Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 8: Quản lý truyền thông dự án cung cấp cho người học những kiến thức như: Tổng quan về truyền thông dự án; Qui trình quản lý truyền thông. Mời các bạn cùng tham khảo!
Insert or Drag and Drop your Image QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN Jens Martensson NỘI DUNG • Tổng quan truyền thơng dự án • Qui trình quản lý truyền thơng • Lập kế hoạch phân phối thơng tin • Báo cáo hiệu suất truyền thơng • Xử lý xung đột truyền thơng • Các phương pháp cải tiến truyền thông Jens Martensson 1.Tổng quan truyền thơng dự án • • Truyền thông truyền đạt thông tin nghe từ người, hiểu biết đầy đủ, xác nội dung thơng điệp Người quản lý dự án phải sử dụng, chuẩn bị thật tốt kỹ để giao tiếp với tất bên liên quan cấp dự án, có ý thức Nghe! lắng nghe chi tiết! Jens Martensson 1.Tổng quan truyền thơng dự án • • Báo cáo định kỳ tiến độ tình trạng dự án quan trọng cho thành công dự án Truyền đạt báo cáo cho tất bên liên quan cách rõ ràng xác quan trọng, báo cáo, công cụ giúp truyền đạt thông điệp rõ ràng bao gồm: Các sơ đồ, biểu đồ, đồ thị bảng Jens Martensson 1.Tổng quan truyền thông dự án Jens Martensson 1.Tổng quan truyền thông dự án Quản lý truyền thơng dự án quy trình nhằm đảm bảo thơng tin dự án truyền thơng xác đến người thời điểm, đảm bảo lập kế hoạch, thu thập, phân phối, lưu trữ, truy xuất, quản lý, kiểm soát, giám sát xử lý thông tin dự án kịp thời phù hợp Jens Martensson 1.Tổng quan truyền thông dự án • • 90% công việc người quản lý dự án giao tiếp: giao tiếp với thành viên nhóm dự án, bên liên quan, thành viên ngồi dự án Các hình thức truyền đạt thơng tin thông dụng: Điện thoại, Fax, Email, Phần mềm nhắn tin, Cuộc họp, Skype, Facebook, Twitter, Blogger, … Jens Martensson 1.Tổng quan truyền thông dự án Jens Martensson 1.1Vai trị quản lý truyền thơng dự án • Nếu Truyền thông không hiệu gây hiểu lầm bên tham gia dự án thành viên nhóm dự án Jens Martensson 1.1Vai trị quản lý truyền thơng dự án • • Bất kỳ loại giao tiếp có nhiễu • Tiếng ồn cắt xén đường truyền điện thoại • Đường truyền internet khơng ổn định • Ký tự rác tin nhắn, Các quy trình Quản lý Truyền thơng giúp tránh loại lỗi phổ biến này, thông qua lập kế hoạch theo dõi thông tin liên quan bên liên quan dự án Jens Martensson 10 2.4 Báo hiệu suất • Cơng cụ kỹ tht thực • Sử dụng phân tích giá trị thu (Using Earned Value Analysis) EV=%kế hoạch hoàn thành*BAC Jens Martensson 31 2.4 Báo hiệu suất • Cơng cụ kỹ thuât thực • Chênh lệch: kết thúc dự án độ lệch ngân sách VAR= BAC-AC ln có chênh lệnh kế hoạch thực tế • Chi phí chênh lệch (Cost Variances-CV): khác biệt giá trị thu EV thực tế chi phí AC: CV=EV–AC Jens Martensson 32 2.4 Báo hiệu suất • Cơng cụ kỹ tht thực • Chênh lệch lịch biểu (Schedule Variances-SV): • Ví dụ: • • • • Một dự án với kinh phí $ 200.000 dự kiến hai năm Cuối năm, nhóm dự án lên kế hoạch dự án hoàn thành 60% Giá trị theo kế hoạch PV= $120,000 Tuy nhiên, vào cuối năm thứ nhất, dự án hoàn thành 40%, vào cuối năm thứ nhất, EV=$80.000 Sự khác biệt PV EV SV= EV-PV Jens Martensson 33 2.4 Báo hiệu suất • Cơng cụ kỹ tht thực • Chỉ số CPI: số lượng cơng việc dự án hồn thành số kinh phí dành cho dự án • Ví dụ: Dự án có EV=$20.000 AC=$25.000 CPI= EV/AC=0.80 Jens Martensson 34 2.4 Báo hiệu suất • Cơng cụ kỹ thuât thực • Schedule Performance Index –SPI: cho biết dự án có tiến độ hay khơng • EV =$20.000, PV=$30.000 • SPI = EV/PV= 0.67 chệch mục tiêu! Jens Martensson 35 2.4 Báo hiệu suất • Cơng cụ kỹ tht thực • Estimate at Completion -EC: dự báo chi phí cuối dự án • Ví dụ: EAC=BAC/CPI Dự án có BAC=$200.000, Chỉ số CPI=0,80EAC = 250.000 USD Jens Martensson 36 2.4 Báo hiệu suất • Cơng cụ kỹ thuât thực • EAC: dự báo chi phí cuối dự án • Ví dụ: EAC=BAC/CPI Dự án có BAC=$200.000, Chỉ số CPI=0,80EAC = 250.000 USD Jens Martensson 37 2.4 Báo hiệu suất • Outputs • Báo cáo cần cung cấp thông tin trạng thái tiến độ, mức độ chi tiết theo yêu cầu bên liên quan khác nhau, tài liệu kế hoạch quản lý thơng tin liên lạc • Các định dạng phổ biến cho báo cáo hiệu suất bao gồm biểu đồ thanh, biểu đồ, bảng Jens Martensson 38 2.5 Kế thúc hành • Dự án địi hỏi phải có giai đoạn kết thúc • Kết thúc hành (Administrative closure) tạo ra: • Tài liệu lưu trữ dự án • Chấp nhận thức Jens Martensson 39 2.6 Cải tiến truyền thơng • Quản lý xung đột hiệu quả: Giải vấn đề: trực tiếp đối mặt với xung đột • Thỏa hiệp: dùng tiếp cận cho nhận • Làm trơn (Smoothing): nhấn mạnh điểm đồng tình bỏ qua khác biệt • Áp đặt (Forcing): dùng tiếp cận thắng-thua • - Rút lui: rút lui khơng đồng tình Jens Martensson 40 2.6 Cải tiến truyền thơng • Phát triển kỹ truyền thơng tốt • Các cơng ty thường khơng ý đến tầm quan trọng phát triển kỹ nói, viết, nghe • Khi cơng ty ngày mang tính tồn cầu, họ ý thức cần phải đầu tư để cải tiến truyền thơng với người có ngơn ngữ văn hóa khác • Để cải tiến truyền thơng cần có lãnh đạo Jens Martensson 41 2.6 Cải tiến truyền thơng • Họp hiểu • Xác định định có nên tránh buổi họp khơng • Xác định mục đích kết đạt buổi họp • Xác định người tham gia họp • Cung cấp chương trình họp cho người tham gia trước buổi họp • Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ trực quan • Tiến hành họp cách chuyên nghiệp • Xây dựng quan hệ Jens Martensson 42 2.6 Cải tiến truyền thơng • Dùng email hiệu • Bảo đảm email phương tiện truyền thơng hiệu • Bảo đảm gởi e-mail đến người • Các đề email phải phù hợp • Giới hạn nội dung cho chủ đề chính, rõ ràng súc tích tốt • Giới hạn số lượng kích thước tập tin đính kèm • Bảo đảm ln cập nhật phần mềm chống virút (virus) • Trả lời nhanh email Học cách sử dụng tính hữu ích Jens Martensson 43 2.7 Quản lý kỳ vọng bên liên quan • • Quản lý kỳ vọng bên liên quan trình giao tiếp làm việc với bên liên quan để đáp ứng nhu cầu họ giải vấn đề có Quản lý kỳ vọng giúp để tăng xác suất thành công dự án cách đảm bảo bên liên quan hiểu rõ lợi ích rủi ro dự án Jens Martensson 44 2.7 Quản lý kỳ vọng bên liên quan • • Quản lý kỳ vọng bên liên quan trình giao tiếp làm việc với bên liên quan để đáp ứng nhu cầu họ giải vấn đề có Quản lý kỳ vọng giúp để tăng xác suất thành công dự án cách đảm bảo bên liên quan hiểu rõ lợi ích rủi ro dự án Jens Martensson 45 ... dẫn truyền thông dự án Kế hoạch quản lý truyền thông dự án đưa hướng dẫn rõ ràng cách thông tin chia sẻ, người chịu trách nhiệm truyền thông dự án Jens Martensson 20 2.2 Lập kế hoạch quản lý truyền. .. kế hoạch quản lý truyền thơng dự án • • • Kế hoạch quản lý truyền thông xác định nhu cầu thông tin bên liên quan dự án phương pháp truyền thông Mỗi dự án cần có kế hoạch quản lý truyền thơng, tài... Inputs: • Kế hoạch quản lý dự án: cung cấp thông tin đường sở dự án, kế hoạch phê duyệt cho cơng tác dự án • Thơng tin q trình thực công việc dự án: thông tin từ hoạt động dự án thu thập kết thực