TÌM HIỂU VỀ VẤN ĐỀ TRUYỀN THÔNG VÀ GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT.

MỤC LỤC GIỚI THIỆU 2 TÌNH HUỐNG MỞ ĐẦU 3 Chương I. Tầm quan trọng của quản lý truyền thông trong dự án. 5 Chương II. Xác định các bên liên quan. 10 Chương III. Lập kế hoạch giao tiếp truyền thông 15 Chương IV. Sự phân phối thông tin. 19 Chương V. Quản lý các bên liên quan 34 Chương VI. Báo cáo thực hiện. 37 Chương VII. Các đề xuất để cải thiện truyền thông dự án 39 Chương VIII. Sử dụng phần mềm hỗ trợ truyền thông dự án. 58 KẾT LUẬN. 63 GIỚI THIỆU Mục tiêu việc tìm hiểu của lĩnh vực quản lý truyền thông trong dự án hướng chúng ta đến các mục đích sau: Hiểu được tầm quan trọng của việc làm tốt công tác truyền thông trong dự án. Thảo luận về quá trình xác định các tổ chức, cá nhân liên quan đến dự án và làm thế nào để có được sự tham gia của các bên liên quan đồng thời có được chiến lược quản lý các bên liên quan. Giải thích các yếu tố của kế hoạch truyền thông trong dự án và làm thế nào để tạo ra một kế hoạch quản lý truyền thông. Mô tả các phương pháp khác nhau dùng để phân phối thông tin dự án và những lợi thế và bất lợi của từng phương pháp, thảo luận về tầm quan trọng của việc giải quyết nhu cầu thông tin cá nhân, và tính toán số lượng các kênh thông tin truyền thông cho dự án. Nhận ra tầm quan trọng của việc quản lý được các yêu cầu, kì vọng của các bên liên quan đến dự án. Hiểu về việc làm thế nào thực hiện báo cáo để giúp các tổ chức, cá nhân liên quan có được thông tin về tiến độ dự án. Đưa ra được các phương pháp khác nhau để cải thiện truyền thông trong dự án, chẳng hạn như quản lý xung đột, thực hiện được các cuộc họp có hiệu quả, sử dụng email và các công nghệ khác được hiệu quả, sử dụng được các mẫu… Mô tả phần mềm làm sao có thể tăng cường, cải thiện quản lý truyền thông dự án. TÌNH HUỐNG MỞ ĐẦU Peter Gumpert làm việc trong 1 công ty viễn thông lớn và ông đã có được nhiều sự thăng tiến trên con đường sự nghiệp của mình. Ông thông minh, tài năng, và là một nhà lãnh đạo mạnh mẽ, nhưng chương trình mà ông sắp thực hiện cáp quang ngầm đại dương lớn hơn và phức tạp hơn rất nhiều so với bất cứ dự án nào trước đây ông đã từng tham gia, chứ không nói đến là ông từng quản lý. Chương trình này bao gồm một số dự án khác nhau, và Peter phụ trách giám sát tất cả. Sự thay đổi của thị trường liên quan đến hệ thống viễn thông dưới biển, số lượng lớn các dự án liên quan đến thực hiện truyền thông và sự linh hoạt là các vấn đề quan trọng mà Peter cần quan tâm đến. Sự thiếu hụt 1 sự kiện quan trọng trong dự án hay việc hoàn thành không đúng tiến độ sẽ làm công ty của ông sẽ phải chịu hình phạt tài chính rất lớn từ hàng ngàn USD mỗi ngày cho các dự án nhỏ và hơn 250.000 USD mỗi ngày cho các dự án lớn hơn. Nhiều dự án phụ thuộc vào sự thành công của các dự án khác, vì vậy Peter đã hiểu và chủ động quản lý những mặt rất quan trọng trong dự án. Peter đã tổ chức nhiều cuộc thảo luận không chính thức và chính thức với các nhà quản lý dự án để báo cáo với ông về chương trình này. Ông đã làm việc với họ và người trợ lý điều hành dự án của mình, Christine Braun, để phát triển một kế hoạch truyền thông cho chương trình. Tuy ông vẫn không chắc chắn nhưng đó là cách tốt nhất để phân phối thông tin và quản lý tất cả những thay đổi không thể tránh khỏi sẽ xảy ra. Ông cũng muốn phát triển những phương pháp phù hợp cho tất cả các nhà quản lý dự án có thể xây dựng kế hoạch và theo dõi hiệu suất mà không gò bó sự sáng tạo và tự chủ của họ. Christine gợi ý rằng họ có thể xem xét sử dụng một số công nghệ truyền thông mới để giữ cho thông tin dự án quan trọng được cập nhật và đồng bộ. Mặc dù Peter biết rất nhiều về viễn thông và đường dây cáp quang, ông không phải là một chuyên gia

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Giáo viên hướng dẫn : TS Trần Đăng Hoan

Thành viên nhóm : Lê Quyết Tiến

Lê Thị Trâm Hoàng Văn Trang

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU 2

TÌNH HUỐNG MỞ ĐẦU 3

Chương I Tầm quan trọng của quản lý truyền thông trong dự án 5

Chương II Xác định các bên liên quan 10

Chương III Lập kế hoạch giao tiếp truyền thông 15

Chương IV Sự phân phối thông tin 19

Chương V Quản lý các bên liên quan 34

Chương VI Báo cáo thực hiện 37

Chương VII Các đề xuất để cải thiện truyền thông dự án 39

Chương VIII Sử dụng phần mềm hỗ trợ truyền thông dự án 58

KẾT LUẬN 63

- Thảo luận về quá trình xác định các tổ chức, cá nhân liên quan đến dự án

và làm thế nào để có được sự tham gia của các bên liên quan đồng thời có đượcchiến lược quản lý các bên liên quan

- Giải thích các yếu tố của kế hoạch truyền thông trong dự án và làm thếnào để tạo ra một kế hoạch quản lý truyền thông

- Mô tả các phương pháp khác nhau dùng để phân phối thông tin dự án vànhững lợi thế và bất lợi của từng phương pháp, thảo luận về tầm quan trọng củaviệc giải quyết nhu cầu thông tin cá nhân, và tính toán số lượng các kênh thôngtin truyền thông cho dự án

- Nhận ra tầm quan trọng của việc quản lý được các yêu cầu, kì vọng củacác bên liên quan đến dự án

- Hiểu về việc làm thế nào thực hiện báo cáo để giúp các tổ chức, cá nhânliên quan có được thông tin về tiến độ dự án

- Đưa ra được các phương pháp khác nhau để cải thiện truyền thông trong

dự án, chẳng hạn như quản lý xung đột, thực hiện được các cuộc họp có hiệuquả, sử dụng email và các công nghệ khác được hiệu quả, sử dụng được cácmẫu…

