Ứng dụng lập trình VBA excel để xử lí dữ liệu trong công tác giáo vụ tại trường THPT chuyên phan bội châu

Qua nhiều năm làm công tác Văn phòng và Giáo vụ trong nhà trường, tôi nhận thấy có việc làm định kỳ hàng năm đó là việc thống kê điểm các kỳ thi: thi tuyển sinh vào lớp 10, thi Trung học

SỞ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO NGHỆ AN TRƯỜNG THPT CHUYÊN PHAN BỘI CHÂU

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

“Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí dữ liệu trong công tác Giáo vụ

tại trường THPT chuyên Phan Bội Châu”

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài

Trong xu thế ngày càng phát triển của xã hội thì một trong những vấn đề được đặc biệt quan tâm đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào nhiều lĩnh vực của đời sống sản xuất cũng như nhiều ngành nghề, trong đó có ngành Giáo dục đào tạo Công nghệ thông tin là công cụ đắc lực hỗ trợ đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập và hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng giáo dục Dữ liệu trong trường học hầu hết được số hóa bởi các phần mềm ứng dụng văn phòng, trong đó phần mềm Microsoft Excel là thông dụng nhất

Microsoft Excel, còn được gọi theo tên đầy đủ Microsoft Office Excel, là

chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft Với Microsoft Excel, chúng ta có thể nhập và quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên, học sinh,… đặc biệt là quản lý điểm số của học sinh Tuy nhiên, công việc quản lý điểm sẽ “tự động hóa” hơn, “chuyên nghiệp” hơn và bảo mật cao hơn nếu chúng ta kết hợp với công cụ nhúng trong Microsoft Office là VBA

VBA là viết tắt của cụm từ Visual Basic for Application, là một ngôn ngữ lập

trình hướng đối tượng cơ bản cho các ứng dụng, dựa trên nền tảng của Visual Basic

Visual Basic for Application là một ngôn ngữ lập trình chung, được ứng dụng

cho cả bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office (gồm Excel, Powerpoint, Word,

…)

Trong Microsoft Excel, Visual Basic for Application giúp tự động hóa các công việc và cung cấp cho người dùng những hàm tùy biến Visual Basic for

Application là một chương trình hữu ích, trong những phiên bản gần đây, nó đã

bao gồm những môi trường phát triển tổng hợp (IDE) Chức năng ghi lại những

đoạn Macro có thể tạo ra những đoạn mã Visual Basic for Application cho những

hành động có tính chất lặp lại của người sử dụng, cho phép những thao tác thông dụng được tự động hóa, cho phép tạo ra bảng biểu và điều kiện bên trong bảng tính để trực tiếp giao tiếp với người sử dụng

Qua nhiều năm làm công tác Văn phòng và Giáo vụ trong nhà trường, tôi nhận thấy có việc làm định kỳ hàng năm đó là việc thống kê điểm các kỳ thi: thi tuyển sinh vào lớp 10, thi Trung học phổ thông quốc gia, thi chọn học sinh giỏi Quốc gia…để đánh giá chất lượng giáo dục của nhà trường Tất cả những việc này đều do bộ phận Giáo vụ trực tiếp nhập điểm, cộng bằng tay kết hợp Excel Măc dù Excel là một trong những công cụ tuyệt vời giúp cho công việc hành ngày của chúng ta nhanh và hiệu quả hơn Cùng với sự phát triển của các công cụ phân tích dữ liệu hiện đại, Excel phát triển các chức năng cao hơn, hỗ trợ tối đa trong việc thống kê báo cáo hàng năm Tuy nhiên

do đặc thù công việc có một số báo cáo cứ lặp đi lặp lại hàng tháng, hàng năm chúng ta

vẫn phải lặp lại nhiều thao tác gây mất thời gian Chính vì điều đó, từ thực tế công việc

chúng tôi đã quyết định nghiên cứu tìm tòi việc ứng dụng công nghệ thông tin trong

công việc của mình, tôi chọn đề tài “Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí dữ

liệu trong công tác Giáo vụ tại trường THPT chuyên Phan Bội Châu” để xây

dựng một hệ thống báo cáo thông minh là hết sức cần thiết

2 Mục đích nghiên cứu

Việc Ứng dụng lập trình VBA Excel trong tổng hợp, thống kê đánh giá được

nhanh chóng, chính xác thay thế cho cách làm thủ công truyền thống trước đây, ghi

ra giấy, cộng bằng tay…

3 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu

Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu về việc “Ứng dụng lập trình VBA Excel để

xử lí dữ liệu trong công tác Giáo vụ tại trường THPT chuyên Phan Bội Châu”

4 Phương pháp nghiên cứu:

Trong quá trình thực hiện đề tài chúng tôi đã sử dụng những phương pháp sau:

