Luận văn tôt nghie ep
"Mot s6 giai phép nham nang cao chất lượng công tác thanh
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
I Ly do chon dé tai
Thực hiện chủ trương phát triển và mở rộng thanh toán qua ngân hàng để từng bước phù hợp với quá trình chuyển đôi sang nên kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, ngành ngân hàng đã từng bước triển khai mạnh mẽ
các công việc cụ thể là: hồn thiện hố các thể lệ thanh toán hiện đại hố cơng
nghệ ngân hàng
Thực hiện chủ trương hiện đại hố cơng nghệ ngân hàng, đối mới các
nghiệp vụ ngân hàng để phục vụ tốt nhất khách hàng trong nước, từng bước hội nhập với hệ thống tài chính tiền tệ khu vực và quốc tế, phương thức thanh toán điện tử đã ra đời nối mạng toàn quốc trong hệ thống Ngân hàng công thương Việt Nam
Dưới sự lãnh đạo của Đảng, Chính phủ và của NHNN, đến nay có thé nói chủ trương trên được thực hiện là phù hợp với tình hình thực tế Tuy phương thức thanh toán điện tử mới được đưa vào áp dụng trong vài năm trở lại đây, nhưng qua kết quả đã minh chứng răng việc mở rộng thanh toán điện tử là cần thiết, hoàn toàn có khả năng thực hiện tốt thanh toán điện tử sẽ góp phan tạo thêm nguồn vốn cho sự nghiệp CNH-HĐH đất nước, giảm lượng tiên mặt lưu thông trên thị trường, thúc đấy tiễn trình đối mới cơng nghệ thanh tốn qua ngân hàng Bên cạnh những ưu điểm, phương thức thanh toán
điện tử cũng còn bộc lộ một số hạn chế cần được nghiên cứu dé hoàn thiện
hơn nữa
Xuất phát từ mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thanh toán của NHTM nói chung và của chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà nói riêng
Vì vậy em đã chọn đề tài "Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác thanh tốn điện tứ tại NHCT Hai Bà Trưng)"
Trang 31 Nghiên cứu những vẫn để lý luận cơ bản, tình hình thực tế tại chỉ nhánh NHCT Hai Bà Trưng về công tác thanh toán điện tử
2 Thời gian nghiên cứu được tập trung chủ yếu ở năm 2003 và năm 2004 Do điều kiện về khả năng nghiên cứu, hiểu biết của cá nhân còn hạn chế, thời gian thực tế chưa nhiều nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu xót Em rất mong được sự giúp đỡ của các thây, cô giáo để bài viết của
em được hoàn thiện hơn
Trang 7tượng mất ôn định tiền tệ có thế dẫn đến lạm phát, song việc đảm bảo an toàn
tài chính rất khó khăn vì có thể xảy ra mắt cắp
Đề khắc phục được những mặt tồn tại trên, phương thức thanh tốn khơng dùng tiền mặt ra đời Nó không những giúp giải quyết các khoản nợ trong nên kinh tế quốc dân một cách dễ dàng mà còn đem lại hiệu quả to lớn cho nên kinh tế - xã hội
2.2 Ý nghĩa của thanh tốn khơng dùng tiền mặt
Trong thực tế, nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì việc thanh toán, chỉ trả bằng tiền mặt ngày càng ít đi và thay thế là quá trình thanh tốn khơng dùng tiền mặt, ở các nước có nên kinh tế phát triển thì tỷ lệ thanh tốn
khơng dùng tiền mặt là rất lớn, hầu hết mọi giao dịch đều được tập trung
thông qua ngân hàng để thanh toán, chính vì vậy thanh tốn khơng dùng tiền mặt có ý nghĩa rất lớn
Thanh tốn khơng dùng tiền mặt giúp ngân hàng và các tố chức tài chính có thể phát huy được khả năng huy động vốn tạm thời nhàn rỗi trong nên kinh tế để cho vay phục vụ nhu câu phát triển kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho ngân hàng
Việc mở rộng thanh tốn khơng dùng tiền mặt góp phân thực hiện tốt
chính sách tiền tệ của nhà nước
Tạo điều kiện giảm chỉ phí lưu thông tiền mặt, tiết kiệm lao động xã hội, tăng cường độ an toàn và phòng ngừa rủi ro
II VAI TRÒ, Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC THANH TOÁN VÀ CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN GIỮA CÁC NGAN HÀNG
1 Vai trò
Thanh toán qua lại giữa ngân hàng thê hiện chức năng tập trung thanh toán của ngân hàng đối với nên kinh tế và điều hoà vốn trong nội bộ ngân hàng
Thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng chính là thực
Trang 8phân tiết giảm chỉ phí lưu thông do không phải in ấn vận chuyển tiền mặt từ
nơi này sang nơi khác
Đề thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng thì đòi
hỏi ngân hàng phải cải tiến thể lệ, chế độ thanh tốn khơng dùng tiền mặt cho phù hợp với yêu cầu của việc trao đơi thanh tốn tiền hàng hoá dịch vụ của toàn xã hội, tăng cường trang thiết bị kỹ thuật phục vụ thanh toán nhanh chóng chính xác, cải tiễn việc điều hành và quản lý vốn trong ngân hàng
2 Y nghĩa
Thanh toán vốn giữa các ngân hàng là hoạt động nghiệp vụ nhằm thực
hiện đây đủ chức năng trung gian thanh toán của ngân hàng và góp phần thực hiện các chức năng cơ bản khác nhau của ngân hàng