- Mô tả phần mềm làm sao có thể tăng cường, cải thiện quản lý truyềnthông dự án

TÌNH HUỐNG MỞ ĐẦU

Peter Gumpert làm việc trong 1 công ty viễn thông lớn và ông đã có đượcnhiều sự thăng tiến trên con đường sự nghiệp của mình Ông thông minh, tàinăng, và là một nhà lãnh đạo mạnh mẽ, nhưng chương trình mà ông sắp thựchiện "cáp quang ngầm đại dương" lớn hơn và phức tạp hơn rất nhiều so với bất

cứ dự án nào trước đây ông đã từng tham gia, chứ không nói đến là ông từngquản lý Chương trình này bao gồm một số dự án khác nhau, và Peter phụ tráchgiám sát tất cả Sự thay đổi của thị trường liên quan đến hệ thống viễn thôngdưới biển, số lượng lớn các dự án liên quan đến thực hiện truyền thông và sựlinh hoạt là các vấn đề quan trọng mà Peter cần quan tâm đến Sự thiếu hụt 1 sựkiện quan trọng trong dự án hay việc hoàn thành không đúng tiến độ sẽ làmcông ty của ông sẽ phải chịu hình phạt tài chính rất lớn từ hàng ngàn USD mỗingày cho các dự án nhỏ và hơn 250.000 USD mỗi ngày cho các dự án lớn hơn.Nhiều dự án phụ thuộc vào sự thành công của các dự án khác, vì vậy Peter đãhiểu và chủ động quản lý những mặt rất quan trọng trong dự án

Peter đã tổ chức nhiều cuộc thảo luận không chính thức và chính thức vớicác nhà quản lý dự án để báo cáo với ông về chương trình này Ông đã làm việcvới họ và người trợ lý điều hành dự án của mình, Christine Braun, để phát triểnmột kế hoạch truyền thông cho chương trình Tuy ông vẫn không chắc chắnnhưng đó là cách tốt nhất để phân phối thông tin và quản lý tất cả những thayđổi không thể tránh khỏi sẽ xảy ra Ông cũng muốn phát triển những phươngpháp phù hợp cho tất cả các nhà quản lý dự án có thể xây dựng kế hoạch và theodõi hiệu suất mà không gò bó sự sáng tạo và tự chủ của họ Christine gợi ý rằng

họ có thể xem xét sử dụng một số công nghệ truyền thông mới để giữ cho thôngtin dự án quan trọng được cập nhật và đồng bộ Mặc dù Peter biết rất nhiều vềviễn thông và đường dây cáp quang, ông không phải là một chuyên gia trong

hay không? Trong khi thời gian là vấn đề cốt yếu và nhiều dự án lại được thêmvào chương trình "cáp quang ngầm đại dương" mỗi tuần.

Chương I Tầm quan trọng của quản lý truyền thông trong dự án.

Nhiều chuyên gia đồng ý rằng sự thất bại về giao tiếp là mối đe dọa lớnnhất đối với sự thành công của bất kỳ dự án, đặc biệt là các dự án công nghệthông tin Chúng ta có thể thấy nhiều vấn đề trong lĩnh vực kiến thức khác,chẳng hạn như một phạm vi không rõ ràng hoặc một lịch trình không thực tế,bộc lộ ra các vấn đề với truyền thông Điều này rất quan trọng cho các nhà quản

lý dự án và nhóm của họ để có đặt việc thể truyền thông tốt lên vị trí ưu tiên,đặc biệt là với các bên liên quan, như một sự quản lý hàng đầu Lĩnh vực côngnghệ thông tin được liên tục thay đổi, và những thay đổi này mang theo rấtnhiều thuật ngữ kỹ thuật Khi các chuyên gia máy tính có giao tiếp với cácnhững người ngoài ngành, có thể kể đến là hầu hết các chuyên gia kinh doanh vàquản lý cấp cao, thuật ngữ kỹ thuật thường có thể làm phức tạp vấn đề và gâynhầm lẫn những người không hiểu biết kỹ thuật Mặc dù hầu hết mọi người đều

sử dụng máy tính ngày nay nhưng khoảng cách giữa người dùng và các nhà pháttriển vẫn tăng lên khi công nghệ ngày một tiến bộ Tất nhiên, không phải tất cảchuyên gia máy tính đều giao tiếp kém, hầu hết mọi người trong bất kỳ lĩnh vựcnào đều có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ Thêm vào đó, hầu hết các hệthống giáo dục đều tạo ra cho sinh viên tốt nghiệp công nghệ thông tin các kỹnăng công nghệ hơn là kĩ năng truyền thông và các kỹ năng xã hội Chươngtrình đào tạo cấp bằng liên quan đến CNTT hầu hết có nhiều yêu cầu kỹ thuật ,nhưng rất ít yêu cầu các khóa học về truyền thông ( nói, viết, nghe ), tâm lý học,

xã hội học và nhân văn Mọi người thường cho rằng những kĩ năng đó dễ dàng

và việc tiếp thu các kĩ năng mềm là đơn giản, nhưng đó lại là những kỹ năngquan trọng, và như vậy, mọi người cần phải học và rèn luyện phát triển những kĩnăng đó

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng các chuyên gia công nghệ thông tin cần

thành viên trong nhóm dự án cần cả hai loại kỹ năng và nhu cầu phát triển chúngliên tục thông qua đào tạo chính quy và đào tạo trong công việc.

Một bài báo trên tạp chí Hệ thống thông tin giáo dục về tầm quan trọng của kỹnăng giao tiếp cho các chuyên gia công nghệ thông tin dựa trên kết quả củanghiên cứu đã rút ra một số kết luận chung:

Đầu tiên, tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp cho các chuyên gia côngnghệ thông tin là điều hiển nhiên để các chuyên gia hệ thống thông tin tham giavào nhiều cuộc diễn thuyết ngắn không chính thức với một số ít người tại mộtthời điểm

Thứ hai, chúng ta có thể nhận thấy rằng hầu hết các thông tin liên lạc thực

sự là lời nói trong tự nhiên, nhưng đôi khi thông tin lại được hỗ trợ bởi các ghichú hoặc đồ thị trên một bảng hoặc một tài liệu phát tay được thực hiện bởi máytính

Thứ ba, hiển nhiên là mọi người luôn mong đợi các đồng nghiệp của họlắng nghe một cách cẩn thận trong cuộc trao đổi và trả lời một cách chính xácvấn đề hiện tại họ đưa ra

Thứ tư, tất cả các chuyên gia hệ thống thông tin phải ý thức được thực tế

là họ sẽ phải tham gia vào một số cuộc diễn thuyết trước công chúng chínhthức

Thứ năm, rõ ràng là các chuyên gia hệ thống thông tin phải có khả nănggiao tiếp hiệu quả để thành công trong vị trí hiện tại của họ, nhưng họ cũng phải

có khả năng làm như vậy để thăng tiến đến vị trí cao hơn Kể từ nhận được cácphản hồi, chúng tôi thống kê ra rằng những người trong lĩnh vực CNTT sẽ cóđược sự thăng tiến từ thấp đến vị trí cao hơn nếu các kỹ năng giao tiếp quantrọng có sự tiến bộ Khả năng giao tiếp bằng lời nói có vẻ là một yếu tố quantrọng trong thăng tiến nghề nghiệp

Trong một nghiên cứu gần đây, các kết quả phản hồi một lần nữa thể hiệnrằng các kỹ năng phi kỹ thuật là quan trọng nhất cho các chuyên gia, thậm chícho cả những người ở mức độ mới bắt đầu:

