Bài giảng Tin học ứng dụng: Chương 3 - Lê Hữu Hùng

Bài giảng Tin học ứng dụng: Chương 3 trình bày các nội dung sau: Giới thiệu Microsoft Excel 2010, thao tác với bảng tính, hàm trong Excel, chèn các đối tượng vào bảng tính, xử lý dữ liệu, in và định dạng trang in, các chức năng khác, bài tập Excel. Đây là tài liệu học tập và giảng dạy dành cho sinh viên ngành tham khảo.

Chương III Excel

I. Giới thiệu Microsoft Excel 2010

II. Thao tác với bảng tính

III. Hàm trong Excel

IV. Chèn các đối tượng vào bảng tính

V. Xử lý dữ liệu

VI. In và định dạng trang in

VII. Các chức năng khác

I.1 Giới thiệu Microsoft Excel 2010

05:04:31 PM Microsoft Excel 2010

I.2 Khởi động Excel

ü. B1 Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows

nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái

ü. B2 Di chuyển chuột lên trên đến chữ All

Programs, rồi di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại

ü. B3 Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động

Excel

Hoặc tại Start -> Run, gõ Excel nhấn Enter

I.3 Thoát khỏi chương

v Note: Các khái niệm

căn bản

- Workbook: Trong Excel, một workbook

là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file) Một workbook chứa rất nhiều worksheet

6

- Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và

làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng Worksheet được chứa trong workbook Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng)

05:04:31 PM Microsoft Excel 2010

05:04:31 PM Microsoft Excel 2010

- Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook,

nhưng nó chỉ chứa một đồ thị Một chart sheet rất

hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị

- Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các

tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc

nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab

căn bản

I.4 Các thành phần trong cửa sổ Excel

I.4 Các thành phần trong cửa sổ Excel

các chức năng thường sử dụng có thể tuỳ

chọn sắp xếp các chức năng này.

I.4 Các thành phần trong cửa sổ Excel

Và tuỳ theo từng đối tượng sẽ xuất hiện các Tab

ngữ cảnh theo từng đối tượng đó

v Ribbon gồm các tab sau:

05:04:32 PM Microsoft Excel 2010

II Thao tác với bảng tính

II.1 Các thao tác với tập tin

II.1.1 Lưu tập tin

I. - Chọn lệnh file\ save hoặc Ctrl + S

II. - Hoặc nhấn lệnh save trên thanh quick

access Toolbar xuất hiện hộp thoại

•. Mục File name: gõ vào tên tập tin

•. Mục Save in: chọn ổ đĩa và Folder muốn

lưu tập tin\ nhấn nút save để lưu tập tin

•. Chọn đuôi mở rộng *.xlsx

II.1 Các thao tác với

tập tinII.1.2:Tạo tập tin mới

- click trên thanh quick access toolbar (Ctrl +

N)

II.1.3: Mở tập tin có sẵn

- Chọn lệnh File\ Open hoặc Ctrl + O

- Mục look in: chọn thư mục chứa tập tin muốn

mở  Nội dung của tập tin được chọn sẽ xuất hiện trong danh sách bên dưới Kích đúp chuột vào tập tin muốn mở

13 05:04:32 PM Microsoft Excel 2010

II.2 Thiết lập các thông số cho môi trường làm việc

- Để khai báo định dạng cho

các kiểu dữ liệu trong Excel

Ta phải khai báo các thông số

qui ước cho hệ điều hành thao

tác như sau:

•. Vào Start  Control Panel

 Region and Language 

Xuất hiện hộp thoại 

Chọn Additional Setting để

thêm các định dạng

•. Xuất hiện hộp thoại

14 05:04:32 PM Microsoft Excel 2010

II.2 Thiết lập các thông

số cho môi trường làm việc(tt)

hành tại màn hình Excel chọn Tab File

chọn Options xuất hiện hộp thoại

Options chọn Tab General thiết lập các

thông số cần thiết sau:

1 Standard Font: Chọn Font, Size chữ mặc định

 Default file Location: chọn vị trí mặc định khi mở hoặc

lưu tập tin EXCEL

05:04:32 PM Microsoft Excel 2010 15

II.3 Thao tác nhập liệu

nhóm phím mũi tên, thanh cuốn dọc, thanh

cuốn ngang, sheet tab, các tổ hợp phím tắt để

di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đến

các nơi bất kỳ trong bảng tính.

