơn Khách nghĩa quan Lỗi hình thức x 3501 3/5 AASHTO x Lới thép hàn x Bê tông cốt thép x 3503 2/4 3504 5/6 Workbench 5.12 x x Tuabin n−íc x Bé phËn dÉn dßng x 3505 1/3 3506 3/4 MacromediaDreamw eaver x 3507 2/3 Tin học x x Chống xét x 3508 4/6 Tiêu chuẩn ngành x 3D x x Studio Max x x 3600 1/2 Corel Draw x x 3509 2/4 4500 3/3 4501 2/3 Qu¶n lý 4502 3/4 Mỹ 4503 5/5 x x x Lỗi khác 58 Lỗi nội dung TT Từ khoá không đạt yêu cầu Tốt Thông Ngắn dụng, ổn gọn, súc định tÝch 4504 2/2 4506 2/2 4507 4/4 4508 3/3 4509 5/5 5500 1/2 NhiƯt ®éng lùc häc Ion gèc x x 5501 1/3 Phản ứng hoá học x 5503 1/2 Hợp chất Carbene x Chính sách kinh tế x Điều chØnh cÊu tróc x 5502 4/4 5504 1/3 ChÝnh s¸ch công 5505 1/3 cộng Mỹ x x Chính sách đối ngoại x 5506 1/3 Mỹ 5507 3/4 Hỗ trợ kinh tÕ 5508 3/4 §iỊu kiƯn kinh tÕ x x x x Đơn Khách nghĩa quan Lỗi hình thức Lỗi khác 59 Lỗi nội dung TT Thông Từ khoá không đạt yêu cầu Tốt Ngắn dụng, ổn gọn, súc định 5509 3/4 ThÞ tr−êng cỉ phiÕu tÝch x 6000 5/5 Ngn th«ng tin x HƯ thèng th«ng tin x 6001 1/3 6002 2/3 Thơng lợng tập thể x x 6003 3/3 6004 1/3 Máy móc điện tử x Lợi ích điện x 6005 2/4 Công nghiệp lợng Chính sách môi 6008 1/3 trờng x x x Phát triển bến vững x Phân tích số học x 6009 4/4 6010 1/4 Xử lý liệu x Công cụ toán häc x 14001 4/4 14002 3/4 Tµi chÝnh doanh x Đơn Khách nghĩa quan Lỗi hình thức Lỗi khác 60 Lỗi nội dung TT Tốt Từ khoá không đạt yêu cầu Thông Ngắn dụng, ổn gọn, súc định tích Đơn Khách nghĩa quan Lỗi hình thức Lỗi khác nghiệp Tổ chức điều hành x 14003 1/3 sản xuất Xây dùng giao th«ng x x 14004 5/5 14005 4/4 x 14006 2/3 LÞch sư triÕt häc x 14007 5/5 14010 1/2 Kinh tÕ vËn t¶i x 14011 3/3 14012 1/2 Cơ kỹ thuật Trung bình x 9.47% 19.49% 1.11% 2.5% 1.39% 1.67% 2.3 Nhận xét chất lợng hoạt động xử lý nội dung ti liệu TTTTTV trờng Đại học Giao thông Vận tải 2.3.1 Về công tác phân loại Hình thức xử lý nội dung tài liệu phân loại hình thức đợc áp dụng hầu hết th viện có Th viện ĐHGTVT 61 Nhờ có việc nắm tơng đối vững kiến thức kinh nghiệm phân loại tài liệu, hoạt động phân loại Th viện đà đợc thực tơng đối hiệu Điều thể số lợng tài liệu đợc phân loại xác (chiếm 80% tổng số 100 biểu ghi chọn ngẫu nhiên để khảo sát) Tuy nhiên, bên cạnh có số tài liệu cha phân loại hoàn toàn xác (chiếm 20%) Những tài liệu bị phân loại sai đà thể thiếu thống phân loại vấn đề cán làm công tác phân loại Thêm vào đó, bảng phân loại DDC bảng tơng đối Việt Nam, cán làm công tác phân loại thời gian để tìm hiểu kỹ lỡng cấu trúc đặc biệt nguyên tắc chọn số phân loại, nguyên tắc ghép nối bảng nên việc định ký hiệu phân loại cho tài liệu thiếu xác thống Trong cán làm công tác phân loại tồn thói quen phân loại dựa vào lĩnh vực nghiên cứu chuyên môn tác giả Điều đà dẫn đến việc phân loại không xác với tài liệu đơn giản Nhìn chung, công tác phân loại tài liệu TTTTTV ĐHGTVT đợc thực chủ yếu dựa kinh nghiệm lâu năm phân loại bảng BBK Sự khác biệt hai bảng phân