Các cuộc họp báo giúp các hãng truyền thông và công chúng cùng với một hoặc một số quan chức chính phủ gặp gỡ trong một phiên hỏi đáp, thường ở một địa điểm do quan chức chính phủ lựa chọn. Họp báo cho công dân cơ hội - qua báo chí - được chất vấn quan chức chính phủ và cho quan chức chính phủ đưa đến cho công chúng thông điệp của họ cũng qua phương tiện truyền thông.
MỘT VĂN PHỊNG BÁO CHÍ CĨ TRÁCH NHIỆM: Chương trình Thông tin Quốc tế, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, năm 2002 Chương 9: HỌP BÁO Các họp báo giúp hãng truyền thông công chúng với quan chức phủ gặp gỡ phiên hỏi đáp, thường địa điểm quan chức phủ lựa chọn Họp báo cho cơng dân hội - qua báo chí - chất vấn quan chức phủ cho quan chức phủ đưa đến cho công chúng thông điệp họ qua phương tiện truyền thông "Tổ chức họp báo thường xuyên mở van xả cho bớt", David Beckwith, cựu phát ngơn viên Phó Tổng thống nói Ơng nói điều có nghĩa với thời gian áp lực tăng lên giới phóng viên, họ có nhiều câu hỏi cần trả lời, áp lực giải tỏa có họp báo Beckwith nói: "Họp báo có ích bạn có điều cần thơng báo hay cần nói Hãy nghĩ ta làm việc kết gì" Trước họp báo Bước để tổ chức họp báo phải đảm bảo có tin Đối với người đứng đầu đất nước, chuyện thành vấn đề Nhưng thủ trưởng quan nhỏ phủ, thu hút báo giới khó Phóng viên không ưa dùng thời gian vào việc mà họ khơng cho kiện họ có tin tức khác mời gọi Trong bước tổ chức họp báo cần: Xác định chủ đề buổi họp báo xem có cần đưa tin khơng Xác định xem họp báo có thật cần thiết khơng, phóng viên có viết xác, với đầy đủ dẫn chứng, số liệu trao đổi kiểm chứng điện thoại trước công bố không Quyết định xem vị quan chức phủ nói lời khai mạc Viết sẵn ý phát biểu khai mạc cho vị quan chức Cũng vấn, tập trung vào ba ý Nhiều khơng cần thiết Xác định câu hỏi hỏi câu trả lời thích hợp Những câu phải rộng chủ đề họp báo, phóng viên hỏi vấn đề khác Một số quan báo chí lưu danh mục chủ đề vi tính thường xuyên cập nhật, viết lần họp báo Tổ chức diễn thử họp báo trước ngày họp báo thức, vị quan chức không cảm thấy thoải mái trả lời câu hỏi Đề nghị nhân viên văn phịng báo chí đóng giả phóng viên để hỏi câu hỏi Việc cho phép vị quan chức văn phòng báo chí biết sơ hở trả lời Chọn ngày cho họp báo cách cẩn thận Kiểm tra kiện lịch trình dài hạn quan phủ để đảm bảo khơng có mâu thuẫn với kiện thơng tin khác ngày hơm Chọn cho họp báo Giữa buổi sáng đầu chiều thường thích hợp cho việc Chọn địa điểm tiện lợi có đủ phương tiện kỹ thuật cho truyền thơng Địa điểm trông phải hấp dẫn làm tăng hiệu thơng điệp Ví dụ, chủ đề họp báo lĩnh vực nông nghiệp, nên chọn nông trại Nếu chủ đề giáo dục, thư viện trường địa điểm thích hơp Xác định xem có sử dụng phương tiện nghe nhìn khơng Có phương tiện hỗ trợ hình ảnh sơ đồ lớn để quan chức trình bày họp báo hay không? Đặt phương tiện gần với người trình bày để sau chúng xuất phương tiện truyền thông Những minh họa trực quan cần in cho vào cặp tài liệu họp báo để phóng viên tham khảo viết in báo hay truyền Quyết định xem ai, có, giới thiệu vị quan chức phủ họp báo tuyên bố kết thúc Thơng báo cho báo giới Ngồi phóng viên thường xuyên viết vị quan chức này, bạn mở rộng danh sách phóng viên, tùy thuộc chủ đề Ví dụ, nội dung họp báo môi trường, bạn nên thông báo cho phóng viên mơi trường Gọi điện cho phóng viên hai ngày trước kiện để nhắc họ Nên tìm hiểu xem đến, khơng đến để xếp phòng họp phù hợp Lên lịch thông báo họp báo Gửi fax thư điện tử cho báo chí xa, có quan tâm đến dự họp báo Dự trù đủ thời gian để viết tin, in ấn, tập hợp vận chuyển tư liệu liên quan, túi tài liệu, trang thông tin/số liệu, thông cáo báo chí, tiểu sử tranh ảnh Xác định xem báo giới có cần phải kiểm tra giấy tờ hay khơng Điều có nghĩa số phóng viên định có giấy mời Đáp ứng nhu cầu phương tiện kỹ thuật cho báo giới Bố trí chiếu sáng, nguồn điện đặc biệt, phiên dịch, thiết bị nghe có nhiều đầu Đảm bảo chắn thiết bị cần dùng hoạt động tốt Phân công cán trông nom hậu cần cho họp Vào ngày họp báo, người phải có mặt địa điểm từ sớm phải sẵn sàng giải vấn đề khơng lường trước, ví dụ tiếng ồn bên ngoài, thời tiết xấu họp báo trời Nếu địa điểm họp báo ngồi văn phịng Xác định xem bạn có cần phịng tiếp khách để đón quan chức phủ khơng Cần có đủ diện tích để đáp ứng nhu cầu kỹ thuật phóng viên Phải có đủ tên, số điện thoại, điện thoại di động cán chủ chốt địa điểm, đội trưởng an ninh, đội trưởng bảo dưỡng kỹ thuật nhân viên quan hệ công chúng Mặc dù nơi khác bạn khách, sân nhà bạn chủ nhà chịu trách nhiệm cho mặt kiện Mọi trục trặc xảy Ví dụ, quan chức phủ hàng để đến trao thiết bị cho bệnh viện Ông ta thư ký báo chí ơng biết trả lời câu hỏi phóng viên sau lễ trao tặng, họ quên không thu xếp chỗ cho tình tiết Vị quan chức tổ chức họp báo với 15 phóng viên sảnh bệnh viện, với ban nhạc nhà trường chơi ầm ĩ làm phóng viên chẳng nghe gì, cịn địa điểm q chật chội khơng đủ chỗ cho phóng viên truyền hình thu hình Ít trước kiện tuần, người phát ngôn lẽ phải yêu cầu bệnh viện dành cho phòng để họp báo, thông báo cho giới truyền thông biết địa điểm thời gian, trợ lý báo chí đến tận nơi thị sát trước - chí trước Trái lại, khơng làm nên phóng viên hồn tồn thất vọng cịn vị quan chức phủ lỡ hội lên tin Trong họp báo Nên có bảng đăng ký phóng viên khách mời để bạn biết có mặt Ngay từ đầu họp, cho phóng viên biết diễn giả có thời gian, chuẩn bị tinh thần cắt bớt câu hỏi Đảm bảo họp báo phát biểu ngắn gọn Báo chí ưa quan chức nói ngắn sẵn sàng trả lời câu hỏi người diến thuyết hàng nửa Dành thời gian cho câu hỏi Ghi âm lại nhận xét quan chức phủ để chuyển thành văn lưu trữ Giải đáp câu hỏi chưa trả lời Nếu vị quan chức phủ chưa trả lời ngay, nên thú nhận chưa trả lời nhớ thực lời hứa trả lời vào cuối ngày Sau họp báo Đưa tư liệu họp báo lên trang Web để quảng bá Gửi tài liệu hội nghị phát viết tay cho có quan tâm mà khơng đến dự Thực lời hứa bổ sung thông tin trả lời hẹn câu hỏi chưa trả lời Kiểm điểm lại tất bước thực ghi chép rút kinh nghiệm cho lần họp báo sau LỊCH BIỂU HỌP BÁO VÀ DANH SÁCH PHĨNG VIÊN Bây bạn nhanh chóng phản ứng trước tin tức mời giới truyền thơng có chuyện để nói, trì danh sách cập nhật địa liên hệ với giới truyền thông Lên danh sách tên phóng viên, quan họ, lĩnh vực quan tâm, địa làm việc nhà riêng, số điện thoại di động, fax địa thư điện tử Cũng nên lập danh sách riêng phóng viên theo lĩnh vực chuyên môn theo khu vực địa lý Đảm bảo danh sách cập