Là nghiệp vụ tạo nên mối liên hệ nối liền các cơ sở Ngân hàng thành
một hệ thông chặt chẽ, tạo điều kiện thu hút vốn nhàn rỗi vào Ngân hàng Có tác động qua lại và ánh hưởng đến bản chất của các công cụ hiện có
trên thị trường tiên tệ, tác động đến mức dự trữ của các ngân hàng từ đó có tác động đến cơ chế truyền động của chính sách tiền tệ
3 Các nguyên tắc
Tổ chức tốt công tác thanh toán giữa các ngân hàng trong nên kinh tế được nhanh chóng chính xác từ đó góp phân tăng nhanh tốc độ luân chuyên vốn
Tăng cường quá trình kiếm soát các nghiệp vụ thanh toán, hạn chế di
chuyển tiền mặt giữa các địa phương từ đó hạ chế các hiện tượng tham ô, lợi
dụng và tiết kiệm đáng kê chỉ phí lưu thông
Phát huy vai trò của ngân hàng trong việc tập trung cơng tác thanh tốn của nên kinh tế, tăng cường nguôn vốn cho hoạt động ngân hàng
Coi quá trình thanh toán giữa các ngân hàng là một khâu của q trình thanh tốn khơng dùng tiền mặt
Đề đáp ứng nhu cầu của nên kinh tế thị trường, đất nước càng phát triển, đời sống của người dân không ngừng tăng lên, sản xuất lưu thơng hàng hố ngày càng phát triển, việc thanh toán giữa các tổ chức, đơn vị kinh tế
được thực hiện dưới hình thức không dùng tiền mặt, còn với hình thức đa
Trang 9hàng khác nhau chính vì vậy việc tơ chức thanh tốn qua lại giữa các ngân hàng là một yêu câu cân thiết và khách quan
Trong thanh tốn khơng dùng tiền mặt: Người trả tiền và người thụ hưởng đều có tài khoản ở một ngân hàng thì thanh toán chỉ đơn giản là trích chuyển tiền trên các tài khoản ở cùng một ngân hàng Nhưng nếu người trả tiên và người thụ hưởng ở các ngân hàng khác nhau thì đòi hỏi phải có ít nhất 2 ngân hàng tham gia thực hiện thanh tốn, thơng qua nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng Thanh toán giữa các ngân hàng còn do nhu cầu
của việc tập trung và điều hoà vốn thuộc ngân sách nhà nước, của các ngành,
các tô chức kinh tế
Ngoài ra, xuất phát từ các nghiệp vụ ngân hàng từ yêu câu của công cuộc điều hoà vốn trong từng hệ thống ngân hàng cũng đòi hỏi phải tô chức nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng
4 Các phương thức thanh toán øiữa các ngần hàng
Do cơ cầu tổ chức của hệ thông ngân hàng Việt Nam hiện nay, mỗi hệ thống độc lập về vốn, mỗi NHTM được tô chức thành lập từ trung ương đến
cơ sở VÌ vậy thanh tốn giữa các đơn vị ngân hàng được thực hiện theo các
phương thức sau:
- Phương thức thanh toán liên hàng - Phương thức thanh toán bù trừ
- Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN hoặc qua tài khoản tiền gửi tại tố chức tín dụng khác
- Phương thức thanh toán uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ
II PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ĐIỆN TỬ (TTĐT) Ở NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG
1 Các quy định chung
Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng qua máy vi tính hiện hành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ thông Ngân hàng Công thương Việt Nam
- Mọi khách hàng giao dịch với Ngân hàng Công thương Việt Nam đều
Trang 183 Quy trình hạch toán
3.1 Tại ngân hàng phát lệnh (NHPL)
3.1.1 Tao lap lệnh thanh toán
3.1.1.1 Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ giấy
- Khách hàng có nhu cầu thanh toán, chuyền tiền lập và nộp vào NHPL các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của ngân hàng nhà nước và hướng dẫn của ngân hàng công thương đối với từng thê thức thanh toán
- Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận được chứng từ của khách hàng nộp vào, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng (lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách hàng) Nếu đủ điều kiện, KTV nhập chứng từ vào chương trình kế toán giao dịch Sau đó ghi số lệnh thanh toán và ký tên lên chứng từ gốc, chuyển cho trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM)
- KSV căn cứ vào chứng từ gốc do KTV chuyền đến, kiểm soát lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định Nếu đủ điều kiện thanh toán, KSV vào phần kiếm soát để kiểm tra lệnh thanh toán trên máy tính KSV nhập lại các yếu tố bắt buộc là: số tiền, ngân hàng nhận lệnh Tuy theo yêu cầu quản lý để đảm bảo sự khớp đúng cao giữa chứng từ gốc với chứng từ trên máy tính, trưởng phòng kế toán có thê thiết lập để nhập lại các yếu tố
cần thiết khác như: Mã NHB, tài khoản người phát lệnh, tài khoản người nhận
lệnh Nếu khớp đúng, ký chữ ký kiểm soát trên chứng từ gốc trước khi quyết định chấp nhận ghi KHM trên máy tính để chuyên đi Sau đó giao lại chứng từ gốc cho bộ phận kế toán CTĐT chuyên trách
