Tại Hoa Kỳ, mặc dù hàng nghìn văn phòng truyền thông của chính phủ có cơ cấu khác nhau nhưng họ vẫn có hai nhiệm vụ chính. Họ làm việc với các cơ quan truyền thông và thường xuyên thông báo cho các quan chức chính quyền về những mối quan tâm của các cơ quan đó. Một số chỉ làm việc với báo chí, một số khác quản lý tất cả các hoạt động truyền thông như phát hành, diễn thuyết, thậm chí cả các vấn đề lập pháp. ...
MỘT VĂN PHỊNG BÁO CHÍ CĨ TRÁCH NHIỆM: Chương trình Thông tin Quốc tế, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, năm 2002 Chương 3: HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG BÁO CHÍ Tại Hoa Kỳ, hàng nghìn văn phịng truyền thơng phủ có cấu khác họ có hai nhiệm vụ Họ làm việc với quan truyền thông thường xuyên thông báo cho quan chức quyền mối quan tâm quan Một số làm việc với báo chí, số khác quản lý tất hoạt động truyền thông phát hành, diễn thuyết, chí vấn đề lập pháp Các văn phịng truyền thơng có cấu nhân khác Nhiều văn phịng có cấu văn phịng báo chí Nếu văn phịng có số nhân viên giới hạn tòa báo nhỏ văn phịng báo chí, việc phân cơng lao động khơng thức, hầu hết nhân viên hoạt động đa Nếu văn phòng lớn hơn, văn phịng báo chí lớn, có số cán báo chí, người có lĩnh vực riêng phân cơng chủ đề riêng Các cán khác xếp theo thể loại truyền thơng, ví dụ số cán báo chí phụ trách phương tiện truyền thơng in ấn, số phụ trách phát truyền hình Quy mơ nhân phụ thuộc vào số phóng viên mà văn phịng phải quan hệ nhiệm vụ văn phịng – ví dụ, văn phịng quản lý báo chí hay mối quan hệ với báo chí nhiệm vụ viết bài? Tư dài hạn ngắn hạn Có hai cách tiếp cận tin tức: phản ứng với tin tức, trước tin tức Một cách đòi hỏi tư ngắn hạn xử lý kiện tin tức nóng hổi hàng ngày Cịn cách đòi hỏi tư dài hạn vạch chiến lược cho tương lai Một văn phòng truyền thơng phủ hoạt động tốt phải thực hai chức Thường cơng việc phản ứng dự đoán tin tức văn phịng, văn phịng đủ lớn công việc phân công cho hai người khác Karen P Hughes, cố vấn truyền thông diễn văn cho Tổng thống George W Bush, nói với báo Washington Post: "Bạn làm công việc hàng ngày phát ngôn viên mà đưa tư vấn dự định chiến lược, nghiên cứu sách, nghiên cứu thơng điệp, đề xuất cách thức truyền đạt" Thật khó có tư dài hạn bạn phải suy nghĩ ngắn hạn Các kiện thường nhật luôn chiếm chỗ đề tài tương lai Do tính khẩn cấp kiện nên kế hoạch tương lai thường phải trì hỗn sau khơng xảy Đó ngun nhân văn phịng có tầm nhìn xa động thường phân công cho người quan tâm đến kiện ngắn hạn báo chí hàng ngày, người dài hạn lên kế hoạch cho thông điệp chiến lược tương lai "Nếu bạn thường xuyên phải phản ứng với câu hỏi chắn bạn khơng thể đưa câu trả lời tốt mình", Mike McCurry, cựu phát ngơn viên Nhà Trắng nói "Bạn phải có kế hoạch chủ động để truyền đạt thông điệp đến cho nhân dân bạn thường xuyên phải nhấn mạnh thơng điệp đó” McCurry nói: "Tại Nhà Trắng, công việc truyền đạt tin tức khác với cơng việc thu thập tin tức, ngun nhân chúng tơi có thư ký báo chí giám đốc truyền thơng Bạn cần phải có người soạn thảo thơng điệp, chuẩn bị đưa lý lẽ tốt bạn cần người lặp lặp lại thơng điệp hàng ngày Việc giám