Giáo Trình Quản Lý Dự Án CNTT KHTN

Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra. Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi.

1

Contents

PH N I ậ T NG QUAN 5

Ch ng 4 : GI I THI U 5

4.1 L ch s qu n tr d án 5

4.2 Qu n tr d án trong th gi i kinh doanh ngày nay [2] 5

4.3 L i ích c a qu n tr d án? 7

4.4 V y thì d án là gì? 7

4.5 B n ph n và quy n h n c a tr ng d án 9

4.6 T i sao d án ph n m m th t b i ? 10

4.7 Các y u t t i thi u đ d án thành công 10

4.8 Qu n tr d án là gì? 11

Ch ng 5 : CON NG I VÀ K N NG 13

5.1 Nh ng ng i liên quan đ n d án 13

5.2 Các k n ng c a tr ng d án 13

5.2.1 Kh n ng Lưnh đ o b m sinh hay rèn luy n? 15

5.2.2 K n ng v k thu t có c n thi t? 15

5.3 B n có th làm gì v i các ki n th c qu n tr d án? 16

Ch ng 6 : QU N TR D ÁN PH N M M VÀ QUI TRÌNH 16

6.1 Qu n tr d án ph n m m 16

6.2 Qui trình là gì? 16

6.3 M t s Qui trình phát tri n ph n m m (QTPTPM) 17

6.3.1 Qui trình thác n c (Waterfall Life Cycle) 17

6.3.2 Qui trình Prototype - Qui trình Phát tri n l p (Iterative Development) 18

6.3.3 Qui trình t ng d n (Incremental lifecycle model) 20

6.3.4 Qui trình xo n c (Spiral Life Cycle) 20

6.3.5 L p trình c c đ (Extreme Programming) 21

6.4 S a đ i quy trình (Process Tailoring) 22

2

6.4.1 S a đ i s l c: 23

6.4.2 S a đ i chi ti t: 24

6.5 Qui trình làm d án (Chu k s ng c a d án) 24

6.5.1 Xác đ nh ph m vi c a d án 24

6.5.2 Lên k ho ch 25

6.5.3 Th c thi k ho ch 26

6.5.4 Giám sát và đi u ch nh 26

6.5.5 óng d án 26

6.5.6 Áp d ng c 5 pha c a qui trình? 27

PH N II: LÊN K HO CH 28

Ch ng 7 XÁC NH D ÁN 28

B n phát bi u công vi c (Statement of work- SOW) 28

7.1.1 Gi i thi u 29

7.1.2 Ph m vi 29

7.1.3 Các gi đ nh 31

7.1.4 Các ràng bu c 31

7.1.5 Tiêu chu n th c hi n ậ Cam k t ch t l ng 31

7.1.6 L i ích nghi p v 32

7.1.7 Mô t s n ph m / d ch v 32

7.1.8 Các trách nhi m chính 32

7.1.9 Tham kh o 32

7.1.10 S a đ i b sung 32

7.1.11 Ch ký 32

Công b d án 32

Ch ng 8 : CÁC K THU T LÊN K HO CH 33

8.1 Phân rã công vi c (Work Breakdown Structure -WBS) 33

8.2 Bài t p CBK1 38

8.3 S đ m ng công vi c (Network Diagram) 39

3

8.3.1 nh ngh a: 39

8.3.2 Ký hi u: 39

8.3.3 Các lo i quan h 39

8.3.4 Các lo i S MCV 40

8.3.5 Bài t p: 41

8.3.6 ng c ng (Critical Path Method): 41

8.3.7 Cách tính l ch bi u 42

8.3.8 th n i (float): 43

8.3.9 K thu t rút ng n th i gian th c hi n 43

8.4 S đ Gantt 44

8.4.1 Cách v 44

8.4.2 M c đích: 45

Ch ng 9 : C L NG 47

9.1 Khái ni m v c l ng 47

9.2 Các k thu t c l ng s c gia công 47

1 K thu t t ng t (Top-Down) 47

2 c l ng t d i lên (Bottom-Up) 48

3 Mô hình tham s 48

4 c l ng theo s phân ph i s c gia công 48

9.3 Các cách ti p c n c l ng 49

9.3.1 Historical data: 49

9.3.2 T ng t nh công vi c khác trong cùng m t d án 49

9.3.3 T v n t chuyên gia 49

9.3.4 Brainstorm 49

9.3.5 Ph ng pháp 3 đi m: 49

9.3.6 H s n ng su t toàn c c (Global Efficiency Factor -GEF) 50

9.3.7 Ph n tr m đi u ch nh n ng su t (Productivity Adjustment Percent -PAP) 50

9.3.8 Qu th i gian d tr : 51

4

9.4 Khái ni m v l ch bi u 51

9.5 c l ng th i gian th c hi n 52

9.5.1 Các lo i th i gian 53

9.6 Chi n l c lên k ho ch 53

9.6.1 K ho ch t ng th 54

9.6.2 Lên k ho ch chi ti t 55

Ch ng 10 : TÍNH TOÁN CHI PHÍ 58

10.1.1 Các đ m c c n chi phí 58

10.1.2 Công th c tính chi phí 59

10.1.3 Phân lo i chi phí 60

10.1.4 Các y u t nh h ng vi c tính toán chi phí 60

10.1.5 Cách ti p c n qu n lý chi phí 61

10.1.6 Làm gì n u tr ng d án b cho là c l ng chi phí quá cao? 61

Ch ng 11 : PHÂN PH I TÀI NGUYÊN 62

11.1 Cân đ i tài nguyên 63

11.2 Các ph ng pháp cân đ i tài nguyên: 64

11.3 H tr phân công nhân s 64

Ch ng 9: RÚT NG N TH I GIAN TH C HI N V i CHI PHÍ TH P NH T 67

Phát bi u bài tóan: Cho d án Y, g m các công vi c nh b ng d i Gi s bình th ng thì A có th đ c th c hi n trong 4 ngày, còn n u làm t c hành thì A có th th c hi n t i thi u trong 2 ngày V i m i ngày t c hành nh v y, chi phí ph i tr cho A là 140$/ngày (d nhiên là n u làm bình th ng thì chi phí m i ngày s th p h n) T ng t nh v y cho các công vi c còn l i: 67

Bài m u 2: cho d án v í SDMCV nh sau: 69

5

PH N I ậ T NG QUAN

Ch ng 4: GI I THI U

4.1 L ch s qu n tr d án

Qu n tr d ánăđưămanhănhaăcóăt th i Noah, chính Noah làătr ng d ánăđ u tiên trên th gi i khi ông t m lên

k ho chăđóngăthuy n qua tr năđ i h ng th y cùng v i m t s gia súc các lo i, m t s th c ph m, n c u ng c n thi tăđ s ng còn

Kim t tháp Ai C păcònăđ ngăv ngăđ năngàyănayăc ngălàănh vào hàng ngàn d ánăđ c qu n tr b iăhàngătr mă

tr ng d án tài ba

T xaăx a,ăm cădùăđưăxu t hi n nhi uătr ng d án l i l c, qu n tr d án v năch aăđ c nh n ra là ngành khoa

h c c n thi tăchoăđ n khi các ho tăđ ng nghiên c u trong th păniênă1950,ăđiătìmănh ngăph ngăphápătiênăphong,ăcác công c đ c bi t trong các d ánăkhôngăgianăđ t ti nănh ăd án Polaris, Apollo NASA và B Quôc Phòng

M đưăthi t l p nhi u chu n v qu n tr d án đ ràng bu c v i nh ng công ty h p tác

Vào cu i th p niên 1960 các ngành qu n tr kinh doanh b tăđ u nghiên c u các c u trúc t ch c và k thu t m i

đ có th thích ng k p th i v i s thayăđ i nhanh chóng c aămôiătr ng th c t Vàoăcácăn mă1970,ă1980ătàiă

li u v qu n tr d ánăđ c công b phong phú, d năđ n vi c phát tri n m nh các lý thuy t,ăph ngăphápăvàătiêuăchu n

Kho ng 1990 các công ty thu c nhóm l i nhu n l n phi l i nhu năđ u nh n ra r ng h khó mà th c thi thành công các công vi c l n và ph c t p n u không áp d ng các công c và qui trình qu n tr d án

4.2 Qu n tr d án trong th gi i kinh doanh ngày nay [2]

V iăs ăchuy n d ch t vi c s n su t các d ch v , hàng tiêu dùng theo cách hàng lo tăđ n vi c s n su t theo ý khách hàng thì qu n tr d án là m tăđápă ng t t nh t cho s thayăđ i này

Không có ngh nào khó kh n h n qu n tr d án Các công ty luôn trong tình tr ng đ i m i mô hình và t ch c

l i đ theo k p s c nh tranh toàn c u S tranh đ u r t gay g t và ch có nh ng công ty linh ho t là t n t i Ví d ,

vi c ng d ng h phân tán và truy n thông t ng nhanh (nh client/server, Intranet, và internet computing) đư đ y nhanh s bi n m t c a ranh gi i t ch c và c p b c qu n lý i theo s m d n v c p b c t ch c là s trao quy n cho nhân viên Nhi u công ty hi n nay cho phép nhân viên trách nhi m l n h n và ch u trách nhi m trong quy t đ nh (ví d nh các nhóm t làm vi c tr c ti p)

S thay đ i không ng ng l i đó Nhi u công ty xem d án là s đ u t , s tích h p trong k ho ch chi n l c

c a h i u đó có ngh a là ng i tr ng d án ph i liên t c ch ng t s đóng góp c a h cho đ n cùng V i s

k t h p ngày càng g n gi a k ho ch chi n l c và qu n tr d án d n đ n m i quan h ch t ch gi a qu n tr d

án và qu n tr ti n trình, d án tr thành m t ph n tích h p trong s d ng và th c hi n ti n trình

6

B n ch t công vi c ngày nay c ng thay đ i nhi u công ty Nhân viên không còn yêu c u hay tìm ki m m t công vi c dài h n - nhi u ng i và công ty thích s linh ho t và di đ ng Nh ng thay đ i này t o ra m t h ng

m i đ hoàn thành công vi c: tr c ti p tác đ ng lên quan h và cách th c kinh doanh

Nhi u d án ngày nay thu hút nhân l c t nh ng ngành ngh và t ng l p khác nhau do s toàn c u hóa c a kinh

t qu c gia

Khi kinh t ti p t c đ c m r ng, các ngu n l c chính s b gi i h n và ng i qu n tr d án s c n nh ng

ph ng án thay th đ gi đ c s thành th o, ch ng h n nh s d ng c v n và gia công D nhiên, trong quá

kh ng i qu n tr d án c ng ph i đ i m t v i nh ng v n đ t ng t trong cung c p các ngu n l c thay th ,

nh ng ch a bao gi có áp l c l n nh ngày nay

Áp l c th tr ng c ng gây r c r i cho ng i qu n tr d án Khách hàng không ch mu n ch t l ng t t mà còn đòi h i th i gian ng n h n Áp l c th i gian b t bu c ng i qu n tr ph i ho t đ ng hi u qu m c ch a t ng

có S ph c t p trong qu n tr d án ch a bao gi l n nh hi n nay, và ch có t ng trong t ng lai i u then

ch t là các ph n c a d án ph i s n sàng đ ch c r ng d ch v cu i cùng đ c giao đúng th i h n, trong ngân sách cho phép và đ m b o ch t l ng cao nh t

Các công vi c truy n th ngăđ c th c hi năđ uăđ n m iăngàyătrongăv năphòng,ănhàămáyăs d n bi n m tădoăđ c

t đ ng hóa Qu n tr trungăgianănh ăcácăcông ty máy tính chuyên thu th păvàăphânătíchăthôngătinăc ngăd n bi n

m t.ăThayăvàoăđóălàăd án và nhóm làm d ánăđ c thành l păđ gi i quy t m tăbàiătoánănàoăđó.ăBàiătoánăcóăth

là thi t k m t s n ph m m i ho c re-engineer m tăquiătrìnhănàoăđóă- d án hình thành, nhân s đ căđi u ph i,

th c thi, hoàn t t và k t thúc d án Nhóm làm d ánăđ c hình thành và gi i tán theo bài toán

Cácăcôngătyăt ngălaiăđi n hình s có các lo i vai trò sau:

C p qu n lý cao nh t

(top-level management)

CEO (Chief Exercuve Officer)

VP (Vice Precident)

Xây d ng chi năl c

Qu n lý tài nguyên CFO, CIO, HR Manager, VP of

Các t vi t t t xem glossary

Ngày nay, do s thayăđ i chóng m t c a th tr ng, qu n tr d án luôn luôn là gi iăphápăđ u tiên trong các ho t

đ ng kinh doanh Các công ty l n và nh nh n ra r ng cách ti p c n có c uătrúcănh ălênăk ho ch và giám sát các

d án là chìa khóa c n thi tăđ thànhăcông.ăNóăđemăl i nh ng l i ích c th nh :

Giám sát t t ngân sách, tài nguyên

D án là khái ni m r t ph c t p Ng iătaăđưăph i c g ng đ aăra 8 đ nhăngh aăsauăđâyăđ mô t nó:

1 Là th hi n duy nh t: không bao gi có 2 d án gi ng nhau hoàn toàn

2 Liênăquanăđ n s không ch c ch n: nói lên b n ch t c a d ánălàăhayăthayăđ i

T m th i: có th iăđi m b tăđ u và k t thúc rõ ràng

8

3 C n tài nguyên c a nhi uăl nhăv c khác nhau: ví d ph n c ng, ph n m m, vi n thông,.v v

4 Là 1 dãy các công vi c có th t vàăđ căxácăđ nh d a vào s ràng bu c c a tài nguyên

5 c th c hi n theo ph m vi cho tr c

6 Th c hi nătrongă1ăngânăsáchăxácăđ nh

7 c th c hi n trong kho ng th i gian xác đ nh

có th hi uăđ c d án là gì, ta ph i nhìn nó qua nhi uăl ngăkínhănh v y, rõ ràng là nó r t ph c t p.ă óălàălýă

do t i sao khi th c hi n d án hay b th t b i n u không hi uăđúngăb n ch t c a nó

V m tăđ nhăl ng, d án th ngăđ c mô t ng n g n và tr c quan qua 5 y u t sau:

Ngh aălàăd ánălàă1ăđ i t ng b chi ph i b iăn măy u t chính:

Yêu c u hay còn g i là ph m vi (scope), biên c a bài toán:ăngh aălàăxácăđ nh nh ng gì d án s làm và

nh ng gì không làm Vi căxácăđ nh ph m vi và b tăđ u b ng m tăbiênăđúngălàăr t quan tr ng, m c dù biên này có th thayăđ iăsauăđó.ăNhi m v vàăc ngălàătháchăth c c aătr ng d án là dò tìm, n m b t

đ căcácăthayăđ i này và đi u ti t chúng

Th i gian: th iăgianăth ng t l ngh ch v i chi phí, d ánăcàngăkéoădàiăthìăchiăphíăcàngăt ngăcaoă vàă

ng c l i.ăSauăkhiăđưăth ngăl ng và ký h păđ ng xong thì th i gian th c hi n d án coiănh ăđ c

ch t l i

Th i gian là m t lo i tài nguyên r tăđ c bi t.ăNg iătaăth ng nói th i gian là vàng b c,ănh ngăvàngăb c

có th đ căđ dành, ki m thêm ho c chi tiêu còn th i gian thì không M i sáng th c d y, m iăng i có

24 gi tinh khôi; mu năđ dànhăkhôngăxàiăchúngăc ngăkhôngăđ c; mu n ki m thêm m i ngày nhi u

h nă24ăgi c ngăkhôngăđ c T iăsaoăc ngăm t ngày v i ng n y gi màăcóăng iălàmăđ c nhi u vi c, cóăng iălàmăđ c ít vi c,ăcóăng i ch ngălàmăđ c vi c gì, th măchíăcóăng i làm toàn nh ng chuy n

có h i?

óăc ngălàăm t trong nh ng lý do nhăh ngăđ n s th t b i hay thành công c a d án

Chi phí:c ngăt ngăt nh ăth iăgian,ăsauăkhiăđưăth ngăl ng và ký h păđ ng xong thì chi phí th c

hi n d án c ngăđ c ch t l M t nhi m v quan tr ng c aătr ng d án là qu n lý các chi tiêu trong

d án sao cho không b v t ngân sách

Ch t l ng: th ngăng i ta ch quan tâm ch tăl ng c a s n ph mămàăquênăđiăch tăl ng c a qui trình làm ra s n ph m y.ă óălàălýădoăt i sao Vi tăNamăth ng hay x y ra các v ng đ c th că năt p th ,

9

khi th că năđ cătr ngăb y trên bàn trông r tăngon,ănh ngă năvàoăthìăb ng đ c, do qui trình th c hi n không có ch tăl ng B i v yăkhiănóiăđ n ch tăl ng, c n xét 2 khía c nh:

- Ch tăl ng c a s n ph m

- Ch tăl ng c a qui trình làm ra s n ph măđó

Nh ătaăđưăbi t m t qui trình t t s cho ra nh ng s n ph m có ch tăl ng t t và năđ nh V i d án ph n

m m, s n ph m cu i là m t h th ng ph n m m Vì v y,ăđ t oăđ c m t ph n m m có ch tăl ng, m t trong nh ng nhi m v đ u tiên c aătr ng d án là ch n ra m t qui trình làm ph n m m có ch tăl ng

T t c đ u có s n và có gi i h n.ăNgh aălàăkhiălênăl ch bi u phân ph i tài nguyên cho các công vi c c a d án,

tr ng d án ph i xem chúng có t n t i, và có s n sàng vào th i gian công vi căđóăđ c th c hi n không

Ch c n 1 trong 5 y u t nàyăthayăđ i thì 4 y u t còn l i s b nh h ngătheo,ăngh aălàăd án s r i vào th m t cân b ng

Không th th c hi n m t d án v i yêu c u r t nhi u, ch tăl ng th t cao, chi phí th t th p và tài nguyên th t ít,

nh ăv y là m t cân b ng:

B n ph n c a tr ng d án luôn gi d án th cân b ng Th cân b ng này r t mong manh do b n ch t c a d ánălàăhayăthayăđ i

4.5 B n ph n và quy n h n c a tr ng d án

10

Nh ăđưăbi t th i gian, chi phí, ph m vi, ch tăl ng là các th do khách hàng kh ng ch , và h uănh ălàăc đ nh

n uăkhôngăcóăgìăthayăđ i trong su t quá trình làm d án D a vào th i gian, chi phí, ph m vi đưăđ căcho,ătr ng

d án có b n ph n lên k ho ch trong gi i h n các tài nguyên đ c c pătrênăgiaoăđ t o ra s n ph m có ch t

l ng

Nói tóm l iătr ng d án ch có toàn quy n qu n lý chi phí và lên k ho ch trong 5 khung hay 5 gi i h n: th i gian, chi phí, ph m vi, ch tăl ng và tài nguyên; b nămónăđ u do khách hàng quy tăđ nh, món cu i cùng do c p trên c aătr ng d án quy tăđ nh

Quaăđóăđ th y vi c qu n tr d án qu m t thách th căđ y quy năr ăđ i v iătr ng d án, vì m c dù b kh ng

ch b i 5 gi i h n,ănh ngăv n còn m t b u tr i r ng m đ tr ng d án sáng t o:ăđóălàălênăk ho ch và qu n lý chi phí

4.6 T i sao d án ph n m m th t b i ?

Có r t nhi u nguyên nhân khi n d án b th t b i,ăd iăđâyăli t kê m t s nguyên nhân chính:

căl ngăsai:ăD ngănh ăv i m iătr ng d án, th t b iăđ u tiên - có th ch aăph i là cu iăcùng,ăđ c kinh nghi mălàă căl ngăsai.ă i uănàyăc ngăd hi uăvìă căl ng không ph i là m t ngành khoa h c chính xác, nó ph thu c vào kinh nghi m và vào r t nhi u y u t khách quan khác M t ch ng minh là

th yêu c u các bà n i tr - v i b dày kinh nghi m nhi u ch căn măđiăch , có th căl ng chính xác

s ti n s chi cho m i bu iăđiăch không? Câu tr l i là không, ch c ch n có sai s r t l n n uăhômăđóă

ng u nhiên ngoài ch bán h giá m tămónăgìăđóăr t h p d n bà

Ph măviăthayăđ iăc ngăm t trong nh ng nguyên nhân chính c a th t b i V năđ khôngăđ năgi n là h thayăđ i ph m vi thì thêm ti n, vì s ti năđ căthêmăđóăkhôngăt ngăx ng v i s c gia công Ví d m t

d ánăbanăđ uă căl ng là m t tri u,ăsauăđóăăph mă viăthayăđ i d ánăđ că căl ng l i là 2 tri u,

nh ngăth c t có th lênăđ n 4, ho c 5 tri u, do ph măviăthayăđ iăđưăpháăv k ho ch và làm xáo tr n

nh ngăgìăđưăhoànăt t Th t s ph măviăthayăđ i ch thành tai h aăkhiăchúngăkhôngăđ c qu n lý, theo v t vàăxácăđ nh m tăcáchăđúngăđ n

K thu t: dùng nh ng k thu t không thích h p v i bài toán, ho c nh ng k thu t quá m i không có

th i gian và kinh nghi măđ n m rõ nó

11

gi mănhânăcông,ăt ngădoanhăthu,ăv v ăD án có th k t thúc hoàn h o:ăđúngăth i h n,ăd i ngân sách và th a

ph m vi yêu c u,ănh ngăn u khách hàng không gi măđ c m c t n kho, nhân s v n th ,ăvàădoanhăthuăgiaăt ngă

ch đ d trang trãi chi phí c a d ánăthìăcoiănh ăs đ uăt ăc a khách hàng vào d án là lãng phí

4.8 Qu n tr d án là gì?

Dù môi tr ng d án có thay đ i nh th nào, các ki n th căc ăs trong qu n tr v n nh nhau b t k đó là d án thu c lãnh v c công ngh thông tin hay các lãnh v c khác Ví d , qu n tr m t d án ti p th c ngăc n các k

n ng c ăs nh là qu n tr m t d án ph n m m

Ki n th c c a các lãnh v c Xi có th là r t nhi u ho c ít ho c không c n gì c , là ph thu căvàoăđ l n,ăđ ph c

t p c a bài toán; và tùy thu c vào yêu c u v ch tăl ng c a khách hàng

nh ngh a qu n tr d án: qu n tr d án là ng d ng tri th c + k n ngă+ăcôngăc + k thu t vào d án đ đ t

đ c m c tiêu

1 Tri th c

1.1 Tri th c c b n: giúp tr ng d án xácăđ nh đ c m c tiêu c a d án:

1.1.1 Qu n lý yêu c u: thu th p, phân l ai và phê duy t các yêu c u

1.1.2 Qu n lý l ch bi u: c l ng th i gian th c hi n, tài nguyên cho t ng công vi c sao cho d án hòan t tăđúngăh n

1.1.3 Qu n lý Chi phí: chi tiêu h p lý, không v t ngân sách

Ki n th c QTDAă ă c ă

s

Lãnh v c X1

Lãnh v c

Xi

Lãnh

v c X2

12

1.1.4 Qu n lý ch t l ng: B oăđ m các mô t v s n ph m làăđúng,ăđ yăđ so v i các yêu c u

1.2 Các tri th c ti n ích: giúp tr ng d án hòan thành m c tiêu đ ra

1.2.1 Qu n lý nhân l c: s d ng hi u qu ngu n nhân l c

1.2.2 Qu n lý giao ti p: phát sinh, thu th p, ph bi n, l u tr các thông tin

1.2.3 Qu n lý r i ro: n m b t và x lý r i ro ti m n

1.2.4 Qu n lý Thu mua: xin / mua / m n /thuê các s n ph m/d ch v c n thi t cho d án

2 Công c : các tri th c trên n u n u áp d ng vào d án theo cách th công, không dùng công c h tr thì

tr ng d án s làm vi c r t c c mà k t qu công vi căc ngăkhôngăchínhăxácădoătínhăph c t p và hay thay

đ i c a d án.ăDoăđó,ăv i t ng lãnh v căng iătaăth ng dùng các công c h tr đi năhìnhănh ăsau:

2.1 Qu n lý yêu c u: RequisitePro,ầ

2.2 Qu n lý l ch bi u MS Project, Planer, Open Plan

2.3 Qu n lý Chi phí: MS Project, Planer, Gantt chart, Costarầ

2.4 ầ

3 K n ngă(xem ch ngă2.2)

4 K thu t (xemăch ngă4)

Có th xem qu n tr d án nh m t mái vòm ki n trúc có 9 c t (8 tri th c + k n ng).ă c bi t, ch c n m t cây

c t b gãy thì kh n ngăs păđ (d án th t b i) c a mái vòm r t cao!

Nói m t cách hình t ng h n, qu n tr d án có th đ c ví nh taăđi u khi n m t con ng a ch ng (d án)ăđiăt SaiGonăđ n Ch L n Con ng a có th h t ng i c i (tr ng d án) r t xu ngăđ t (d án th t b i) b t c lúc nào!ăNgoàiăra,ătrênăconăđ ngăđiăSaigon-Ch l n, ng i c i ng a s có th g p vô s r i ro: l t gà, k t xe,

ng a sút móng, m a l t, tr n l t,ầă

Ng i b o tr (Sponsor) : ng i/nhóm ch u trách nhi m v m t t ch c

Client: ng i/nhóm tr ti n cho s phát tri n (development )

Users:ng i/nhóm s d ng s n ph m cu i

Customers: ng i/nhóm tr ti n mua s n ph m

Project team, Developer(s): nhóm phát tri n d án

Phòng ti p th (Marketing Department)

Chuyên gia k thu t (Technical Expert): ng i/nhóm có kinh nghi m chuyên môn liênăquanăđ n các yêu c u phi ch căn ngăc a s n ph m (ví d : máy móc, pháp lý, môi tr ng v n hành, )

Nhà cung c p (Suppliers): công ty th ba cung c p các thi t b , d ch v cho d án

Nhi m v c a tr ng d án là có quan h t t v i stakeholder, hi uăđúngăvàăđápă ngăđúngăcácămongăđ i c a h

M t trong nh ng kh n ngăđ c bi tăălàătr ng d án ph i hi u bi t phong t c, t p quán v vầăT i sao? Vì nhân

s trong m t nhóm có th đ n t nhi u mi n khác nhau trên Vi t Nam, th m chí trên th gi i; m iăng i có m t

n năv năhóaăkhácănhau,ăt păquánăkhácănhau,ăch aăk thói quen, s thíchăkhácănhau, vầv ădoăđóătr ng d án

ph i n măđ c nh ng s khác bi t nàyăvàăđi uăhòaăsaoăchoătránhăđ c nh ng ng nh n d năđ n nh ng mâu thu n,ăxungăđ tăkhôngăđángăcó Còn v lu t pháp? N u không n m rõ lu tă(laoăđ ng) c a qu c gia, t ch c c a nhân s mà d ánăđangăthuêăthìăs cóănguyăc ătr ng d án thuê, s d ng, sa th i nhân s khôngăđúngălu t,ădoăđóă

s b ki n cáo và b tòa án ph t n ng.ă i u này khi n t n kém mà l i m t uy tín M t ví d đi n hình cho chuy n này Vi t Nam: Tòa án Tr ng tài th thao qu c t t i Th yăS ăđưăquy tăđ nh x choănguyênăHLVăđ i U.23 VN- Letard (ng i Pháp) th ng ki năL B VN,ăbu căL B VNăph i b i th ng 197.000 USD cho v HLV này, n uăkhôngăđ i tuy năbóngăđáăVNăs b c măthiăđ u qu c t trongă2ăn m.ăDoănh n th c v lu t c a liên đoànăcònăy u c ng v i vi c thi u hi u sâu v nh ngăđi u kho n ràng bu c trong h păđ ng [13]

Các k n ngăc ng giúp tr ng d án làm t t vai trò qu n lý (management), nh ng k n ngănàyăcóăth đ căđàoă

t o r t bài b n tr ng l p Nh m t d án thành công, qu n lý t t không thôi ch , tr ng d án c n

ph i có t ch t c a ng iălưnhăđ oă(leader),ăngh aălàăph i có các k n ngăm m, chúng là ch t keo t o s đoànăk t

và gây c m h ng làm vi cătrongănhómăđ ng th i l yăđ c thi n c m c a nh ng ng i ngoài nhóm

V yăthìăđi m khác bi t m u ch t gi aălưnhăđ o và qu n lý là gì? – Lưnhăđ oălàăng i quy tăđ nh v chi năl c

ho tăđ ng và quan tr ng là ch u trách nhi m v quy tăđ nhăđóăkhiănóăb th t b i Qu nălýălàăng i th c hi n công

vi cătheoăđúngăchi năl căđó.ă

V m tăđ i n i,ălưnhăđ o là có kh n ngăthúcăđ y, truy n c m h ng cho m i ng i tr nênăh ngăhái,ăt tin, và t n tâm Nó ng ýăđ n s y thác, trao quy n, xây d ng s tín nhi m, khuy n khích tínhăđaăd ng,ăđ t c s cho s

n ngăđ ng, và s thi hành d dàng

V m t lý thuy t và th c t vaiătròălưnhăđ o r t nh n m nhăđ n y u t con ng i, mu n v y b năthânătr ng d

án ph i làm ch đ c chính mình: làm ch v gi gi c; làm ch đ c c m xúc, nh t là không gi n cá chém th t;

bi t tôn tr ng các thành viên trong nhóm, không la m ng m tăng i gi aăđámăđông

Lưnhăđ o ph i có óc quan sát và k n ng l ng nghe tích c c Quan sát và l ng nghe t nhi u phía; nh t là khi có xungăđ t, tránh ch l ng nghe t m t phía, n uăkhôngăng iălưnhăđ o s d dàng b đi u khi n b i k x u – k

đ aăraăthôngătinăm t chi uăđó.ă

15

Doăđóălưnhăđ o c n ph i hi uăđ c nguy n v ng, s tr ng, s đo n, cá tánh c a t ng ng i trong nhóm và thúc

đ y, dàn x p h thông qua vi c nói chuy n c i m đ điăđ n m căđíchăchungăc a d án V iăđi u ki n m i quy t

đ nh và hành x ph i d a trên nguyên t căđ ra,ăđ m b o s tín nhi m, tin c y và công b ng có th bi tăđ c

ph n nào cá tính c a t ng thành viên trong nhóm, tr ng d án nên thi t k m t m u (form) và yêu c u m i thành viên t đi n các thông tin c n thi t và có ch n l c vào m uăđó.ă(Xemăm t m uăđ ngh ph l c A) Lưnhăđ o ph i s n sàng ng bi n khi g p r iăro.ăThúcăđ y s sáng t o và gi i quy t v năđ có hi u qu Xây

d ng nhóm làm vi c đoànăk t,ă giúpăđ l n nhau Nh ng thành viên trong nhóm ph i chia s thông tin và tài nguyên cho nhau Xây d ng m t không khí làm vi c tin c y, thân thi n gi a m i ng i, nh n m nh m i quan h

h n là s t ng tác theo ki u phân c p Giúpăđ m i ng i làm công vi c c a h tích c c, không bi quan, giúp

lo i b m i tr ng i

V m tăđ i ngo i,ăng i lãnh đ o không ch cóăđ c thi n c m c a n i b ,ămàăc ngăr t c n thi tăcóăđ c cac thi n c m càng nhi u càng t t t phía bên ngoài, ph i có quan h t t v i các phòng ban khác ngoài nhóm, và

nh t là ph i có kh n ngăv năđ ng (lobby) thì d án m i có th ti n tri n suôn s ăC ngăgi ng nh mu năđ c c

t ng th ng, ng i ta ph i có chi n d ch v năđ ng kh p n i V năđ ngăkhôngăcóăngh aăălàăh i l H i l là m t hànhăđ ng t sát! Vì m tăkhiăđưăh i l thì ph i h i l hoài, l n sau s nhi uăh năl nătr c, ti năđóăl y t đâu?ă–

T thamănh ng-r iăđ n tù t i, và nh t là m t nhân cách trong xã h i.ă óălàăbàiăh c c a Bùi Ti năD ngă(PMU18)ă

và c a nhi u quan tham khác

Trongăkhiăđó, v năđ ng là tìm th t nhi u cách tuyên truy n, gi iăthíchăđ đ i tác hi uăđ c l i ích c a v năđ và

đ ng ý th c thi v năđ đó.ăVíăd vi căđ iăm ăb o hi m Vi t Nam L năđ uă(2004?)ăNhàăN c ban hành lu t

đ iăm ăb o hi m, toàn dân ph năđ i Th t b i Sau đóătrênătivi,ăkèmăv i các thông tin qu ng cáo, xu t hi n các video clip quay nh ng ca ch năth ngăs nưoădoăkhôngăđ iă m ăb o hi m,ătrênăbáoăchíă thìăđ ngăbàiă vi t c a

nh ngăng i thoát ch t nh đ iăm ăb o hi m,.v.v L n th hai (12/2007)ăNhàăN c l i ban hành lu tăđ iăm ăb o

hi m, l n này thì thành công H uănh ă100%ădânăchúngăch p hành Vì sao? Vì nh nh ng cu căvânăđ ngănh ă

v yăquaătivi,ăbáoăchí,ăng iădânăđưăhi uăđ c s nguy hi m cho tánh m ngăkhiăkhôngăđ iăăm ăb o hi m

Cu i cùng, tr ng d án ph iăđ t mìnhătr cătiênănh là ng i khách hàng C g ng hi uăđ c m i vi c c a khách hàng vì kháchăhàngălàăng i quy tăđ nh l n trong t m nhìn c a d án

5.2.1 Kh n ng Lãnh đ o b m sinh hay rèn luy n?

Trong m t th iăgianădài,ăng i ta th o lu năcóăđúngăhayăkhôngăng iălưnhăđ o là do b m sinh hay do quá trình rèn luy n Nh ng ý ki năđ aăraăt ngăđ i không năđ nh, m c dù nh ng chuyên gia qu n lý cho r ng nh ng nhà lưnhăđ oăđ c t o ra là do rèn luy năh nălàăb m sinh Hưyăđ ý nh ngăng i gi i xu t s c v m t vi c gì th ng

là do h r t đamămê trong vi căđó và say mê luy n t p b t k ngàyăđêm

5.2.2 K n ng v k thu t có c n thi t?

V i nh ng d án l n,ătr ng d án ch thu n lo vi c qu n tr d án, v m t qu n lý k thu t, qu n lý c u hình,.v v s có nh ngăng i khác ch u trách nhi m V i nh ng d án nh thì h uănh ătr ng d án ph i kiêm t t c , có ngh aătr ng d ánăc ngăph i có nh ng k n ng v k thu t, v qu n lý c u hình, v v không c n ph i chuyên sâu l mănh ngăđ đ có th phánăđoánăvàăt làm công vi căđóăkhiăc n

16

5.3 B n có th làm gì v i các ki n th c qu n tr d án?

Nh ng ki n th căc ăs c a ngành h c này có th đ c áp d ngăđ qu n tr d án c a nhi u lãnh v cănh ăăcôngăngh thông tin, xây d ng, tài chánh, th thao, t ch c các s ki n,v v Có th áp d ng t nh ng d án l nănh ăPhóng phi thuy n lên sao H aă(NASAăđư th c hi n)ăchoăđ n các d ánătrongăđ i s ngăth ng nh t c a cá nhân

nh ăt ch c sinh nh t, picnic,

H năn a, các k n ngăm m nh ăócăquanăsát,ăócăt ch c, k n ngăgiaoăti p,ăv vầăc ngăr t c n thi tătrongăđ i

s ngăbìnhăth ng, s giúp m tăng i (không nh t thi t ph iălàătr ng d án) có kh n ngăs ng hài hòa trong t p

th ă i u này r t quan tr ng khi, không ph i ch trong ngành công ngh thông tin mà trong m t s các ngành ngh khác, làm vi c nhóm làăđi u không th tránh kh i

17

Ví d : qui trình làm bánh mì, qui trình thác n c (làm ph n m m), qui trình ch t oăxeăh i,ăv vầ

Qui trình, còn có tên khác là ti n trình (process), mô hình (model)

B ngăquiătrìnhăng i ta có th t o ra các s n ph m có ch tăl ng năđ nh ho c th m chí có th đi u ch nh ch t

l ng s n ph m sao cho có gía thành phù h p v i th tr ng

M t ích l i khác khi áp d ng quy trình là v i kinh nghi m và th i gian, ng i ta có th c i ti n qui trình b ng cáchăquanăsátăquiătrìnhăđ gi m b t các công vi c (thao tác) th a, c i thi n t tăh nănh ngăcôngăđo năch aăt t, phát hi n và lo i tr vi c s d ng tài nguyên lãng phí Th t v y,ăđi m m u ch t c a quá trình phát tri n ph n

m m trong s l păđiăl p l i là bi năquáătrìnhăđóăthànhăm t quy trình D n d n, nhà phát tri n s h căđ c cách t t

nh t đ làm ra ph n m m

Nh v y,ăth ng các s n ph măđ c s n xu t b ng qui trình s có giá thành r h n,ăđ t n th iăgianăh năsoăv i các s n ph m làm b ng th công

6.3 M t s Qui trình phát tri n ph n m m (QTPTPM)

Vi cădùngăQTPTPMănàoăthìăđ c l p v i vi c qu n tr d án.ăNgh aălàănguyênălýăqu n tr d ánăđ c áp d ng cho

s phát tri n c a b t k d án nào mà không c n bi tăQTPTPMănàoăđ c dùng, vi c ch n l a QTPTPM này là 1

v năđ thu c k thu t

Trong su t quá trình lên k ho ch d án, tr ng d án ph i quy tăđ nhădùngăquyătrìnhăănàoăđ phát tri n ph n

m m.ă âyălàăv năđ ch ch t, b i vì nhi u ho tăđ ng k thu t s b chi ph i b i s quy tăđ nh này Gi ngănh ăláiăxeăđiăđ ng dài – l trìnhăđ c ho chăđ nh s quy tăđ nhăh ngăđiăc a b n

Ph n k đâyăs nh c l i m t s qui trình phát tri n ph n m m

6.3.1 Qui trình thác n c (Waterfall Life Cycle)

Hình 3.1 âyălàăQTPTPMă„c x a‟ănh t Ngày nay nó v năđ c s d ng r ng rãi trong vi c phát tri n các ng d ng Qui trình này là m tădưyăcácăgiaiăđo n, m iăgiaiăđo n ph iăđ c hoàn t tătr căkhiăgiaiăđo n k ti p b tăđ u Các giai

đo nănàyăth ng là: phân tích, thi t k ,ăcàiăđ t và th nghi m M t s bi n th c a qui trình này là có thêm giai

đo n thu th p yêu c uăvàoăđ uăquiătrìnhăvàăăgiaiăđo n b o trì vào cu i qui trình Không th b tăđ u th c hi n m t giaiăđo n n uăgiaiăđo nătr cănóăch aăhoànăt t,ăvàăc ngăkhôngăth tr lui l iăgiaiăđo nătr căđó.ăGi ngănh ăthácă

n c,ăng i ta ch có th chèo thuy năđiăxu ng ch khôngăđiăng călênăđ c

18

Qui trình này có khuy tăđi m là không th áp d ng cho nh ng d án l n ho c nh ng d án có ph măviăđ c xác

đ nh không t t ho c ph m vi có kh n ngăb thayăđ i V i nh ng d án mà khách hàng không bi t rõ mình mu n

gì, ho c các yêu c u có th b thayăđ i, ho c m t s ki nănàoăđóăb b sót thì vi c quay lui là không th Vi c thayăđ i m t công vi căđưăđ c hoàn t t thì t n th iăgianăvàăchiăphí,ădoăđóăquiătrìnhăthácăn c không cho phép quay lui l iăgiaiăđo nătr căđ ch nh s a

Vi căquayăluiăđ ch nh s a ch c ch n là t n kém.ăNh ng th c t thì nh ng phát hi n sai sót, ho c nh ngăthayăđ i

x y ra trong lúc làm d án ho căsauăđóăthìăh th ng v n ph i c p nh tăđ căcácăthayăđ iăđó.ă ph c t p c a

nh ng c p nh t này không ch ph thu c vào b n ch t c aăthayăđ i mà còn ph thu c vào tính uy n chuy n c a

h th ng Ví d m t ng d ng dùng các t pătinăđ nh d ngăbinaryăđ l uătr d li uăthìăkhóăthayăđ iăh nălàănh ng cáiădùngăc ăs d li u quan h ăTuyănhiênăđâyălàălo i v năđ thu c k thu t mà d án dùng trong thi t k , ch không ph i c aăquiătrìnhăthácăn c

Qui trình này thích h p v i nh ng d ánăđưăbi t rõ yêu c u c aăkháchăhàng.ăDoăđóăquiătrìnhănàyăth ngăđ c dùngăsauăkhiăđưăthuăth păđ yăđ yêu c u b ng các qui trình khác (ví d qui trình prototype)

6.3.2 Qui trình Prototype - Qui trình Phát tri n l p (Iterative Development)

Qui trình này d aătrênăýăt ng r ng thông qua 1 lo t các pha; ng v i m i pha thêm vào vài ch căn ng,ăvàăv i

m i ch căn ngăđ aăkháchăhàngăđánhăgiáăđ g i ý khách hàng khai báo các yêu c uărõăh n;ăc l p l iănh ăth cho

đ n vòng l p cu iăcùngălàălúcă„vétăc n‟ăđ c h t các yêu c u c a khách hàng, không c n bi t có th các yêu c u nàyălúcăđ uăm ăh nh ăth nào

Nguy hi m c aăquiătrìnhănày,ăđ i khái là nh ng công vi cămàăng i ta th và s a sai thông qua ng u nhiên Vì

v yăđ có th áp d ng qui trình này có kh n ngăthànhăcôngăthìăd án ph i c năđ căxácăđ nhă3ăđ cătr ngăsau:

1 M c tiêu chung c a d án: giaiăđo năđ u ph m vi c a d án có th không rõ ràng ho căkhôngăđ c xácăđ nh t t,ănh ngănóiăchungăph i bi t m căđíchăc a d án là gì

2 K ho ch t ng quan: d án có th ch ra có c th bao nhiêu vòng l p, m i vòng l p s xây d ng

nh ng ch căn ngănào

3 K ho ch cho t ng vòng l p: có th lên k ho ch chi ti t cho t ng vòng l p, m i vòng l păđ c coi

nh ălàăm t d án K ho ch chi ti t cho m t vòng l p g m các công vi c sau:

Xácăđ nh các yêu c uăhayăcácăđ c t ch căn ngăchoăvòngăl păđó

Thi t k các ch căn ngănày

L p trình và ki m th đ năv các ch căn ngănày

Ki m th tích h p và chuy n d n k t qu thành s n ph m cu i

Có th áp d ngăquiătrìnhăthácăn c cho t ng vòng l p

Tr ng d án ph i b oăđ m r ng m i vòng l păđ c lên k ho ch trong ph m vi c a m c tiêu t ng th c a d án

và r ng m i vòng l păđ c v n hành theo cùng các qui t c c a toàn d án, và d n tr thành s n ph m cu i cùng

C năl uăýăr ng có 2 cách s d ng k t qu c a vòng l p:

N u k t qu c a m i m c l p là m t (s các) ch căn ngăđ năv , s đ c k t l i v i nhau vòng l p cu iăđ thành

s n ph m cu i cùng, thì qui trình này s mang tên là qui trình Phát tri n l p Lúc này k t qu c a m i vòng l p

s đ c giao cho khách hàng s d ng,ădoăđóănóăph iătheoăđúngăcácăchu năđưăđ ra, ph iăđ c ki m th k càng,

ph i có h s ăphátătri n, ph i có ch tăl ng, và ph iăđ c khách hàng ch p nh n

Hình 3.3

Tr ng d án ph i ch c ch n công s c b raăđ phát tri n các vòng l p ph iăt ngă ng v i m căđíchăs d ng k t

qu c aănóăđ không lãng phí

20

6.3.3 Qui trình t ng d n (Incremental lifecycle model)

Qui trình này thích h p v i bài toán có yêu c u có th phân ho ch thành nh ngăgóiăđ c l p Ch c n thi t k ki n trúc t ng th cho bài toán v i nh ng phân ho ch c th , thành nh ng h th ngăconăđ c l p, k đóăxâyăd ng t ng

h th ng này và giao s n ph m cu i (h th ng con) cho khách hàng

Hình 3.4

6.3.4 Qui trình xo n c (Spiral Life Cycle)

Qui trình xo n c là m t lo i qui trình l p qui trình này s l p l i nhi u l nă4ăgiaiăđo năchínhătr c khi t o ra k t

qu cu i cùng Qui trình kh iăđ u trung tâm c a xo n c –m t ph ng ph năt ăbênătrái,ătrên.ăT đi m b tăđ u đó,ăquiătrìnhăs điăxo n căng c chi uăkimăđ ng h quaă4ăgiaiăđo n, m iăgiaiăđo năđ c bi u di n trên m t ph n

t ăm t ph ng:

1 Xácă đ nh các m c tiêu, các gi i pháp, và các ràng bu c:ă giaiă đo n này là thi t l p các m că đíchă

chung b tăđ u và l yăđ c th a thu n, yêu c u c aăkháchăhàngăđ có th ti năhànhăcácăgiaiăđo n k ti p

2 Xácăđ nh và gi i quy t r i ro: giaiăđo n này là phân tích r i ro, lên chi năl căđ i phó r i ro ngay t

lúc r t s m có th đ c N u các r i ro không th kh c ph căđ c thì h y d án ngay lúc này, thi t h i

s ítăh n

3 Phát tri n prototype: xây d ng prototype th i d a trên các yêu c u c aăgiaiăđo n 1, 2

4 Kháchăhàngăđánhăgiá: ch y th prototype i cho khách hàng xem, g i ý khách hàng nói rõ thêm các

yêu c uăcònăm ăh ho c còn ti m n

21

Hình 3.5: mô hình xo n c Qui trình này thích h p cho các d án l n ho c các d án có nh ng m c tiêu không rõ ràng M i vòng l p s chi

ti t hóa cái nhìn v ph m vi và v gi i pháp, cho t i khi k t qu th aăđ c các yêu c u c a khách hàng

6.3.5 L p trình c c đ (Extreme Programming)

Qui trình này m i xu t hi n g năđây.ăNóănh n m nh vi c t ch c nhóm nh , nhanh; xây d ng h th ngăđ c ti p

c n theo l i làm vi c c ng tác L p trình c căđ có các đ cătr ngăsau:ă

Dùngă„câuăchuy năng iădùngă‟ă(userăstories)ăăđ mô t yêu c u d ng phi hình th c

R t nh n m nh ki m th ,ătrongăđóăk ho ch ki m th đ c xây d ng giaiăđo năđ u phát tri n ch không ph i cu i

L p trình c căđ là qui trình l p.ăNóăđ c l p trong k ho ch phát hành (release) t ng th m i vòng l p, nhóm

s review các câu chuy n c aăng i dùng và, cùng v iăng i dùng quy t đ nh câu chuy n nào s đ c phát tri n vòng l p k ăNg i dùng có h p tác ch t ch trong qui trình phát tri n: tinh ch nh các câu chuy n, chu n b , phê duy t các k ho ch ki m th , và review, ki m th , phê duy t các k t qu M i vòng l p, có th ng n vài

tu n, s ph i giao nh ng b n phát hành nh đ ng i dùng có th càiăđ t dùng ngay

L p trình c căđ có v nh ăg m nh ng qui trình v s c ng tác gi a nhóm và khách hàng, hai bên h p tác ch t

ch và k t h păn ngăl căcaoăđ đ t o ra k t qu cu i cùng mà không b gi i h n b i m t khái ni măquiă c nào

v phát tri n ng d ng

Tóm l i, l p trình c căđ g m lên k ho ch chi năl c phát hành t ng th , lên k ho ch m i vòng l p, và trong

m i vòng l p,ăcácăgiaiăđo n quen thu cănh ăxácăđ nh yêu c u, rút ra t câu chuy năng i dùng; thi t k rút ra t các k ho ch ki m th ; phát tri n rút ra t l pătrìnhăđôi;ăvàăcàiăđ t rút ra t các ki m th c aăng iădùng.ă óălàăcác ph n c t lõi c a qui trình

22

Câu h i: s khác bi t gi a các qui trình phát tri n l p, prototype và xo n c, l p trình c căđ ?

6.4 S a đ i quy trình (Process Tailoring)

m t m căđ v ămô,ăm t quy trình chu n có th cung c p m t c u trúc t t nh t c a các pha cho m t l p các d

án và t o ra m tăđi m kh iăđ u t t cho vi căxácăđ nh ti n trình.Tuy nhiên, m t quy trình chu n không th phù

h p cho m i tình hu ng; quy trình t t nh t có th là s s aăđ i d a trên m t quy trình chu nănàoăđó.ăVìăv y,ăđ quy tăđ nh s d ngăquyătrìnhănào,ătr ng d án ph i l a ch năquyătrìnhăc năb năvàăc ngăquy tăđ nhăcáchăđi u

ch nh (customize) đ cóăđ c m t quy trình m i phù h p v i d án

M t quy trình không đ căxácăđ nh – dùăchoăđóălàăquy trình chu n m c c a m t t ch căhayăquyătrìnhăđưăs

d ngătrongăđ ánătr c - thìăđ u có th áp d ng cho m iătr ng h p và m iăđ án M tăquyătrìnhăđưăđ c xác

đ nh ph iăđ c s aăđ i đ phù h p v i nh ng yêu c u c aăđ án hi n t i

S aăđ i là ti nătrìnhăđi u ch nh m tăquyătrìnhăđưăcóăs n c a m t t ch căđ đ tăđ c m t quy trình phù h p cho

nh ng yêu c uăth ngăm i,ăk ăthu tăđ t bi t c a m t d án Có th hi u s aăđ iăngh aălà thêm, xóa b , hay ch nh

s a các giai đo n hay công vi c c a m t quy trình sao cho quy trình k t qu thích h p cho vi căđ tăđ c các m c tiêu c a d án

Khôngăđi u khi năđ c vi c s aăđ i qui trình m t cách hi u qu s đ aăđ n vi c t o ra m t quy trình d ă vi c tái s d ng m t cách hi u qu cácăquyătrìnhăc ,ăt ch c ph i cung c p s năcácăh ng d n cho vi c s aăđ i Các

h ng d nănàyăxácăđ nhăcácăđi u ki n và nh ng lo iăthayăđ i nào nên th c hi n trên qui trình chu n Th c ch t là

chúngăxácăđ nh m t t p các khuynh h ng cho phép trên quy trình chu n v i hi v ng là có th xácăđ nh m t quy

trình t iă uăchoăd án

23

Hình 3.6 S a đ i qui trình

minh h a nhu c u s aăđ i, hãy xem m t công vi c trong qui trình phát tri n ph n m m – Th c hi n review

mã ngu n, review mã ngu n có th đ c th c hi n b i m t nhóm ho c b i m t cá nhân Qui trình phát tri n chu n không ch rõ review mã ngu năđ c th c hi nănh ăth nào.ăCácăh ng d n có th h ng d nătr ng d án

v i l i khuyên r ng Th c hi n review mã ngu n ch đ c th c hi n cho các lo iă ch ngă trìnhă nàoă đóă (nh ă

ch ngătrìnhăph c t p hay các giao ti p bên ngoài) và b ng vi căđ ngh m t d ng review t i uă(nhómăăhayăcáănhân)

S aăđ iăquiătrìnhăđ c th c hi n hai m că:ăs ăl c và chi ti t

6.4.1 S a đ i s l c:

m c s aăđ iăs ăl c, ph thu căvàoăđ c tính c a d án, tr ng d án áp d ng cácăh ng d n t ng quan cho

vi c s aăđ i quy trình chu n Ngh a là, cung c p m t vài qui t căchungăliênăquanăđ n lo i ho tăđ ng chi ti t nào đó.ă th c hi năb cănày,ăđ u tiên tr ng d án ph i xácăđ nh cácăđ cătr ngăc a d án i v i d án ph n

m m, cácăđ cătr ngăsauăđâyăđ c s d ng cho vi c s aăđ i :

Kinh nghi m và m căk ăn ngăc aănhómăvàătr ng d án

hi u qu c a nó trên nghi p v c a khách hàng hay trên nghi p v c a công ty (làm d án)ălàăđángăk ,ăng c l i

là th p Th iăgianăhoànăthànhăđ ánăđ căxemălàăđ c bi t ng n n uăđ án ch kéoădàiăítăh năbaătháng.ă

Cácăh ng d n s aăđ iăs ăl căđ c cung c p cho các giá tr khác nhau c aăcácăđ c tr ngănày.ăNóiăchung,ăchúngăliênăquanăđ năreview,ăđ n ngu n l c,ăđ n l ch bi u,ăđ n ngu n tài nguyên hay nh ng nghi th c.ăCácăh ng d n liênăquanăđ n review ch rõăkhiănàoăreviewănênăđ c th c hi n và lo iăreviewănàoăđ c áp d ng.ăT ngăt , các

h ng d n liênăquanăđ n ngu n l căđ ngh cácăb căđ c ch n cho d án mà có th nhăh ngăđ n s ngu n

Qui trình k t qu (Quy trình c aăđ án)

S aăđ i Quy Trình

cătr ngăc a d án

Qui trình chu n

Cácăh ng d n s aăđ i

24

l c Nh ngăh ng d năchungăđóăthi t l p ng c nh cho vi c s aăđ i quy trình chi ti tăvàăđ nhăngh aăm t quy trình phù h p cho d án

6.4.2 S a đ i chi ti t:

S aăđ i chi ti t bao g m s th căthiăcácăhànhăđ ng,ănh ăreview,ăvi t tài li u c n thi t.ăH ng d n (s aăđ i) có

th xácăđ nh m tăhànhăđ ngănh ălàătùyăch n,ătrongătr ng h pănàyătr ng d án có th quy tăđ nh có hay không

th că thiăhànhă đ ngă đó.ă Víă d , v i review, có 3 tùy ch n là Review theo nhóm, Review cá nhân ho c Không review.ăNgoàiăraătr ng d án có th thêm m tăvàiăhànhăđ ng m i hay có th l p l i m tăvàiăhànhăđ ngănàoăđó Khi vi c s aăđ i chi ti t hoàn thành, m tădưyăcácăhànhăđ ngăđ c th c thi trong qui trình ph n m m c a d ánăđưă

đ căđ nhăngh a.ăNh ng s đ nhăngh aănàyăsauăđóăđ c s d ngăđ lên k ho ch và l p th i gian ho tăđ ng cho các công vi c c a d án và hình thành n n t ng cho s th c thi d án S s aăđ iăđ c th c hi n n i b t trong k

ho ch d án, vì th đ nhăngh aăvàăs aăđ iăquiătrìnhăc ngăph iăđ c review khi k ho chăđ c review

6.5 Qui trình làm d án (Chu k s ng c a d án)

Hay ng n g năh năQuiătrìnhălàmăd án Có nhi uăquiătrìnhăđ căđ ngh ,ănh ngăcácăch căn ngăc t lõi v n gi ng nhau.ăQuiătrìnhăđ c gi i thi uăd iăđâyă[3]ăg măn măpha:

Nh n xét: các pha 2,3,4 t o thành m t vòng l p:

1 Trong khi k ho chăđ c th c thi (pha 3),

2 Tr ng d án ph i giám sát ch t ch coi trong th c t d ánăcóăđ c th căthiăđúngănh ătheoăk ho ch không (pha 4)?

3 N u có s khác bi t x yăraăthìătr ng d án ph iăđi u ch nh l i b n k ho ch sao cho d án k p ti năđ (pha 2) K đóăquayălênăb c 1 v i b n k ho ch v a m iăđ c c p nh t

Vòng l p s ch m d t khi k t thúc d án.ăSauăđâyălàăn i dung c th c a t ng pha

6.5.1 Xác đ nh ph m vi c a d án

Pha này n u b b qua thì th i gian th c hi n d án s b kéo dài do yêu c u b hi u sai, r iăroăt ng cao

25

Xácăđ nh ph m vi d án là m t quá trình traoăđ i gi a 2 bên v thông tin c a d án, k t qu c a pha này là m t

v năb n di năđ t b ng ngôn ng nghi p v

Cácăb c:

1 Xác đ nh m c đích chung: m căđíchăt ng quan c a d án

2 nh nghĩa các m c tiêu c n đ t: chi ti t hóa m căđíchăt ng quan thành các m c tiêu nh h n

3 Xác đ nh các l i ích nghi p v : trình bày khách hàng s đ căh ng l i ích gì, nhóm th c hi n s đ c

-Xác đ nh các công vi c và c l ng tài nguyên: t các yêu c u tr uăt ng (m cătiêuăbanăđ u),ătr ng d án s

c th hóa thành các công vi c chi ti tăđ đ có th căl ng th i gian th c hi n và các tài nguyên cho t ng công vi c này T đâyăs tínhăđ c chi phí th c hi n các công vi c c a d án

-S p x p th t th c hi n cá c công vi c: xácăđ nh trình t th c hi n các công vi căđ tính th i gian th c hi n c a toàn d án

-Ch n ra qui trình làm ph n m m: d a vào b n ch t c a d ánă màă tr ng d án s ch n ho c ch tác (customize) ra m t qui trình t các qui trình có s năđ phát tri n ph n m m đó

-Th các chi n l c : tr ng d án có th dùng b n k ho chă(banăđ u)ănàyănh ăm tămôăhìnhăđ th , d đoánăcác bi n c có th x yăraătrongăt ngălaiăvàăđ aăraănh ng chi năl c, gi i pháp kh c ph c Gi ngănh ăng i ta dùng mô hình toán h căđ tínhătoánăl uăl ng xe ch y qua các conăđ ng trong thành ph ,ăđ t đóăcóăth d đoánăđ căcácăconăđ ngănàoăth ng hay x y ra k tăxeăvàăđ aăraănh ng gi i pháp kh c ph c

-M t s tình hu ng cho mô hình k ho ch:

Tr ng d án xét coi n u có công vi c nào có kh n ngăhòan t t s m/tr thì li u có th đi u ch nh l i

l ch bi u c a các công vi căsauănó,ăđ cho d án không b tr không?

Ho c n u có m t công vi c có kh n ngăk t thúc tr thì li u có th đi uăđ ng ngu n l c t các d án khác đ ph c h i ti năđ d án không?

V phân công tài nguyên, li u có th kh c ph căđ c các mâu thu n không th gi i quy tăđ c,ăđ không làm nhăh ngăđ n l ch bi u? Ví d có công vi c thi t k web c nă1ăng i th c hi n toàn th i gianătrongă2ăngàyănh ngătrongăcôngătyăch có duy nh t m tăng i bi t thi t k web mà ch r nh bán th i gian Hãy li tăkêăcácăph ngăánăgi i quy t? Xem g i ý cu iăch ng

Có th phân công ngu n l c t d án này sang d án khác mà không làm nhăh ng x u l ch bi u c a

t ngăđ án?

K t qu c a pha này là b ng k ho ch chi ti t cua d án (ProjectăPlanăxemăch ngă4)ă

26

6.5.3 Th c thi k ho ch

Pha này là c th hóa pha 2 pha 1 ch căl ng s l ng tài nguyên, v ng iăthìăch aăbi t c th là ai, v

th i gian th c hi năc ngăch aăbi t c th ngày,ătháng,ăn mănào.ăT t c chi ti t chung chung này s đ c rõ ràng,

c th pha này

Các công vi c:

-Tuyn m và t ch c nhân s : lên k ho ch ch n nhân s trong công ty, ho c ph ng v năđ tuy n m nhân s t bên ngoài công ty

-Thi t l p các quy t c h at đ ng:đ aăraăcácăchu n,ăquyăđ nh, nguyên t c chung c a d án

-Phân c p các ngu n l c: t ch c nhân s Tránh đ m t cá nhân ch u trách nhi m thành b i v d án

-Lên lch bi u: phân công công vi c, th i gian l ch th c hi n công vi căđóăvàăv tăt ăchoănhânăs c th

-S u li u cho t ng công v êc: ghi v t l i t t c các công vi căđưălàm

6.5.4 Giám sát và đi u ch nh

Pha này ch y u là qu nălýăthayăđ i, giám sát xem có s khác bi t nào gi a k ho ch và th c t không? N u có,

tr ng d án ph iăđi u ch nh l i k h ach đ gi b n k ho ch th cân b ng,ăngh aălàăb oăđ m, ch tăl ng, không b tr ,ăv t chi, v v

ti nătrìnhăgiámăsátăđ c t t, c n ph i th c hi n các công vi c sau:

-Xây d ng h th ng báo cáo ti n đ :tr ng d án ph i thi t k s n nh ng bi u m u báo cáo, các bi u m u này

s đ c tái s d ng, tinh ch và tùy bi n theo t ng d án sau này

-Cài đ t công c , qui trình ki m sóat s thay đ i: các công c , qui trình này có th v a là th công, v a t đ ng (dùng ph n m m), v a bán t đ ng

- nh ngh a các quy trình phát hi n v n đ :t ngăt nh ătrên.ă

6.5.5 óng d án

G m các công vi c sau:

-L y xác nh n c a khách hàng: L y ch ký k t thúc c a khách hàng, công vi c này s không d dàng n u trong quá trình th c hi n d ánătr ng d ánăđưăcóăs giao ti p không t t v i khách hàng, không l yăđ c lòng tin c a kháchăhàng.,ăv vầ

V i nh ng d án l n, th c hi nătrênă1.5ăn m,ănhi u r iăro,ăđ ph c t p cao, có dùng công ngh m i ra, v v

th ngăăng i ta áp d ng c 5 pha V i nh ng d án nh ,ăth ngăăng i ta ch áp d ng m t s b c trong m t s pha

ápăán:

Cácăph ngăán:

1 Thuê h n m tăng i ngoài th c hi n tòan th i gian công vi c này

2 Thuê m tăng i ngoài th c hi n bán th i gian chung v iăng i trong công ty

3 m tămìnhăng i trong công ty th c hi n và làm thêm ngoài gi cho k p ti năđ

Ch năph ngăánă2.ăT i sao?

28

PH N II: LÊN K HO CH

Trong các d án ph n m m, vi căxácăđ nh m c tiêu c a d án s chi m 1 t l đángăk v th i gian và chi phí c a

d án H u nh là 1/3 n l c d án là dành cho vi c thu th p yêu c u

có th xácăđ nhăđ c d án,ătr ng d án ph i tr l iăđ c các câu h i sau:

1 M c tiêu c a d án là gì?

2 S n ph m hay d ch v nào s đ c cung c p?

3 Aiălàăng i tham gia ch y u?

4 D án b tăđ u và k t thúc khi nào?

5 D án s đ c th c hi n đâu?

6 T i sao l iăđ xu t d án?

7 Nh ng khóăkh n/gi i h n c a d án?

Ph i tr l iăđúngăđ c các câu h i này thì các b c k ti p trong qu n tr d án m i có kh n ngăđ c th c hi n

t t Tuy nhiên, vi c cóăđ c các câu tr l i t nh ng câu h i này không ph i vi c d dàng.ăNóăđòiăh i n l c to

l năđ ph ng v n thành viên c aăbanălưnhăđ o, liên h khách hàng, thu th p và xem xét các h s (ví d nh h p

đ ng gi a nhà cung c p và khách hàng)

B n phát bi u công vi c (Statement of work- SOW)

Tuy nhiên h păđ ngăđưăkýăgi a nhà cung c p và khách hàng, còn sót l i nhi u chi ti t không gi i thích Doăđóă

tr ng d án ph i làm rõ l i t t c trong b n phát bi u công vi c (SOW)

B n phát bi u công vi c là m t v n b n th ng nh t nh m ghi l i các gi i pháp cho b t kì v năđ nào Nó là m t

b n tho thu n gi aăkháchăhàngăvàălưnhăđ o d án v nh ngăđi u c n th c hi n Hayăchínhăxácăh n,ănóălàăb n tho thu n gi a nh ng bên liên quan Ngoài ra nó còn là n n t ng cho s giao ti p hi u qu trong vi c gi i quy t các mâu thu n ti n n,ălàăn iăphátăbi u các gi thi t, đ ng l i ch đ o chung c a d án

V i b n phát bi u công vi c tr ng d án s có câu tr l i cho 7 câu h i trên.ăH năn a t b n này,ătr ng d án

c ngăs rút ra đ c nh ng thông tin sau:

1 Khóăkh năho c gi i h n trong công vi c

2 Các yêu c u c a nh ng bên liên quan

3 M căđ h tr t cácăng i tham gia

4 Các gi thi t chính

5 Trách nhi m ch y u

29

6 Nh ng m c th i gian quan tr ng

7 Tiêu chu n v ch tăl ng

8 Xácăđ nh các m c tiêu

v y nhi m v c aătr ng d án là thu th p d li u c n thi tăđ phác th o b n phát bi u công vi c trên.ă có

đ c các d li uăđó,ă tr ng d án nên kh o sát d li u t nh ng d ánătr căđó;ăph ng v n nhà tài tr d án, banălưnhăđ o,ăng i bán hàng, khách hàng; xem xét l i các tài li u hi năcóănh ăs ghi nh ho c ti n trình làm

vi c v i nh ngăkháchăhàngătr căđây;ăvàăxemăl i nh ng kinh nghi m t nh ng d ánătr căđây

Nôi dung b n phát bi u công vi c g m:

Theo [3] th ng kê thì 7/10 d án b th t b i do hai bên (nhà cung c p và khách hàng) không hi u nhau Vì th đ

2 bên hi uăđúngăýănhau,ătr ng d án ph i s d ng nhi u k thu tăc ngănh ăngh thu t khác nhau trong vi c xác

30

Hình 3.1

B c 1: kháchăhàngăđ aăraăyêuăc u

B c 2: nhà cung c p s làm rõ yêu c uăđóăb ng cách l p l i b ng l i hay vi t l i yêu c uăđóăthànhăv năb n, mô

hình,.v v ăvàăđ aăchoăkháchăhàngăduy tăchoăđ n khi nào khách hàng xác nh n là nhà cung c păđưăhi uăđúngăyêuă

c u c a anh ta

B c 3: nhà cung c p tr l i (b ng l i,ăv năb n, mô hình,.v v ) s đápă ngăđ c nh ngăgìăt ngă ng v i yêu

c uăđóăc a khách hàng

B c 4: nhà cung c p s đemăv năb năđápă ng b c 3cùng khách hàng s làmărõăcácăđápă ngăđóăb ng cách 2

bên cùng ng i duy t l iăchoăđ n khi nào nhà cung c p xác nh nălàăkháchăhàngăđưăhi uăđúngăđi u anh mu n cung

4 Xinătr c m t cái h năvàăđ nătr c gi h n vài phút

5 iătheoăm t s quyă c nh tăđ nh trong m t cu c ph ng v nănh ăxinăphépăđ c thu âm ho căghiăb ngăl i,

h i nh ng câu h i ng n g n và súc tích, l ai b xuăh ng chen tình c m ho c c m xúc vào trong câu tr l i,

l ng nghe m t cách ch đ ng và lên k h ach cho bu i ph ng v n vào th iăđi m thích h p C g ng né tránh

th di n ra không ki u cách ho căc ngăcóăth đòiăh i ph i di n ra theo 1 nghi th c nh tăđ nhănàoăđó.ă

Khiăđàmăphán,ăph i n m rõ nh ng quy t c t i thi u sau:

Tìm gi i pháp có l iăchoăđôiăbên.ăNênănh ,ăđàmăphánăkhôngăph iăđ chi n th ngăaiăđó.ăVì nh ng chi n

th ngăđóăs không dài lâu và th m chí còn gây b t l i l năh năcho b n v sau

C n ph bi n các thông tin chung gi a b n và đ i tác đangăđàmăphán.ăCác thông tin chung đóăcó th

g m các giá tr , các chu n, công c , m căđích,ăhayăt m nhìn B ng cách nh n m nh vào cái gì chung,

b n gi cho cu c giao ti p m

Linh ho t L pătr ng c ng nh c có th ch ngăđemăđ n cho b n gì c ho c th m chí là m t k t c c th t

b i cho c đôiăbên Linh h at b ng cách nh n th c rõ cácăđi m m nh và y u c a b n

Ch n th i gian vàăđ aăđi m thích h p cho vi căđàmăphán,ăn iăt o c m giác tho i mái cho c 2 phía C m giác th ai mái giúp cho cu căđ i th ai thu n l i

C n bi t càng nhi u thông tin v đ i tác b n s th ngăl ng càng t t

h n này s giúp d án có tính kh thi h n

7.1.5 Tiêu chu n th c hi n – Cam k t ch t l ng

Ph n này mô t các tiêu chu năđ khách hàng hài lòng.ăThôngăth ng, ba tiêu chu n quan tr ng là: chi phí, l ch

bi u và ch tăl ng Ví d : D ánăkhôngăđ căv tăquáăchiăphíăđưăd trù,ăkhôngăđ c sai ngày giao n p, ph i

b oăđ măđúngăh n các c t m c và nh ng ngày quan tr ng; các d ch v và nh ng biên b năđ c t s n ph m ph i