- Sau khi tính KHM, chứng từ được tự động hạch toán va chuyển đi, bút toán hạch toán được tự động gửi về trung tâm/ chi nhánh để đối chiếu
3.l.L.2 Lệnh thanh toán tạo láp từ chưng từ điện tử:
NHPL, nhận được chứng từ điện tử từ các hệ thống thanh toán nội bộ
Trang 19tử, ngân hàng bán lẻ (thanh toán trực tiếp từ khách hàng) chuyển đến Sau khi đã được giải mã, chứng từ hợp lệ sẽ được chương trình tự động chuyển hoá thành lệnh thanh tốn trong hệ thơng NHCTVN
Kiểm soát viên căn cứ bảng kê chứng từ điện tử nhận đến từ các hệ thống thanh toán trên, lựa chọn lệnh thanh toán từng hệ thống để tính KHM
theo lô chuyến đi ngân hàng nhận lệnh (NHNL) Trường hợp cần thiết có thê
lựa chọn tính KHMI từng lệnh thanh toán như đối với chứng từ tạo lập từ
chứng từ giấy để kiểm soát
- Sau khi tính KHM, lệnh thanh toán được tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán được tự động gửi về trung tâm/chi nhánh để đối chiếu
3.2 Hạch toán:
3.2.1 Tai ngan hang phat lénh
3.2.1.1 Lénh thanh toan cua khach hang:
- Đối với lệnh thanh toán có:
Nợ: TK tiền gửi khách hàng hoặc TK thích hợp Cé: TK DCV trong kế hoạch
- Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền: (chỉ thực hiện đối với các
trường hợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thoả thuận duoc NHCTVN
chấp thuận):
Khi lập lệnh thanh toán nợ chuyền đi hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Khi nhận được điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17 - CTĐT), KSV kiểm tra KHM nếu hợp lệ chương trình tự động hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Có: TK khách hàng
Trường hợp NHNL từ chối thanh toán đối với lệnh thanh toán nợ,
NHNL lap lệnh thanh toán nợ nội bộ trả lại NHPL, trong nội dung phải ghi rõ
Trang 20Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Có: TK ĐCV trong kế hoạch
Các trường hợp thanh toán séc bảo chỉ, séc chuyền tiền thực hiện theo điểm 2.1.2 dưới đây
3.2.1.2 Lệnh thanh toán nội bộ
- Đối với lệnh thanh toán có
Nợ: TK thích hợp
Có: TK trong kế hoạch
- Đối với lệnh thanh toán nợ (sử dụng để thanh toán séc bảo chỉ, séc chuyển tiền và các chuyến tiền nội bộ khác theo hướng dẫn cụ thể của
NHCTVN):
No: TK DCV trong ké hoach Có: TK thích hợp
- Trường hợp chỉ nhánh chuyên vốn điều hoà về NHCT TW:
Hàng ngày khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo thanh toán tại chỉ nhánh vượt tỷ lệ quy định, chỉ nhánh chuyển vốn về NHCTVN Trên cơ sở số vốn phải nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK tiền gửi của chỉ nhánh tại NHNN trên địa bàn theo quy chế thanh toán qua các tố chức cung ứng dịch vụ thanh toán để chuyển sang NHNN Đồng thời KTV lập lệnh thanh toán chuyển về NHCTVN (số hiệu 999) và hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK tiền gửi tại ngân hàng nhà nước
- Trường hợp chuyên các loại vốn khác về NHCTVN (điều chuyên giữa các loại vốn giữa TW với chỉ nhánh)
Căn cứ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các chứng từ liên quan
Trang 21Bộ phận kế toán phải bố trí kế toán chuyên trách CTĐT trực tiếp để
theo dõi lệnh thanh toán đến Khi nhận được lệnh thanh toán đến, kế tốn CTĐT thơng báo kịp thời cho KSV để kiếm tra KHM
KSV khi nhận được thông báo phải thực hiện việc kiểm tra KHM kịp thời Sau khi KSV kiểm tra KHM lệnh thanh toán được tự động hạch toán, bút toán hạch toán được tự động gửi về TTTT/chi nhanh để đối chiếu
a) Tai các chỉ nhảnh NHCT
* Đối với lệnh thanh toán của NHNL (chứng từ nội bộ hoặc chứng từ
chuyển cho người nhận lệnh tại NHNL)
- KSV kiểm tra KHM theo từng lệnh thanh tốn, kiểm tra thơng tin người nhận lệnh, nếu đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản ngượ nhận lệnh, nếu không đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản chờ thanh toán để xử lý theo quy trình xử lý sai sót
- Sau khi được kết quả đối chiếu khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi lệnh thanh toán thành chứng từ giấy 2 liên: 1 liên dùng báo nợ hoặc báo có khách hàng, I liên lưu nhật ký chứng từ Các lệnh thanh toán In
ra phải ký đây đủ chữ ký theo quy định
- Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyên, sau khi kiểm tra kiểm soát,
nếu đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào tài khoản người trả tiền
đồng thời lập điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17-CTĐT) gửi đến NHPL Nếu không đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV chừo thanh toán sau đó lập lệnh thanh toán chuyên trả NHPL, trong nội dung
lệnh thanh toán ghi rõ lý do từ chối
* Đối với lệnh thanh toán chuyên tiếp cho các điểm giao dịch trực tiếp