II.3 Thao tác nhập liệu

trỏ đến Cell đó

dung mới

dung trong 1 Cell

Enter

05:04:32 PM Microsoft Excel 2010 17

II.3 Thao tác nhập liệu

kiểu dữ liệu sẽ canh trái trong Cell

liệu số canh bên phải của Cell

toán học, bắt đầu bằng dấu = hoặc dấu + bao gồm các dữ liệu số, chuỗi, toán tử và hàm…

II.3 Thao tác nhập liệu

ký tự canh biên(') thì Excel sẽ xem tất cả là dữ liệu kiểu chuỗi

hoặc số không đúng với định dạng đã khai báo thì excel không nhận diện được sẽ tự động

chuyển sang dữ liệu kiểu chuỗi.

05:04:33 PM Microsoft Excel 2010 19

II.4 Khối dữ liệu và

phạm vi thao tác

1 < Cell đầu tiên>:<Cell cuối cùng>

2 VD: Khối dự liệu B2: E7 là gồm tất cả các Cell từ B2 đến

II.4 Khối dữ liệu và

phạm vi thao tác

Ctrl rồi quét chọn các khối khác

05:04:33 PM Microsoft Excel 2010 21

II.5 Hiệu chỉnh dữ liệu

II.5.1 Sửa dữ liệu

- Gồm hai cách:

Cách 1: nhấp đôi chuột tại Cell cần sửa để sửa sửa

xong ấn Enter

Cách 2: đặt dấu nháy tại Cell cần sửa rồi ấn phím

chức năng F2 để sửa xong nhấn Enter

II.5.2 Xoá dữ liệu gồm hai cách

- Cách 1: Chọn phạm vi cần xoá  nhấm phím Delete ( chỉ xoá nội dung)

- Cách 2: Chọn phạm vi cần xoá  chọn Tab Home  chọn Editing  Clear

•. Clear All: Xoá tất cả nội dung và định dạng +

Chú thích

•. Clear Formats: Chỉ xoá định dạng

•. Clear Contents: Chỉ xoá nội dung

•. Clear Comments: Chỉ xoá chú thích

•. Clear Hypelinks: Chỉ xoá các liên kết

23

II.5 Hiệu chỉnh dữ liệu

05:04:33 PM Microsoft Excel 2010

II.5.3 Sao chép dữ liệu

- Cách 1: dùng chuột quét Chọn dữ liệu cần sao chép, nhấn và giữ phím Ctrl di chuyển chuột tới nơi cần sao chép ( di chuyển chuột tại vị trí đường viền của phạm vi)

- Cách 2: Chọn phạm vi dữ liệu  Home  Clipboard  Copy( Ctrl + C) sau đó đưa con trỏ đến

vị trí đích, Chọn Tab Home  Group Clipboard  Paste( Ctrl + V)

Ngoài ra sử dụng nút Handle để sao chép cho các

II.5 Hiệu chỉnh dữ liệu

II.5.4 Di chuyển dữ liệu

- Cách 1: chọn dữ liệu cần sao chép dùng chuột di chuyển tới vị trí cần (di chuyển chuột tại vị trí đường viền của phạm vi)

- Cách 2: Chọn phạm vi dữ liệu  Home  Clipboard  Cut(Ctrl + X) sau đó đưa con trỏ đến vị trí đích, Chọn Tab Home  Group Clipboard  Paste( Ctrl + V)