loại đà dẫn tới sai sót định cán phân loại Yêu cầu cần thiết cán làm công tác phân loại tài liệu cần nghiên cứu cách nghiêm túc bảng phân loại DDC mà th viện sử dụng Giữa cán làm công tác phân loại cần phải có bàn bạc thống với việc phân loại tài liệu viết vấn đề cha đợc xác định tị trí cụ thể bảng phân loại để từ dần hoà thiện công tác 62 2.3.2 Về công tác định từ khoá Công tác định từ khoá Th viện ĐHGTVT đợc áp dụng từ năm 2002 Các cán định từ khoá cha đợc đào tạo đủ để đảm đơng công việc Họ xử lý tài liệu chủ yếu dựa vào cảm tính, không dựa khoa học Điều thể chỗ 2/3 cán không nêu đợc khái niệm đối tợng nghiên cứu, phơng diện phơng pháp nghiên cứu, mà khái niệm khái niệm quan trọng yêu cầu cán định từ khoá phải rút đợc sau đọc tài liệu điều đà dẫn tới nhiều tài liệu thiếu từ khoá Cũng cha hoàn toàn nắm lý thuyết công tác định từ khoá có yêu cầu từ khoá, nên có cán đà khẳng định không cần phải chỉnh sửa thuật ngữ rút tõ néi dung tµi liƯu, dÉn tíi cã nhiỊu tõ khoá không đảm bảo yêu cầu nội dung nh hình thức từ khoá Hiện tợng bổ sung từ khoá cấp cao cách tuỳ tiện đà dẫn đến hệ có nhiều từ khoá thừa, làm loÃng tin Nhìn chung, công tác định từ khoá Th viện ĐHGTVT thời điểm thực cha đợc tốt Các cán phụ trách công việc cha hoàn toàn nắm lý thuyết công tác định từ khoá Để khắc phục hạn chế công tác định từ khoá, cán th viện cần đợc tập huấn cách kỹ l−ìng vỊ lý thut cịng nh− thùc hµnh vỊ vÊn đề Trên sở đà nắm đợc lý thuyết, cán định từ khoá cần phải thảo luận kỹ lỡng với gặp đối tợng, phơng diện hay phơng pháp nghiên cứu tài liệu khó diễn đạt ngôn ngữ từ khoá từ định cho tài liệu từ khoá xác, đầy đủ 63 Chơng Giải pháp nâng cao hiệu công tác xử lý nội dung ti liệu TTTTTV trờng ĐHGTVT Từ nghiên cứu, phân tích thực tế công tác xử lý nội dung tài liệu vấn trực tiếp cán th viện làm công tác xử lý nội dung tài liệu, luận văn mạnh dạn đa số kiến nghị nhằm nâng cao chất lợng công tác phân loại định từ khoá th viện trờng ĐHGTVT 3.1 Hiệu đính từ khoá v ký hiệu phân loại CSDL Do bớc đầu thực phân loại theo bảng phân loại DDC định từ khoá nên việc xử lý nội dung tài liệu dừng việc làm hồi cố tài liệu cũ th viện Trong thời gian ngắn, th viện cần phải xử lý 11000 biểu ghi, nhân lực lại nên có cán làm công tác khác, chí sinh viên thực tập định từ khoá phân loại tài liệu mà kiểm tra lại trớc đa vào CSDL Vì th viện nên quan tâm tới việc chỉnh sửa, hiệu đính từ khoá nh ký hiệu phân loại Công việc hiệu đính cần phân công cho ngời có đủ lực, nắm kỹ xử lý nội dung tµi liƯu thùc hiƯn ViƯc chØnh sưa ký hiƯu phân loại bắt đầu cách so sánh ký hiệu phân loại tài liệu có đối tợng, phơng diện nghiên cứu, tên sách khác lần xuất nhng lại có ký hiệu phân loại khác Nếu thấy nghi ngờ hai kết ký hiệu phân loại tập hợp c¸c tõ kho¸ tõng biĨu ghi c¸n bé hiƯu đính cần phải xem lại tài liệu gốc Đối với từ khoá, vấn đề xem xét hình thức từ khoá cần đặc biệt quan tâm tới yêu cầu nội