- Thực hành thử nghiệm tại trường THPT chuyên Phan Bội Châu trong hai

năm học 2019-2020 và năm học 2020-2021

- Tiến hành thực nghiệm tại trường THPT chuyên Phan Bội Châu trong hai

năm học 2019-2020 và năm học 2020-2021

- Hằng năm có chỉnh sửa, bổ sung, nâng cấp theo yêu cầu thực tế của trường

và theo ý kiến đóng góp của đồng nghiệp, những người sử dụng

- Ngoài ra đề tài còn sử dụng phương pháp so sánh để làm sáng rõ những vấn

đề còn tồn đọng trong công tác xử lý sổ liệu của bộ phận Giáo vụ tại Trường Trung

học Phổ thông chuyên Phan Bội Châu Bởi hiện tại ở Trường THPT chuyên Phan

Bội Châu đa số giáo viên mới chỉ biết sử dụng máy tính để lập kế hoạch bài học trên

Word để thay cho viết tay và soạn bài giảng điện tử trên PowerPoint còn việc sử

dụng Exel và đặc biệt là VBA Exel hỗ trợ cho tính toán thống kê thì rất ít người biết,

đặc biệt bên bộ phận văn phòng

5 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Đề tài này có những nhiệm vụ chính sau:

- Tìm hiểu thực tế công tác Giáo vụ tại Trường Trung học Phổ thông chuyên

Phan Bội Châu

- Phân tích việc “Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí dữ liệu trong công

tác Giáo vụ tại trường THPT chuyên Phan Bội Châu” đem lại kết quả và tính

chính xác như thế nào?

6 Đóng góp của đề tài

Trên cơ sở sưu tầm, lựa chọn, xử lý các nguồn tư liệu khác nhau, đề tài đã góp phần hệ thống hóa và làm phong phú thêm khối tư liệu liên quan đến công tác giáo

vụ, nhất là việc ứng dụng Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí dữ liệu trong

tổng hợp báo cáo tại Trường Trung học Phổ thông chuyên Phan Bội Châu

Chương II Việc Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí dữ liệu trong bộ phận

văn phòng tại Trường Trung học Phổ thông chuyên Phan Bội Châu

Chương III Một số giải pháp nâng cao hiệu quả việc ứng dụng lập trình VBA Excel trong công tác Giáo vụ

I Kết luận và kiến nghị

II Tài liệu tham khảo

CHƯƠNG I

KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỔ VĂN PHÒNG VÀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI PHÒNG GIÁO VỤ

I Khái quát chức năng, nhiệm vụ của tổ Văn phòng

Trường THPT chuyên Phan Bội Châu – Nghệ An được thành lập ngày 15/10/1974, là trường chuyên sớm nhất miền Bắc lúc bấy giờ Trường được thành lập trên cơ sở các lớp, chuyên Toán (có từ năm 1965), chuyên Văn tập trung của tỉnh Nghệ An Trong quá trình xây dựng và phát triển, nhà trường luôn luôn là đơn vị dẫn đầu của tỉnh Nghệ An về chất lượng giáo dục toàn diện, chất lượng bồi dưỡng học sinh giỏi, tạo nguồn nhân lực đào tạo chất lượng cao trên các lĩnh vực khoa học

kỷ thuật, văn học nghệ thuật, quản lý kinh tế và các lĩnh vực khác

Là trường chuyên trọng điểm trong hệ thống trường chuyên cả nước, “Đề án xây dựng trường THPT chuyên Phan Bội Châu thành trường trọng điểm chất lượng cao giai đoạn 2010 – 2020” của UBND Tỉnh Nghệ An, và truyền thống 50 năm xây dựng trưởng thành; Là những điểm tựa vững chắc để nhà trường tiếp tục phát triển trong thời gian tới, đáp ứng các yêu cầu của đổi mới căn bản toàn diện giáo dục, giữ vững chất lượng của đơn vị Anh hùng, điểm sáng giáo dục trong cả nước Xứng đáng truyền thống vinh quang của mái trường chuyên trên quê hương xứ Nghệ Để làm nên truyền thống vẽ vang đó, không thể không nói tới vai trò của tổ Văn phòng nhà trường

Tổ Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong nhà trường, có mối quan hệ chặt chẽ với các tổ chuyên môn trong nhà trường

Tổ Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với các lãnh đạo, quản

lý trong mọi hoạt động, do văn phòng trợ giúp ban giám hiệu về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và thường xuyên Mối quan hệ này xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần khác là so với việc cung cấp các điều kiện vật chất kỹ thuật phục vụ cho quá trình tổ chức

Khác với các tổ bộ môn khác trong nhà trường, tổ văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho ban giám hiệu mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, các phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động của văn phòng cũng gắn với hoạt động quản trị của tổ chức

Tổ Văn phòng bao gồm các thành viên trực tiếp thực hiện công tác hành chính trong nhà trường, nhằm phục vụ và hỗ trợ các hoạt động giảng dạy, giáo dục của nhà trường