đốc truyền thơng, cịn việc thứ hai thư ký báo chí Điều tương tự doanh nghiệp có người phát triển sản phẩm có người tiếp thị nó" Trong giai đoạn cầm quyền Tổng thống George Bush (1989-1993), Thư ký Báo chí Marlin Fitzwater thực công việc ngắn hạn dài hạn chín tháng Ơng ta nói thật nhiệm vụ khó khăn Fitzwater nói: "Là thư ký báo chí, bạn phải giải vấn đề cấp bách hàng ngày Bạn phải phản ứng với vấn đề trước mắt, bạn khơng có thời gian để tập trung vào chiến lược dài hạn Thậm chí bạn có thời gian, bạn khó để chuyển hướng tư để suy nghĩ tình hình hai tháng tới" Ngồi ra, ơng cho cách nhìn nhận báo giới thư ký báo chí khác vị thư ký thực kết hợp hai vai trị nói "Họ xem giám đốc truyền thơng nhà tuyên truyền đưa chủ đề ngày, sáng tạo nên phương châm, báo chí cho vai trị khơng thực vơ tư, trung thực" Mà theo ơng trung thực trực lại phẩm chất quan trọng danh tiếng hiệu công việc thư ký báo chí "Bạn tự hại bạn đảm nhận hai cơng việc đó" Để có phối hợp tốt nhất, hai người thực hai vai trò thường làm việc văn phòng Các nhiệm vụ cụ thể giám đốc truyền thông (tư dài hạn) vạch chiến lược, lên kế hoạch cho thông điệp chủ đề, soạn thảo lịch trình tổng thể, giám sát phịng ban việc thực thơng cáo báo chí cập nhật, phối hợp với họ, lên kế hoạch chuyến thực tế, giám sát việc viết diễn văn giám sát nghiên cứu Đôi khi, ông/bà ta phải giám sát điểm báo liên lạc với phương tiện truyền thông ngoại tỉnh Ngược lại, công việc thư ký báo chí (tư ngắn hạn) bao gồm việc giải vấn đề hàng ngày báo giới, khởi xướng mối liên hệ với giới truyền thơng, nói chuyện với báo chí quản lý hoạt động đưa tin, từ khâu chuẩn bị giấy phép phát hành in tổ chức họp báo vấn quan chức phủ Đơi giám đốc truyền thơng điều hành văn phịng thư ký báo chí báo cáo trực tiếp cho ơng/bà ta Tại văn phịng cựu Thống đốc Christine Todd Whitman New Jersey, Giám đốc Truyền thơng chịu trách nhiệm Thỉnh thoảng, ơng ta trả lời câu hỏi báo chí ơng biết rõ người phóng viên chủ đề đặc biệt tập trung vào ơng Ơng ta công cán với Thống đốc Thư ký Báo chí, người báo cáo trực tiếp cho giám đốc truyền thông, nhân viên trả lời tất câu hỏi giới truyền thơng, phát ngơn “chính thức” công cán với Thống đốc Thư ký Báo chí Giám đốc Truyền thơng trực tiếp liên lạc với Thống đốc Hai bên thông báo cho đảm nhận vấn đề truyền thông Đôi thư ký báo chí điều hành văn phịng giám đốc truyền thơng báo cáo trực tiếp cho ông ta bà ta Tại Nhà Trắng, cơng việc thư ký báo chí giám đốc truyền thông thường chia tách hai văn phịng Thư ký báo chí giải vấn đề báo chí hàng ngày Giám đốc truyền thơng quản lý chiến lược dài hạn, viết diễn văn thường liên lạc với phương tiện truyền thơng bên ngồi Họ có nhiều họp phải phối hợp nỗ lực thông điệp quản lý chung không họ với mà với quan chức cao cấp Nhà Trắng "Công việc tiến triển tốt đẹp có phối hợp hai bên, bạn tham gia vào tổ chức bên hai bên hiểu bên làm gì”, Marlin Fitzwater nói Để phối hợp vậy, Fitzwater ln ln có cán truyền thơng tất họp cử cán báo chí từ văn phịng ông tham dự họp văn phòng truyền thơng Ơng cho nhân tố quan trọng thứ hai mối quan hệ cá nhân thích hợp hai văn phòng "Nếu thiếu