Văn phòng báo chí có trách nhiệm:Chương trình Thông tin Quốc tế-Phần 2

Để làm một phát ngôn viên có hiệu quả, trưởng nhân viên báo chí hay thư ký báo chí cần phải có một quan hệ gần gũi, tôn trọng lẫn nhau với quan chức chính phủ mà ông/bà ta giúp việc, dù đó là thủ tướng, tổng thống, bộ trưởng hay người đứng đầu một cơ quan. Phát ngôn viên cần phải quen với những niềm tin của quan chức đó và có thể tiếp cận trực tiếp với quan chức đó.

MỘT VĂN PHỊNG BÁO CHÍ CĨ TRÁCH NHIỆM: Chương trình Thông tin Quốc tế, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, năm 2002 Chương 2: CÔNG VIỆC CỦA MỘT VIÊN CHỨC BÁO CHÍ Để làm phát ngơn viên có hiệu quả, trưởng nhân viên báo chí hay thư ký báo chí cần phải có quan hệ gần gũi, tơn trọng lẫn với quan chức phủ mà ơng/bà ta giúp việc, dù thủ tướng, tổng thống, trưởng hay người đứng đầu quan Phát ngôn viên cần phải quen với niềm tin quan chức tiếp cận trực tiếp với quan chức Phát ngơn viên cần có quyền vào buổi họp ngắt lời quan chức với tin tức cấp bách mà không cần phải qua người lên chương trình hay phụ tá khác Mặc dù linh hoạt làm xáo trộn thứ tự lịch trình, song đem lại kết phủ phản ứng nhanh nhạy với vấn đề truyền thông Viên chức báo chí nên có vai trị việc định người hoạch định sách hiểu khía cạnh cơng tác quần chúng hành động đề xuất Nếu với tư cách phát ngơn viên, viên chức báo chí khơng tham gia vào việc xây dựng sách, ơng ta/bà ta gặp khó khăn việc hiểu sở sách lý giải với giới truyền thông Joni Inman NAGC khẳng định: “Điều quan trọng truyền thông viên phải tham gia vào nhóm chiến lược Nếu quan chức phủ dự định có hành động, bạn cần phải biết hành động nhìn nhận Tốt nên có truyền thơng viên bàn tham gia thảo luận từ giai đoạn hình thành ban đầu, phải tìm hiểu sau bị bất ngờ phản ứng bất lợi công chúng truyền thơng viên, người có ý nghĩa tác động tới quan điểm công chúng, lại mặt bàn thảo luận” Vai trị phát ngơn viên báo chí Theo nhà nghiên cứu tổng thống Stephen Hess, cấp liên bang Hoa Kỳ, việc trả lời câu hỏi vấn báo chí thường chiếm 50% thời gian phát ngơn viên báo chí, việc cập nhật thông tin làm công việc quan chiếm 25%, việc giới thiệu tài liệu kiện chiếm 25% Song sâu vào chức thấy cơng việc viên chức báo chí chia nhỏ thành nhiều vai trị:  Làm cơng việc phát ngơn viên phủ tổ chức buổi thông tin thường kỳ đặc biệt  Điều hành hoạt động hàng ngày văn phòng báo chí  Hỗ trợ việc xây dựng sách phủ xây dựng chiến lược để truyền đạt sách tới giới truyền thơng công chúng  Lên kế hoạch điều hành chiến dịch truyền thông để đưa thông điệp lâu dài quán  Xử lý câu hỏi báo chí  Tổ chức cho giới báo chí vấn họp với quan chức phủ  Cố vấn cho quan chức phủ nhân viên phủ quan hệ với giới báo chí phản ứng có giới truyền thơng với sách đề xuất  Giám sát việc viết diễn văn, hay rà sốt lại diễn văn thơng điệp  Tổ chức kiện buổi họp báo  Soạn thảo thông cáo báo chí, trang