III. Thực trạng thanh tốn điện tử tại NHCT khu vực Hai Bà Trưng
2.2.Với tư cách là ngân hàng khởi tạo
2. Thực trạng nghiệp vụ thanh tốn điện tử
2.2.Với tư cách là ngân hàng khởi tạo
+ Thanh tốn viên giao dịch giữ tài khoản của khách hàng
Các khách hàng cĩ quan hệ tiền gửi, tiền vay với chi nhánh Ngân hàng cơng thương Hai Bà Trưng cĩ yêu cầu chuyển tiền thanh tốn qua ngân hàng. Khách hàng phải lập và nộp chứng từ (uỷ nhiệm chi, séc chuyển tiền, giấy nộp tiền), chi nhánh sẽ giải quyết theo cơ chế thanh tốn qua ngân hàng như thường lệ.
Trong trường hợp khách hàng cĩ tài khoản tiền gửi tại chi nhánh nộp chứng từ (uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền…) để chi trả chuyển tiền hay giao dịch tới một ngân hàng khác cùng hệ thống, kế tốn giao dịch sẽ kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và số dư tài khoản của khách hàng. Cơng việc này được ngân hàng xử lý nhanh và đúng theo chế độ nhằm đáp ứng cao nhất yêu cầu của khách hàng.
Nếu trên tài khoản của khách hàng cịn đủ số dư, chứng từ hợp pháp, hợp lệ thì kế tốn giao dịch sẽ xử lý theo chế độ hiện hành. Trường hợp số dư trên tài khoản của khách hàng khơng cịn đủ cho việc chuyển tiền, kế tốn giao dịch sẽ từ chối và trả lại chứng từ cho khách hàng.
Trong trường hợp khách hàng nộp chứng từ sử dụng đến tài khoản tiền vay khách hàng phải làm thủ tục vay nộp cho cán bộ tín dụng sau đĩ cán bộ tín dụng mới chuyển cho kế tốn theo đường dây nội bộ.
Kế tốn giao dịch sẽ kiểm tra nội dung của các giấy tờ, kiểm tra các chữ ký theo mẫu đã đăng ký, đồng thời kiểm tra hạn mức cịn lại của khách hàng,
trong trường hợp này cũng xảy ra hai khả năng: Nếu cịn hạn mức tín dụng kế tốn sẽ thực hiện giao dịch bình thường. Nếu vượt quá hoặc hết hạn mức tín dụng thì kế tốn giao dịch sẽ từ chối và trả lại chứng từ cho khách hàng.
Trong trường hợp khách hàng khơng cĩ tài khoản tại ngân hàng mà muốn chuyển tiền qua ngân hàng đến một ngân hàng khác bằng tiền mặt kế tốn giao dịch sẽ kiểm tra xem khách hàng đã ghi đầy đủ các yếu tố: Số chứng minh nhân dân, ngày và nơi cấp… Nếu đầy đủ sẽ yêu cầu khách hàng ra quỹ nộp tiền để chuyển.
Hàng ngày tại NHCT Hai Bà thanh tốn viên giao dịch tiếp nhận trung bình khoảng 50 chứng từ một ngày với tổng số tiền trên 5 tỷ đồng mỗi ngày. Các chứng từ để làm căn cứ chuyển tiền đi bao gồm các uỷ nhiệm chi doanh nghiệp, séc bảo chi, giấy nộp tiền, séc chuyển tiền… Trong đĩ, uỷ nhiệm chi doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn nhất quý IV (2004) 1925 mĩn trong tổng số 2853 mĩn chuyển tiền. Séc chuyển tiền đã được thay thế bằng các chuyển tiền ghi Cĩ qua thanh tốn điện tử.
+ Thanh tốn viên
Khi nhận được chứng từ thanh tốn điện tử. Thanh tốn viên sẽ kiểm tra lại các yếu tố của chứng từ, chữ ký của kế tốn giao dịch, tiến hành chuyển hố chứng từ giấy thành chứng từđiện tử cùng thể thức thanh tốn.
Mỗi chứng từ thanh tốn được chuyển hố thành một lệnh chuyển tiền điện tử.