đ c chú tr ng

Ngoài ra, v i d án ph n m m c n ph i có cam k t rõ ràng v các yêu c u phi ch căn ngăănh :ă

Hi u n ng:L ngăng i truy c păđ ng th i, n u là d án v web Th iăgianăđápă ng c a ph n m m, v.v

Tính s n sàng: ví d th i gian ph c h i h th ng khi có s c , th i gian ph c v c a h th ng,ăv vầ

32

B o m t: theo v tăng i dùng, mã hóa m t kh u, v.v

v v

Thông tin này s giúp ích cho vi c lên k ho ch, b oăđ m d án s t p trung vào các m i quan tâm chính y u và

ng năch n nh ng tranh cãi sau này

7.1.8 Các trách nhi m chính

Ph n này phác h a các công vi c c p cao c a nh ngăng i tham gia chính, các công vi c này s đ c mô t chi

ti t h nătrongă s ăđ phân rã công vi c (WBS)

7.1.9 Tham kh o

Ph n này li t kê b t k tài li u nào liên quan đ n n i dung c a SOW Nh ng tài li uănàyăth ng s giúp vi c lên

k ho ch chi ti tăh n

7.1.10 S a đ i b sung

B n phát bi u công vi c không ph i là m tăv năb n c đ nh, nó có th đ c ch nh s a theo th i gian, nó có th

đ c vi t thêm vào các thayăđ iăsauăđó màăđư đ c ch p thu n

7.1.11 Ch ký

Ph n này ghi nh n s tán thành c a nh ngăng i ra quy tăđ nh chính Ít nh tăc ngăcóăch ký c a tr ng d án,

ng i b o tr , kháchăhàng,ăvàăcácăthànhăviênăbanălưnhăđ o

Công b d án

Khi b n phát bi u công vi c hoàn t t, tr ng d án b tăđ u b n công b d án Công b d án là m t b n ghi nh

đ c phân b r ng rãi Nóăc ngălàăm t cách d án „chàoăsân‟ătrongăcôngăty, thông báo cho m iăng i v uăth

c a d án, đ giànhăđ c s c m nh hành chánh vàđ có th c nh tranh v i các d án khác

33

Sauăkhiăđưăcôngăb d án, tr ng d án s b t tay vào vi c lên k ho ch b tăđ u b ng vi căxácăđ nh các công vi c

c th và c l ng tài nguyên cho chúng

8.1 Phân rã công vi c (Work Breakdown Structure -WBS)

T b n phát bi u công vi c (SOW), công vi căđ c phát bi u m căcao,ăngh aălàăm c khá tr uăt ng (what), doăđóăkhóăcóăth hình dung công vi călàmănh ăth nàoă(how)ăđ có th căl ngăđ c chính xác t iăđaătàiănguyên cho nó Vì v y, đ có th căl ngăđ c công vi căđóălàmănh ăth nào, ph i dùng k thu t phân rã công vi c hay WBS đ c th hóa các công vi c c a d án m c chi ti t

WBS là m t danh sách các công vi c d ng phân c p, m i c p là chi ti t hóa c a công vi c m c trên, trên cây phân c p.ăă âyălàăk thu t hi n th c hóa m t công vi c tr uăt ng

Hình 5.1: WBS d ng cây phân c p

Nói cách d hi uăh n,ăcông vi c s đ c phân rã cho t i khi có th hìnhădungăđ c nó làmănh ăth nào, t đóă

m i có th căl ng tài nguyên, th i gian th c hi n và chi phí

M tăđ nhăngh aăkhác,ăWBSălàăm t công c đ chi ti t hóa m t công vi căđ n m c có th căl ng tài nguyên,

th i gian cho công vi căđó.ă

WBSălàăđ u vào (input) c a b n k ho ch,ădoăđóăn u WBS sai thì b n k ho ch ti pătheoăđóăc a d án s b sai vàănguyăc ăd án b th t b i s r t cao

34

1.0 Kh o sát

1.1 Kh o sát h th ng hi n hành 1.2 Xácăđ nh yêu c u

1.2.1 C aăăng i dùng 1.2.2 V n i dung trang web 1.2.3 V h th ng

1.2.4 C a ch server 1.3 Xácăđ nh các ch c n ng 1.4 xácăđ nh r i ro và cách ti p c n qu n lý r i ro

D ngăđ h a: d ng này tr căquanănh ngăt n ch v ,ădoăđóăch thích h p cho nh ng d án nh vàăđ năgi n

Ví d : v i d án xây d ng web site c a công ty ABC

Hình 5.2 WBS d ngăđ h a ho c d ng cây phân c p

Ph i b oăđ m trong WBS có g m luôn các công vi c:

Công vi c c a qu n tr d án: chi phí và tài nguyên c n thi t cho viêc qu n tr d ánănh :ăl ngăchoă

tr ng d án,ăv năphòngălàmăvi c, máy tính,

Vi t tài li u: h s ăphátătri n s n ph m, các kinh nghi m qu n tr d ánănày,ầ

Cài đ t s n ph m: hu n luy năng i dùng, lên k ho ch truy n thông, k ho ch maketing,ầă

Ki m th

Có th phân rã theo b t k ph m trù nào mi nălàăcóăýăngh aăchoăd án Ph mătrùăđóăcóăth là các thành ph n c a

s n ph m, các ch căn ng,ăcácăđ năv c a t ch c, lãnh th đ a lý, các chi phí, l ch bi u, ho c các công vi c WBS

th ngăđ c phân rã theo công vi c Các ví d trên minh h a cho phân rã theo công vi c

Các thành ph năđ c phân rã m c cu i cùng –m c lá hay còn g i là gói công vi c, ph i th a các tiêu chí sau:

1 Tình tr ng/tính hoàn t t c a công vi c có th đoăđ c

2 Th i gian, tài nguyên và chi phí d căl ng

3 Lu t 80 gi : công vi c nên th c hi n trong kho ng 80 gi

4 Th i gian hoàn thành công vi c trong gi i h n cho phép

5 Công vi căđ căphânăcôngăđ c l p Ngh aălàăm t khi công vi căđóăđ c th c hi n thì nó s đ c th c

hi năchoăđ n h t mà không b d ng gi a ch ngăđ ch k t qu c a công vi c khác

Trong lúc phân rã, n u có m t tiêu chí không th a thì ph i phân rã ti p

Tránhăđ aăraăm tăWBSăkhôngăđ chi ti t N u công vi c đ c xácăđ nh m căđ thôă(cònăm ăh ) thì vi c c

l ng nhân s , th i gian th c hi n, ngân sách cho công vi c s tr nên "phán" Nh ngăthôngătinăđ că căl ng đóăkhôngăđángătinăc y, nó là nguyên nhân khi n k ho ch không kh p v i th c t

WBS càng chi ti t, vi c lên k ho chăcàngăchínhăxácăh năvàăkh n ngătheoădõiăquáătrìnhăth c hi n t tăh n M t

ph ngăphápăph bi n đ c s d ngălàăph ngăphápă80ăgi : m i công vi c thu c t ng th p nh t trong WBS ph i khôngăđ căv t quá 80 gi laoăđ ng N uănh ăcôngăvi c c n nhi u gi h n,ătr ng d án ph i chia nh công

vi căđóăthànhănh ng công vi c nh h n.ăDoăđó WBS đ c liên t c c i ti n khi tr ng d án căl ng th i gian

đ i tho iăgiúpăkhoanhăvùngăđ c ph m vi c a d án; s m ch raăđ c các v năđ then ch t; làm rõ các

đi uăcònăm ăh ; ph iăbàyăraăcác gi đ nh ng m - các gi đ nh này ph iăđ c li t kê m tăcáchăt ng minh b i chúng chính là ngu n g c c a các hi m nguy ti m n

M căđ th p nh t trong WBS là m căđ gói công vi că(workăpackageălevelă).ă óălàănh ng công vi c lá

s đ c s d ngăđ phân công, xây d ng l ch bi u và theo dõi ti năđ WBS đ c xem nh ălàăm t danh sách phác th o kh ng l M i m c th păh nătrong danh sách là s chia nh c a cái m căđ caoăh n.ă

36

Nh ngăđ iăt ng m c th păh năt o thành cái m căđ caoăh n.ă ôiăkhiăm căđ caoăh năc a m t WBS là m căđ qu n lý , các chi ti tăđ c t ng quát lên m căđ qu nălýăđ dùng trong m căđíchăbáoăcáo M căđ th păh năđ c g i là m căđ k thu t

Nó làăc ăs cho vi c t o ra m t l ch bi u hi u qu và m t k ho ch v ngân sách t t M t WBS t t cho phépătàiănguyênăđ c c p cho t ng công vi c rõ ràng, giúp cho vi căđ aăraăm t l ch bi u h p lý, và làm cho vi c tính toán ngân sách đáng tin c y h nă

M căđ chi ti t trong WBS giúp nó tr nên hi u qu h nătrongăvi c phân công nhân s v i công vi c c

th , m iăng i không th n păd i "v b c chung chung"

M t WBS l n (có hàng ngàn công vi c khác nhau) có th t n nhi u tu năđ th c hi n Ph m vi d án càng l n,WBS càng l n, m tămìnhătr ng d án th c hi n s b thi u sót và sai r tăcao.ăDoăđóătr ng d

án nên m i thêm các thành viên trong nhóm tham gia xây d ng WBS S tham gia này khi n các thành viên ý th cărõăh năvaiătròăvàătráchănhi m c a mình trong d án

WBS ph iăđ c c p nh t khi d án có thayăđ i M t WBS t t khi n cho vi c th c hi n và lên k ho ch đ c d

dàngăh n

Ví d 5.1: Xây d ng ti m net v i phòng r ng 60m2 (hi n gi ch aăcóăthi t b , v t d ng) Yêu c u cung c p m i

thi t b k c 1 server, 15 máy clients

Hãy lên WBS cho bi t có nh ng công vi c gì, c n bao nhiêuăng i làm, th i gian bao lâu, chi phí bao nhiêu?

Công vi c

S

l ng ngày S

Nhân viên