thơng tin tài liệu khác  Làm nhiệm vụ liên lạc giám sát văn phịng báo chí khác phủ  Thu xếp việc lại đặt khách sạn, nơi ăn cho giới báo chí lưu động  Cấp thư ủy nhiệm báo chí  Giám sát ấn phẩm quan lưu hành nội phát hành bên  Đánh giá sở thực tế xem liệu kiện có tác động mong muốn hay khơng tìm cách để lần sau làm tốt Xác lập công việc viên chức báo chí Trong việc xác lập vị trí phát ngơn viên, trách nhiệm thuộc quan chức phủ đại diện viên chức báo chí Quan chức phải xác định với phát ngôn viên cách thức tổ chức trách nhiệm văn phòng báo chí Để làm việc này, quan chức cần phải đưa ba định then chốt:  Ông ta/bà ta sẵn sàng tiếp xúc với báo chí mức độ nào?  Quan hệ phát ngôn viên với nhân viên khác quan chức nào?  Quan hệ phận báo chí ngành khác gì? Điều đặc biệt quan trọng quan chức người đứng đầu phủ đứng đầu với quan trực thuộc.Quan chức phủ cần cân nhắc vấn đề chi tiết hơn:  Tần suất ông ta/bà ta nhận trả lời vấn?  Tần suất ông ta/bà ta điều khiển buổi họp báo?  Liệu phát ngôn viên có quyền phát biểu đại diện cho ơng ta/bà ta hay khơng? Hay có quan chức phủ tiến hành họp báo? Trường hợp tốt quan chức phủ sẵn lịng nhận tiếp xúc với báo chí, thường xuyên điều khiển buổi họp báo, có phát ngơn viên phát biểu đại diện cho Lấy ví dụ, Nhà Trắng, thư ký báo chí tổ chức buổi họp báo truyền hình hàng ngày song đứng sang bên tổng thống xuất để đích thân phát biểu với giới báo chí Dee Dee Myers, cựu Thư ký Báo chí Tổng thống Bill Clinton nói: “Để cơng việc đạt hiệu quả, thư ký báo chí phải dễ dàng tiếp cận báo chí, phải có thơng tin tốt, phải tin tưởng vào chức báo chí dân chủ Khơng thể có dân chủ mà khơng có báo chí tự do, báo chí đơi tỏ xoi mói, song lại quan trọng cần thiết Một thư ký báo chí cần phải hiểu sứ mệnh báo chí làm việc với nó” Thẩm quyền điều phối Thẩm quyền mà viên chức báo chí có nhân viên cao cấp khác quan chức phủ quan trọng Trong có vấn đề như:  Viên chức báo chí có phải đầu mối liên hệ với báo chí hay khơng, ơng ta/bà ta có thẩm quyền quan hệ nhân viên khác với báo chí hay khơng?  Các văn phịng khác có quyền trả lời câu hỏi thắc mắc thơng thường mà khơng tham vấn trước với văn phịng báo chí khơng? Ví dụ, phóng viên gọi điện cho văn phịng lập chương trình với câu hỏi đơn giản lịch trình, chẳng hạn thời gian diễn kiện, câu hỏi có cần chuyển cho văn phịng báo chí khơng người lên lịch trình trả lời?  Ai cần rà sốt lại thơng cáo báo chí, diễn văn tun bố sách văn phịng báo chí?  Các nhân viên hàng đầu khác, chẳng hạn chánh văn phịng có cần thẩm quyền thơng qua tuyên bố công khai không?  