MỘT VĂN PHÒNG BÁO CHÍ CÓ TRÁCH NHIỆM

Trong vài năm qua, tôi đã có niềm vui được du lịch nhiều nước Trung Âu và Âu Á với tư cách là người tham gia Chương trình Diễn giả của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ. Trong những chuyến đi này, tôi đã gặp nhiều quan chức chính phủ các nước và dựa trên kinh nghiệm của mình đã từng là phóng viên và là người phát ngôn của một số tổ chức chính phủ Mỹ, tôi đã khuyên họ làm cách nào để tiến hành một hoạt động thông tin văn hóa hiệu quả.Tập sách này là một câu trả lời trực tiếp cho nhiều câu hỏi mà tôi đã nhận được trong những chuyến đi nói trên. Nó được viết ra như một loại sách chỉ dẫn bỏ túi cho các nhà lãnh đạo chính quyền và các viên chức phụ trách thông tin công cộng, những người muốn tạo nên một cơ chế thông tin hiệu quả giữa giới báo chí và chính phủ. Sự lựa chọn tài liệu phản ánh những vấn đề được nêu lên bởi những phát ngôn viên này, cả về những chủ đề cụ thể được đề cập lẫn mức độ chi tiết được cung cấp.Những vấn đề được thảo luận ở đây dĩ nhiên không phải của riêng nơi nào trên thế giới; hầu hết đều giống hoặc tương tự với những vấn đề tôi đã được hỏi tại Hoa Kỳ và các nước khác. Quan hệ với báo giới như thế nào trong một tình hình khủng hoảng? Làm thế nào để phát triển được thông điệp mà quan chức chính phủ cấp trên muốn mọi người hiểu và chấp nhận? Làm thế nào để đánh giá được một yêu cầu phỏng vấn? Làm sao để tổ chức một buổi họp báo? Làm sao để kết hợp nhu cầu của một văn phòng báo chí về chiến lược truyền thông lâu dài với trách nhiệm của cơ quan đó trong việc phối hợp hàng ngày với báo giới? Các phát ngôn viên của chính phủ và các nhà báo có thể và nên thân thiện đến mức nào?Một chủ đề mà tập sách này không đề cập tới và tôi đã tránh trả lời rất nhiều câu hỏi về nó đó là “luật ánh dương” - hay Đạo luật về Quyền tự do Thông tin và các yêu cầu về gặp gỡ công khai - tại Hoa Kỳ. Để biết thông tin về chủ đề này, xin mời độc giả xem cuốn “Tính minh bạch trong chính phủ”, được biên soạn bởi Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, Văn phòng các Chương trình Thông tin Quốc tế. Văn phòng này cũng biên soạn một ấn phẩm ngắn khác có tựa đề “Quyền được biết của công chúng”, ấn phẩm này được phát hành trong năm 2001.Tài liệu trong “cuốn sách hướng dẫn người trong cuộc” này cũng phản ánh những kinh nghiệm làm việc của bản thân tôi tại Hoa Kỳ. Tôi đã quan sát cách thức truyền thông của chính quyền từ bên ngoài, với tư cách một phóng viên và một nhà bình luận về chính phủ, và từ bên trong, với tư cách phát ngôn viên của chính phủ phụ trách quan hệ với các nhà báo. Là một nhà báo, tôi viết phóng sự về chính quyền ở tất cả các cấp - từ cấp địa phương tới trung ương. Là một phát ngôn viên của chính phủ, tôi trả lời và làm việc với các thành viên của báo giới ở khu vực, toàn quốc và quốc tế. Và với tư cách Chủ tịch của Câu lạc bộ Báo chí Washington và một quan chức trong một số nhóm điều hành của Chính phủ, tôi đã trực tiếp nhận biết tầm quan trọng của các tổ chức ngành nghề thông qua đó bạn có thể chia sẻ kinh nghiệm, các vấn đề và các thành công với những người ngang hàng với mình. Cuối cùng, cả ở trong và ở ngoài nước Mỹ, tôi đã nhận thấy các phát ngôn viên của chính phủ và các nhà báo có vai trò quan trọng như thế nào trong một xã hội dân chủ - và họ có thể phối hợp như thế nào để truyền đạt thông tin về chính phủ tới toàn thể công dân và trả lời những mối quan ngại của công dân.