hai – mối quan hệ cá nhân mối quan hệ tổ chức – bạn thất bại” Phân cơng cơng việc Làm việc với có ý nghĩa định Trong quan trọng phủ mới, nhiệm vụ truyền thông phân công cho nhiều văn phịng khác Phát ngơn viên cho trưởng khơng có nhân viên, chí thư ký, ông ta phải tự làm tất công việc gửi fax, trả lời điện thoại phát ngơn thay mặt cho trưởng, có nghĩa cho Văn phịng báo chí hoạt động độc lập giám đốc văn phòng báo cáo trực tiếp cho thứ trưởng Mười hai nhân viên văn phịng thực cơng việc nghiên cứu, đưa tin nhanh, hậu cần giải đáp thắc mắc phương tiện truyền thơng ngoại tỉnh Văn phịng thứ ba văn phịng truyền thơng có ba nhân viên thực nhiệm vụ truyền thông đa dạng báo cáo cho vị thứ trưởng khác Phát ngơn viên, giám đốc báo chí giám đốc truyền thơng gặp khơng thường xun, cịn nhân viên họ khơng họp mặt Chánh văn phòng trưởng chịu trách nhiệm xếp để tạo điều kiện cho phát ngôn viên trưởng tập trung giúp việc trưởng khơng phải gánh vác thêm cơng việc hành Tuy nhiên, phát ngôn viên thừa nhận ông ta cảm thấy q tải đơi gặp khó khăn việc tiếp nhận thông tin Phải công việc điều phối tốt thông điệp trưởng truyền đạt cách tập trung, đồng thông qua phát ngôn viên trưởng? Phát ngơn viên phát ngơn viên đồng thời phận phụ trách mảng báo chí truyền thơng dài hạn báo cáo trực tiếp cho ơng ta Ơng ta th giám đốc hành thực cơng việc giấy tờ Các hoạt động thường nhật văn phòng báo chí Các họp: Các họp thường xun đơi chiếm trọn ngày, cịn lại thời gian ngày, nhiên họp cần thiết để hệ thống hoạt động thuận lợi Mục đích họp chia sẻ thơng tin, dự đốn tin tức công việc chuẩn bị để giải vấn đề dự kiến Tại Hoa Kỳ, gặp thường xuyên phát ngơn viên quan chức phủ, người khơng có liên hệ với giới truyền thơng, phát ngôn viên với nhân viên báo chí phủ tổ chức hàng ngày, thường vài lần ngày Nhiều văn phòng liên bang Hoa Kỳ thường bắt đầu ngày làm việc họp buổi sáng nhân viên cao cấp, có phát ngơn viên Thường họp kéo dài khoảng 30 đến 45 phút, nhân viên cấp cao nói vấn đề quan trọng ngày – ví dụ vấn đề hàng đầu quan chức phủ, lịch cơng tác họp Mỗi nhân viên thảo luận ngắn gọn vấn đề tới, pháp chế, vấn báo chí, vấn đề ngân sách chủ đề đáng đưa tin Thư ký báo chí cung cấp thơng tin nội dung báo chí sáng hơm đó, tin tức ảnh hưởng đến quan chức phủ, thơng điệp ngày, tuần, tháng Sau họp này, người phát ngôn viên thường có họp thứ hai với nhân viên truyền thông để hỏi họ vấn đề đáng ý ngày Hình thức họp giống họp nhân viên cao cấp, nhân viên báo chí nhận xét lĩnh vực mà họ hoạt động, xem xét lịch trình quan chức phủ thảo luận thông điệp chủ đề ngày mà phóng viên quan tâm Thư ký báo chí phân cơng cơng việc nhân viên chuyển câu hỏi cho văn phòng nội trả lời Trong ngày, nhân viên tổ chức thông báo phát hành ấn phẩm sách quan điểm phủ chủ đề quan trọng hành Phát ngôn viên báo chí tham khảo ấn chuẩn bị cho buổi họp báo hàng ngày Tại Nhà Trắng, thư ký báo chí thường kiêm nhiệm vị trí cán báo chí cho phu nhân Tổng thống Phó Tổng thống họp với nhân viên báo chí Ngồi ra, thư ký báo chí phó thư ký báo chí liên lạc điện thoại hàng ngày với người đồng nhiệm Bộ Ngoại giao, Bộ Quốc phòng Văn