Ứng dụng của MS Project 2003 trong quản lý dự án CNTT

Ứng dụng MS Project 2003 trong quản lý dự án CNTT

8.1 MS Project giúp gì trong quản lý một dự án

- MS Project sẽ giúp thực hiện các bước 2 và 3 để tạo lập bảng kế hoạch, quản lý và kiểm soát

dự án

- MS Project là công cụ mạnh giúp đỡ tổ chức và kiểm soát những vấn đề không thể đếm hết của dự án

+ Tính toán hầu hết các chi tiết về tiến độ: Chỉ cần nhập một vài thông tin của dự án, MS project

sẽ lo phần còn lại hoặc chỉ cần thay đổi bất kỳ yếu tố nào thì MS Project sẽ tính toán lại tiến độ của dự án

+ Làm nổi rõ các vấn đề trước khi chúng ảnh hưởng đến dự án: Bảng kế hoạch dự án giúp xác định và hiệu chỉnh các vấn đề như nguồn lực quá tải, các công việc có thể gây mâu thuẫn giữa ngân sách và tiến độ thực hiện

MS Project 2003 là chương trình chạy trong môi trường Windows và của hảng Microsoft Office nên cách khởi động, lưu trữ, mở và thoát khỏi

8.2 Cửa sổ làm việc của chương trình

Kế hoạch công việc

Trục thời gian

Vạch phân chia hai khung nhìn

8.3.Tạo lịch làm việc cho dự án

- Chọn New: Đặt tên lịch dự án vào mục Name

Create new base calendar: Tạo lịch mới có đặc điểm gần giống như lịch mặc định của chương trình

- Chọn hết ngày thứ 7 trong lịch, chọn Nondefault working time

- Ok

Ghi chú: + Working: Thời gian làm việc

+ Nonworking: Thời gian không làm việc

+ Edited working hours: thay đồi thời gian làm việc với thời gian mặc định chương trình

+ Use default: giờ làm việc mặc định của chương trình

+ Nonworking time: không làm việc

+Nondefault working time: thời gian làm việc được hiệu chỉnh

Gán lịch làm việc cho toàn bộ dự án

- Project\project Information

- Tại dòng calendar: Chọn tên dự án

- ok

8.4 Gán dữ liệu cho dự án

 Gán ngày khởi công dự án

-Project\project Information

- Schedule from: Chọn Project start date

- Start Date: Chọn ngày bắt đầu dự án

- ok

 Ghi chú:

- Start date: Ngày bắt đầu dự án

- Finish date: Ngày kết thúc dự án

- Current date: thời gian hiện hành

Nhập thông tin của dự án

Để dễ dàng quản lý các dự án người sử dụng nên nhập những thông tin về dự án như là tên

dự án, tên công ty lập dự án hay là tác giả của dự án,…

Nhập những công tác của dự án

-View\ Gantt Chart

 Ghi chú:

- Task name: Tên công việc

- Duration: Thời gian thực hiện công việc

- Start: Ngày bắt đầu dự án

- Finish: Ngày kết thúc dự án

- Predecessors: công việc đi trước

- Resource name: Tên nguồn lực

- Format\ font: Chọn phông chữ và cỡ chữ

 Hiệu chỉnh tên trường dữ liệu

Trong chương trình các tên trường dữ liệu Task Name, Duration, Start, được thể hiện bằng tiếng Anh Người sử dụng có thể hiệu chỉnh hình thức thể hiện các tên trường này bằng tiếng việt

-Nhấp chuột vào tên trường cần hiệu chỉnh

-Title : Nhập tên trường cần thay thế

- Chọn vị trí cần chèn dòng/ cột

- Insert/New task ( Chèn dòng)

- Nếu chèn cột thì Insert\Column

+ Filed name: Text1

+ Title: Nhập tên trường

Ý nghĩa mối quan hệ phụ thuộc của các công tác

Trong dự án các công việc được liên kết với nhau bằng những mối quan hệ phụ thuộc Sau khi người sử dụng nhập xong các công tác và thời gian thực hiện công tác, thì các công tác đó được bắt đầu bằng một ngày nhất định, thường là chương trình sẽ lấy ngày hiện hành trong máy tính của người sử dụng Khi người sử dụng chưa gán ngày bắt đầu của dự án Khi đó người sử dụng chỉ cần chọn công tác nào đi trước ( Predecessor) thì

sẽ tạo mối quan hệ

- Thay đổi tiền tệ vnđ

- Tools/ Options

- Chọn thẻ view

- Dòng Symbol, nhập ký hiệu vnđ

Để hoàn thành một công tác cần phải có người tham gia làm việc, thiết bị, máy móc,….Chương trình làm ra 2 loại tài nguyên: Tài nguyên lao động (Work resources) và tài nguyên vật tư ( Material resource)

Thao tác:

View \ Resource SAheet

Chú thích Người dùng

Material Label Nhãn đơn vị vật tư Người dùng

Initials Viết tắt chữ cái đầu tên tài nguyên Tự động

Max.Units Số đơn vị tài nguyên tối đa Người dùng

công, tên nguyên vật liệu,….

