Bài giảng Tin học ứng dụng: Chương 3 trình bày các nội dung sau: Giới thiệu Microsoft Excel 2010, thao tác với bảng tính, hàm trong Excel, chèn các đối tượng vào bảng tính, xử lý dữ liệu, in và định dạng trang in, các chức năng khác, bài tập Excel. Đây là tài liệu học tập và giảng dạy dành cho sinh viên ngành tham khảo.
BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHIỆP TP HCM Chương III: Excel.2010 Chương III Excel I II III IV V VI VII VIII Giới thiệu Microsoft Excel 2010 Thao tác với bảng tính Hàm Excel Chèn đối tượng vào bảng tính Xử lý liệu In định dạng trang in Các chức khác Bài tập Excel 09:49:23 AM Microsoft Excel 2010 I.1 Giới thiệu Microsoft Excel 2010 Microsoft Excel phần mềm - chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực Bảng tính Excel bao gồm nhiều Cell tạo cột hàng Hiện Excel sử dụng rộng rãi môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ cơng việc tính tốn từ thơng dụng phức tạp chương trình kế toán Excel 09:49:24 AM Microsoft Excel 2010 I.2 Khởi động Excel B1 Từ hình (cửa sổ) Windows nhấp chuột nút Start góc bên trái B2 Di chuyển chuột lên đến chữ All Programs, di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 dừng lại B3 Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel Hoặc Start -> Run, gõ Excel nhấn Enter 09:49:24 AM Microsoft Excel 2010 I.3 Thốt khỏi chương trình EXCEL Thao tác: Nhấp chuột vào nút góc bên phải để khỏi Excel Hoặc Excel cách nhấn file tab chọn Exit 09:49:24 AM Microsoft Excel 2010 Note: Các khái niệm Workbook:Còn Trong Excel, làworkbook - Worksheet: gọi tắt sheet, nơi lưu trữlàvàmột làm tập việc với liệu, bảngtốn, tính Một worksheet tin mà cịn bạnđược làm gọi việclà(tính vẽ đồ thị, …) chứa nhiều (cell), đượcworkbook tổ chức thành chứa cột và lưu trữ ơdữ liệu.cácVìơ dòng Worksheet chứa workbook Một nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng lưu trữbản nhiều loại thơng tin256 có cột liênvà quan vớidịng) (phiên cũ chứa 65,536 tập tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet 09:49:24 AM Microsoft Excel 2010 I.4 Các thành phần cửa sổ Excel Cấu trúc bảng tính WORKBOOK WORKSHEET 1048566 DÒNG 17.179.869.184 CELL 09:49:24 AM Microsoft Excel 2010 CHART SHEET 16384 CỘT Note: Các khái niệm - Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích bạn muốn xem riêng lẻ đồ thị - Sheet tabs: Tên sheet thể tab đặt góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab 09:49:24 AM Microsoft Excel 2010 I.4 Các thành phần cửa sổ Excel • • • • • • • Title bar Quick Access Toolbar Group Ribbon Name box Formula bar Sheet Tab Status Bar 09:49:24 AM Microsoft Excel 2010 I.4 Các thành phần cửa sổ Excel Tuỳ chỉnh Quick Access Toolbar Là công cụ cho phép truy cập nhanh chức thường sử dụng tuỳ chọn xếp chức 09:49:24 AM Microsoft Excel 2010 10 VI.3 In tính Name: Chọn tên máy in Print range: chọn trang cần in All để in hết tất trang Page(s) để in từ trang (From) đến trang(To) Number of copies: Số in trang 09:49:29 AM Microsoft Excel 2010 137 VI.3 In tính Print what: Selection: In ô đối tượng chọn Active Sheet(s): In sheet hành Entire workbook: In tất sheet List: Chỉ in danh sách chọn sheet 09:49:29 AM Microsoft Excel 2010 138 VII CÁC CHỨC NĂNG KHÁC VII.1 Thiết lập Freeze Panes Thiết lập vùng cố định bảng tính lăn cuộn (Scroll Bar) Bước 1: chọn vị trí góc đánh dấu cố định (bắt đầu từ dịng phía cột bên trái ô chọn cố định) Bước 2: chọn tab View nhóm Window lệnh Freeze Panes 09:49:29 AM Microsoft Excel 2010 139 VII.1 Thiết lập Freeze Panes 09:49:29 AM Microsoft Excel 2010 140 VII.1 Thiết lập Freeze Panes - Freeze Panes: thiết lập cố định vị trí chọn bước - Freeze Top Row: cố định dòng đầu Freeze First Column: cố định cột đầu - Lưu ý: Mỗi bảng tính (sheet) có vị trí Freeze Panes Muốn bỏ hay thay đổi sang vị trí khác ta chọn tab View nhóm Window lệnh Unfreeze Panes 09:49:29 AM Microsoft Excel 2010 141 VII.2 Kiểm tra đánh giá công thức - Trong q trình lập cơng thức tính tốn với bảng tính đặc biệt cơng thức phức tạp có nhiều phép tốn sử dụng nhiều hàm Do cần kiểm tra việc thực tính tốn Excel cơng thức có với ý đồ người dùng hay khơng cách thủ công phức tạp Nhưng với chức kiểm tra đánh giá công thức Excel (Evaluate Formula) việc