Cuộc điều tra thăm dò xác nhận lại 1 lần nữa những phát hiện trước đórằng các kỹ năng kỹ thuật không được coi là quan trọng nhất, đặc biệt là nhữngđặc tính liên quan đến cá nhân và chuyên môn kinh doanh Những kỹ năng mềmquan trọng như một nền tảng cho tất cả các vị trí CNTT, và chúng nâng cao khảnăng học tập và đảm bảo cho tương lai thăng tiến của các chuyên gia CNTTtrong sự nghiệp của họ Tuy nhiên, kỹ năng công nghệ cũng rất quan trọng, mặc

dù công ty chỉ đòi hỏi đến một mức độ nhất định ( khả năng kỹ thuật khác nhauđược yêu cầu cho công việc khác nhau ) Kỹ năng công nghệ giúp làm giảmkhối lượng đào tạo cho các nhân viên mới và cho phép một số nhân viên mới bắtđầu có thể dễ dàng hòa hợp và làm việc hiệu quả ngay

Chương này sẽ làm nổi bật khía cạnh quan trọng của quản lý truyền thông

dự án, cung cấp một số gợi ý để cải thiện thông tin liên lạc, và mô tả làm thế nào

mà phần mềm có thể hỗ trợ trong việc quản lý thông tin liên lạc của dự án Mụctiêu của quản lý truyền thông dự án là đảm bảo tính kịp thời, tính thích hợp, phổbiến, thu thập, lưu trữ và sắp xếp thông tin dự án Có năm quá trình chính trongquản lý truyền thông dự án :

1 Xác định các bên liên quan bao gồm việc xác định tất cả mọi người thamgia vào hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án và xác định cách tốt nhất để quản lý cácmối quan hệ với họ Các kết quả chính của quá trình này là một sự đăng ký củacác bên liên quan và chiến lược quản lý các bên liên quan

2 Kế hoạch truyền thông liên quan đến việc xác định thông tin và nhu cầutruyền thông của các bên liên quan: họ cần những thông tin gì, khi nào họ cầnchúng, và làm thế nào thông tin sẽ đến được với họ Kết quả đầu ra của quá trìnhnày bao gồm một kế hoạch quản lý thông tin liên lạc và cập nhật tài liệu dự án

3 Phân phối thông tin liên quan đến việc làm cho thông tin cần thiết cho dự

án đến với các bên liên quan một cách kịp thời Kết quả chính của quá trình này

kinh nghiệm, và lịch sử thông tin các quá trình qua đó giúp mọi người hiểu, làmtheo , và cải thiện quy trình kinh doanh trong tổ chức.

4 Quản lý sự kì vọng của các bên liên quan bao gồm quản lý thông tin liênlạc để đáp ứng nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan dự án và để giảiquyết vấn đề Kết quả đầu ra của quá trình này là quá trình cập nhật tài nguyêncủa tổ chức, yêu cầu thay đổi, cập nhật kế hoạch quản lý dự án , và cập nhật tàiliệu dự án

5 Báo cáo hoạt động liên quan đến việc thu thập và phổ biến thông tin hiệusuất, bao gồm cả báo cáo tình trạng ,đo lường sự tiến bộ và dự báo Kết quả đầu

ra của quá trình này là báo cáo hiệu suất, cập nhật tài sản quá trình tổ chức , vàyêu cầu thay đổi

Sơ đồ sau thể hiện tóm tắt các quá trình và kết quả đầu ra khi chúng diễn

ra trong một dự án điển hình

Khởi tạo

Quá trình: Xác định các bên liên quan

Kết quả đầu ra: Sự đăng ký các bên liên quan, chiến lược quản lý các bên liênquan

Lập kế hoạch

Quá trình: Lập kế hoạch truyền thông, giao tiếp

Kết quả đầu ra: Kế hoạch quản lý truyền thông, cập nhật tài liệu dự án

Thực hiện

Quá trình: Phân phối thông tin

Kết quả đầu ra: Cập nhật tài nguyên quá trình tổ chức

Quá trình: Quản lý kỳ vọng các bên liên quan

Kết quả đầu ra: cập nhật tài sản quá trình tổ chức, yêu cầu thay đổi, cập nhật kếhoạch quản lý dự án, cập nhật tài liệu dự án

Giám sát và kiểm soát

Quá trình: Báo cáo hoạt động

Kết quả đầu ra: Báo cáo hiệu suất, cập nhật tài nguyên quá trình tổ chức, yêucầu thay đổi

Chương II Xác định các bên liên quan.

Nhắc lại kiến thức phần trước, chúng ta có các bên liên quan là nhữngngười có liên quan đến hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động dự án, bao gồm cácnhà tài trợ dự án , nhóm dự án, nhân viên hỗ trợ , khách hàng, người dùng, nhàcung cấp, và ngay cả các đối thủ dự án Cũng nhớ lại rằng mục tiêu cuối cùngcủa quản lý dự án là để đáp ứng hoặc vượt quá nhu cầu của các bên liên quan vàcác kỳ vọng vào dự án Để làm được điều đó , trước tiên chúng ta phải xác địnhcác bên liên quan dự án cụ thể là ai Xác định một số các bên liên quan có thể làhiển nhiên, nhưng cũng có những người liên quan có thể sẽ khó xác định Ví dụ,

có thể đó là đối thủ cạnh tranh bên ngoài tổ chức hoặc thậm chí bên trong các tổchức như người phản đối dự án hoặc những người không có kiến thức quản lý

dự án Các bên liên quan cũng có thể thay đổi trong một dự án do doanh thu củanhân viên, đối tác, và như vậy Điều quan trọng là sử dụng mạng lưới thông tinliên lạc không chính thức và chính thức để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quanđược xác định

Một cách đơn giản để ghi lại các thông tin cơ bản về các bên liên quan làbằng cách tạo ra các đăng ký cho các bên liên quan, một tài liệu công cộng baogồm các chi tiết liên quan đến các bên liên quan dự án sẽ được xác định Nhữngchi tiết này bao gồm tên của người thuộc bên liên quan, vị trí, tổ chức làm việc,vai trò với dự án , và thông tin liên lạc Nó cũng có thể bao gồm thông tin về yêucầu các bên liên quan và kỳ vọng của họ vào dự án Bảng sau đây là một ví dụcủa một đăng ký các bên liên quan

Họ tên Vị trí Vị trí

dự án

Vai trò trong dự án

Thông tin liên lạc

Joe

Fleming

Giámđốc điềuhành

Trong Nhà tài trợ joe_fleming@jwdconsulting.com

Erica Bell Giám

đốcquản lý

Ngoài Cố vấn kim_phuong@client1.com

Louise

Mills

Giámđốcquảngbá

Tạo lập một chiến lược quản lý các bên liên quan là một cách tiếp cận giúp tăng

sự hỗ trợ của các bên liên quan đó trong suốt dự án Nó bao gồm các thông tin

cơ bản, chẳng hạn như tên các bên liên quan, mức độ quan trọng trong dự án,mức độ ảnh hưởng của dự án, và các chiến lược quản lý tiềm năng để đạt được

hỗ trợ hoặc giảm những trở ngại từ đó các bên liên quan cụ thể Vì hầu hết cácthông tin này có thể nhạy cảm, cần được coi là bí mật, thậm chí không được ghilại, nhưng họ luôn xem việc quản lý các bên liên quan là một phần quan trọngtrong công việc của họ

