Quyết định 63/QĐ-NH2 của Ngân hàng Nhà nước

Quyết định 63/QĐ-NH2 của Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Quy định về bảo quản chứng từ kế toán của Ngân hàng Nhà nước

văn phòng quốc hội sở liệu luật việt nam LAWDATA Quyết định Thống đốc ngân hàng nhà n ớc Việt Nam số 63/QĐ - NH1 ngày 22 tháng năm 1997 ban hành "quy định bảo quản chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà n ớc" Thống đốc ngân hàng nhà n ớc - Căn Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nớc ngày 23/5/1990; - Căn Pháp lệnh Kế toán Thống kê ngày 10/5/1988; - Căn Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lu trữ quốc gia ngày 30/12/1982; - Căn Nghị định số 15/CP ngày 2/3/1993 phủ nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm Nhà nớc Bộ, quan ngang Bộ; - Theo đề nghị Vụ trởng Vụ Kế toán Tài Ngân hàng Nhà nớc Quyết định Điều 1: Ban hành theo Quyết định "Quy định bảo quản chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà nớc" Điều 2: Quyết định có hiƯu lùc thi hµnh sau 15 ngµy kĨ tõ ngµy ký Các quy định bảo quản chứng từ Kế toán Ngân hàng Nhà nớc văn khác trái với Quyết định hết hiệu lực thi hành Điều 3: Chánh văn phòng Thống đốc, Vụ trởng vụ Kế toán Tài chính, Giám đốc Trung tâm tin học Ngân hàng, Vụ trởng, Thủ trởng đơn vị trực thuộc Ngân hàng Nhà nớc Trung ơng, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nớc tỉnh thành phố chịu trách nhiệm thi hành định 2 Quy định bảo quản chứng từ kế toán ngân hàng nhà n ớc (Ban hành theo quết định số: 63/QĐ - NH2 ngày 23/3/1997 Thống đốc Ngân hàng Nhà nớc) I- Sắp xếp đóng chứng từ kế toán: Điều 1: Hàng ngày, chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà nớc sau đà đợc hạch toán vào sổ sách, đối chiếu khớp phần hành kế toán phải đợc tập hợp đầy đủ, kịp thời (Bao gåm chøng tõ ghi sỉ vµ chøng tõ gèc phụ kiện kèm theo) xếp để đóng thành tập "Nhật ký chứng từ" chắn, gọn gàng để lu trữ Nhật ký chứng từ đợc đóng thành tập riêng theo ngày, việc xếp, đóng bảo quản tập nhật ký chứng từ kế toán phải bảo đảm yêu cầu sau: - Đảm bảo đầy đủ chứng từ - Bảo vệ an toàn tài cđa Nhµ níc - Gióp cho viƯc xem xÐt, tra cứu đợc nhanh chóng, dễ dàng - Phù hợp với quy trình hạch toán kế toán - Thuận tiện việc tiêu huỷ hết hạn bảo quản Điều 2: Những chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà nớc phải bảo quản lu trữ gồm: - Chứng từ giấy: Bảng kê tổng hợp chứng từ cặp, nhật ký quỹ, chứng từ nội bảng, chứng từ ngoại bảng (Kể giấy tờ kèm theo chứng từ) - Băng từ, đĩa từ, Microfilm vật mang tin có chứa liệu thông tin chứng từ kế toán Điều 3: Thời hạn lu trữ chứng từ đợc chia làm hai loại sau: - Loại lu trữ vĩnh viễn - Loại lu trữ có thời hạn 3 Thời hạn lu trữ loại chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà nớc Thống đốc Ngân hàng Nhà