thuộc CN
- Các lệnh thanh toán này được chương trình tự động hạch toán và tự
động chuyên tiếp đến điểm giao dịch
Trang 22* Đối với lệnh thanh toán chuyền tiếp ra ngoài hệ thống
- KSV lựa chọn nhóm lệnh thanh toán theo từng hệ thống (bù trừ, TTLNH ) để kiểm tra KHM theo lô Chương trình tự động định khoản va hạch toán vào tài khoản thích hợp đối với từng hệ thống thanh toán
- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo từng nhóm thanh toán để thực hiện chuyền tiếp
- Đối với lệnh thanh toán đến để đi thanh toán bù trừ giấy, kế toán CTĐT in phục hồi lệnh thanh toán ra giấy để lập bảng kê đi thanh toán bù trừ theo quy định của NHNNVN
- Các chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch để đi thanh toán song biên được chương trình tự động hạch toán và chuyền tiếp về trung tâm thanh toán
* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp đi chỉ nhánh NHCT khác (chứng
từ nhận đến từ các điểm giao dịch trực thuộc CN để chuyển tiếp đi CN NHCT
khác)
- Các lệnh thanh toán này được hệ thống tự động hoạch toán và tự động
chuyền tiếp đến ngân hàng nhận lệnh
- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch (mẫu 03-CTĐT) để kiểm tra và lưu trữ
* Đối với lệnh thanh toán giữa các điềm giao dịch trong cùng CN
- Lệnh thanh toán được hạch toán tự động và tự động chuyển tiếp đến điểm giao dịch nhận lệnh
- Kế toán CTĐT ¡in báo cáo đối chiếu cuối ngày (mẫu 05-CTĐT) để kiểm tra, đối chiếu với điểm giao dịch
b) Tụi điểm giao dịch
Chỉ thực hiện xử lý đối với lệnh thanh toán có người hưởng tại điểm
giao dịch như điểm 1.1.1 nêu trên
Trang 23- Tại TTTT mở tài khoản điều chuyên vốn trong kế hoạch cho từng chỉ nhánh để hạch toán đối chiếu Tài khoản của chỉ nhánh NHCT nào sẽ mang số hiệu ngân hàng của chỉ nhánh NHCT đó Đối với chỉ nhánh trực thuộc (CN cấp 1), TTTT mở một số các tài khoản ĐCV khác để phản ánh và quản lý các loại vốn giữa TW với CN
* Lưu ý: Đối với chỉ nhánh phụ thuộc (CN cấp 2) chỉ được mở duy nhất
TK ĐCV trong kế hoạch
- Khi nhận chuyên tiền từ các chỉ nhánh, tại TTTT chương trình tự động kiểm tra, đối chiếu và phân loại các chuyên tiền theo các nội dung để hạch toán:
+ Tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ - thanh toán Có + Phạm vi thanh toán trong hệ thống - ngoài hệ thống 3.2.3.1 Xử lý các chuyển tiên trong hệ thông:
- Các chuyền tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL
được hạch toán tự động tự động chuyển đi NHNL và chuyến sang vùng chờ
đối chiếu với NHNL
- Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá số của TTTT, các lệnh thanh toán này sẽ được hạch toán và đối chiễu vào ngày hoạt
động kế tiếp của hệ thông
- Sau giờ khoá số của TTTT, các lệnh thanh toán chưa được đối chiếu
được chuyền sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi xử lý và lưu trữ
3.2.3.2 Xử lý các chuyển tiên ra ngoài hệ thống
* Trường hợp nhận được các chuyên tiền ra ngoài hệ thống trước giờ khoá số của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH
- KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán
Trang 24- KTV tại TTTT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo từng nhóm thanh toán riêng để làm cơ sở kiểm soát chuyên tiếp ra ngoài hệ thống
* Trường hợp nhận được lệnh thanh tốn ra ngồi hệ thống sau giờ khoa số của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH
- KSV tại TTTT kiểm tra KHM: theo lô, chương trình tự động hạch
toán vào tài khoản ĐCV chờ thanh toán
- KTV in thông kê chứng từ tồn đọng theo từng nhóm riêng đề theo dõi
đối chiếu
- Vào ngày giao dịch kế tiếp, TTTT lựa chọn các lệnh thanh toán còn
tồn đọng kích hoạt để chương trình tự động vớt đi cho thanh toán song biên,
liên NH và kết sinh bút toán tất toán tài khoản ĐCV chờ thanh toán cho các
chứng từ tồn đọng được lựa chọn
3.2.3.3 Xử lý các khoản chuyển tiên nội bộ giữa TTTT với chỉ nhánh - Các chuyển tiền tạo lập từ chứng từ giấy để chuyển đi các chỉ nhánh
NHCT được thực hiện như đối với chứng từ đi từ chi nhánh (mục Ï diém 1.1) - Cac chuyén tiền nội bộ nhận đến từ các chỉ nhánh được xử lý như đối với các lệnh thanh toán nội bộ tại các chỉ nhánh (mục II điểm 1.1.1)
3.2.3.4 Hach toan
* Đối với chuyến tiên giữa các chỉ nhánh trong hệ thống:
- Đôi với lệnh thanh toán Có:
No: TK DCV trong ké hoach NHPL
Cé: TK DCV trong ké hoach NHPL
- Đối với lệnh thanh toán No:
No: TK DCV trong ké hoach NHNL
Cé: TK DCV trong ké hoach NHPL
* Déi voi cdc chuyéen tién ra ngodi hé thing NHCT qua thanh toán
Trang 25a Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của chi nhánh trước giờ
