Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh ở công ty thiết bị phụ tùng xăng dầu

Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh ở công ty thiết bị phụ tùng xăng dầu

Lời nói đầu

Thơng mại là một ngành kinh tế độc lập trong cơ cấu kinh tế, nó táchkhỏi lĩnh vực sản xuất và làm nhiệm vụ trong lĩnh vực lu thông phân phối.Nhiệm vụ và vai trò của doanh nghiệp thơng mại ngày càng lớn, đặc biệt quantrọng trong việc mua bán, trao đổi hàng hoá và cung cấp dịch vụ phục vụ sảnxuất tiêu dùng Trong các doanh nghiệp thơng mại, hoạt động tiêu thụ hànghoá (hay còn gọi là bán hàng) là hoạt động kinh doanh chủ yếu và việc tiêuthụ hàng hoá đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của doanhnghiệp Trơc kia, trong cơ chế tập trung, công tác bán hàng cha đợc coi trọng,bản thân các doanh nghiệp đợc Nhà nớc bao cấp hoàn toàn từ khâu cung ứngvà định sẵn nơi tiêu thụ Từ khi chuyển sang hạch toán kinh doanh theo cơ chếthị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, các doanh nghiệp đã đợc đặt trong điềukiện cùng tồn tại, phát triển, cạnh tranh với nhau và bình đẳng trớc pháp luật.Chính trong điều kiện cạnh tranh, việc thực hiện chính sách bán hàng và tổchức công tác bán hàng có ảnh hởng lớn đến doanh số bán ra và lợi nhuậncủa doanh nghiệp Việc tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kếtquả kinh doanh có ý nghĩa hết sức quan trọng nhằm bảo đảm theo dõi chặtchẽ việc tiêu thụ hàng hoá đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời phụcvụ lãnh đạo doanh nghiệp điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Quan tâm đến vấn đề này và qua thời gian thực tập tại Công ty thiết bịịphụ tùng và xăng dầu với sự giúp đỡ của cán bộ nhân viên phòng Tài chính –kế toán cùng với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn Hải Hà hỡng dẫn

em chọn chuyên đề “Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinhdoanh” ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu.

Mục tiêu của Chuyên đề này là hệ thống hoá những vấn đề kế toán tiêuthụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Qua đó đốichiếu với chế độ kế toán Việt nam và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệpđể rút ra những nhận xét về tổ chức hoạt động kế toán bán hàng Từ đó mạnhdạn đa ra một số đề xuất đề hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá vàxác định kết qủa kinh doanh của Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu.

Chuyên đề này đợc nghiên cứu chủ yếu theo phơng pháp phân tích, sosánh tổng hợp nội dung ngoài phần mở đầu, kết luận gồm 3 phần:

Phần I: Những vấn đề lý luận chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xácđịnh kết quả kinh doanh

Phần II: Thực tế tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quảkinh doanh ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu.

Phần III: Phơng hớng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toántiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty thiết bị phụ tùngvà xăng dầu.

chuyên doanh theo ngành hàng may mặc, thiết bị, phụ tùng …

Kế toán bán hàng là đặc trng cơ bản của công tác kế toán trong doanhnghiệp thơng mại Gắn với từng khâu trong quá trình bán hàng, công tác kếtoán bán hàng sẽ đợc tổ chức theo nội dung, nhiệm vụ cụ thể và có mối quanhệ chặt chẽ với nhau.

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá thành phẩm dịch vụcho khách hàng, doanh nghiệp thu đợc tiền hay đợc quyền thu tiền Biểu hiệnqua quá trình vận động của vốn kinh doanh, từ vốn thành phẩm hàng hoásang vốn bằng tiền và hình thành kết quả.

1.2 Các phơng thức bán hàng

- Bán hàng theo phơng thức gửi hàng: phơng thức gửi hàng hay còn gọilà hàng gửi đi bán hoặc đại lý ký gửi Theo phơng thức này định kỳ doanhnghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng muabán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy ớc trong Hợp đồng Khi xuấtkho gửi hàng đi hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nàokhách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi đó quyền sở hữu mớithuộc quyền ngời mua và đồng thời ghi nhận doanh thu bán hàng.

- Bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp: theo phơng thức nàybên khách hàng uỷ quyền cho các bộ phận nghiệp vụ đến nhận hàng tại khocủa doanh nghiệp bán hoặc giao nhận hàng tay ba thông qua ngời môi giới,giả sử các doanh nghiệp thơng mại buôn bán thẳng Ngời nhận sau khi ký vàochứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng đợc xác định là đã bán Lúc nàyquyền sở hữu của hàng hoá đợc chuyển qua ngời mua, ngoài ra còn phơng

thức bán hàng theo Hợp đồng, bán hàng trả góp, bán lẻ, đổi hai chiều …

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay các doanh nghiệp phải cạnh tranhrất gay gắt thì công tác tiêu thụ hàng hoá đợc đặt lên vị trí quan tâm hàng đầu.Việc tiêu thụ hàng hoá đợc gắn liền với phơng thức bán hàng.

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của ngời tiêu dùng hiện nay cácdoanh nghiệp thơng mại tổ chức mạng lới bán hàng rất đa dạng về chúng loại,chất lợng giá cả Điều này gắn liền với việc kế toán trong doanh nghiệp đợc tổchức theo hớng hạch toán trực tiếp tại cửa hàng đến kế toán tổng hợp tại vănphòng Công ty.

Việc thực hiện quá trình bán hàng, các doanh nghiệp thơng mại phải bỏra các chi phí phục vụ cho việc bán hàng, đồng nhất chi phí này phải đợc quảnlý chặt chẽ thông qua công tác hạch toán kế toán Với đặc điểm kinh doanhcủa mình thu nhập thơng mại đợc hình thành chủ yếu ở khâu bán hàng và thựchiện các hoạt động dịch vụ Tối đa hoá lợi nhuận, giảm thiểu chi phí là mụctiêu hàng đầu của doanh nghiệp thơng mại Chính vì vậy, việc tính toán chínhxác thu nhập của doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng caohiêụ quả kinh doanh của đơn vị.

2 Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Kế toán là một lĩnh vực hoạt động gắn liền với hoạt động kinh tế tàichính Với yếu t cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, nó có vai trò đặc biệtquan trọng và cần thiết trong các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh Tổ chứccông tác tốt kế toán ở doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho việc thu nhận hệ thốngthông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lýkinh tế tài chính (cả vi mô và vĩ mô) Hơn nữa, việc tổ chức tốt công tác kế toáncòn giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngănngừa đợc những hành vi tổn hại tài sản của doanh nghiệp.

3 Vai trò của kế toán trong việc quản lý bán hàng

Với chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán có vai trò đặcbiệt quan trọng trong việc phục vụ cho các nhu cầu thông tin khác nhau của xãhội.

- Kế toán phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế: Căn cứ vào thông tin kếtoán các nhà quản lý đặt ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện cáckế hoạch, các dự án đặt ra.

- Kế toán phục vụ cho các nhà đầu t: Dựa vào thông tin kế toán các nhàđầu t nắm đợc hiệu quả của một thời kỳ kinh doanh và tình hình tài chính củadoanh nghiệp Từ đó có các quyết định nên đầu t hay không và cũng biết đợcdoanh nghiệp đó đã sử dụng vốn đầu t đó nh thế nào.