Ví dụ, Peter Gumpert , người quản lý chương trình được đề cập ở trên,làm việc với một vài đồng nghiệp quan trọng để phát triển một chiến lược quản

lý các bên liên quan Dù Peter đã phụ trách nhiều dự án với các bên liên quankhác nhau, nhưng việc quản lý các bên liên quan với ông luôn là rất quan trọng,ông cần biết những người liên quan quan trọng nhất và cần phân tích, làm thếnào để làm việc với họ Hình 1 cung cấp một ví dụ về một phần của chiến lượcquản lý các bên liên quan Peter cho chương trình "Cáp quang ngầm đại dương"

Ví dụ này cũng bao gồm các mục từ sổ đăng ký các bên liên quan, chẳng hạnnhư vị trí các bên liên quan, cho dù người đó là nội bộ hay bên ngoài tổ chức.Chú ý rằng các nhà quản lý dự án làm việc cùng Peter cũng được bao gồm trongchiến lược quản lý các bên liên quan

Điều quan trọng là để thực hiện phân tích các bên liên quan trong khi bắtđầu quá trình nhóm và giữ cho đăng ký các bên liên quan và các chiến lược quản

lý được cập nhật trong suốt dự án Như sự thay đổi các bên liên quan hay thayđổi các thông tin khác, việc cập nhật các tài liệu này là rất quan trọng Việc nàycũng quan trọng khi sử dụng các thông tin phân tích các bên liên quan để lập kếhoạch truyền thông

dự án

Mức quantâm

Mức ảnhhưởng

Chiến lược quản lýtiềm năng

án cho các

dự án lớn(dưới

Peter)

nhưng anh tathường bị rối loạnkhi làm việc chung

do cách tiếp cậncứng nhắc củamình Cần giữ anh

ta trong khuôn khổ

dự án và nhắc nhởanh ta là 1 phần của

1 nhóm lớn

Carolyn

Morris

Phó chủtịch viễnthông (sếpcủa Peter)

Trong Cao Cao Carolyn là người

phụ nữ đầu tiên tạicông ty và vẫn cònthích chứng tỏ bảnthân Gửi cho cô ấycác thông báo quantrọng và đừng baogiờ làm cô ấy ngạcnhiên

Subbu

Thangi

Trưởngtiểu bangOregon

Ngoài Thấp Cao Subbu chịu trách

nhiệm về rất nhiềuvấn đề hành chính,như giấy cấp phépcài đặt đường dâycáp quang Ông córất nhiều dự án cần

dự án của chúng tôi.Lập một cuộc gặp

gỡ đặc biệt và ngắngọn với ông ta đểtăng mức độ đượcquan tâm của dự án

và thảo luận về cácvấn đề quan trọng.Tom

Morgan

Giám đốcđiều hànhviễn thôngcủa kháchhàng

Ngoài Tầm trung Cao Tom là nhà tài trợ

của một số dự áncủa chúng tôi Choanh ta quyền trên tất

cả các dự án đó đểanh ta sử dụng thờigian của mình mộtcách hiệu quả

Hình 1: Chiến lược quản lý bên liên quan.

Chương III Lập kế hoạch giao tiếp truyền thông

Bởi vì truyền thông là rất quan trọng vào các dự án, mỗi dự án phải baogồm một kế hoạch quản lý thông tin liên lạc hay các tài liệu hướng dẫn truyềnthông của dự án Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc nên là một phần của kếhoạch quản lý tổng thể dự án Kế hoạch quản lý truyền thông sẽ thay đổi theonhu cầu của dự án, nhưng một số loại kế hoạch bằng văn bản nên luôn luônđược chuẩn bị Ví dụ, đối với các dự án nhỏ, như dự án Quản lý trang mạng nội

bộ, kế hoạch quản lý thông tin liên lạc có thể là một phần hợp đồng của nhóm.Đối với các dự án lớn, nó phải là một văn bản riêng Kế hoạch quản lý truyềnthông cần phải giải quyết các mục sau đây:

- Yêu cầu thông tin liên lạc của các bên liên quan

- Thông tin được truyền đạt, bao gồm định dạng, nội dung và mức độ chitiết

- Ai sẽ nhận được các thông tin và ai tạo ra các thông tin

- Phương pháp đề nghị hoặc các công nghệ để truyền đạt thông tin

- Tần số truyền thông

- Thủ tục để giải quyết vấn đề

- Thủ tục sửa đổi để cập nhật kế hoạch quản lý thông tin liên lạc

- Một danh mục các thuật ngữ phổ biến

Điều quan trọng là phải biết những thông tin gì, các loại thông tin nào sẽđược phân phối cho các bên liên quan Bằng cách phân tích nhu cầu thông tinliên lạc bên liên quan, chúng ta có thể tránh lãng phí thời gian và tiền bạc vàoviệc tạo ra hoặc phổ biến thông tin không cần thiết Hình 2 cung cấp một phầncủa một bản phân tích truyền thông các bên liên quan và cho thấy rằng các bênliên quan nên có thông tin liên lạc được viết ra Lưu ý rằng việc phân tích thôngtin liên lạc các bên liên quan bao gồm các thông tin như người liên lạc ứng vớithông tin, hạn nộp, định dạng phù hợp dành cho các thông tin Chúng ta có thểtạo ra một bảng tương tự để hiển thị mà các bên liên quan nên tham dự các cuộchọp dự án Sẽ luôn luôn là một ý tưởng tốt với các phần bình luận, các loại bảng

để ghi lại, cân nhắc đặc biệt hoặc các chi tiết liên quan đến từng đối tượng, tàiliệu ,hội họp

Bên liên quan Tài liệu Hình thức Người liên lạc Hạn

Quản lý khách

hàng

Báo cáo tìnhtrạng hàng tháng

Văn bản

và họpmặt

Tina Erndt, TomSilva

Ngày đầutháng

Tư vấn kinh

doanh của khách

hàng

Báo cáo tìnhtrạng hàng tháng

Văn bản Julie Grant,

Sergey Cristobal

Ngày đầutháng

Tư vấn kĩ thuật

của khách hàng

Báo cáo tìnhtrạng hàng tháng

Email Li Chau, Nancy

Micheals

Ngày đầuthángQuản lý nội bộ Báo cáo tình

trạng hàng tháng

Văn bản

và họpmặt

Bob Thomson Ngày đầu

Mạng nộibộ

Angie Liu Ngày đầu

tháng

Đào tạo nhà thầu

phụ

Kế hoạch đàotạo

Văn bản Jonathan Kraus 1 tháng

11

Phần mềm nhà

thầu phụ

Kế hoạch thựcthi phần mềm

Email Najwa Gates 1 tháng 6

Hình 2: Phân tích truyền thông các bên liên quan.