Phát ngơn viên có tiếp cận nhân viên hàng đầu văn phịng hay khơng? Trong vụ việc gần đây, thống đốc bang nhậm chức Hoa Kỳ gây rối loạn bỏ qua nhu cầu điều phối hoạt động văn phòng Chánh văn phịng ơng chuyển thơng điệp mục tiêu thống đốc đến báo chí, quan chức sách chuyển thơng điệp khác, thư ký báo chí lại có thơng điệp khác Giới truyền thơng đưa tin tình trạng rối loạn việc gây ra, số ủng hộ công chúng vị thống đốc sụt giảm ghê gớm Chỉ đến hoạt động báo chí hợp đồng với phận khác xây dựng thông điệp cố kết chặt chẽ, cải thiện việc đưa tin báo chí cơng chúng bắt đầu ủng hộ chương trình thống đốc “Khơng có phối kết hợp, công việc tiến hành trôi chảy”, khẳng định Susan King, cựu Thứ trưởng phụ trách thơng tin-văn hóa Bộ Lao động, Nhà Phát triển Đô thị Hoa Kỳ Vậy điều xảy khơng có phối kết hợp đó, King dự đốn rằng: “nhân viên nói, tơi đại diện cho thủ trưởng tơi - người đứng đầu nhóm - khơng phải người đứng đầu tổ chức Mọi người cấp hệ thống phải cảm thấy họ phát ngôn đại diện cho thủ trưởng cao nhất, khơng xảy tình trạng căng thẳng” Tốt thư ký báo chí điều phối tất quan hệ tương tác nhân viên với giới truyền thơng Tối thiểu thư ký báo chí cần phải biết sớm tốt liệu nhân viên có trao đổi với báo chí hay khơng họ bàn thảo chủ đề Nếu khơng có thủ tục rõ ràng cho vấn đề này, quyền đưa thơng tin mâu thuẫn nhau, công chúng bối rối lịng tin vào phủ Đối với quan chức phủ văn phịng báo chí ông ta/bà ta, quy tắc là: bất ngờ Hay bất ngờ tốt Quy tắc “khơng có bất ngờ” có tầm quan trọng đặc biệt quan hệ văn phịng phủ trung ương ban ngành phủ, quan trực thuộc Điều quan trọng phải xác định để hoạt động cấp nội phù hợp với chương trình quan hệ tổng thể phủ với giới truyền thơng xác định vai trị phát ngơn viên Phần nhiều chương trình nghị phủ thực thơng qua văn phịng nội các, điều lý tưởng có phối kết hợp họ Một vấn đề then chốt cấp độ kiểm sốt mà quan chức phủ trung ương muốn trì nỗ lực thông tin công cộng quan cấp nội Vấn đề tương tự thị quan trực thuộc Phối kết hợp vấn đề then chốt hầu hết văn phịng báo chí phủ Hoa Kỳ Tại Bộ Tài Hoa Kỳ chẳng hạn, văn phịng công tác quần chúng trung ương Bộ trưởng Tài tổ chức buổi điện đàm hàng tuần với văn phịng cơng tác quần chúng vụ/cục trực thuộc liên quan đến vấn đề cụ thể Cuộc hội đàm đề cập đến vấn đề thực thi pháp luật liên quan đến năm vụ/cục phụ trách thực thi Bộ Tài Mỹ; hội đàm tuần thứ hai liên quan đến vụ/cục phụ trách tài nước Bộ Tài Thơng qua hội đàm này, văn phịng cơng tác quần chúng trung ương Bộ Tài điều phối giám sát vấn đề truyền thông chủ yếu xuất tuần tới Bộ có hệ thống đáp ứng nhanh để văn phịng cơng tác quần chúng cấp vụ/cục thơng báo cho văn phịng cơng tác quần chúng trung ương nảy sinh vấn đề gây tranh cãi Nếu vấn đề mang chất trị, văn phịng Bộ Tài có nhân viên cán công tác quần chúng chun nghiệp cảnh báo cho văn phịng cơng tác quần chúng Bộ trưởng Tài chính, nơi có nhân viên người bổ nhiệm mặt quyền, để có phản ứng Quan hệ với văn phịng báo chí khác Trong số vấn đề cần xem xét thành lập văn phịng báo chí trung ương có vấn đề sau:  Quan hệ văn phịng báo chí văn phịng thơng tin cơng cộng cấp gì?  Thơng tin trao đổi văn phịng đó? Họ có họp mặt hay điện đàm hàng tuần? Họ có thường xuyên trao đổi thơng tin lịch trình kiện diễn hay khơng?  