Tất cả quá trình nhập dữ liệu của thanh tốn viên vào từng thể thức thanh tốn đều cĩ mẫu sẵn, thanh tốn viên chỉ cần nhập nội dung vào.
Sau khi chuyển hố xong, thanh tốn viên kiểm tra lại yếu tố của chứng từđiện tử trên màn hình dựa vào chứng từ gốc thơng qua các nội dung sau:
- Ngân hàng nhận - Số hiệu tài khoản
- Số chứng minh nhân dân, ngày và nơi cấp (đối với người khơng mở tài khoản tại ngân hàng)
- Số tiền
- Nội dung thanh tốn
Khi các yếu tố đã đầy đủ, khớp đúng với nội dung chứng từ gốc, thanh tốn viên sẽ tiến hành ghi và in ra 01 liên chứng từ điện tử thanh tốn, ký tên trên chứng từ điện tử in ra.
Ví dụ: Ngày 25/09/200 Cơng ty Dệt may Hà Nội nộp vào ngân hàng uỷ nhiệm chi số tiền 150 triệu, trích tài khoản tiền gửi để thanh tốn tiền hàng cho Cơng ty vật liệu may Đại Mỗ cĩ tài khoản tại ngân hàng cơng thương Ngơ Quyền, thanh tốn viên sẽ xử lý như sau:
NHCT Việt Nam
128 NHCT Hai Bà Trưng - Hà Nội UỶ NHIỆM CHI
(Doanh nghiệp)
NH khởi tạo 128 ngân hàng cơng thương Hai Bà Trưng - Hà Nội NH nhận 168 Ngân hàng cơng thương Ngơ Quyền
Mã tỉnh NHB Mã NHB
Số giao dịch: 128100844 Ngày lập chứng từ 25-09-2003 14;09;55
Số chứng từ gốc: Ký hiệu mật Loại nghiệp vụ Thơng thường
………
Đơn vị trả tiền Cơng ty xăng dầu Hà Nội TK trung gian
Số tài khoản 710A.00010 TK Nợ
Tại NH Ngân hàng cơng thương Hai Bà Trưng Hà Nội ……….. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đơn vị nhận tiền Cơng ty xăng dầu khu vực I
Số tài khoản 710D.00061 TK Cĩ Tại NH NHCT Ngơ Quyền 5191.01.999 ……… Số tiền bằng số 150.000.000 Nội dung thanh tốn Trả tiền hàng Số tiền bằng chữ (+) Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn. NH khởi tạo ghi sổ ngày 25-09-2003 NH nhận ghi sổ
ngày
Thanh tốn viên Kiểm sốt
Sau khi đầy đủ chữ ký của thanh tốn viên và của kế tốn giao dịch, chứng từ gốc và chứng từ điện tử được trao cho trưởng phịng kế tốn. Chuyển chứng từđiện tử thanh tốn sang cho trưởng phịng kế tốn duyệt.
Nếu như trước kia, thời gian giao 1 khoản thanh tốn phải mất một tuần thì nay rút lại trong vài giờ. Việc thanh tốn nhanh chĩng đã đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn mang lại hiệu quả kinh tế rất lớn cho khách hàng, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường.
+ Trưởng phịng kế tốn
Khi nhận được chứng từ gốc và chứng từ điện tử thanh tốn viên, trưởng phịng kế tốn sẽ vào chương trình bằng cách nhập mã thẩm quyền cá nhân (tên của trưởng phịng kế tốn) và ký hiệu mật để vào phần duyệt điện. Trưởng phịng kế tốn phải nhập số tiền bằng số của từng chứng từ, nếu khớp đúng thì tồn bộ nội dung của chứng từ sẽ được hiện lên màn hình và trưởng phịng kế tốn tiến hành kiểm sốt, đối chiếu các yếu tố giữa chứng từ gốc và chứng từ điện tử.
Sau khi kiểm tra nếu chứng từ hợp pháp, hợp lệ và khớp đúng kế tốn trưởng sẽ tiến hành tính ký hiệu mật cho chứng từ đang kiểm hiển thị trên màn hình, ghi ký hiệu mật vào chứng từ lưu trước khi quyết định chuyển đi. Chứng từ gốc và chứng từ điện tử được giao lại cho thanh tốn viên để hạch tốn và lưu trữ.