Có được các bên liên quan xem xét và phê duyệt việc phân tích thông tinliên lạc sẽ đảm bảo rằng các thông tin là chính xác và hữu ích

Nhiều dự án không bao gồm đầy đủ thông tin ban đầu về thông tin liênlạc Người quản lý dự án, quản lý tổng thể, và các thành viên nhóm dự án sửdụng các kênh thông tin liên lạc hiện có để chuyển tiếp thông tin dự án là đủ.Vấn đề với việc sử dụng các kênh truyền thông hiện nay là mỗi nhóm (cũng nhưcác bên liên quan khác ) có nhu cầu thông tin liên lạc khác nhau Tạo ra một số

kế hoạch quản lý thông tin liên lạc và xem xét nó với các bên liên quan dự ánngay từ ban đầu trong một dự án, sẽ giúp ngăn ngừa hoặc giảm bớt các vấn đềthông tin liên lạc sau này Nếu một tổ chức làm việc trên nhiều dự án, cần cótính nhất quán trong việc xử lý thông tin liên lạc dự án giúp các hoạt động đồngnhất và trơn tru hơn

Thông tin liên lạc phù hợp sẽ giúp các tổ chức cải thiện thông tin liên lạc

dự án, đặc biệt là cho các chương trình bao gồm nhiều dự án Ví dụ, PeterGumpert , người quản lý chương trình "Cáp quang ngầm đại dương" trongtrường hợp nêu trên, sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ việc có một kế hoạch quản

lý thông tin liên lạc mà tất cả các nhà quản lý dự án cấp dưới đã báo cáo với anh

ta, giúp anh ta phát triển và thực hiện theo Từ một vài các dự án có một số cácbên liên quan cho đến việc phát triển một kế hoạch quản lý thông tin liên lạcphối hợp Ví dụ, nếu khách hàng nhận được báo cáo tình trạng từ công ty Peter

có định dạng hoàn toàn khác nhau và thông tin không có tính liên quan từ các dự

án trong cùng một công ty, họ sẽ đặt câu hỏi về khả năng của công ty Peter vềviệc quản lý các chương trình lớn hơn

Thông tin liên quan đến nội dung của dự án thông tin liên lạc cần xuấtphát từ cấu trúc chi tiết công việc (WBS) Trong thực tế, nhiều cấu trúc chi tiếtcông việc bao gồm một phần dành cho thông tin liên lạc dự án để đảm bảo rằngbáo cáo thông tin quan trọng có thể được phát tán đi Nếu báo cáo thông tin cầnthiết là một hoạt động được định nghĩa trong WBS, cần hiểu rõ ràng về nhữngthông tin dự án để báo cáo như khi nào báo cáo, làm thế nào để báo cáo, nhữngngười có trách nhiệm tạo báo cáo , …

Chương IV Sự phân phối thông tin.

Phân bố được thông tin dự án cho đúng người, tại đúng thời điểm và trongđịnh dạng phù hợp hữu ích là điều vô cùng quan trọng cho phát triển thông tin

dự án Phân tích thông tin liên lạc các bên liên quan tốt là một điểm khởi đầu tốt

để phân phối thông tin Người quản lý dự án và nhóm phải quyết định được xem

ai sẽ là người nhận được những thông tin, cũng như cách tốt nhất để phân phốithông tin? Gửi báo cáo thông tin dự án bằng văn bản liệu có đủ? Mở cuộc họpliệu có hiệu quả trong việc phân phối thông tin dự án? Hay các cuộc họp và cácvăn bản liệu có cần thiết cho phân phối thông tin dự án? Cách tốt nhất để phânphối thông tin cho các thành viên liên quan là gì?

Trong khi thực hiện dự án, nhóm dự án phải cân nhắc việc giải quyết vấn

đề phân phối thông tin Ví dụ, họ có thể sửa đổi các chính sách và thủ tục, hệthống thông tin, hoặc kết hợp các công nghệ mới để cải thiện phân phối thôngtin Chẳng hạn, Peter Gumpert , người quản lý chương trình nêu trên, có thểquyết định rằng việc cung cấp cho những nhân vật chủ chốt trong các dự án củamình các thiết bị cầm tay không dây, như một chiếc điện thoại iPhone hoặcBlackBerry, sẽ tăng cường thông tin liên lạc Ông sẽ cần phải yêu cầu khoản tiền

bổ sung để cung cấp các thiết bị và đào tạo họ về cách sử dụng chúng

Sau khi trả lời câu hỏi quan trọng liên quan đến truyền thông dự án, ngườiquản lý dự án và nhóm của họ phải quyết định cách tốt nhất để phân phối thôngtin Cân nhắc phân phối thông tin bao gồm việc sử dụng các công nghệ , truyềnthông chính thức và không chính thức , và sự phức tạp của thông tin liên lạc

Sử dụng công nghệ để cải thiện việc phân phối thông tin

Công nghệ có thể tạo thuận lợi cho quá trình phân phối thông tin khi được

sử dụng đúng cách Hầu hết mọi người và doanh nghiệp đều dựa vào e -mail, tinnhắn, website, điện thoại, điện thoại di động, và các công nghệ khác nhau đểgiao tiếp Sử dụng hệ thống thông tin quản lý dự án nội bộ, chúng ta có thể tổchức các tài liệu dự án, biên bản, yêu cầu của khách hàng… và như vậy sẽ làmluôn có được các thông tin lưu trữ dạng số Chúng ta có thể lưu trữ thông tin nàytrong phần mềm cục bộ hoặc lưu trữ nó trên mạng nội bộ , mạng mở rộng, hoặcInternet (nếu thông tin không phải là nhạy cảm) Lưu trữ các thông tin dự ándạng số có thể làm cho việc truy cập các dễ dàng hơn, do đó làm cho quá trìnhphân phối thông tin dễ dàng hơn Và việc ứng dụng công nghệ để tiến hành saolưu bảo quản các dữ liệu quan trọng trong các trường hợp cũng rất cần thiết

CÓ ĐIỀU GÌ KHÔNG ỔN?

Viễn thông trên khắp châu Á đã bị gián đoạn nghiêm trọng vào 26 Tháng

12 năm 2006, sau khi trận động đất ở Đài Loan làm hư hỏng cáp ngầm dướibiển, gây ách tắc các dịch vụ Internet và cản trở giao dịch tài chính, đặc biệt làtrong thị trường tiền tệ Sáu trong bảy hệ thống cáp ngầm dưới biển, chiếm 90phần trăm khả năng viễn thông của khu vực, đã bị phá vỡ trong trận động đất và

dư chấn của nó Lưu lượng điện thoại quốc tế bị hạn chế ở một số quốc gia , vàtruy cập Internet với tốc độ cực chậm Trận động đất ban đầu đo được ở cường

độ 7,1 độ Richter của Cục Khảo sát Địa chất Hoa Kỳ Các công ty viễn thôngcủa Philipin cho biết dịch vụ Internet của họ và các cuộc gọi điện thoại quốc tế

đã bị ảnh hưởng nghiệm trọng Ở Mỹ, công ty Globe Telecom cũng cho biết,dịch vụ viễn thông trên toàn nước Mỹ cũng đã bị gián đoạn