Thư ký báo chí phụ trách chung có nên có thẩm quyền mở rộng tới quan cấp nội hay không?  Ai thuê phát ngôn viên ngành? Liệu quan chức báo chí hàng đầu phủ hay người đứng đầu quan? Nếu văn phịng báo chí trung ương tiến hành th phát ngơn viên hàng đầu phủ có quyền kiểm sốt thơng điệp đưa ra, song điều bất tiện cho người đứng đầu Trường hợp tốt có hợp tác, phối hợp Trong trường hợp này, thư ký báo chí quan phối hợp nỗ lực với phát ngơn viên trung ương song có thẩm quyền lên kế hoạch thực thi kiện khu vực  Những tin tức quan chức đứng đầu phủ cơng bố đại diện cho văn phòng nội các?  Các văn phòng cấp làm để ăn khớp vào chiến lược truyền thơng tổng thể?  Những tài liệu gì, chẳng hạn thơng cáo báo chí, vấn, nói chuyện cần văn phịng báo chí phủ trung ương làm rõ trước phân phát, việc rà soát tiến hành nào?  Những tình hay kiện tới ngăn trở thơng điệp mà quan chức phủ muốn đưa ra? Những thủ tục cần phải xác lập để thu thập thơng tin từ ngành khác? Có thể tiến hành chia sẻ thơng tin lịch trình ban ngành, có họp mặt thường kỳ để thảo luận lịch kiện, chia sẻ thông điệp kiện tới Một ví dụ việc thứ trở nên sai lệch: thư ký báo chí thống đốc bang Hoa Kỳ khơng đánh giá tầm quan trọng việc điều phối thông điệp vào ngày mà ba kiện bang diễn đồng thời: quan chức nội bang cơng bố chương trình báo chí đưa tin rầm rộ; quan chức nội thứ hai cơng bố dự án đưa tin hơn; vị thống đốc cơng bố chương trình khác khơng đưa tin Văn phịng báo chí quan chức nội có dàn xếp riêng mình, vị thống đốc người có thẩm quyền định cuối Khơng có họp nhân viên báo chí khơng có phối kết hợp lịch trình kiện, kết cơng bố báo chí cạnh tranh lẫn làm giảm ảnh hưởng Do đó, thư ký báo chí vị thống đốc bắt đầu có buổi họp hàng tháng với thư ký báo chí văn phịng nội vị thống đốc Mỗi tuần nhận lịch trình họ với dự kiến cơng bố báo chí họ cho tháng tới giao cho nhân viên xếp lịch chung cho cơng bố Khi vị thư ký báo chí thấy có hai cơng bố lớn lên kế hoạch vào ngày, u cầu hỗn cơng bố lại Nếu thống đốc lên lịch công bố cho ngày định, không quan chức nội khác tổ chức kiện báo chí lớn vào ngày hơm Các thơng điệp truyền thơng phối kết, vị thống đốc khơng cịn phải cạnh tranh với nội để thu hút ý báo chí Tối thiểu thư ký báo chí cần nhân viên báo chí cấp thông báo trước vấn đề ngăn trở tiềm tàng hay khả tiết lộ thông tin Tốt nhân viên báo chí tạo hội cho quan chức phủ đứng đầu hay trưởng cơng bố tin tức tích cực, họ cơng bố tin xấu Một phát ngôn viên đáng tin cậy Một thư ký báo chí tốt cần có phẩm chất gì? Theo cựu phát ngơn viên tổng thống Mike McCurry, thư ký báo chí cần “có tính hài hước, nhiều lòng kiên nhẫn, khả nói viết nhanh nhẹn, thái độ kiên thật” Ơng nói: “Sự tín nhiệm giá trị quan trọng người phát ngôn” Trong Mối liên hệ phủ/báo chí, Stephen Hess viết viên chức báo chí cho họ cần có sức chịu đựng, tính