MỘT VĂN PHÒNG BÁO CHÍ CÓ TRÁCH NHIỆM: Chương trình Thông tin Quốc tế, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, năm 2002 Chương 6: CÔNG CỤ CỦA VĂN PHÒNG BÁO CHÍ Cựu Thư ký Báo chí Nhà Trắng Dee Dee Myers nói: chúng tôi phân phát tài liệu về mọi vấn đề”. Bà cho biết, trong nhiệm kỳ đầu của Tổng thống Bill Clinton, văn phòng báo chí của Nhà Trắng không chỉ phân phát cho các phóng viên nội dung các bài phát biểu, tuyên bố, hoặc các cuộc họp báo mà còn cung cấp cả thông cáo báo chí, số liệu,...
MỘT VĂN PHỊNG BÁO CHÍ CĨ TRÁCH NHIỆM: Chương trình Thông tin Quốc tế, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, năm 2002 Chương 6: CƠNG CỤ CỦA VĂN PHỊNG BÁO CHÍ Cựu Thư ký Báo chí Nhà Trắng Dee Dee Myers nói: "chúng tơi phân phát tài liệu vấn đề” Bà cho biết, nhiệm kỳ đầu Tổng thống Bill Clinton, văn phịng báo chí Nhà Trắng khơng phân phát cho phóng viên nội dung phát biểu, tuyên bố, họp báo mà cịn cung cấp thơng cáo báo chí, số liệu, thơng tin sở sách, tham khảo giới truyền thông kiện diễn ra, tổng hợp ý kiến nêu phát biểu hay văn sách, phân tích điểm quan trọng tài liệu đó, v.v… Bà nói: "Các phóng viên ln bận rộn, đặc biệt người chuyên đưa tin người đứng đầu nhà nước hay nhà lãnh đạo khác phủ Khối lượng thơng tin mà họ phải đưa lớn” Việc chuyển thông tin thành văn có ích cho báo giới Tóm tắt tài liệu phân phát dạng văn cơng cụ trực tuyến khác có nghĩa khơng phải phụ thuộc vào việc người nghe phát biểu hay tun bố có xác khơng Theo bà Myers, tạo hội cho phát ngôn viên báo chí nhấn mạnh lại điểm bật Ở Mỹ, văn phịng báo chí soạn thảo phân phối nhiều tốt cho báo giới phát biểu, sách, hành động, kế hoạch văn mạng Internet Việc soạn thảo phân phối dạng văn nhằm đạt mục tiêu sau: Giúp quan chức phủ nhân viên phụ trách báo chí suy nghĩ kỹ họ muốn nói để hiệu chỉnh nội dung thơng điệp họ Tạo thêm hội cho báo chí hiểu thông tin giảm cách hiểu sai lệch Làm cho phóng viên tham khảo thực phóng Khơng phải trả lời nhiều lần câu hỏi thơng tin cung cấp Tạo điều kiện cho báo giới có câu hỏi xác đáng có Tăng khả phóng có điểm nhấn cần thiết Phân phát báo cáo tóm tắt phân tích với tuyên bố hay phát biểu cho phép văn phịng báo chí khẳng định lại cách quan điểm họ tin tức phát Ở Mỹ, liên lạc văn có nhiều hình thức Hơn nữa, văn phịng báo chí cịn có số cơng cụ khác hình ảnh âm để giao tiếp với công chúng thông qua báo giới Trong số phương tiện thường dùng có: Thơng cáo báo chí viết dạng tin đơi dùng làm nội dung cho viết số ấn phẩm khác Thơng cáo báo chí cơng cụ giúp nêu vấn đề hai trang giấy Nó cần phải cho biết thơng tin ai, gì, đâu, nào, đoạn tin Thơng cáo báo chí cần viết theo phong cách kim tự tháp ngược, thơng tin xuất theo trật tự ưu tiên mức độ quan trọng để biên tập viên dễ xác định thơng tin Những thơng tin trình bày phần đầu, cuối thơng tin quan trọng Thơng báo gần giống thơng cáo báo chí chuẩn bị để thông báo kiện diễn để báo giới đánh giá nhanh kiện xem có nên đưa tin kiện khơng Một thông báo cần nêu thông tin ai, gì, nào, đâu, cách Một thơng báo nên có độ dài