Tư liệu dịch: Báo chí, truyền thơng cơng nghệ thơng tin MỘT VĂN PHỊNG BÁO CHÍ CĨ TRÁCH NHIỆM: Hướng dẫn cho người Chương trình Thơng tin Quốc tế, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, năm 2002 LỜI TÁC GIẢ Trong vài năm qua, tơi có niềm vui du lịch nhiều nước Trung Âu Âu Á với tư cách người tham gia Chương trình Diễn giả Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ Trong chuyến này, tơi gặp nhiều quan chức phủ nước dựa kinh nghiệm phóng viên người phát ngơn số tổ chức phủ Mỹ, tơi khuyên họ làm cách để tiến hành hoạt động thơng tin văn hóa hiệu Tập sách câu trả lời trực tiếp cho nhiều câu hỏi mà nhận chuyến nói Nó viết loại sách dẫn bỏ túi cho nhà lãnh đạo quyền viên chức phụ trách thông tin công cộng, người muốn tạo nên chế thông tin hiệu giới báo chí phủ Sự lựa chọn tài liệu phản ánh vấn đề nêu lên phát ngôn viên này, chủ đề cụ thể đề cập lẫn mức độ chi tiết cung cấp Những vấn đề thảo luận dĩ nhiên riêng nơi giới; hầu hết giống tương tự với vấn đề hỏi Hoa Kỳ nước khác Quan hệ với báo giới tình hình khủng hoảng? Làm để phát triển thông điệp mà quan chức phủ cấp muốn người hiểu chấp nhận? Làm để đánh giá yêu cầu vấn? Làm để tổ chức buổi họp báo? Làm để kết hợp nhu cầu văn phịng báo chí chiến lược truyền thông lâu dài với trách nhiệm quan việc phối hợp hàng ngày với báo giới? Các phát ngơn viên phủ nhà báo nên thân thiện đến mức nào? Một chủ đề mà tập sách không đề cập tới tránh trả lời nhiều câu hỏi “luật ánh dương” - hay Đạo luật Quyền tự Thông tin yêu cầu gặp gỡ công khai - Hoa Kỳ Để biết thông tin chủ đề này, xin mời độc giả xem “Tính minh bạch phủ”, biên soạn Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, Văn phịng Chương trình Thơng tin Quốc tế Văn phòng biên soạn ấn phẩm ngắn khác có tựa đề “Quyền biết cơng chúng”, ấn phẩm phát hành năm 2001 Tài liệu “cuốn sách hướng dẫn người cuộc” phản ánh kinh nghiệm làm việc thân Hoa Kỳ Tôi quan sát cách thức truyền thơng quyền từ bên ngồi, với tư cách phóng viên nhà bình luận phủ, từ bên trong, với tư cách phát ngơn viên phủ phụ trách quan hệ với nhà báo Là nhà báo, viết phóng quyền tất cấp - từ cấp địa phương tới trung ương Là phát ngơn viên phủ, tơi trả lời làm việc với thành viên báo giới khu vực, toàn quốc quốc tế Và với tư cách Chủ tịch Câu lạc Báo chí Washington quan chức số nhóm điều hành Chính phủ, tơi trực tiếp nhận biết tầm quan trọng tổ chức ngành nghề thông qua bạn chia sẻ kinh nghiệm, vấn đề thành công với người ngang hàng với Cuối cùng, ngồi nước Mỹ, tơi nhận thấy phát ngơn viên phủ nhà báo có vai trò quan trọng xã hội dân chủ - họ phối hợp để truyền đạt thơng tin phủ tới tồn thể cơng dân trả lời mối quan ngại công dân — Marguerite H Sullivan Chương 1: MỘT VĂN PHỊNG BÁO CHÍ LÀM GÌ Năm 1822, Tổng thống thứ tư Hoa Kỳ James Madison nói: “Một phủ đại chúng mà khơng có thơng tin đại chúng phương tiện để có thơng tin mở đầu hài kịch bi kịch, có lẽ hai” Đến năm 1864, vị Tổng thống thứ 16 nước Mỹ Abraham Lincoln nói: “Hãy để người dân biết thật, đất nước an toàn” Những vị tổng thống Hoa Kỳ nói cách thức hoạt động dân chủ Và lời nói họ đến cịn Để thực thi quyền lực mình, nhân dân phải có điều kiện đưa lựa chọn có sở thơng tin đánh giá mang tính độc lập Điều xảy họ có thơng tin thực tế đáng tin cậy Họ thu thông tin từ báo chí tự Một báo chí tự có vai trị quan kiểm sốt người dân phủ Các phương tiện truyền thông đại chúng thông báo cho cơng chúng hoạt động phủ khởi xướng tranh luận Các phương tiện giữ cho công chức tiêu chuẩn cao báo cáo việc liệu phủ có trì lịng tin quần chúng hay khơng Trong Cách mạng Mỹ hồi kỷ 18 xuất ý tưởng phủ cần phải chịu trách nhiệm trước nhân dân cá nhân làm việc phủ cơng bộc nhân dân Song việc phục vụ nhân dân công việc hai chiều Trong dân chủ, phục vụ nhân dân vừa cơng việc báo chí lại vừa cơng việc quan chức phủ Tổng thống Hoa Kỳ John F Kennedy nói: “Dịng ý tưởng, lực đưa chọn lựa có hiểu biết, khả phê bình, tất sở trị dân chủ phụ thuộc nhiều vào truyền thơng” Một văn phịng báo chí khơng phải “Một văn phịng thơng tin-văn hóa phủ trung tâm toàn hệ thống liên lạc với nhân dân”, lời Sheila Tate, Thư ký Báo chí cho Đệ Phu nhân Hoa Kỳ Nancy Reagan vào đầu năm 1980 cho Phó Tổng thống George Bush chiến dịch tranh cử tổng thống thành cơng ơng vào năm 