- Kế toán phục vụ Nhà nớc: Qua kiểm tra, tổng hợp các số liệu kế toán,Nhà nớc nắm đợc tình hình chi phí, lợi nhuận của các đơn vị, từ đó đề ra cácchính sách về đầu t, thuế vụ thích hợp cũng nh hoạch định chính sách, soạnthảo luật lệ.

Vậy hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra về vốn kinhdoanh (tài sản và nguồn vốn) trong các doanh nghiệp, các tổ chức bằng hệthống phơng pháp khoa học nh chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và tổnghợp – cân đối kế toán.

4 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Để thực hiện tốt chức năng cung cấp thông tin, hạch toán kế toán phảithực hiện một số công việc cụ thể nh sau:

- Lập (hoặc thu nhận) chứng từ nhằm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tếphát sinh.

- Phân loại, tập hợp chứng từ theo từng loại nghiệp vụ và phản ánh vàosổ sách, đồng thời khoá sổ kế toán khi kết thúc kỳ kế toán.

- Lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

Các công việc trên đây đợc tiến hành liên tục kế tiếp nhau tạo thành ơng trình kế toán trong doanh nghiệp mà kế toán phải thực hiện.

ch-5 Nguyên tắc tổ chức hạch toán hàng hoá

Hàng hoá của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, vì vậy để quản lý vàhạch toán chặt chẽ hàng hoá kế toán cần lu ý các nguyên tắc sau:

- Phải tổ chức hạch toán hàng hoá theo từng loại, từng đơn vị mua, từngsố lợng, chất lợng hàng hoá.

- Phải kết hợp việc ghi chép giữa kế toán hàng hoá và thủ kho đảm bảocho việc hạch toán hàng hoá đợc phản ánh kịp thời, chính xác.

- Công tác ghi chép ban đầu phải khoa học, hợp lý, phản ánh đúng tìnhhình biến động của hàng hoá.

- Hàng hoá khi nhập kho, xuất kho phải ghi theo giá thực tế Nếu hàngngày hạch toán chi tiết xuất nhập kho theo giá hạch toán thì cuối tháng kế toánphải tính ra giá trị thực tế hàng hoá xuất kho trong kỳ.

II Tổ chức kế toán bán hàng

1 Chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng

Kế toán sử dụng chứng từ kế toán để thông tin và kiểm tra mọi hoạtđộng của các đối tợng kế toán trong quá trình kinh doanh Chứng từ kế toán lànhững chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kế toán tài chính đã phát sinh vàthực sự hoàn thành Nó vừa là căn cứ pháp lý chứng minh cho các sự kiện, vừalà căn cứ để ghi sổ kế toán và chứng minh cho số liệu ghi trong sổ kế toán.

Tuỳ theo từng phơng thức, hình thức bán hàng, kế toán bán hàng sửdụng các chứng từ kế toán sau:

+ Hoá đơn GTGT+ Hoá đơn bán hàng + Báo cáo bán hàng+ Phiếu xuất kho

+ Giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng+ Bảng kê nhận hàng và thanh toán tiền hàng+ Và các chứng từ kế toán khác có kiên quan

Luân chuyển chứng từ: Là giao chuyển chứng từ lần lợt bộ phận có liên

quan từ đó nắm đợc tình hình, lấy số liệu ghi vào sổ kế toán Tuỳ theo từng loạichứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp theo nguyên tắc nhanh chóng,kịp thời Để luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán hợp lý cần xây dựng kếhoạch luân chuyển chứng từ trong đó quy định đờng đi của chứng từ.

Nh vậy, chứng từ ban đầu chính là căn cứ để ghi chép hạch toán banđầu Tổ chức tốt hạch toán ban đầu sẽ ghi chép phản ánh đợc kịp thời, đầy đủvà trung thực các số liệu kế toán.

Xác định giá vốn hàng bán: Hàng hoá nhập, xuất kho trong kinh tế

doanh nghiệp thơng mại theo quy định đợc tính theo giá thực tế Giá thực tếcủa hàng hoá mua vào tuỳ thuộc vào từng nguồn khác nhau cũng nh tuỳ thuộcvào phơng pháp tính thuế VAT mà doanh nghiệp áp dụng.

Giá thực tếhàng hoá thumua trong n-

= Giá muaghi trênhoá đơn

+ Chi phí sơchế, hoànthiện

+ Chi phí thumua hànghoá

- Chiết khấugiảm giáhàng mua

Giá thực tếhàng hoánhập khẩu

= hàng hoáGiá muanhập khẩu

+ Thuế nhậpkhẩu +

Chi phí thumua hànghoá nhập

- Chiết khấugiảm giáhàng muaGiá thực tế hàng thuê ngoài = Giá mua hàng hoá + Chi phí liên quan đến

(hoặc tự gia công, tự chế biến) xuất gia công việc gia côngGiá thực tế hàng hoá bao gồm hai bộ phận trị giá mua và chi phí muahàng Khi xuất kho để tính giá thực tế của hàng hoá kế toán phải tách riêng haibộ phận trên để tính toán Đối với trị giá mua, kế toán có thể sử dụng một trongcác phơng pháp tính giá xuất kho: Giá đơn vị bình quân, giá nhập trớc xuất tr-ớc, giá nhập trớc xuất sau, giá hạch toán… Đối với chi phí mua hàng, do liênquan đến cả lợng hàng tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ nên cần đợc phânbổ cho cả hàng tiêu thụ và cha tiêu thụ.

2 Tài khoản sử dụng trong kế toán bán hàng

- TK 111 : Tiền mặt

- TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng- TK 131 : Phải thu của khách hàng- TK 156 : Hàng hoá

- TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra phải nộp- TK 511 : Doanh thu Bán hàng

- TK 531 : Hàng bán bị trả lại- TK 532 : Giảm giá hàng bán- TK 632 : Giá vốn hàng hoá- Và các tài khoản khác

- Số d: Trị giá thực tề hàng hoá tồn kho.

* TK 511 – Doanh thu bán hàng dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực

tế của doanh nghiệp thực hiện trong thời kỳ sản xuất kinh doanh, thu thực tế làthu sản phẩm hàng hoá đã đợc xác định là tiêu thụ bao gồm trờng hợp đã thu đợc tiền ngay và cha thu đợc tiền nhng khách hàng đã chấp nhận thanh toán.

Nội dung và kết cấu của tài khoản doanh thu bán hàng.- Bên nợ: + Doanh thu bán hàng bị trả lại

+ Khoản giảm giá hàng bán

+ Kết chuyển doanh thu vào tài khoản 911 để xác định kết quảkinh doanh.

- Bên có: + Doanh thu bán thành phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịchvụ của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán.

TK 511 không có d cuối kỳ và mở tài khoản cấp 2.

3 Phơng pháp kế toán bán hàng

Trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng

* Trình tự kế toán theo phơng thức bán hàng trực tiếp (tính thuế VAT theo

ph-ơng pháp khấu trừ)

Ghi chú:

(1) Giá trị vốn thực tế của hàng xuất bán(2) Doanh thu bán hàng (không thuế VAT)(3) Các khoản giảm trừ doanh thu

(4) Kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại(5) Kết chuyển giá vốn

(6) Kết chuyển doanh thu(7) Thuế VAT phải nộp(8) Thuế VAT đợc khấu trừ.

