– Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL. – Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều ki[r]
(1)PHẦN III
MICROSOFT EXCEL
(2)CHƯƠNG I:
(3)I Một số thao tác bản
1 Khởi động MS-Excel
Thực theo cách sau:
Cách 1: Start\All Program\ MS – Excel.
(4)2 Cửa sổ làm việc Excel
Một file Excel bao gồm nhiều bảng tính có tên
mặc định Sheet1, Sheet2, tên file
phần tiêu đề tên mặc định Book+số thứ tự file
đã mở.
Một bảng tính bao gồm : 256 cột 65.536 dòng Các
cột đ ợc đánh theo thứ tự A, B, ,IV, cột đ ợc đánh
số từ 1, 2,
…
65.536 Phần giao cột dòng tạo
thành ô
(5)3 Tạo tệp trắng (New)
C1: Kích chuột vào biểu tượng New
thanh công cụ chuẩn.
(6)4 Mở tệp ghi ổ đĩa (Open)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open công cụ chuẩn C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File/Open…
1 Chọn nơi chứa tệp Chọn tệp cần mở
3 Bấm nút Open
để mở tệp Bấm nút Cancel để hủy
(7)5 Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.
C3: Vào menu File
/
Save.
Nếu tệp ghi trước từ trước lần ghi tệp
hiện ghi lại thay đổi kể từ lần ghi trước
(
có cảm giác Excel khơng thực việc gì
).
(8)Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save
As)
Khi ghi tệp với tên khác tệp cũ tồn tại, tệp
tạo có nội dung với tệp cũ
Vào menu File
/
Save As
1 Chọn nơi ghi tệp Gõ tên cho tệp
3 Bấm nút
Save để ghi tệp Bấm nút Cancel để hủy
lệnh ghi tệp
(9)6 Thoát khỏi Excel (Exit)
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close góc
bên phải cửa sổ làm việc PowerPoint.
C3: Vào menu File
/
Exit
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa xuất
Message Box, chọn:
(10)(11)Địa ô miền
Địa ô địa miền chủ yếu dùng
các công thức để lấy liệu tương ứng.
Địa ô bao gồm:
Địa tương đối: gồm tên cột tên hàng Ví dụ:
A15, C43.
Địa tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên
hàng muốn cố định phần Ví dụ: $A3, B$4,
$C$5.
(12)Địa ô miền (tiếp)
Miền nhóm liền kề nhau.
Địa miền khai báo theo cách:
Địa ô cao trái : Địa ô thấp phải
(13)Dịch chuyển trỏ ơ
Dùng chuột kích vào ô.
Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa ô cần đến vào
khung Reference, bấm nút OK.
Dùng phím sau đây:
(14)Các phím dịch chuyển trỏ ơ:
+
, , , dịch chuyển ô theo hướng mũi tên+ Page Up dịch trỏ lên trang hình.
+ Page Down dịch chuyển xuống trang hình. + Home cột (cột A) dòng tại
+ Ctrl + tới cột cuối (cột IV) dòng tại.
+ Ctrl + tới cột (cột A) dòng tại.
+ Ctrl + tới dòng cuối (dòng 65536) cột tại.
+ Ctrl + tới dòng (dòng 1) cột tại.
+ Ctrl + + tới ô trái (ô A1).
+ Ctrl + + tới ô phải (ô IV1).
+ Ctrl + + tới ô trái (ô A65536).