dung từ khoá, độ xác, độ đầy đủ 64 3.2 Tiến tới dịch v xây dựng công cụ xử lý nội dung ti liệu Nh đà biết, công tác phân loại định từ khoá, công cụ dùng để xử lý có vai trò quan trọng định Có đợc công cụ xử lý nội dung tài liệu hoàn thiện điều kiện cần để công tác xử lý nội dung tài liệu đạt đợc hiệu cao Vì mục tiêu th viện thời gian tới cần xây dựng cho công cụ xử lý hoàn thiện nhằm nâng cao chất lợng hoạt động xử lý nội dung tài liệu từ ®ã phơc vơ ng−êi dïng tin cã hiƯu qu¶ nhÊt Về vấn đề phân loại tài liệu: Do vốn tài liƯu chđ u cã néi dung vỊ giao th«ng vËn tải, nên th viện nên với cộng tác viên nh chuyên gia phân loại dịch riêng cho môn loại có liên quan, đặc biệt môn loại 600: Khoa học công nghệ (ứng dụng) bảng phân loại đầy đủ Điều có ý nghĩa đặc biệt quan trọng việc tìm tài liệu bạn đọc th viện tổ chøc phơc vơ theo h×nh thøc kho më VỊ vÊn đề định từ khoá: Để công tác định từ khoá có hiệu quả, tránh đợc thiếu xác việc lựa chọn từ khoá, th viện nên tự xây cho từ khoá lĩnh vực giao thông vận tải Việc bắt đầu cách, hàng ngày cán định từ khoá ghi chép lại từ khoá, đối tợng, phơng diện, phơng pháp mà họ gặp trình định từ khoá tài liệu Sau với Các chuyên gia lĩnh vực có liên quan chuyên gia định từ khoá xây dựng Đây công việc dễ dàng thực hai nhng ý nghĩa lại to lớn việc lựa chọn từ khoá cách thống nhất, sở giúp bạn đọc tra tìm đợc xác, đầy đủ tài liệu lĩnh vực mà họ quan tâm 65 3.3 Xây dựng mục lục công vụ để kiểm soát tính thống Mục lục công vụ cung cấp thông tin yếu tố liệu tài liệu cụ thể, có vai trò hết søc quan träng viƯc kiĨm so¸t tÝnh thèng nhÊt trình xử lý tài liệu nói chung hoạt động xử lý nội dung tài liệu nói riêng Công tác xử lý nội dung tài liệu Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Giao thông Vận tải có số điểm cần ý, là: Th viện đà có thời gian dài sử dụng khung phân loại BBK để phân loại tài liệu, việc chuyển đổi sang khung phân loại DDC với cách sử dụng khác đà làm cho cán phân loại gặp không khó khăn Thêm vào đó, việc xử lý nội dung tài liệu phơng pháp định từ khoá đợc th viện sử dụng, lại lựa chọn hình thức định từ khoá tự yếu tố dễ gây thiếu thống trình xử lý nội dung tài liệu Chính vậy, việc xây dựng hệ thống mục lục công vụ Trung tâm Thông tin Th viện Trờng Đại học Giao thông Vận tải công việc cần sớm thực thực cách nghiêm túc Điều đòi hỏi trớc hết phải nâng cao nhËn thøc cđa c¸n bé th− viƯn vỊ vai trò tác dung việc kiểm soát tính thống trình xử lý nội dung tài liệu, từ xây dựng cho họ thói quen vừa làm vừa ghi chép, tập hợp tra cứu nhằm bớc xây dựng nên hệ thống mục lục công vụ hoàn thiện 3.4 Nâng cao trình độ cán lm công tác xử lý nội dung ti liệu Cán lám công tác xử lý nội dung tài liệu nói chung cần phải có kiến thức về: nghiệp vụ thông tin th viện, ngoại ngữ, trình độ chuyên môn 66 lĩnh vực nội dung tài liệu mà th viện phục vụ Ngoài cán làm công tác phân loại cần phải nắm nguyên tắc cấu tạo bảng phân