Tham mưu cho Hiệu trưởng chỉ đạo, thực hiện nhiệm vụ, các hoạt động của nhà trường

Hiện tại tổ có 11 thành viên, làm nhiều công việc khác nhau như: kế toán, thủ quỹ, giáo vụ, bảo vệ, cán bộ làm công tác thiết bị thí nghiệm, thư viện, kỷ thuật viên phụ trách phòng máy vi tính Được sự quan tâm, chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo nhà trường, hoạt động của tổ ngày càng có nề nếp và đạt hiệu quả cao trong công việc được giao Đa số các thành viên trong tổ đều khá trẻ, nhiệt tình, công tác lâu năm trong Ngành, trong nghề nên có kinh nghiệm Các thành viên trong tổ luôn nêu cao tinh thần đoàn kết, phối hợp tốt trong công việc

Hoạt động của tổ Văn phòng ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình giảng dạy

và học tập của học sinh

Bộ phận thư viện: Đảm bảo 100% cán bộ, giáo viên, học sinh đến thư viện của trường đọc sách, các đồ dùng được sử dụng đúng mục đích đem lại hiệu quả cao trong việc rèn luyện học tập, nâng cao nhận thức và nghề nghiệp cho học sinh

và giáo viên Thực hiện nghiêm túc các quy định, quy trình nghiệp vụ thư viện Quản lí và bảo quản các tài liệu và tài sản của thư viện Nâng cao nhận thức của cán

bộ, giáo viên, công nhân viên và học sinh về vị trí và vai trò, tác dụng của thư viện,

từ nhận thức trở thành những việc làm cụ thể thiết thực trong học tập và giảng dạy nhằm đáp ứng yêu cầu về giáo dục toàn diện trong công tác thư viện trường học

Tổ chức thu hút toàn thể giáo viên, học sinh tham gia các hoạt động thư viện bằng những hình thức phong phú, phù hợp, đảm bảo toàn thể học sinh, giáo viên, cán bộ công nhân viên được tiếp cận đầy đủ các loại sách giáo khoa, sách tham khảo, các giáo trình Cùng các tổ chuyên môn trong nhà trường phát triển văn hóa đọc cho học sinh

Bộ phận thiết bị dạy học: Thực hiện nghiêm túc các quy định, quy trình về nghiệp vụ phụ trách thiết bị dạy học Quản lý và bảo quản tốt các tài liệu, tài sản của phòng thiết bị, đảm bảo các nội quy, quy định của mượn đồ dùng Cùng tổ chuyên môn và giáo viên bộ môn chuẩn bị dạy học, hỗ trợ hướng dẫn học sinh sử dụng thiết bị thực hành, thí nghiệm Giới thiệu, chuẩn thiết bị thiết bị, đồ dùng dạy học cho tất cả các tiết thực hành thí nghiệm Bảo quản, làm vệ sinh, xử lý nghiệp

vụ Bổ sung trang thiết bị đồ dùng dạy học theo yêu cầu đảm bảo kỷ thuật, an toàn

sử dụng trong phòng bộ môn để duy tu, bảo dưỡng hoặc đề xuất kế hoạch sửa chữa, mua sắm bổ sung

Cán bộ y tế: Xây dựng tủ thuốc, trang thiết bị vật tư để phục vụ tốt cho việc khám chữa bệnh trong nhà trường Lập hồ sơ bệnh án, phối hợp với tổ chức giám định sức khỏe, thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội cho cán bộ, giáo viên và học sinh Thực hiện đầy đủ các quy chế, tiêu chuẩn về vệ sinh trường học do Bộ Y tế

và Bộ Giáo dục ban hành

Tổ chức giáo dục về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe, về giáo dục giới tính, sức khỏe sinh sản vị thành niên và kĩ năng sống cho người học

Tổ chức thực hiện tốt công tác bảo hiểm y tế, khám sức khỏe ban đầu cho học sinh

Bộ phận kế toán - tài vụ: Chịu toàn bộ trách nhiệm về công tác kế toán trường học theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao và theo quy định của pháp luật Thực hiện đúng, kịp thời chế độ chính sách cho cán bộ giáo viên, việc giải quyết chế độ cho học sinh, đảm bảo thu chi rõ ràng, đầy đủ, công khai, theo đúng nguyên tắc tài chính Tổng hợp việc thực hiện công tác kế toán theo kế hoạch; lập báo cáo định kỳ

và đột xuất theo quy định Thường xuyên tham mưu với Hiệu trưởng để đảm bảo thu chi đúng nguyên tắc tài chính

Phòng tin học – thí nghiệm: Phục vụ các tiết học của giáo viên bộ môn theo lịch báo giảng của giáo viên