1988 Theo Tate thì: “Hoạt động báo chí phủ kênh liên lạc hàng ngày qua giới báo chí thu thơng tin việc làm phủ” Việc lý giải xem chương trình sách phủ có tác động đến người dân vai trò lớn văn phòng báo chí phủ Nỗ lực thơng tin cơng cộng truyền đạt quan ngại kế hoạch quan chức phủ đến với người dân giúp cho người dân hiểu nhiều vấn đề khác tác động đến sống họ Cựu Thư ký Báo chí Tổng thống Bill Clinton Mike McCurry nói: “Các phủ có nhiều thơng tin họ cần có cách thức hiệu để phân phối thông tin tới cơng dân mình, nơi mà người phát ngơn phủ vào Người phát ngơn giống phóng viên làm việc bên phủ để thu thập thơng tin cho cơng chúng Vai trị người phát ngơn thu thập nhiều thông tin cho công chúng tốt” Như vậy, viên chức báo chí phủ có hai vai trị Trong quan hệ với giới truyền thông, họ người ủng hộ quan điểm phủ, giải thích giá trị hành động quyền Họ sửa chữa thông tin sai lệch cố gắng cải thiện việc hiểu giải thích thơng tin có Họ người ủng hộ ngành truyền thơng bên phủ, họ truyền đạt nhu cầu phóng viên, chẳng hạn mong muốn thực phóng chủ đề mà quan chức phủ chưa sẵn sàng bàn luận Các phát ngôn viên thường thực cơng việc phóng viên theo nghĩa thu thập thơng tin cho giới báo chí diễn giải điều mà chuyên gia phủ muốn nói với giới truyền thơng Ari Fleisher, Thư ký Báo chí Nhà Trắng cho Tổng thống George W Bush nói: “Cơng việc người thư ký báo chí trình bày quan điểm suy nghĩ tổng thống theo cách giúp cho tổng thống thúc đẩy chương trình nghị mình, đồng thời giúp cho giới báo chí biết phủ làm Đó hành động cân địi hỏi suy xét cẩn trọng phục vụ hai ông chủ” Công việc người phát ngôn vừa mang tính khẳng định - cố gắng nhấn mạnh số khía cạnh định tin tức – vừa mang tính phản ứng - trả lời câu hỏi phóng viên Ví dụ, Mỹ, ngày Nhà Trắng thường đưa số thơng cáo báo chí cơng bố chương trình mới, định bổ nhiệm, hẹn gặp hoạt động khác tổng thống mà họ muốn đưa tin Đồng thời, phóng viên theo dõi đưa tin Nhà Trắng liên hệ với văn phịng báo chí để đưa câu hỏi phóng mà quan chức Nhà Trắng muốn không muốn đưa tin “Tuy nhiên, công việc khơng phổ biến thơng tin”, ý kiến Joni Inman, chủ tịch Hiệp hội Quốc gia Truyền thơng viên Chính phủ (NAGC), nhóm đại diện cho nhân viên thơng tin cơng cộng Hoa Kỳ cấp quyền địa phương, bang liên bang “Chúng rõ ràng cầu nối cấp quyền nhân dân, người truyền tin từ phủ đến nhân dân, song cần phải biết xảy cách mình, nghe điều đường phố, thông tin lại cho quan chức phủ chúng tơi”, Inman nói tiếp, ông Giám đốc phụ trách quan hệ với nhân dân Thành phố Lakewood, bang Colorado Song nhân viên báo chí phủ khơng phải pháp sư biến sách hay chương trình khơng hoạt động thành vận hành tốt Hiệp hội Thống đốc Quốc gia nêu với thống đốc bang Hoa Kỳ tài liệu định hướng cơng tác quần chúng khơng thể thay cho chương trình hiệu hay ý tưởng đáng giá Một người thư ký báo chí khơng thể tạo nên hình ảnh trung thực quan chức phủ khơng trung thực Ơng ta/bà ta khơng thể tơ vẽ phủ biết nhận thức đối phó với vấn đề vấn đề tồn người ta chẳng làm nhiều để giải chúng Một văn phịng báo chí khơng thể thuyết phục giới báo chí viết tính cơng khai phủ mà thực tế không công khai viết kỹ quản lý quan chức phủ khơng thực việc quản lý Và văn phòng báo chí khơng thể truyền đạt mục tiêu phủ nhà lãnh đạo phủ mà quan phục vụ khơng nắm rõ mục tiêu Nhà báo viên chức báo chí phủ Các viên chức báo chí phủ không nên mong đợi bạn hay thù nhà báo Các nhà báo cần phải quan sát viên trung lập phủ, với hoạt động kế hoạch phủ Trong dân chủ, báo chí phủ khơng thể cộng Họ đối thủ tự nhiên với chức khác Mỗi bên cần tơn trọng vai trị bên nhiên nhận thức rõ căng thẳng tự nhiên tồn hai bên Một mặt, đôi lúc mối quan hệ viên chức cố gắng nêu kiện theo cách nhìn chung tránh việc cơng khai hồn tồn, cịn báo chí lại tìm kiếm lỗi lầm tạo áp lực địi cơng bố thơng tin Mặt khác, quan hệ mang tính tương hỗ lẫn Các