loại mà th viện sử dụng, cán làm công tác định từ khoá phải có kiến thức định ngôn ngữ Về nghiệp vụ thông tin th viện, cán làm công tác xử lý nội dung tài liệu th viện trờng ĐHGTVT đà nắm đợc kiến thức chung xử lý thông tin Ngoài họ đà nắm bắt đợc kiến thức kỹ thực công đoạn phân loại định từ khoá Tuy nhiên họ lại cha nắm đợc kiến thức kỹ tìm tin t liệu Họ cha thực nghiên cứu kỹ đặc điểm ngời dùng tin hệ thống tìm tin nhu cầu tin họ Họ cần bổ sung kiến thức chung tỉ chøc hƯ thèng t×m tin t− liƯu nãi chung chức nhiệm vụ hệ thống tìm tin th viện Về ngôn ngữ, ngời cán phân loại cần có kiến thức kỹ xử lý thông tin mối quan hệ ngôn ngữ văn nội dung tài liệu; kiến thức kỹ xử lý từ vựng Về ngoại ngữ, đặc điểm tài liệu khoa học đa dạng ngôn ngữ đợc sử dụng Hơn nữa, lĩnh vực giao thông vận tải lĩnh vùc khoa häc c«ng nghƯ, cã thĨ häc hái nhiỊu từ nớc ngoài, nên cán làm công tác xử lý nội dung tài liệu cần đọc hiểu đợc tối thiểu ngoại ngữ đợc sử dụng tài liệu đợc xử lý Ngoài ra, chuyên gia xử lý nội dung tài liệu cần có trình độ chuyên môn định lĩnh vực giao thông vận tải để hiểu xác nội dung tài liệu từ định ký hiệu phân loại lựa chọn lựa từ khoá xác đầy đủ từ khoá phản ánh nội dung tài liệu Để nâng cao trình độ cán lĩnh vực phân loại tài liệu định từ khoá, th viện nên mời chuyên gia hai lĩnh vực đến giảng dạy Nhờ 67 đó, chuyên gia có điều kiện tiếp xúc với thực tế th viện, từ có biện pháp giảng dạy hiệu Và trớc mắt, để khắc phục hạn chế ngoại ngữ nh trình đọ chuyên môn lĩnh vực giao thông vận tải, th viện nên thiết lập đội ngũ cộng tác viên công tác xử lý nội dung tài liệu Các nhà khoa học chuyên gia lĩnh vực tri thức, với kiến thức kinh nghiệm công tác giúp ích nhiều cho cán xử lý nội dung tài liệu làm tốt công việc 3.5 Về vấn đề kinh phí Để thực đợc giải pháp nh đào tạo cán bộ, xây dựng công cụ xử lý nội dung tài liệu, hiệu đính CSDL, yêu cầu trớc tiên phải có kinh phí Cán quản lý th viện cần giải thích cho lÃnh đạo nhà trờng vai trò công tác xử lý nội dung tài liệu, yêu cầu đầu t kinh phí cho việc hoàn thiện công tác th viện Cán quản lý kêu gọi hỗ trợ quan, tổ chức nớc nớc đặc biệt công ty xây dựng giao thông đầu t Đổi lại, th viện cung cấp tài liệu thông tin tài liệu phục vụ yêu cÇu tin chän läc cđa hä 68 KÕt ln Xử lý nội dung tài liệu phơng thức xử lý tài liệu nhằm giúp cho bạn đọc có đợc nhìn tài liệu Kết công tác xảu lý nội dung tài liệu có vai trò không nhỏ định chất lợng hoạt động quan thông tin th viện Chính lẽ đó, luận văn đà tiến hành nghên cứu thức trạng công tác xử lý nội dung tài liệu Trung tâmTTTV trờng ĐHGTVT Luận văn đà vào nghiên cứu vấn đề chính, là: Thực trạng công tác phân loại tài liệu công tác định từ khoá tài liệu th viện Kết vấn phân tích tài liệu cán bé th− viƯn xư lý cho thÊy c¸c c¸n bé chuyên trách đà nắm đợc tơng đối yêu cầu chung quy trình công đoạn phân loại định từ khoá tài liệu Tuy nhiên, chất lợng mô tả nội dung