nhật Biết cách thức phóng viên muốn nhận tin – fax, điện thoại, thư điện tử Biết thời hạn đưa tin phóng viên khơng gọi điện thoại thời gian đưa tin Tìm xem giới truyền thông định tin tức đăng vào thời điểm ngày, tuần tháng định đăng tin đưa Tìm hiểu xem hãng truyền thơng muốn thông báo trước trước diễn kiện Tư liệu dịch: Báo chí, truyền thơng cơng nghệ thơng tin MỘT VĂN PHỊNG BÁO CHÍ CĨ TRÁCH NHIỆM: Hướng dẫn cho người Chương trình Thơng tin Quốc tế, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, năm 2002 Chương 10: ĐƯA TIN VỀ KHỦNG HOẢNG Khủng hoảng kiện phát sinh bất ngờ, thường ngồi dự kiến, địi hỏi ứng phó kịp thời Một khủng hoảng xảy gây cản trở hoạt động thường xuyên tạo bất ổn định tâm lý căng thẳng Khủng hoảng tượng tự nhiên động đất bão tố người tạo ra, ví dụ vụ nổ, vụ tai tiếng xung đột Sau cùng, đe dọa đến uy tín quan chức cao cấp tổ chức Tuy nhiên, khủng hoảng kiểm soát hiệu khơng giúp giữ gìn mà cịn nâng cao uy tín tín nhiệm Yếu tố định đến việc đưa thông tin khủng hoảng cách hiệu cần phải có chuẩn bị trước khủng hoảng xảy Một cố phát sinh có thời gian để chuẩn bị cho kế hoạch chu đáo Nếu khơng lên kế hoạch trước cho tình khủng hoảng, bạn bị kiện làm cho rối tung lên "Việc đưa thông tin khủng hoảng cách hiệu dựa hệ thống định sẵn" cựu Thư ký Báo chí Nhà Trắng Marlin Fitzwater nói "Khi xảy khủng hoảng, bạn cần làm việc thận trọng tốt Nếu bạn thường xuyên điểm báo thường nhật, bạn phải sàng lọc thông tin cách thận trọng ngày phải làm ba lần Một khủng hoảng khơng cho phép có thời gian để dựng lên chế mới" Trong tình khủng hoảng, phương hướng hành động tốt trực diện trung thực làm tình hình địi hỏi để làm cho câu chuyện theo chiều hướng tích cực Các phương tiện thông tin biên tập đưa tin câu chuyện có khơng có giúp đỡ bạn Sự quan tâm lớn bạn phải tham gia vào câu chuyện – cho dù vụ việc tiêu cực – để quan điểm bạn thể cách xác Nếu khơng, phương tiện thơng tin viết quan chức phủ "đã khơng trả lời câu hỏi chúng tôi", điều làm tăng thêm nghi ngờ tạo tin đồn Susan King, người phát ngôn hai Chính quyền Clinton nói "Trong tình khủng hoảng, tập trung tất hãng thông tin chủ chốt thông báo việc cách thẳng thắn Đừng nói nhiều bạn biết, không đưa suy nghĩ riêng bạn thường xun cập nhật thơng tin cho phóng viên Các phóng viên phải nhận thơng tin bạn khơng cho họ cả, họ đưa tin đồn" Trước khủng hoảng Duy trì quan hệ tin cậy tín nhiệm với giới truyền thông lúc Nếu bạn làm việc này, họ bớt nghi ngờ hợp tác tốt thời gian khủng hoảng Lựa chọn người phụ trách việc giải khủng hoảng Yêu cầu người phụ trách giải khủng hoảng thu thập thông tin vấn đề xu hướng có khả gây cố Thẩm định thu thập liệu vấn đề xu hướng đó, xây dựng chiến lược thông tin để ngăn chặn điều chỉnh lại xu hướng diễn biến Xác định thành viên nhóm phụ trách giải khủng hoảng Quy định vai trò họ, hành động phải thực bối cảnh xảy Lập danh sách địa quan, nơi cư trú số điện thoại di động họ Lập hồ sơ lý lịch họ Trong tình khủng hoảng, báo chí muốn biết thông tin cá nhân người giải vụ việc Tạo điều kiện cho người phát ngôn đào tạo kỹ thuật giao tiếp với phương tiện thông tin Xác định thơng tin đưa ra, mục đích kênh truyền tin sử dụng kế hoạch giải khủng hoảng