nhà báo cần viên chức báo chí phủ giúp họ hiểu hoạt động kế hoạch phủ Cịn viên chức báo chí phủ cần nhà báo để đưa tin hoạt động kế hoạch phủ đến với cơng chúng Một số viên chức báo chí phủ mong đợi nhà báo có quan hệ hữu xã hội không viết báo mang tính tiêu cực, song nhà báo chuyên nghiệp khơng nên tình bạn với viên chức cản trở viết Làm nhà báo công việc 24 ngày, nhà báo tốt không nghỉ Cựu phát ngôn viên Nhà Trắng thời Clinton Mike McCurry nói: “Các phát ngơn viên phải có quan hệ hữu nghị song chuyên nghiệp với phóng viên Các phóng viên có cơng việc phải làm, bạn, phát ngơn viên, có cơng việc phải làm Anh làm bạn với phóng viên, song anh phải nhớ phóng viên ln ln tiến hành cơng việc anh vậy” Trong tình quan hệ xã hội, viên chức phủ nên xác định rõ quy tắc tảng cho việc đưa tun bố mình, chẳng hạn “khơng thức, khơng cơng bố” “chỉ để tham khảo” (Xem phần “Phát biểu cơng khai khơng thức”) Một quy tắc tốt khơng nói hay làm điều mà bạn khơng muốn thấy trang tờ báo ngày hôm sau Joni Inman NAGC nói: “Các phát ngơn viên có quan hệ nghề nghiệp hữu nghị với nhà báo, song khó có mối quan hệ cá nhân Sẽ có lúc phóng viên cần hỏi câu hỏi thăm dị thơng tin viết hay phát sóng mẩu tin mà bạn khơng muốn Bạn khơng thể dựa vào tình bạn Sẽ có mối quan hệ đổ vỡ - quan hệ nghề nghiệp tình bạn Mà bạn lại cần phải có quan hệ nghề nghiệp Bạn cần phải có khả gọi phóng viên nói ‘Anh thực thổi phồng câu chuyện đó’” Trách nhiệm quan hệ với báo chí Ngồi ra, phát ngơn viên phủ khơng nên cản trở báo Cơng bộc nhân dân khơng có quyền định người dân cần biết khơng cần biết Cơng việc họ cung cấp nguồn tin tức cho tất nhà báo, người coi không thân thiện Juleanna Glover, Thư ký Báo chí cho Phó Tổng thống Dick Cheney cho “Một thư ký báo chí tốt cần đáp lại yêu cầu cung cấp thông tin từ quan đưa tin hợp pháp, cho câu trả lời đơn giản ‘Tôi trả lời anh sau’ Quy tắc chung lịch thiệp Mặc dù thời điểm giới báo chí có thái độ khơng thân thiện, song ln có lúc bạn cần họ để chuyển thơng điệp Đến lúc đó, họ nhớ lại lịch với họ không” Một số viên chức phủ tỏ ý ngạc nhiên buổi họp báo, ký giả hỏi câu không thuộc chủ đề buổi họp báo Đây điều bình thường Các nhà báo tiếp cận viên chức phủ, tiếp cận họ hỏi câu hỏi mình, dù có nằm chủ đề nêu hay không Đây phần báo chí tự Trong Mối liên hệ phủ/báo chí: Các viên chức báo chí văn phịng họ, nhà nghiên cứu Tổng thống Stephen Hess viết: “Các văn phịng báo chí coi khơng hình thức trợ cấp hay nâng cao hiệu lực phủ mà cịn yêu cầu phát sinh từ chất xã hội tự quan hệ nhà nước với nhân dân Trong dân chủ, phủ cịn chức tự nhiên chức cung cấp thơng tin việc quản lý mình?” Hess viết dân chủ, quan hệ với giới báo chí trách nhiệm Chương 2: CƠNG VIỆC CỦA MỘT VIÊN CHỨC BÁO CHÍ Để làm phát ngơn viên có hiệu quả, trưởng nhân viên báo chí hay thư ký báo chí cần phải có quan hệ gần gũi, tôn trọng lẫn với quan chức phủ mà ơng/bà ta giúp việc, dù thủ tướng, tổng thống, trưởng hay người đứng đầu quan Phát ngôn viên cần phải quen với niềm tin quan chức tiếp cận trực tiếp với quan chức Phát ngơn viên cần có quyền vào buổi họp ngắt lời quan chức với tin tức cấp bách mà khơng cần phải qua người lên chương trình hay phụ tá khác Mặc dù linh hoạt làm xáo trộn thứ tự lịch trình, song đem lại kết phủ phản ứng nhanh nhạy với vấn đề truyền thơng Viên chức báo chí nên có vai trò việc định người hoạch định sách hiểu khía cạnh công tác quần chúng hành động đề xuất Nếu với tư cách phát ngôn viên, viên chức báo chí khơng tham gia vào việc xây dựng sách, ơng ta/bà ta gặp khó khăn việc hiểu sở sách lý giải với giới truyền thơng Joni Inman NAGC khẳng định: “Điều quan trọng truyền thông viên phải tham gia vào nhóm chiến lược Nếu quan chức phủ dự định có hành động, bạn cần phải biết hành động nhìn nhận Tốt nên có truyền thông viên bàn tham gia thảo luận từ giai đoạn hình thành ban đầu, phải tìm