Dự án là tập hợp các hoạt động và hạng mục, được lập ra nhằm đạt một số kết quả nhất định, trong một giới hạn về thời gian, nguồn lực tài chính, nhân sự. Khác với dự án xây dựng (XD) hay mua sắm mà kết quả có thể được mô tả bằng sơ đồ, bảng vẽ cụ thể; mục tiêu cuối cùng của dự án ứng dụng CNTT rất khó hình dung vì là sản phẩm, quy trình phi vật thể, sử dụng trí tuệ của con người, chỉ cho kết quả khi được áp dụng thực tiễn. ......
Quản lý dự án CNTT: nên theo cách nào? Những vấn đề quản lý dự án CNTT Dự án tập hợp hoạt động hạng mục, lập nhằm đạt số kết định, giới hạn thời gian, nguồn lực tài chính, nhân Khác với dự án xây dựng (XD) hay mua sắm mà kết mơ tả sơ đồ, bảng vẽ cụ thể; mục tiêu cuối dự án ứng dụng CNTT khó hình dung sản phẩm, quy trình phi vật thể, sử dụng trí tuệ người, cho kết áp dụng thực tiễn Những năm qua, trừ số dự án CNTT có nội dung “cứng” (như XD hạ tầng, mua sắm thiết bị phần cứng), nhiều dự án CNTT có nội dung “mềm” (như XD phần mềm (PM), tạo lập website, sở liệu, tin học hóa quy trình quản lý (QL)…) sử dụng ngân sách bị rơi vào tình trạng bế tắc từ chuẩn bị, trình phê duyệt, bước triển khai, đánh giá hiệu quả, nghiệm thu toán Để phá vỡ bế tắc triển khai dự án CNTT, quan QL nhà nước cấp cao xem xét áp dụng quy định dự án CNTT, hướng dẫn thủ tục lập phê duyệt dự án CNTT dựa định mức bảng dự toán chuyên ngành Các ngành địa phương chờ đợi hướng dẫn chung phải tự thân “vận dụng” số quy định lỗi thời (như nghị định 52) nghị định 16 (mới ban hành) để áp dụng cho công tác QL dự án CNTT Bài viết “triển khai dự án ứng dụng CNTT: Vì bế tắc” đăng TGVT-PCW B số 01/2006, đề cập xác số bất cập chế QL dự án CNTT nay, xem chất vấn đề chưa làm sáng tỏ (nếu dừng lại việc chọn phương thức QL dự án CNTT theo kiểu “tiền kiểm” “hậu kiểm”) Tại Tp.HCM, sau thời gian XD nhiều dự án ứng dụng CNTT có quy mơ, gây nhiều tranh cãi, quan QL chuyên ngành ngưng XD dự án theo định mức, chuyển phần lớn dự án thành công việc hạng mục, sử dụng ngân sách thường xuyên Tuy nhiên đánh giá cách làm theo kiểu “hậu kiểm” này, tác giả viết nói lại cho “chỉ [nên] áp dụng cho dự án nhỏ gọn… dự án lớn “xẻ nhỏ” đến tận cấp quận, huyện chí phường, xã… cách làm xem không ổn lâu dài Việc chia dự án manh mún khó QL, dẫn tới vấn đề tương thích phải tích hợp ứng dụng lãng phí, trùng chéo vơ kể” Nhưng tác giả tự mâu thuẫn với đề nghị cần sớm “áp dụng chế độ hậu kiểm, làm xong toán theo thực chi, phù hợp với lĩnh vực tạo nhiều giá trị vơ hình, cần mềm dẻo sáng tạo trình triển khai Hơn nữa, “hậu kiểm” áp dụng tiêu chuẩn đánh giá hiệu cách sát với thực tế điều mà chế “tiền kiểm” yếu” Vấn đề cần phải xuất phát từ quy định sử dụng ngân sách nay: tiền kiểm “tài chính”, hậu kiểm “kết quả” (thẩm định phê duyệt) dự án đầu tư tiền kiểm “kết quả”, hậu kiểm “tài chính” (dự tốn tốn) hạng mục cơng việc theo kinh phí nghiệp, đồng thời cần phải tính đến đặc điểm khác biệt dự án CNTT (đặc biệt dự án “mềm”), so với dự án XD mua sắm để tìm lời giải cho toán QL Xuất phát từ đặc điểm khác hai phương pháp QL tài (theo ngân sách tập trung hay ngân sách nghiệp) mà hiệu QL thực công việc khác Khác biệt dự án CNTT so với dự án XD Cải tiến quy trình cơng việc cũ Hầu hết dự án XD nhà cao tầng, đường cao tốc, cầu cống… XD cơng trình mặt trống (thường gọi dự án “Đồng Xanh”) Người ta phải làm công việc chuẩn bị xác định địa điểm XD, đền bù giải toả, chuẩn bị lán trại, nhà tạm, tập kết máy móc thi công… Trong hầu hết dự án ứng dụng CNTT ln bao gồm ba nội dung sau: - Tin học hố số quy trình tồn - Cải tiến số quy trình hữu - Thêm vào số quy trình Trong CNTT, khơng có dự án “Đồng Xanh” đơn giản Hầu hết dự án CNTT như: Tin học hố QL hành nhà nước (112); XD phủ điện tử; quản trị tài nguyên doanh nghiệp (ERP); quản trị quan hệ khách hàng (CRM); thương mại điện tử… ln phải đối mặt với việc thay đổi quy trình cơng việc vốn ăn sâu vào thói quen người sử dụng Đội ngũ làm PM phải đảm bảo triển khai dự án, khơng phá vỡ quy trình hoạt động hàng ngày khách hàng Thêm vào đó, họ phải lập kế hoạch để khách hàng chấp nhận việc chuyển tiếp từ quy trình cũ sang quy trình Sự phụ thuộc lớn vào khách hàng (người hưởng thụ dự án) dự án CNTT hồn tồn đối nghịch với tính độc lập cơng trình XD, khách hàng bắt đầu sử dụng kết dự án hoàn tất nghiệm thu Khó trù liệu thay đổi Thực tế khách hàng (chủ đầu tư dự án quan phê duyệt) đổi suy nghĩ sai lầm hồn chỉnh PM khơng có ghê gớm, nhà thầu nên kết thúc nhanh chóng, cần vài ngày hay vài tuần, với chi phí tối thiểu cần giảm giá tối đa Ngược lại, XD bản, khách hàng muốn nhà họ XD kiên cố Việc rút ngắn thời gian thay đổi nguyên vật liệu cấp thấp cấp nhận kinh phí XD “tiền kiểm" cố định, rút ngắn thời gian hay sử dụng vật liệu khác đồng nghĩa với việc rút ruột cơng trình, làm giảm chất lượng Công nghệ lĩnh vực CNTT thường thay đổi nhanh chóng, số cơng nghệ có lỗi thời điểm triển khai, cài đặt Những dự án kéo dài tháng cần phải trù tính việc nâng cấp phần cứng lẫn PM Điều đòi hỏi chủ đầu tư dự án phải chuẩn bị thời gian tài để trì thiết bị hoạt động đồng Hầu hết dự án CNTT bị chậm vơ số ngun nhân khơng thể đốn trước Thường thay đổi cách QL, tổ chức, tài chính, thay đổi mức ưu tiên, cơng nghệ, nhận thức, quy trình nhu cầu… Việc thêm vào chức đồng nghĩa với việc phải tổ chức lại sở liệu thay đổi giao diện Nhà thầu khơng cịn lựa chọn khác ngồi việc phải đồng ý với chủ đầu tư Đôi họ phải làm theo thay đổi khách hàng đưa ra, khơng tăng chi phí thời gian Trong dự án XD, thay đổi mang tính kỹ thuật kiểm soát thủ tục hợp đồng Các thay đổi liên quan đến bảng mô tả chi tiết kỹ thuật dẫn đến kết tăng chi phí thời gian XD Nhưng điều khó định lượng dự án CNTT, mà hợp đồng trù liệu tất thay đổi vốn chất dự án Quy trình xốy trơn ốc Các giai đoạn triển khai dự án XD tuyến tính, giới hạn giai đoạn ln xác định rõ ràng Ví dụ, XD nhà cao tầng, giai đoạn phác thảo kiến trúc, thiết kế kỹ thuật thi công, bảng mô tả chi tiết vật liệu, thi công XD gối đầu có giới hạn xác Trong dự án CNTT, giai đoạn thiết kế, thi công, chỉnh sửa, bắt lỗi, nâng cấp PM chồng chéo lên nhau, mà thường phải chạy theo yêu cầu cụ thể theo kiểu xốy trơn ốc: u cầu khách hàng, thiết kế, XD, triển khai đánh giá Chu kỳ chu kỳ khác Do việc lập bảng mô tả chi tiết kỹ thuật dựa yêu cầu người dùng lần khó khả thi Khách hàng dự án CNTT thường đưa yêu cầu theo kiểu qua loa mong chờ nhà thầu phải nghĩ giải pháp để đáp ứng nhu cầu họ, điều chứng tỏ hiểu biết khách hàng thiếu khơng có sở Phức tạp lập dự toán Một câu hỏi thường đặt “Tại nhà tư vấn CNTT ước lượng dự tốn xác tư vấn XD?” Trong XD, quy trình dự tốn thực theo bước cụ thể, theo thiết kế kiến trúc, thiết kế XD bảng mô tả chi tiết kỹ thuật Tuy nhiên dự án CNTT kéo dài tháng phải đối mặt với nhiều vấn đề như: PM trải qua thay đổi so với dự kiến ban đầu, nhiều phần cứng xuất hiện, giá có thay đổi (may mắn thường theo xu hướng giảm giá, thêm chức năng), kỹ người sử dụng cần phải cập nhật, tùy theo độ phức tạp dự án… Thêm chi phí hướng dẫn sử dụng Điểm khác biệt dự án CNTT với dự án XD chi phí cho tài liệu hướng dẫn, đào tạo hướng dẫn sử dụng sản phẩm Thường kỹ sư XD có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm mà họ làm Vì thế, họ không cần phải phát triển kỹ năng, kỹ thuật kế hoạch hướng dẫn khách hàng Họ bỏ nhiều thời gian, tiền bạc công sức để viết tài liệu hướng dẫn khách hàng Ngược lại, với dự án CNTT, huấn luyện hỗ trợ khách hàng để đáp ứng yêu cầu họ nên nhà thầu phải có khả năng, kỹ thuật công cụ QL riêng biệt, phải lập kế hoạch đáp ứng yêu cầu tài liệu sử dụng huấn luyện cho khách hàng Điều tăng chi phí thời gian tiền bạc Thay lời kết Sự khác biệt lớn QL dự CNTT theo kiểu “hậu kiểm” hay “tiền kiểm” chỗ bên QL dự án đầu tư thường coi trọng kết đầu (nhưng với mức kinh phí đầu vào “khốn”, khơng dễ dàng thay đổi); với bên QL công việc, hạng mục theo kiểu dự toán, thực nhanh thực chi, thường đặt nặng vấn đề kiểm soát dự toán tốn tài theo hướng tiết kiệm tối đa, khó đánh giá kết cuối thiếu bước thẩm định, phê duyệt dự án theo tiêu chí cụ thể làm Kinh nghiệm quốc gia phát triển cho thấy QL theo kết đầu có nhiều ưu việt phương pháp QL theo dự tốn đầu vào, địi hỏi máy QL phải chuyên nghiệp hơn, có kỹ năng, kinh nghiệm chun mơn cao Đó đột phá cải cách hành (CCHC) Một máy QL chưa đủ mạnh, chưa đến tầm, việc XD, thẩm định, phê duyệt triển khai dự án chắn không đạt hiệu cao, chí làm ngưng trệ cơng việc Bên cạnh đó, vướng mắc thủ tục, định mức, quy trình … làm cho phương pháp QL dự án theo kết đầu ra, dù phù hợp với định hướng CCHC tiên tiến, lại triển khai suôn sẻ Phải việc từ bỏ cách làm lớn để quay cách làm nhỏ lẻ, phân tán dường phù hợp với trình độ tổ chức, máy người ? Nhưng cải cách XD hành điện tử? Phải ngành ngân hàng, tài chính, hải quan …đang thành cơng ứng dụng CNTT XD hệ thống thông tin QL đồng bộ, hiệu họ áp dụng quy trình QL dự án tiên tiến (với giúp đỡ từ dự án vay vốn quốc tế chuyển giao kinh nghiệm QL dự án CNTT tiên tiến từ nước ngoài) ? Chỉ thời gian tổng kết học kinh nghiệm mình, trả lời câu hỏi trên! Thực tiễn 10 năm ứng dụng CNTT (1995-2005) có lẽ đủ để giới lãnh đạo ngành rút học kinh nghiệm thành công thất bại Mong muốn người có trách nhiệm QL ngành (đương chức hay nghỉ hưu) ngồi lại xem xét đánh giá trạng Cơ quan QL nhà nước cấp cao nên sớm vào cuộc, có kết luận đưa định hướng rõ ràng, tránh tình trạng lúng túng “vòng vo tam quốc” QL triển khai dự án CNTT, không ứng dụng CNTT cịn bị bế tắc rơi vào tình trạng “tránh vỏ dưa gặp vỏ dừa” Hoàng Lê Minh ... mục theo kiểu dự toán, thực nhanh thực chi, thường đặt nặng vấn đề kiểm soát dự toán tốn tài theo hướng tiết kiệm tối đa, khó đánh giá kết cuối thiếu bước thẩm định, phê duyệt dự án theo tiêu chí... thụ dự án) dự án CNTT hồn tồn đối nghịch với tính độc lập cơng trình XD, khách hàng bắt đầu sử dụng kết dự án hoàn tất nghiệm thu Khó trù liệu thay đổi Thực tế khách hàng (chủ đầu tư dự án quan... cài đặt Những dự án kéo dài tháng cần phải trù tính việc nâng cấp phần cứng lẫn PM Điều đòi hỏi chủ đầu tư dự án phải chuẩn bị thời gian tài để trì thiết bị hoạt động đồng Hầu hết dự án CNTT bị