Tại Cty Du Lịch và Khách Sạn Vĩnh Phúc – chi nhánh tại Hà Nội

Tại tại Cty Du Lịch và Khách Sạn Vĩnh Phúc – chi nhánh tại Hà Nội

Ngày nay cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền công nghiệphoá - hiện đại hoá trên phạm vi toàn thế giới thì Du Lịch đã trởthành một hoạt động không thể thiếu đợc trong đời sống văn hoá -xã hội, và ngành Du Lịch đang phát triển và trở thành ngành kinhtế quan trọng ở nhiều nớc trên thế giới.

Hoà với xu hớng phát triển của ngành du lịch thế giới nói chung,ngành Du Lịch của Việt Nam nói riêng cũng đang từng bớc tiếnlên trên đà phát triển với phơng châm: “Việt Nam là điểm đến củathiên niên kỷ mới” (VN is the destination of the new millenium).Cùng với đó là sự ra đời hàng loạt các dịch vụ du lịch, các trungtâm Lữ Hành, các điểm Du Lịch đợc đầu t cải tạo nâng cao chất l-ợng phục vụ Tất cả đã đánh dấu một thời kỳ – một bớc ngoặt lớn– một bớc chuyển mình vĩ đại của du lịch Việt Nam.

Góp phần vào thành công trong việc xây dựng ngành du lịch nớcnhà, có một phần đóng góp của công ty Du Lịch và Khách SạnVĩnh Phúc cũng nh chi nhánh của công ty tại Hà Nội.

Từ ngày 24 02 2003 đến ngày 21 04 2003 cộng với khoảngthời gian đã đợc kiến tập năm 2002 em thấy thực tập tại chi nhánh.Đây là khoảng thời gian không dài song cũng đã giúp em tìm hiểuđợc hoạt động kinh doanh Lữ Hành mà Công ty – Chi nhánh DuLịch và Khách Sạn Vĩnh Phúc đang thực hiện cũng nh các công tyLữ Hành khác.

Bản báo cáo của em gồm có ba phần:

 Phần I : Khái quát về Công Ty Du Lịch và Khách

Sạn Vĩnh Phúc – chi nhánh tại Hà Nội.

 Phần II : Hoạt động của Chi Nhánh. Phần III : Kết Luận.

Phần I :

Khái quát về công ty du lịch và khách sạnvĩnh phúc chi nhánh tại hà nội.

I Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty Du Lịch và Khách Sạn Vĩnh Phúc

Công ty Du Lịch và Khách Sạn Vĩnh Phúc với tên giao dịch quốctế là “Vinh Phuc Tourism Hotel Company” đợc viết tắt là “VinhPhuc Vitourco”

Công ty đợc chính thức thành lập vào ngày 17 2 1997 trên cơsở xác nhập Công ty Du Lịch Tam Đảo và Công ty Vĩnh Yên Nhvậy, Công ty đã đợc thành lập từ đó và hoạt động liên tục cho đếnnay Công ty chịu sự quản lý của Nhà Nớc và trực tiếp của Sở Th-ơng Mại và Du Lịch Tỉnh, Đồng thời chịu sự quản lý Nhà Nớc củacác cơ quan chức năng có liên quan theo pháp luật hiện hành.

Trụ sở chính của Công Ty đợc đặt tại Thị xã Vĩnh Yên – TỉnhVĩnh Phúc Có t cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản ngânhàng Công ty có chi nhánh, tại Hà Nội và có mối quan hệ rộng rãivới nhiều ngành thuộc các thành phố lớn và thị xã ở khắp miền củađất nớc.

Hiện nay, Công ty là một trong nhiều các Công ty Lữ Hành trongcả nớc Bạn hàng của Công ty có đến khá nhiều với những thànhphần lớn nhỏ Hàng năm công ty không ngừng tìm kiếm bạn hàngcũng nh mở rộng thị trờng Công ty đã đào tạo đợc cơ sở vật chấtkỹ thuật tơng đối hoàn chỉnh, đã đào tạo – bồi dỡng đội ngũ cánbộ nhân viên có kinh nghiệm khá vững vàng nhằm đáp ứng đợcnhu cầu kinh doanh Du Lịch của Doanh Nghiệp.