ham hiểu biết, tính sẵn lịng giúp đỡ, trí nhớ tốt, lịch thiệp, trầm tĩnh áp lực, hiểu biết tâm lý người, khả dự đoán xử lý chi tiết lơ-gíc Cũng tốt phát ngơn viên nắm bắt kiện cách nhanh chóng Ơng ta/bà ta cần có khả xử lý tình khơng thể dự đốn trước, điều phối nhiều cơng việc lúc, ứng phó với ngắt quãng thường xuyên, có khả phản ứng nhanh Phát ngôn viên cần phải cơng bằng, vơ tư với phóng viên – có nghĩa không thiên vị Trên hết, phát ngôn viên phải người có đạo đức cá nhân cao trực Điều quan trọng phát ngơn viên trì uy tín thủ trưởng Để làm việc hiệu quả, thư ký báo chí phải giới báo chí tin tưởng; ơng ta/bà ta không tin tưởng câu trả lời trước mang thông tin sai lệch Cựu Thư ký Báo chí Sheila Tate nói: “Nỗ lực truyền thơng phủ khơng có hiệu mà phát ngôn viên không giới truyền thông tin tưởng bị tách biệt khỏi dịng thơng tin nội phủ” Trong năm gần đây, vai trị phát ngơn viên trở nên ngày khó khăn bùng nổ thơng tin nhanh chóng sẵn có 24/24 Một phần cơng việc biết nên phát ngôn trường hợp Joni Inman NAGC cho biết: “Đôi bạn phải lên chiến lược xem thơng điệp người dân cần biết người thích hợp để chuyển thơng điệp đó” Bà nêu vụ án mạng có người chết để làm ví dụ Bà nói: “Thơng điệp mà người dân muốn biết họ an toàn vụ việc khơng xảy với họ Người thích hợp để chuyển thông điệp nhân viên công tác quần chúng mà đội trưởng cảnh sát mặc đồng phục Trong kiện cụ thể nào, bạn cần phải tìm truyền thơng viên hiệu nhất” Bên cạnh việc cung cấp thông tin, phát ngôn viên cần tạo điều kiện thoải mái cho phóng viên nhiều tốt Mike McCurry khẳng định: “Hãy nhớ đòi hỏi sức khỏe đưa tin làm việc nhiều khiến cho phóng viên dễ trở nên cáu bẳn Bạn cần cố gắng chăm sóc nhu cầu phóng viên Hãy đảm bảo họ có thức ăn đồ uống, môi trường làm việc đảm bảo sức khỏe để họ biên soạn hoàn thành tin mình, nhân viên văn phịng báo chí phủ sẵn lịng giúp đỡ họ” Nói tóm lại, cơng việc phát ngơn viên đòi hỏi phải cân nhiều mối quan hệ - quan hệ với quan chức phủ mà ơng/bà ta đại diện, với nhân viên phủ hàng đầu khác, với giới báo chí, với máy cơng chức thường trực, đặc biệt ông/bà ta người bổ nhiệm mặt quyền Phát ngơn viên phải sẵn sàng có mặt bên thủ trưởng cần đằng sau hỗ trợ thủ trưởng đứng trước giới báo chí Cựu phát ngơn viên Tổng thống Dee Dee Myers nói: “Điều quan trọng cần phải nhớ cho dù công việc gây bực mình, khó khăn đơi làm nản lòng, song phận văn phòng báo chí phủ giúp cho báo chí đưa tin đắn Điều gắn liền với cốt lõi khái niệm dân chủ” Myers nói: “Hệ thống hoạt động tốt tạo mức độ cơng khai lớn cho báo chí Cơng khai, rộng mở điều đáng sợ” NHỮNG ĐIỀU NÊN VÀ KHÔNG NÊN LÀM TRONG QUAN HỆ VỚI GIỚI TRUYỀN THÔNG Những việc nên làm  Hãy cho biết thật – PHẢI LUÔN GHI NHỚ  Hãy trung thực xác Sự tín nhiệm uy tín bạn phụ thuộc vào điều  Hãy biết thừa nhận bạn khơng có câu trả lời Hãy hẹn trả lời làm  Sửa lỗi Nói bạn chưa có câu trả lời đầy đủ bạn