hiểu sau bị bất ngờ phản ứng bất lợi cơng chúng truyền thơng viên, người có ý nghĩa tác động tới quan điểm cơng chúng, lại khơng có mặt bàn thảo luận” Vai trị phát ngơn viên báo chí Theo nhà nghiên cứu tổng thống Stephen Hess, cấp liên bang Hoa Kỳ, việc trả lời câu hỏi vấn báo chí thường chiếm 50% thời gian phát ngơn viên báo chí, việc cập nhật thơng tin làm công việc quan chiếm 25%, việc giới thiệu tài liệu kiện chiếm 25% Song sâu vào chức thấy cơng việc viên chức báo chí chia nhỏ thành nhiều vai trò:                Làm công việc phát ngơn viên phủ tổ chức buổi thông tin thường kỳ đặc biệt Điều hành hoạt động hàng ngày văn phịng báo chí Hỗ trợ việc xây dựng sách phủ xây dựng chiến lược để truyền đạt sách tới giới truyền thơng cơng chúng Lên kế hoạch điều hành chiến dịch truyền thông để đưa thông điệp lâu dài quán Xử lý câu hỏi báo chí Tổ chức cho giới báo chí vấn họp với quan chức phủ Cố vấn cho quan chức phủ nhân viên phủ quan hệ với giới báo chí phản ứng có giới truyền thơng với sách đề xuất Giám sát việc viết diễn văn, hay rà soát lại diễn văn thơng điệp Tổ chức kiện buổi họp báo Soạn thảo thông cáo báo chí, trang thơng tin tài liệu khác Làm nhiệm vụ liên lạc giám sát văn phòng báo chí khác phủ Thu xếp việc lại đặt khách sạn, nơi ăn cho giới báo chí lưu động Cấp thư ủy nhiệm báo chí Giám sát ấn phẩm quan lưu hành nội phát hành bên Đánh giá sở thực tế xem liệu kiện có tác động mong muốn hay khơng tìm cách để lần sau làm tốt Xác lập cơng việc viên chức báo chí Trong việc xác lập vị trí phát ngơn viên, trách nhiệm thuộc quan chức phủ đại diện viên chức báo chí Quan chức phải xác định với phát ngôn viên cách thức tổ chức trách nhiệm văn phịng báo chí Để làm việc này, quan chức cần phải đưa ba định then chốt:    Ông ta/bà ta sẵn sàng tiếp xúc với báo chí mức độ nào? Quan hệ phát ngôn viên với nhân viên khác quan chức nào? Quan hệ phận báo chí ngành khác gì? Điều đặc biệt quan trọng quan chức người đứng đầu phủ đứng đầu với quan trực thuộc Quan chức phủ cần cân nhắc vấn đề chi tiết hơn:    Tần suất ông ta/bà ta nhận trả lời vấn? Tần suất ông ta/bà ta điều khiển buổi họp báo? Liệu phát ngơn viên có quyền phát biểu đại diện cho ông ta/bà ta hay không? Hay có quan chức phủ tiến hành họp báo? Trường hợp tốt quan chức phủ sẵn lịng nhận tiếp xúc với báo chí, thường xuyên điều khiển buổi họp báo, có phát ngơn viên phát biểu đại diện cho Lấy ví dụ, Nhà Trắng, thư ký báo chí tổ chức buổi họp báo truyền hình hàng ngày song đứng sang bên tổng thống xuất để đích thân phát biểu với giới báo chí Dee Dee Myers, cựu Thư ký Báo chí Tổng thống Bill Clinton nói: “Để cơng việc đạt hiệu quả, thư ký báo chí phải dễ dàng tiếp cận báo chí, phải có thơng tin tốt, phải tin tưởng vào chức báo chí dân chủ Khơng thể có dân chủ mà khơng có báo chí tự do, báo chí đơi tỏ xoi mói, song lại quan trọng cần thiết Một thư ký báo chí cần phải hiểu sứ mệnh báo chí làm việc với nó” Thẩm quyền điều phối Thẩm quyền mà viên chức báo chí có nhân viên cao cấp khác quan chức phủ quan trọng Trong có vấn đề như:      Viên chức báo chí có phải đầu mối liên hệ với báo chí hay khơng, ơng ta/bà ta có thẩm quyền quan hệ nhân viên khác với báo chí hay khơng? Các văn phịng khác có quyền trả lời câu hỏi ngồi thắc mắc thơng thường mà khơng tham vấn trước với văn phịng báo chí khơng? Ví dụ, phóng viên gọi điện cho văn phịng lập chương trình với câu hỏi đơn giản lịch trình, chẳng hạn thời gian diễn kiện, câu hỏi có cần chuyển cho văn phịng báo chí khơng người lên lịch trình trả lời? Ai cần rà sốt lại thơng cáo báo chí, diễn văn tun bố sách văn phịng báo chí? Các nhân viên hàng đầu khác, chẳng hạn chánh văn phịng có cần thẩm quyền thơng qua tuyên bố công khai không? Phát ngôn viên có tiếp cận nhân viên hàng đầu văn phịng hay khơng? Trong vụ việc gần đây, thống đốc bang nhậm chức Hoa Kỳ gây rối loạn bỏ qua nhu