II. Thực tế công tác kế toán vật liệu tại công ty vật t kỹ thuật xi măng
3.1.Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu.
3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
3.1.Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu.
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu nh đã nói là phải quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho theo từng thứ cả về chất lợng, số lợng, chủng loại và giá trị. Bằng việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu sẽ đáp ứng đợc yêu cầu đó.
Để có thể thực hiện đợc toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu trớc hết phải căn cứ vào các chứng từ về nhập xuất để làm căn cứ ghi sổ kế toán thực tế tại Công ty vật t kỹ thuật xi măng.
a) Chứng từ kế toán sử dụng gồm:
+ Phiếu nhập vật liệu.
+ Biên bản kiểm lại vật liệu. + Phiếu xuất vật t.
+ Hoá đơn giá trị gia tăng.
b) Trình tự luân chuyển chứng từ nh sau:
Đối với vật liệu mua nhập kho: căn cứ vào hoá đơn nhập hàng và biên bản kiểm kê vật liệu( Nếu có), phòng vật t lập phiếu nhập kho vật liệu thành hai liên. Ngời phụ trách phòng vật t ký tên vào phiếu và chuyển cả hai liên xuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật t, hoá đơn của ngời bán gửi cho phòng tài chính kế toán dùng để làm thủ tục thanh toán.
+ ở kho: căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc của phòng vật, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu và ghi số liệu nhập vào thẻ kho và ký tên vào cả hai liên. Trong trờng hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, mất, phẩm chất không đúng quy cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo với phòng vật t biết, đồng thời cùng ngời giao lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ. Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ký của của ngời giao hàng, thủ kho phải gửi làm cả biên bản thừa, thiếu ( nếu có) lên phòng vật t. Thủ kho gửi lại một bản để ghi vào thẻ kho số thực nhập và chuyển lên phòng kế toán.
+ ở phòng kế toán: kế toán ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 5 và kèm theo bút toán sau:
Nợ TK 152. Nợ TK 133.
Khi xuất kho vật liệu: phòng vật t lập phiếu xuất kho thành năm liên sau đó chuyển cho thủ kho hai liên, đơn vị một liên. Khi tính vật t, đơn vị đem phiếu này xuống cho thủ kho, thủ kho thu lại phiếu xuất của đơn vị để tính ra tổng số vật t đã xuất đối chiếu với thẻ kho rồi ký vào ba liên. Một liên gửi cho phòng vật t, một liên đơn vị giữ lại để vào sổ kế toán đơn vị còn một liên gửi lên phòng kế toán.
Trên phòng kế toán khi nhận đợc chứng từ liên quan đến xuất nguyên vật liệu cho đối tợng sử dụng kế toán ghi sổ theo bút toán:
Nợ TK liên quan. Có TK 152.
3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
+ Tại kho: Kế toán chi tiết vật liệu đợc thực hiện trên thẻ kho. Hàng ngày khi nhận đợc phiếu nhập phiếu xuất, sau khi đối chiếu với số lợng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng. Cuối tháng thủ kho phải tính đợc ra số vật liệu tồn kho trên thẻ, tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại vật liệu tồn kho khác nhau. Với một số loại vật liệu chủ yếu, việc nhập xuất với số lợng lớn diễn ra thờng xuyên, thủ kho phải kiểm tra số thực tế còn lại trong kho và đối chiếu với số tồn kho trên thẻ kho một cách thờng xuyên. Vào cuối tháng, thủ kho và kế toán đối chiếu thẻ kho và sổ số d, thẻ kho do kế toán vật liệu lập đợc mở cho từng thứ vật liệu, từng loại liệu. Mỗi thẻ kho có thể dùng một hoặc một số tờ tuỳ theo mức độ nhập xuất trong tháng khi có các nghiệp vụ phát sinh.
Cùng với việc phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số l- ợng, thủ kho tiến hành phân loại chứng từ, phiếu nhập riêng, phiếu xuất riêng theo trình tự thời gian, số chứng từ để ghi vào sổ giao nhận chứng từ cho bộ phận kế toán theo cả vật liệu.
+ Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ số d để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và giá trị cả vật liệu nhập kho và xuất kho, sổ này đợc dùng cho cả năm.
Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập xuất vật liệu. Khi nhận kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đồng thời kiểm tra theo dõi chỉ tiêu số lợng của vật liệu trên thẻ kho sau đó kế toán ký xác nhận số liệu số lựơng chứng từ giao. Căn cứ vào chứng từ đã nhận đợc ở kho, cuối tháng kế toán phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo cả hai chỉ tiêu: chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị vào sổ số d.
Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất nh: phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật t (nếu có), hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, kế toán vào bảng kê nhập, bảng kê xuất. ở kho, thủ kho ghi chép trên thẻ kho.
Phiếu nhập kho Ngày 1/11/2001 Mẫu số 01 VT Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có: 3311
Họ và tên ngời giao hàng:
Theo hoá đơn số: 01 ngày 1/11/2001 Nhập tại kho: Số TT Tên vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng Xin nhập Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
Cộng