(15)3 Cách nhập liệu kiểu liệu Excel
a Cách nhập liệu
Chọn ô cần nhập liệu gõ liệu vào ô kết thúc việc gõ Enter gõ phím Tab bấm phím mũi tên công thức
sa cha liệu mà khơng phải gõ lại hồn tồn liệu ta chọn cần sửa bấm phím F2 bấm đúp chuột trái
b Các loại liệu Excel
Trong bảng tính Excel th ờng loại liệu sau:
b.1- Dữ liệu dạng văn bản
Bao gm cỏc ch cỏi, chữ số ký tự đặc biệt khác Khi nhập liệu dạng Excel tự động lề sang bên trái
b.2- D÷ liƯu d¹ng sè
Bao gồm số từ 0,1,2…9 dấu để ngăn cách “ ”
phần nguyên phần thập phân, dấu , để ngăn cách trăm “ ”
hµng nghìn
(16)b.3- Dữ liệu dạng ngày tháng năm
Bao gm cỏc s t 0,1,2 dấu / dấu - để ngăn
cách phần chuỗi ngày tháng năm
Khi nhp d liệu dạng ngày tháng năm thông th ờng ta phải nhập theo thứ tự tháng/ngày/năm Excel tự động l sang phi ca ụ
b.4- Dữ liệu dạng c«ng thøc
Dữ liệu dạng cơng thức Excel loại liệu th ờng dùng để tính toán muốn nhập liệu dạng vào ô ta phải bắt đầu dấu = dấu + sau đến cơng thức cần tính “ ” “ ”
to¸n
Cơng thức tự tạo sử dụng số hàm có sẵn Excel nhập xong cơng thức ta kết thúc cách gõ Enter Excel tự động tính tốn kết cơng thức đúng, cịn cơng thức sai Excel báo lỗi cho kết sai
(17)- Muốn xem lại công thức nhập ta chọn ô chứa công thức bấm đúp chuột trái vào cần xem lại cơng thức công thức ô ta bấm chuột vào vị trí cần sửa cơng thức kết thúc sửa gõ phím Enter
- Các đối th ờng dùng công thức gồm chữ số, địa ô, chuỗi ký tự,…
- C¸c dÊu phÐp to¸n dïng công thức gồm: +(cộng), -(trừ), *(nhân), /(chia), ^(mũ), %(tính phần trăm), >(lớn hơn), <(nhỏ hơn), >=(lớn bằng), <=(nhỏ bằng), <>(khác) dấu
, ngn cách đối số
“ ”
(18)(19)1 Thay đổi bảng tính
a Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng.
a.1- Thay đối độ rộng cột:
Cách làm:
C1: Thay i trc tip trờn ờng danh giới cột: Nhấp chuột trái vào đ ờng danh giới kéo theo chiều cần thay đổi nhấn đúp chuột vào đ ờng danh giới cho độ rộng cột vừa với liệu ô
C2: Thay đổi thông qua menu chọn: Đặt trỏ cột cần thay đổi, bấm chuột lên menu Format\Column\ xuất hộp chọn:
+ Width : Nhập vào độ rộng số
+ AutoFit Selection: Độ rộng tự động điều chỉnh vừa với liệu
+ Hide: Lµm Èn cét
+ Unhide: Huû bá Èn cét
(20)a.2- Thay đổi chiều cao dòng:
C1: T ơng tự C1 thay đổi độ rộng cột
C2: Thay đổi thông qua menu chọn: Đặt trỏ dòng cần thay đổi muốn thay đổi nhiều dịng lúc phải dánh dấu chúng, bấm chuột lên menu Format\Row\ xuất hộp chọn:
+ Height : NhËp vµo chiỊu cao b»ng sè
+ AutoFit: Chiều cao tự động điều chỉnh theo liệu ô + Hide: ẩn dịng
(21)b ChÌn thªm cét, dòng, ô
b.1- Chèn thêm cột:
Đặt trỏ vào cột cần chèn thêm cột tr ớc muốn chèn thêm nhiều cột ta phải đánh dấu số cột cần chèn thêm, bấm chut nờn menu Insert\Columns
b.2- Chèn thêm dòng:
Đặt trỏ vào dòng cần chèn thêm vào dịng tr ớc nó, muốn chèn nhiều ta phải đánh dấu số dòng cần chèn thêm, bấm chuột lên menu Insert\Rows
b.3- Chèn thêm ô:
Đặt trỏ vào ô cần chèn thêm ô vào tr ớc bên trái nó, bấm chuột lên menu Insert\Cells , xuất hộp thoại: Đánh dấu vào mục chọn cần chèn:
+ Shift cells right: Chèn vào ô đẩy ô sang phải + Shift cells dows: Chèn vào ô đẩy ô hiên xuống d ới + Entire row: Chèn thêm dòng
+ Entire column: ChÌn thªm cét
(22)c Xoá cột, dòng, ô
C1: Bm chut phi vào tên địa cột, dịng cần xố xuất menu bấm chuột vào mục Delete.