25

II.5 Hiệu chỉnh dữ liệu

05:04:33 PM Microsoft Excel 2010

II.6 Lập công thức

Excel

II.6.1 Khái niệm công thức

- Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công

thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới

- Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán

tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm

05:04:34 PM

II.6 Lập công thức

Excel

II.6.1 Khái niệm công thức

- Các toán tử trong công thức

- Thứ tự ưu tiên của các toán tử

= Bằng =A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE

> Lớn hơn =A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE

< Nhỏ hơn =A1<B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE

>= Lớn hơn hoặc bằng =A1>=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE

<= Nhỏ hơn hoặc bằng =A1<=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE

<> Khác =A1<>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE

, Dấu cách các tham chiếu =Sum(A1,B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9

: Tham chiếu mãng =Sum(A1:B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9

khoảng trắng Trả về các ô giao giữa 2

vùng

=B1:B6 A3:D3 Trả về giá trị của ô

: (hai chấm) (1 khoảng

trắng) , (dấu phẩy)

Toán tử tham chiếu

II.6.2 Các loại địa chỉ Cell (khối)

- Địa chỉ tương đối: A1 * B1

- Địa chỉ tuyệt đối : $A$1 * $B$1

- Địa chỉ hỗn hợp : $A1 * B$1

v. Thao tác đặt tên khối:

- Cách 1: Quét khối vùng địa chỉ muốn đặt tên gõ

tên khối vào hộp NameBox( trên thanh công thức)

- Cách 2: Để quản lý tên các khối đã đặt vào

Formulaschọn nhóm Defined Names Name

II.6 Lập công thức

Excel

II.6.3 Cách lập công thức

- Công thức bắt đầu bằng dấu =

- Sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm

- Nên tránh nhập trực tiếp các giá trị, con số vào công thức mà nên dùng đến tham chiếu

- Nếu trong công thức có sử dụng tên khối có thể nhấn F3 để chèn tên khối

- Khi đưa các tham số vào công thức là chuỗi thì bắt buộc phải đặt trong dấu “ ”

29

II.6 Lập công thức Excel

05:04:34 PM Microsoft Excel 2010

Lỗi Giải thích

#DIV/0! Trong công thức có phép chia cho 0(Zero) hoặc chia cho rỗng

#NAME? Đánh sai tên hàm, hay tham chiếu hoặc thiếu dấu nháy

#N/A Công thực tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại

của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả

#NULL? Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của hai vùng mà hai vùng này không có

phần chung nên phần giao nhau rỗng

#NUM! Vấn đề đối với giá trị, nhần số âm trong khi đúng phải là giá trị dương

#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xoá

#VALUE! Công thức tính toán có chứa dữ liệu không đúng

II.6.4 Các lỗi hay gặp trong công thức

II.6 Lập công thức Excel

31 05:04:34 PM Microsoft Excel 2010

II.8 Hiệu chỉnh bảng

tính( cell, Row, Column, sheet)

1 Chọn Tab Home Nhóm Cell Lệnh Insert

 Shift Cells Right: chèn 1 ô đẩy 1 ô cùng

hàng sang phải.

 Shift cells Down: Chèn 1 ô đẩy các ô

cùng cột xuống phía dưới.

 Entire Row: chèn một hàng vào vị trí hiện

tại.

 Entire Column: Chèn thêm một cột vào vị

trí hiện tại.

- Xoá Ô, cột, Dòng, Sheet : Chọn Tab Home Cells

 lệnh Delete

ü Shift Cells Left: Xoá ô kéo các

ô cùng hàng sang trái

ü Shift Cells Up: Xoá một Ô, kéo

các ô cùng cột ở phía dưới lên

ü Entire Row: Xoá một hàng ở vị

v Ẩn Cột, Dòng, Sheet : chọn 1 trong các cách sau

III.1 Khái Niệm Hàm

v Hàm là một thành phần của dữ liệu loại công

thức và được xem là những công thức được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các công việc tính toán phức tạp

v Dạng Tổng Quát:

< Tên Hàm>( Tham số 1 , Tham số 2 , …)

- Tên hàm: là tên quy ước của hàm, không

phân biệt chữ hoa hay chữ thường

- Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu “,” hoặc

“;” tuỳ theo khai báo trong môi trường của hệ điều hành.