cầu điều phối hoạt động văn phịng Chánh văn phịng ơng chuyển thơng điệp mục tiêu thống đốc đến báo chí, quan chức sách chuyển thơng điệp khác, thư ký báo chí lại có thơng điệp khác Giới truyền thơng đưa tin tình trạng rối loạn việc gây ra, số ủng hộ cơng chúng vị thống đốc sụt giảm ghê gớm Chỉ đến hoạt động báo chí hợp đồng với phận khác xây dựng thơng điệp cố kết chặt chẽ, cải thiện việc đưa tin báo chí cơng chúng bắt đầu ủng hộ chương trình thống đốc “Khơng có phối kết hợp, cơng việc khơng thể tiến hành trơi chảy”, khẳng định Susan King, cựu Thứ trưởng phụ trách thơng tin-văn hóa Bộ Lao động, Nhà Phát triển Đơ thị Hoa Kỳ Vậy điều xảy khơng có phối kết hợp đó, King dự đốn rằng: “nhân viên nói, tơi đại diện cho thủ trưởng - người đứng đầu nhóm - khơng phải người đứng đầu tổ chức Mọi người cấp hệ thống phải cảm thấy họ phát ngôn đại diện cho thủ trưởng cao nhất, khơng xảy tình trạng căng thẳng” Tốt thư ký báo chí điều phối tất quan hệ tương tác nhân viên với giới truyền thông Tối thiểu thư ký báo chí cần phải biết sớm tốt liệu nhân viên có trao đổi với báo chí hay khơng họ bàn thảo chủ đề Nếu khơng có thủ tục rõ ràng cho vấn đề này, quyền đưa thông tin mâu thuẫn nhau, công chúng bối rối lòng tin vào phủ Đối với quan chức phủ văn phịng báo chí ơng ta/bà ta, quy tắc là: khơng có bất ngờ Hay bất ngờ tốt Quy tắc “khơng có bất ngờ” có tầm quan trọng đặc biệt quan hệ văn phòng phủ trung ương ban ngành phủ, quan trực thuộc Điều quan trọng phải xác định để hoạt động cấp nội phù hợp với chương trình quan hệ tổng thể phủ với giới truyền thơng xác định vai trị phát ngơn viên Phần nhiều chương trình nghị phủ thực thơng qua văn phịng nội các, điều lý tưởng có phối kết hợp họ Một vấn đề then chốt cấp độ kiểm sốt mà quan chức phủ trung ương muốn trì nỗ lực thông tin công cộng quan cấp nội Vấn đề tương tự thị quan trực thuộc Phối kết hợp vấn đề then chốt hầu hết văn phòng báo chí phủ Hoa Kỳ Tại Bộ Tài Hoa Kỳ chẳng hạn, văn phịng cơng tác quần chúng trung ương Bộ trưởng Tài tổ chức buổi điện đàm hàng tuần với văn phòng công tác quần chúng vụ/cục trực thuộc liên quan đến vấn đề cụ thể Cuộc hội đàm đề cập đến vấn đề thực thi pháp luật liên quan đến năm vụ/cục phụ trách thực thi Bộ Tài Mỹ; hội đàm tuần thứ hai liên quan đến vụ/cục phụ trách tài nước Bộ Tài Thơng qua hội đàm này, văn phịng cơng tác quần chúng trung ương Bộ Tài điều phối giám sát vấn đề truyền thông chủ yếu xuất tuần tới Bộ có hệ thống đáp ứng nhanh để văn phịng cơng tác quần chúng cấp vụ/cục thơng báo cho văn phịng cơng tác quần chúng trung ương nảy sinh vấn đề gây tranh cãi Nếu vấn đề mang chất trị, văn phịng Bộ Tài có nhân viên cán công tác quần chúng chuyên nghiệp cảnh báo cho văn phịng cơng tác quần chúng Bộ trưởng Tài chính, nơi có nhân viên người bổ nhiệm mặt quyền, để có phản ứng Quan hệ với văn phịng báo chí khác Trong số vấn đề cần xem xét thành lập văn phịng báo chí trung ương có vấn đề sau:     Quan hệ văn phịng báo chí văn phịng thơng tin cơng cộng cấp gì? Thơng tin trao đổi văn phòng đó? Họ có họp mặt hay điện đàm hàng tuần? Họ có thường xun trao đổi thơng tin lịch trình kiện diễn hay khơng? Thư ký báo chí phụ trách chung có nên có thẩm quyền mở rộng tới quan cấp nội hay không? Ai thuê phát ngơn viên ngành? Liệu quan chức báo chí hàng đầu phủ hay người đứng đầu quan? Nếu văn phịng báo chí trung ương tiến hành th     phát ngơn viên hàng đầu phủ có quyền kiểm sốt thơng điệp đưa ra, song điều bất tiện cho người đứng đầu Trường hợp tốt có hợp tác, phối hợp Trong trường hợp này, thư ký báo chí quan phối hợp nỗ lực với phát ngơn viên trung ương song có thẩm quyền lên kế hoạch thực thi kiện khu vực Những tin tức quan chức đứng đầu phủ cơng bố đại diện cho văn phòng nội các? Các văn phòng cấp làm để ăn khớp vào chiến lược truyền thông tổng thể? Những tài liệu gì, chẳng hạn thơng cáo báo chí, vấn, nói