C2: Đặt trỏ vào cột, dịng cần xố muốn xố nhiều đánh dấu vào cột, dịng ô cần xoá, bấm chuột lên menu Edit\Delete , xuất hộp thoại: Đánh dấu vào mục cần xoá:
+ Shift cells left: Xoá ô kéo ô bên phải sang + Shift cells up: Xoá ô kéo ô bên d ới lên
+ Entire row: Xoá dòng + Entire column: Xoá cột
(23)2 Định dạng bảng tính
a Định dạng liệu dạng số
Cách lµm:
Đánh dấu vùng liệu cần định dạng
BÊm cht lªn menu Format\Cells , xt hiƯn hép thoại: Chọn mục Number có tuỳ chọn:
+ General: Đặt theo chế độ mặc định
+ Number: Đặt vào định dạng: Decimal place: Đặt số chữ số sau dấu chấm thập phân; đánh dấu vào use 1000 separator để đặt dấu phẩy ngăn cách hàng trăm hàng nghìn
+ Currency: - Symbol: Chọn n v tin t
+ Date: Chọn dạng ngày tháng năm cần thể + Time: Chọn dạng cÇn thĨ hiƯn
+ Custom: Đặt định dạng theo ý ng i s dng
VD: Để chuyển lại thể dạng tháng/ngày/năm thành dạng ngày\tháng\năm ta gõ vào hộp bên cạnh: dd/mm/yy
(24)b Định dạng lề ô
Cách lµm:
- Đánh dấu cần định dạng.
- BÊm cht lªn menu Format\Cells , xt hiƯn hép tho¹i Ta bÊm cht chän mơc Alignment cã c¸c mơc chän:
+ Horizontal - Chän c¸c kiĨu lề theo chiều ngang ô:
General (Cn lề theo mặc định), Left (căn trái), Right (căn phải),
Center (căn giữa), Justify (Căn hai lề), Center across selection (Căn qua vùng ô đ ợc chn)
+ Vertical - Chọn kiểu lề theo chiều dọc ô: Top
(căn theo lề trên), Center (căn giữa), Bottom (căn lề d íi), Justify
(căn theo hai lề)
+ Text control - Có mục chọn đánh dấu: Wrap text (tự động xuống dịng ơ), Shrink to fit (tự điều chỉnh cỡ chữ vừa với độ rộng ô), Merge cells (Hợp nhiều ô thành ô)
(25)c Định dạng Font chữ
Đánh dấu ô cần chọn lại phông chữ
Bấm chuột lên menu Format\Cells , xuất hộp thoại bấm chuột chọn mục Font, sau làm t ơng t nh chn Font Word
d Định dạng khung cho «
Đánh dấu cần đặt lại khung
Bấm chuột lên menu Format\Cells , xuất hộp thoại bấm chuột chọn mục Border, sau làm t ơng tự nh tạo khung Word
e Định dạng màu cho ô
ỏnh du ô cần đặt màu
(26)CHƯƠNG II:
(27)I Quy tắc sử dụng hàm
Các hàm có dạng tổng quát:
TÊN_HÀM([
Các đối số
]).
Ví dụ:
–
TODAY(): cho kết ngày máy
(hàm không đối số)
–
LEN (“Excel 5.0”): cho kết độ dài chuỗi
(hàm đối số)
(28)Nhập hàm vào bảng tính
Gõ từ bàn phím
– Gõ dấu =
(29)II CÁC HÀM SỐ HỌC
1.