35

III Hàm Trong Excel

05:04:35 PM Microsoft Excel 2010

III.1 Khái Niệm Hàm (tt)

III.2.1 Nhóm Hàm toán học & lượng giác ( Math & Trig)

v Hàm MOD ( Number, Divisor)

Công dụng: trả về số dư của phép chia số nguyên ( Number) cho số bị chia (Divisor)

Ví Dụ:

= Mod(7,3) kết quả trả về là 1

III.2 Các Hàm Thông

Dụng

v Hàm Round ( Number , Num_Digits )

Hàm SUM( Number 1, Number 2, …)

Công dụng: Hàm trả về tổng của các Number 1, Number 2, …

Hàm SUMIF( Range , Criteria , [ Sum_Range]

Hàm dùng để tính tổng có điều kiện, với các

đối số sau:

+ Range: Khối chứa giá trị để kiểm tra điều kiện

tính tổng

+ Criteria: Điều kiện để kiểm tra từng giá trị trong

khối điều kiện

+ Sum _ Range: Khối chứa giá trị cần tính tổng

( nếu không có tham số Sum_ Range thì Excel sẽ coi Sum_Range = Range).

41

III.2 Các Hàm Thông

Dụng

05:04:35 PM Microsoft Excel 2010

v Hàm SumifS: Cú pháp

SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,

criteri a_range2,criteria2…)

+Sum_range là các ô cần tính tổng, bao gồm các con số,

tên vùng, mãng hay các tham chiếu đến các giá trị Các

ô trống hay chứa chuỗi (Text) sẽ bị bỏ qua

+Criteria_range1, criteria_range2, … có thể khai báo từ

1 đến 127 vùng dùng để liên kết với các điều kiện cho

vùng

+Criteria1, criteria2, … có thể có từ 1 đến 127 điều kiện

ở dạng con số, biểu thức, tham chiếu hoặc chuỗi

III.2 Các Hàm Thông

Dụng

v Hàm SumifS (tt) Lưu Ý khi sử dụng hàm

- Mỗi ô trong vùng sum_range chỉ được cộng khi thoả tất

cả các điều kiện Ô trong sum_range thoả điều kiện (True) tương đương với số 1, và không thoả điều kiện (False)

tương đương với số 0 (zero)

- Mỗi criteria_range phải có cùng kích thước và hình dạng

giống với sum_range

Ví dụ kích thước của sum_range là 3x2 (3 dòng 2 cột) thì criteria_range phải có kích thước là 3x2 (3 dòng 2 cột)

- Ta có thể sử dụng các ký tự thay thế như ?, * trong điều kiện Dấu ? thay cho một ký tự nào đó và dấu * thay cho một chuỗi nào đó Khi điều kiện sau lại là dấu ? hay * thì

bạn đặt thêm dấu ~ phía trước nó.

43

III.2 Các Hàm Thông

Dụng

05:04:35 PM Microsoft Excel 2010

vHàm SUMPRODUCT( ARRAY1, [ARRAY 2],

[ARRAY 3], …)

- Tính tổng của tích các phần tử trong các mảng tương ứng Array 1, Array 2… có thể từ 2 cho đến

255 mảng và các mảng này phải cùng kích thước với nhau

III.2 Các Hàm Thông

Dụng

v. Hàm MID Lấy n các ký tự của 1 chuỗi, kể từ vị trí

xác định

- Cú pháp: = MID(Text, start_num, num_chars)

VD: Tại ô B2 có lập công thức sau: = Mid(A2,3,2)

2 trần thanh hoàng Trần Thanh Hoàng

3 nguyễn anh sơn Nguyễn Anh Sơn

4 vũ thuý hường Vũ Thuý Hường

III.2 Các Hàm Thông

Dụng

v. Hàm TRIM: Trả về chuỗi ký tự sau khi đã cắt bỏ

các ký tự dư thừa Các ký tự dư thừa là các đầu chuỗi, cuối chuỗi hoặc là nhiều hơn 1 ký tự giữa hai từ