trang Trang thông tin/số liệu thơng cáo báo chí mở rộng nhằm cung cấp thơng tin chi tiết vấn đề đó, có sử dụng kiện, số thống kê, thường khơng dạng trích dẫn, phát với thơng cáo báo chí Có độ dài từ bốn đến năm trang, thông tin sở cần trình bày cách dễ đọc, dùng số kỹ thuật gạch đầu dòng in đậm thơng tin Hình ảnh trực quan ảnh, biểu đồ, sơ đồ đồ gửi thông cáo báo chí Thơng tin tiểu sử phát thơng cáo báo chí Thơng tin tiểu sử cung cấp ngắn gọn thông tin nghề nghiệp thành tích người bổ nhiệm vào chức vụ mới, đọc diễn văn hay tham gia vào kiện Danh sách chuyên gia giúp củng cố thông điệp bạn Danh sách cần nêu tên số điện thoại liên hệ họ Các loại văn khác bao gồm tất loại tư liệu khác Ví dụ Nhà Trắng, phát biểu Tổng thống họp báo hàng ngày thư ký báo chí quan chức khác cung cấp cho báo giới sau kiện diễn Văn tuyên cáo, công bố việc định hay bổ nhiệm nhân sự, thư từ chuyên gia hay tổ chức nghề nghiệp gửi để ủng hộ đạo luật dự thảo thư tín gửi Tổng thống Tổng thống gửi cung cấp hàng ngày cho báo giới Bài viết cắt từ báo chủ yếu nêu câu chuyện “tích cực” in Quan chức thường lưu tin viết để ủng hộ đưa vào cặp tài liệu cho báo chí với tài liệu khác Câu hỏi quan chức gửi cho phóng viên để gây quan tâm chủ đề Trong số trường hợp, bạn viết trước câu hỏi để phóng viên hỏi quan chức Những câu hỏi tưởng tượng kích thích tị mị Cặp tài liệu cho báo chí gồm số tư liệu liên quan tới vấn đề Những tư liệu cài vào cặp tài liệu có hai túi nhỏ để lưu giữ Ví dụ, buổi họp báo khánh thành trường mới, cặp tài liệu báo chí gồm: Một cặp tài liệu có biểu tượng trường in ngồi bìa, bên chứa ngăn tài liệu báo chí Bản thơng báo cung cấp thông tin thời gian, địa điểm tầm quan trọng kiện Thơng cáo báo chí nêu chi tiết buổi lễ trao tặng, có nêu thơng tin chung trích dẫn nhận xét trường quan chức cao cấp Thông tin sở cung cấp thông tin, số thống kê số chi tiết trình xây dựng, số học sinh trường, v.v… Tiểu sử người phát biểu buổi lễ Tài liệu trực quan hình ảnh trường "Lá thư thuyết phục" hay cú điện thoại nêu tóm tắt ý tưởng kiện giải thích người đọc, hay xem bị hút kiện Lá thư cú điện thoại cung cấp chi tiết, cho biết tên người, hội chụp ảnh, tóm tắt cốt truyện Thơng cáo hình tiếng bao gồm thơng tin ai, gì, nào, đâu, cách thơng cáo báo chí dạng văn thực hình thức đưa tin đài truyền truyền hình Các hãng phát sóng truyền thơng dùng tồn phần thơng tin cho đài phát truyền hình cơng bố thông tin lấy từ nguồn chuyên quan hệ cơng cộng Thơng cáo hình ảnh phải tách tiếng để người dẫn chương trình có đường tiếng riêng, đường lại ghi âm tự nhiên Tổ chức giúp hiệu đính âm dễ dàng Công nghệ vệ tinh cho phép người sản xuất tin tổ chức họp hay vấn sau chuyển thơng tin cho trạm phát sóng tồn quốc Cơng nghệ cho phép thực việc phát hành thông tin nhiều nơi mà khơng cần phí để đến nơi Cụ thể, chun gia lĩnh vực thơng tin cơng cộng quay băng kiện sau thuê thời gian phát sóng vệ tinh để truyền tin Để làm việc hoàn chỉnh, bạn cần có phịng máy truyền hình ảnh âm trực tiếp phải tạo hội cho phóng viên đặt câu hỏi qua điện