Công tác kế toán NVL tại công ty vật tư kĩ thuật xi măng

Công tác kế toán NVL tại công ty vật tư kĩ thuật xi măng

Lời nói đầu

Hiện nay trong nền điều kiện kinh tế thị trờng, các đơn vị sản xuất kinh doanh muốn sản xuất ngày càng phát triển thì một trong các biện pháp quan trọng là phải quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất

Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp Chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hởng đến giá thành sản phẩm, ảnh hởng đến thu nhập của doanh nghiệp Từ đó, các doanh nghiệp luôn quan tâm đến việc chi phí tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất trên cơ sở đảm bảo chất lợng sản phẩm.

Vì vậy kế toán nói chung và phần hành kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công cụ quan trọng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý nguyên vật liệu Hạch toán đầy đủ, chính xác nguyên vật liệu dựa vào sản xuất là yếu tố quan trọng giúp cho công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành đợc chính xác Đồng thời là căn cứ để đề ra các biện pháp giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ thấp giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong Công ty vật t kỹ thuật xi măng với đặc thù là một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nên nguyên vật liệu mua về không tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm Nhng các chi phí về nguyên vật liệu cũng ảnh hởng đến giá thành sản xuất Vì vậy công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp cũng đợc cải tiến và hoàn thiện.

Sau một thời gian đi thực tập tại Công ty vật t kỹ thuật xi măng, em nhận thấy công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán Với sự giúp đỡ của thầy giáo Lơng Trọng Yêm cùng các bác, các cô, các chú trong công ty với những lý luận trong thực tế và bẵng những kiến thức của mình trong quá trình học tập rèn luyện Em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài:

"Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty vật t kỹ thuật xi măng".

Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài viết này đợc chia thành ba phần nh sau:

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

Phần II: Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty vật t kỹ thuật xi măng.

Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật

liệu tại Công ty vật t kỹ thuật xi măng

Phần I

Những vấn đề lý luận cơ bản

trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất

trong doanh nghiệp sản xuất.1.Khái niêm, vai trò của nguyên vật liệu.

Vật liệu là những đối tợng lao động thể hiện dới dạng vật hoá Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

2.Đặc điểm của vật liệu.

- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

- Việc tổ chức bến bãi, kho tàng phải đợc thực hiện tốt để độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh h hỏng, mất mát hao hụt Đảm bảo là một trong những yêu cầu quản lý đối với vật liệu.

- Sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức và dự toán chi phí.

- Trong khâu dự trữ, đòi hỏi phải xác định đợc mức dự trữ tối đa và tối thiểu.

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu sử dụng ở mọi khâu từ khâu mua, bảo quản tới khâu sử dụng và dự trữ

3.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.

Vật liệu là một trong những tài sản lu động của doanh nghiệp đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp Do đó yêu cầu quản lý chúng thể hiện ở một số điểm sau:

- Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ những thông tin tổng hợp vật liệu cũng nhtừng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị về tình hình nhập, xuất, tồn kho.

- Từng kho, từng ngời bảo quản đảm bảo an toàn cho vật t Phát hiện ngăn ngừa những vi phạm làm thất thoát vật t, tài sản.

- Cần phải quản lý vật liệu cho sản xuất kinh doanh theo từng đối tợng sử dụng nh: từng loại sản phẩm, từng đơn vị, từng bộ phận sử dụng theo từng đối tợng tập hợp chi phí để phục vụ cho tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.

- Ngoài ra, doanh nghiệp có thể quản lý định mức dự trữ, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật t, ảnh hởng đến tình hình tài chính hoặc tiến độ sản xuất kinh doanh.

II Nhiệm vụ và nội dung của công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

1.Nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu.

- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và của doanh nghiệp.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành.

- Tiến hành việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh.

- Nguyên vật liệu phụ: là khi tham vào quá trình sản xuất thì nó kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng để góp phần nâng cao chất lợng sản phẩm, mẫu mã phong phú

- Nhiên liệu: là những thứ tạo ra nhiệt năng nh: than đá, củi, dầu Nhiên liệu đợc sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phơng tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Bao bì đóng gói: là những thứ vật liệu dùng để đóng gói những sản phẩm đã làm ra.

- Phụ tùng thay thế: là phụ tùng thay thế một số bộ phận của dụng cụ, máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải và tài sản cố định

- Phế liệu: là những thứ loại ra trong quá trình sản xuất, có thể sử dụng lại hoặc bán ra ngoài Phế liệu còn có thể thu hồi đợc khi thanh lý tài sản cố định hay công cụ dụng cụ khi có sản phẩm hỏng không thể thay thế đợc.

3.Nội dung của công tác kế toán nguyên vật liệu.

3.1 Cách tính giá thành thực tế vật liệu.

a) Giá thành thực tế nhập kho.

- Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thành thực tế là giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc rỡ, bảo quản, phân loại ) từ khi mua về đến kho của doanh nghiệp.

- Đối với nguyên vật liệu, công cụ thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế là giá vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí vận chuyển và số tiền phải trả cho bên nhận gia công chế biến.

- Đối với nguyên vật liệu tự chế thì giá thực tế là giá xuất kho cộng với các chi phí về chế biến.

- Đối với nguyên vật liệu đơn vị khác góp vốn liên doanh thì giá thực tế vật liệu là giá do hội đồng liên doanh quyết định.

b) Giá thực tế xuất kho

Để tính giá thực tế xuất kho kế toán áp dụng các phơng pháp sau:

Phớng pháp Giá thực tế bình quân gia quyền:

=

Phơng pháp Giá thực tế nhập trớc xuất trớc:

Theo phơng pháp này ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập Sau đó, căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá nhập trớc xuất trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc, số còn lại đợc tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau Nh vậy, giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu thuộc lần mua sau cùng.

Phơng pháp Giá thực tế nhập sau xuất trớc:

Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập Nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối, sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho Nh vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ.

= n x =

3.2 Tài khoản sử dụng, nội dung và kết cấu.

Kế toán sử dụng TK 152: hạch toán nguyên vật liệu.

Bên Nợ TK 152:

- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, gia công, nhận góp hoặc đợc cấp.

- Trị giá nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê.

- Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ( Nếu áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ).

Bên Có TK 152:

- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài

- Trị giá nguyên vật liệu trả lại ngời bán hoặc giảm giá.- Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê.

- Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ( Nếu áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ).

D Nợ TK 152: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ.

3.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, các doanh nghiệp còn có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:

- Phiếu xuất vật t hạn mức: Mẫu 04- VT.- Biên bản kiểm nghiệm vật t: Mẫu 05- VT.- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ: Mẫu 07- VT.

b) Ph ơng pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.

Hiện nay trong công ty, việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán công ty có thể thực hiện theo ba phơng pháp:

- Phơng pháp ghi thẻ song song.

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.- Phơng pháp sổ số d.

Mỗi phơng pháp hạch toán đều có u, nhợc điểm riêng trong việc ghi chép, phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán trong việc phát huy vai trò trong công tác quản lý vật liệu.

- ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và ghi theo chỉ tiêu số lợng.

Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu, thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, tiến hành nhập xuất kho vật liệu, ghi số lợng thực tế vật liệu nhập xuất kho vào chứng từ.

Phân loại chứng từ: cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng từ nhập xuất vật liệu ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.

- ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng thẻ kho hay ghi sổ chi tiết vật liệu ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số l-ợng và giá trị.

+ Khi nhận đợc chứng từ nhập xuất vật liệu do thủ kho chuyển đến, kế toán thực hiện kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ Sau đó tiến hành ghi thẻ hoặc ghi sổ chi tiết vật liệu, tính ra số tồn kho cuối ngày và ghi ngay vào thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu.

+ Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho nhằm quản lý vật liệu chặt chẽ hơn Mặt khác, kế toán chi tiết vật liệu phải tổng hợp số liệu từ các thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu để lập bảng kê nhập xuất tồn kho vật liệu theo từng nhóm, từng loại để có số liệu đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu.

Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1 : Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song:

Chú thích:

Ghi hàng ngày.Ghi cuối tháng.Kiểm tra đối chiếu.

+Ưu điểm: Ghi sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ sự biến động về số liệu hiện có của từng thứ vật liệu theo số lợng và giá trị.

+Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế về chức năng kiểm tra của kế toán.

Phơng pháp ghi thẻ song song thích hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lợng các chủng loại nhập xuất ít, không thờng xuyên, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

- ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn vật liệu giống nh phơng pháp ghi thẻ song song.

- ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh tổng hợp số vật liệu luân chuyển trong tháng, tổng hợp số nhập, tổng hợp số xuất trong tháng và số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị.

+ Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở dùng cho cả năm theo từng thứ vật liệu, Thẻ kho

Chứng từ nhập

Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật

Chứng từ xuất

Bảng kê tổng hợp nhập -

xuất - tồn

+ Số liệu để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển là các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên.

+ Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp Nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp

sổ đối chiếu luân chuyển

Chú thích:

Ghi hàng ngày.Ghi cuối tháng.Kiểm tra đối chiếu.

- Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.

- Nhợc điểm: Công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc đối chiếu kiểm tra số liệu giữa kho và phòng kế toán không tiến hành đợc do trong tháng kế toán không tiến hành ghi sổ, việc ghi sổ của kế toán vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng.

Phơng pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ xuất nhập không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu Do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất trong ngày.

Bảng kê

- ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu về mặt số lợng Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã đợc tính trên thẻ kho (số lợng) vào sổ số d trên cột số lợng.

- ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho và dùng cho cả năm để ghi chép số tồn kho của từng nhóm, từng loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị Trớc hết căn cứ vào các chứng từ nhập xuất, kế toán lập bảng kê nhập xuất để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ.

+ Từ các bảng kê nhập xuất, kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất Rồi từ các bảng kê này lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu theo từng nhóm từng loại và theo chỉ tiêu giá trị.

+ Cuối tháng khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số d tồn kho về số lợng mà thủ kho đã ghi ở sổ số d để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn và số liệu của kế toán tổng hợp.Nội dung, trình tự hạch toán của phơng pháp sổ số d đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d.

Chú thích:

Ghi hàng ngày.Ghi cuối tháng.Kiểm tra đối chiếu.

- Ưu điểm: Giảm bớt khối lợng sổ kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng.

- Nhợc điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị, nên qua số liệu kế toán không thể biết đợc số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho Ngoài ra, việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ gặp khó khăn.

Phơng pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu, xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, yêu cầu về trình độ của cán bộ kế toán cao.

c Sổ sách kế toán:

Để kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ( thẻ) kế toán chi tiết sau:

+ Sổ(Thẻ) kho.Chứng từ

Bảng kê nhập

Bảng luỹ kế nhập

Thẻ kho

Sổ số dư

Bảng kê tổng hợp nhập xuất

tồn vật liệu

Chứng từ xuất

Bảng kê xuất

Bảng luỹ kế xuất

+ Sổ(Thẻ) kế toán chi tiết vật liệu.+ Sổ đối chiếu luân chuyển.

+ Sổ số d.

4.Kế toán tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu.

4.1 Sơ đồ kế toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

4.2 Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152

Giá trị vật liệu Giá trị vật liệu

tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ.

Đánh giá tăng vật liệu Đánh giá giảm vật liệu.

5.Vật liệu ở Công ty vật t kỹ thuật xi măng và yêu cầu quản lý.

- Công ty vật t kỹ thuật xi măng là một trong những thành viên thuộc Tổng Công Ty Xi Măng Việt Nam., với sản phẩm xi măng mang tính chất cung cấp, phục vụ nhu cầu của toàn xã hội

- Có t cách pháp nhân và hạch toán kinh tế nội bộ trong sự phân cấp của Tổng công ty xi măng

- Công ty vật t kỹ thuật xi măng là nơi tập thể lao động thực hiện quyền làm chủ của mình trong quản lý công ty Thực hiện và kiểm tra thực hiện các chủ trơng chính sách kinh tế của Đảng và Nhà Nớc Vì vậy chúng ta cần quản lý chặt chẽ, hợp lý tránh gây ra tình trạng cung cấp chỗ thừa, chỗ thiếu.

Từ những vấn đề lý luận cơ bản trong công tác hạch toán kế toán về vật liệu trong Công ty.Từ sự khác biệt trong cách hạch toán ở mỗi doanh nghiệp, do đặc thù riêng của từng ngành Nên em đã chọn đề tài: "Hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở Công ty vật t kỹ thuật xi măng ", và đây là nội dung của phần II.

Công ty đã có một quá trình hình thành và phát triển nh sau:

Ngày 12/02/1993 Bộ Xây Dựng ra quyết định số 023A thành lập xí nghiệp vật t kỹ thuật xi măng thuộc Liên hiệp các xí nghiệp ( nay là Tổng Công ty xi măng Việt Nam) với nhiệm vụ kinh doanh xi măng và các vật liêu xây dựng khác

Ngày 30/09/1993, theo quyệt định số 455 của Bộ Xây Dựng Xí nghiệp vật t kỹ thuật đổi tên thành công ty Vật t- Kỹ thuật xi măng và có một số nhiệm vụ trong giai đoạn này:

_ Tổ chức kinh doanh bán lẻ xi măng cho các công ty xi măng trực thuộc tổng công ty xi măng Việt Nam;

_ Làm lực lợng dự bị tăng cờng cung ứng xi măng khi cần thiết;

_ Làm đầu nối để tham gia liên doanh, liên kết với các địa phơng, các ngành xây dựng theo chủ trơng của công ty;

Thực hiện mở rộng quyền tự do kinh doanh của công ty và cải thiện công tác tiêu thụ xi măng ở địa bàn Hà Nội.

