Xây dựng quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong mô hình thực hành kế toán tại khoa tài chính kế toán

1 LỜI MỞ ĐẦU LÝ DO, Ý NGHĨA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Nước ta có nền kinh tế nhiều thành phần, phần lớn các doanh nghiệp của Việt Nam ở quy mô vừa và nhỏ. Hiện tại, nước ta đang có những chính sách khuyến khích và tạo mọi điều kiện thông thoáng trong việc thành lập doanh nghiệp. Sự ra đời của các doanh nghiệp ở Việt Nam tăng lên đáng kể. Theo đó các doanh nghiệp cần một lượng không nhỏ đội ngũ lao động có chuyên môn trong l ĩnh vực kế toán. Chính vì vậy mà hầu hết các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp . đào tạo chuyên ngành kế toán chiếm số lượng lớn. Trường Đại học Lạc Hồng là trường Đại học đầu tiên trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. Trường được thành lập hơn 10 năm, đã và đang đào tạo 24 ngành nghề và cung cấp nguồn nhân lực chính cho các khu công nghiệp trong tỉnh Đồng Nai. Trong 24 ngành nghề mà trườ ng đào tạo thì sinh viên chọn học chuyên ngành kế toán với số lượng đáng kể. Sứ mạng của nhà trường: Sứ mạng của trường Đại học Lạc Hồng đào tạo dựa trên triết lý: “Đào tạo nhân lực Có vườn ươm nhân tài Sinh viên tốt nghiệp làm việc ngay không cần đào tạo lại” Nghĩa là: Trường Đại học Lạc Hồng phấn đấu trở thành một trong những trường Đại học hàng đầu của Việt Nam, đảm bảo uy tín với trình độ, chất lượng cao trong đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ… góp phần phát triển nguồn nhân lực phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu. Nhằm góp phần cùng với nhà trường thực hiện sứ mạng chung, Khoa Tài Chính - K ế Toán đã và đang có những chiến lược trong công tác dạy và học cho sinh viên của Khoa. Được sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu nhà trường trong việc thiết lập và ứng dụng môi trường Kế toán Ảo, tập thể cán bộ giáo viên và nhân viên của 2 khoa cùng tham gia trong quá trình nghiên cứu mô hình kế toán Ảo góp phần giúp cho sinh viên đang học có thể hình dung và tiếp cận và thực hành được công việc của một nhân viên kế toán như đang làm việc trong một công ty thực thụ. Từ đó, sinh viên sẽ tự tin và có thể tiếp nhận công việc được giao một cách nhanh chóng khi tốt nghiệp ra trường. Trong mô hình kế toán ảo có rất nhiều quy trình, các quy trình này có mối quan hệ mật thiết với nhau để dẫn đến mộ t kết quả nhất định trong kỳ kế toán. Kết quả của quy trình này có thể làm dữ liệu đầu vào cho một hoặc nhiều quy trình khác. Tầm quan trọng và mức độ ảnh hưởng của các quy trình là như nhau. Vì vậy mỗi quy trình cần sự chính xác tuyệt đối để tạo ra các báo cáo kịp thời, đúng tiến độ và chính xác. Tiền lương, tiền công là một trong những yếu tố chính thu hút và khai thác nguồn lực nhân tài. Vai trò của ng ười lao động quyết định đến việc ổn định và phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, chi phí tiền lương và một trong những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tính lương đúng, đủ, kịp thời, chính xác là nhiệm vụ của kế toán tiền lương. Điều này sẽ giúp cho người lao động an tâm trong công tác chuyên môn của mình và hoàn thành nhiệm vụ được giao, cũng góp phần trong vi ệc ra quyết định của các nhà lãnh đạo. Xuất phát từ tính cấp thiết và tầm quan trọng phương pháp tính lương và các khoản trích theo lương, rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực tế về kế toán tiền lương trong doanh nghiệp, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho sinh viên khi tốt nghiệp ra trường đảm đương được ngay công việc tính lương nhân viên mà không phải mất một quá trình đào tạo lại. Đ ó chính là lý do tôi chọn đề tài “Xây dựng quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong mô hình thực hành kế toán tại khoa Tài Chính- Kế Toán”. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Đề tài nhằm mục đích góp phần thu hẹp giới hạn giữa lý thuyết và thực tế, giúp cho sinh viên khai thác tốt môi trường Kế toán Ảo của nhà trường, có thể tiếp cận mô hình kế toán tiền lương tại một doanh nghiệp. Sinh viên sẽ tự tin hơn và có thể đảm trách nhi ệm của kế toán tiền lương của một công ty trên cơ sở hướng dẫn 3 của các Thông tư của Bộ Tài chính và Bộ luật Lao động hiện hành. Theo đó, sinh viên tốt nghiệp ra trường dễ tìm việc làm, nắm bắt công việc nhanh chóng. Giúp cho sinh viên ý thức được nhiệm vụ của một kế toán tiền lương là tính lương đúng, đủ, chính xác, kịp thời. Hướng dẫn sinh viên hiểu được quy trình, các bước làm việc của kế toán lương cũng như việc lập các chứng từ được áp dụng trong quy trình này. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp so sánh, mô tả, so sánh và phân tích Khảo sát hiện trường: thông qua phiếu khảo sát của sinh viên lớp 07KT101 PHẠM VI NỘI DUNG Về nội dung tập hợp các chứng từ, số liệu liên quan đến việc tính lương trong doanh nghiệp. Niên độ kế toán của Doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Kỳ tính tính lương của Doanh nghiệp là hàng tháng. Do đó tôi lấy số liệu tháng 3 năm 2010 làm cơ sở để tính lương trong tháng để phân tích và hướng dẫn sinh viên thực hành trên nền kế toán ảo. NHỮNG ĐÓNG GÓP MỚI CHO ĐỀ TÀI Đề tài sẽ giúp cho sinh viên học chuyên ngành kế toán có thể thực hiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại một doanh nghiệp. Đào tạo nghề cho sinh viên vững vàng trước khi tốt nghiệp ra trường Giúp sinh viên tự tin và thực hiện công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như một kế toán thực thụ không cần doanh nghiệp đào tạo hay hướng dẫn lại. Hiểu và giải quyết các vấn đề liên quan đến tiền lương cũng như các chế độ của người lao động như: thai sản, ốm đau, hưu trí, mất việc làm, theo quy định hiện hành của Nhà nước. Sinh viên hiểu và biết trách nhiệm và nhiệm vụ của kế toán tiền lương trong một công ty. 4 Hướng dẫn lập các chứng từ đúng quy định của Luật lao động, Luật kế toán, biểu mẫu của bảo hiểm và cách thức giải quyết các chế độ của người lao động được hưởng. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI Đề tài được bố cục thành 3 chương như sau: - Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán tiển lương và các khoản trích theo l ương - Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tại doanh nghiệp công ty TNHH Lạc Hồng - Chương 3: Nhận xét và kiến nghị 5 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.1 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG:[1] 1.1.1, Khái niệm và đặc điểm của tiền lương: [1] Tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất một mặt là khoản chi phí sản xuất hình thành nên giá thành sản phẩm, một mặt bù đắp lại hao phí sức lao động của người lao động để tái tạo ra sức lao động mới nhằm tiếp tục quá trình sản xuất. Tiền lương là khoản phải trả cho ng ười lao động, cán bộ công nhân viên về sức lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh. Ngoài tiền lương, người lao động còn được hưởng các khoản tiền thưởng trợ cấp ốm đau, tai nạn lao động và những phúc lợi khác. Quỹ lương chính: Tính theo khối lượng công việc hoàn thành hoặc thời gian làm việc thực tế của người lao động tại doanh nghiệp như tiền lương theo thời gian, theo sản phẩm, các khoản phụ cấp, . Tiền lương chính: là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ chính của họ bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thâm niên. Quỹ lương phụ: trả cho thời gian người lao động không làm việc tại doanh nghiệp nhưng vẫn được hưởng lương theo quy định c ủa Luật Lao động như nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ trong thời gian máy móc bị hỏng, . Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian nhân viên thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian công nhân viên nghỉ theo chế độ được hưởng lương như nghỉ phép, nghỉ do ngừng sản xuất, đi học, đi họp, . 6 1.1.2, Các hình thức trả lương:[1] Tiền lương trả cho người lao động phải dựa trên nguyên tắc phân phối theo lao động, trả lương theo số lượng và chất lượng lao động. Việc trả lương cho người lao động theo chất lượng và số lượng có ý nghĩa trong việc động viên, khuyến khích người lao động phát huy tinh thần làm việc, thúc đẩy họ hăng say lao động sáng tạo, nâng cao năng suất lao động nhằm tạo ra củ a cải vật chất cho xã hội, nâng cao đời sống tinh thần, vật chất của mỗi thành viên trong xã hội. Hiện nay việc tính lương cho người lao động được tiến hành theo hai hình thức chủ yếu là hình thức tiền lương trả theo thời gian và hình thức tiền lương trả theo sản phẩm. 1.1.3, Tiền lương trả theo thời gian: Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo thờ i gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương của người lao động, có thể thực hiện tính theo tháng, ngày hoặc giờ làm việc của người lao động tùy theo yêu cầu, trình độ và cách quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp. Trong mỗi thang lương, tùy theo trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật chuyên môn mà chia ra làm nhiều bậc lương, mỗi bậc lương có một mức tiền lương nhất định. Tiền lương thời gian có thể tính theo thời gian giản đơn hay tính theo thời gian có thưởng. 