II Tình hình kinh doanh của Công ty Du Lịch và Khách Sạn

Vĩnh Phúc

Tuy hiện nay ngành du lịch Việt Nam đang gặp nhiều khó khănnhng tình hình tiêu thụ sản phẩm Công ty vẫn đạt đợc những mụctiêu đề ra Số lợng khách hàng đến với công ty không ngừng tăngmặc dù đôi lúc lợng khách này vẫn có những biến động mang chiềuhớng giảm xuống, điều đó tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanhLữ Hành của công ty tơng đối phát triển, có mặt trong cả kinhdoanh Lữ Hành nội địa và quốc tế.

Do cũng chỉ mới thành lập nên Công ty chủ yếu khai thác vào thịtrờng nội địa và cũng chỉ đạt đợc những thành quả đáng kể gópphần hoàn thiện Công ty cũng nh làm tăng doanh thu cho Nhà Nớc.

III Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh Công ty

Du Lịch và Khách Sạn Vĩnh Phúc tại Hà Nội.

Chi nhánh Công ty Du Lịch và Khách Sạn Vĩnh Phúc tại Hà Nộiđợc thành lập vào ngày 03 03 1997 theo quyết định của Công ty.Tên giao dịch là “ Vinh Phuc Vitourco Branch” Địa chỉ ban đầucủa chi nhánh là 167/15 Tây Sơn - Đống Đa - Hà Nội Còn địa chỉhiện nay của chi nhánh là: 88 – Thịnh Quang - Đống Đa – HàNội (Chi nhánh đang có dự kiến mở rộng thêm chi nhánh bằngcách sẽ tìm thêm một địa điểm nữa để phù hợp với yêu qui mô hoạtđộng và phát triển ) Nh vậy, tính cho đến nay chi nhánh đã đi vàokinh doanh đợc 06 năm.

Với thời gian hoạt động của chi nhánh cha đợc lâu Đội ngũ nhânviên có kinh nghiệm song cha thực sự năng động bên cạnh đó, sựcạnh tranh trên thị trờng Du Lịch Hà Nội là rất gay gắt Đây lànhững điểm khó khăn của chi nhánh trong thời điểm hiện nay Tuyvậy, Chi nhánh cũng có một số điều kiện thuận lợi nh:

 Đợc mở rộng quan hệ cùng với Công ty.

 Chi nhánh đợc linh hoạt về chức năng, nhiệm vụ, do vậy chinhánh có tính độc lập tơng đối cao trong việc quản lý và kinhdoanh.

 Đơn thuần thực hiện các chơng trình, các hoạt động với nhữngđối tợng khách mà chi nhánh tìm đợc.

Nhờ các điều kiện thuận lợi trên mà Chi nhánh đã nhanh chóng đivào hoạt động ổn định và kinh doanh đạt hiệu quả.

a) Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của chi nhánh.

Trình độ văn hoá đợc đào tạo của đội ngũ cán bộ nhân viên củachi nhánh khá cao với 90% là trình độ đại học Đây có thể coi làđiểm mạnh của Chi nhánh Vậy, dù với số lợng nhân viên khôngnhiều lắm (tổng toàn chi nhánh có 15 cán bộ, nhân viên) Nhng vớitrình độ văn hoá cao và đợc phân bố đều ở các phòng ban có khảnăng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

b) Chức năng nhiệm vụ của hệ thống tổ chức bộ máy của chinhánh Công ty Du Lịch và Khách Sạn Vĩnh Phúc.

Chi nhánh của Công ty Du Lịch và Khách Sạn Vĩnh Phúc tạithành phố Hà Nội đợc tổng giám đốc uỷ quyền một số nhiệm vụthuộc chức năng kinh doanh ở địa bàn thành phố Hà Nội và cáctình Miền Bắc.