chuyện cần văn phịng báo chí phủ trung ương làm rõ trước phân phát, việc rà soát tiến hành nào? Những tình hay kiện tới ngăn trở thơng điệp mà quan chức phủ muốn đưa ra? Những thủ tục cần phải xác lập để thu thập thông tin từ ngành khác? Có thể tiến hành chia sẻ thơng tin lịch trình ban ngành, có họp mặt thường kỳ để thảo luận lịch kiện, chia sẻ thông điệp kiện tới Một ví dụ việc thứ trở nên sai lệch: thư ký báo chí thống đốc bang Hoa Kỳ không đánh giá tầm quan trọng việc điều phối thông điệp vào ngày mà ba kiện bang diễn đồng thời: quan chức nội bang công bố chương trình báo chí đưa tin rầm rộ; quan chức nội thứ hai công bố dự án đưa tin hơn; vị thống đốc cơng bố chương trình khác khơng đưa tin Văn phịng báo chí quan chức nội có dàn xếp riêng mình, vị thống đốc người có thẩm quyền định cuối Khơng có họp nhân viên báo chí khơng có phối kết hợp lịch trình kiện, kết cơng bố báo chí cạnh tranh lẫn làm giảm ảnh hưởng Do đó, thư ký báo chí vị thống đốc bắt đầu có buổi họp hàng tháng với thư ký báo chí văn phòng nội vị thống đốc Mỗi tuần nhận lịch trình họ với dự kiến cơng bố báo chí họ cho tháng tới giao cho nhân viên xếp lịch chung cho cơng bố Khi vị thư ký báo chí thấy có hai cơng bố lớn lên kế hoạch vào ngày, yêu cầu hỗn cơng bố lại Nếu thống đốc lên lịch công bố cho ngày định, không quan chức nội khác tổ chức kiện báo chí lớn vào ngày hơm Các thông điệp truyền thông phối kết, vị thống đốc khơng cịn phải cạnh tranh với nội để thu hút ý báo chí Tối thiểu thư ký báo chí cần nhân viên báo chí cấp thơng báo trước vấn đề ngăn trở tiềm tàng hay khả tiết lộ thông tin Tốt nhân viên báo chí tạo hội cho quan chức phủ đứng đầu hay trưởng công bố tin tức tích cực, họ cơng bố tin xấu Một phát ngôn viên đáng tin cậy Một thư ký báo chí tốt cần có phẩm chất gì? Theo cựu phát ngôn viên tổng thống Mike McCurry, thư ký báo chí cần “có tính hài hước, nhiều lịng kiên nhẫn, khả nói viết nhanh nhẹn, thái độ kiên thật” Ơng nói: “Sự tín nhiệm giá trị quan trọng người phát ngôn” Trong Mối liên hệ phủ/báo chí, Stephen Hess viết viên chức báo chí cho họ cần có sức chịu đựng, tính ham hiểu biết, tính sẵn lịng giúp đỡ, trí nhớ tốt, lịch thiệp, trầm tĩnh áp lực, hiểu biết tâm lý người, khả dự đoán xử lý chi tiết lơ-gíc Cũng tốt phát ngơn viên nắm bắt kiện cách nhanh chóng Ơng ta/bà ta cần có khả xử lý tình khơng thể dự đốn trước, điều phối nhiều cơng việc lúc, ứng phó với ngắt quãng thường xuyên, có khả phản ứng nhanh Phát ngôn viên cần phải công bằng, vô tư với phóng viên – có nghĩa khơng thiên vị Trên hết, phát ngôn viên phải người có đạo đức cá nhân cao trực Điều quan trọng phát ngơn viên trì uy tín thủ trưởng Để làm việc hiệu quả, thư ký báo chí phải giới báo chí tin tưởng; ơng ta/bà ta không tin tưởng câu trả lời trước mang thông tin sai lệch Cựu Thư ký Báo chí Sheila Tate nói: “Nỗ lực truyền thơng phủ khơng có hiệu mà phát ngơn viên không giới truyền thông tin tưởng bị tách biệt khỏi dịng thơng tin nội phủ” Trong năm gần đây, vai trị phát ngơn viên trở nên ngày khó khăn bùng nổ thơng tin nhanh chóng sẵn có 24/24 Một phần công việc biết nên phát ngôn trường hợp Joni Inman NAGC cho biết: “Đôi bạn phải lên chiến lược xem thơng điệp người dân cần biết người thích hợp để chuyển thơng điệp đó” Bà nêu vụ án mạng có người chết để làm ví dụ Bà nói: “Thông điệp mà người dân muốn biết họ an tồn vụ việc khơng xảy với họ Người thích hợp để chuyển thông điệp nhân viên công tác quần chúng mà đội trưởng cảnh sát mặc đồng phục Trong kiện cụ thể nào, bạn cần phải tìm truyền thơng viên hiệu nhất” Bên cạnh việc cung cấp thông tin, phát ngôn viên cần tạo điều kiện thoải mái cho phóng viên nhiều tốt Mike McCurry khẳng định: “Hãy nhớ đòi hỏi sức khỏe đưa tin làm việc nhiều khiến cho phóng viên dễ trở nên cáu bẳn Bạn cần cố gắng chăm sóc nhu cầu phóng viên Hãy đảm bảo họ có thức ăn đồ uống, môi