Hàm trị tuyệt đối
• Cú pháp: ABS(giá trị số) • VD: ABS(-5) =
2 Hàm lấy bậc hai
• Cú pháp: SQRT(giá trị số) • VD: SQRT(9) =
3 Hàm tính lũy thừa số
• Cú pháp: Power(cơ số, số mũ) • VD: Power(2,3) =
4 Hàm INT
• Ý nghĩa: Làm trịn xuống đến số nguyên gần • Cú pháp: Int(giá trị muốn làm tròn)
(30)5 Hàm SIN
– Ý nghĩa: Tính sin góc
– Cú pháp: Sin(giá trị góc)
– Lưu ý: số đo góc radian Nếu số đo góc
ta đổi sang radian cách: số radian=(số
góc*pi)/180
6 Hàm COS
- Ý nghĩa: Tính COS góc
- Cú pháp: Cos(giá trị góc)
7 Hàm EXP
(31)7 Hàm ROUND
– Ý nghĩa: Làm tròn số sau dấu thập phân
– Cú pháp: ROUND(number,n)
– Trong đó:
• Number: số muốn làm trịn
• N số chữ số đằng sau dấu thập phân
8 Hàm MOD
– Ý nghĩa: Lấy phần dư phép chia
– Cú pháp: MOD(số bị chia, số chia)
9 Hàm PRODUCT
– Ý nghĩa: Tính tích số
(32)10 Hàm SUM
– Ý nghĩa: Tính tổng số
– Cú pháp: SUM(number 1, number 2, …)
11 Hàm SUMPRODUCT
– Ý nghĩa: Tính tổng tích
(33)III HÀM XỬ LÝ CHUỖI
1 Hàm CHAR
–
Ý nghĩa: Chuyển đổi số thành ký tự
–
Cú pháp: Char(number)
2 Hàm LEN
–
Ý nghĩa: Tính độ dài chuỗi (tính dấu cách)
–
Cú pháp: LEN(chuỗi)
–
Ví dụ: len(“nguyễn”)=6
3 Hàm LEFT
(34)4 Hàm Right
–
Ý nghĩa: Lấy số ký tự tính từ phải sang
–
Cú pháp: Right(chuỗi,số ký tự muốn lấy)
–
Ví dụ: Right(“nghề tin”,3) = tin
5 Hàm MID
–
Ý nghĩa: Trích chuỗi từ chuỗi
–
Cú pháp: MID(chuỗi, vị trí bắt đầu, số ký tự muốn lấy)
–
Ví dụ: MID(“Nguyễn Văn A”,7,3)=Văn
6 Hàm TRIM
–
Ý nghĩa: Xóa khoảng trắng (dấu cách)
–
Cú pháp: TRIM(chuỗi)
(35)7 Hàm REPLACE
– Ý nghĩa: dùng để thay chuỗi
– Cú pháp: Replace(chuỗi cũ, vị trí bắt đầu, số ký tự
muốn thay thế, chuỗi thay thế)
– Ví dụ: replace(“nguyễn văn a”,8,2, “Hồng”) = nguyễn
Hồngn a
8 Hàm UPPER
– Ý nghĩa: Chuyển ký tự in thường thành in hoa
– Cú pháp: UPPER(chuỗi)
– Ví dụ: UPPER(“a”)= A
9 Hàm LOWER
– Ý nghĩa: Chuyển ký tự in hoa thành in thường
– Cú pháp: Lower(chuỗi)
(36)10 Hàm PROPER
– Ý nghĩa: Chuyển ký tự từ thành in hoa
– Cú pháp: PROPER(chuỗi)
– Ví dụ:
PROPER(“nguyễn văn a”) = Nguyễn Văn A
11 Hàm VALUE
(37)IV NHÓM HÀM THỐNG KÊ
1 Hàm MIN
– Ý nghĩa: Tìm giá trị nhỏ dãy số – Cú pháp: Min(number 1, number 2, ….)
2 Hàm MAX
– Ý nghĩa: Tìm giá trị lớn dãy số – Cú pháp: Max(number 1, number 2, …)
3 Hàm MINA
– Ý nghĩa: Trả giá trị nhỏ giá trị kể kiểu ký tự, kiểu logic (true =1, false = 0)
– Cú pháp: MinA(value 1, value 2, ….) – Ví dụ: mina(2, 3, false) =
4 Hàm MAXA
– Ý nghĩa: Trả giá trị lớn giá trị kể kiểu ký tự, kiểu logic (true =1, false = 0)
(38)5 Hàm AVERAGE
– Ý nghĩa: Tính trung bình cộng số.