Ban Giám Đốc

Phòngh ớng

Phòngđiều hành

Phòngxuất khẩu lđ

Hàng năm, Chi nhánh có nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch sản xuấtkinh doanh sau đó trình ban giám đốc Công ty quyết định Bêncạnh đó, Chi nhánh phải thực hiện có hiệu quả kế hoạch và nhiệmvụ đợc giao và chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc Công ty về việcthực hiện hợp đồng kinh tế đã kí kết.

Nghiên cứu các thị trờng du lịch, tạo hình thức thích hợp đểtuyên truyền, quảng cáo, thu hút khách du lịch trong và ngoài nớc.Xây dựng các chơng trình quốc tế và nội địa phù hợp với khả năngquyền hạn của Chi nhánh Tổ chức kí kết hợp đồng với một số hãngdu lịch do giám đốc Công ty uỷ quyền.

Tổ chức đón, hớng dẫn, phục vụ khách du lịch, kí kết hợp đồng,giám sát các nhà cung cấp sản phẩm để thực hiện tốt các chơngtrình du lịch, tích cực kết hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảoan toàn tính mạng và tài sản của khách du lịch cũng nh an ninhquốc gia.

Tổ chức hoạt động kinh doanh các dịch vụ cần thiết để đáp ứngnhu cầu của các đối tợng khách du lịch.

Quản lý và sử dụng có hiệu quả các lực lợng kỹ thuật của chinhánh theo những qui định của Công ty và chính sách chế độ NhàNớc.

c) Chức năng – Nhiệm vụ của các phòng ban

 Ban Giám Đốc

Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm chính tại Công ty – Chinhánh, có quyền quyết định trong phạm vi quyền hạn và tráchnhiệm cho phép Phối hợp các phòng ban, thực hiện tốt các chiến l-ợc doanh nghiệp đề ra của Công ty và Chi nhánh, định kỳ kiểm tra,đánh giá và báo cáo trình lên công ty.

Do là chi nhánh nhỏ nên Giám Đốc kiêm luôn cả công việc củaPhó Giám Đốc, phụ trợ trong việc điều hành toàn bộ sản xuất kinhdoanh tại chi nhánh, chỉ đạo và quản lý các hoạt động trên mọi thịtrờng mà công ty tham gia cung ứng sản phẩm Du Lịch.

 Phòng Tổ chức.

Giúp Giám Đốc trong việc sắp xếp bộ máy tổ chức toàn chinhánh, nhằm phục vụ tốt cho quá trình hoạt động sản xuất kinhdoanh của toàn Công ty và Chi nhánh.

Tổ chức đào tạo, bồi dỡng huấn luyện trình độ chuyên môn hoácán bộ nhân viên.

Cung cấp trang thiết bị hành chính cho văn phòng. Phòng hớng dẫn (Kiểm tra thị trờng )

Là bộ phận chuyên lo về hớng dẫn viên cho Công ty, căn cứ vềyêu cầu của từng tour cụ thể mà bố trí và lựa chọn công tác viênthích hợp

Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban đặc biệt là phòng điều hànhđể sử lý các tình huống vấn đề nảy sinh trong suốt quá trình tourphục vụ khách.

 Phòng điều hành.

Ngay khi các phòng ban báo cáo xuống có kèm theo nội dungchi tiết về tour đã bán cho khách từ đó phòng phải dựa vào các chitiết cụ thể mà đợc ghi trong bản yêu cầu và tình huống cụ thể trongchơng trình thực hiện tour.

Dựa vào yêu cầu ghi sẵn trong chơng trình để có căn cứ phối hợpcũng nh các diễn biến cập nhật trong suốt quá trình thực hiện tour.

Khi nảy sinh các tình huống đột xuất đợc hớng dẫn viên báo về,phòng phải chủ động giải quyết vấn đề nảy sinh trong mọi tìnhhuống để đảm bảo tính liên tục, thông suốt cho các tour.

 Phòng xuất khẩu lao động.

Khác với Công ty Du Lịch Lữ Hành khác Công ty ngoài việckinh doanh về du lịch còn tham gia vào thị trờng xuất khẩu - đa ng-ời Việt Nam đi lao động ở nớc ngoài.