* Trình tự kế toán theo phơng thức hàng gửi bán

VAT(2)

- Trờng hợp doanh nghiệp tính hoa hồng cho các đại lý trên giá bánkhông có thuế VAT.

TK 3331

TK 156 TK 157 TK 632 TK511 TK 111, 112, 131 TK 641 TK 156 TK 157 TK 632 TK511 TK 111, 112, 131 TK 641

(7)(6)

(5b) ThuÕ VAT tÝnh trªn hoa hång.

- Trêng hîp kÕ to¸n theo ph¬ng thøc b¸n hµng tr¶ gãp.

TK 711

Ghi chó:

(1) KÕt chuyÓn doanh thu thuÇn

(2) Doanh thu theo gi¸ b¸n thu tiÒn ngay (kh«ng kÓ thuÕ VAT)(3) Sè tiÒn cña ngêi mua tr¶ lÇn ®Çu

(4) ThuÕ VAT ph¶i nép tÝnh trªn gi¸ b¸n thu tiÒn ngay(5) Tæng sè tiÒn cßn ph¶i thu cña ngêi mua

(6) Thu tiÒn cña ngêi mua c¸c kú sau(7) Lîi tøc tr¶ chËm

- Ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng, c¨n cø vµo chøng tõ kÕ to¸n ghi:Nî TK 111, 112, 131 - Sè tiÒn b¸n hµng cha cã thuÕ

Cã TK 511 - Doanh thu b¸n hµngCã TK 3331 - ThuÕ GTGT ph¶i nép

+ Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 511 - Tổng giá thanh toán gồm cả thuế GTGT- Doanh thu ngoại tệ, doanh nghiệp sử dụng hạch toán

Nợ TK 111, 112, 131 - Ghi theo tỷ giá hạch toánNợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá giảm

Có TK 511 - Doanh thu bán hàngCó TK 3331 - Ghi theo tỷ giá thực tế

- Dùng vật t hàng hoá, sản phẩm biếu tặng bằng nguồn quỹ phúc lợiNợ TK431 - Nguồn quỹ phúc lợi

Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộpCó TK511 - Doanh thu bán hàng

Trờng hợp doanh nghiệp bán lẻ, cuối kỳ, hàng ngày có sự thừa thiếu giữa sốtiền thực nộp với bảng kê nộp tiền.

Nếu số tiền thực nộp nhỏ hơn doanh thu bán hàng kế toán ghi:Nợ TK 111 - Số tiền thực nộp

Có TK 511 - Doanh thu bán hàngCóTK 338 - Phải trả, phải nộp khácNếu nộp đủ tiền:

Hiện nay các doanh nghiệp đang áp dụng luật thuế GTGT Đây là loạithuế gián thu, đợc thu trên phần giá trị gia tăng của hàng hoá dịch vụ Có haiphơng pháp tính thuế GTGT là phơng pháp khấu trừ thuế và phơng pháp tínhthuế trực tiếp trên GTGT Trình tự hạch toán nh sau:

Theo phơng pháp khấu trừ thuế

Thuế GTGT

Giá tính thuếcủa hàng hoá

dịch vụ chịuthuế bán ra

Thuế suấtthuế GTGT

của hànghoá dịch vụ

Số đã nộp Số phải nộp

TK 712

Số đợc khấu trừ

4.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.

Theo chế độ kế toán hiện hành các khoản giảm trừ doanh thu bao gồmgiảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.

Giảm giá hàng bán là giá bán số tiền doanh nghiệp phải giảm cho kháchhàng không thực hiện đúng các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng về thời

hạn giao hàng, chất lợng hàng hoá…

Hàng bán bị trả lại là số hàng doanh nghiệp đã tiêu thụ nhng do sảnphảm của doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng không đúng hợp đồng vềchủng loại, quy cách chất lợng… mà khách hàng không chấp nhận trả lại.

Để hạch toán hai khoản giảm trừ doanh thu này kế toán sử dụng 2 tàikhoản.

TK 531 "Hàng bán bị trả lại": Trong kỳ kế toán trị giá hàng bán bị trả lạiđợc phản ánh vào bên Nợ TK 531 cuối kỳ, tổng trị giá hàng bán bị trả lại đợckết chuyển sang TK 511 để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán.

TK 532 "Giảm giá hàng bán": Trong kỳ hạch toán, khoản giảm giá hàngbán phát sinh thực tế đợc phản ánh vào bên Nợ TK 532 để xác định doanh thuthuần thực tế thực hiện trong kỳ.

- Các khoản giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại phát sinh trong kỳ kếtoán ghi:

Nợ TK531, 532 - Giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại

Có TK131, 111, 112 Trừ vào khoản phải thu của khách hàng hoặcthanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Hàng hoá bị trả lại doanh nghiệp nhập kho theo trị giá vốn đồng thờigiảm thuế GTGT đầu ra một khoản tơng ứng.

Nợ TK155, 156 - Nhập kho thành phẩm hàng hoáCó TK632 - Trị giá vốn hàng nhập lại khoNợ TK531 - Hàng bán bị trả lại

Nợ TK3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộpCó TK111, 112, 131

III- Kế toán xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp1 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liênquan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ nh

chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí quảng cáo …

Các khoản chi phí bán hàng có liên quan đến hàng tồn cuối kỳ cần phânbổ theo công thức sau:

Chi phí bán hàngcần phân bổ cho

kho trong kỳ + Trị giá hàng hoácòn lại cuối kỳ lại cuối kỳĐối với doanh nghiệp thơng mại trị giá hàng hoá còn lại cuối kỳ gồm sốd TK 151, 156,157 Từ đó xác định chi phí bán hàng cần phân bổ cho hànghoá đã bán trong kỳ theo công thức sau:

CFBH phân bổcho hàng đã

bán trong kỳ = bổ cho hàngCFBH phâncòn lại đầu kỳ

+ CFBH phát

sinh trong kỳ

-CFPB chohàng còn lại

cuối cùngTrong kỳ: Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh liên quan, kế toán ghi:Nợ TK641 - Chi phí bán hàng

Có TK liên quan

Ngoài ra trong quá trình tiêu thụ hàng hoá vẫn phát sinh thêm khoản chiphí phục vụ cho công tác quản lý, đó là chi phí quản lý doanh nghiệp Đây lànhững khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động củacả doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại nh chi phíquản lý doanh nghiệp, quản lý hành chính và quản lý chung khác.

Trong kỳ căn cứ vào chứng từ có liên quan đến chi phí quản lý doanhnghiệp kế toán ghi:

Nợ TK642 – Chi phí quản lý doanh nghiệpCó TK liên quan

Để hạch toán hai chi phí này kế toán sử dụng hai TK 641 "Chi phí Bánhàng" và TK 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" Trong kỳ hạch toán, các

khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh sẽ ợc ghi vào bên Nợ TK 641 và TK 642 Cuối kỳ kế toán kết chuyển hai chi phínày vào bên Nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

đ-2 Kế toán xác định kết quả bán hàng

Trong nền kinh tế thị trờng, mục đích kinh doanh của các doanh nghiệpchính là lợi nhuận Lợi nhuận là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh hiệuquả hoạt động kinh doanh trong kỳ Trong doanh nghiệp thơng mại kết quảhoạt động kinh doanh là kết quả bán hàng Lợi nhuận bán hàng và phầnchênh lệch giữa doanh thu bán hàng và các khoản chi phí kinh doanh và thuếtrong khâu bán hàng.