– Cú pháp: AVERAGE(number 1, number 2, …)
6 Hàm AVERAGEA
– Ý nghĩa: Tính trung bình cộng giá trị.
– Cú pháp: AVERAGEA(value 1, value 2, …)
7 Hàm COUNT
– Ý nghĩa: Đếm ô chứa giá trị số
– Cú pháp: COUNT(vùng đếm)
8 Hàm COUNTA
(39)9 Hàm COUNTBLANK
– Ý nghĩa: Đếm ô không chứa giá trị
– Cú pháp: COUNTBLANK(vùng đếm)
10 Hàm RANK
– Ý nghĩa: Tìm thứ tự số dãy số
– Cú pháp: RANK(số, vùng tham chiếu, n)
(40)V NHÓM HÀM LOGIC
1 Hàm IF
– Ý nghĩa: Trả giá trị điều kiện đúng, trả giá
trị khác điều kiện sai.
– Cú pháp: If(đk, giá trị trả đk đúng, giá trị trả đk sai)
– Ví dụ: if(5>3, “đúng”, “sai”) = đúng
2 Hàm AND
– Ý nghĩa: trả giá trị tất điều kiện đúng
– Cú pháp: AND(đk1, đk 2, )
3 Hàm OR
– Ý nghĩa: Trả giá trị điều kiện
đúng.
(41)4 Hàm COUNTIF
– Ý nghĩa: Đếm với điều kiện đó
– Cú pháp: COUNTIF(vùng đếm, đk)
5 Hàm SUMIF
– Ý nghĩa: Tính tổng với điều kiện đó
(42)VI NHĨM HÀM NGÀY THÁNG
1 Hàm DAY
– Ý nghĩa: Trả ngày
– Cú pháp: Day(dữ liệu kiểu ngày tháng) – VD: Day(20/10/2009)=20
2 Hàm MONTH
– Ý nghĩa: Trả tháng
– Cú pháp: Month(dữ liệu kiểu ngày tháng) – VD: Month(20/10/2009)=10
3 Hàm YEAR
– Ý nghĩa: Trả năm
(43)4 Hàm DAYS360
– Ý nghĩa: Tính số ngày hai khoảng thời gian
– Cú pháp: Days360(ngày tháng bắt đầu, ngày tháng kết thúc)
5 Hàm NOW
– Ý nghĩa: Trả ngày hệ thống
– Cú pháp: Now()
6 Hàm TODAY
– Ý nghĩa: Trả ngày hệ thống
– Cú pháp: Today()
7 Hàm WEEKDAY
– Ý nghĩa: Trả thứ tự ngày tuần
– Cú pháp: Weekday(dữ liệu kiểu ngày tháng, n)
• n=1 khơng nhập giá trị trả về: chủ nhật, thứ 2, … • n=2 giá trị trả về: thứ 2, thứ 3, …
(44)8 Hàm WEEKNUM
– Ý nghĩa: Trả thứ tự tuần liệu kiểu
ngày tháng
(45)1 VLOOKUP(trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu,
kiểu_tra_cứu)
– Tra cứu giá trị ô thuộc cột thứ cột_lấy_dữ_liệu mà giá trị ô thuộc cột có giá trị trị tra cứu
Kiểu tra cứu quy định cách thức tra cứu:
– (false):
• So khớp
• Vùng tra cứu không cần xếp
– (true):
• So gần khớp (tìm giá trị “gần nhất”) • Vùng tra cứu phải xếp sẵn
Nói chung, vùng tra cứu nên xếp trước sử
dụng vlookup để tra cứu.
(46)2 HLOOKUP(trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu,
hàng_lấy_dữ_liệu, kiểu_tra_cứu)
(47)VIII LỌC DỮ LIỆU VÀ SẮP XẾP
Mục đích: Lấy ghi (thơng tin)
thoả mãn điều kiện định.