Các chứng từ trên máy sau khi đã tính ký hiệu mật sẽ tự động truyền đi đến trung tâm thanh tốn. Việc truyền đi các chuyển tiền Đi tại ngân hàng cịn được thực hiện 2 lần trong một ngày đối với các chuyển tiền thơng thường cịn đối với các chuyển tiền Khẩn được thực hiện ngay lập tức. Truyền các chuyển tiền Đi được thực hiện một lần vào buổi sáng (Tuỳ vào lượng chứng từ) vào một lần vào buổi chiều nhưng khơng quá 15 giờ theo quy định của NHCT Việt Nam. Việc chuyển tiền điện tửđược thực hiện theo từng mĩn cho từng ngân hàng tương ứng với thể loại chứng từ khách hàng nộp vào.
Về việc lệ phí cho chuyển tiền điện tử thì đối với mỗi khoản tiền thơng thường khách hàng sẽ phải chịu mức phí là 0.045% số tiền chuyển đi. Tối thiểu 18.000đ/mĩn (đối với chuyển tiền thường) và 25.000đ/mĩn (đối với chuyển tiền khản). Tối đa là 550.000đ/mĩn.
Sau hơn 5 năm áp dụng phương thức thanh tốn điện tử, Ngân hàng cơng thương Hai Bà Trưng đã đạt được những kết quả đáng khích lệ, được khách hàng tin yêu và đến với chi nhánh ngày càng đơng, đứng trên cương vị là ngân hàng khởi tạo, tính đến ngày 31/12/2004 chi nhánh ngân hàng cơng thương Hai Bà đã thực hiện tất cả 393.426 mĩn. Điều này chứng minh thanh tốn điện tử trên mạng vi tính đã cĩ chuyển biến đáng kể. Việc kiểm tra, kiểm sốt luân chuyển chứng từ mạng thanh tốn điện tử diễn ra nhanh hơn, chính xác, an tồn hơn, phù hợp và đáp ứng được yêu cầu theo tình hình thực tế. Từ đĩ gĩp phần tăng lợi nhuận cho ngân hàng đảm bảo duy trì hoạt động và phát triển của ngân hàng cơng thương Hai Bà.
Tuy nhiên đứng trên cương vị là ngân hàng khởi tạo trong hơn 5 năm thực hiện, Ngân hàng cơng thương Hai Bà cịn gặp phải một số khĩ khăn:
- Việc thực hiện thanh tốn điện tử qua mạng chưa đồng nhất, trong một số trường hợp vẫn cịn phải sử dụng các hình thức thanh tốn khác.
- Mặt khác, mạng lưới thanh tốn điện tử chỉđược trang bịở các trụ sở chi nhánh Ngân hàng cơng thương, chưa được trang bị tới các phịng giao dịch, các quỹ tiết kiệm, gần các tụ điểm dân cư. Hoạt động tuyên truyền của Ngân hàng cơng thương về dịch vụ này chưa nhiều, trong khi các tầng lớp dân cư thường cĩ thĩi quen sử dụng các dịch vụ chuyển tiền truyền thống (bưu điện).
- Hiện nay, việc chuyển tiền với các ngân hàng khác hệ thống như City Bank, Ngân hàng Đầu tư và phát triển, Ngân hàng Đức Deutsche Bank bằng chương trình thanh tốn điện tử qua trung tâm thanh tốn, cịn những ngân hàng khác hệ thống như Ngân hàng ngoại thương, Ngân hàng nơng nghiệp, Kho bạc Nhà nước… thì chương trình thanh tốn điện tử chỉ đáp ứng đối với những mĩn từ 200 triệu đồng trở xuống. Trên mức 200 triệu đồng phải thanh tốn qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng nhà nước như vậy phí dịch vụ cho dịch vụ này bị giảm do phải trả phí cho Ngân hàng Nhà nước.
- Một khĩ khăn nữa đĩ là những trục trặc về kỹ thuật như tắc nghẽn đường truyền tin, trục trặc về máy tính, Modem… Cũng gây ảnh hưởng tới dịch vụ này.