thoại quay băng quan chức trả lời câu hỏi Các trạm thu/phát phải thơng báo thời gian có tín hiệu vệ tinh cách nhận tín hiệu Thơng cáo báo chí âm đoạn băng thu phát biểu ngắn quan chức phủ làm giống vấn thực Một số khách Mỹ thực việc hàng ngày vào thời điểm định Họ gửi trực tiếp cho phóng viên cho phóng viên số điện thoại mà gọi đến máy trả lời đọc đoạn thơng tin Để làm hồn chỉnh việc cần có máy ghi âm chất lượng tốt có thiết bị nối với điện thoại Thơng tin đưa lên mạng toàn cầu để truy cập Đường điện thoại riêng dùng để ghi lại lịch làm việc hàng ngày quan chức phủ để giới truyền thông tham khảo Họp báo, quan chức cơng bố tin vấn đề Để có hiệu độ tin cậy, tin tức cần phải kịp thời có nội dung đầy đủ (Xem chương để biết thêm chi tiết) Phỏng vấn tạo hội cho quan chức nói, thường đối thoại trực tiếp với phóng viên để quan điểm quan chức hiểu cách thấu đáo họp báo (Xem chương để biết thêm chi tiết.) Gặp ban biên tập buổi họp người sản xuất tin biên tập viên trang xã luận tờ báo, người đóng góp xã luận ý kiến phóng viên từ ban phụ trách tin tức tới thảo luận vấn đề Các hãng truyền hình mạng truyền hình cáp lớn tổ chức buổi họp tương tự Họp với ban biên tập hội để quan chức phủ giải thích ý kiến họ cách chi tiết nhằm giúp báo giới hiểu rõ sách phủ kết thường xã luận phóng Cuộc gặp để viết khơng phép nêu đích danh người trả lời vấn, quan chức phủ gặp mặt với phóng viên để cung cấp thơng tin thơng tin bối cảnh chủ đề phóng viên quan tâm Xã luận, mục ý kiến bạn đọc, chuyên mục nhà sản xuất tin sử dụng để bầy tỏ ý kiến Một số khách viết chuyên mục hàng tuần với mục đích đưa trực tiếp ý kiến họ tới người dân Bài phát biểu dùng để khuếch trương sách, giới thiệu chương trình mới, giải thích quan điểm tạo lập đồng thuận Bài phát biểu thường phát trước cho báo giới, cho nhà báo quan tâm không tới dự kiện Việc đưa phát biểu lên Internet có hiệu Nếu có thể, đưa phát biểu, nên tóm tắt nội dung phát biểu phần mở đầu để phóng viên nắm ý chủ đề Ln phải giữ danh sách hãng truyền thông nhận tài liệu Xa lộ báo chí vượt ngồi phạm vi thủ tới với giới truyền thông khu vực Các xa lộ báo chí đưa tin đến địa phương định giải thích sách phủ ảnh hưởng đến người dân địa phương Bài chuyên mục viết vấn đề theo văn phong bay bướm Chuyên gia thông tin công cộng không dựa vào phần tin chuyên mục ấn phẩm viết bài, mà sử dụng viết chuyên đề phần tin khác Mạng Internet, tạo kênh liên lạc trực tiếp với công chúng mà không bị lọc qua phương tiện truyền thông Nó tạo kênh liên lạc trực tiếp với phóng viên Hơn nữa, mạng Internet cịn cho phép phủ cơng chúng trao đổi qua lại Các văn phịng báo chí cịn tạo trang tin điện tử cho địa phương Mạng Internet cung cấp tất tư liệu chữ, hình ảnh, băng hình âm Các văn phịng báo chí phủ dùng Internet để hướng dẫn người sử dụng tới nguồn tài liệu gốc phong phú mạng Để hiệu quả, trang Web phải cập nhật thường xuyên Thư điện tử bao gồm nhóm địa thư điện tử để cần lệnh bàn phím thơng tin truyền tới nhiều người quan tâm Chụp hình dịp quan chức chụp ảnh với cử tri ủng hộ người