1.1.3.1, Trả lương theo thời gian giản đơn: Trả lương theo lương phụ cấp theo chế độ khi hoàn thời gian giản đơn = căn bản + thành công việc và đạt yêu cầu Tiền lương tháng là tiền lương đã được quy định sẵn đối với từng bậc lương trong các thang lương, được tính và trả hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động. Lương tháng tương đối ổn định và được áp dụng khá phổ biến đối với công nhân viên chức: Mức lương mức lương * Hệ số + Hệ số phụ cấp được hưởng Tháng = tối thiểu lương theo quy định Tiền lương phải trả trong tháng: 7 Tiền lương phải Mức lương tháng số ngày công làm việc trả trong tháng = số ngày làm việc trong * thực tế trong tháng của tháng theo quy định người lao động Lương tuần là tiền lương được tính và trả cho một tuần làm việc: Tiền lương phải Mức lương tháng * 12 tháng trả trong tuần = 52 Lương ngày là tiền lương được tính và trả cho 1 ngày làm việc được áp dụng cho lao động trực tiếp hưởng lương theo thời gian hoặc trả lương cho nhân viên trong thời gian học tập, hội họp hay làm nhiệm vụ khác, được trả cho hợp đồng ngắn hạn. Tiền lương phải Mức lương tháng trả trong ngày = Số ngày làm việc trong tháng theo quy định Lương giờ là tiền lương trả cho 1 giờ làm việc, thường được áp dụng để trả lương cho người lao động trực tiếp không hưởng lương theo sản phẩm hoặc làm cơ sở để tính đơn giá tiền lương trả theo sản phẩm. Mức lương giờ = Mức lương ngày/Số giờ làm việc trong ngày theo quy định 1.1.3.2, Trả lương theo th ời gian có thưởng:[1] Trả lương theo thời gian có thưởng là hình thức trả lương theo thời gian giản đơn kết hợp với chế độ tiền lương trong sản xuất kinh doanh như: thưởng do nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng do tăng năng suất lao động, thưởng do tiết kiệm nguyên vật liệu hoặc thưởng do các trường hợp làm lợi khác nhằm kích thích người lao động hoàn thành tốt hơn nữa công việ c được giao. Trả lương theo trả lương theo các khoản Thời gian có thưởng = thời gian giản đơn + tiền thưởng Hình thức trả lương theo thời gian có nhiều hạn chế vì tiền lương tính trả cho người lao động chưa bảo đảm đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì chưa tính đến một cách đầy đủ chất lượng lao động, do đó chưa phát huy đầy đủ chức năng đòn bẩy kinh tế của tiền lương trong việc kích thích sự phát triển của sản xuất, chưa phát 8 huy hết khả năng sẵn có của người lao động. Do vậy, chỉ những trường hợp chưa đủ điều kiện trả lương theo sản phẩm thì mới áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Tóm lại, tiền lương trả theo thời gian là hình thức thù lao được chi trả cho người lao động được dựa vào hai căn cứ chủ yếu là thời gian lao động và trình độ kỹ thuật-nghiệ p vụ của người lao động. Ưu điểm: đơn giản, dễ tính toán. Nhược điểm: chưa chú ý nhiều đến chất lượng lao động, chưa gắn với kết quả lao động cuối cùng, do đó chưa có khả năng kích thích người lao động tăng năng suất lao động. 1.1.4, Trả lương theo sản phẩm:[1] Trả lương theo sản phẩm là tiền lươ ng tính trả cho người lao động theo kết quả lao động khối lượng sản phẩm, công việc và lao vụ đã hoàn thành, bảo đảm đúng tiêu chuẩn, kỹ thuật, chất lượng đã quy định và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc hay lao vụ đó. Tiền lương tính theo sản phẩm có thể được thực hiện theo những cách sau: 1.1.4.1, Tiền lương tính theo sản phẩ m trực tiếp (không hạn chế): Tiền lương được lãnh trong tháng = Số lượng sản phẩm * Đơn giá tiền lương Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất. Theo cách tính này tiền lương được lĩnh căn cứ vào số lượng sản phẩm, hay khối lượng công vi ệc hoàn thành và đơn giá tiền lương, không hạn chế khối lượng sản phẩm, công việc là hụt hay vượt mức quy định. 1.1.4.2, Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp: Tiền lương lãnh trong tháng = tiền lương lãnh bộ phận gián tiếp * Tỷ lệ tiền lương gián tiếp. Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp cũng được tính cho từng người lao động hay cho tập thể người lao động thuộ c bộ phận gián tiếp phục vụ sản xuất hưởng lương phụ thuộc vào kết quả lao động của bộ phận trực tiếp sản xuất. 9 Theo cách tính này, tiền lương được lãnh căn cứ vào tiền lương theo sản phẩm của bộ phận trực tiếp sản xuất và tỷ lệ lương của bộ phận gián tiếp do đơn vị xác định căn cứ vào tính chất, đặc điểm của lao động gián tiếp phục vụ sản xuất. Cách tính này có tác dụng làm cho những người phục vụ sản xuất quan tâm đến kết quả hoạt động sản xuất vì nó gắn liền với lợi ích kinh tế của bản thân họ. 1.1.4.3, Tiền lương tính theo sản phẩm có thưởng: Tiền lương tính theo sản phẩm có thưởng là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp hay gián tiếp kết hợp với chế độ khen thưởng do doanh nghiệp quy định. Tiền lương theo sản phẩm có thưởng được tính cho từng người lao động hay cho mộ t tập thể người lao động. Theo cách tính này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế, người lao động còn được hưởng một khoản tiền thưởng theo quy định của đơn vị. Cách tính này có tác dụng kích thích người lao động, không chỉ quan tâm đến số lượng sản phẩm mà còn làm tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, . Khoản tiền thưởng này được trích từ lợi ích kinh t ế mang lại do việc tăng tỷ lệ sản phẩm có chất lượng cao, giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được. 1.1.4.4, Tiền lương tính theo sản phẩm lũy tiến: Tiền lương tính theo sản phẩm lũy tiến là hình thức trả lương mà ngoài tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp người ta còn căn cứ vào mức độ vượt định mức quy định để tính thêm tiề n lương theo tỷ lệ lũy tiến. Số lượng sản phẩm hoàn thành vượt định mức càng nhiều thì tiền lương tính thêm càng cao. Áp dụng hình thức này, doanh nghiệp cần tổ chức quản lý tốt định mức lao động, kiểm tra và nghiệm thu chặt chẽ số lượng và chất lượng sản phẩm. Lương trả theo sản phẩm lũy tiến có tác dụng kích thích mạnh mẽ việc tăng năng su ất lao động nên được áp dụng ở những khâu quan trọng, cần thiết để đẩy nhanh tốc độ sản xuất, bảo đảm cho sản xuất cân đối, đồng bộ hoặc áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện gấp một đơn đặt hàng nào đó. Sử dụng hình thức trả lương này sẽ làm tăng khoản mục chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm. Vì vậy trong trường h ợp cần thiết mới áp dụng hình thức trả lương này. 10 1.1.4.5, Tiền lương khoán theo khối lượng công việc: Tiền lương khoán được áp dụng đối với những khối lượng công việc hoặc những công việc cần phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Khi thực hiện cách tính lương này, cần chú ý kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc khi hoàn thành nghiệm thu, nhất là đối với các công trình xây dựng cơ bản vì có những phần công việc khuấ t khi nghiệm thu khối lượng công trình hoàn thành sẽ khó phát hiện. 1.1.4.6, Quỹ khoán lương: Quỹ khoán lương là một dạng đặc biệt của tiền lương trả theo sản phẩm, được sử dụng trả cho những người làm việc tại các phòng ban của doanh nghiệp. Theo hình thức này, căn cứ vào khối lượng công việc của từng phòng ban tiến hành khoán quỹ lương. Quỹ lương thực tế phụ thuộc vào qu ỹ lương thực tế của phòng ban, còn phụ thuộc vào số lượng nhân viên phòng ban đó. Như vậy, hình thức tiền lương tính theo sản phẩm là hình thức có nhiều ưu điểm, bảo đảm nguyên tắc phân phối theo lao động cho người lao động quan tâm đến số lượng và chất lượng công việc của mình. Tiền lương tính theo sản phẩm phát huy đầy đủ vai trò đòn bẩy kinh tế, kích thích sản xuất phát triển, thúc đẩy t ăng năng suất lao động, tăng sản phẩm cho xã hội. Tuy nhiên, để hình thức tiền lương theo sản phẩm có thể áp dụng một cách thuận lợi và phát huy đầy đủ những ưu điểm của hình thức này, doanh nghiệp phải có định mức lao động cụ thể cho từng công việc, từng cấp bậc thợ, vừa có căn cứ kỹ thuật phù hợp với điề u kiện lao động cụ thể của doanh nghiệp. Có như vậy tiền lương trả theo sản phẩm lao động mới đảm bảo chính xác, công bằng, hợp lý. Tóm lại, trả lương theo sản phẩm là hình thức thù lao được chi trả cho người lao động dựa vào đơn giá và sản lượng thực tế mà người lao động hoàn thành và đạt được yêu cầu về chất lượng đã quy định. Ưu điểm : chú ý đến chất lượng lao động, gắn người lao động với kết quả lao động cuối cùng, tác dụng kích thích người lao động tăng năng suất lao động. Nhược điểm: tính toán phức tạp.