phòng An ninh Quốc gia để đưa thông điệp chung vấn đề ngoại giao Các quan chức cao cấp có họp hàng tuần để thảo luận trị kế hoạch mối quan hệ với phương tiện truyền thơng Nhóm tìm kiếm hội kiện để củng cố chương trình nghị Tổng thống Các lớn với nhiều văn phòng khu vực nhiều cục cấp thực cơng việc tương tự Ví dụ, Bộ Lao động Hoa Kỳ, phát ngơn viên thường có điện đàm hai tuần lần với giám đốc thông tin 10 khu vực trực thuộc để biết vấn đề truyền thông tới Các văn phịng truyền thơng nhiều thống đốc Hoa Kỳ thường tương tự Các phát ngôn viên thống đốc tham gia vào họp nhân viên hàng sáng với lãnh đạo cấp cao mà thống đốc tham dự gọi điện để thảo luận báo chí buổi sáng kiện ngày Ở vài bang nhỏ hơn, họp tổ chức thường xuyên hơn, ví dụ hàng tuần Nhiều phát ngơn viên báo chí cho thống đốc thường gặp gỡ với thư ký báo chí nhiều ngành quan phủ Một quan chức phủ bầu lựa chọn thư ký báo chí chiến dịch tranh cử ơng ta làm phát ngôn viên Mặc dù phát ngôn viên hiểu rõ mục tiêu chiến dịch – để thắng – song từ nhậm chức ơng ta thảo luận chủ đề quan tâm hay “thông điệp tại” với vị quan chức phủ Họ tập trung vào việc thông qua biện pháp Quan chức bầu chọn thư ký báo chí lãnh đạo cấp cao ông ta không họp mặt để bàn luận điều chỉnh mục tiêu đánh giá tiến triển Kết phát ngôn viên bị bỏ mặc nói chuyện với báo chí Phát ngơn viên than phiền "Làm tự định nội dung thơng điệp?" Điểm báo giám sát tin tức: Các văn phịng truyền thơng phủ thường thực điểm báo giám sát tin tức hàng ngày – thường hai lần ngày – để báo cáo cho lãnh đạo nhân viên họ kiện xảy ngày ảnh hưởng đến hoạt động họ Tại Hoa Kỳ, văn phịng truyền thơng hầu hết thống đốc quan liên bang thường có nhân viên làm cơng việc đọc, tóm tắt, chụp chuyển tin tức đến quan chức cấp cao, chuẩn bị tài liệu sưu tầm tin tức truyền hình Một tóm tắt thường tổng hợp tin tức quan trọng – tin tốt tin xấu – sau tin quan trọng Các văn phịng truyền thông khác đăng ký sử dụng dịch vụ công ty tư nhân đảm nhận công việc điểm báo, theo dõi báo thường ấn phẩm nhỏ ấn phẩm khu vực Nhà Trắng làm công việc tổng kết sưu tầm điểm báo, nhiều quan phủ thực nhiệm vụ sưu tầm Trong thu thập điểm báo giám sát tin tức, ưu tiên hàng đầu văn phịng phát ngơn viên báo chí thường tìm kiếm tin tức tóm tắt tin tức Thường cần chụp báo quan trọng – tích cực tiêu cực – đầy đủ Việc viết lại dù ngắn đến gây lãng phí thời gian nhân viên Trong quyền mới, nhân viên cao cấp văn phịng báo chí hàng ngày tiến hành điểm báo, thu thập báo tóm tắt chúng từ tờ báo tạp chí cho 12 quan chức cao cấp Mặc dù 80% tin tức từ truyền hình họ khơng giám sát truyền hình cho tốn Các nhân viên thường tổng kết tin tức báo chí hàng tháng Có thể hiệu nhân viên: Chỉ điểm báo chụp báo? Cung cấp tài liệu cho nhiều nhân viên hơn? Sử dụng thiết bị từ phịng thu hình để giám sát tin tức truyền hình? Ngừng việc phân tích tin tức thuê tổ chức tư nhân thực cơng việc hàng tháng hàng quý? Chuyển nhân viên cao cấp từ phận giám sát tin tức sang phận quan hệ báo chí để làm việc với phương tiện truyền thơng chính? Phân cơng cho nhân viên thực việc cắt chụp báo? Các điện thoại: Tại Hoa Kỳ, văn