nhận giải thưởng để sau gửi tới báo chí địa phương người nhận giải để quảng bá Khi chụp ảnh gửi đi, cần phải thích rõ người ảnh kiện ảnh Tư liệu cho báo giới đươc số phóng viên quan tâm Ví dụ phịng họp báo Nhà Trắng, nhà báo thường nhận thơng cáo báo chí, đọc lại trả lại vào chỗ cũ khơng liên quan đến vấn đề mà người phóng viên cần phản ánh Nhưng điều quan trọng chúng phải người có nhu cầu CƠNG CỤ CỦA VĂN PHỊNG BÁO CHÍ điểm cần lưu ý Lên kế hoạch cho năm Tập trung trước tiên vào kiện lớn định kỳ Có nhiều tài liệu dạng văn tốt để phân phát – không nhiều khiến cho báo giới choáng ngợp, đủ để họ không hiểu sai câu chuyện bạn Dùng cơng cụ trực quan Dùng hình ảnh, âm vệ tinh nhằm truyền đạt tốt thơng điệp Chủ động Đừng đợi để báo chí tìm đến bạn Thể ý kiến cách viết ra, tổ chức họp với báo giới truyền thông, đưa vấn đề vào trang đặc biệt báo Dùng mạng Internet GIỚI TRUYỀN THÔNG Mặc dù nhiều nhà báo đưa tin hàng ngày chí hàng giờ, họ cần có thời gian để nghiên cứu, vấn viết Họ muốn biết trước tin tức kiện – trước từ đến hai tuần – để họ chấp thuận ban biên tập ý tưởng viết, lập kế hoạch cho phóng viên ảnh nghiên cứu thêm Khi có tin nóng ví dụ tranh cãi trị bất ngờ khủng hoảng, phóng viên phải viết với thông tin cần thiết, khiến cho việc viết tin có nội dung tốt trở nên khó khăn Vì thế, phóng viên có nhiều thơng tin nghiên cứu tốt Điều quan trọng cần phải biết loại hình truyền thơng có địi hỏi u cầu thời gian khánhau Các loại hình khác nhiều Báo: Báo cung cấp viết có chiều sâu hiệu việc đưa tin đến cơng chúng người định Các phóng viên báo chí thường có "khu vực" lĩnh vực chuyên sâu để viết bài, họ trở thành chuyên gia vấn đề định kinh tế trị Tất phóng viên thích tài liệu viết chi tiết – việc, số, văn bản, hình vẽ ví dụ thơng cáo báo chí thơng tin sở – để phục vụ cho viết Tư liệu cần phải chứng minh có nguồn gốc Trao cho phóng viên tư liệu hình thức văn ví dụ trích dẫn trang thông tin liệu việc làm gia tăng khả trích dẫn việc sẽđược mơ tả cách xác Các phóng viên báo chí có trách nhiệm báo cáo với biên tập viên người giao nhiệm vụ viết đọcbài viết họ Các biên tập viên chặt chẽ thời hạn đưa tin Các báo buổi sáng có quy định thời hạn đưa tin vào cuối buổi chiều; báo buổi chiều quy định thời hạn đưa tin vào cuối buổi sáng đầu buổi chiều Ví dụ, họp báo đưa tin diễn vào lúc 11 sáng thời hạn đưa tin chiều khoảng thời gian hai thời điểm cho phép phóng viên báo buổi sáng tập hợp thông tin để viết bài, nhân viên quay phim chụp ảnh hoàn thành việc giao tư liệu hình ảnh biên tập viên sốt lại viết trước cho in báo Tương tự vậy, báo hàng tuần quy định thời hạn đưa tin vào ngày định Các báo đưa loại tin tức như: tin vấn đề quan trọng, viết chuyên đề, tư liệu, phân tích,xã luận, ý kiến bạn đọc (thường phần xã luận) thư gửi ban biên tập Các phương tiện truyền thông khác đưa loại tin báo thường có hình thức đưa tin rộng Tương tự, có nhiều loại báo khác nhau: Báo quốc gia có mối quan tâm rộng chủ đề mang tính quốc gia Báo khu vực tập trung vào mối quan tâm cấp khu vực Báo địa phương báo