PCCW, công ty điện thoại lớn nhất tại Hồng Kông, cho biết ngày 27tháng 12 họ đã mất đi một nửa dung lượng Internet của mình vì các dây cáp bịhỏng PCCW báo cáo các dịch vụ thoại đã trở lại bình thường vào ngày 29 Vàongày 30 tháng 12 , các công ty viễn thông Singapore, các nhà điều hành lớn nhấtĐông Nam Á về viễn thông, nói rằng cuộc gọi thoại và truy cập Internet đã trởlại bình thường Chunghwa Telecom cho biết chỉ có 1 phần trăm của khách hànglớn trong nước sử dụng các đường truyền riêng còn bị hư hại ở thời điểm 30Tháng 12 so với khoảng 30 phần trăm tại thời điểm ngay sau khi trận động đất.Nhà khai thác đã được thay đổi tuyến giao thông đến các dòng khác và vệ tinh.Hơn 80 phần trăm các cuộc gọi được thực hiện thông qua Chunghwa Telecomsang Hoa Kỳ, Canada, Nhật Bản , châu Âu và Trung Quốc có thể được kết nốivào ngày 31 Tháng 12, Trong khi trươc đó ngay sau trận động đất tỷ lệ này dưới

30 phần trăm Tuy nhiên, tờ Bloomberg News đưa tin vào ngày 31 tháng 12 rằnghầu hết người sử dụng Internet sẽ tiếp tục gặp truy cập chậm và đề nghị kháchhàng giảm thiểu các hoạt động không cần thiết có yêu cầu băng thông lớn trêncác kết nối quốc tế

"Các cuộc gọi điện thoại và kết nối Internet được dự báo sẽ tăng trongthời gian năm mới, nhưng chúng tôi đã chuẩn bị kế hoạch dự phòng trongtrường hợp bất cứ điều gì xảy ra", Kim Cheol Kee, một phát ngôn viên của KT(công ty điện thoại và Internet lớn nhất Hàn Quốc) cho biết Tác động tài chínhđược giới hạn bởi thực tế là nhiều nhà điều hành và nhà đầu tư vẫn còn đangtrong kỳ nghỉ May mắn thay, thị trường đã yên tĩnh và tình hình kinh doanh trởnên sáng suả

Phương pháp chính thức và không chính thức phân phối thông tin

Sẽ không đủ cơ sở cho các thành viên trong nhóm dự án cho rằng báo cáotình trạng được nộp tới các nhà quản lý dự án và các bên liên quan sẽ được tất cảnhững người cần biết thông tin sẽ đọc tới Một số chuyên gia kỹ thuật có thể chorằng nộp báo cáo tình trạng dự án là đủ nhưng đôi khi điều đó lại không đúngkhi nhiều người thích các thông tin liên lạc không chính thức hơn Có 1 thống kêrằng 75 phần trăm dân số nói chung thích hướng ngoại, vì vậy họ thích nóichuyện với những người khác hơn là ngồi đọc các báo cáo được gửi tới Thôngthường, nhiều chuyên gia (không trong ngành kỹ thuật) muốn có một cuộc tròchuyện hai chiều về thông tin dự án với các đồng nghiệp, thay vì đọc báo cáochi tiết, email, hoặc vào các trang web để cố gắng tìm thông tin cần thiết

Thay vì tập trung vào việc nhận thông tin bằng cách đọc tài liệu kỹ thuật,nhiều đồng nghiệp và các nhà quản lý muốn được biết những người làm việctrong các dự án của họ và phát triển một mối quan hệ tin cậy với những người

đó Họ sử dụng các cuộc thảo luận không chính thức về dự án để phát triển cácmối quan hệ Vì vậy, người quản lý dự án phải đảm bảo tốt các mối quan hệthông qua giao tiếp tốt Nhiều chuyên gia tin rằng sự khác biệt giữa các nhàquản lý dự án và nhà quản lý dự án xuất sắc là khả năng phát triển và quản lýcác mối quan hệ và sử dụng kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu

Phân phối thông tin hiệu quả phụ thuộc vào nhà quản lý dự án và cácthành viên nhóm dự án có kỹ năng giao tiếp tốt hay không Giao tiếp bao gồmnhiều kĩ năng khác nhau như viết, nói và nghe, và nhân viên dự án cần phải sửdụng tất cả các kỹ năng đó trong công việc hàng ngày của họ Ngoài ra, nhữngngười khác nhau sẽ có mức độ quan tâm khác nhau và có được các thông tinkhác nhau từ dự án Ví dụ, một nhà tài trợ dự án có thể thích được thông tinthông qua các cuộc thảo luận không chính thức được tổ chức mỗi tuần một lầntại quán cà phê Quản lý dự án cần phải nhận thức và tận dụng lợi thế của nhucầu thông tin liên lạc đặc biệt này Nhà tài trợ dự án sẽ cung cấp phản hồi tốthơn về dự án so với các cuộc đàm phán chính thức, họ có thể cung cấp thôngqua một số hình thức truyền thông khác Cuộc trò chuyện không chính thức chophép các nhà tài trợ dự án thực hiện vai trò lãnh đạo của mình và cung cấpnhững hiểu biết và thông tin rất quan trọng cho sự thành công của dự án và các

tổ chức Việc gặp mặt trực tiếp thường hiệu quả hơn thông tin điện tử , đặc biệtvới các thông tin nhạy cảm

Phân phối thông tin quan trọng một cách hiệu quả và kịp thời.

Nhiều báo cáo bằng văn bản không chú ý việc cung cấp các thông tinquan trọng mà các nhà quản lý tốt và những người có chuyên môn kỹ thuật quantâm Ví dụ, điều được coi là quan trọng bao gồm các thông tin chi tiết kỹ thuật(điều mà sẽ ảnh hưởng lớn đến tính năng hoạt động, sản xuất của sản phẩm hoặcdịch vụ của công ty) như một phần của một dự án Nó thậm chí còn quan trọnghơn tài liệu ghi lại các thay đổi thông số kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến hiệu suấtsản phẩm Ví dụ, nếu chương trình cáp quang ngầm đại dương bao gồm một dự

án như mua và cung cấp thiết bị lặn đặc biệt, nâng cao chất lượng các bìnhdưỡng khí, điều đó làm cho các thợ lặn có thể ở dưới nước lâu hơn Điều đó sẽtrở lên rất quan trọng để cho người khác biết về khả năng mới này Các thông tin

Mọi người thường có xu hướng không muốn báo cáo các tin xấu Nếu cácnhà cung cấp bình dưỡng khí đứng đằng sau nhà sản xuất, người phụ trách dự ánmua những bình dưỡng khí này có thể chờ đợi đến phút cuối cùng để báo cáothông tin quan trọng này Giao tiếp thông qua việc mở các cuộc họp và các cuộcđàm phán không chính thức giúp mang lại thông tin quan trọng dù là tích cựchay tiêu cực.