nớc quy định Đ iều 4: Các chứng từ kế toán đà hạch toán phải đợc chuyển giao hết cho nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ Khi nhận chứng từ, nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ phải kiểm soát lại chứng từ ngày bảo đảm tập hợp đầy đủ toàn chứng từ phát sinh ngày (Bao gồm chứng từ ghi sổ vµ chøng tõ gèc kÌm theo) vµ xư lý: 1- Tiến hành phân loại chứng từ kế toán theo thời hạn lu trữ chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà nớc 1.1 Loại lu trữ vĩnh viễn: Là chứng từ quan trọng, có liên quan lâu dài đến hoạt động Ngân hàng Nhà nớc, nh: - Các sở pháp lý để lập chứng từ kế toán liên quan đến vốn tài sản Nhà nớc giao cho Ngân hàng Nhà nớc quản lý, nh: + Chứng từ tịch thu, trng mua lại, tạm gửi, tạm giữ vàng bạc ngoại tệ (Bao gồm chứng từ thu vào, xuất ra, định thu, trả toán ) + Chứng từ, văn liên quan đến tài khoản phát hành tiền lu thông (Quyết định Chính phủ, Quyết định cung ứng tiền, định Thống đốc xuất quỹ dự trữ) + Hồ sơ toán công nợ nớc, toán công nợ với nớc + Chứng từ pháp lý liên quan đến việc "chi quỹ điều hoà ngoại tệ theo lệnh Chính phủ", "Phát hành theo mục đích định" + Các giấy tờ liên quan khoản vay dài hạn, vay nợ nớc Ngân hàng Nhà nớc - Các chứng từ liên quan đến vốn tài sản thân ngành Ngân hàng, vốn tài sản Nhà nớc cấp cho ngành Ngân hàng để xây dng bản, mua sắm tài sản cố định có giá trị lớn thời gian sử dụng lâu dài nh: + Hồ sơ bàn giao tài sản (khi giải thể, tách sát nhập đơn vị) + Chứng từ liên quan đến xây dựng bản, mua sắm tài sản cố định nh chứng từ, tài liệu liên quan đến trụ sở làm việc, nhà ở, kho tàng, đất đai (Hồ sơ đất đai, sơ đồ thiết kế thi công công trình nói ) lu trữ vĩnh viễn 1.2 - Loại chứng từ lu trữ có thời hạn, gồm: - Loại lu trữ lâu dài: chứng từ kế toán từ phát sinh kết thúc phải qua thời gian lu trữ cần thiết công tác xem xét, tra cứu, điều tra, tham khảo nh: + Chứng từ toán nợ dân, dân nợ khoản tồn động lâu ngày cha xử lý (biên lai mức thu đổi, chứng th gửi tiền tiết kiệm ngân hàng quốc gia trớc ) + Chứng từ liên quan đến xây dựng bản, mua sắm tài sản cố định nh: (Ô tô, máy vi tính ) + Chứng từ liên quan đến vụ việc đà trình tố tụng + Hồ sơ, công văn, giấy tờ quan trọng khác liên quan đến công tác hạch toán kế toán ngành Ngân hàng + Chứng từ, hồ sơ vay nợ, toán viện trợ ký với nớc Chính phủ + Chứng từ liên quan đến việc tiêu huỷ tiền (Biên xác nhận kết tiêu huỷ tiền ) - Loại lu trữ ngắn hạn: Là chứng từ kế toán phát sinh hàng ngày liên quan đến thu nhập, chi phí thờng xuyên khoản khác Ngân hàng (Trừ loại đà lu trữ lâu dài, vĩnh viễn) nh: + Báo cáo tên hàng; + Nhật ký chứng từ; + Biên lý tài sản - Cách tổ chức lu trữ chứng từ lâu dài, vĩnh viễn: - Tách loại chứng từ quan trọng có thời hạn lu trữ lâu dài hay vĩnh viễn đà nêu để photo copy thêm (Kể chứng từ ghi sổ chứng từ gốc): + Bản photo copy đợc đóng vào tập nhật ký chứng từ để lu trữ, photo copy phải có chữ ký trởng phòng kế toán nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ xác nhận việc photo copy y nguyên + Bản lu vào hồ sơ riêng để thờng xuyên theo dõi, tra cứu xử lý Tập hồ sơ đợc bảo quản theo thời hạn quy định lâu dài vĩnh viễn + Các Ngân hàng phải mở sổ theo dõi riêng việc quản lý, sử dụng chứng từ Điều 5: Sắp xếp chứng từ kế toán tËp nhËt ký chøng tõ: - C¸c chøng tõ tríc đóng vào tập nhật ký phải đợc xếp theo trật tự cặp giao dịch (Phân theo cách xếp để vào máy vi tính), cụ thể: toán Cặp - Các chứng từ tiền mặt, ngân phiếu Cặp - Các chứng từ toán liên hàng Cặp - Các chứng từ toán bù trừ Cặp - Các chứng từ thu chi nội Cặp - Các chứng từ kế toán giao dịch Cặp - Các chøng tõ ®iỊu chØnh Cặp - Các chứng từ ngoại bảng - Trong cặp gồm có "Bảng kê chứng từ phát sinh cặp " kèm theo chứng từ đợc xếp theo số thứ tự giao dịch ngày C¸c chøng tõ gèc (GiÊy ủ qun, giÊy giíi thiƯu, bảng kê, định, biên ) phải đóng kèm theo chứng từ ghi sổ Trong trờng hợp phát sinh chứng từ cặp phải có bảng kê cặp chứng từ phát sinh ngày (Bảng kê cặp phát sinh tiền mặt kèm chứng từ, cặp phát sinh liên hàng kèm chứng từ ) - Tập nhật ký chứng từ đợc xếp theo trật tự: + Bảng kê tổng hợp chứng từ cặp + Nhật ký quỹ (Nhật ký quỹ tiền mặt đóng chứng từ tiền mặt, nhật ký quỹ Ngân phiếu toán đóng chứng từ thu chi ngân phiếu toán) + Bảng kê chứng từ cặp kèm chứng từ cặp phát sinh ngày §iỊu 6: §ãng nhËt ký chøng tõ - C¸c chøng từ sau đà xếp theo trật tự nh trên, nhân viên làm thủ tục bảo quản chứng từ chịu trách nhiệm đóng nhật ký chứng từ thành tập chắn, gọn gàng theo ngày Ngoài tập nhật ký chứng từ phải có bìa cứng, đai để bảo vệ, bìa có ghi yếu tố: + Tên đơn vị Ngân hàng: + CỈp chøng tõ: + Sè lu trữ: + Thời hạn lu trữ: ngày hết hạn lu trữ: + Tập sè: /Tỉng sè tËp ngµy: + Ngµy Tháng năm + Tập nhật ký chứng từ gồm có chứng từ (đà đánh số từ 01 đến ) Ngời đóng đánh số chứng từ (ký tên ghi rõ họ tên) - Trờng hợp số lợng chứng từ phát sinh ngày nhiều chia đóng thành nhiều tập nhỏ theo cặp (theo quy định trên) Ngoài bìa tập phải ghi cặp chứng từ loại, ký hiệu, thứ tự tập tổng số tập ngày; Ví dụ ngày có tập, thứ tự tËp ghi lµ: tËp 1/4 ngµy , tËp 2/4 - Trờng hợp khối lợng chứng từ hàng ngày đợc đóng nhiều ngày (3 ngày) thành tập nhng phải có bìa ngăn cách, bìa tập chứng từ phải ghi rõ chứng từ tập ngày (từ số đến số ) đến ngày (từ số đến số ) tập ghi số thứ tự (Bắt đầu từ 01 đến hết) - Đối với chứng từ quan trọng (có thời hạn lu trữ lâu dài hay vĩnh viễn), đợc lu vào hồ sơ riêng, đến cuối tháng, nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ phải lập bảng liệt kê (kê riêng theo loại thời hạn bảo quản) chứng từ quan trọng đà phát sinh tháng, bảng liệt kê phải ghi rõ: Chứng từ phát sinh ngày tháng năm ; loại nghiệp vụ ; loại chứng từ ; thời hạn bảo quản , sau tập hợp đầy đủ chứng từ có thời hạn lu trữ để đóng lại thành tập, thời hạn bảo quản đóng thành tập riêng kèm theo bảng kê, ví dụ: Tập chứng từ bảo quản vĩnh viễn; tập chứng từ bảo quản lâu dài , chứng từ tập đợc xếp theo thứ tự thời gian phát sinh Điều 7: Tất chứng từ tập (bao gồm bảng kê tổng hợp chứng từ cặp, bảng kê cặp chứng từ phát sinh, chứng từ ghi sổ, chứng từ gốc ) phải đợc ghi số thứ tự liên tục, số thứ tự số 01 trở Số thứ tự chứng từ lu trữ phải dùng bút bi mầu, bút mực mầu để ghi dập số thống vào góc phải phía tờ chứng từ II- Bảo quản chứng từ kế toán ngân hàng nhà nớc Điều 8: Đối với chứng từ có thời hạn lu trữ lâu dài hay vĩnh viễn thời gian điều tra, tra, tra cứu đà đến hạn gửi kho lu trữ nhng đợc tiếp tục lu trữ bảo quản phòng kế toán chứng từ đà đợc điều tra, tra, tra cứu xong phải gửi vào kho lu trữ Đ iều 9: Các tập nhật ký chứng từ tháng, sau đóng đợc bảo quản phòng kế toán chậm tháng sau toán năm đợc duyệt phải gửi kho lu trữ 1- Khi chuyển giao chứng từ kế toán cho thủ kho bảo quản lu trữ, phận kế toán phải tập hợp đầy đủ chứng từ kế toán tháng phân loại chứng từ theo thời hạn bảo quản, tài liệu kế toán đợc xếp theo thứ tự thời gian (thứ tự ngày tháng) để đóng gói thành bó (hoặc đóng bao, hòm hay thùng) niêm phong theo quy định Ngoài bó (hoặc bao, hòm thùng) đựng chứng từ lu trữ phải ghi rõ: + Tên đơn vị Ngân hàng + Tỉng sè tËp th¸ng (bã bao, hòm, thùng) + Chứng từ tháng năm + Số lu trữ + Thời hạn lu trữ + Ngời niêm phong (đóng gói) ký ghi rõ hä tªn - ViƯc giao nhËn chøng tõ lu trữ phận kế toán thủ kho lu trữ đợc thực giao theo bó (hoặc bao hòm hay thùng) đà niêm phải có sổ bàn giao chøng tõ (cã sù ký nhËn gi÷a thđ kho lu trữ phận kế toán), sổ theo dõi kèm bảng kê chứng từ giao nhận theo thủ tục quy định chế độ lu trữ Điều 10 - Kho lu trữ phải có đầy đủ dụng cụ chứa đựng bảo quản tài liêu nh tủ, giàn giá, phơng tiện phòng hoả, cứu hoả, biện pháp chèng mèi mät, Èm ít, cht c¾n, h háng mÊt mát bố trí thủ kho lu trữ chuyên trách Trờng hợp cha có kho lu trữ kho lu trữ không đủ chỗ phải bảo quản chứng từ kế toán vào tủ hòm có khoá để gian kho khác thủ kho chịu trách nhiệm bảo quản tất tài liệu để tủ, hòm * Chịu trách nhiệm chứng từ: - Đối với chứng từ bảo quản phòng kế toán: Nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ phải chịu trách nhiệm bảo quản chứng từ đầy đủ, nguyên vẹn, an toàn, không để xảy thiếu, mát, h hỏng, sửa chữa tẩy xoá bị cháy chứng từ suốt thời gian bảo quản phòng kế toán không đợc phép cho ngời xem mợn không đợc đồng ý trởng phòng kế toán - Trởng phòng kế toán phải chịu trách nhiệm tính hợp lệ, hợp pháp số lợng chứng từ phù hợp với số liệu ghi tập chứng từ đà đợc đóng bó (hoặc bao, hòm, thùng) đà niêm phong (hoặc khoá) nh bàn giao cho thủ kho lu trữ - Thủ kho lu trữ chịu trách nhiệm trờng hợp: + Thiếu, mất, h hỏng, bị phá hoại sửa chữa, tẩy xoá chứng từ bị dấu niêm phong (hoặc khoá bị phá) bó, bao, hòm, thùng đựng chứng từ lu trữ; dấu niêm phong dấu đà niêm phong nhận bàn giao phận kế toán khó lu trữ + Chứng từ bị h hỏng ẩm ớt, mối xông, chuột cắn bị cháy + Mất bó, bao, hòm, thùng có đựng chứng từ 8 + Các trờng hợp chứng từ bị mát, h hỏng khác thủ kho thiếu trách nhiệm việc bảo quản gây nên Điều 11 - Việc kiểm tra cung cấp số liệu, tài liệu kế toán để đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định chụp Ngân hàng đợc thực theo quy định Nhà nớc Ngân hàng Nhà nớc Trung ơng - Quá trình xem xét, giám định, chụp chứng từ tài liệu kế toán có liên quan ph¶i cã sù chøng kiÕn cđa thđ kho b¶o qu¶n, trởng phòng kế toán, Giám đốc Ngân hàng ngời đợc Giám đốc, trởng phòng kế toán uỷ quyền văn thực việc giám sát Việc tra cứu, đối chiếu, giám định, xem xét chụp chứng từ, tài liệu lu trữ đợc tiến hành nơi quy định trụ sở Ngân hàng nơi lu trữ tài liệu Chứng từ gốc phải đợc đảm bảo nguyên vẹn, không đợc mang chứng từ gốc khỏi nơi quy định - Trong trình điều tra, xem xét chụp chứng từ gốc, làm h hỏng, thất lạc tẩy xoá sửa chữa chứng từ gốc đơn vị có chứng từ lu trữ phải lập biên bản, quy trách nhiệm cụ thể xử lý hành xử lý theo quy định cđa ph¸p lt - C¸c chøng tõ kÕ to¸n sau trình xem xét, giám định, chụp phải để vào nơi cũ niêm phong, kẹp chì lại theo quy định dới chứng kiến thủ kho bảo quản Giám đốc Ngân hàng, trởng phòng kế toán ngời đợc Giám đốc, Trởng phòng kế toán uỷ quyền văn - Mọi trờng hợp mát, thất lạc chứng từ phải báo cáo thủ trởng Trởng phòng kế toán đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời III - Điều khoản thi hành Điều 12: Vụ trởng vụ Kế toán - Tài có trách nhiệm h- ớng dẫn phối hợp với Vụ trởng Vụ Tổng kiểm soát kiểm tra việc thực định Thủ trởng Trởng phòng kế toán Ngân hàng Nhà nớc có trách nhiệm đạo kiểm tra việc thực Quyết định đơn vị Điều 13: Mọi sửa đổi, bổ sung nội dung quy định Thống đốc Ngân hàng Nhà nớc định  ... thùc định Thủ trởng Trởng phòng kế toán Ngân hàng Nhà nớc có trách nhiệm đạo kiểm tra việc thực Quyết định đơn vị Điều 13: Mọi sửa đổi, bổ sung nội dung quy định Thống đốc Ngân hàng Nhà nớc định. .. đích định" + Các giấy tờ liên quan khoản vay dài hạn, vay nợ nớc Ngân hàng Nhà nớc - Các chứng từ liên quan đến vốn tài sản thân ngành Ngân hàng, vốn tài sản Nhà nớc cấp cho ngành Ngân hàng để... toán để đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định chụp Ngân hàng đợc thực theo quy định Nhà nớc Ngân hàng Nhà nớc Trung ơng - Quá trình xem xét, giám định, chụp chứng từ tài liệu kế toán có liên