tuần tập trung vào vấn đề địa phương Các ấn phẩm thương mại có độc giả chuyên biệt, ví dụ báo lượng dành chocác doanh nhân dầu khí tờ tạp chí dành cho bà mẹ có nhỏ Được gọi ấn phẩm “nhánh" bao gồm báo, tạp chí trang web loại công việc, nghề nghiệp đặc biệt, hoạt động giải trí quan tâm khác Bản tin: Bản tin ấn phẩm thương mại, hình thức tạp chí báo Chúng thường dành cho độc giả chuyên biệt Thông xã: Thông xã phát viết tất phương tiện truyền thông sử dụng để trực tiếp in lại sử dụng cho viết họ Ví dụ, biên tập viên báo yêu cầu viết chuyên đề mối quan tâm địa phương sau xem viết hãng thông Associated Press, Reuters Agence–France Presse nằm số hãng thông tiếng Tạp chí: Giống báo, tạp chí bao gồm nhiều loại từ tạp chí đưa tin nói chung đến ấn phẩm chun ngành, ví dụ kinh tế ngoại giao Thường người viết cho tạp chícó nhiều thời gian để xây dựng câu chuyện có chiều sâu phóng viên báo Các tạp chí thường có lịch biên tập lên kế hoạch chủ đề mà họ đăng viết năm Các chủ đề hữu ích phủ văn phịng phụ trách quan hệ cơng chúng việc phát triển ý tưởng thông tin xung quanh vấn đề cụ thể tạp chí Truyền truyền hình: Truyền truyền hình truyền tải nhiều loại chương trình – phóng quốc gia, phóng địa phương khu vực, tin nhanh, chương trình phục vụ sống, đối thoại bình luận, phim tài liệu vấn Các phóng viên truyền truyền biên tập viên thường lấy ý tưởng từ báo thơng xã Khác với phóng viên báo, số nhà báo truyền truyền hình, đặc biệt đài nhỏ, thường đưa tin chung khơng chun sâu theo chủ đề u cầu cơng việc rộng Các phóng viên truyền hình thường khơng thể đưa tin có chiều sâu vấn đề giống phóng viên báo, viết phức tạp thường rút gọn thành mục tin vắn Truyền hình phương tiện truyền hình ảnh, phóng viên biên tập viên thường ưa thích phóng minh họa hình ảnh Thời hạn đưa tin tin tức truyền hình chặt chẽ Tin mạng trực tuyến: Đưa tin mạng trực tuyến phương tiện Giống truyền truyền hình, tin tức Internet lan truyền tạo – ví dụ, qua đối thoại sóng truyền – khả đối thoại hai chiều Có tất loại hình tin tức mạng từ báo tạp chí đến trị chuyện mạng, cộng thêm thư điện tử dành cho đối tượng cần quan tâm Mặc dù thời hạn đưa tin phương tiện truyền thơng khác quan chức báo chí cần phải cơng bằng.Có nghĩa cần phải xem xét tất thời hạn đưa tin nói không ưu thời hạn đưa tin phương tiện so với phương tiện khác lập lịch biểu cho kiện họp báo Việc lập lịch biểu cần thực theo cách giúp phóng viên theo dõi kiện có thời gian để đưa tin ... để thông báo kiện diễn để báo giới đánh giá nhanh kiện xem có nên đưa tin kiện khơng Một thông báo cần nêu thông tin ai, gì, nào, đâu, cách Một thơng báo nên có độ dài trang Trang thông tin/ số... lạc văn có nhiều hình thức Hơn nữa, văn phịng báo chí cịn có số cơng cụ khác hình ảnh âm để giao tiếp với công chúng thông qua báo giới Trong số phương tiện thường dùng có: Thơng cáo báo chí. .. đọc (thường phần xã luận) thư gửi ban biên tập Các phương tiện truyền thông khác đưa loại tin báo thường có hình thức đưa tin rộng Tương tự, có nhiều loại báo khác nhau: Báo quốc gia có mối quan