Bộ phận phục vụ, bảo vệ: Đảm bảo tuyệt đối an toàn công sản nhà trường, trật

tự an ninh trường học Tham gia các hoạt động của nhà trường theo yêu cầu công tác Chịu hoàn toàn trách nhiệm về công tác vệ sinh môi trường, nước uống cho cán

bộ viên chức và học sinh

Bên cạnh đó phải kể đến chị em quản sinh, các chị em rất tận tình chăm lo đến đời sống sinh hoạt của các em, luôn xem các em như con, em của mình Chính vì vậy phụ huynh rất tin tưởng khi gửi con em vào ở nội trú nhà trường

Với đặc thù là trường chuyên khác với tất cả các trường THPT khác, Trường Trung học Phổ thông chuyên Phan Bội Châu được định biên 02 nhân viên giáo vụ,

bộ phận Giáo vụ đóng một vài trò rất quan trọng, là người trực tiếp quản lý hồ sơ sổ sách của giáo viên và học sinh trong toàn trường

Lập kế hoạch công tác giáo vụ hàng năm của nhà trường;

Quản lý, theo dõi hệ thống hồ sơ, sổ sách của nhà trường liên quan đến học sinh;

Phối hợp với giáo viên quản lý theo dõi học sinh hàng ngày;

Phối hợp với giáo viên chủ nhiệm tổng hợp kết quả hoạt đồng học tập và rèn luyện của học sinh;

Thực hiện các nhiệm vụ được giao liên quan đến việc thi, kiểm tra (bao gồm: Lập danh sách các phòng thi, sơ đồ chổ ngồi, tổng hợp kết quả thi…);

Thực hiện công tác tuyển sinh theo nhiệm vụ được phân công;

Liên hệ, trao đổi và thông tin với gia đình học sinh khi cần thiết;

Lập báo cáo định kỳ, thường xuyên về công tác giáo vụ;

Tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, giúp lãnh đạo nhà trường quản lý và thực hiện tốt các mặt về công tác chuyên môn

Tất cả các chức năng đó đã được cụ thể hóa trong công việc giáo vụ tại trường THPT chuyên Phan Bội Châu, cụ thể như sau:

Công tác hành chính giáo vụ

1 Quản lý các loại sổ sách dạy và học

Hồ sơ quản lý dạy và học gồm nhiều loại, nhưng quan trọng nhất là sổ đăng

bộ, sổ gọi tên ghi điểm, sổ đầu bài, học bạ và các văn bằng chứng chỉ khác

1.1 Sổ đăng bộ học sinh: Ngay từ đầu năm học, cán bộ làm công tác giáo vụ

phải cập nhật danh sách học sinh trúng tuyển vào lớp 10, cán bộ giáo vụ phải ghi đầy đủ thông tin học sinh theo đúng mẫu quy định và theo dõi học sinh chuyển đi Công việc ghi sổ đăng bộ phải hoàn thành trong học kỳ một của mỗi năm học và xóa tên danh sách học sinh chuyển đi

1.2 Sổ gọi tên ghi điểm: Cán bộ giáo vụ kết hợp với giáo viên chủ nhiệm

theo dõi học sinh nghỉ học, ghi điểm các môn học, đảm bảo đủ số đầu điểm theo quy chế Trên cơ sở kế hoạch của nhà trường, định kỳ kiểm tra theo từng tháng trong cả năm, qua đó Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn ký duyệt hàng tháng (không để tồn đọng đến cuối năm) Đồng thời phát hiện những sai sót trong việc vào điểm của giáo viên và yêu cầu sữa chữa, nhắc nhở trước hội đồng giáo dục Đối với những sổ điểm cũ phải thực hiện việc lưu giữ cẩn thận và khoa học theo từng năm học, giáo

vụ phải thực hiện việc ký và đóng dấu ở các năm học trước khi thực hiện việc lưu giữ

1.3 Sổ đầu bài:

Hàng ngày, bộ phận giáo vụ phát và thu sổ đầu bài (do thư ký các lớp nhận và trả lại) Hướng dẫn cán bộ lớp ghi chép đầy đủ các mục trong sổ và xin chữ ký của giáo viên sau mỗi tiết dạy

Hàng tuần xử lý thông tin ở sổ đầu bài về tất cả các nội dung yêu cầu của sổ như thông tin bài dạy, học sinh vắng tiết, theo dõi đối chiếu qua phân phối chương trình, trình Lãnh đạo nhà trường báo cáo trước mỗi cuộc họp đầu tuần

Sổ đầu bài được lưu giữ theo quy định, cuối năm học thu tất cả các sổ đầu bài của các khối lớp và bảo quản theo năm học, đối với các trường hợp không nạp sổ đầu bài giáo vụ báo cáo lại lãnh đạo nhà trường để có biện pháp xử lý