ngừng thanh toán song biên, liên NH : Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL
Có: TK thu chỉ hộ (TT song biên hoặc TTLNH)
b Trường hợp nhận được lệnh thanh toán của chi nhánh sau giờ ngừng thanh toán song biên, liên NH :
Nợ TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có TK ĐCV chờ thanh toán
* Hạch toán các khoản vốn từ chỉ nhánh NHCT về TTTT:
a Trường hợp chỉ nhánh chuyển vốn điểu hoà về NHCTVN
- Khi nhận chuyên chuyền tiền gửi vốn của chỉ nhánh chuyên về, TTTT
hạch toán
Nợ: TK ĐCV thanh toán hệ thống
Có: TK ĐCV trong kế hoạch của CN gửi vốn
- Nhận được giấy báo có của NHNN chuyền đến TTTT hạch toán: Nợ: TK tiền gửi của NHCTVN tại NHNNTW
Có: TK_ĐCV thanh toán khác hệ thống
b Trường hợp nhận các loại vốn khác của chỉ nhánh chuyên về NHCT
Việt Nam
- Đối với lệnh thanh toán có:
No: TK DCV trong ké hoach NHPL
Có: TK ĐCV thích hợp
- Đôi với lệnh thanh toán nợ:
Nợ: TK ĐCV thích hợp
Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL * Hạch toán các khoản chuyền vốn về chỉ nhánh
Trang 26trích tài khoản tiền gửi của NHCTVN tại NH Nhà nước Trung ương chuyển
tiếp vốn cho NH xin tiếp vốn Đồng thời lập lệnh thanh toán và hạch toán:
Nợ: TK ĐC vốn trong KH (CN nhận vốn)
Có: TK tiền gửi TT tại sở giao dịch NHNNVN
Cuối ngày, kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu ch uyên tiền đi, đến trong ngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khoá số cuối ngày Các báo cáo này thực hiện lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày
Ngoài ra, các đơn vị thanh toán thực hiện in các loại báo cáo sau:
+ Đối với chỉ nhánh và TTTT in báo cáo 02,03,04,14,15,16 CTĐT 3.2.4 Sai sót và điều chính
3.2.4.1 Sai sót và điều chỉnh tại ngân hàng phát lệnh (NHPI) * Sai sót phát hiện khi chưa tính KHM
Mọi sai sót phát hiện khi chưa tính KHM, KTV được phép sửa lại cho dúng
* Sai sót phat hién sau khi KSV da tinh KHM
Các sai sót phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã được tính KHM đều
phải được điều chỉnh băng bút toán Cụ thế, từng trường hợp được xử lý như sau:
- Chuyén tiên thiếu:
Khi phat hién chuyén tién thiéu, KTV can cứ vào chứng từ gốc và lệnh toán chuyén đến thiếu để lập bố sung Nội dung lệnh thanh toán lập bố sung phải ghi rõ chuyển bố sung cho lệnh thanh toán sỐ ngày và hạch toán như các lệnh thanh toán đi bình thường
- Chuyển tiên thừa:
Trang 27+ Trường hợp phát hiện chuyền tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán
đi nhưng NHNL chưa kiểm tra KHM:
KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh thanh toán chuyền thừa để lập phiếu điều chỉnh và hạch toán:
Đối với lệnh thanh toán có: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Nợ đỏ: TK đã trích thừa
Số tiền chuyển thừa
Đồng thời lập điện tra soát (mẫu 12-CTĐT) gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi nhập số theo dõi chuyên tiền thừa chờ xử lý
Khi nhận được lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa nói trên,
NHPL, hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK ĐCV chờ thanh toán Số tiền thu hồi được Đồng thời ghi xuất số theo dõi chuyền tiền thừa chờ xử lý
Đối với lệnh thanh toán nợ:
Lập phiêu điều chỉnh hạch toán:
Có đỏ: TK thích hợp c
| Sô tiên chuyên thừa
Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh để huỷ số
tiền chuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh tốn ¬ ,
, | Sô tiên chuyên thừa
Co: TK DCV trong kê hoạch
+ Trường hợp phát hiện chuyền tiền thừa sau khi gửi lệnh thanh toán đi, NHNL đã kiếm tra KHM:
Trang 28Đối với lệnh thanh toán có:
Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa và chứng từ gốc để lập phiếu điều
chỉnh hạch toán:
Nợ: TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót
Nợ đỏ: TK thích hợp (TK đã trích thừa) Số tiền chuyển thừa Đồng thời lập điện tra soát gửi NHNL dé yéu cau hoàn trả số tiền thừa và ghi nhập số theo dõi chuyên tiền thừa chờ xử lý Nếu NHNL đã chỉ trả số tiền thừa cho người hưởng, NHPL gửi biên bản chuyền tiền thừa đến NHNL
để NHNL tìm biện pháp thu hỏi
Khi nhận được lệnh thanh toán có chuyến trả số tiền thừa hoặc một
phân số tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán:
No: TK DCV trong kế hoạch Số tiền thu hồi được
Có: TK các khoản phải thu (tiêu khoản cá nhân gây sai sót) Đồng thời ghi xuất số theo dõi chuyền tiền thừa chờ xử lý
Trường hợp NHNL trả lời không thu hồi được thì NHPL căn cứ vào biên bản cùng hồ sơ liên quan của NHNL gửi đến NHPL nhận được, kiểm
tra, đối chiếu với biên bản chuyền tiền thừa trước đây để xác định số đã thu hồi được, số còn phải thu hôi, xác định người chịu trách nhiệm Đồng thời lập