Nhưng điều đáng quan tâm là từ khi thanh tốn điện tử thì cơng tác thanh tốn ở Ngân hàng cơng thương Hai Bà Trưng đã cĩ những thành cơng đáng kể như: Rút ngắn được thời gian thanh tốn qua ngân hàng, thời gian vốn cĩ chu chuyển qua ngân hàng được rút ngắn, phục vụ kịp thời, nhanh chĩng các nhu cầu, hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng, tăng uy tín của Ngân hàng cơng thương, tăng cường nguồn vốn cho ngân hàng.
2.3. Với tư cách là ngân hàng nhận lệnh
Ngân hàng cơng thương Hai Bà luơn bố trí một bộ phận thanh tốn điện tử, một cán bộ điện tốn, trưởng phịng kế tốn (hoặc người được uỷ quyền) trực đảm bảo tính liên tục để nhận chuyển tiền đến.
Khi máy báo cĩ phát sinh nghiệp vụ thanh tốn đến (trong trường hợp mọi yếu tố đều phù hợp), bộ phận thanh tốn điện tử thơng báo ngay cho trưởng phịng kế tốn, trưởng phịng kế tốn sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ điện tử thanh tốn, kế tốn trưởng tiến hành giải mã điện thanh tốn rồi kiểm tra ký hiệu mật và chữ ký điện tử trên màn hình. Sau đĩ kế tốn trưởng chuyển cho thanh tốn viên, thanh tốn viên sẽ in ra 2 liên chứng từ thanh tốn điện tử đến.
1 liên giấy báo cáo cho khách hàng 1 liên làm cơ sởđể hạch tốn
Sau khi in chứng từ thanh tốn điện tử đến, thanh tốn viên sắp xếp riêng chứng từ vế nợ, vế cĩ theo thứ tự số hiệu của ngân hàng khởi tạo từ nhỏ đến lớn và ký tên vào nơi quy định trên chứng từ và chuyển cho trưởng phịng kế tốn ký kiểm sốt. Nhận được chứng từ do trưởng phịng kế tốn chuyển cho, thanh tốn viên phải hạch tốn kịp thời các khoản chuyển tiền nhanh để đáp ứng nhu cầu chi trả cho khách hàng.
Trong trường hợp cĩ chứng từ đi bù trừ in ra 2 liên và giao cho thanh tốn viên bù trừ xử lý. Ví dụ: Khi nhận được chứng từ điện tử đến là giấy nộp tiền mẫu điện in ra NHCT Việt Nam 128 NHCT Hai Bà Trưng - Hà Nội GIẤY NỘP TIỀN (cá nhân) NỢ
NH khởi tạo 480 Ngân hàng cơng thương Đà Nẵng
NH nhận 128 Ngân hàng cơng thương Hai Bà Trưng - Hà Nội Mã tỉnh NHB
Mã NHB
Số giao dịch 480 E02926 Ngày lập chứng từ 26-11-2003 14:09:55
Số chứng từ gốc 66 Ký hiệu mật 894
Loại nghiệp vụ Khẩn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
………
Người nộp tiền Nguyễn Thanh Hà TK trung gian
Địa chỉ TK Nợ Số tài khoản 1011.01.001 5191.01.999 Người nhận tiền Nguyễn Thị Hồ TK Cĩ Số CMT 101.074.144 Nơi cấp Hà Nội Số tiền bằng số Ngày cấp 15-02-2001 140.000.000 Địa chỉ
Số tài khoản 880A 99999
Tại NH Ngân hàng cơng thương Hai Bà Trưng - Hà Nội Nội dung thanh tốn Chuyển tiền
Số tiền bằng chữ (+) Một trăm bốn mươi triệu đồng chẵn
NH khởi tạo ghi sổ ngày 26-1-2003 NH nhận ghi sổ ngày 26- 11-2003
Thanh tốn viên Kiểm sốt
Sau khi kế tốn trưởng kiểm sốt chứng từ điện tử Đến sẽ chuyển cho thanh tốn viên (xử lý bước tiếp theo).