1.4 Sổ học bạ của học sinh:

Đây là hồ sơ quan trọng nhất (là lý lịch học sinh trong cả cấp học) Ngay trong học kỳ một của mỗi năm học, bộ phận giáo vụ kết hợp với giáo viên chủ nhiệm thiết lập học bạ cho học sinh Học bạ kèm theo hồ sơ bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận trúng tuyển vào 10 Quản lý chặt chẽ khi chuyển cho giáo viên chủ nhiệm phê học bạ và thu lại Ngăn ngừa mọi hiện tượng làm giả học bạ, sửa điểm sai quy chế, làm sai lệch kết quả học tập ở sổ điểm và học bạ Bộ phận giáo vụ có nhiệm vụ quản

lý tất cả học bạ của học sinh trong nhà trường, từ học sinh mới được tuyển mới và học sinh cũ, sắp xếp ngăn nắp theo từng khối, lớp….Cuối năm học khi có kết quả kiểm tra chéo giữa giáo viên chủ nhiệm giáo vụ có nhiệm vụ kiểm tra xem giáo viên

chủ nhiệm đã sữa chữa những lỗi sai sót mà người kiểm tra phát hiện hay chưa trước khi nhận học bạ

1.5 Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp:

Ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận được Sở Giáo dục Đào tạo cấp, giáo vụ phải vào sổ cấp phát bằng với đầy đủ thông tin yêu cầu của sổ cấp phát bằng, nếu là chủ nhân bằng tốt nghiệp thì yêu cầu xuất trình chứng minh nhân dân, với người khác (bố, mẹ, anh, chị, em) bặt buộc phải có sổ hộ khẩu gia đình, chứng minh thư nhân dân của cả người có bằng và của người đến nhận…

1.6 Quy định đối với việc rút hồ sơ học sinh:

Người rút hồ sơ phải là người đứng tên trên hồ sơ đó và phải có các loại giấy

tờ minh chứng là đúng tên mình Trường hợp ngưới đứng tên không thể đến rút được thì phải có giấy ủy quyền cho người đên rút và người đến rút hồ sơ phải có giấy tờ chứng minh là người được ủy quyền Khi giao hồ sơ giáo vụ phải ghi số chứng minh nhân dân của người nhận vào sổ cấp phát hồ sơ

Đối với giáo viên khi mượn học bạ, sổ gọi tên ghi điểm phải có thực hiện việc

ký mượn và ký trả theo đúng quy định

2 Quản lý học sinh

2.1 Quản lý hồ sơ học sinh, bao gồm:

- Học bạ;

- Giấy khai sinh;

- Giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10;

2.2 Làm thủ tục cho học sinh chuyển trường:

Đối với học sinh học tại Trường Trung học Phổ thông chuyên Phan Bội Châu

cơ hội đi du học ở nước ngoài là rất cao, nên hàng năm có không ít học sinh chuyển trường để đi du học, chỉ trừ một vài trường hợp cá biệt, năng lực không đáp ứng kịp với xu thế học tập tại “Trường Phan” nên bắt buộc phải chuyển đi Để đảm bảo quyền lợi, không gây khó khăn cho học sinh khi đến học tại ngôi trường khác, cán

bộ giáo vụ tiếp nhận đơn xin chuyển trường của học sinh có xác nhận của phụ huynh

và chữ ký của giáo viên chủ nhiệm, trình lên Ban giám hiệu nhà trường xin ý kiến, làm giấy giới thiệu chuyển trường, kèm theo tất cả hồ sơ của học sinh bao gồm (học

bạ bản chính, bảo sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận trúng tuyển Nếu trường hợp chuyển đi giữa kỳ chưa thể xác nhận được điểm số vào trong học bạ, cán bộ giáo vụ đối chiếu điểm số trong sổ điểm lớn và trích xuất điềm trên hệ thống quản lý giáo dục Việt Nam VnEdu

Nếu chuyển trường ngoài tỉnh và học kỳ một năm học lớp 10 thì nhà trường phải viết giấy giới thiệu chuyển qua Lãnh đạo Sở Giáo dục đào tạo Nghệ An để xem xét và viết giấy giới thiệu chuyển đi Cán bộ giáo vụ mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó cho phụ huynh ký vào sổ

Thứ nhất là kỳ thi tuyển sinh đầu vào: Cán bộ giáo vụ kết hợp với các thành viên trong Tổ văn phòng từ đặt hồ sơ dự thi theo mẫu Ban giám hiệu duyệt, thu hồ

sơ, lập danh sách đăng ký dự thi tại trường sơ tuyển hồ sơ và đối chiếu danh sách dự thi đã đăng ký tại Sở Giáo dục Đào tạo điều chỉnh làm sao khớp danh sách dự thi từ

