Đang tải... (xem toàn văn)
Microsoft Excel là chương trình do hãng Microsoft thiết kế chuyên dùng cho việc lập các bảng biểu, biểu đồ phục vụ công tác kế toán, văn phòng... trên môi trường Windows. Ngoài việc sử dụng để lập các bảng biểu giống như việc lập biểu trong Microsoft Word, Microsoft Excel còn có thể thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. Chương này của bài giảng sẽ giới thiệu và hướng dẫn người học một số chức năng và thao tác cơ bản trong chương trình MicroSoft Excel. Mời các bạn cùng tham khảo.
☻Ch−¬ng 3: MicroSoft Excel Giíi thiƯu chung Microsoft Excel chơng trình hÃng Microsoft thiết kế chuyên dùng cho việc lập bảng biểu, biểu đồ phục vụ công tác kế toán, văn phòng môi trờng Windows Ngoài việc sử dụng để lập bảng biểu gièng nh− viƯc lËp biĨu Microsoft Word, Microsoft Excel thực đợc nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp Tổ chức lu trữ thông tin dới dạng bảng Thao tác bảng tính tạo báo cáo tổng hợp phân tích có kèm theo biểu đồ, hình vẽ minh hoạ Từ phiên Microsoft Excel 5.0 trở trớc đợc Microsoft bố trí nh phần mềm riêng biệt Còn từ phiên Microsoft Excel 6.0 trở lại đây, Microsoft đà tổ hợp với số chơng trình øng dơng phỉ biÕn kh¸c cđa Microsoft nh−: Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, thành phần mềm chuyên dùng phục vụ cho công tác văn phòng lấy tên chung là: Microsoft Office với phiên kèm theo sau Trong phần này, giới thiệu mô Microsoft Excel nằm phần mềm Microsoft Office XP (hay gọi Microsoft Office 2002) đợc cài đặt hệ điều hành Windows XP Làm quen với Excel 2.1 Khởi động Excel Để khởi ®éng Excel, ta thùc hiƯn qua c¸c b−íc sau: - KÝch cht vµo nót Start - Chän mơc All Programs (ở chế độ mặc định Windows XP) chọn mơc Programs (nÕu Windows XP sư dơng tïy chän Classic Start menu) - Kích chuột vào biểu tợng Microsoft Excel( ) Ngoài ra: * Ta đa biểu tợng Desktop để thuận tiện trình sử dụng Khi đó, ta kích đúp chuột vào biểu tợng để khởi động Excel * Ta kích đúp chuột vào tên tập tin WorkBook (tập tin WorkBook tập tin có giá trị phần mở rộng ngầm định XLS) cần mở Excel Khi đó, chơng trình Excel tự động chạy mở tập tin WorkBook Hình 3.1: Minh họa khởi động Microsoft Excel 2.3 Màn hình giao diện Excel Sau tiến hành khởi động Microsoft Excel, nhìn thấy hình Excel có giao diện nh hình 3.2: Hình 3.2: Màn hình giao diƯn cđa Excel Trong ®ã: Menu ®iỊu khiĨn (Control menu box): Chứa lệnh dùng để di chuyển, thay đổi kích thớc cửa sổ đóng cửa sổ Kích hoạt menu điều khiển cách kích chuột vào menu điều khiển bấm tổ hợp phím Alt + SpaceBar Thanh tiêu đề (Title bar): Hiển thị tiêu đề cửa sổ bao gồm phần: Tên chơng trình ứng dụng (Microsoft Excel) tên tập tin WorkBook làm việc Excel Thanh menu (Menu bar): Chøa mét sè lƯnh th−êng sư dơng Excel Các lệnh đợc phân chia thành nhóm bố trí vào menu tơng ứng có trªn menu VÝ dơ: Menu File chøa mét sè lệnh liên quan đến tập tin WorkBook nh mở tập WorkBook tin míi, më tËp tin WorkBook ®· cã, cÊt gi÷ néi dung tËp tin WorkBook, in néi dung tËp tin WorkBook, ) Chú ý: * Để vào làm việc với menu đó, ta thực cách bấm phím F10 giữ phím Alt bấm phím ký tự gạch chân có tên menu cần chọn, sau sử dụng phím di chuyển trỏ để đa hộp sáng đến chức cần chọn bấm phím Enter * Để thoát khỏi hệ thống menu bấm phím ESC * Trong trình làm việc với hệ thống menu, nếu: + Các lệnh chọn mờ thực đợc thời ®iĨm ®ã + C¸c mơc chän cã dÊu " " theo sau mục chọn chứa số lệnh chọn khác + Các lệnh chọn có tổ hợp phím bên cạnh lệnh chọn thực đợc cách bấm tổ hợp phím tơng ứng ®ã Thanh c«ng (Toolbars): Bao gåm mét sè biểu tợng đại diện cho số lệnh thờng sử dơng Excel Nh− vËy, ®Ĩ thùc hiƯn mét lƯnh Excel nhóm lệnh thờng đợc sử dụng, có cách sau thờng đợc sử dụng: Cách 1: Chọn lệnh từ menu tơng ứng Cách2: Kích chuột vào biểu tợng lệnh tơng ứng Cách 3: Bấm phím hàm tổ hợp phím tơng ứng với lệnh cần thực Ngoài ra, số cách khác nh sử dụng menu ngắn, khai báo thực Macro Nót cùc tiĨu (Minimize): Thu cưa sỉ Excel vỊ kÝch th−íc cùc tiĨu Khi Excel ®ang cã kÝch th−íc cùc tiểu, ta nhìn thấy biểu tợng Excel tác vụ Windows Nếu muốn quay trở lại cửa sổ Excel, ta kích chuột vào biểu tợng Excel tác vụ Nút cực đại (Maximize): Có tác dụng đa cửa sổ Excel kích thớc cực đại Khi cửa sổ Excel có kích thớc cực đại thí nút cực đại hoán đổi sang chức Khôi phục kích thớc trớc (Restore Down) Nh vậy, nút cực đại cho phép ngời sử dụng thay đổi kích thớc cực đại kích thớc không cực đại trớc Nút đóng cửa sổ (Close): Có tác dụng đóng cửa sổ Excel tơng đơng với việc bấm tổ hợp phÝm: Alt + F4 Nót cùc tiĨu cđa cưa sỉ hiĨn thÞ néi dung tËp tin (Minimize Windows): Khi ta kích thuột vào nút này, cửa sổ hiển thị nội dung tập tin WorkBook làm việc sÏ ®−a vỊ kÝch th−íc cùc tiĨu Nót ®−a kích thớc cực đại cửa sổ hiển thị nội dung tËp tin vỊ kÝch th−íc tr−íc ®ã (Restore Windows): Khi cưa sỉ hiĨn thÞ néi dung tËp tin WorkBook kích thớc trớc đó, chức nút lại thay đổi sang chức phóng cực đại(Maximize) 10 Nút đóng cửa sổ hiển thị nội dung tập tin (Close): Có tác dụng đóng cửa sổ hiển thị nội dung tập tin WorkBook làm việc tơng đơng với việc bấm tổ hợp phím: Ctrl + F4 11 Thanh cuén däc (Vertical scroll bar): Cho phÐp xem nội dung bảng tính bị che khuất phía d−íi cưa sỉ Trªn cn däc cã mịi tên lên trên, xuống dới hộp trợt §Ĩ xem néi dung bÞ che kht, ta chØ viƯc kích chuột vào mũi tên tơng ứng thực thao tác rê chuột hộp trợt 12 Thanh cuộn ngang (Hozizontal scroll bar): Cho phÐp xem néi dung b¶ng tính bị che khuất phía bên trái bên phải cưa sỉ Sư dơng cn ngang t−¬ng tù cuộn dọc 13 Thanh trạng thái (Status bar): Hiển thị số thông tin trạng thái làm việc nh: chế độ Num Lock, Caps Lock, bật hay tắt, Excel chế độ chờ chỉnh sưa hay ®ang chØnh sưa néi dung, 14 Sheet tabs: Bao gồm tên bảng tính có tËp tin WorkBook hiƯn t¹i Ta cã thĨ di chuyển bảng tính cách kích chuột vào tên bảng tính tơng ứng bấm tổ hợp phÝm Ctrl+Page Up , Ctrl+Page Down 15 Tab scrolling buttons: Cho phép xem tên bảng tính bị che khuất bên trái bên phải Sheet tabs 16 Tên hàng (Row numbers): Là tên hàng có bảng tính Tên hàng đợc đánh giá trị số tự nhiên tơng ứng (xem mục Hàng phần Cấu trúc bảng tính để biết thêm chi tiết) 17 Tên cột (Column Letters): Là tên cột có bảng tính Tên cột đợc đánh ký tự tơng ứng (xem mục Cột phần Cấu trúc bảng tính để biết thêm chi tiết) 18 Hộp tên (Name box): Cho biết địa ô (hoặc tên ô có đặt tên) làm việc cho phép chuyển nhanh đến ô có bảng tính cách gõ địa ô (hoặc gõ tên ô có đặt tên) cần chuyển đến vào Hộp tên (xem mục Ô phần Cấu trúc bảng tính để biết thêm thông tin ¤) 19 Thanh c«ng thøc (Formula bar): Cho phÐp xem chỉnh sửa công thức cho ô bảng tính Để biết giá trị ô có kiểu liệu hÃy nhìn vào giá trị hiển thị công thức 2.5 Thoát khỏi Excel Ta sử dụng thao tác đóng cửa sổ để thoát khỏi Excel Nh đà biết có nhiều cách để đóng cửa sổ hệ điều hành Windows Sau cách thờng đợc sử dụng: Cách 1: Kích chuột vào nút Close cửa sổ Excel Cách 2: Bấm tổ hợp phím Alt + F4 Cách 3: Vào menu File, chọn lệnh Exit ) Chó ý: Khi thùc hiƯn thao t¸c tho¸t khỏi Excel mà nội dung tập tin WorkBook mở cha đợc cất giữ đóng ®Õn tËp tin WorkBook ®ã sÏ xt hiƯn cưa sỉ hỏi cất giữ có nội dung nh sau: Hình 3.3: Cưa sỉ hái cÊt gi÷ néi dung WorkBook Khi ®ã, ta thùc hiƯn b»ng c¸ch: Chän Yes: Cã cÊt giữ thay đổi tập tin WorkBook Chọn No: Không cất giữ thay đổi tập tin WorkBook chuẩn bị đóng Chọn Cancel: Hủy bỏ thao tác đóng cửa sổ Excel Quản lý tập tin sổ tay (WorkBook) Tập tin thờng dùng để lu trữ nội dung bảng tính điện tử Excel có phần mở rộng XLS Tập tin dạng đợc gäi lµ tËp tin Sỉ tay (tËp tin WorkBook) Sau đây, tìm hiểu số thao tác thờng sử dụng với tập tin WorkBook Hình 3.4: Các biểu tợng thờng dùng liên quan đến quản lý WorkBook Hình 3.5: Các lệnh thờng dùng liên quan đến quản lý WorkBook 3.1 Më tËp tin WorkBook míi H×nh 3.6: Khung t¸c vơ cđa Task Pane C¸ch 1: Vµo menu File, chän lƯnh New Chän mơc Blank Work Book tõ khung t¸c vơ (Task pane) võa xt hiƯn ) Chó ý: Khung t¸c vơ (task pane) th−êng nằm bên phải hình Khung tác vụ có tính chính: * Hiển thị danh sách tập tin WorkBook làm việc lần cuối phần đầu task pane cho phép mở nhanh lại tập tin ®ã cịng nh− cho phÐp më c¸c tËp tin Workbook khác có máy tính cách kích chuột vào nót More workbook ®Ĩ chän tËp tin * Më tập tin bảng tính cách kích chuột vào mục Bank WorkBook * Mở bảng tính đà có máy tính cho cất giữ vào tập tin khác cách kích chuột vào mục Choose WorkBook chọn tập tin * Mở mẫu bảng tính đợc xây dựng sẵn Excel cách kích chuột vào mục General templates chọn mẫu Cách 2: Kích chuột vào biểu tợng New công cụ Cách 3: BÊm tỉ hỵp phÝm Ctrl + N 3.2 Më tập tin WorkBook đ có Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Open Cách 2: Kích chuột vào biểu tợng Open công cụ Cách 3: Bấm tổ hợp phÝm Ctrl + O Sau thùc hiÖn b»ng mét cách trên, Excel xuất cửa sổ Open cã néi dung nh− sau: H×nh 3.7: Cưa sỉ Open cho phÐp chän tËp tin WorkBook cÇn më Tõ cửa sổ này, ta thực bớc nh− sau: Më th− môc chøa tËp tin WorkBook cần mở (ta kích chuột vào hộp Look in kích chuột vào biểu tợng phù hợp để mở th mục cần làm việc) Kích chuột vào tên tập tin WorkBook cần mở Kích chuột vào nút Open bấm phím Enter 3.3 Cất giữ nội dung tập tin WorkBook Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Save Cách 2: Kích chuột vào biểu tợng Save công cụ Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + S ) Chó ý: * NÕu tËp tin WorkBook làm việc có tên là: Book X (Tên ngầm định cho WorkBook cha đợc đặt tên X số tự nhiên) thực thao tác cất giữ, Excel xuất cưa sỉ Save as Khi ®ã, ta thùc hiƯn tiÕp bớc sau để đặt tên cho tập tin WorkBook: NhËp tªn míi cho tËp tin WorkBook hiƯn Tên không đợc trùng với tên tập tin ®· cã th− mơc nµy NÕu trïng, néi dung tËp tin cị cã thĨ sÏ bÞ mÊt thay bëi nội dung Kích chuột vào nút Save bấm phím Enter * Khi đặt tên cho tập tin WorkBook, ta không cần nhập phần mở rộng Khi đó, Excel tự động đặt phần mở rộng XLS * Excel có chế độ cho phép cất giữ tự động nội dung WorkBook đà đặt tên sau thời gian định (ngầm định 10 phút) Vì vậy, tạo WorkBook mới, ta nên đặt tên từ đầu để Excel giúp ta tự động cất giữ nội dung WorkBook trình làm việc Hình 3.8: Cửa sổ Save as cho phép đặt tên cho WorkBook 3.4 Di chuyển tập tin WorkBook mở Nh đà biết, Excel cho phép mở đồng thời nhiều WorkBook thời điểm thời điểm làm việc với WorkBook Vì vậy, thao tác di chuyển WorkBook mở thờng xuyên đợc sử dụng Ta thực hiƯn b»ng mét c¸c c¸ch sau: C¸ch 1: Vào menu Windows, bấm phím số tơng ứng với WorkBook cần chuyển đến Nếu không thấy tên WorkBook cần chuyển đà mở chọn lệnh More Windows chọn tên WorkBook từ cửa sổ Activate vừa xuất Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + F6 WorkBook mở để di chuyển qua Hình 3.9: Minh họa di chuyển đến WorkBook mở menu 3.5 Đóng tập tin WorkBook làm việc Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Close Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + F4 Ctrl + W CÊu tróc cđa tËp tin sỉ tay (WorkBook) Chóng ta ®· biÕt, tËp tin WorkBook Excel có phần mở rộng ngầm định XLS Trong tập tin WorkBook có nhiều bảng tính (sheets) Mỗi bảng tính bao gồm nhiều hàng (Rows) nhiều cột (Columns) Mỗi hàng cột gồm nhiều ô (cells) Các hàng, cột, ô bảng tính đợc đặt tên để thuận tiện cho trình làm việc Sau đây, tìm hiểu cụ thể thành phần có WorkBook: 10 g Hàm TEXT Chức năng: Hàm đổi số thành chuỗi ký tự Cú pháp: TEXT(Value, Format_Text) Tham số: + Value: Là số công thức trả giá trị số cần đổi thành chuỗi ký tự + Format_Text: Định dạng cho chuỗi ký tự dạng số ) Chú ý: * Format_text chứa dấu * Việc định dạng « víi tïy chän mơc Number cđa cưa sỉ Format Cells làm thay đổi định dạng, không làm thay đổi giá trị ô Trong hàm TEXT lại chuyển đổi trị số dạng chữ đà đợc định dạng nên kết không đợc tính toán nh trị số Ví dụ: =TEXT(1234.45, "##,###.###") trả kết chuỗi "1,234.45" =TEXT(1234.45, "00,000.000") trả kết chuỗi "01,234.450" h Hàm UPPER Chức năng: Chuyển ký tự chuỗi sang dạng chữ in hoa Cú pháp: UPPER (Text) Tham số: + Text : Là chuỗi mà ký tự chữ đợc đổi sang chữ in hoa Các ký tự chữ đợc giữ nguyên Ví dụ: =UPPER("Ha noi") trả kết là: HA NOI i Hàm VALUE Chức năng: Hàm đổi chuỗi ký tự dạng số thành số Cú pháp: VALUE(Text) Tham số: + Text: Là chuỗi ký tự dạng số cần đổi sang số Ví dụ: =VALUE("123") trả kết số 123 54 9.4.4 Nhóm hàm ngày tháng a Hàm DATE Chức năng: Trả dạng ngày tháng từ chuỗi giá trị dạng số Cú pháp: DATE(năm,tháng, ngày) Tham số: + năm,tháng, ngày: Là giá trị số dạng năm,tháng, ngày ) Chú ý: * Dữ liệu kiểu ngày tháng nên nhập cách dùng hàm DATE lấy kết từ công thức hay hàm khác Nếu nhập ngày dạng Text số cố có thĨ x¶y VÝ dơ: =DATE(95,12,25) tr¶ vỊ kÕt qu¶ 12/ 25/ 96 (nếu định dạng hiển thị ngày MM/DD/YY) b Hàm NOW() Chức năng: Hàm trả số thể ngày Nếu định dạng ô General trớc hàm đợc nhập kết đợc định dạng dạng ngày Cú pháp: NOW() ) Chú ý: * Các số bên phải dấu chấm thập phân số thể giờ, số bên trái dấu chấm thập phân thể ngày Ví dụ: số số thể 12 tra * Hàm NOW() thay đổi giá trị bảng tính có thực tính toán Ví dụ: Thời điểm hệ thống 9h20' tháng năm 1995 =NOW() trả kết 04/03/95 09:20 (nếu định dạng hiển thị ngày MM/ DD/ YY) 9.4.5 Nhóm hàm logic a Hàm AND Cú pháp: AND(logical1,logical2, ) Chức năng: Hàm trả giá trị TRUE tất đối số TRUE, trả FALSE có đối số trả FALSE Tham số: 55 + logical1,logical2, : Là biểu thức logic ) Chú ý: * Các đối số phải có giá trị TRUE FALSE công thức trả giá trị logic * Nếu đối số vùng liệu ô chứa ký tự rỗng đợc bỏ qua * Nếu đối số không chứa giá trị logic AND trả giá trị lỗi #VALUE! Ví dụ: =AND(3>2, 2>1) trả kết qu¶ TRUE =AND(3>2, 2>1, 0>1) tr¶ vỊ kÕt qu¶ FALSE =AND("abc",TRUE) trả giá trị lỗi #VALUE! b Hàm IF Cú pháp: IF(logical_test,value1,value2) Chức năng: Hàm IF trả hai giá trị kết tùy thuộc vào giá trị biểu thức điều kiện trả giá trị TRUE hay FALSE Hàm IF đợc dùng để kiểm tra điều kiện Nếu biểu thức logical_test có giá trị TRUE hàm IF trả kết giá trị biểu thức value1, ngợc lại hàm IF trả kết giá trị biểu thức value2 Tham sè: + logical_test: BiÓu thøc logic + value1: BiÓu thøc giá trị kết IF biểu thức logical_test TRUE + value2: Biểu thức giá trị kết cđa IF biĨu thøc logical_test lµ FALSE ) Chó ý: * Các hàm IF lồng nhng không lần lồng c Hàm NOT Cú pháp: NOT(logical) Chức năng: Hàm trả giá trị phủ định (NOT) biểu thức logical Hàm trả giá trị FALSE biểu thức logical có giá trị TRUE ngợc lại Tham số: + logical: Là biểu thức logic 56 VÝ dơ: =NOT(3