đơn giản nhiều Thao tác thực hiện: Chọn công thức cần kiểm tra, đánh giá Chọn tab Formulas nhóm Formula Auditing lệnh Evaluate Formula: 09:49:29 AM Microsoft Excel 2010 142 VII.2 Kiểm tra đánh giá công thức Thao tác thực hiện: Chọn công thức cần kiểm tra, đánh giá Chọn tab Formulas nhóm Formula Auditing lệnh Evaluate Formula: 09:49:29 AM Microsoft Excel 2010 143 VII.3 Sao chép đặc biệt Trong q trình chép, đơi cần chép số chọn lọc mà khơng phải tồn nội dung gốc Khi thay dùng lệnh Paste ta sử dụng lệnh Paste Special • Các bước thực hiện: Bước 1: chọn vùng cần chép, lệnh Copy Bước 2: chọn vị trí cần chép đến, chọn tab Home nhóm Clipboard lệnh Paste Paste Special… 09:49:29 AM Microsoft Excel 2010 144 VII.3 Sao chép đặc biệt 09:49:29 AM Microsoft Excel 2010 145 VII.3 Sao chép đặc biệt Tùy chọn dán Ý nghĩa All Formulas Values Formats Dán giá trị định dạng vùng nguồn Dán giá trị công thức, không định dạng Chỉ dán giá trị kết công thức, không định dạng Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất giá trị công thức Comments Validation Chỉ dán vào thích, bỏ qua tất giá trị công thức Chỉ dán vào qui định xác thực liệu cho vùng đích All except borders Columns widths Formulas and number formats Dán vào thứ loại bỏ khung viền Chỉ dán vào thông tin quy định độ rộng cột Dán vào giá trị, công thức định dạng gốc số, định dạng khác bị loại bỏ Values and number formats Dán vào giá trị, kết công thức định dạng gốc số 09:49:29 AM Microsoft Excel 2010 146 VII.3 Sao chép đặc biệt Tính tốn None Add Subtract Multiply Divide Skip blanks Transpose Paste Link 09:49:29 AM Ý nghĩa Không kèm theo việc tính tốn liệu dán vào Công giá trị vùng nguồn vào ô tương ứng vùng đích Các ô mang giá trị vùng đích trừ tương ứng vùng nguồn Các ô mang giá trị vùng đích nhân với tương ứng vùng nguồn Các mang giá trị vùng đích chia cho ô tương ứng vùng nguồn Không dán đè ô rỗng vùng nguồn vào ô có giá trị vùng đích Dán vào đảo dòng thành cột ngược lại Dán vào tham chiếu đích đến nguồn Microsoft Excel 2010 147 VII.3 Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting) Conditional Formatting công cụ cho phép bạn áp dụng định dạng cho hay nhiều bảng tính thay đổi định dạng tùy theo giá trị hay giá trị cơng thức Ví dụ bạn tạo cho định dạng ô chữ in đậm màu xanh giá trị lớn 100 Khi giá trị ô thoả điều kiện định dạng bạn tạo ứng với điều kiện áp dụng cho Nếu giá trị khơng thoả điều kiện bạn tạo định dạng áp dụng định dạng mặc định (default formatting) Định dạng theo điều kiện áp dụng vào (cell) đè lên định dạng thông thường ô màu sắc, kiểu thể văn số… Tuy nhiên xoá bỏ định dạng theo điều kiện định dạng có trước phục hồi 09:49:29 AM Microsoft Excel 2010 148 VII.3 Bảo vệ bảng tính Conditional Formatting cơng cụ cho phép bạn áp dụng định dạng choTrong trình làm việc với bảng tính, đơi cần phải bảo vệ an tồn cho cơng thức, liệu, định dạng, cấu trúc bảng tính,… mà khơng muốn người dùng khác xem, thay đổi hay xóa Chức bảo vệ bảng tính (Protect Sheet) Excel giúp thực đòi hỏi cách linh hoạt Các bước thực hiện: Bước 1: Chọn tồn bảng tính Bước 1: Đánh dấu ô liệu ô công thức bảng tính cần bảo vệ hay che dấu công thức (nếu ô công thức) (Xem mục 2.7 – Thẻ Protection) Bước 2: Vào Tab File Info Protect Workbook Protect Current Sheet 09:49:29 AM Microsoft Excel 2010 149 VII.3 Bảo vệ bảng tính 09:49:29 AM Microsoft Excel 2010 150 VII.3 Bảo vệ bảng tính Bước 3: Nhập vào Password bảo vệ (nếu cần) Bước 4: Chọn tác vụ cho phép người dùng thực bảng tính Bước 5: Nhấn OK để hoàn tất, Excel thực thi chức bảo vệ bảng tính 09:49:29 AM Microsoft Excel 2010 151 ... phần ngun Ví Dụ: = Round( 232 4.1 234 ,0) 232 4 = Round( 232 4. 135 4,2) 232 4.14 = Round( 235 4. 135 4 ,-2 ) 2400 = Round( 235 4. 135 4, - 3) 2000 09:49:25 AM Microsoft Excel 2010 39 III.2 Các Hàm Thông Dụng... thao tác với tập tin II.1.2:Tạo tập tin - Chọn File tab New Blank Document - click quick access toolbar (Ctrl + N) II.1 .3: Mở tập tin có sẵn - Chọn lệnh File Open Ctrl + O - Mục look in: chọn... 09:49:24 AM =B1:B6 A3:D3 Microsoft Excel 2010 Ví dụ A1 =3, B1=6 Kết quả: 27 II.6 Lập công thức Excel II.6.2 Các loại địa Cell (khối) - Địa tương đối: A1 * B1 - Địa tuyệt đối : $A$1 * $B$1 - Địa hỗn hợp