Ngày 10/07/1995, Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị Tổng Công Ty xi măng Việt Nam ra quyết định số 833 làm cơ sở pháp lý cho việc tiếp nhận và quản lý các chức

năng, nhiệm vụ ,tài sản,lực lợng cán bộ công nhân viên của chi nhánh xi măng Hoàng Thạch và chi nhánh xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội.

Ngày 01/06/1998 Tổng công ty tiếp tục tạo điều kiện cho công ty trong việc chủ động khai thác nguồn hàng và chủ động hơn trong kinh doanh thông qua việc cho phép Công ty Vật t- Kỹ thuật xi măng chuyển từ phơng thức kinh doanh tổng đại lý sang phơng thức mua đứt bán đoạn và vì vậy hoạt động của công ty đợc mở rộng từ phía nam sông Hồng, Hà Nội đến Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu

2 Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp.

2.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh

Công ty gồm có 6 chi nhánh.

- Chi nhánh Công ty Vật t Kỹ Thuật Xi măng tại Hà Tây.- Chi nhánh Công ty Vật t Kỹ Thuật Xi măng tại Hoà Bình.- Chi nhánh Công ty Vật t Kỹ Thuật Xi măng tại Lào Cai - Chi nhánh Công ty Vật t Kỹ Thuật Xi măng tại Thái Nguyên.- Chi nhánh Công ty Vật t Kỹ Thuật Xi măng tại Phú Thọ.- Chi nhánh Công ty Vật t Kỹ Thuật Xi măng tại Vĩnh Phúc- Xí nghiệp vận tải

Tại thành phố Hà Nội Công ty có 8 trung tâm nằm dải ra trên các địa bàn quận, huyện sau:

+ Cá nhân + Hợp tác xã + Tổ sản xuất.

Việc tiếp nhận xi măng thông qua 3 tuyến đờng: đờng bộ, đờng sắt, đờng thuỷ ở mỗi địa điểm có các trạm tiếp nhận Hệ thống các kho chứa hàng gồm Kho Giáp Nhị 1+2 , Vĩnh Tuy, Cầu Biêu, Nhân Chính,Yên Viên , Cổ Loa, Nghĩa Đô.

Tuy từng nơi sản xuất mà công ty có thể vận chuyển đợc bằng đờng bộ,đờng thuỷ hay đờng sắt, sử dụng phơng tiện của công ty hay thuê ngoài ( Riêng đờng sắt thì do Cục đờng sắt quản lý) Vấn đề đặt ra là phải sử dụng hình thức vận chuyển sao cho đảm bảo hiệu quả kinh doanh

2.2 Tổ chức bộ máy quản lý.

Công ty tổ chức quản lý theo kiểu tham mu trực tuyến chức năng , có nghĩa là các phòng ban tham mu cho Ban Giám Đốc theo chức năng , nhiệm vụ để từ đó giúp Ban Giám Đốc có đợc các quyết định đúng đắn và hợp lý.

Bộ máy của công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:(sơ đồ số 1)

1: ban giám đốc:

Công ty có một Giám đốc và 2 Phó Giám Đốc:

_ Giám Đốc : là ngời điều hành mọi hoạt động sản xuất- kinh doanh của công ty

theo pháp luật của nhà nớc và điều lệ của Công ty, ký các báo cáo , văn bản , hợp đồng , chứng từ của Công ty

_ Phó Giám Đốc kinh doanh : là ngời giúp việc cho Giám Đốc trong việc quản

lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty.

_ Phó Giám Đốc vận tải : là ngời giúp việc cho Giám Đốc trong công tác điều

hành , giao nhận và vận tải hành hoá của Công ty

quản lý kho

Xí nghiệp vận tải

Phòng tài chính kế

Phòng kinh

tế kế hoạchPhòng tổ chức

lao động

Phòng tiêu thụ

Phòng kinh tế

đầu t

Phòng quản lý

thị ờng

tr-Các trung tâm xi măng

Cửa hàng của công ty

Các cửa hàng đại lý

_ Phòng tổ chức lao động : Có nhiệm vụ sắp xếp và giải quyết các vấn đề về

nhân sự của Công ty

_ Phòng kinh tế kế hoạch : Có nhiệm vụ là xây dựng kế hoạch nghiên cứu , tìm

kiếm và phát triển thị trờng vật t kỹ thuật xi măng

_ Phòng kinh tế đầu t : Có chức năng quản lý , kiểm tra thẩm định các dự án đầu t

_ Phòng tiệu thụ : Có nhiệm vụ điều hành , quản lý việc tiêu thụ sản phẩm của

Công ty thông qua các cửa hàng của Công ty và các đại lý t nhân.