muốn làm rõ nhầm lẫn  Tránh sử dụng biệt ngữ Hãy nói ngơn ngữ bình thường  Hãy biết điều bạn nói ghi lại  Hãy cởi mở tối đa với giới truyền thông  Hãy gọi điện thoại cho phóng viên câu chuyện khơng xác Hãy lịch  điều không chứng minh điều  Hãy lưu giữ danh sách cơng việc hoàn thành Cập nhật danh sách thường xuyên Có nhiều việc xảy nhanh bạn quên việc mà bạn, quan chức phủ, phủ bạn đạt  Hãy nhớ phải gọi điện thoại trả lời có người trợ lý để làm việc hạn với phóng viên nhằm đảm bảo thời hạn đưa tin  Cố gắng cung cấp thông tin mà phóng viên cần điều địi hỏi bạn phải bỏ thêm cơng sức lại quan làm việc phải giao tài liệu  Hãy có thái độ hài hước Những việc khơng nên làm  Khơng nói dối – KHƠNG BAO GIỜ  Khơng nói "Khơng bình luận” – KHƠNG BAO GIỜ  Không mượn chuyện người khác, không dự đốn khơng đốn Các phóng viên giỏi kiểm tra thực tế Nếu bạn nói khơng đúng, uy tín bạn bị tổn hại  Đừng cố đưa lời bình luận “đây tiết lộ riêng" sau bạn nói điều  Khơng thiếu trách nhiệm việc trả lời  Đừng đưa tin bạn có tay thông tin đầy đủ Đừng tuyên bố trước bạn chuẩn bị thơng cáo báo chí trang thông tin liệu việc Nếu bạn có sẵn tài liệu trước họp báo, sau đưa tuyên bố bạn dành thời gian giải thích thêm cho báo giới KHI CĨ SAI SĨT HOẶC TIN TỨC XẤU Khắc phục sai sót Nếu bạn nghe kể sai vụ việc cung cấp thông tin sai, hành động Hãy nói chuyện với phóng viên Đừng đưa lời đe dọa Hãy cung cấp số liệu hy vọng tất điều bạn nói nhằm sửa chữa sai sót ghi lại Nếu bạn khơng gặp phóng viên, đến gặp trực tiếp biên tập viên họ Bạn yêu cầu rút lại viết hiệu chỉnh sai sót, nhiều quan chức làm Nhưng người khác có cảm giác việc giữ lại thông tin sai viết cách xới lại vấn đề mà thơi Tuy nhiên, với Internet tin tức khơng xác truy cập Vì lý này, việc yêu cầu sửa chữa sai sót thường việc phải làm Những bạn thực làm phụ thuộc vào sai sót mức độ nghiêm trọng Nhưng bạn cần liên lạc với người phóng viên sửa lại thông tin sai nội dung tường thuật sai Xử lý tin tức xấu  Khơng nói dối  Khơng bưng bít Nếu bạn nói dối bưng bít, bạn tín nhiệm  Đừng lảng tránh gọi phóng viên  Hãy thừa nhận vấn đề rắc rối  Hãy giải thích cách khắc phục vấn đề Cựu phát ngơn viên Phó Tổng thống David Beckwith nói: "Sự bực tức bệnh nghề nghiệp Trừ bạn có thái độ hài hước, khơng thực cơng việc khó khăn"  ... hệ với văn phịng báo chí khác Trong số vấn đề cần xem xét thành lập văn phịng báo chí trung ương có vấn đề sau:  Quan hệ văn phịng báo chí văn phịng thơng tin cơng cộng cấp gì?  Thơng tin trao... tưởng vào chức báo chí dân chủ Khơng thể có dân chủ mà khơng có báo chí tự do, báo chí đơi tỏ xoi mói, song lại quan trọng cần thiết Một thư ký báo chí cần phải hiểu sứ mệnh báo chí làm việc với... với giới báo chí Dee Dee Myers, cựu Thư ký Báo chí Tổng thống Bill Clinton nói: “Để cơng việc đạt hiệu quả, thư ký báo chí phải dễ dàng tiếp cận báo chí, phải có thơng tin tốt, phải tin tưởng