Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Tin học ứng dụng: Chương 2 Microsoft word cùng nắm kiến thức trong chương này thông qua việc tìm hiểu các nội dung sau: Môi trường làm việc, các thao tác cơ bản, soạn thảo văn bản, các thao tác soạn thảo cơ bản, thao tác trên khối văn bản, định dạng văn bản, chèn đối tượng vào văn bản,...
ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH CHƯƠNG II MICROSOFT WORD MICROSOFT WORD GIỚI THIỆU SOẠN THẢO VĂN BẢN GIỚI THIỆU I Giới thiệu II Soạn thảo văn bản Môi trường làm việc Các thao tác soạn thảo cơ bản Các thao tác cơ bản Thao tác trên khối văn bản Định dạng văn bản Chèn đối tượng vào văn bản Template Mail merge Auto text – auto correct Một số ứng dụng khác trong I.1 Khởi động microsoft word v Cách 1: kích đúp lên biểu tượng ms word trên nền desktop v Cách 2: click start /all programs/microsoft office/microsoft word 2010 v Cách 3: click nút start gõ vào hộp thoại search programs and files : microsoft word 2010 bấm enter Giao diện chính của microsoft word 2010 I.2 Các thao tác căn bản trong word 2010 • Tạo mới một file word: ctrl + n • Lưu file word: Ctrl + s • Mở một file word đã có: ctrl + o – Có thể cùng lúc mở nhiều file bằng cách giữ phím ctrl hoặc shift và click vào các file cần mở • Đóng cửa sổ word : ctrl + f4 hoặc ctrl + w • Đóng file và thốt khỏi word: alt + f4 I.2 các thao tác cơ bản (tt) • Sử dụng chương trình unikey • Chọn kiểu gõ: telex hoặc vni • Chọn bảng mã: unicode • Chú ý: các quy tắc gõ dấu trong tiếng việt Tham khảo hình 1 minh hoạ sau: Hình 1 I.2.1 Trình bày trang in trong word Thiết lập các thơng số cho trang in tại thẻ page layout có các thơng số mặc định sẵn cho trang in - Hoặc click vào hình mũi tên dưới thẻ layout I.2.1 thao tác cơ bản tt Copies: Số lượng in Printer: Chọn máy in Print All Pages: In tất nhập trang in vào Textbox Pages Print one sided in mặt hay mặt Collated: Thứ tự trang in Portrait orientation Hướng giấy in Custom page side Khổ giấy in Custom Margins: Thiết lập lề in page per sheet: số lượng trang in tờ giấy in 10 4.7 Footnote & endnote Tab references > footnotes group > insert FootNote/EndNote • Tạo một FootNote & EndNote • Hiệu chỉnh nội dung chú thích 47 4.8 Bookmark, hyperlink và Cross & Reference Tab insert > links group > bookmark/ hyperlink - - BookMark: đánh dấu điểm nào đó trên văn bản, mục đích di chuyển nhanh đến vị trí được đánh dấu HyperLink: Tạo siêu liên kết giữa các Bookmark, đoạn văn bản, file, website nhanh chóng v Cách tạo BookMark v Cách tạo HyperLink v Cách tạo Crossreferences 48 5. Template Template là một tập tin khuôn mẫu sẵn các định dạng và có phần đơi mở rộng là .Dotx Chúng ta có thể sử dụng các Template có sẵn hoặc tự tạo ra các Template theo ý thích v Sử dụng các Template của bộ office v Tạo một Template của riêng mình 49 5.1 Style Trong q trình soạn thảo văn bản, có nhiều đoạn văn bản có cùng một kiểu định dạng. Nếu định dạng lần lượt như vậy sẽ mất thời gian và khơng chính xác, Word 2010 giúp đơn giản tình huống trên bằng Sytle - - Style là một tập hợp các định dạng văn bản của một đoạn, có tên gọi và có thể gán được bằng phím nóng Style đặt biệt cần thiết khi soạn các tài liệu có nhiều mục, nhiều chương và nhiều loại đoạn 50 5.2 Tạo bảng mục lục (index table) Để tạo mục lục cần tạo Style trước Tab References > Group table of Contents > Table of Contents • Show page Number: Hiển thị số trang • Tab Leader: Kiểu Tab từ tên