Sở Giáo dục Đào tạo đến đơn vị Để công việc này được thuận lợi, bộ phận giáo vụ phải sử dụng sự trợ giúp của excel để lọc dữ liệu Từ danh sách thí sinh, cán bộ giáo

vụ phải tính toán, chuẩn bị các điều kiện vật chất để tổ chức kỳ thi từ việc đặt giấy thi, giấy nháp, bảng tên giám thị, từ cái kéo, cái bút, đến viên phấn…tất cả các công việc này đều do giáo vụ đảm nhiệm

Thứ hai, khác với các trường trung học phổ thông khác, cứ vào đầu tháng Mười, được sự ủy quyền của Sở Giáo dục Đào tạo Nghệ An, Trường THPT chuyên Phan Bội Châu lại tổ chức kỳ thi chọn đội tuyển dự thi chọn học sinh giỏi Quốc gia dành cho học sinh lớp 11 và 12 trên địa bàn tỉnh Nghệ An, đặt tại Trường chuyên Phan Bội Châu Lúc này bộ phận giáo vụ là người trực tiếp lập danh sách dự thi của trường, chuẩn bị tất cả các loại hồ sơ, biểu mẫu phục vụ kỳ thi

Kế đến là thi học sinh giỏi Quốc gia, thi cuối kỳ…và một kỳ thi đặc biệt quan trọng đối với học sinh đó là thi trung học phổ thông quốc gia và xét tuyển sinh đại học, cao đẳng

- Cán bộ giáo vụ phải lập hồ sơ thi bao gồm:

- Lập danh sách học sinh đủ tiêu chuẩn dự thi

- Đảm bảo đầy đủ hồ sơ của học sinh dự thi (theo đúng danh sách: họ và tên, ngày sinh, nơi sinh…) trong tất cả các loại giấy tờ theo yêu cầu mỗi năm theo quy định làm sao cho thật khớp, đến thẻ dự thi Nếu có trường hợp nào đặc biệt (như thay đổi họ và tên, nơi sinh…) thì phải có giấy tờ kèm theo chứng lý

Phát huy tinh thần chủ động sáng tạo trong công việc, kịp thời đề xuất cải tiến công việc, có khó khăn vướng mắc phải báo cáo lãnh đạo giải quyết Vì vậy, tính chất công việc của các thành viên trong tổ có khác nhau, nhưng tất cả đều có ý thức

và quyết tâm cao để hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả nhất, góp phần vào việc vận hành có hiệu quả bộ máy của nhà trường, xác định rõ tinh thần phục vụ bằng kết quả công việc Cán bộ, nhân viên tổ Văn phòng tiếp tục phấn đấu

hơn nữa phát huy những thành tích đã đạt được, đảm bảo ngày càng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình để góp một phần vào việc xây dựng thành tích thành tích “trường Phan”

II Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại phòng Giáo vụ

Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm tới việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể

ra các quyết định sáng suốt, kịp thời Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận hỗ trợ, đó chính là văn phòng Văn phòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý và chuyển phát tại văn phòng Yếu tố quyết định đến sự thành bại của một đơn vị là họ coi công nghệ thông tin có quan hệ sống còn tổ chức đơn vị Hoạt động thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt trong bất cứ cơ quan đơn

vị nào Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác văn phòng một cách khoa học

Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác giáo vụ văn phòng là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác giáo vụ, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác giáo vụ được Trường trung học phổ thông chuyên Phan Bội Châu hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của đơn vị

Thực hiện, Quyết định số 117/QĐ-TTg ngày 25 tháng 01 năm 2017 về việc

“Phê duyệt đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và hỗ trợ hoạt động dạy - học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo giai đoạn 2016-2020, định hướng đến năm 2025” và Kế hoạch số 345/KH-BGDĐT ngày 23 tháng 5 năm 2017 của Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện

đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và hỗ trợ hoạt động dạy-học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo giai đoạn 2016-2020, định hướng đến năm 2025” Trong những năm qua, Trường trung học phổ thông chuyên Phan Bội Châu đã tích cực triển khai, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành, bước đầu đã xây dựng cơ sở dữ liệu toàn trường về giáo dục và đào tạo phục vụ thông tin quản lý giáo dục

Để làm được điều đó trước hết phải nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng

sử dụng các thiết bị tin học là điều kiện cần và đủ đối với người làm công tác Giáo

vụ Ban giám hiệu nhà trường phải là người tiên phong, gương mẫu trong việc tự trau dồi vốn kiến thức tin học và kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác quản lý nhà trường đồng thời động viên, khuyến khích cán bộ giáo vụ tích cực

tự học để trang bị cho mình những kỹ năng cơ bản nhất về công nghệ thông tin

Ngoài việc ứng dụng phần mềm Excel để quản lý và tìm kiếm dữ liệu, tôi còn thực hiện công tác quản lý hồ sơ trên máy tính theo hàng tháng bằng cách tạo hộp Folder đặt tên theo năm học, trong năm học đó tôi quản lý theo từng tháng, ví dụ: tháng 8 đầu năm học công việc là lập danh sách lớp, thi khảo sát chất lượng tiếng Anh toàn trường, các công văn đi-đến, tất cả các dữ liệu thông tin có liên quan trong tháng 8 đều được lưu vào Folder tháng 8 Đến khi kết thúc tháng là khóa lại và tạo Folder tiếp tháng 9 tiếp theo Vì trong ngành các hoạt động hàng năm học đều theo chủ đề gần giống nhau, qua cách làm trên cho thấy khi cần dữ liệu lưu trữ ở tháng nào thì chỉ cần mở hộp Folder vào tháng đó của năm học đó sẽ tìm được ngay Và đặc biệt là lấy tài liệu tham khảo từ năm trước trong tháng áp dụng cho năm sau cũng trong tháng đó, việc truy tìm tài liệu tham khảo rất nhanh

Với biện pháp ứng dụng tin học trong quản lý hồ sơ đã góp phần tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tạo nên tính khoa học trong công tác quản lý

Ngoài việc quản lý hồ sơ trên giấy, tôi còn tìm hiểu, nghiên cứu và sử dụng các tiện ích của google để trực tiếp lưu trữ tài liệu qua các ứng dụng đám mây miễn phí có tính chất không cần bảo mật cao hư google drive, dropbox…

Từ thực tiễn công việc hàng ngày, tôi vừa thực hiện hồ sơ lưu trữ trên giấy, vừa lưu trữ trên máy vi tính Tuy nhiên trong quá trình thực hiện xảy ra sự cố đó là máy vi tính bị virus làm mất dữ liệu, quản lý trên giấy bảo quản và tìm rất tốn thời gian, việc tham khảo và chỉnh sửa trên máy tính tiết kiệm được rất nhiều thời gian Tuy nhiên nếu mất dữ liệu trên máy tính sẽ gây đau đầu cho người làm công tác giáo

Từ năm học 2016 -2020 đến nay trong công tác Giáo vụ tôi rất yên tâm về việc lưu trữ dữ liệu, không còn sợ mất hay hỏng dữ liệu, dữ liệu luôn được bảo mật

và lưu trữ đảm bảo tính lâu dài

Kết quả là mọi hoạt động của trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các chủ trương đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, sự quản lý, điều hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy

đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên

Trong suốt thời gian thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác giáo vụ tuy đã áp dụng có hiệu quả việc bảo quản, lưu trữ đảm bảo tính lâu dài, khoa học, tiết kiệm được thời gian tìm kiếm nhưng cũng cần chú ý với trường hợp bất ngờ xảy ra làm mất một phần dữ liệu Đó là lưu trên máy tính cá nhân mặc dù đã

có nhưng máy tính cá nhân cũng có tuổi thọ về ổ cứng chứa dữ liệu cũng như trường hợp bị nhiễm virus hoặc cài lại windows sơ ý làm mất phần dữ liệu chưa lưu trên mạng Vì thế chúng ta tạo thói quen sau khi làm xong file dữ liệu hoặc công văn đi

- đến, tổ chức cán bộ, thi…cần lưu thì nên mở trang web lưu dữ liệu để đưa chúng lên mạng gửi để tránh trường hợp đáng tiết xảy ra

CHƯƠNG II VIỆC ỨNG DỤNG LẬP TRÌNH VBA EXCEL ĐỂ XỬ LÍ DỮ LIỆU TRONG

BỘ PHẬN VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT CHUYÊN PHAN BỘI CHÂU

Như trên đã nói, một trong những nhiệm vụ quan trọng của phòng giáo vụ là làm công tác thi và xử lý kết quả các kỳ thi Hàng năm Trường THPT chuyên Phan Bội Châu đã tổ chức các kỳ thi nhằm đánh giá chất lượng giáo dục của toàn trường, trên cơ sở đó để đưa ra các giải pháp để nâng cao kết quả giáo dục

Khi tổ chức các kỳ thi thì phòng giáo vụ là người trực tiếp thực hiện nhập, tính điểm và quản lý điểm trên bảng tính Microsoft Excel Qua nhiều năm và từ thực

tế công việc chúng tôi thấy việc tính điềm bằng Excel tính bảo mật rất kém, phụ thuộc vào các công thức, hàm xác định không linh hoạt trong khi vấn đề điểm số trên thực tế rất phức tạp, việc rút trích các biểu mẫu thống kê còn khó khăn … cũng như còn tồn tại một vài vấn đề khác (thí sinh bỏ thi hoặc chỉ thi một số môn, thí sinh đăng kí nhiều khối ), chính vì vậy chúng tôi đã phải tìm tòi, nghiên cứu tìm ra giải pháp tối ưu nhất và Visual Basic for Application là giải pháp được chúng tôi sử dụng