Lãihoặc lỗ =

Doanh thu

-Trị giá vốn

hàng bán - Chi phí bán hàng và chi phíquản lý doanh nghiệp

Trong đó:

Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừĐể xác định kết quả bán hàng kế toán sử dụng TK 911 Xác định kết“

quả bán hàng và một số tài khoản liên quan khác nh” TK 641 Chi phí bán“

hàng , TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp , TK 421 Lãi ch”“”“ a phân phối ”* Nội dung và phơng pháp kế toán kết quả kinh doanh nh sau:

- Cuối kỳ kinh doanh kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng hoá:Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng

Có TK 911 – Xác định kết quả bán hàng- Kết chuyển trị giá vốn hàng bán đã tiêu thụ

Nợ TK 911 – Xác định kết quả bán hàngCó TK 632 – Giá vốn hàng bán- Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 156 (1562) – Chi phí thu mua hàng hoá

- Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 – Xác định kết quả bán hàng

+ Nếu lỗ, kế toán ghiNợ TK 421

Có TK 911IV-Hình thức sổ kế toán

Hình thức sổ kế toán là hình thức sổ sách kế toán để chỉnh lý tổng hợpvà ghi chép hệ thống hoá số liệu kế toán từ các chứng từ gốc cung cấp nhữngchỉ tiêu cần thiết để lập báo cáo tài chính theo trình tự và phơng pháp nhấtđịnh Chế độ sổ sách đợc ban hành theo quyết định số 114/TC/CĐKT ngày11/01/1995 của Bộ Tài chính quy định rõ hệ thống sổ kế toán đối với từng hìnhthức cụ thể cũng nh các quy định liên quan nh mở sổ sách, ghi sổ, quản lý.

Trong doanh nghiệp thơng mại áp dụng các hình thức sau:Hình thức nhật ký chung

Hình thức nhật ký sổ cáiHình thức chứng từ ghi sổHình thức nhật ký chứng từ

* Nguyên tắc đặc trng cơ bản

+ Hình thức kế toán nhật ký chung

Đặc trng cơ bản của Hình thức nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kếtoán tài chính phát sinh đều phải ghi vào nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật kýchung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ

đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệph vụphát sinh.

+ Hình thức nhật ký sổ cái

Đặc trng cơ bản: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chéptheo trình tự thời gian nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổnghợp duy nhất là nhật ký sổ cái, là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từgốc.

+ Hình thức chứng từ ghi sổ

Đặc trng cơ bản: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổđăng ký chứng từ ghi sổ: ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từ chứng từ gốc hoặc bảngtổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế.

Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm(theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và các chứng từ gốc đính kèm,phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán.

+ Hình thức nhật ký chứng từ

Là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tếphát sinh theo vế có của taì khoản Một nhật ký chứng từ có thể mở cho một tàikhoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết vớinhau.

Căn cứ để ghi chép các nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc, số liệucủa số kế toán chi tiết, bảng kê và bảng phân bổ số 2.

Nhật ký chứng từ phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sốnhâth ký chứng từ cũ và mở nhật ký chứng từ mới cho tháng sau Mỗi lần khoásổ cũ, mỗi sổ mới phải chuyển toàn bộ số d cần thiết từ nhật ký chứng từ cũsang nhật ký chứng từ mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản.

Phần II

Thực tế tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bánhàng ở Công ty Thiết bị Phụ tùng xăng dầu

I Tình hình đặc điểm chung của Công ty Thiết bị Phụ tùng xăng dầu

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty thiết bị phụ tùng vàxăng dầu

Tổng công ty Máy và phụ tùng là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộcBộ thơng mại đợc thành lập ngày 03/03/1956 với chức năng lên đơn hàng vàký kết các hợp đồng ngoại thơng thực hiện các nghị định mậu dịch giữa nớc tavới các nớc XHCN theo chỉ đạo của Bộ ngoại thơng và Uỷ ban kế hoạch nhànớc, sau này là một trong Tổng công ty 90 của Nhà nớc.

Năm 1960, trớc tình hình lực lợng hàng hoá nhập khẩu chủ yếu từ vaynợ, viện trợ ngày càng lớn, đặc biệt là khối lợng máy móc thiết bị, tăng nhanh,đồng thời phải tổ chức thực hiện tốt chính sách phân bổ nguồn lực bên ngoàitheo đúng phơng hớng chỉ đạo của nhà nớc, Tổng công ty Thiết bị phụ tùng -dới sự điều hành của Tổng cục vật t đợc thành lập, với chức năng tập hợp nhucầu của các nghành sản xuất công nghiệp trong nớc, Tổng công ty lên đơnhàng nội chuyển qua Tổng công ty xuất nhập khẩu máy để lên đơn hàngngoại, ký kết hợp đồng đa hàng về nớc.

Tổng công ty thiết bị phụ tùng đã trở thành khách hàng lớn nhất củaTổng công ty xuất nhập khẩu máy Quan hệ hợp tác giữa hai đơn vị ngày càngtăng cờng, tạo ra dây truyền khép kín giữa hai Tổng công ty, phân phối trongcơ chế kế hoạch hoá của nhà nớc.

Theo quyết định số 163/TMDL-TCCB năm 1992 của Bộ Thơng mại vàdu lịch, hai Tổng công ty đợc hợp nhất lại thành Tổng công ty máy và phụtùng Đây chính là sự tiếp nối quá trình hình thành và phát triển chung của haiTổng công ty.

Tổng công ty Máy và Phụ tùng đợc thủ tớng chính phủ quyết định thànhlập lại theo quyết định số 225/TTG ngày 17/4/1995 cho phù hợp với tình hìnhmới Từ khi ra đời đến nay Tổng công ty đã có những thay đổi lớn về chất vàphát triển thành công qua các giai đoạn lịch sử của đất nớc từ thời kỳ xây dựnghoà bình trong chiến tranh bảo vệ Tổ quốc đến giai đoạn chuyển đổi sang kinhtế thị trờng hiện nay.

Công ty có trụ sở tại số 4 Trần Hng Đạo – Quận Hoàn Kiếm – Thànhphố Hà Nội Công ty có t cách pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng.

Công ty hoạt động theo điều lệ tổ chức do hội đồng quản trị của Tổngcông ty ký duyệt và đăng ký kinh doanh, giấy phép xuất nhập khẩu do nhà n-ớc cấp.

Năm 1999 Công ty đổi tên thành Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu Chức năng và nhiệm vụ :

- Kinh doanh tất cả máy móc, thiết bị phục vụ cho nhu cầu nền kinh tếquốc dân.

- Kinh doanh tất cả các loại phơng tiện vận tải các loại phụ tùng thaythế.

- Kinh doanh xăng, dầu nhớt.

- Xuất nhập khẩu uỷ thác cho mọi nhu cầu trong nớc.- T vấn thơng mại và đầu t liên doanh liên kết.

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Theo cơ cấu tổ chức trên, Ban giám đốc là ngời chỉ đạo trực tiếp của cácphòng ban Các bộ phận phòng ban có chức năng hỗ trợ giúp giám đốc Môhình này rất phù hợp với Công ty, mọi thông tin đợc phản hồi giữa ban giámđốc và các phòng ban một cách nhanh chóng và chính xác.

Giám đốc: Do chủ tịch hội đồng quản trị quyết định bổ nhiệm là ngời điều hànhtrực tiếp các phòng ban và là ngời có quyền điều hành cao nhất tại Công ty.

Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch thực hiện và quản lý kinh doanh nghiên cứu

nắm bắt thị trờng để có biện pháp phơng thức kinh doanh phù hợp nhằm đạthiệu quả cao ngoài ra phòng kinh doanh còn tham gia lập các kế hoạch khác

Phòng Tổ chức hành chính: xây dựng và quản lý mô hình tổ chức, kế hoạch

lao dộng tiền lơng, tham mu cho Giám đốc về công tác tổ chức, bố trí xắp xếpcơ cấu cán bộ phù hợp với bộ máy quản lý của Công ty, giải quyết chế độ cho

ngời lao động …

Phòng Tài chính kế toán: có nhiệm vụ thực hiện tốt chức năng quản lý tài sản,

tiền vốn kế toán thống kê toàn bộ các khoản thu chi của Công ty Thực hiệnccác chức năng và chế độ tài chính do Nhà nớc và cơ quan cấp trên quy định.

Ban giám đốc

Văn phòng

Nhân sự: Toàn Công ty có 31 cán bộ công nhân viên trong đó số ngời lớn tuổi

chiếm ột tỷ lệ lớn (độ tuổi trên 40 chiếm tới 63%) Lớp trẻ trong Công ty đangdần khẳng định mình trở thành lực lợng chủ chốt trong tơng lai.

Năng lực tài chính và cơ sở vật chất:

Công ty có vốn cố định là 189 triệu đồng, vốn lu động là 389 triệu đồng,cơ sở vật chất kỹ thuật chủ yếu là cửa hàng, nhà xởng xây dựng từ những năm1965 đã đợc đầu t cải tạo sửa chữa và nâng cấp Trong đó, diện tích nhà xởnglà 1.500m2, diện tích nhà làm việc là 1.000m2 bao gồm văn phòng phục vụkinh doanh và nhà làm việc.

3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty Thiết bị Phụ tùng và Xăngdầu

Công ty thiết bị phụ tùng xăng dầu là một đơn vị kinh doanh đợc Tổngcông ty Máy và phụ tùng – Bộ Thơng Mại quan tâm, do đó cơ sở vật chất kỹthuật phục vụ kinh doanh tốt.

Để đạt đợc một kết quả kinh doanh khả quan trong nền kinh tế thị trờng Ngoàinhiêm vụ kinh doanh máy móc, thiết bị , phụ tùng… Công ty còn mở rộng kinhdoanh các dịch vụ khác Với phơng châm phát triển cơ sở vật chất, Công ty đãcho thuê nhà bớc đầu khai thác có hiệu quả Công ty đã xắp xếp công tác kinhdoanh theo một trình tự hợp lý, gồm các bớc sau:

- Nghiên cứu thị trờng

- Đàm phán thoả thuận mua bán và ký hợp đồng thực hiện mua bán vớicác khách hàng trong và ngoài nớc

- Vận chuyển giao hàng, thanh toán tiền hàng- Hạch toán các nghiệp vụ

- Thanh lý Hợp đồng

Từ khi bắt đầu kinh doanh (7/10/1997) đến nay, Công ty thiết bị phụtùng xăng dầu ngày càng phát triển, mở rộng quy mô kinh doanh đặc biệt trênthị trờng xuất nhập khẩu Đồng thời góp phần không nhỏ trong việc phát triểnkinh tế đất nớc Để ổn định và phát triển kinh doanh trong nền kinh tế mới,lãnh đạo Công ty đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo, điều hành cácphòng ban theo dõi, cung cấp đầy đủ, chính xác về tình hình cung cầu, giá cảtrên thị trờng, cũng nh tình hình tài chính của Công ty để lãnh đạo Công ty đara những quyết định kinh doanh đúng đắn mang lại lợi nhuận cho Công ty vàđảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.

Mặt hàng kinh doanh chủ yếu là máy móc, thiết bị, phụ tùng Đây là mặthàng có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, mẫu mã khác nhau Mỗi loại đềucó những đặc điểm riêng nhng đều đợc sản xuất để phục vụ cho nhu cầu laođộng và sinh hoạt của con ngời

Trong những năm qua biến động thị trờng của những mặt hàng này rấtphức tạp Tuy nhiên để kinh doanh hiệu quả Công ty đã chú trọng nghiên cứunhu cầu của khách hàng, có nhiều biện pháp khác nhau nhng Công ty đã sửdụng các biện pháp khác nhau Công ty đã sử dụng các biện pháp chủ yếusau:

- Dự toán nhu cầu khách hàng thông qua đơn đặt hàng của khách hàng,thông qua Hội chợ triển lãm tổ chức đăng ký nhu cầu của khách hàng.

- Dự toán nhu cầu bằng nhiều biện pháp cử cán bộ nghiệp vụ tìm hiểunhu cầu các đơn vị khách hàng.

- Phơng pháp phỏng vấn các chuyên gia về kinh doanh các mặt hàngnày của các tổ chức thơng mại khác.

Để cạnh tranh đợc với các tổ chức thơng mại khác trong quá ttrình kinhdoanh Công ty luôn luôn bám sát nhu cầu thực tế của thị trờng, để từ đó tạonguồn hàng và tổ chức kế hoạch bán hàng Công ty luôn tìm ra biện pháp liênhệ chặt chẽ với bạn hàng, đồng thời luôn phải giữ uy tín với bạn hàng, thoảthuận đợc những phơng thức thanh toán phù hợp hai bên cùng có lợi, nên tạođợc nguồn hàng, đảm bảo kế hoạch tiêu thụ và dự trữ.

Qua 5 năm xây dựng và phát triển, Công ty thiết bị phụ tùng và xăngdầu từ một đại lý dịch vụ xăng dầu làm ăn không có hiệu quả đến này Công tyđã đạt doanh thu 70.762.032.348 đồng Điều đó khẳng định sức mạnh vơn lênmạnh mẽ và không ngừng của Công ty, từng bớc khẳng định mình trong nềnkinh tế thị trờng Là một doanh nghiệp liên tục kinh doanh có hiệu quả, bảotoàn và phát triển đợc vốn, nộp ngân sách mỗi năm một tăng, đời sống của ng-ời lao động đợc cải thiện Để hiểu đợc tình hình hoạt động của Công ty ta xemxét kết quả kinh doanh của Công ty mấy năm trở lại đây.

Bảng tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Từ biểu trên ta thấy năm 2000 – 2001 các chỉ tiêu đều tăng chứng tỏhoạt động kinh doanh của Công ty trong năm có hiệu quả Để đạt đợc nhữngmục tiêu quan trọng trong nền kinh tế thi trờng Công ty thiết bị phụ tùng xăngdầu đã tổ chức quản lý có hiệu quả từ khâu mua đến khâu tổ chức tiêu thụ.