Đây là phòng chuyên làm việc về việc xuất khẩu và kí kết cáchợp đồng về lao động nên mọi hoạt động hầu nh tách bạch hoặc rấtít liên quan đến các phòng Du lịch.

II.Các hoạt động của chi nhánh

Các hoạt động của chi nhánh tơng đối đa dạng, trong đó chủ yếulà các hoạt động sau:

 Thay mặt các công ty giao dịch, quan hệ và thanh toán vớibạn hàng ở Hà Nội là đối tác của công ty.

 Tổ chức thực hiện các chơng trình Du lịch do Công ty kí kếthợp đồng hoặc do chi nhánh trực tiếp khai thác đợc.

 Nghiên cứu thị trờng Du lịch từ đó trực tiếp xây dựng,quảng cáo và bán các chơng trình du lịch, bao gồm các chơngtrình sau:

 Chơng trình du lịch quốc tế chủ động (Inbound) phụcvụ khách du lịch quốc tế ở Việt Nam.

 Chơng trình du lịch quốc tế bị động (Outbond) Phục vụkhách du lịch Việt Nam đi nớc ngoài.

 Chơng trình du lịch nội địa (Domertic): Phục vụ kháchdu lịch Việt Nam đi du lịch trong nớc.

 Chơng trình du lịch trong ngày (Optional). Các chơng trình du lịch khác…

 Đa ngời Việt Nam đi sang lao động ở nớc ngoài (vớimột số nớc nh : Đài loan, Malaysia…).

Cũng giống nh các chi nhánh khác của các Công ty Du Lịch hoặccác trung tâm Lữ Hành, các đại lý Du lịch … hiện nay tại Hà Nội,Chi nhánh còn tổ chức kinh doanh các loại dịch vụ lẻ nh :

 Môi giới cho thuê xe ôtô. Mua vé máy bay.

 Đặt chỗ trong khách sạn. Các dịch vụ khác.

III ý kiến đánh giá của em về cơ cấu tổ chức Bộ máy quản“ ”

lý của chi nhánh.

Với một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ nh của chi nhánh hiện nay có thểnói là rất phù hợp với qui mô hoạt động của chi nhánh hiện nay.

Nhng có thể nói là vì kiêm luôn vai trò của Phó Giám Đốc nên cóthể Giám Đốc đang phải làm khá nhiều việc Từ việc đi ngoại giaokí kết hợp đồng Du lịch, hợp đồng lao động, việc tổ chức chuẩn bịcho các cuộc họp nội bộ và với các cơ sở khác, rồi đến cả các cuộchọp với các công ty khác… Theo em chi nhánh nên tìm và đề cửmột ngời đang làm việc tại chi nhánh có đủ năng lực để làm PhóGiám Đốc để gánh vác công việc cùng Giám Đốc Hơn nữa tạiphòng điều hành cũng cần nên tuyển thêm nhân viên để giúp đỡcông việc trong phòng để khi thực hiện các chơng trình du lịch lỡcó nhiều tình huống bất trắc xảy ra cùng lúc thì bản thân những ng-ời trong phòng điều hành hiện tại có lẽ sẽ không thể giải quyết hếtđợc Còn trong phòng hớng dẫn, kế toán và phòng xuất khẩu có thểtuỳ vào sự phát triển của chi nhánh sau này mà đề xuất nhân viên.

IV Kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh.

1) Trong những năm vừa qua, Chi nhánh đã đảm bảo hoạt độngkinh doanh có lãi, trang trải đầy đủ các khoản chi phí, thực hiện đ-ợc kế hoạch đã đề ra cũng nh đã tích luỹ đợc vốn để đầu t mở rộngkinh doanh Tuy nhiên lợng khách đến với chi nhánh không nhiềusong cũng đã chứng tỏ đợc năng lực thu hút khách của Chi nhánh.Một điều thiệt thòi rất lớn cho chi nhánh là trong năm 2000 chinhánh đã nghỉ hoạt động trong lĩnh vực du lịch nội địa một thờigian nên lợng khách trong thời gian sau khi chi nhánh hoạt động lạibị giảm rõ rệt Song không vì thế mà chi nhánh không duy trì đợcnguồn khách Từ khi tiếp tục hoạt động trở lại chi nhánh đã đi dầnvào ổn định và lấy lại đợc thế cân bằng.