Giao tiếp cũng giúp xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ hơn giữa nhân viên

dự án và các bên liên quan của dự án Người thực hiện hoặc phá vỡ dự án, vànhững người muốn hợp tác với nhau để có được một cảm nhận đúng đắn nhằmlàm như thế nào cho một dự án diễn ra Nhiều người trích dẫn nghiên cứu nóirằng trong một cuộc gặp gỡ trực tiếp (mặt đối mặt), 58 phần trăm của giao tiếp

là thông qua ngôn ngữ cơ thể, 35 phần trăm thông qua cách các từ được nói, vàchỉ 7 phần trăm thông qua các nội dung hay từ được nói Tác giả của thông tinnày đã cẩn thận lưu ý rằng những tỷ lệ phần trăm là kết quả cụ thể cho một tậphợp cụ thể của các biến số Ngay cả khi tỷ lệ thực tế là khác nhau trong thông tinliên lạc dự án bằng lời nói ngày hôm nay, nó là an toàn để nói rằng điều quantrọng là phải chú ý đến nhiều hơn đến những từ ngữ thực tế người khác nói Giaiđiệu của một người thông qua tiếng nói và ngôn ngữ cơ thể nói lên về việc họthực sự cảm thấy ntn.)

Vì dự án công nghệ thông tin thường đòi hỏi rất nhiều sự phối hợp, nên cócác cuộc họp ngắn, thường xuyên sẽ là 1 ý tưởng tốt Ví dụ, một số nhà quản lý

dự án công nghệ thông tin yêu cầu tất cả nhân viên dự án tham dự một “cuộchọp đứng” mỗi tuần hoặc thậm chí mỗi buổi sáng, tùy thuộc vào nhu cầu của dự

án Các cuộc họp đứng không có ghế, thiếu ghế buộc người dân phải tập trungvào những gì họ thực sự cần phải giao tiếp Nếu mọi người không thể đáp ứngviệc tham dự trực tiếp, họ thường thông tin liên lạc thường xuyên qua điện thoại

di động, e-mail, tin nhắn, hoặc các công nghệ khác

Để khuyến khích việc gặp gỡ trực tiếp (mặt đối mặt), giao tiếp khôngchính thức, một số công ty đã xây dựng các chính sách mà người lao độngkhông thể sử dụng e -mail giữa các giờ nhất định trong ngày làm việc hoặc thậmchí toàn bộ các ngày trong tuần Ví dụ, trong mùa hè năm 2004, Jeremy Burton,phó giám đốc tiếp thị của một công ty lớn Silicon Valley, ra lệnh trong bộ phậncủa mình rằng, thứ Sáu sẽ là ngày email tự do 240 người trong bộ phận củamình đã phải sử dụng điện thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp với mọi người, và người

vi phạm , những người đã sử dụng email sẽ bị phạt Một số công ty cũng đangtận dụng phần mềm mạng xã hội để tăng thông tin liên lạc không chính thức.Trong năm 2008, Jeremy Burton , hiện là giám đốc điều hành của công ty phầnmềm Serena, lập "Facebook Thứ Sáu" "Tôi đã nói với tất cả các nhân viên tôicho phép vào ngày thứ sáu cho tất cả mọi người dành một hay hai giờ trênFacebook .! Tôi dám để bạn tham gia, và tôi đặt cược bạn sẽ tìm ra một thôngtin gì đó mới về ai đó trong công ty mà bạn không bao giờ biết trước đây.Burton muốn nhân viên của mình thông qua đó làm quen với nhau tốt hơn,nhưng ông cũng muốn để họ theo kịp với công nghệ luôn thay đổi từ đó họ cóthể tiếp tục phát triển các sản phẩm phần mềm hữu ích

Lựa chọn những hình thức truyền thông thích hợp.

Hình 3 cung cấp các hướng dẫn từ Pratical Communications, Inc , mộtcông ty tư vấn truyền thông, về việc sử dụng như thế nào cho tốt các loạiphương tiện truyền thông, chẳng hạn như bản cứng, gọi điện thoại

1: Tuyệt vời – 2: Đầy đủ - 3: Không phù hợp

bản

Gọiđiện

Thưthoại

Hình 3: Phương thức truyền thông

Hộp thư thoại, email, các cuộc họp và các trang web phù hợp với các nhucầu giao tiếp khác nhau Ví dụ: Nếu bạn đã đang cố gắng để đánh giá cam kếtcủa các bên liên quan trong một dự án thì một cuộc họp sẽ là phương tiện thíchhợp nhất để sử dụng ( một cuộc họp mặt đối mặt sẽ là thích hợp hơn cả nhưngmột cuộc họp trực tuyến nơi mà người tham gia có thể nhìn và nghe thấy nhaucũng có đủ điều kiện giống như 1 cuộc họp thông thường), các phương tiệntruyền thông khác sẽ không thích hợp Quản lý dự án phải đánh giá nhu cầu củacác tổ chức, dự án và các cá nhân trong việc xác định phương tiện truyền thông

để xử dụng và khi nào sử dụng Họ cũng phải được tiếp cận công nghệ mới để

tăng cường thông tin liên lạc và hợp tác như được mô tả trong “Cái gì đã đi đúnghướng”.

ĐIỀU GÌ ĐÃ ĐI ĐÚNG HƯỚNG?

Một nghiên cứu Frost & Sullivan năm 2006 được tài trợ bởi VerizonBusiness và Microsoft gọi là: Các cuộc họp vòng quanh thế giới: Tác động củahợp tác trong hoạt động kinh doanh cho thấy rằng sự hợp tác là một động lựcchính cho tổng hiệu suất của các công ty trên toàn thế giới Tác động của sự hợptác quan trọng gấp hai lần sự cạnh tranh trong việc theo đổi các cơ hội thị trườngmới, và quan trọng gấp năm lần tác động của môi trường thị trường bên ngoài.Nghiên cứu xác định sự hợp tác như một sự tương tác giữa các nền văn hóa và

kỹ nghệ như âm thanh và hội nghị Web, e-mail, và tin nhắn nhanh Các nhànghiên cứu cũng tạo ra một phương pháp cụ thể đo lường sự hợp tác ảnh hưởngđến hiệu quả kinh doanh như thế nào Trong số tất cả các công nghệ hợp tácđược nghiên cứu, ba cái thường hiện diện trong các công ty có hiệu suất cao:hội nghị Web, hội nghị âm thanh, và các công nghệ lịch cuộc họp “Nghiên cứunày cho thấy một nhà lãnh đạo kinh doanh mới có thể thường xuyên quản lý mộtcách thành công hơn các công ty của họ và đạt được lợi thế cạnh tranh”, Brian -một phó chủ tịch của Frost & Sullivan đã nói như vậy

“Đo lường chất lượng và khả năng hợp tác trong một tổ chức, là một cơhội cho nhà quản lý để ưu tiên đầu tư công nghệ, khuyến khích việc áp dụng cáccông cụ mới và mở đường thông tin liên lạc để cải thiện sự hợp tác”

Nghiên cứu cũng cho thấy có sự khác biệt về cách mọi người trong cácnước khác nhau thích giao tiếp với nhau Những khác biệt nổi bật là một cơ hộicho sự hiểu biết văn hóa lớn hơn để cải thiện các nỗ lực hợp tác trên thế giới

Ví dụ:

âm thanh, video, và các công nghệ hội nghị web hơn người dân các khu vựckhác Ngoài ra, họ có xu hướng đa nhiệm nhiều nhất trong một cuộc họp hộinghị.