hội đồng để xử lý theo chế độ hiện hành
Đối với lệnh thanh toán nợ:
Lập phiêu điều chỉnh hạch toán:
Có đỏ: TK thích hợp | Số tiền chuyển thừa
Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh để huỷ số tiền chuyền thừa trên lệnh thanh toán nợ
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Trang 29Khi phát lệnh thanh toán bị sai ngược về, NHPL phải lập điện thông
báo cho NHNL, điện tra soát gửi NHNL để xử lý Đồng thời NHPL thực hiện
điều chỉnh huỷ bỏ xố tiền bị ngược về sang TK ĐCV chờ thanh toán, sau đó tất toán TK này chuyến đi NHNL để huỷ toàn bộ lệnh thanh toán bị ngược về và lập lệnh thanh toán đúng chuyên đi
Ví dụ:
- Đối với lệnh thanh toán có:
Trang 30Nợ: TK TG khách hàng (TK thích hợp) Co: TK DCV trong KH Nhưng NHPL đã chuyền và hạch toán: No: TK DCV trong KH Có: TK TG khách hàng (TK thích hợp) Xử lý: lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Có đỏ: TK TG khách hàng (TK thích hợp) Toàn bộ số tiền đã
Có: TK ĐCV chờ thanh toán chuyển ngược về
Sau đó lập lệnh thanh toán có đi đề tất toán chuyền tiền ngược về:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Co: TK DCV trong KH Toàn bộ sô tiên đã chuyên ngược vê
Và lập lệnh thanh toán đúng chuyền đi ghi: Nợ: TK TG khách hàng (TK thích hợp)
Có: TK ĐCV trong kế hoạch
- Đôi với lệnh thanh toán nợ:
+ Đơi với lệnh thanh tốn nợ nội bộ được xử lý tương tự như trường hợp lệnh thanh toán có chuyên ngược về
+ Đối với lệnh thanh toán nợ của khách hàng bị chuyển ngược về thành lệnh thanh toán có phải xử lý như trường hợp điểm a ý 1.2.2.2 mục V để thu
hồi toàn bộ số tiền chuyển ngược về sau đó lập lệnh thanh toán nợ đúng gửi
di
* Cac sai sot khac:
- Khi NHPL phát hiện sai sót các yêu tố khác như: Tên người gửi, tên người nhận tài khoản, số CMND mà chế độ cho phép thì NHPL gửi điện
tra soát đến NHNL để điều chỉnh lại lệnh thanh toán cho đúng
- Đối với các lệnh thanh toán bị từ chối do lỗi kỹ thuật, sai thông tin đối chiếu hoặc phát hiện bị giả mạo Hệ thống tự động gửi lại lệnh thanh toán hoặc đối chiếu theo một số lần nhất định Sau một số lần gửi lại không thành
Trang 31+ Tại NHPL, lệnh này sẽ không còn giá trị để gửi đi Căn cứ biên bản
xác định tình trạng kỹ thuật của lệnh thanh toán bị phong toá, NHPL huỷ lệnh
thanh toán theo biên bản với sự cho phép của TTTT NHPL lập phiếu điều
chỉnh hạch toán huỷ đỏ toàn bộ số tiền trên lệnh thanh toán bị huỷ Đồng thời lập lệnh thanh toán khác thay thế
3.2.4.2 Sai sót và điều chỉnh ngân hàng nhận lệnh
* Đối với lệnh thanh toán bị sai thiếu:
Khi nhận được lệnh thanh toán bỗ sung chuyển tiền thiếu, NHNL kiểm
tra lệnh thanh toán chuyển thiếu trước đó, đối chiếu với lệnh thanh toán chuyển bồ sung Nếu đúng thì hạch toán như đối với các lệnh thanh toán đúng bình thường khác
* Đối với lệnh thanh toán bị sai thừa:
- Lệnh thanh toán bị sai thừa phát hiện trước khi kiểm tra KHMI và hạch tốn:
Nhận được điện thơng báo chuyển tiền thừa của NHPL trước khi kiểm
tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi số theo dõi lệnh thanh toán bị
sai sót Khi nhận được lệnh thanh toán đến, NH kiểm soát, đối chiếu giữa lệnh
thanh toán với nội dung thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý:
+ Đối với lệnh thanh toán có, hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK ĐCV chờ thanh toán | Tồn bộ sơ tiên
Sau khi nhận được điện tra soát yêu cầu chuyên trả tiền thừa của NHPL, căn cứ điện tra soát, NHNL lập lệnh thanh toán có đi hồn trả NHPL,, hạch tốn:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh tốn ¬
, | Sơ tiên thừa
Có: TK ĐCV trong kê hoạch
Đồng thời lập phiếu để hạch toán số tiền đúng
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Trang 32+ Đối với lệnh thanh toán nợ, hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh tốn a
, Tồn bộ sơ tiên
Có: TKĐCV trong kê hoạch
Khi nhận được lệnh thanh toán có đến với nội dung thu hồi tiền chuyển thừa, NHNL hạch toán: No: TK DCV trong KH ¬ | Sơ tiên thừa Có: TK ĐCV chờ thanh toán Đồng thời lập phiếu để hạch toán số tiền đúng Nợ: TK thích hợp Có: TK ĐCV chờ thanh toán * Lệnh thanh toán bị sai thừa phát hiện sau khi kiểm tra KHM và hạch | Số tiền đúng toán:
Nhận được điện thông báo chuyền tiền thừa của NHPL sau khi đã kiểm tra KHM và hạch toán NHPL phải kịp thời ghi số theo dõi lệnh thanh toán bị sai sót, nêu chưa thanh toán cho khách hàng thì phải giữ lại số tiền thừa để xử lý
- Nhận được được thông báo chuyển tiền thừa của NHPL sau khi đã kiểm tra KHM và hạch toán nhưng trên tài khoản của khách đủ tiền để xử lý,