III.2 Các Hàm Thông

Dụng

III.2.3 Các Hàm Xử Lý Ngày Giờ (Date &Time)

Æ. Hàm TODAY() Trả về giá trị ngày tháng năm

của hệ thống

Æ. Hàm NOW() Trả về giá trị ngày tháng năm và

giờ phút của hệ thống

Æ. Hàm DAY( Biểu thức ngày – tháng – năm)

Trả về giá trị Phần Ngày của Biểu thức

Æ. Hàm MONTH(Biểu Thức ngày - Tháng – Năm)

Trả về phần giá trị Tháng của biểu thức

III.2 Các Hàm Thông

Dụng

Æ. Hàm YEAR(Biểu thức Ngày – Tháng – Năm)

- Trả về giá trị Phần Năm trong biểu thức

Æ. Hàm weekday(biểu thức ngày – tháng – năm,

Kiểu trả về)

- Trả về giá trị là số thứ trong tuần của biểu thức ngày tháng năm

- Các giá trị kiểu trả có ý nghĩa như sau:

Ø. Kiểu 1: chủ nhật là 1 và tuần tự cho đến thứ 7

Ø. Kiểu 2: Thứ hai là 1 và tuần tự cho đến thứ 7

53 05:04:37 PM Microsoft Excel 2010

III.2 Các Hàm Thông

Dụng

III.2.4 Nhóm hàm luận lý

v. Hàm AND: Trả về True nếu tất cả đối số là True,

Trả về False nếu ít nhất một đối số là False

III.2 Các Hàm Thông

Dụng

v. Hàm OR: Trả về True nếu ít nhất một đối số là

True, Trả về False nếu tất cả các đối số là False

III.2 Các Hàm Thông

Dụng

v. Hàm NOT: Trả về giá trị True nếu Logical có giá trị

FALSE và ngược lại

III.2 Các Hàm Thông

Dụng

III.2.5 Nhóm hàm dò tìm & Tham chiếu

trị trong cột bên trái của vùng dữ liệu và trả

về giá trị trên cột thứ n nếu tìm thấy, hoặc trả về #N/A nếu không tìm thấy

- Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value,

[range_lookup])

+lookup value: Là giá trị tìm kiếm trong cột

+table aray: Là vùng chứa dữ liệu được

+col index num: Là số thứ tự các cột trong

vùng dữ liệu nơi mà Hàm Vlookup sẽ lấy giá trị trả về, n=1 chỉ cột đầu tiên, n=2 là

+[x]: Là kiểu dò tìm , với x = 0 thì tìm kiếm

chính xác, x = 1 thì tìm kiếm gần đúng.

58 05:04:37 PM Microsoft Excel 2010

III.2 Các Hàm Thông

Dụng

Ví dụ : Tên hàng dựa vào mã hàng và bảng phụ

Tại ô B2 đặt Công thức sau:

III.2 Các Hàm Thông

Dụng

v.Hàm HLOOKUP: Hàm này tìm kiếm 1 giá trị trong hàng đầu tiên của vùng dữ liệu và trả về giá trị trên hàng thứ n nếu tìm thấy, hoặc trả về #N/A nếu không

- Cú pháp: HLOOKUP( Trị dò, Bảng dò, N, [X])

+Trị dò: Là giá trị tìm kiếm trong cột bên trái của

vùng dữ liệu

v.+Bảng dò: Là vùng chứa dữ liệu được tìm kiếm cho

trước (vùng dữ liệu chứa địa chỉ tuyệt đối)

v.+N: Là số thứ tự các hàng trong vùng dữ liệu nơi

mà Hàm Vlookup sẽ lấy giá trị trả về, n=1 chỉ hàng đầu tiên, n=2 là hàng thứ 2,

v.+[X]: Là kiểu dò tìm, với x = 0 thì tìm kiếm chính

60 05:04:37 PM Microsoft Excel 2010