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty

4.1.Tổ chức bộ máy kế toán – tái chính

Phòng Kế toán – tài chính của Công ty đã tập hợp những cán bộ, nhânviên cùng với những trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện toàn bộ công tác hạchtoán kế toán của Công ty

Phòng Kế toán – tài chính phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng nh sự vận động tài sảncủa đơn vị, qua đó quản lý chặt chẽ và bảo vệ tài sản của mình nhằm nângcao hiêu quản của việc sử dụng tài sản đó.

- Phải phản ánh đợc đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình kinhdoanh cũng nh kết quả của quá trình kinh doanh đem lại, nhằm kiểm tra việcthực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và có lãi trong việc kinh doanh.

- Phải phản ánh đợc cụ thể từng loại nguồn vốn, từng loại tài sản đểgiám sát việc sử dụng vốn và hiệu quả sử dụng vốn trong kinh doanh Ngoài raphải xác định đợc kết quả lao động của ngời lao động để khuyến khich lợi íchvật chất và tinh thần nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

- Phòng Tài chính kế toán còn cung cấp các thông tin cần thiết để racác quyết định quản lý, đem lại hiệu quả tối u Đối với các khách hàng, cácnhà cung cấp phòng Tài chính kế toán sẽ giúp họ lựa chọn mối quan hệ phùhợp nhất để quyết định các vấn đề đầu t, góp vốn mua hàng hay bán hàng đạthiệu quả cao Đối với Nhà nớc phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ tính toánvà kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc.

Từ những yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh của Công ty, phòngTài chính kế toán của Công ty mỗi ngời có từng nhiệm vụ cụ thể sau:

* Kế toán trởng: Có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán, duyệt các báo cáo, các

tài liệu có liên quan.

* Kế toán TSCĐ và công nợ: theo dõi TSCĐ và công nợ giữa Công ty với Tổng

4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán

Để phù hợp với quy mô kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty, lãnhđạo Công ty và Kế toán trởng đã lựa chon hình thức tổ chức bộ máy kế toántập trung Theo hình thức này Công ty chỉ tổ chức một phòng Tài chính – kếtoán làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinhtế phát sinh và lập báo cáo toàn Công ty.

4.3.Tình hình công tác quản lý hàng hoá ở Công ty

Do đặc điểm kinh doanh của Công ty nên việc tổ chức quản lý hàng hoálà việc làm rất cần thiết Nhận thức đợc vấn đề Công ty đã chú trọng đến côngtác quản lý hàng hoá ngay từ khâu mua vào đến khâu bảo quản, trông coi.Công tác quản lý hàng hoá của Công ty đợc tiến hành cả về mặt hiện vật vàgiá trị hàng hoá mua về đợc quản lý theo dõi từng loại, từng lô vì cùng một loạihàng nhng mỗi lần nhập lại có giá trị khác nhau Để tránh mất mát những chitiết cấu thành nên hàng hóa, chất lợng hàng hoá và để quản lý tốt hàng hoáCông ty đã xây dựng Nội quy, quy chế quy định rõ trách nhiệm cho các phòngban, các bộ phận phối hợp cùng thực hiện nh phòng kinh doanh, phòng tổchức hành chính, phòng tài chính kế toán– kế toán… trong đó phòng tài chính kế toán… trong đó phòng tài chính kế toáncó trách nhiệm kiểm tra giám sát và phản ánh kịp thời cả về số lợng và giá trịhàng hoá trong quá trình nhập – xuất hàng hoá tồn kho, tổ chức công tác ghichép từ khâu hạch toán ban đầu đến khâu xác định kết quản kinh doanh.

4.4.Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty

Hiện nay Công ty đang áp dụng chế dộ kế toán mới ban hành theoquyết định số 1441TC/QD/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trơng Bộ Tài chínhCăn cứ vào tổ chức bộ máy kế toán Công ty và đặc điểm quy mô hoạt độngkinh doanh, Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để tổ chức“”

ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Chứng từ gốc: Phiếu thu, phiếu chi, Phiếu xuất kho, hoá đơn các loại…

- Sổ kế toán tổng hợp: gồm Chứng từ ghi sổ, sổ cái.- Sổ kế toán chi tiết.

Các loại sổ kế toán trên đợc quản lý chặt chẽ theo sự phân công của Kếtoán trởng sho từng nhân viên kế toán có trách nhiệm về những điều ghi trongsổ và việc bảo quản trong suốt thời gian dùng sổ Để phản ánh kịp thời, chínhxác, trung thực, liên tục, có hệ thống và quy củ về hoạt động kinh doanh, tìnhhình sử dụng vốn của Công ty.Các nhân viên kế toán căn cứ vào chứng từ gốc

Kếtoántiền l-

Thủquỹ

để vào sổ Nhân viên nào đợc phân công giữ sổ kế toán nào thì căn cứ vàochứng từ gốc của phần hành đó để ghi vào sổ.

Các mặt hàng kinh doanh của Công ty thờng có số lợng nhiều, giá trịlớn Để đảm bảo quản lý chặt chẽ Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờngxuyên.

Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

(1) (1)

(2)

(3)

(4) (5)(8)

(7)

Ghi hàng ngày: (7)Ghi cuối tháng:

Quân hệ đối chiếu:

II- Thực tế tổ chức kế toán bán hàng ở Công ty Thiết bị Phụ tùng và xăng dầu

1 Tổ chức công tác hạch toán ban đầu

Để quản lý và theo dõi chặt chẽ sự biến động của hàng hoá, mọi nghiệpvụ xuất - nhập kho phải đợc phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác vào cácchứng từ, sổ sách theo mẫu biểu quy định Những chứng từ này là cơ sở pháplý để hạch toán quá trình xuất – nhập kho hàng hoá và để kiểm tra chính xácviệc ghi sổ kế toán, đảm bảo tính hợp lý của chứng từ Nhận thức đợc tầmquan trong của vấn đề này, Công ty Thiết bị Phụ tùng và xăng dầu rất chútrọng đến công tác hạch toán ban đầu Việc tổ chức tốt hạch toán ban đầu đãgiúp Công ty ghi chép, phản ánh đợc kịp thời, đầy đủ và trung thực các số liệukế toán để Giám đốc Công ty có thể điều hành và quản lý các hoạt động kinhtế tài chính của doanh nghiệp có hiệu quả.

* Chứng từ sử dụng

Chứng từ gốc(Bảng tổng hợp chứng từ

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối tàikhoản

Báo cáo kế toán

Sổ (thẻ) hạch toánchi tiếtSổ quỹ

Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chitiết

Công ty sử dụng chứng từ kế toán theo Quyết định số1441/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995, Thông t sửa đổi tháng 3/1998, Thông t số100/1998/TT-BTC ngày 15/7/1998 về hớng dẫn thuế giá trị gia tăng, thuế thunhập doanh nghiệp của Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về xuất kho hànghoá bao gồm:

- Hợp đồng mua bán hàng hoá

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ- Hoá đơn GTGT

- Giấy báo có, bản sao kê của Ngân hàng

- Báo cáo bán hàng và phiếu thu tiền của nhân viên- Các chứng từ khác có liên quan

* Qúa trình lập và luân chuyển chứng từ tại Công ty

- Đối với chứng từ xuất: Công ty sử dụng hoá đơn GTGT làm phiếu xuấtkho do Bộ Tài chính phát hành.

- Trình tự tiến hành nh sau: Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng đếnmua hàng hay đến gia hạn theo hợp đồng đã ký kết, phòng Kinh doanh ký hợpđồng bán hàng hoá Căn cứ vào hợp đồng này nhân viên bán hàng tại phòngKinh doanh viết hoá đơn GTGT theo hai chỉ tiêu số lợng và giá trị Hoá đơnGTGT đợc lập thành 3 liên

+ Liên 1 (liên đen) lu làm gốc, thủ kho dùng để vào thẻ thẻ kho.+ Liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng.

+ Liên 3 (liên xanh) gửi cho phòng Tài chính Kế toán để hạch toán.

Trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ hình thức thanh toán Nếu khách hàng trảtiền ngay thì đợc xác nhận là đã thu tiền còn nếu khách hàng nợ phải ghi rõ đểkế toán theo dõi tình hình công nợ.

Khách hàng cầm liên 2 và liên 3 của hoá đơn GTGT chuyển cho thủ kholàm căn cứ xuất hàng giao cho khách

Từ 1/1/1999 thuế GTGT đợc áp dụng trong các doanh nghiệp thuộc mọithành phần kinh tế trong xã hội việc tính thuế đợc tiến hành ngay trên hoá đơnbán hàng Do vậy việc tính thuế minh bạch, rõ ràng, đơn giản hơn cho kế toánviên, tránh đợc sự ùn tắc trong việc tính thuế vào cuối mỗi kỳ kế toán

Dẫn chứng: ngày 20/12/2001 Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu báncho Công ty cơ khí Đông anh 01 chiếc máy búa hơi với số tiền646.666.667đồng (cha có VAT) Giá vốn là 560.000.000đồng.

Hình thức thanh toán : Mua chịu Mã số thuế : 0100106391

STT Tên hàng hoá dịch vụ

H×nh thøc thanh to¸n : Mua chÞu M· sè thuÕ : 0100106372

2 Kế toán tổng hợp bán hàng.

2.1 Các tài khoản sử dụng để hạch toán quá trình bán hàng

TK 156: Hàng hoá : Dùng để phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tại kho, tạicacá cửa hàng, chi tiết theo từng kho, từng loại từng nhóm, thứ hàng hoá.

TK511: Doanh thu bán hàng: Dùng để phản ánh tổng số doanh thu bánhàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm doanh thu.

TK531:Hàng bán bị trả lại:Phản ánh doanh thu của số hàng hoá đã tiêuthụ nhng bị khách hàng trả lại.

TK532: Giảm giá hàng bán : Dùng để theo dõi toàn bộ các khoản giảmgiá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận.

- TK632: Giá vốn hàng bán : Phản ánh trị giá vốn hàng đã tiêu thụ trongkỳ.

Và các tài khoản các có liên quan.

2.2 Phơng thức bán hàng.

Trong nên kinh tế thị trờng hiện nay các doanh nghiệp phải cạnh tranhnhau rất gay gắt thì công tác tiêu thụ hàng hoá đợc đặt lên vị trí quan tâm hàngđầu Việc tiêu thụ hàng hoá đợc gắn liền với phơng thức bán hàng ở Công tyđã áp dụng phơng thức bán hàng trực tiếp Phơng thức bán hàng trực tiếp làcông ty giao hàng cho khách tại kho của Công ty Khách hàng sau khi ký vàochứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng đợc xác định là đã bán Lúc nàyquyền sở hữu của hàng hoá đợc chuyển qua ngời mua

2.3 Kế toán doanh thu bán hàng.

Quá trình bán hàng là quá trình thực hiện quan hệ trao đổi thông qua cácphơng thức thanh toán để thực hiện giá trị sản phẩm hàng hoá Trong đóCông ty chuyển giao hàng hoá cho khách hàng còn khách hàng phải trả chodoanh nghiệp khoản tiền tơng ứng với giá bán của hàng hoá đó theo giá quyđịnh hoặc thoả thuận Thời điểm xác định doanh thu bán hàng sẽ tuỳ theo ph-ơng thức bán hàng và phơng thức thanh toán tiền hàng.

Doanh thu bán hàng là tổng trị giá thực hiện do hoạt động sản xuất kinhdoanh tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ cho khách hàngyêu cầu của công tác quản lý và hạch toán doanh thu bán hàng là phải theodõi và xác định đợc doanh thu bán hàng trong kỳ có chi tiết với từng hoá đơnbán hàng.

Để đẩy nhanh việc tiêu thụ hàng hoá thực hiện việc khoán doanh thu tốithiểu cho các phòng kinh doanh Doanh thu bán hàng của Công ty là doanhthu bán hàng do các phòng kinh doanh thực hiện Nhân viên kế toán đợcphân công nghiệp vụ kế toán bán hàng theo dõi trên tài khoản 511 Doanh“

thu ban hàng tức là theo dõi về số doanh thu của khối l” ợng hàng hoá đợcxác định là tiêu thụ (ngời mua đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán) Giá bán

đợc hạch toán là giá bán thực tế tức là số tiền ghi trên hoá đơn hay hợp đồngmua bán hàng hoá (giá thực tế đích danh)

Doanh thu bán hàng hoá chủyêú là các máy móc, thiết bị doanh số thuđợc trong quý IV năm 2001 là 20.750/269.370đ

2.4 Kế toán theo dõi thanh toán với ngời mua.

Trong quá trình tổ chức tiêu thụ hàng hoá có sự kết hợp chặt chẽ, nhịpnhàng, ăn khớp tạo điều kiện thuận lợ cho khách hàng làm thủ tục nhận hàngvới thời gian nhanh nhất áp dụng phơng thức thanh toán thích hợp với điềukiện của từng khách hàng, công ty đã kết hợp nhiều hình thức thanh toán nh:

- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, ngân phiếu hoặc séc đối với nhữngkhách hàng mua ít, không mua hàng thờng xuyên hoặc những khách hàng đápứng đợc yêu cầu thanh toán trực tiếp Với phơng thức này đảm bảo thu đợcvốn nhanh và tránh tình trạng chiếm dụng vốn.

- Ngời mua ứng trớc tiền hàng áp dụng đối với khách hàng có nhu cầu đặtmua theo yêu cầu, mua một lúc với số lợng lớn mà Công ty cha thể đáp ứng đ-ợc ngay.

- Thanh toán chậm áp dụng đối với khách hàng có quan hệ thanh toán ờng xuyên, sòng phẳng và có uy tín với Công ty Trong trờng hợp này Công tythờng bị chiếm vốn nhng bù lại khách hàng phải chịu lãi xuất do việc trả chậm.

th-Thực tế ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu việc theo dõi thanh toánvới khách hàng đợc thực hiện trên sổ TK 131 Sổ này đợc mở cho cả năm vàtheo từng quý Cơ sở để ghi sổ là các hoá đơn bán hàng, các giấy nhận nợ vàác chứng từ liên quan, sổ này theo dõi chi tiết cho từng ngời mua.

Ví dụ: Trong quý IV/2001 Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu mở chi tiết TK131 với khách hàng là Công ty TNHH Khuê minh.