_Phòng quản lý thị trờng : Có trách nhiệm quản lý sự biến động về giá cả của

các loại xi măng trên thị trờng

_ Phòng điều độ giao nhận và quản lý kho : Có nhiệm vụ quản lý , giao hành và

nhận hàng vào kho đầy đủ và chịu trách nhiệm về số hàng hoá đó

_ Xí nghiệp vận tải : Có nhiệm vụ vận chuyển hàng hoá đến địa điểm giao hàng

- Là đầu mối biên soạn, sửa đổi, quan hệ với cấp trên và các cấp có thẩm quyền trong việc sửa đổi điều lệ tổ chức hoạt động hoặc chức năng nhiệm vụ của công ty.

- Phát hiện bồi dỡng các nhân tố tích cực điển hình, đề xuất khen thởng vật chất và tinh thần kịp thời.

- Là đầu mối thực hiện các thủ tục xét kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật.

- Xây dựng kế hoạch sử dụng quỹ phúc lợi.

- Quản lý xét duyệt chế độ bảo hiểm lao động cho các đơn vị, tham gia lập kế hoạch bảo hiểm lao động hàng năm của công ty.

Phòng kỹ thuật: có chức năng tham mu giúp giám đốc về công tác quản lý, xây

dựng công trình của xí nghiệp nhằm đảm bảo xây dựng công trình đúng thiết kế đợc duyệt, đúng tiến độ và xây dựng cơ bản hiện hành, bảo đảm chất lợng, hiệu quả kinh tế Phòng có các nhiệm vụ sau:

- Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác quản lý xây dựng của công ty.

- Tổ chức, quản lý thi công công trình sau khi đã nhận lệnh sản xuất, hồ sơ thiết kế dự toán công trình của phòng kế hoạch.

- Chủ trì, chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và áp dụng công nghệ tin học vào các mặt quản lý công tác ở công ty.

- Ban an toàn và bảo hiểm lao động có nhiệm vụ:

-Lập kế hoạch bảo hiểm lao đông hàng năm trình giám đốc duyệt để báo cáo

- Tổ chức, quản lý thực hiện công tác kỹ thuật an toàn, bảo hiểm lao động, PCCN ở công ty.

- Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế ở công ty, phát hiện những bất hợp lý, đề xuất biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tích luỹ cho xí nghiệp và tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên.

- Quản lý, đào tạo, hớng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên làm công tác tài chính kế toán từ xí nghiệp đến các đội.

- Thực hiện công tác báo cáo tài chính quý, năm theo yêu cầu của công ty Tổ chức bảo quản, lu trữ chứng từ tài liệu phòng tài chính kế toán theo quy định của nhà nớc.

Phòng vật t: có chức năng tham mu cho giám đốc quản lý, tổ chức cung ứng

vật t thiết bị, bảo đảm việc sử dụng có hiệu quả các vật t thiết bị của công ty Phòng vật t có các nhiệm vụ sau:

- Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực vật t thiết bị của xí nghiệp, tìm nguồn hàng, hợp đồng mua sắm, cung ứng sử dụng vật t.

- Tổ chức cung ứng vật t thiết bị tuỳ theo mỗi công trình, đảm bảo số lợng, chất lợng và sự đồng bộ, giám sát việc sử dụng vật t thiết bị đó.

- Nắm chắc thị trờng vật t thiết bị và giá cả, đảm bảo chủ động điều hoà vật t thiết bị trong công ty Dự trù nguồn vật t thiết bị hợp lý để khắc phục nhiệm vụ đột xuất của công ty theo nguyên tắc không bị tồn đọng.

- Hớng dẫn các đơn vị tiếp nhận, quản lý vật t thiết bị Đối chiếu quyết toán vật t thiết bị của công trình khi công trình đã hoàn thành.

- Bồi dỡng nghiệp vụ chuyên môn về công tác quản lý, cung ứng vật t thiết bị cho các đơn vị trong toàn công ty để đáp ứng đợc yêu cầu sản xuất.