thư mục đến số trang • Formats: kiểu định dạng • Show Levels: số cấp xuất hiện trong mục lục • 51 Chọn Options > Table of Contents Options: 6. Mail Merge (trộn thư) Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp…Thay vì phải gõ những thơng tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng cơng cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng Tập tin data source Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ơ Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hồn ch52ỉnh 7.1 Auto Text - - - Là chức năng chèn văn bản tự động Bước 1: chọn khối văn bản thường dùng> Tab insert > quick Parts > Auto text > Hộp thoại general > Save selection to auto gallery > Create new building blocks > Nhập ký tự đại diện vào ơ name > Ok để hồn tất Bước 2: đánh ký tự đại diện đã tạo tại vị trí muốn chèn và nhấn F3 > Đoạn văn bản 53 7.2 Auto correct • là chức năng sửa lỗi chính tả tự động • Tab File > option > Proofing 8.1 Đếm Từ (word count) • • Chức năng thống kê các thông tin về ký tự, từ, Paragragh, số trang trên một tệp tài liệu Tab review > proofing 54 8.2 Bảo vệ tài liệu - - - - Bước 1: Mở tập tin cần bảo vệ Bước 2: chọn Bạn nhấp vào biểu tượng tab File chọn Info Click Protect Document Click Encrypt with Password > nhấp OK. Xác nhận lại password > nhấn OK Hộp thoại Encrypt Document, bạn nhập password vào. Click OK 55 8.3 Làm việc với Macro Macros là các tính năng tiên tiến, có thể làm tăng tốc độ hiệu chỉnh hay định dạng mà bạn có thể thực thi thường xuyên trong một tài liệu Word. Chúng ghi lại chuỗi các lựa chọn mà bạn chọn để cho một loạt các hành động có thể được hồn thành trong một bước Tạo Macros Khai báo các thành phần của Macros Sử dụng Macros 56 8.4 Tìm kiếm và thay thế (find & replace) Tab home > Editing group > find/replace Khởi động chức năng tìm kiếm (Ctrl +H) Thiết lập các thơng tin tìm kiếm Thay thế các từ mới cho các từ tìm kiếm theo u cầu (Ctrl +G) 57 9. Định dạng trang in Tab Margins: Các thơng số lề cho trang in: v Top, bottom, Left, Right: lề trang in v Gutter: khoảng cách lề để đóng gáy v Header/Footer: khoảng cách từ biên trang giấy đến header/Footer v Mirror margins: in /khơng in ở chế độ hai mặt giấy 58 9. Đinh dạng tang in tt 2.Tab Paper: Thơng số kích thước trang in • Orientation: hướng trang in • Apply: Chọn phạm vi in 3.Tab layout: dùng định dạng đối với in hai mặt trang giấy nội dung và cách trình bày header/Footer ở trang chẵn và lẻ sẽ khác nhau 59 9. Đinh dạng trang in tt In tài liệu trong Word Tab File Print: chứa các tuỳ chọn về in và xem trước trang in v Print: Lệnh in v Copies: chọn số bản in v v Printer : chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows Pages: chọn lựa trang cần in bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời rạt, dấu gạch nối ““ 60để in các Kết thúc chương Thank You ! II 61 ... chuyển con nháy bất kỳ 18 2. 2 Sao chép & Di chuyển khối văn bản 19 2. 3&4 Thao tác xoá khối và Undo /Repeat Undo Typing Repeat Typing 20 2. 3. Định dạng trên khối văn bản Ngun tắc chung có 2 cách là: ... Định dạng mầu font ch ữ trong 3 .2 Chuyển đổi dạng ký tự (Shift + f3) Chọn khối văn bản vào thẻ Home - - - - - Sentense case: Ký tự đầu câu chữ hoa Lowercase: Tất cả thành chữ thường Uppercase:... Strikethrough: gạch giữa chữ Double Strikethought: gạch giữa chữ nét đôi v - - - - v Superscipt: cho định dạng kiểu H2O Subscipt: cho định dạng chữ kiểu M Small: đổi chữ thường thành chữ hoa nhỏ