NHNL xu ly nhu sau:
+ Đối với lệnh thanh toán có:
Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa của NHPL, NHNL lập phiếu điều
chỉnh, hạch toán:
Có đỏ: TK thích hợp (TK đã ghi thừa trước đây) Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Số tiền thừa
Khi nhận được điện tra soát yêu cầu trả lại số tiền thừa của NHPL, NHNL, NHNL 1ap lệnh thanh toán có để trả lại số tiền thừa và hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh tốn ¬ „ | Sơ tiên thừa
Co: TK DCV trong kê hoạch
Trang 33Căn cứ điện thông báo chuyến tiền thừa của NHPL, NHNL lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Nợ đỏ: TK thích hợp (TK đã ghi thừa trước đây) Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được lệnh thanh toán có củaNHPL chuyển đến để thu hồi số Số tiền thừa tiền thừa trên, NHNL hạch toán: No: TK DCV trong KH
Co: TK DCV cho thanh toan
- Nhận được điện thông báo chuyền tiền thừa của NHPL saukhi đã kiếm tra KHM và hạch toán nhưng trên tài khoán của khách hàng không còn đủ tiền để thu hồi, NHNL xử lý như sau:
+ Đối với lệnh thanh toán có:
Trường hợp trên TK chỉ còn một phần: Xử lý và hạch toán như trường hợp điểm a phân 2.2.2.1 mục V nêu trên
Trường hợp trên TK không còn tiên:
NHNL ghi nhập số theo dõi chuyền tiền thừa đến chưa thu hồi để theo
dõi
NHNL căn cứ biên bản chuyền tiền thừa của NHPL gửi đến, NHNL yêu
cầu khách hàng trả lại số tiền thừa hoặc nộp tiền vào tài khoản để thực hiện
hoàn trả Sau khi nhận được tiền hoàn trả của khách hàng kế toán ghi xuất số theo dõi chuyển tiền thừa đến, lập lệnh thanh tốn có hồn trả số tiền chuyên thừa theo hướng dẫn xử lý và hạch toán như trường hợp điểm a phan 2.2.2.1
mục V nêu trên
Trang 34nhận của chính quyên địa phương hoặc các cơ quan quản lý pháp luật, gửi cho
NHPL để xử lý đồng thời ghi xuất số theo dõi chuyền tiền thừa đến
+ Đối với lệnh thanh toán nợ:
Xử lý và hạch toán như trường hợp điểm b phân 2.2.2.1 mục V nêu trên
* Sai tài khoản, tên đơn vị nhán, số chứng minh nhán dân,
- Khi nhận được chuyển tiền do NHPL chuyển đến sai tài khoản hoặc tên khách hàng, NHNL hạch toán: + Đối với lệnh thanh toán có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán + Đối với lệnh thanh toán Nợ: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Cé: TK DCV trong kế hoạch Đồng thời lập điện tra soát NHPL
- Khi nhận được trả lời tra soát vào lệnh thanh toán Căn cứ vào nội
dung trả lời tra soát lập phiếu hạch toán cho khách hàng:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Có: TK khách hàng (TK thích hợp)
+ Trường hợp NHPL trả lời đã lập theo đúng chứng từ gốc hoặc đề nghị
trả lại:
NHNL căn cứ vào nội dung tra lời tra soát, lập phiếu tất toán TK ĐCV chờ thanh toán chuyên trả lại NHPL
* Chuyến tiên sai NHNL:
Khi nhận được lệnh thanh toán chuyển đến sai NHNL, NHNL hạch
toán chuyền trả lại NHPL
Trang 36* Chuyến tiên ngược về:
- Trường hợp NHNL chưa kiểm tra KHM và hạch tốn:
Nhận được điện thơng báo chuyển tiền ngược về của NHPL trước khi
kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi số theo dõi lệnh thanh
toán bị ngược về để xử lý Khi nhận lệnh thanh toán đến, NHNL kiểm soát,
đối chiếu với điện thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý:
+ Đối với lệnh thanh toán có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được điện tra soát NHNL lập lệnh thanh toán chuyển trả lại NHPL, hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Cé: TK DCV trong kế hoạch + Đối với lệnh thanh toán nợ: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Cé: TK DCV trong kế hoạch Khi nhận được lệnh thanh toán có của NHPL tất toán lệnh chuyển ngược về, NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán
- Trường hợp NHNL đã kiểm tra KHM và hạch toán:
Nhận được điện thông báo chuyển tiền ngược về của NHPL nhưng
NHNL đã kiểm tra KHM và hạch toán NHNL xử lý sau:
- Đối với lệnh thanh toán có
Xử lý như điểm a phần 2.2.2.1 mục V
- Đôi với lệnh thanh toán Nợ
Lập phiêu điều chỉnh hạch toán: Nợ đỏ: TK thích hợp
Trang 37Khi nhận được điện tra soát và chuyển tiền xử lý của NHPL, NHNL hạch toán tất toán TK ĐCV chờ thanh toán
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Có: TK ĐCV trong kế hoạch
* Lưu ý: Xử lý sai sót tại các phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm tương tự như trên (mục V) thông qua tài khoản thanh toán khác (Š199.01xxx) và tài khoản chờ thanh toán khác (4699.01xxx)
3.2.5 Đối chiếu và quyết toán:
3.2.5.1 Đối chiếu:
* Đối chiếu hàng ngày:
- Việc tô chức đối chiếu được thực hiện theo hình thức kiểm soát tập