3 Kế toán thuế và các khoản giảm trừ

3.1.Kế toán thuế

Hiện nay tại Công ty việc tính thuế GTGT đợc áp dụng theo phơng thứckhấu trừ Công ty luôn xác định đợc trách nhiệm của mình là phải tính toánchính xác và nộp đầy đủ kịp thời, đảm bảo nguồn thu cho NSNN

Theo luật thuế GTGT đối với doanh nghiệp thuộc diện nộp thuế GTGTtheo phơng pháp khấu trừ nh Công ty thì phần thuế phải nộp đựoc tách riêngkhông tính vào doanh thu bán hàng và đợc theo dõi trên bàng kê thuế đầu ra.Cuối tháng tổng hợp thuế GTGT đầu vào để khấu trừ với đầu ra đợc phần thuếphải nộp cho Nhà nớc Căn cứ để lập tờ khai là bảng kê thuế đầu vào và bảngkê thuế đầu ra, sổ theo dõi tình hình nộp thuế.

Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - thuế GTGT đầu vào

Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế của hàng hoádịch vụ chịu thuế bán ra x Thuế suất thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ đóMua vào

Thuế GTGT

Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơnGTGT mua hàng hoá, dịch vụ

Tờ khai thuế giá trị gia tăngTên cơ sở: Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu

Địa chỉ: Số 4 Trần Hng Đạo – Quận Hoàn kiếm – Hà Nội

1 Hàng hoá dịch vụ bán ra

2 Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGTa Hàng hoá xuất khẩu thuế suấtb Hàng hoá dịch vụ thuế suất 5%c Hàng hoá dịch vụ thuế suất 10%d Hàng hoá dịch vụ thuế suất 20%3 Hàng hoá dịch vụ mua vào

4 Thuế GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào5 Thuế GTGT đợc khấu trừ

6 Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc đợc thoái(-) trong kỳ (tiền thuế 2-5)7 Thuế GTGT kỳ trớc chuyển qua

8 Thuế GTGT đã nộp trong tháng9 Thuế GTGT đợc hoàn trong tháng10 Thuế GTGT phải nộp trong tháng

Số tiền thuế phải nộp (ghi bằng chữ):

Trên tờ khai xác định rõ doanh thu (cha có thuế GTGT) và thuế GTGTcủa hàng hoá, dịch vụ mua vào, hoặc bán ra, số thuế GTGT phải nộp hoặc đ-ợc hoàn trả trong tháng.

- Khi xác định thuế GTGT phải nộp, kế toán căn cứ thuế GTGT đầu vàovà đầu ra tính khấu trừ.

- Nếu thuế GTGT đầu ra lớn hơn hoặc bằng thuế GTGT đầu vào, kếtoán khấu trừ thuế đầu vào ghi:

Nợ TK3331

Có TK1331Số chênh lệch khi nộp ghi:

3.2 Các khoản giảm trừ doanh thu

Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá diễn ra ở Công ty khá tốt nên trongnăm không thấy xảy ra hiện tợng hàng bán bị trả lại.

Các khoản giảm trừ ở Công ty:+ Chiết khấu hàng hoá+ Giảm giá hàng bán+ Hàng bán bị trả lại

+ Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu

- Đối với hàng hoá bị trả lại, kế toán sử dụng TK 531:

+ Xác định doanh số hàng bán bị trả lại và việc xoá nợ cho khách hoặc thanh toán tiền cho khách.

+ Nếu hàng bị trả lại ở kỳ sau, ngoài hai bút toán trên kế toán phải ghi thêm bút toán xoá giá trị vốn của hàng bị trả lại:

Nợ TK 632

Có TK 911

- Đối với khoản giảm giá hàng bán, kế toán sử dụng TK 532 khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng cho ngời mua về số lợng hàng để bán đ đã ợc chấp thuận.

+ Nếu khách hàng đ thanh toán tiền mua hàng, doanh nghiệp ã

thanh toán cho khách hàng khoản giảm giá, kế toán ghi:Nợ TK 532

bán ”

4.2.Kế toán chi phí bán hàng

Để thực hiện quá trình tiêu thụ hàng hoá các doanh nghiệp phải chi ra các khoản chi phí nhất định gọi là chi phí bán hàng Nhiệm vụ của kế toán là phải theo dõi hạch toán đầy đủ tất cả các khoản chi phí có liên quan đến quá trình tiêu thụ.

Chi phí bằng tiền mặt bao gồm chi phí bằng tiền gửi ngân hàng, tiền mặtphục vụ qua trình vận chuyển hàng hoá, chi phí dịch vụ mua ngoài.

4.3.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản sau:

- Chi phí tiền lơng, BHXH của nhân viên quản lý.

- Chi phí khấu hao, nhà cửa, máy móc thiết bị phục vụ cho công tác quản lý trong toàn doanh nghiệp.

- Các khoản chi phí bằng tiền khác

Chi phí quản lý doanh nghiệp đợc tập hợp trên TK 642 Đến cuối kỳ đợc kết chuyển sang TK 991 – xác định kết quả kinh doanh.

Cuối tháng nếu số lợng hàng tồn kho lớn, đồng thời chi phí phát sinh trong ký nhiều, kế toán tiến hành phân bổ chi phí cho hàng tồn kho cuối kỳ và hàng hoá bán ra theo công thức sau:

Chi phí phân bổcho hàng tồn

cuối kỳ

+ Trị giá hàng xuấttrong kỳ

cuối kỳ

CFBH phân bổhàng bán ra =

CFBH phân bổ cho

hàng tồn kho đầu kỳ + CFBH phátsinh trong kỳ - CFPB cho hàngtồn kho cuối kỳ

Chi phí phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ đợc kết chuyển sang TK 142,kế toán ghi:

Nợ TK142

Có TK641, 642

Nh vậy, tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ởCông ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu nh hiện nay đã đáp ứng đợc yêu cầuquản lý của doanh nghiệp và từ đó có thể tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệutrên các sổ kế toán.

Căn cứ vào các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệpphát sinh trong kỳ kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ cuối kỳ kết chuyến sang“”

TK911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ:Nợ TK911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK641 – Chi phí bán hàng

Có TK642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

5 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty thiết bị phụ tùng và xăngdầu

Mục đích kinh doanh của Công ty trong nền kinh tế thị trờng quan tâmnhất là kết quả kinh doanh và làm sao bán đợc càng nhiều hàng càng tốt.Nhiệm vụ của kế toán là phải tính toán, theo dõi, ghi chép đầy đủ các nghiệpvụ phát sinh để trên cơ sở đó xác định kết quả kinh doanh chính xác, kịp thời.

Kết quả kinh doanh của Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu chủ yếulà do bán hàng, việc xác định kết quả kinh doanh đợc tiến hành vào cuối mỗiquý và là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần so với trị giá vốn, các chi phí,đựoc tính theo công thức sau:

Lãi trớc

thuế = Tổng doanh thu thuần - Tổng giá vốn hàng bán - CF bánhàng - CF quản lý doanh nghiệp

Để phản ánh kết quả kinh doanh kế toán sử dụng TK911 Xác định kết “

quả kinh doanh , TK421 Lãi ch”“ a phân phối ”

Sau đây là sơ đồ hạch toán kết quả kinh doanh của Công ty thiết bị phụ tùng và xăng dầu:

TK156 TK632 TK911 TK511 TK131,111 Doanh thu

Trị giá vốn Hàng hoá

K/c trị giá K/c doanh thuVốn hàng bán

K/c CF bán háng Chênh lệch Tỷ giá