khác Lập danh sách địa quan, nơi cư trú số điện thoại di động thời hạn đưa tin phóng viên đưa tin tổ chức bạn tình khủng hoảng Xây dựng kế hoạch thiết lập trung tâm thông tin khủng hoảng Trung tâm cần có bàn ghế, điện thoại, nơi đỗ xe, ổ điện, bố trí xe tải, máy photocopy, chí cà phê Bạn cần nghĩ đến việc làm để đảm bảo an ninh cho trung tâm, đặc biệt nhân viên Trong thời gian khủng hoảng Khi khủng hoảng xảy ra, thông báo cho báo giới Nếu không, họ lấy thông tin thông qua kênh khác Thiết lập trung tâm thông tin khủng hoảng hoạt động liên tục 24 địa điểm trung tâm để từ phát tin tức, xử lý tin đồn, thu thập tình hình tổ chức buổi cung cấp thơng tin Ngay sử dụng người phát ngôn đào tạo công khai đưa tin chỗ để cung cấp thông tin cho báo giới Hãy hãng thông tin – công chúng – biết bạn xử lý tình hình Hãy nói bạn biết mà bạn biết Đừng suy diễn Đừng bị đưa vào tình phải bình luận tin đồn Nếu bạn khơng biết điều đó, thú nhận khơng biết Cách trả lời tốt "vấn đề xem xét" Thu thập thông tin nhanh tốt Xác định thông tin ai, gì, nào, đâu Bạn khơng có thơng tin để trả lời câu hỏi “vì sao” Hãy đưa người lãnh đạo phủ quan phủ nhà quản lý cao cấp khác đến trung tâm giải khủng hoảng Huỷ bỏ chương trình khác Cơng chúng muốn nhìn thấy người lãnh đạo, không nhân viên phụ trách quan hệ công cộng Mời nhà lãnh đạo cao cấp xuất trước báo giới thời gian khủng hoảng làm tăng thêm uy tín cho thấy quan xử lý tình hình nghiêm túc Thông tin cho người nội – nhân viên quan phủ khác – đồng thời gửi thơng tin cho báo giới Nếu báo chí nguồn thông tin cho nhân viên, tinh thần họ bị ảnh hưởng, trở nên bối rối bị xúc phạm, đặc biệt vụ việc đưa tin khơng xác báo chí Vì người tổ chức, nên nhân viên xem nguồn cung cấp thơng tin họ nguồn gốc rị rỉ thơng tin tin đồn Hãy đảm bảo nhân viên phải thơng tin xác Liên lạc với người nội thư điện tử, có, qua thơng cáo báo chí trang thơng tin liệu việc gửi đến quan Nếu số lượng nhân viên khơng lớn, triệu tập họp để thành viên nhóm giải khủng hoảng trả lời câu hỏi nhân viên Giữ thái độ bình tĩnh, hịa nhã hợp tác Tránh tỏ bối rối bị choáng ngợp Cần ngừa trước tác động tiêu cực công bố thông tin cho biết hành động thực để giải khủng hoảng Kiểm tra tin tức trước cơng bố Nếu có thể, bố trí cho giới truyền thơng đến địa điểm xảy khủng hoảng Các hãng truyền hình muốn có hình ảnh sống động Nếu bị hạn chế khơng gian, sử dụng báo cáo tổng hợp, với đại diện loại hình thơng tin – điện tín, báo, truyền hình, truyền thanh, tạp chí hình ảnh – địa điểm truyền tin, viết ghi lại hình ảnh cho đồng nghiệp Có thể khơng sử dụng này, kể người có mặt địa điểm khủng hoảng, báo cáo gửi đến cho tất người Hãy ý đến yêu cầu báo giới nơi đỗ xe, điện thoại, ổ điện, bàn ghế Hãy lưu giữ hồ sơ phóng viên gọi điện đến, nội dung họ yêu cầu cung cấp, thời hạn cung cấp, cam kết bạn thông tin gửi cho Luôn nhớ phải gọi điện thoại trả lời Nếu bạn khơng làm, phóng viên tìm thông tin nơi khác Họ viết câu chuyện có khơng có giúp đỡ bạn Việc khơng đáp ứng u cầu phóng viên làm bạn khơng kiểm sốt thơng tin vụ việc Các biểu đơn giản thể thơng cảm giúp xây dựng lại niềm tin công chúng Hãy đưa đảm bảo Cho biết hành động thực để giải vấn đề, để giúp người bị ảnh