1 Sơ lược Visual Basic for Application trong Microsoft Excel:

Visual Basic for Application (VBA) là một nền tảng ứng dụng được Microsoft phát triển trên nền ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng Visual Basic và tích hợp kèm theo bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office từ năm 1993, tức là không chỉ Excel, Word hay Power Point cũng có khả năng tương tự Về cơ bản, mọi thao tác của người dùng với máy tính đều thông qua các câu lệnh chỉ định để máy tính hiểu ý định của người dùng, khi sử dụng Excel các thao tác của chúng ta với ô, cột hay hàng, các hàm, các bước copy, paste đều được chuyển hóa thành câu lệnh giao tiếp với máy tính VBA là ứng dụng cho phép chúng ta trực tiếp viết các câu lệnh đó, điều chỉnh hoạt động giao tiếp với máy tính trở nên thông minh, linh hoạt và tự động hơn nhiều

Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng bậc cao, cho phép chúng ta cụ thể hóa các thao tác có thể làm với đối tượng trong Excel như Sheet, hàng, cột, ô bằng câu lệnh Với cú pháp lệnh đơn giản, không khó tiếp cận, VBA

là một công cụ tuyệt vời để xử lí các công việc với thao tác lặp lại nhiều lần, sự so sánh, lọc cần nhiều yếu tố mà không có hàm cụ thể có sẵn

Ví dụ câu lệnh:

Cells(1, 1).Copy Cells(3, 4)

sẽ thực hiện việc copy dữ liệu từ ô hàng 1 cột 1 (cột A) đến ô hàng 3 cột 4 (cột D) thay cho thao tác chọn ô, chọn copy và paste thủ công

Hiện nay, các dữ liệu điểm, học bạ, thông tin học sinh, giáo viên đều được lưu

và đưa lên hệ thống VnEdu, hệ thống cho phép xuất, nhập dữ liệu bằng file excel

càng tăng nhu cầu xử lí, tính toán trên Excel, và các thao tác thông thường lặp đi lặp

lại giữa nhiều lớp, khối, học sinh và giữa các năm Công cụ VBA cho phép chúng ta

giảm thiểu lượng thao tác thủ công cần thiết, giảm khối lượng công việc cũng như

sai sót trong quá trình làm việc thủ công trước đây rất nhiều VBA còn giúp chúng

ta tạo các form nhập liệu, form xử lí thân thiện, tăng tính bảo mật Một số ví dụ

dưới đây sẽ làm rõ khả năng ứng dụng của VBA

2 Làm việc với Visual Basic for Application:

2.1 Chuyên nghiệp hóa nhập liệu

Trong Microsoft Excel, khi nhập dữ liệu ta có thể nhập theo hàng ngang hay

cột dọc Với những bảng dữ liệu nhiều cột và hàng như bảng điểm học sinh thì để

tránh sai sót chúng ta thường nhập theo hàng ngang, đồng thời công việc kiểm dò

cũng rất quan trọng, đòi hỏi người làm dữ liệu phải nhìn chính xác các cột điểm kiểm

và cột điểm trung bình của từng học sinh Tuy nhiên do làm việc nhiều với các con

số tròng thời gian ngắn,… mà nhiều khi người làm điểm nhầm lẫn giữa hai học sinh

gần nhau trong danh sách Đặc biệt dễ sai sót, khó kiểm tra lại với các dữ liệu lớn,

nhiều lớp như danh sách đăng kí thi, điểm tốt nghiệp…

Hình 1 Danh sách đăng kí thi thử

Với Visual Basic for Application, chúng ta có thể tạo ra một user form nhập

liệu cho sheet trên:

Hình 2 Biểu mẫu nhập liệu cho danh sách đăng kí thi thử

Code nhập liệu đơn giản như sau:

Sử dụng VBA đem lại độ tiện dụng, linh hoạt cao trong sửa chữa, bổ sung,

kiểm tra lại hơn phương pháp dò thủ công thông thường Thay đổi mỗi năm (ví dụ

lệ phí thi) dễ dàng hơn nhiều việc chỉnh sửa hàm và thao tác trên toàn bộ các học

sinh đều tự động

2.2 Xử lí dữ liệu hàng loạt

Trong một số trường hợp chúng ta cần xử lí những dữ liệu không theo định

dạng thông thường hoặc tạo dữ liệu theo kiểu tùy chỉnh và hàng loạt, VBA cho phép

chúng ta rút gọn rất nhiều thời gian thao tác và đảm bảo chính xác

Ví dụ tên học sinh thường được tách ra thành họ và tên (2 cột) trong danh sách

dự thi hoặc báo điểm Nếu nhập bằng tay (331 em HS) sẽ mất công sức nhiều, thay

vì vậy, VBA giúp chúng ta xử lí nhanh gọn:

Hình 3 Danh sách điểm thi thử khối 12

Ta có thể sử dụng code:

và kết quả khi chạy: