Bài giảng Kỹ thuật soạn thảo văn bản nhằm trình bày về khái niệm văn bản, khái niệm văn bản quản lý nhà nước, các văn bản hình thành trong quản lý là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý của các cơ quan.
MÔN: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Bài 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN GIẢNG VIÊN NGUYỄN TRUNG TÍN 1 KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN • 1.1 Khái niệm văn * Khái niệm văn theo nghĩa hẹp Văn tài liệu, giấy tờ…được hình thành trình hoạt động quan, doanh nghiệp (hay gọi tổ chức) Bao gồm thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, đề án công tác, báo cáo, đơn từ… * Khái niệm văn theo nghĩa rộng • Văn vật mang tin ghi ký hiệu hay ghi ngơn ngữ Ví dụ bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, cơng trình khoa học kỹ thuật, cơng văn, giấy tờ, hiệu, băng ghi âm…ở quan doanh nghiệp 1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước • Văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức định nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức cơng dân • Các văn hình thành quản lý phương tiện quan trọng để ghi lại truyền đạt định quản lý thơng tin cần thiết hình thành q trình quản lý quan • Văn quản lý nhà nước thể ý chí, mệnh lệnh quan nhà nước cấp Đó hình thức cụ thể hóa pháp luật; phương tiện để điều chỉnh quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước 1.2.1 Nhìn chung văn quản lý thường mang số yếu tố bật sau nội dung chúng • - Yếu tố pháp lý; • - Yếu tố quản lý lãnh đạo; • - Yếu tố kinh tế - xã hội; • - Yếu tố văn hóa – lịch sử 1.2.2 Phân biệt văn quản lý nhà nước loại tài liệu, văn khác • Một đặc trưng bật văn quản lý hiệu lực pháp lý chúng trình quản lý nhà nước • Các văn quản lý nhà nước mang tính quyền lực nhà nước • Văn quản lý nhà nước thức riêng, quy định quan nhà nước có thẩm quyền Sự hình thành văn quản lý nhà nước thực theo quy trình xác định 1.2.3 Căn vào chức văn pháp quy quản lý nhà nước, người ta chia hai loại văn bản: • - Văn quy phạm pháp luật: • Là văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, chứa đựng quy tắc xử chung áp dụng cho đối tượng lặp lặp lại nhiều lần, áp dụng quy mơ tồn quốc địa phương • - Văn cá biệt (văn áp dụng pháp luật) • Chỉ chứa đựng quy tắc xử riêng quan nhà nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để giải vụ việc cụ thể đối tượng cụ thể… 10 • Trường hợp thay mặt tập thể ký: • Thì phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên tập thể lãnh đạo quan, tổ chức Ví dụ: TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Võ Trường Sinh 110 TRƯỜNG HỢP KÝ THAY NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CƠ QUAN, TỔ CHỨC • Thì phải ghi chữ “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu “KT” hình thức áp dụng người đứng đầu quan, tổ chức giao cho cấp phó phụ trách ký thay văn thuộc lĩnh vực phân cơng Ví dụ: TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Phạm Phước Như 111 TRƯỜNG HỢP KÝ THỪA LỆNH • Phải viết tắt chữ “TL” vào trước chức vụ Thủ trưởng Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế hoạt động quy chế công tác quan, tổ chức TL GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH 112 TRƯỜNG HỢP THỪA UỶ QUYỀN • Phải ghi chữ viết tắt “TUQ” vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức • Là hình thức áp dụng trường hợp đặc biệt, thủ trưởng ủy quyền cho cán phụ trách cấp ký văn mà theo quy định pháp luật Thủ trưởng phải ký 113 • Việc giao ký thừa ủy quyền phải lập thành văn giới hạn phạm vi ủy quyền thời hạn định Và không ủy quyền lại cho người khác TUQ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG HỘ TỊCH 114 TRƯỜNG HỢP KÝ “QUYỀN” • Là hình thức ký áp dụng cho trường hợp cấp phó quan có thẩm quyền giao thực nhiệm vụ, quyền hạn Thủ trưởng quan Thủ trưởng vắng mặt thời gian dài cấp phó chưa bổ nhiệm thức khuyết Thủ trưởng Ví dụ: Q.GIÁM ĐỐC 115 QUY ĐỊNH CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ • Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức • Chỉ ghi chức danh như: Bộ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc…không ghi lại tên quan, trừ văn liên tịch nhiều quan ban hành văn ký thừa lệnh, thừa ủy quyền vv 116 • Về mặt pháp lý, văn ban hành dù ký chức danh Thủ trưởng hay cấp ký thừa lệnh có giá trị • Phải ký thẩm quyền, ký lần • Khơng ký giấy để in thành nhiều • Khơng dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai nhạt để ký 117 • Khoản cách từ yếu tố chức vụ đến họ tên đầy đủ 30 mm • Đối với văn có từ hai thẩm quyền ký trở lên văn liên tịch, hợp đồng, biên bản…thì thẩm quyền ký giàn sang hai bên; 118 • Thẩm quyền ký quan chủ trì, quan thẩm quyền cao trình bày cùng, bên phải, đồng thời phải nhắc lại quan, tổ chức ban hành BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH BỘ TRƯỞNG BỘ CÔNG THƯƠNG 119 HỌ TÊN NGƯỜI KÝ • Ghi đầy đủ tên, họ người ký văn với phơng chữ 13-14 • Văn quy phạm pháp luật không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác • Trừ văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học 120 DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC • Dấu quan, tổ chức ban hành văn phải đóng ngắn, rõ ràng • Đóng trùm lên 1/3 chữ ký, lệch bên trái • Dấu đóng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ • Khơng đóng dấu khống • Dấu phải tên quan, tổ chức 121 NƠI NHẬN VĂN BẢN • Nơi nhận văn phơng 11 in đậm, nghiên nhằm để xác định quan, cá nhân nhận văn Với ý nghĩa sau: • Để kiểm tra, giám sát; • Để xem xét, giải quyết; • Để thi hành; • Để trao đổi công việc; • Để báo cáo; • Để lưu 122 DẤU CHỈ MỨC ĐỘ MẬT, KHẨN • • • • • Mức độ mật: Có ba cấp độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật Việc xác định đóng dấu mật văn có nội dung mật thực theo quy định nhà nước bí mật nhà nước 123 Dấu mức độ khẩn • Tùy theo mức độ khẩn văn cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn sau: • Hỏa tốc; • Thượng khẩn; • Khẩn • Khi soạn thảo văn khẩn cần đề xuất người ký văn định 124 ... • • • - Công văn mời họp; - Công văn đạo; - Cơng văn cám ơn… Ngồi cịn có hình thức cơng văn hành khác như: Công văn chiêu sinh, triệu tập hội nghị, mời dự sinh hoạt… 40 CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN •... • - Phiếu gởi Là hình thức văn kèm theo văn (công văn đi) Người nhận văn có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gởi gởi trả lại cho quan gởi Đây chứng cho việc gởi văn 33 • - Phiếu chuyển Là loại văn. .. chung văn quản lý thường mang số yếu tố bật sau nội dung chúng • - Yếu tố pháp lý; • - Yếu tố quản lý lãnh đạo; • - Yếu tố kinh tế - xã hội; • - Yếu tố văn hóa – lịch sử 1.2.2 Phân biệt văn quản