phịng truyền thơng Nhà Trắng cấp cao thường có hệ thống cán thường trực, ln ln có mặt cán báo chí, kể vào buổi tối cuối tuần, để trả lời câu hỏi giới truyền thông Một hệ thống cán thường trực giúp văn phịng truyền thơng hoạt động theo chu kỳ tin tức 24 ngày, thường cán báo chí đảm nhận nhiệm vụ nên thư ký báo chí nghỉ ngơi Đơi khi, có vấn đề lớn xảy ra, phát ngôn viên thường cung cấp số điện thoại di động nhà riêng cho phương tiện truyền thông – thường trao đổi với số điện thoại đại diện cho quan truyền thơng – để trả lời câu hỏi sau hành Nếu cán báo chí thường làm việc với phóng viên chủ đề khơng có việc bổ nhiệm phát ngơn viên khơng hiểu nhiều vấn đề “Tơi nhận điện thoại phóng viên gọi đến nhà riêng để hỏi thơng tin xác đầy đủ để đưa câu chuyện tùy tiện phát ngôn viên thường trực không hiểu thông tin này”, quan chức thông tin tổ chức quân Hoa Kỳ nói Việc trao đổi số điện thoại để liên lạc sau hành để nhân viên trực sau làm việc đặc biệt quan trọng nước có nhiều múi Trong số dân chủ mới, phát ngôn viên phủ thường cho cung cấp số điện thoại di động có nghĩa dễ bị ảnh hưởng báo giới, nhiên điều không hẳn Để phóng viên gọi vào điện thoại di động có nghĩa khơng chịu “lọc thông tin” thư ký trợ lý trả lời điện thoại, biết gọi xác định chủ đề gọi Và điều khiến giới báo chí thơng cảm cho phát ngơn viên ơng/bà ta khơng chuẩn bị Nếu có trợ lý sàng lọc gọi cán báo chí chuẩn bị tốt Đồng thời, có trợ lý trả lời gọi ban đầu có nghĩa ln ln có người tiếp nhận câu hỏi giới truyền thông, điều cho phép phát ngôn viên trả lời gọi quan trọng trước luôn sẵn sàng chuẩn bị thông tin Tuy nhiên, phát ngôn viên cần phải gọi lại cho phóng viên thích hợp Và điều quan trọng phát ngôn viên không tắt điện thoại di động Nếu không, báo chí tìm nguồn thơng tin nơi khác Juleanna Glover, Thư ký Báo chí Phó Tổng thống Dick Cheney nói: “Các phát ngơn viên phải ln ln sẵn sàng Không nên cung cấp số điện thoại di động cho tất người, nên để nhân viên trả lời điện thoại ln chuyển máy cho phóng viên đến điện thoại bạn xác định phóng viên gọi đường cáp hữu tuyến” Tại nước châu Âu, thư ký báo chí trưởng ngoại giao khơng biết cựu Tổng thống Nam Tư Slobodan Milosevic bị Tòa án Tội phạm Chiến tranh Quốc tế La Hague buộc tội tội phạm chiến tranh phóng viên gọi trực tiếp vào điện thoại di động cho ơng ta đề nghị đưa lời bình luận Do người thư ký báo chí khơng biết kiện đó, sau ơng thừa nhận: “Tơi thể thật ngu ngốc” Joni Inman thuộc Tổ chức Người đưa tin Chính phủ Quốc gia nói: "Bạn trả lời câu hỏi Bạn có quyền khơng chịu bất ngờ Tốt bạn gọi lại cho phóng viên nói nhầm lẫn” Sheila Tate, cựu phát ngơn viên cho Phu nhân Tổng thống Nancy Reagan nói: "Bạn nói ‘Ơng gặp tơi khơng lúc Ông đưa thời hạn đi, gọi lại cho ông'" Phân công nhân viên việc Đôi khi, giải hiệu vấn đề truyền thơng khơng có nghĩa tốn nhiều tiền bạc, th nhiều nhân cơng, mua nhiều thiết bị Nó có nghĩa thay đổi nguồn nhân lực Về mặt lý thuyết, văn phịng truyền thơng có nhiều nhân viên thơng tin Tuy nhiên, số nhân viên làm việc với báo chí lại Hầu hết nhân viên làm việc cho ấn phẩm hàng tuần hàng tháng ấn phẩm để bán Các quan