Bước đầu tiên để có mối liên hệ thành công với công chúng là phát triển một kế hoạch truyền đạt các thông điệp. Thông điệp của bạn là một chủ đề có mục đích, như thuyết phục ai đó làm một công việc gì đó hoặc để ủng hộ một vấn đề nào đó.
MỘT VĂN PHỊNG BÁO CHÍ CĨ TRÁCH NHIỆM: Chương trình Thông tin Quốc tế, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, năm 2002 Chương 4: KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG Bước để có mối liên hệ thành cơng với cơng chúng phát triển kế hoạch truyền đạt thông điệp Thơng điệp bạn chủ đề có mục đích, thuyết phục làm cơng việc để ủng hộ vấn đề Thơng điệp cách diễn đạt ý tưởng bạn để người khác hiểu chấp nhận Ví dụ, bạn muốn cơng dân trả thuế thấp hơn, thơng điệp bạn giảm thuế để kích thích kinh tế Tại không đơn giản đưa thơng điệp để tác động theo cách Bởi bạn khơng đạt điều bạn Bạn khơng ngồi vào ơtơ lái mà bạn định đâu, bạn đường làm đến đích muốn gặp bạn đến nơi Làm lãng phí thời gian, sức lực lượng Bạn cần phải lên kế hoạch nơi bạn định đến bạn đến cách – chí dự kiến trước điều xảy xe ơtơ bạn hỏng hóc bạn gặp điều rủi ro bất ngờ kế hoạch Điều với việc phát triển thơng điệp, đưa vào kế hoạch truyền thông, vạch chiến dịch thực đánh giá chiến lược bạn triển khai Nếu bạn rõ bạn đến nơi bạn muốn cách bạn khơng đến Ví dụ, bạn muốn có thay đổi kinh tế cách phủ hoạt động, bạn cần phải thơng báo bạn đề xuất làm điều đó, có ảnh hưởng ảnh hưởng đến ai, chi phí thực kết tiết kiệm nó, bạn đảm bảo thành cơng chương trình để chương trình có kết mục tiêu đề Kế hoạch truyền thơng đồ bạn để đến nơi bạn muốn, chiến dịch truyền thơng coi đường dẫn đến đích bạn lựa chọn Thơng điệp nhà lãnh đạo Văn phòng báo chí/giao tế phủ lập kế hoạch triển khai chiến dịch truyền thông, nhiên điều thực lãnh đạo phủ chung sức giới thiệu mục tiêu chương trình Việc phát triển mục tiêu chủ đề khơng văn phịng truyền thông thực Lý tưởng quan chức cấp cao làm việc với thư ký báo chí nhân viên cao cấp ông ta để xác định ba năm mục tiêu chủ đề mà ơng ta/bà ta muốn hồn thành dài hạn, ví dụ đến cuối năm cuối nhiệm kỳ hoạt động ông ta/bà ta (Hơn năm chủ đề lớn q nhiều để cơng chúng hiểu rõ.) Ví dụ, nhà nước dân chủ tuyên bố năm mục tiêu là: thúc đẩy cải cách Cộng đồng châu Âu, đạt cải cách quân để tiến gần đến tiêu chuẩn thành viên NATO, đạt cải cách dân chính, đạt mục tiêu tư nhân hóa, thúc đẩy cải cách nơng nghiệp Các mục tiêu nên nhắc lại nhiều lần trở thành tiêu điểm tập trung hệ thống hành Mỗi hoạt động quan chức – từ diễn văn, vấn truyền hình đến tán thành pháp chế – nên tập trung vào mục tiêu dài hạn nhiều tốt Dĩ nhiên, quan chức phải phát triển thơng điệp ngắn hạn để đối phó với vấn đề cấp bách chúng xuất hiện, mục tiêu tổng thể cần phải thường xuyên lặp lại nhắc nhở Một thông điệp quán có lợi phủ có vấn đề cần công chúng chấp nhận Sự hiểu nhầm thường thiếu thông tin thiếu thảo luận Do vậy, phủ phải có thơng điệp rõ ràng, liên tục cởi mở vấn đề để cơng chúng hiểu chấp nhận mục tiêu phủ Các nhà lãnh đạo phủ đơi phải trả giá đắt để hiểu điều này: họ không tái đắc cử vào nhiệm kỳ khác Các khảo sát nhà nước dân chủ cho thấy công dân biết họ phải trải qua thời kỳ kinh tế khó khăn để đạt kinh tế phát triển hơn, họ khơng biết kế hoạch lãnh đạo phủ Chính phủ không truyền đạt rõ ràng thông điệp Các quan chức phủ nói họ muốn kinh tế mạnh hơn, họ không trình bày rõ ràng bước để đạt mục tiêu đó, cần phải thực biện pháp định, kế hoạch họ triển khai nào, lúc có hiệu quả, bị ảnh hưởng ảnh hưởng nào, tác động lớn Thay vào đó, họ tập trung ý vào điều luật để phương tiện truyền thông tự đặt chương trình nghị Đối với cơng chúng, họ bị lơi kéo vào hết kiện đến kiện khác Xây dựng kế hoạch truyền thông Một thông điệp định mục tiêu xác định, văn phịng báo chí phủ xây dựng kế hoạch để biến ý tưởng nhà lãnh đạo thành thực Bước nghiên cứu cách thức đạt mục tiêu điều có ý nghĩa dài hạn Cơng việc thường nhân viên báo chí dài hạn đảm nhận Khi có mục tiêu nghiên cứu tay, nhân viên báo chí khảo sát quan hệ giao tế Đây đánh giá quan điểm người tổ chức bên hoạt động mục tiêu Họ phải nói chuyện với quan chức phủ để biết quan điểm họ điểm mạnh điểm yếu tổ chức chương trình kế hoạch, nói