- Quản lý phơng tiện vận tải an toàn, đảm bảo phục vụ sản xuất đạt hiệu quả cao.

- Thực hiện chế độ thống kê báo cáo về vật t thiết bị theo quy định của công ty và của nhà nớc.

- Bảo quản lu trữ chứng từ, tài liệu của phòng theo quy định.

3.Tình hình chung công tác kế toán của đơn vị.

3.1 Hình thức tổ chức và cơ cấu bộ máy kế toán.

a) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán.

Do tính phức tạp của công tác tổ chức sản xuất, đa dạng hoá khu vực sản xuất, đa dạng hoá sản phẩm nên công tác quản lý tài chính đợc tiến hành theo chế độ chuyên quản từng khu vực.

Bộ máy kế toán đợc thực hiện theo nguyên tắc chuyên môn hoá theo các khu vực nhằm phát huy tính quản lý toàn diện Cụ thể năm 2000 công tác kế toán ở xí nghiệp đã thực hiện có hiệu quả và hợp lý.

Phòng kế toán ở xí nghiệp đợc thực hiện theo chế độ kế toán trởng kiêm kế toán tài sản cố định.Các nhân viên kế toán đợc bố trí chuyên môn hoá theo từng khu vực nh sau:

- Kế toán đầu ra: khu vực này giữ một vị trí rất quan trọng để cân đối thu chi, lỗ - lãi.

- Kế toán tổng hợp: Trên cơ sở toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, các lao vụ để tập hợp trên bảng kê, nhật ký báo cáo.

- Kế toán đầu vào: tập hợp các chi phí nh: mua bán hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

- Kế toán đầu t.

Bốn khu vực kế toán này đều đợc tiến hành trên cơ sở uỷ quyền cho một ngời phụ trách để nâng cao tính trách nhiệm theo pháp luật, kiểm tra thờng xuyên, hàng ngày của kế toán trởng.

Phơng thức hạch toán:

Đợc thực hiện theo đúng quyết định 1191/ QĐTC ngày 1/ 1/ 1996 của Bộ Tài Chính mà doanh nghiệp hiện đang thực hiện chế độ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ Nguyên tắc hạch toán nh sau:

- Toàn bộ các đơn vị thực hiện nhiệm vụ sản xuất chính đều đợc hạch toán và quản lý chặt chẽ từ đầu ra đến đầu vào trên các sổ sách chi tiết của doanh nghiệp.

- Các đơn vị sản xuất khác thực hiện cơ chế tự trang trải sẽ đợc kiểm toán hàng tháng, quý Trên cơ sở văn bản kiểm toán sẽ đợc phản ánh tổng hợp trên sổ sách của doanh nghiệp theo các chỉ tiêu chủ yếu trên các tài khoản tổng hợp nh: doanh thu, tổng chi phí trên các tài khoản chi phí, tổng lãi lỗ trớc thuế, tổng các khoản phải nộp ngân sách nhà nớc.

- Khi hết niên độ kế toán, sau 30 ngày doanh nghiệp phải thực hiện chế độ công khai tài chính trớc đại hội công nhân viên.

b Cơ cấu bộ máy kế toán:

Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy kế toán

Để tổ chức bộ máy kế toán một cách tốt nhất , hợp lý nhất , Công ty đã căn cứ vào hình thức tổ chức công tác kế toán vào sự phân cấp quản lý kinh tế tài chính vào quy mô hoạt động sản xuất của công ty, vào trình độ của cán bộ kế toán Công ty đã tổ chức một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết , lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra kế toán công ty

Phòng kế toán đợc đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp của Phó Giám đốc Công ty Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty , giúp Ban Giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế , hớng dẫn và chỉ đạo kiểm tra các bộ phận trong Công ty , thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu , chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính

Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất - kinh doanh và tổ chức quản lý , Công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung Mọi công việc kế toán đợc thực hiện ở phòng kế toán của công ty , từ việc hạch toán ban đầu , thu thập kiểm tra chứng từ, ghi sổ chi tiết đến việc lập báo cáo Chính nhờ sự tập trung của công tác kế toán mà lãnh đạo công ty nắm bắt đợc toàn bộ thông tin về hoạt động kinh doanh , từ đó có sự chỉ đạo kịp thời thống nhất giúp cho quá trình nhịp nhàng thông suốt

_ Ngoài ra hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng xử lý Trởng phòng kế