chức cho cách tốt để liên hệ trực tiếp với công chúng Thế sau chế độ cộng sản trước sụp đổ, báo thường phải lấp đầy khoảng trống tin tức, nhiên điều khơng kéo dài lâu Doanh số báo chí sụt giảm chứng tỏ tờ báo tạp chí thực chất trở thành ấn phẩm có nhân viên đọc Truyền hình chiếm ưu hoạt động tin tức quốc gia Tuy nhiên, chủ quản lại không chưa giám sát tin tức truyền hình mà cịn chưa có phận làm việc với phóng viên truyền hình Các nhân viên báo chí ỏi không tiếp cận với Internet hay thư điện tử có máy vi tính dùng để xử lý văn Chỉ có phận sản xuất truyền hình ấn trang bị nhiều trang thiết bị nhân công Phát ngôn viên lĩnh vực báo chí thường cảm thấy tải bị phương tiện truyền thông vấn nhiều, phóng viên thường phàn nàn việc thu q thơng tin đơn vị báo chí trả lời chậm Bộ hoạt động tốt tập trung nguồn lực – nhân lực trang thiết bị – cho quan nơi nhân dân lấy tin tức: tổ chức truyền hình báo in ấn độc lập Sự cần thiết phải hợp tác Bất mối quan hệ giao tế thành công phụ thuộc phần lớn vào phối hợp với phòng ban khác tổ chức, với nhân viên tổ chức với phịng ban ngồi tổ chức "Việc người tổ chức hiểu ưu tiên nhiệm vụ chung quan trọng để họ thực chương trình nghị sự”, Susan King, cựu Trợ lý Bộ trưởng phụ trách giao tế Bộ Lao động Bộ Phát triển Đơ thị Nhà Mỹ nói "Điều khơng có nghĩa phát biểu cách cứng nhắc, người không hiểu nhiệm vụ ưu tiên tổ chức họ phát biểu trước công chúng cách ăn ý tổ chức khơng cịn lực lượng hiệu nữa” Tại việc phối hợp lại quan trọng? Một là, đảm bảo chương trình bắt đầu tốt đẹp Cựu Thư ký Báo chí Nhà Trắng Marlin Fitzwater đề nghị Giám đốc truyền thông báo cáo tất tin tức mà họ cho đưa lên trang báo Ơng ta làm ông nghĩ Tổng thống tuyên bố vài tin tức ơng biết tin tức gây tranh cãi trước truyền Hai là, số người thuộc phịng ban khác hoạt động chương trình vấn đề song lại có số mục tiêu mâu thuẫn Báo chí hỏi thẳng rằng: Nếu lãnh đạo phủ khơng thể trì phối hợp hai vấn đề hai hợp tác cơng tác lãnh đạo ơng/bà ta nào? Ba là, chí hai quan chức phủ có chung ý kiến vấn đề việc kết hợp tạo thông điệp mạnh Bốn là, bạn bị bất ngờ bối rối báo chí biết hoạt động người mà bạn khơng biết Ví dụ, quan chức nội thông báo tin tức quan trọng mà khơng giải thích sáng tỏ với Nhà Trắng Thơng báo sách thu hút nhiều quan tâm báo chí phản bác tổng thống chí cịn gây ý nhiều Quan chức nội vụ sau hoang mang báo chí mơ tả người yếu Cuối cùng, việc đơn trao đổi lịch trình quan chức phủ chưa đủ Các cán báo chí giao tế cần phải phối hợp kế hoạch họ với Khi quan phủ lên lịch hẹn họp báo lớn lúc nhà báo than phiền nhiều “Chúng nên đến họp báo đây?”, phóng viên than phiền với phát ngôn viên, “Đừng làm cho công việc chúng tơi khó khăn vậy” Ngược lại, qn đội Hoa Kỳ lại nhấn mạnh đến việc phối hợp thông điệp Hàng ngày, gần kết thúc ngày làm việc, cán giao tế Hải quân Hoa Kỳ khắp nơi giới gửi thư điện tử đến Văn phòng Giao tế Trung tâm Hải quân Hoa Kỳ Washington báo cáo tóm tắt vấn đề truyền thông lớn kiện đáng đưa tin ngày Văn phòng trung tâm tóm tắt vấn đề chủ đề gửi lại cho văn phòng giao tế Các phát ngôn viên thường xuyên liên lạc với vấn đề chung phối