trung và đối chiếu tập trung tại TW Việc đối chiếu được thực hiện tức thời theo từng lệnh thanh toán
- Fại NHPL, ngay sau khi lệnh thanh toán được truyền đi, chương trình
tự động tạo đối chiếu chuyển về TTTT, kết quả đối chiếu được phản hồi về
NHPL, ngay sau khi được tự động hạch toán tại T TT
- Tại NHNL, đối với lệnh thanh toán đến, ngay khi NHNL kiếm tra
KHM va hạch toán bút toán hạch toán được chuyển về TTTT để đối chiếu,
kết quả đối chiếu được phản hồi tức thời về NHNL
- Tại TTTT sẽ giám sát toàn bộ đối chiếu, chuyển tiền giữa các Chỉ nhánh NHC”T
- Tại các Chỉ nhánh NHCT giám sát đối chiếu, chuyền tiền giữa Chỉ nhánh với TT và giữa các ĐƠN) trực thuộc
- Việc đối chiếu giữa Chị nhánh với TT được thực hiện trên cơ sở dữ
liệu hạch tốn thơng qua TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01xxx) Với từng Lệnh thanh toán, phát sinh Nợ tại TTTT phải băng phát sinh Có tại
Trang 38- Cuối ngày, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu sẽ được chuyển sang làm việc riêng đề tiếp tục đối chiếu vào ngày kế tiếp cho đến khi hoàn tất
đối chiếu khớp đúng
- Trước khi khoá số ngày giao dịch, các đơn vị thanh toán phải in các báo cáo đối chiếu theo quy định, kiểm tra giám sát tình trạng đối chiếu của
đơn vị mình dé kiểm soát được các chuyển tiền còn tồn đọng, các Lệnh thanh
toán chưa được kiểm tra khớp và hạch toán * Đối chiếu hàng tháng
- Đối chiếu giữa Chi nhánh và TTTT:
+ Hàng tháng, Chi nhánh thực hiện đối chiếu với TTTT các tài khoản điều chuyển vốn VND và các tài khoản thu, chỉ lãi vốn điều hoà Các tài khoản này phải có doanh số và số dư khớp đúng với TTTT tức là doanh số nợ, số dư nợ đến ngày cuối tháng tại Chỉ nhánh phải bằng doanh số có, số dư
có tại TT và ngược lại
+ Vào ngày giao dịch cuối tháng, sau khi đã nhận và hạch toán hết các chứng từ đến, Chi nhánh tạo báo cáo chuyển tiền điện tử tháng (mẫu 13- CTĐT) Báo cáo được tự động truyền về Trung tâm thanh toán để đối chiếu với đữ liệu hạch toán trong tháng của Trung tâm thanh toán
+ Tại Trung tâm thanh toán sau khi truyền nhận hết chứng từ cho các chỉ nhánh chương trình máy tính tự động đối chiếu số liệu hạch toán tại Trung tâm thanh toán với số liệu báo cáo của các Chỉ nhánh và phản hỏi kết quả về Chi nhánh Các chênh lệch đối chiếu được in ra (mẫu 11-CTĐT) để kiểm tra lại số liệu đã hạch toán trong tháng Các sai sót phải được tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh tại nơi phát sinh sai sót ngay trong tháng
- Đối chiếu giữa ĐGD và Chỉ nhánh:
Thực hiện tương tự như đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT trên tài
khoản thanh toán khác giữa Chi nhánh với các ĐGT trực thuộc
Trang 39- Chỉ nhánh được chủ động giờ khoá số và chuyên đổi ngày giao dịch nhưng không được phép chuyên đổi trước 16h30 hàng ngày
- Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày làm việc
- Các Lệnh thanh toán TT nhận được sau giờ khoá số của TTTT sẽ
được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp
- Giờ khoá số và chuyên đổi ngày giữa Chi nhánh với các ĐGD trực
thuộc do Giám đốc chỉ nhánh quy định
- Hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày giao dịch
* Quyết toán tháng, năm - Quyết toán tháng:
- Quyết toán giữa TTTT và Chỉ nhánh
+ Hàng tháng, các chỉ nhánh ngừng truyền Lệnh thanh toán vào lúc 16h00 ngày cuối tháng, trường hợp đặc biệt cần thay đôi ngày giờ này, TTTT sẽ có thông báo và cập nhật cho các Chi nhánh trước 0T ngày
+ Đến giờ quy định, mọi hoạt động về việc lập, kiểm soát, hạch toán cũng như truyền Lệnh thanh toán đi sẽ không thực hiện được Chi nhánh phải
nhận kiểm tra KHM và hạch toán hết chứng từ đến trong ngày để thực hiện
đối chiếu với TTTT
+ Chỉ khi nào đối chiếu khớp đúng, Chi nhánh mới được TTTT cấp phép để tiếp tục hoạt động chuyền tiền đi
- Quyết toán giữa Chi nhánh với các điểm giao dịch trực thuộc:
+ Ngày giờ thực hiện quyết toán hàng tháng giữa Chi nhánh và các đặc
điểm giao dịch trực thuộc do Giám đốc chỉ nhánh qui định
+ Cuối tháng các Chi nhánh phải thực hiện quyết toán các chuyển tiền
đi, đến, đối chiêu khớp đúng tài khoản thanh toán giữa các Chỉ nhánh với các ĐGT) trực thuộc
Trang 40Việc quyết toán thanh toán hàng năm thực hiện theo chế độ hiện hành
và hướng dẫn của NHCT Việt Nam
Trước ngày 31/12 của năm, trung tâm và các đơn vị chuyên tiền điện tử chấm dứt và xử lý xong tất cả các lịch chuyền tiền trong năm đó và đôi chiếu doanh số chuyên tiên ngày 31/12
Tại trung tâm và các đơn vị chuyển tiền hạch toán tất cả chuyển tiền
năm trước còn các lệnh phát sinh vào đầu tháng của năm mới thì hạch toán vào tài khoản chuyên tiền năm nay