Có thể lọc theo cách:
– AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc
(48)1 Lọc liệu dùng AutoFilter
Chọn miền CSDL gồm dòng tên trường
Menu Data
/
Filter
/
AutoFilter, tên trường có
đầu mũi tên thả xuống hộp danh sách
Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:
(49)Lọc liệu dùng AutoFilter (tiếp)
Nếu chọn Custom… hộp thoại Custom
AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:
VD: Lọc
bản ghi thoả mãn
số lượng SP bán
trong tháng nằm
trong
khoảng
(50)2 Lọc liệu dùng Advanced Filter
B1: Định miền điều kiện:
–
Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, ý
phải giống hệt tên trường miền CSDL, tốt
nhất copy từ tên trường CSDL.
–
Các dòng tiếp ghi điều kiện: điều kiện
cùng dòng phép AND, điều kiện khác
dòng phép OR.
(51)Miền đ/k để lọc
Miền đ/k để lọc
ghi có số SP bán
ghi có số SP bán
tháng =400
tháng =400
Miền đ/k để lọc
Miền đ/k để lọc
ghi có số SP bán
ghi có số SP bán
tháng
tháng
>
>
150
150
Miền đ/k để lọc
Miền đ/k để lọc
ghi có số SP bán
ghi có số SP bán
tháng 150
tháng 150
<
<
SốSP
SốSP
500
500
Miền đ/k để lọc
Miền đ/k để lọc
ghi có số SP bán
ghi có số SP bán
tháng
tháng
>
>
150
150
tháng
(52)Lọc liệu dùng Advanced Filter (tiếp)
B2: Thực lọc
Vào menu Data
/
Filter
/
Advanced Filter…
Hiện KQ lọc miền liệu Hiện KQ lọc nơi khác
Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện
Chọn miền KQ Chỉ ghi
(53)3 Sắp xếp - Menu Data/Sort
Khi xếp thứ tự danh sách (CSDL), phải
chọn tất
các cột
để tránh xác liệu.
DS khơng có tên trường tên cột thay thế.
Trường quy định cách xếp thứ tự gọi
khố
Có thể
định
tối đa
khoá Các ghi g
/
t khoá
thứ xếp thứ tự theo khoá thứ 2;
g
/
t khoá thứ xếp thứ tự theo khoá thứ 3.
(54)Chọn khoá thứ [Chọn khoá thứ hai] [Chọn khoá thứ ba] Sắp xếp tăng dần Sắp xếp giảm dần
Dòng đầu tên trường (ko xếp)
Ko có dịng tên trường (sắp xếp
dòng đầu)
Xếp từ xuống di
(55)Định dạng trang in
Menu: File/Page Setup
– Cài đặt trang in (Page):
• Chọn h ớng in (Orientation): Portrait: in dọc trang giấy; Lanscape: In ngang trang giấy • Điều chỉnh mật độ in (Scalling): Ajust To: 100% để thu nhỏ phóng to in
– Tự động điều chỉnh cho vừa số trang in: Fit to… wide and … tall
• Lùa chän kÝch cì giÊy in: Paper size ã Chất l ợng in (Print Quality):
ã Đánh số trang in (First Page Number)
– Cài đặt lề trang in:
• Top (lề trên; Bottom (lề d ới); Left (lề trái); Right (lề phải)
ã Lựa chọn nội dung in có đ ợc in trang (theo chiều dọc theo chiều ngang hay không? Center on Page
– Cài đặt tiêu đề (d ới) cho trang in
– Header – Footer
– Cài đặt thuộc tính cho trang tính in
• Xác định miền in (Print Area)
• In nhắc lại dòng đầu đề đầu trang in, cột bên trái trang in
– Row to Repeat at top – Column to Repeat at Left
(56)Cài đặt in
Menu: File/Print
– MiÒn in (Print Range)
ã In tất trang in (All)
ã Lựa chọn in số trang nhất: Page(s) From… To …. – Xác định số in (Copies)
• Lựa chọn trình tự in in nhiều (Collate) Lựa chọn phạm in
ã In phn trang tính đ ợc xác định (Selection) – Phải xác định miền cần in tr ớc chọn lệnh File/Print
• In trang tÝnh hiƯn thêi (Active Sheet)