Phó phòng kế toán

Các nhân viên kế toán

viên kế toán Nói cách khác bộ máy kế toán của công ty đợc điều hành theo phơng thức trực tuyến nhờ đó mối qua hệ giữa cách nhân viên kế toán trở nên rõ ràng và đơn giản

• Tại phòng kế toán công ty có 4 ngời : 1 Trởng phòng kế toán , 1 Phó phòng kế toán , 2 Nhân viên kế toán :

_ Trởng phòng kế toán có nhiệm vụ và chức năng :

• Tổ chức , kiểm tra công tác kế toán , điều hành hoạt động toàn bộ phòng kế toán , cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động kinh tế , tài chính ở công ty nhằm giúp Giám đốc điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao

• Chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán tài chính của công ty thay mặt nhà nớc kiểm tra và thực hiện chế độ , thể lệ quy định của nhà n-ớc về lĩnh vực tài chính

• Ký duyệt các tài liệu kế toán , có thể yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý của Công ty Cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng

• Theo dõivà tổng hợp các bộ phận kế toán để lập báo cáo tài chính _ Phó phòng kế toán có trách nhiệm và chức năng :

• Phụ trách tổng hợp , kiểm tra chính xác của các chứng từ và các số liệu trên các loại sổ sách Hàng quý , hàng năm lập bảng cân đối tài sản , cân đối kế toán , báo cáo kết quả kinh doanh , bảng thuyết minh và các báo cáo nói chung , tiến hành thanh quyết toán các nguồn vốn với nhà nớc _ Nhân viên kế toán có nhiệm vụ và chức năng:

Theo dõi về nguyên vật liệu , công cụ , dụng cụ , tiến hành ghi chép vào các

bảng kê , bảng kiểm kê vật t , chứng từ liên qua , theo dõi và thực hiện việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm , ghi chép vào bảng kê , sổ chi tiết kế toán có liên quan , tính lơng cho toàn bộ công nhân viên trong công ty

_ Kế toán thanh toán tiền mặt , tài sản cố định , tiền lơng , bảo hiểm xã hội.Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt , theo dõi các khoản mục chi phí , tiền lơng

,bảo hiểm xã hội Hành thàng tháng căn cứ vào các chứng từ phát sinh , các chứng từ về thanh toán tiền mặt , tiền séc ,các khoản thanh toán tiền lơng , tạm ứng để chuyển tiền và làm các thủ tục thanh toán dựa trên căn cứ là các chi tiêu kế hoạch đã đợc Giám đốc phê duyệt , theo dõi các chứng từ và các tình hình về hàng hoá , hành tháng tổng hợp thuế đồng thời báo cáo tình hình thuế lên cho cục thuế , theo dõi số nợ về các nghiệp vụ mà kế toán phụ trách , cập nhật vào máy và các chứng từ liên quan

3.2 Quy trình hạch toán theo hình thức nhật ký chung Sơ đồ 6: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung

Bác cáo tài chính

Sổ ,thẻ kế toán chi tiết

hợp chi tiết

II Thực tế công tác kế toán vật liệu tại công ty vật t kỹ thuật xi măng

1.Công tác quản lý chung về vật liệu.

Nguyên vật liệu ở xí nghiệp không tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm mà chỉ mang tính chất sử dụng trực tiếp.

- Vật t: là vật liệu dùng để lam nên san phâm xi măng - Nhiên liệu nh: xăng dầu

Nguyên vật liệu ở công ty chủ yếu nhập từ nguồn mua trong nớc

Ngoài ra, doanh nghiệp đã xây dựng đợc một hệ thống các kho bãi để dự trữ nguyên vật liệu, máy móc và lập nên các quy chế, nội quy bảo quản cho từng loại nguyên vật liệu để tránh tình trạng bị h hỏng, mất mát Nếu bị mất mát do lỗi của thủ kho thì bắt thủ kho phải bồi thờng hoặc bị trừ vào lơng.

Ví dụ: Tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu (Xi măng) tại kho của Cty nh sau:Ngày 6/5 nhập 1000 tấn, giá thực tế nhập kho là 655.000đ/ 1 tấn.

Ngày 9/5 xuất 500 tấn, giá thực tế xuất kho là 655.000đ/ 1 tấn.Ngày 21/5 nhập 700 tấn, giá thực tế nhập kho là 653.000đ/ 1 tấn.

Ngày 25/5 xuất 1200 tấn chi cho tổng đại lý Giá thực tế xi măng xuất kho xác định theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc

Trị giá xi măng xuất kho = (500tấn*655.000 + 500tấn*655.000 +200tấn*653.000)=785600000đ.

3.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

3.1 Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu.

Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu nh đã nói là phải quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho theo từng thứ cả về chất lợng, số lợng, chủng loại và giá trị Bằng việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu sẽ đáp ứng đợc yêu cầu đó.

Để có thể thực hiện đợc toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu trớc hết phải căn cứ vào các chứng từ về nhập xuất để làm căn cứ ghi sổ kế toán thực tế tại Công ty vật t kỹ thuật xi măng.

a) Chứng từ kế toán sử dụng gồm:

+ Phiếu nhập vật liệu.

+ Biên bản kiểm lại vật liệu.+ Phiếu xuất vật t.

+ Hoá đơn giá trị gia tăng.

b) Trình tự luân chuyển chứng từ nh sau:

Đối với vật liệu mua nhập kho: căn cứ vào hoá đơn nhập hàng và biên bản

kiểm kê vật liệu( Nếu có), phòng vật t lập phiếu nhập kho vật liệu thành hai liên Ngời phụ trách phòng vật t ký tên vào phiếu và chuyển cả hai liên xuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật t, hoá đơn của ngời bán gửi cho phòng tài chính kế toán dùng để làm thủ tục thanh toán.

+ ở kho: căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc của phòng vật, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu và ghi số liệu nhập vào thẻ kho và ký tên vào cả hai liên Trong trờng hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, mất, phẩm chất không đúng quy cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo với phòng vật t biết, đồng thời cùng ngời giao lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ.Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ký của của ngời giao hàng, thủ kho phải gửi làm cả biên bản thừa, thiếu ( nếu có) lên phòng vật t Thủ kho gửi lại một bản để ghi vào thẻ kho số thực nhập và chuyển lên phòng kế toán.

+ ở phòng kế toán: kế toán ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 5 và kèm theo bút toán sau:

Nợ TK 152.Nợ TK 133.

Có TK liên quan.

Khi xuất kho vật liệu: phòng vật t lập phiếu xuất kho thành năm liên sau đó

chuyển cho thủ kho hai liên, đơn vị một liên Khi tính vật t, đơn vị đem phiếu này xuống cho thủ kho, thủ kho thu lại phiếu xuất của đơn vị để tính ra tổng số vật t đã xuất đối chiếu với thẻ kho rồi ký vào ba liên Một liên gửi cho phòng vật t, một liên đơn vị giữ lại để vào sổ kế toán đơn vị còn một liên gửi lên phòng kế toán.

Trên phòng kế toán khi nhận đợc chứng từ liên quan đến xuất nguyên vật liệu cho đối tợng sử dụng kế toán ghi sổ theo bút toán:

Nợ TK liên quan.Có TK 152.

3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

+ Tại kho: Kế toán chi tiết vật liệu đợc thực hiện trên thẻ kho Hàng ngày khi nhận đợc phiếu nhập phiếu xuất, sau khi đối chiếu với số lợng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng Cuối tháng thủ kho phải tính đợc ra số vật liệu tồn kho trên thẻ, tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại vật liệu tồn kho khác nhau Với một số loại vật liệu chủ yếu, việc nhập xuất với số lợng lớn diễn ra thờng xuyên, thủ kho phải kiểm tra số thực tế còn lại trong kho và đối chiếu với số tồn kho trên thẻ kho một cách thờng xuyên Vào cuối tháng, thủ kho và kế toán đối chiếu thẻ kho và sổ số d, thẻ kho do kế toán vật liệu lập đợc mở cho từng thứ vật liệu, từng loại liệu Mỗi thẻ kho có thể dùng một hoặc một số tờ tuỳ theo mức độ nhập xuất trong tháng khi có các nghiệp vụ phát sinh.

Cùng với việc phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số ợng, thủ kho tiến hành phân loại chứng từ, phiếu nhập riêng, phiếu xuất riêng theo trình tự thời gian, số chứng từ để ghi vào sổ giao nhận chứng từ cho bộ phận kế toán theo cả vật liệu.

l-+ Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ số d để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và giá trị cả vật liệu nhập kho và xuất kho, sổ này đợc dùng cho cả năm.

Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập xuất vật liệu Khi nhận kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đồng thời kiểm tra theo dõi chỉ tiêu số lợng của vật liệu trên thẻ kho sau đó kế toán ký xác nhận số liệu số lựơng chứng từ giao Căn cứ vào chứng từ đã nhận đợc ở kho, cuối tháng kế toán phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo cả hai chỉ tiêu: chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị vào sổ số d.

* Trình tự luân chuyển chứng từ sổ sách nh sau: