Bài giảng Tin học ứng dụng: Chương 2 - Lê Hữu Hùng

Bài giảng Tin học ứng dụng: Chương 2 Microsoft word cùng nắm kiến thức trong chương này thông qua việc tìm hiểu các nội dung sau: Môi trường làm việc, các thao tác cơ bản, soạn thảo văn bản, các thao tác soạn thảo cơ bản, thao tác trên khối văn bản, định dạng văn bản, chèn đối tượng vào văn bản,...

ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH CHƯƠNG II MICROSOFT WORD MICROSOFT WORD SOẠN THẢO GIỚI THIỆU VĂN BẢN GIỚI THIỆU I Giới thiệu Môi trường làm việc Các thao tác II Soạn thảo văn Các thao tác soạn thảo Thao tác khối văn Định dạng văn Chèn đối tượng vào văn Template Mail merge Auto text – auto correct Một số ứng dụng khác microsoft word 2010 In ấn microsoft word I.1 Khởi động microsoft word  Cách 1: kích đúp lên biểu tượng ms word desktop  Cách 2: click start /all programs/microsoft office/microsoft word 2010  Cách 3: click nút start gõ vào hộp thoại search programs and files : microsoft word 2010 bấm enter Giao diện microsoft word 2010 I.2 Các thao tác word 2010 • • • • • Tạo file word: ctrl + n Lưu file word: Ctrl + s Mở file word có: ctrl + o – Có thể lúc mở nhiều file cách giữ phím ctrl shift click vào file cần mở Đóng cửa sổ word : ctrl + f4 ctrl + w Đóng file thoát khỏi word: alt + f4 I.2 thao tác (tt) • • • • Sử dụng chương trình unikey Chọn kiểu gõ: telex vni Chọn bảng mã: unicode Chú ý: quy tắc gõ dấu tiếng việt Tham khảo hình minh hoạ sau: Hình I.2.1 Trình bày trang in word - Thiết lập thông số cho trang in thẻ page layout có thơng số mặc định sẵn cho trang in - Hoặc click vào hình mũi tên thẻ layout để tuỳ chỉnh trang in theo yêu cầu sổ page setup Chọn tab file menu ribbon  Chọn print hình minh hoạ sau: - I.2.1 thao tác tt Copies: Số lượng in Printer: Chọn máy in Print All Pages: In tất nhập trang in vào Textbox Pages Print one sided in mặt hay mặt Collated: Thứ tự trang in Portrait orientation Hướng giấy in Custom page side Khổ giấy in Custom Margins: Thiết lập lề in page per sheet: số lượng trang in tờ giấy in 10 4.7 Footnote & endnote Tab references -> footnotes group -> insert FootNote/EndNote • • Tạo FootNote & EndNote Hiệu chỉnh nội dung thích 47 4.8 Bookmark, hyperlink Cross & Reference Tab insert -> links group -> bookmark/ hyperlink -    BookMark: đánh dấu điểm văn bản, mục đích di chuyển nhanh đến vị trí đánh dấu HyperLink: Tạo siêu liên kết Bookmark, đoạn văn bản, file, website nhanh chóng Cách tạo BookMark Cách tạo HyperLink Cách tạo Cross-references 48 Template Template tập tin khuôn mẫu sẵn định dạng có phần đơi mở rộng Dotx Chúng ta sử dụng Template có sẵn tự tạo Template theo ý thích   Sử dụng Template office Tạo Template riêng 49 5.1 Style Trong trình soạn thảo văn bản, có nhiều đoạn văn có kiểu định dạng Nếu định dạng thời gian khơng xác, Word 2010 giúp đơn giản tình Sytle - Style tập hợp định dạng văn đoạn, có tên gọi gán phím nóng Style đặt biệt cần thiết soạn tài liệu có nhiều mục, nhiều chương nhiều loại đoạn văn khác  Cách tạo Style  Gán Style  Hiệu chỉnh Style 50 5.2 Tạo bảng mục lục (index table) Để tạo mục lục cần tạo Style trước Tab References -> Group table of Contents -> Table of Contents • • • • • Show page Number: Hiển thị số trang • Click OK để hoàn tất Tab Leader: Kiểu Tab từ tên thư mục đến số trang Formats: kiểu định dạng Show Levels: số cấp xuất mục lục Chọn Options -> Table of Contents Options:  Available Styles: Danh sách Styles tồn  TOC level: định cấp xuất styles 51 Mail Merge (trộn thư) Trong thực tế, cần phải in văn gởi cho nhiều người chẳng hạn thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, tốt nghiệp…Thay phải gõ thông tin người vào nội dung giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có dùng cơng cụ Mail Merge để giải vấn đề cách nhanh chóng Tập tin data source Một file chứa liệu nguồn thường trình bày dạng bảng biểu đơn giản table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng nội dung ô Tập tin main document Một file văn mẫu trình bày hồn chỉnh 52 7.1 Auto Text - Là chức chèn văn tự động - Bước 2: đánh ký tự đại diện tạo vị trí muốn chèn nhấn F3 -> Đoạn văn Bước 1: chọn khối văn thường dùng-> Tab insert -> quick Parts -> Auto text -> Hộp thoại general -> Save selection to auto gallery -> Create new building blocks -> Nhập ký tự đại diện vào name -> Ok để hồn tất 53 7.2 Auto correct • • chức sửa lỗi tả tự động Tab File -> option -> Proofing 8.1 Đếm Từ (word count) • • Chức thống kê thông tin ký tự, từ, Paragragh, số trang tệp tài liệu Tab review -> proofing -> word count 54 8.2 Bảo vệ tài liệu - Bước 1: Mở tập tin cần bảo vệ Bước 2: chọn Bạn nhấp vào biểu tượng tab File  chọn Info  Click Protect Document Click Encrypt with Password > nhấp OK Xác nhận lại password > nhấn OK Hộp thoại Encrypt Document, bạn nhập password vào Click OK 55 8.3 Làm việc với Macro Macros tính tiên tiến, làm tăng tốc độ hiệu chỉnh hay định dạng mà bạn thực thi thường xuyên tài liệu Word Chúng ghi lại chuỗi lựa chọn mà bạn chọn loạt hành động hồn thành bước Tạo Macros Khai báo thành phần Macros Sử dụng Macros 56 8.4 Tìm kiếm thay (find & replace) Tab home -> Editing group -> find/replace Khởi động chức tìm kiếm (Ctrl +H) Thiết lập thơng tin tìm kiếm Thay từ cho từ tìm kiếm theo yêu cầu (Ctrl +G) 57 Định dạng trang in 1.Tab Margins: Các thông số lề cho trang in:     Top, bottom, Left, Right: lề trang in Gutter: khoảng cách lề để đóng gáy Header/Footer: khoảng cách từ biên trang giấy đến header/Footer Mirror margins: in /không in chế độ hai mặt giấy 58 Đinh dạng tang in tt 2.Tab Paper: Thơng số kích thước trang in • • Orientation: hướng trang in Apply: Chọn phạm vi in 3.Tab layout: dùng định dạng in hai mặt trang giấy nội dung cách trình bày header/Footer trang chẵn lẻ khác 59 Đinh dạng trang in tt In tài liệu Word Tab File Print: chứa tuỳ chọn in xem trước trang in     Print: Lệnh in Copies: chọn số in Printer : chọn tên máy in tương ứng cài đặt Windows Pages: chọn lựa trang cần in cách gõ số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách trang rời rạt, dấu gạch nối “-“ để in trang liên tiếp 60 Kết thúc chương II Thank You ! 61 ... in tờ giấy in 10 I .2. Các thao tác bản(tt) I .2. 2 Tạo header/footer cho trang in - Từ menu ribbon, tab insert chọn header & footer group - Chọn header footer để tiến hành nhập t /tin 11 II.1 Một số... tab -> illustrations group -> chart • Tạo đồ thị • Hiệu chỉnh đồ thị • Tạo đồ thị 3D  Cơng thức tốn học (Equation): insert tab -> Symbols group -> equation Lưu ý: Nên đặt cơng thức tốn học text... vào vùng văn Hoặc dùng phím di chuyển nháy 18 2. 2 Sao chép & Di chuyển khối văn 19 2. 3&4 Thao tác xoá khối Undo /Repeat Undo Typing Repeat Typing 20 2. 3 Định dạng khối văn Nguyên tắc chung có cách