Tình hình kinh doanh của chi nhánh đợc thực hiện thông quabảng sau:

Về khách quan Inbound, do thị trờng du lịch Việt Nam ngàynay cũng phát triển nên nguồn khách này tăng lên đáng kể Mặtkhác, hiện nay sản phẩm du lịch trên thị trờng của các đơn vị kinhdoanh du lịch Việt Nam đều khá đơn điệu, hao hao giống nhau, tạosự nhàm chán cho du khách làm cho khách không muốn quay lạilần sau Đây cũng là một nguyên nhân làm cho doanh thu của chinhánh tăng không đáng kể trong mấy năm gần đây Về mặt này,chi nhánh cũng đã có nhiều nỗ lực thể hiện bằng việc cố gắng đa racác tour, các chơng trình mới lạ song cha có đợc tính khác biệt sovới các đối thủ cạnh tranh.

Về khách Outbound thì lợng khách của chi nhánh trong 3 nămgần đây lúc tăng, lúc giảm Nên nguồn thu từ thị trờng này khôngcao Nguyên nhân chủ yếu là do cơ chế quản lý Nhà Nớc còn gâycản trở cho công tác kinh doanh du lịch, các thủ tục còn quá phứctạp rờm rà Tình hình biến động khủng hoảng tài chính kinh tếtrong khu vực cũng gây biến động không nhỏ, nhiều quốc gia đặcbiệt là châu á cha sẵn sàng cung cấp visa cho du khách Việt Nam.

Hơn nữa, chi nhánh không thể tự tổ chức du khách Việt Nam ra ớc ngoài mà phải phụ thuộc vào công ty ( Trong giấy phép kinhdoanh nêu rõ) Chính những điều này đã làm cho các đơn vị kinhdoanh du lịch nói chung và chi nhánh Công ty Du Lịch và KháchSạn Vĩnh Phúc tại Hà Nội gặp nhiều khó khăn trong hoạt động sảnxuất kinh doanh của mình, giảm sức cạnh tranh của chi nhánh trênthị trờng quốc tế.

n-Về khách nội địa, qua kết quả kinh doanh của 3 năm ( từ năm2000 -> 2002) thì nguồn thu của thị trờng này còn thấp Thêm vàođó các chơng trình Du lich nội địa chỉ tập chung vào một số chơngtrình Du lịch trọng điểm.

Nói chung, Tình hình kinh doanh trong 3 năm của chi nhánh đăthực sự đạt đợc kết quả nhất định nh : Đảm bảo tính sinh lời củavốn, đảm bảo mức lơng cơ bản cho nhân viên toàn chi nhánh, đónggóp đều đặn cũng nh hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc.

2) Hệ thống sản phẩm.

Sự đa dạng trong hoạt động Lữ Hành Du Lịch và cơ sở quyếtđịnh sự phong phú đa dạng của các sản phẩm cung ứng của côngty Lữ Hành Các sản phẩm của chi nhánh có thể phân thành 2nhóm cơ bản:

a) Các dịch vụ trung gian

Sản phẩm dịch vụ trung gian chủ yếu là do chi nhánh cung cấp.Trong hoạt động này, chi nhánh thực hiện bán các sản phẩm củacác nhà sản xuất tới khách Du lịch Chi nhánh không tổ chức sảnxuất các sản phẩm mà chỉ hoạt động nh một đại lý bán hoặc mộtđiểm bán sản phẩm của các nhà sản xuất Du lịch Các dịch vụ trunggian của chi nhánh chủ yếu bao gồm:

Đăng kí đặt chỗ và bán vé máy bay (hoạt động này tuy cónằm trong chơng trình nhng ít đợc thực hiện ).