tài liệu lại cha cao Việc phân loại sai, không thống đà dẫn tới tợng nhiều tài liệu có nội dung lại đợc xếp vào vị trí khác giá gây khó khăn cho bạn đọc việc chọn tài liệu Hơn nữa, công tác định từ khoá thiếu xác, thừa, thiếu làm cho CSDL phải quản lý số lợng lớn từ khoá giá trị tìm tin, nhng lại thiếu từ khoá phản ánh xác nội dung tài liệu Điều có ảnh hởng lớn không công tác tra tìm tài liệu bạn đọc mà làm ảnh hởng phần chất lợng hoạt động th viện Từ nghiên cứu thức tế đó, luận văn đà mạnh dạn đa số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu Trung tâm TTTV trờng ĐHGTVT nh: xây dựng từ khoá cho lĩnh vực giao thông vận tải, dịch chi tiết phần quan trọng bảng phân loại DDC Cần trọng tới việc đào tạo lại cán làm công tác xử lý nội dung tài liệu đặc biệt cán làm công tác định từ khoá Cuối việc trớc mắt, nhằm khắc phục sai sót CSDL, hiệu đính CSDL 69 Tμi liƯu tham kh¶o TiÕng ViƯt Vũ Thuý Bình (1994), Lý thuyết thực tiễn sử dụng ngôn ngữ từ khoá tiếng Việt trình tin học hoá hoạt động quan thông tin th viện, Luận văn thạc sĩ, Trờng Đại học Văn hoá Hà Nội Bộ Văn hoá Thông tin Vụ Th viện (2002), Về công tác th viện, Hà Nội Lê Thị Thuý Hiền (2004), Nghiên cứu việc sử dụng ngôn ngữ từ khoá Th viện Y học Trung ơng, Luận văn thạc sĩ, Trờng Đại học Văn hoá, Hà Nội Vũ Dơng Thuý Ngà (1995), Định chủ đề tài liệu, nxb Văn hoá thông tin, Trờng Đại học Văn hoá, Hà Nội Vũ Dơng Thuý Ngà (2005), Phân loại tài liệu, Đại học Văn hoá Hà Nội Phan Huy Quế (2002), Mô tả nội dung tài liệu từ khoá, Trung tâm thông tin T liệu Khoa học Công nghệ Quốc gia, Hà Nội Trần Thị Quý (2001), Công tác xử lý nội dung tài liệu Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Quốc Gia Hà Nội (thực trạng giải pháp), đề tài nghiên cứu khoa học cấp trờng, Đại học Khoa học Xà hội Nhân văn, Hà Nội Đoàn Phan Tân (2001), Thông tin học, Đại học Văn hoá Hà Nội Tạ Thị Thịnh (1999), Phân loại tổ chức mục lục phân loại, Đại học Quốc Gia Hà Nội xb 70 10 Trờng Đại học Giao thông Vận Tải Hà Nội (2006), 50 năm trờng Đại học Giao thông vận tải 11 Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề th viện, nxb Văn hoá thông tin, Hà Nội Tiếng Anh 12 F W Lancaster (1998), Indexing and abstracting in theory and practice, Library association publishing, London ... Th viện Đại học Giao thông Vận tải - Chơng 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác xử lý nội dung tài liệu Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Giao thông Vận tải Chơng Trung tâm Thông tin Th viện. .. tài liệu tham khảo Phụ lục, luận văn bao gồm nội dung sau: - Chơng 1: Trung tâm Thông tin Th viện Đại học Giao thông Vận tải - Chơng 2: Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu Trung tâm Thông. .. tích nội dung tài liệu Quy trình phân loại tài liệu quy trình xử lý nội dung tài liệu nhằm thể nội dung tài liệu ký hiệu phân loại Phân tích tài liệu công đoạn quy trình xử lý nội dung tài liệu