trường làm việc đảm bảo sức khỏe để họ biên soạn hoàn thành tin mình, nhân viên văn phịng báo chí phủ sẵn lịng giúp đỡ họ” Nói tóm lại, cơng việc phát ngơn viên địi hỏi phải cân nhiều mối quan hệ - quan hệ với quan chức phủ mà ơng/bà ta đại diện, với nhân viên phủ hàng đầu khác, với giới báo chí, với máy cơng chức thường trực, đặc biệt ông/bà ta người bổ nhiệm mặt quyền Phát ngơn viên phải sẵn sàng có mặt bên thủ trưởng cần đằng sau hỗ trợ thủ trưởng đứng trước giới báo chí Cựu phát ngơn viên Tổng thống Dee Dee Myers nói: “Điều quan trọng cần phải nhớ cho dù cơng việc gây bực mình, khó khăn đơi làm nản lịng, song phận văn phịng báo chí phủ giúp cho báo chí đưa tin đắn Điều gắn liền với cốt lõi khái niệm dân chủ” Myers nói: “Hệ thống hoạt động tốt tạo mức độ cơng khai lớn cho báo chí Cơng khai, rộng mở khơng phải điều đáng sợ” NHỮNG ĐIỀU NÊN VÀ KHÔNG NÊN LÀM TRONG QUAN HỆ VỚI GIỚI TRUYỀN THÔNG Những việc nên làm      Hãy cho biết thật – PHẢI LUÔN GHI NHỚ Hãy trung thực xác Sự tín nhiệm uy tín bạn phụ thuộc vào điều Hãy biết thừa nhận bạn khơng có câu trả lời Hãy hẹn trả lời làm Sửa lỗi Nói bạn chưa có câu trả lời đầy đủ bạn muốn làm rõ nhầm lẫn Tránh sử dụng biệt ngữ Hãy nói ngơn ngữ bình thường        Hãy biết điều bạn nói ghi lại Hãy cởi mở tối đa với giới truyền thơng Hãy gọi điện thoại cho phóng viên câu chuyện khơng xác Hãy lịch điều không chứng minh điều Hãy lưu giữ danh sách cơng việc hoàn thành Cập nhật danh sách thường xuyên Có nhiều việc xảy nhanh bạn quên việc mà bạn, quan chức phủ, phủ bạn đạt Hãy nhớ phải gọi điện thoại trả lời có người trợ lý để làm việc hạn với phóng viên nhằm đảm bảo thời hạn đưa tin Cố gắng cung cấp thông tin mà phóng viên cần điều địi hỏi bạn phải bỏ thêm công sức lại quan làm việc phải giao tài liệu Hãy có thái độ hài hước Những việc khơng nên làm       Khơng nói dối – KHƠNG BAO GIỜ Khơng nói "Khơng bình luận” – KHƠNG BAO GIỜ Khơng mượn chuyện người khác, khơng dự đốn khơng đốn Các phóng viên giỏi kiểm tra thực tế Nếu bạn nói khơng đúng, uy tín bạn bị tổn hại Đừng cố đưa lời bình luận “đây tiết lộ riêng" sau bạn nói điều Khơng thiếu trách nhiệm việc trả lời Đừng đưa tin bạn có tay thơng tin đầy đủ Đừng tuyên bố trước bạn chuẩn bị thơng cáo báo chí trang thơng tin liệu việc Nếu bạn có sẵn tài liệu trước họp báo, sau đưa tuyên bố bạn dành thời gian giải thích thêm cho báo giới KHI CÓ SAI SÓT HOẶC TIN TỨC XẤU Khắc phục sai sót Nếu bạn nghe kể sai vụ việc cung cấp thông tin sai, hành động Hãy nói chuyện với phóng viên Đừng đưa lời đe dọa Hãy cung cấp số liệu hy vọng tất điều bạn nói nhằm sửa chữa sai sót ghi lại Nếu bạn khơng gặp phóng viên, đến gặp trực tiếp biên tập viên họ Bạn yêu cầu rút lại viết hiệu chỉnh sai sót, nhiều quan chức làm Nhưng người khác có cảm giác việc giữ lại thơng tin sai viết cách xới lại vấn đề mà thơi Tuy nhiên, với Internet tin tức khơng xác truy cập Vì lý này, việc yêu cầu sửa chữa sai sót thường việc phải làm Những bạn thực làm phụ thuộc vào sai sót mức độ nghiêm trọng Nhưng bạn cần liên lạc với người phóng viên sửa lại thơng tin sai nội dung tường thuật sai Xử lý tin tức xấu     Khơng nói dối Khơng bưng bít Nếu bạn nói dối bưng bít, bạn tín nhiệm Đừng lảng tránh gọi phóng viên Hãy thừa nhận vấn đề rắc rối ... chủ, quan hệ với giới báo chí trách nhiệm Chương 2: CƠNG VIỆC CỦA MỘT VIÊN CHỨC BÁO CHÍ Để làm phát ngơn viên có hiệu quả, trưởng nhân viên báo chí hay thư ký báo chí cần phải có quan hệ gần gũi,... tưởng vào chức báo chí dân chủ Khơng thể có dân chủ mà khơng có báo chí tự do, báo chí đơi tỏ xoi mói, song lại quan trọng cần thiết Một thư ký báo chí cần phải hiểu sứ mệnh báo chí làm việc với... Nhiều văn phịng có cấu văn phịng báo chí Nếu văn phịng có số nhân viên giới hạn tịa báo nhỏ văn phịng báo chí, việc phân cơng lao động khơng thức, hầu hết nhân viên hoạt động đa Nếu văn phòng