chuyện với công chúng để xác định quan điểm họ Bằng cách đánh giá hai nhận thức đó, họ viết “so sánh” theo quan hệ cộng đồng điểm mạnh điểm yếu sau phát triển kế hoạch để tận dụng điểm mạnh giải điểm yếu Một kế hoạch truyền thơng soạn thảo khơng qua khảo sát Bắt đầu mục tiêu Quyết định bạn muốn đạt điều vào cuối năm thời kỳ xác định, cuối nhiệm kỳ hoạt động Phát triển thông điệp rõ ràng tập trung Tự hỏi câu hỏi sau: Đã có tuyên bố nguyên tắc chưa? Tôi muốn đạt mục tiêu nào? Chọn số thực tế – không nhiều năm mục tiêu năm – chủ đề cần tập trung, sau phân tách bạn muốn đạt năm này, năm sau năm sau Tôi muốn phương tiện truyền thơng truyền đạt điều gì? Cần có thơng điệp cho phụ nữ, cho sinh viên, cho người già, cho người làm quân đội, cho công chúng khác? Chiến lược truyền thông để truyền đạt thơng điệp? Bạn định tập trung tuần cho thông điệp Bạn có tiểu mục chủ đề chung Ví dụ, chủ đề nâng cấp giáo dục, tiểu mục cải thiện việc đào tạo giáo viên, nâng cao vai trò bậc phu huynh hệ thống giáo dục, kéo dài ngày học năm học Bắt đầu phân tích vậy, bạn vạch chiến dịch truyền thơng để phổ biến thông tin cho nhân dân, tác động lên ý kiến công chúng, thuyết phục nhà lãnh đạo, khơi mào tranh luận phân công nhân viên thực "Để truyền đạt hiệu quả, bạn phải xác định yêu cầu, ưu tiên điều quan trọng nhất; định điều cần truyền đạt diễn đạt cách thích hợp với cơng chúng, sau thường xun lặp lại thơng điệp đó”, cựu phát ngơn viên Nhà Trắng, Dee Dee Myers, nói "Bạn khơng thể trình bày tất thứ Bạn phải định điều quan trọng cần nói, tập trung vào đối tượng nghe diễn đạt thông điệp ngơn ngữ dễ hiểu họ Sau bạn phải nhắc lại thơng điệp liên tục, người bận rộn có q nhiều thơng tin cần biết ngày” Vạch chiến dịch truyền thông Trong lên kế hoạch cho chiến dịch truyền thông, bạn nên: Vạch kế hoạch để đạt mục tiêu Phân công chi tiết cho kế hoạch Lên lịch công tác, phân cơng cho người thực cơng việc thời hạn nào, thường xuyên cập nhật tiến độ Chỉ định người giám sát công việc để đảm bảo công việc theo lịch trình Thay đổi mục tiêu thời hạn cần thiết Thường xuyên gặp gỡ với người liên quan – người từ thư ký báo chí chánh văn phịng, người lập chương trình, người viết diễn văn trợ lý pháp chế Trình duyệt kế hoạch với nhóm Triển khai kế hoạch Sử dụng kiện để củng cố chủ đề Đưa mục tiêu vào điều luật Nhấn mạnh đến mục tiêu diễn văn Giải thích thơng điệp bạn thích hợp với cơng chúng khác Có người thay chuyên gia bên ngồi phát biểu thơng điệp tương tự mục tiêu bạn cách bạn thực Trả lời câu hỏi: ai, gì, nào, đâu, tin tức điển hình nhằm đưa ý tưởng bạn vào thông điệp để người dễ hiểu Về điểm cuối này, cần phải chuẩn bị để nói với cơng chúng về: Chương trình gồm hoạt động khơng gồm Tại chương trình lại cần thiết Nó ảnh hưởng đến họ Điều xảy ngắn hạn Điều xảy dài hạn Chương trình khác chương trình có Trách nhiệm phủ chương trình Thời hạn chương trình lúc thay đổi có tác dụng Điều xảy chương trình khơng có tác dụng Làm để cơng chúng biết chương trình có thành cơng hay khơng Cơng chúng cần phải thực Marlin Fitzwater, cựu Thư ký Báo chí Nhà Trắng nói rằng, cách để bạn trì thơng điệp nói bạn nói, tiếp trình bày nó, sau nói bạn nói KẾ HOẠCH TRUYỀN THƠNG điểm cần lưu ý Làm việc với lãnh đạo nhân viên cấp cao để xác định mục tiêu Thường xuyên họp để phát triển hay đánh giá lại mục tiêu Tuyên bố nguyên tắc mục tiêu Vạch kế hoạch truyền thông cách thức để đạt mục tiêu Trả lời câu hỏi: ai, gì, đâu, nào, cách để phát triển thông điệp cho công chúng Lên kế hoạch để đánh giá chương trình thành cơng thất bại Đưa thơng điệp vào tất công việc mà quan chức phủ có trách nhiệm thực ... về: Chương trình gồm hoạt động khơng gồm Tại chương trình lại cần thiết Nó ảnh hưởng đến họ Điều xảy ngắn hạn Điều xảy dài hạn Chương trình khác chương trình có Trách nhiệm phủ chương. .. có Trách nhiệm phủ chương trình Thời hạn chương trình lúc thay đổi có tác dụng Điều xảy chương trình khơng có tác dụng Làm để cơng chúng biết chương trình có thành cơng hay khơng Cơng... theo lịch trình Thay đổi mục tiêu thời hạn cần thiết Thường xuyên gặp gỡ với người liên quan – người từ thư ký báo chí chánh văn phịng, người lập chương trình, người viết diễn văn trợ lý