Trường hợp chứng từ thanh tốn điện tử Đến của đơn vị phịng giao dịch thì thanh tốn viên phải in thêm 2 liên chứng từ, nếu các chứng từ thanh tốn điện tử Đến mà sai tên đơn vị hoặc số tài khoản bên nhận thì lập tức gửi điện tra sốt sang NHA.
Quá trình hạch tốn của kế tốn nhận chuyển tiền Đến diễn ra nhanh gọn và chính xác trên máy, nếu khơng cĩ gì sai sĩt thì tồn bộ quá trình từ khi tiếp nhận chuyển tiền Đến cho đến khi hạch tốn vào tài khoản nội bảng chỉ diễn ra trong vịng 5-10 phút.
Tại chi nhánh khối lượng chuyển tiền Đến so với chuyển tiền Đi tương đối ít hơn. Doanh số thanh tốn điện Đến quý I (2004) là 106 tỷ đồng chỉ chiếm hơn 40% doanh số chuyển tiền Đi. Trung bình một ngày ngân hàng nhận được 15 mĩn chuyển tiền Đến với tổng số tiền gần 2 tỷ đồng mỗi ngày. Số tiền trên một mĩn chuyển tiền Đến trung bình 130 triệu đồng.
Trong ba tháng đầu năm 2004, số lượng mĩn chuyển tiền Đến 1.114 mĩn. So với ba tháng đầu năm 2003 thì số lượng chuyển tiền Đến là 1037
mĩn. Chi nhánh luơn chú trọng đảm bảo sự thơng suốt trong tồn hệ thống, đảm bảo chính xác, an tồn tuyệt đối khối lượng dịch vụ qua thanh tốn điện tử ngày càng tăng. Đĩ là dấu hiệu đáng mừng cho việc khai thác dịch vụ thanh tốn điện tử trong NHCT Hai Bà nĩi riêng và trong tồn hệ thống NHCT nĩi chung. Gĩp phần tích cực cho sự phát triển của nền kinh tế xã hội nâng cao uy tín của NHCT trong nội địa và trên tồn thế giới.
2.4. Điều chỉnh sai lầm
2.4.1. Tại ngân hàng khởi tạo
Việc chuyển tiền điện tử theo quy trình như trên thực sự khiến cho cơng tác thanh tốn liên hàng trở nên nhanh chĩng hơn và sai lầm liên hàng cũng xảy ra ít hơn trước rất nhiều. Việc lập và kiểm sốt chứng từ được thực hiện tách bạch ra bởi hai người. Việc tính ký hiệu mật tự động bằng máy như hiện nay khiến cho những sai lầm về chuyển tiền thiếu, chuyển tiền thừa hay chuyển tiền ngược vế (lẽ ra chuyển nợ đi nhưng lại chuyển cĩ đi) là khơng cịn nữa. Đĩ là thành tích mà NHCT Hai Bà đạt được khi thực hiện phương thức thanh tốn điện tử. Nhờ phương thức này mà việc kiểm tra các chứng từ thanh tốn chuyển đi được kiểm tra rất kỹ lưỡng và độ chuẩn xác cao. Nhưng bên cạnh đĩ khơng phải khơng cịn những sai lầm mặc dù những sai lầm đĩ chủ yếu là do sai sĩt của khách hàng như: khách hàng viết sai địa chỉ nơi nhận, viết sai con số chứng minh thư, ngày cấp nơi cấp của người nhận hay số tài khoản bên ngân hàng nhận. Nếu khách hàng viết chưa rõ thì kế tốn viên yêu cầu khách hàng viết đúng đủ - trừ trường hợp viết sai bên ngân hàng nhận. Tuy nhiên khi chuyển, thanh tốn viên vẫn thực hiện trung thành với chứng từ gốc mà khách hàng giao cho.
Qua đây một lần nữa khẳng định chi nhánh NHCT Hai Bà đã thực hiện tốt hoạt động của mình, mặc dù cịn mắc phải những sai lầm nhưng chỉ là lỗi rất nhỏ rất khách quan, so với những thành quả mà ngân hàng đã thu được. Khi phát hiện ra sai lầm ngân hàng điều chỉnh ngay, chủ động gọi điện đến