- Loại tài nguyên (Type): Chọn loại tài nguyên là loại lao động ( work) hay vật tư (Material)

- Đơn vị vật tư (Material Label): Nếu là tài nguyên lao động thì không cần nhập vào, nếu là vật

tư thì có thể là kg, tấn, m3,…

- Chữ viết tắt tài nguyên(Initials): chương trình sẽ tự động gán chữ cài đầu tiên của tên vật tư

- Số lượng đơn vị tài nguyên tối đa(Max.Units): Nhập số tài nguyên tối đa về máy móc hay nhân công mà đơn vị thực hiện dự án có được

-Lương lao động và giá vật tư (Std.Rate): Nhập số tiền phải trả cho công lao động ( Type:Work) theo giờ làm việc hoặc theo ngày

Cách nhập: giá tiền trên (/) đơn vị thời gian ( ví dụ 40000/day) Nhập số tiền phải trả cho tài

nguyên loại ( Type: Material) người sử dụng chỉ nhập số tiền còn đơn vị thì chương trình sẽ lấy theo cột Material Label

- Phí sử dụng tài nguyên(Cost/Use): Là chi phí để vận chuyển tài nguyên đó

- Phương pháp tính giá(accrue At):

+ Start: Thanh toán chi phí ngay tại thời điểm bắt đầu cho một công tác nếu công tác đó sử dụng tài nguyên

+ Prorated: Chi phí được chia đều trong suốt thời gian thực hiện công tác nếu công tác đó sử dụng tài nguyên

+ End: Thanh toán chi phí ngay khi kết thúc một công tác nếu công tác đó có sử dụng tài

nguyên

- View\ Gantt Chart

- Chọn cột Task Name chọn công tác cần gán tài nguyên

-Tools\ Assign Resources

+ Resource Name: Nhập công tác tài nguyên

+ Ghi số lượng vào mục Units

- View\ Resource Graph ( xem dưới dạng biểu đồ)

Phần đồ thị màu xanh ( Allocated) có nghĩa rằng công tác đó sử dụng nguồn tài nguyên trong khả năng cung cấp Phần đồ thị màu đỏ ( Overallocated) có nghĩa rằng công tác đó đă

sử dụng tài nguyên vượt quá khả năng cung cấp ( Max Units) Nếu công tác nào sử dụng nguồn tài nguyên vượt quá khả năng thì người sử dụng cần phải cân đối lại cho phù hợp.-View/ Resource Usage ( xem dưới dạng bảng)

tiến hành được cho bảng sau.

- Ngày khởi công của dự án là ngày 01/03/2012

-Tạo lịch cho dự án tuần làm việc 6 ngày nghỉ vào ngày chủ nhật

- Nhập các thông tin về dự án Biết tiền thuê nhân công là 80.000 đồng/ người/ ngày Tiền vận chuyển công nghệ là 300.000 đồng, tiền vận chuyển sản phẩm là 100.000 đồng

- Lập tiến độ cho dự án

1 Khởi động chương trình MS Project

2 Vào menu Project\ Project Information

3 Tại dòng Start Date, nhấp chọn ngày 01/03/2012

4 Nhấp vào ok để đóng hộp thoại

5 Nhấp vào menu Tools/ Change Working Time

6 Nhấp nút New

7 Tại dòng Name, nhập vào tên lịch cho dự án ( ví dụ: lịch sản phẩm)

8 Nhấp chọn Create new base calendar

9 Nhấp ok để đóng hộp thoại

10 Bôi đen từ thứ hai đến thứ sáu

11 Chọn Nondefault working time

12 Nhấp ok để đóng hộp thoại

14 Nhấp chọn thẻ Non- Working time

15 Tại dòng Calendar, nhấp chọn tên lịch ( Lịch sản phẩm)

16 Nhấp ok để đóng hộp thoại

17 Nhấp vào mune File\ Properties

18 Nhập thông tin về dự án

19 Ok để đóng hộp thoại

20 Tại cột Task Name nhập tên các công tác

21 Tại cột Duration, nhập thời gian cho các công tác

22 Tại cột Predecessors, nhập thứ tự các công tác đi trước

23 Nhấp vào Tools/Option ( để định dạng dạng lại tiền tệ)

27 Nhấp ok

28 Nhấp vào View\ Resource Sheet

29 Nhấp vào tên trường để hiệu chỉnh tên trường theo tiếng việt ( ví dụ Resource

Name sửa thành tên tài nguyên, Type sửa thành loại tài nguyên,…)

30 Tại cột tên tài nguyên, nhập tên các tài nguyên ( ví dụ: Nhân công, Máy tạo sản

phẩm, tên các nguyên vật liệu để tạo ra sản phẩm,…)

31 Loại tài nguyên, nhấp chọn loại tài nguyên ( ví dụ: nhân công và máy tạo sản phẩm

thì chọn Work còn nguyên vật liệu thì chọn Material)

32 Tại cột đơn vị tài nguyên, Nhập đơn vị tính ( cho nguyên vật liệu)

33 Tại cột giá chuẩn, Nhập giá tiền ( chú ý: Tài nguyên nhân công và máy tạo ra sản

phẩm phải nhập chữ /d phía sau số tiền Ví dụ 80000/d)

34 Phí sử dụng tài nguyên, nhập 300000, tiền vận chuyển máy móc và 100000 tiền

vận chuyển sản phẩm

36 Tools\ assign Resources

37 Tại mục Resource Name chọn công tác cần gán cho công tác ngoài Task Name ( ví

dụ như thiết kế sản phẩm, Khảo sát thị trường,…) sau đó nhập giá trị vào cột

Units cùng hàng với tài nguyên đã được chọn và nhấp vào Assign ( nhấp Assign cho từng loại tài nguyên Công việc này gọi là gán các tài nguyên cho từng công tác cụ thể

38.View\ Resource Graph để quan sát sự phân phối tài nguyên