Đăng kí đặt chỗ và bán vé trên các phơng tiện khác nh tàuthuỷ, đờng sắt …

Môi giới thuê xe ôtô.Môi giới và bán bảo hiểm.

Đăng kí đặt chỗ và bán các chơng trình du lịch.Đăng kí đặt chỗ trong khách sạn.

Các dịch vụ môi giới trung gian khác.

Ngoài ra công việc của chi nhánh không chỉ là bán sản phẩm màcòn nhận các thông tin, thực hiện nghiên cứu các sản phẩm du lịchphân tích khả năng lựa chọn khách hàng vì các lý do trên mà chinhánh Công ty Du lịch và Khách sạn Vĩnh Phúc là một trongnhững chi nhánh t vấn hay cố định về du lịch Một phần thu nhậpmà chi nhánh có đợc là nhờ đặt buồng, phòng khách sạn chokhách, tổ chức các chuyến du lịch tàu biển và các sản phẩm LữHành khác Mỗi sản phẩm do chi nhánh bán đợc sẽ trả tiền hoahồng sẽ do hãng thanh toán hoặc khi chi nhánh đặt chỗ lu trú tạikhách sạn cho khách thì tiền hoa hồng do khách sạn trả.

b) Các ch ơng trình du lịch trọn gói.

Hoạt động du lịch trọn gói mang tính chất đặc trng cho hoạtđộng kinh doanh Lữ hành Chi nhánh liên kết các sản phẩm củanhà sản xuất riêng lẻ thành một sản phẩm hoàn chỉnh và bán chokhách du lịch với một mức giá gộp Có nhiều tiêu thức để phân loạicác chơng trình du lịch nội địa và quốc tế, các chơng trình du lịchdài ngày và ngắn ngày, các chơng trình thăm quan văn hoá, các ch-ơng trình giải trí… Khi tổ chức chơng trình trọn gói, chi nhánh

phái có trách nhiệm đối với khách cũng nh nhà sản xuất ở một mứcđộ cao hơn nhiều so với hoạt động trung gian.

Mỗi hãng cung ứng tour du lịch trọn gói mua các sản phẩm từmột số cơ sở kinh doanh khác Khác với sớ sở bán lẻ, một hãngcung ứng trọn gói thờng không bán các sản phẩm của mình chocông chúng một cách trực tiếp.

Đối với chơng trình du lịch trọn gói của chi nhánh, chi nhánh tậphợp các kì nghỉ trọn gói đã đợc đại lý bán lẻ du lịch bán cho khách.Chi phí một kì nghỉ trọn gói đợc tính gộp trong đó có tất cả các chiphí nh phơng tiện vận chuyển, tiền thuê phòng nghỉ và hầu nh cácdịch vụ kèm theo nh hoạt động thể thao Các chuyến Du lịch nh thếđợc gọi là “Chuyến du lịch trọn gói ” hay gọn hơn là “Tour”.

Để bán đợc tour du lịch trọn gói, chi nhánh nhận đợc các giáchiết giảm theo số lợng từ các hãng hàng không, khách sạn và cáchãng cho thuê ôtô Chiết giảm giá theo số lờng là loại giá đợc trừchiết khấu cho việc bán sản phẩm với số lợng lớn Ví dụ nh chinhánh có thể đặt mua một số lợng lớn các buồng tại một nhà nghỉnhất định.

3 Môi trờng hoạt động của chi nhánh.

Có thể thấy rằng hoạt động của chi nhánh trong 3 năm gần đâyđă thu đợc một số thành quả Từ ngày thành lập cho đến nay,Chinhánh đã trải qua rất nhiều những khó khăn và thuận lợi Tuy nhiêncác cán bộ của chi nhánh đã rất cố gắng nên chi nhánh vẫn từng b-ớc đi lên.

Trong tình trạng hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệpLữ hành đã trở lên quyết liệt hơn, các doanh nghiệp đua nhau tìmmọi cách để hạ giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm để thu hútkhách Chi nhánh cũng bị cuốn theo cơn lốc cạch tranh của nền