hưởng để khắc phục hậu Nhưng trước tiên đảm bảo bạn tiến hành bạn nói bạn làm Đảm bảo người phát ngơn với báo giới có mối liên hệ với nhà quản lý cao cấp định sách đưa Mọi định có tác động sâu rộng đến cơng chúng cho dù nhà lãnh đạo có nhận thấy hay khơng Tránh bào chữa bị trích Có thể làm việc sau kết thúc điều tra Kêu gọi đồng tình bên thứ ba nỗ lực bạn Hãy thuyết phục người có uy tín, trải qua tình tương tự thu hút quan tâm dư luận, lên tiếng thay cho bạn Cập nhật thông tin thường xuyên định kỳ Thông báo thời gian công bố tin tức Theo dõi tin tức phương tịên thơng tin chỉnh sửa sai sót Xây dựng trang Web để thơng tin cho người diễn biến tình hình vụ việc Hãy đưa lên trang Web tất tin tức, tuyên bố, trang thông tin liệu đường liên kết tới thông tin khác Xây dựng nhóm đánh giá để nghiên cứu vấn đề ngăn ngừa việc tương tự tương lai Đây khơng phải việc làm hình thức họ cần có quyền hạn thực Hãy nhớ: thái độ cởi mở có trách nhiệm giải đáp khủng hoảng giúp nâng cao tôn trọng tín nhiệm giới truyền thơng bạn Nó giúp bạn lâu dài Sau khủng hoảng Đánh giá hiệu kế hoạch giải khủng hoảng phản ứng người Khắc phục vấn đề để không tái diễn ĐƯA TIN VỀ KHỦNG HOẢNG điểm cần lưu ý Có kế hoạch giải khủng hoảng Trong thời gian khủng hoảng, công khai thông tin giới hạn thông tin mà bạn biết Đưa nhà lãnh đạo cao cấp đến nơi xảy khủng hoảng Thông tin đầy đủ nội tổ chức bạn Cập nhật thông tin thường xuyên định kỳ ĐƯA TIN TẬP TRUNG Đưa tin tập trung sử dụng địa điểm tổ chức kiện họp báo khơng đủ rộng để tất phóng viên quan tâm Mỹ, tham dự để lấy tin Ví dụ, Mỹ, hình thức đưa tin sử dụng thường xuyên Nhà Trắng, nơi diện tích văn phòng tổng thống khu nhà khác hạn chế Đưa tin tập trung việc chọn phóng viên đại diện cho loại hình truyền thơng tập trung lại thành nhóm để đưa tin kiện; họ viết phóng thu hình kiện cung cấp cho đồng nghiệp báo giới giới truyền thông đại chúng Tư liệu cung cấp đồng thời cho tất người, không sử dụng tư liệu tất người có Một nhóm đưa tin tập trung điển hình thường bao gồm phóng viên thơng xã, phóng viên in bài, phóng viên tạp chí, phóng viên truyền thơng đại chúng, người quay phim, người phụ trách âm người chụp ảnh tĩnh Đơi khi, có máy quay phim kiện để truyền hình ảnh âm cho phóng viên khác phịng bên cạnh Một nhóm phóng viên tập trung cịn nhỏ Khi Tổng thống Bill Clinton tham dự đám tang Học viện Hải quân Hoa Kỳ, quy mô nhà thờ việc tổ chức tang lễ buộc phải sử dụng hình thức đưa tin Chí có máy quay phép đặt nhà thờ Các phóng viên máy quay khác tập trung nhà hầm để nhận hình ảnh quay trực tiếp kiện họ chuẩn bị viết từ thông tin nhận ... tin đưa Tìm hiểu xem hãng truyền thơng muốn thông báo trước trước diễn kiện Tư liệu dịch: Báo chí, truyền thơng cơng nghệ thơng tin MỘT VĂN PHỊNG BÁO CHÍ CĨ TRÁCH NHIỆM: Hướng dẫn cho người Chương. .. thông báo họp báo Gửi fax thư điện tử cho báo chí xa, có quan tâm đến dự họp báo Dự trù đủ thời gian để viết tin, in ấn, tập hợp vận chuyển tư liệu liên quan, túi tài liệu, trang thông tin/ số... ngôn lẽ phải yêu cầu bệnh viện dành cho phòng để họp báo, thông báo cho giới truyền thông biết địa điểm thời gian, trợ lý báo chí đến tận nơi thị sát trước - chí trước Trái lại, khơng làm nên phóng