hợp giải "Điều giúp cho báo chí khơng phải tốn gấp đơi nhân lực để đến nhiều văn phịng báo chí Hải quân để nghe phát biểu điều khác nhau”, phát ngơn viên nói “Tơi thường biết đồng nghiệp thành phố khác nhận gọi từ phóng viên hỏi câu hỏi tương tự Biết tất hoạt động báo chí cho phép đồng nghiệp phối hợp trả lời để không mâu thuẫn hiểu quan điểm phóng viên vấn đề nào” Các quan chức nhiều phủ liên hiệp than phiền họ phối hợp có nhiều đại diện có vị trí chủ chốt nhiều đảng phái trị khác phủ Chướng ngại khơng mâu thuẫn với thực tế việc phối hợp phủ liên hiệp quan trọng việc phối hợp bầu cử một cịn HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG BÁO CHÍ điểm cần lưu ý Cần có người suy nghĩ dài hạn Công việc truyền thông không công việc ngắn hạn làm việc với kiện khẩn cấp Cần có họp hàng ngày với nhân viên báo chí với nhân viên cao cấp để thống thông điệp truyền thông Để tránh bất ngờ, nên phối hợp với phòng ban khác Cần giám sát tin tức Trích chụp Đừng tóm tắt tin tức Cần có phân tích hàng tuần hàng tháng để xác định xu hướng Hãy tìm hiểu nắm vững chương trình báo chí Lọc gọi, cần gọi lại thích hợp trả lời sau suy nghĩ cẩn thận Mặc dù tất quan chức nội xếp chức phù hợp với yêu cầu riêng, tham khảo cách xếp tổ chức bốn Bộ Ngoại giao: Trong Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, Thứ trưởng phụ trách ngoại giao công chúng vấn đề công cộng phụ trách vấn đề quan hệ với công chúng, giới truyền thông thông tin liên lạc Dưới Thứ trưởng phụ trách có trợ lý trưởng phụ trách vấn đề công cộng, chịu trách nhiệm làm phát ngôn viên cho Ngoại trưởng quản lý năm văn phịng: Văn phịng báo chí, quan hàng ngày chuẩn bị tài liệu tham khảo, hướng dẫn tin tức cho giới truyền thông, câu hỏi trả lời mà trợ lý trưởng sử dụng để chuẩn bị cho làm việc hàng ngày với báo giới Văn phịng thơng tin ngoại tuyến, quan lập chương trình vấn trực tiếp cấp khu vực lãnh thổ Hoa Kỳ với đài truyền hình, truyền nhà in cho quan chức Bộ Ngoại giao Văn phịng liên lạc cơng chúng quan hệ liên phủ, quan xếp buổi diễn thuyết gặp gỡ toàn Hoa Kỳ cho quan chức Bộ Ngoại giao, làm nhiệm vụ liên lạc với quan chức bang quyền địa phương, thu xếp buổi giới thiệu tình hình văn phịng cho nhóm khách tham quan Văn phịng thơng tin điện tử dịch vụ thông tin,là quan điều hành trang Web Bộ Ngoại giao tổ chức hội nghị từ xa Cơ quan thực hoạt động truyền hình tương tác qua vệ tinh Văn phòng chiến lược thơng tin, quan điều phối văn phịng khác, bên bên ngoài, chiến lược thơng tin chung Ngồi ra, cịn có trợ lý trưởng giáo dục vấn đề văn hóa có nhiệm vụ báo cáo với Thứ trưởng hoạt động trao đổi văn hóa cơng dân điều phối Chương trình Thơng tin Quốc tế bao gồm việc gửi diễn giả nước ngoài, cơng bố viết quan chức phủ Hoa Kỳ xuất ấn phẩm trang Web để sử dụng nước Bộ Quốc phòng: Tại Bộ Quốc phòng, trợ lý trưởng phụ trách vấn đề công cộng quan chức cao cấp phụ trách vấn đề có nhiệm vụ phát ngơn viên cho Bộ trưởng Quốc phịng Phát ngơn viên cịn phụ trách vài phận như: Bộ phận quan hệ với giới truyền thông, có nhiệm vụ trả lời câu hỏi báo giới Các nhân viên chuyên trách phận chuyên gia theo chủ đề vấn đề mà phải giải định kỳ Bộ phận lập kế hoạch, có trách nhiệm xây dựng hoạt động thông tin tầm xa theo chủ đề khu vực giới Bộ phận quan hệ cộng đồng, có nhiệm vụ đánh giá, điều phối phê duyệt đề nghị hợp tác với Bộ kiện xã hội hoạt động cộng đồng Bộ phận tư lệnh thông tin, đơn vị thông tin vũ trang nội phụ trách nhân quân đội Mỗi phận Bộ Quốc phòng lực lượng vũ trang có cấu giống nhau, với phát ngôn viên cao cấp đứng đầu đơn vị nhỏ thuộc quyền quản lý người Ví dụ, Chủ tịch Hội đồng Tổng tham mưu trưởng, Cố vấn Qn Tổng thống có người phụ trách vấn đề công cộng với nhiệm vụ theo dõi quan hệ với giới truyền thông, xây dựng kế hoạch, quan hệ với cộng đồng có đơn vị tư lệnh thơng tin Mặc dù người phụ trách vấn đề công cộng quan chức cấp trên, phát ngôn viên phận phải chịu đạo văn phòng phụ trách vấn đề công cộng trực thuộc Bộ trưởng Quốc phịng Bộ Tài chính: Tại Bộ Tài Hoa Kỳ, trợ lý trưởng phụ trách vấn đề công cộng quan chức thông tin cao cấp Đó người làm nhiệm vụ thư ký báo chí cho Bộ trưởng Tài chính, quản lý văn phịng chuẩn bị chiến lược thơng tin tầm xa cho Bộ Tài Trợ lý Bộ trưởng cịn giám sát văn phịng giáo dục cơng cộng có nhiệm vụ thực chiến dịch xây dựng nhằm thông tin cho công chúng kiện diễn Một phó trợ lý trưởng vấn đề cơng cộng có nhiệm vụ báo cáo với trợ lý trưởng, phát ngôn thay mặt cho Thứ trưởng Bộ Tài trợ giúp cho trợ lý trưởng Quan chức thứ ba vấn đề giám đốc văn phòng phụ trách vấn đề cơng cộng, có nhiệm vụ quản lý chuyên gia lĩnh vực báo chí, nhiếp ảnh gia Bộ Tài người làm tin phóng truyền hình Giám đốc cịn trợ giúp phó trợ lý trưởng Giám đốc theo dõi bốn nhân viên báo chí, người phụ trách lĩnh vực sách khác thuộc thẩm quyền Bộ Tài như: văn phịng quốc tế, văn phịng thực thi, văn phịng sách thuế kinh tế văn phịng tài nội địa Bộ Giáo dục: Tại Bộ Giáo dục Hoa Kỳ, giám đốc phụ trách thông tin giám sát vấn đề quan hệ với giới truyền thông, ấn phẩm, thơng tin nội với bên ngồi chất vấn công chúng Giám đốc người xây dựng chiến lược thông tin dài hạn tiếp xúc với báo giới dịp hoi Dưới giám đốc phụ trách thông tin thư ký báo chí có nhiệm vụ phát ngơn thay mặt Bộ trưởng Giáo dục quản lý văn phòng báo chí Văn phịng báo chí hoạt động theo chế chia cấp học, theo có chuyên gia phụ trách vấn đề báo chí liên quan đến giáo dục tiểu học trung học, chuyên gia khác giáo dục dạy nghề giáo dục cho người lớn, người khác giáo dục đặc biệt, v.v Ngồi ran cịn có phận phụ trách soạn thảo diễn văn văn phòng vấn đề cơng cộng phó giám đốc truyền thơng phụ trách ... đốc phụ trách thơng tin thư ký báo chí có nhiệm vụ phát ngôn thay mặt Bộ trưởng Giáo dục quản lý văn phịng báo chí Văn phịng báo chí hoạt động theo chế chia cấp học, theo có chuyên gia phụ trách. .. đốc theo dõi bốn nhân viên báo chí, người phụ trách lĩnh vực sách khác thuộc thẩm quyền Bộ Tài như: văn phịng quốc tế, văn phòng thực thi, văn phòng sách thuế kinh tế văn phịng tài nội địa Bộ... truyền thông ngoại tỉnh Văn phòng thứ ba văn phòng truyền thơng có ba nhân viên thực nhiệm vụ truyền thông đa dạng báo cáo cho vị thứ trưởng khác Phát ngơn viên, giám đốc báo chí giám đốc truyền thông