- Châu Âu phát triển mạnh về tinh thần đồng đội hơn các đối tác của họ ởnơi khác và thích tương tác thực tế với những người khác Họ thường cảm thấy

là vô trách nhiệm khi không trả lời điện thoại, và họ muốn mọi người gọi lại họlại hơn là để lại tin nhắn thư thoại

- Các chuyên gia trong khu vực Châu Á-Thái Bình Dương, nhiều hơn bất

cứ nơi nào khác, muốn được ngồi một chỗ liên tục trong giờ làm việc Kết quả

là, họ nhận thấy điện thoại là một công cụ không thể thiếu và thích nhắn tin bằngemail

Nhu cầu truyền thông cá nhân và nhóm

Nhiều nhà quản lý hàng đầu nghĩ rằng họ chỉ có thể thêm nhiều người hơnvào một dự án đang bị chậm tiến độ Thật không may, phương pháp này thườnggây ra nhiều thất bại vì sự phức tạp của sự gia tăng truyền thông Trong cuốnsách nổi tiếng của Frederick Brooks, The Mythical Man-Month, ông đã minhhọa khái niệm này rất rõ ràng Con người không thể thay thế được cho các phầncông việc Bạn không thể giả định rằng một công việc ban đầu được dự kiến sẽmất hai tháng cho một người hoàn thành và có thể thực hiên được trong mộttháng với hai người Một suy luận phổ biến là bạn không đưa ra chín phụ nữ đểtạo ra một em bé trong một tháng

Ngoài việc nhận ra rằng con người là không thể thay đổi, hiểu sở thích cánhân của mỗi người cũng quan trọng cho việc giao tiếp con người có những đặcđiểm tính cách khác nhau, thường ảnh hưởng đến sở thích giao tiếp của họ Ví

dụ, nếu bạn muốn khen ngợi một thành viên trong nhóm dự án đã làm tốt mộtcông việc, một người hướng nội sẽ thấy thoải mái hơn khi nhận được lời khentrong sự riêng tư, trong khi người hướng ngoại muốn mọi người nghe được lờikhen về công việc tốt của mình Một người trực quan sẽ muốn hiểu làm thế nào

một cái gì đó phù hợp với bối cảnh lớn, trong khi một người nhạy cảm muốn tậptrung hơn, chú ý tới từng chi tiết Một người có suy nghĩ mạnh mẽ sẽ muốn biếtlogic đằng sau thông tin, trong khi một người đa cảm sẽ muốn biết các thông tin

đó ảnh hưởng đến cá nhân họ cũng như những người khác như thế nào Mộtngười có công việc đánh giá sẽ rất chú ý tới hạn chót với vài lời nhắc nhở, trongkhi một người biết nhận thức sẽ cần sự hỗ trợ nhiều hơn trong việc phát triển và

kế hoạch sau

Hiếm khi người nhận tin nhắn giải thích chính xác như người dự định gửi

Vì vậy, điều quan trọng là cung cấp nhiều phương pháp truyền thông và mộtmôi trường thúc đẩy đối thoại cởi mở Điều quan trọng là nhà quản lý dự án vàđội của họ phải nhận thức được phong cách truyền thông riêng của mình và sởthích những bên liên quan khác của dự án

Như mô tả trong chương trước, nhiều chuyên gia công nghệ thông tin cónhững đặc điểm tính cách khác so với mọi người, chẳng hạn như là họ sống nộitâm hơn, trực quan, và theo định hướng để suy nghĩ ( trái ngược với cảm giác ).Những khác biệt cá nhân có thể dẫn đến hiểu lầm với những người hướng ngoại

Ví dụ, một hướng dẫn sử dụng được viết bởi một chuyên gia công nghệ thôngtin có thể không cung cấp các bước chi tiết mà hầu hết người dùng cần Nhiềungười dùng cũng thích mặt đối mặt để học cách sử dụng một hệ thống mới thay

vì cố gắng để làm theo một hướng dẫn người dùng một cách khó hiểu

Vị trí địa lý và nền văn hóa cũng ảnh hưởng đến sự phức tạp của truyềnthông dự án Nếu các bên liên quan của dự án là ở các quốc gia khác nhau thìthường khó hoặc không thể sắp xếp thời gian cho giao tiếp hai chiều trong giờlàm việc bình thường Rào cản ngôn ngữ cũng có thể gây ra vấn đề trong truyềnthông Cùng một từ có thể có ý nghĩa rất khác nhau trong những ngôn ngữ khác

người lao động ở các cấp thấp hơn hoặc phụ nữ cung cấp thông tin cho các bàithuyết trình chính thức Một số nền văn hóa cũng bảo lưu văn bản để liên kết cáccam kết.

Thiết lập các giai đoạn cho các tin tức truyền thông xấu

Điều này cũng quan trọng để đưa thông tin trong bối cảnh, đặc biệt là nếu

nó là tin xấu Một ví dụ thú vị của việc đưa tin xấu trong bối cảnh là trong lá thư

từ một sinh viên đại học gửi cho cha mẹ cô Các biến thể của lá thư này có thểđược tìm thấy trên nhiều trang web

Bố mẹ thân yêu , hoặc con nên nói là bà và ông thân yêu ,

Vâng, con đang mang thai Không, con không kết hôn được kể từ khi Larry - bạn trai của con bị đuổi việc Người Sử dụng lao động của Larry dường như không đánh giá cao các kỹ năng anh đã học được kể từ khi anh ấy tốt nghiệp phổ thông trung học Larry trông trẻ hơn nhiều so với bố, mặc dù anh già hơn bố 3 tuổi Con bỏ học đại học và nhận được một công việc vì vậy chúng con có thể có được một căn hộ trước khi em bé được sinh ra Con tìm thấy một căn hộ đẹp ở trên một nhà để xe tự động sửa chữa 24 giờ với cách nhiệt tốt nên khí thải và tiếng ồn sẽ không làm phiền chúng con Con rất hạnh phúc Con nghĩ bố mẹ cũng sẽ vậy.

Thân yêu, tái bút: Ashley

P/s: Không có Larry nào hết, con không có thai, không có đám cưới nào sắp diễn ra cả, con không bỏ trường, nhưng con nhận được một điểm “D” trong môn Hóa học Con chỉ muốn bố mẹ thấy được một số tình huống.

Xác định Số kênh Truyền thông

Một khía cạnh quan trọng của phân phối thông tin là số lượng người thamgia vào một dự án Số lượng người tham gia tăng, sự phức tạp của thông tin liênlạc tăng vì có nhiều kênh thông tin liên lạc hơn hoặc có thêm nhiều cách giaotiếp Có một công thức đơn giản để xác định số lượng các kênh thông tin liên lạc

như số lượng người tham gia vào một dự án tăng lên Bạn có thể tính toán sốlượng các kênh truyền thông như sau:

Số lượng các kênh thông tin liên lạc = n * (n-1 ) / 2

Trong đó n là số lượng người tham gia

Ví dụ, hai người có một kênh thông tin liên lạc : (2 (2 1) ) / 2 = 1

Ba người có ba kênh: ( 3 (3 1) ) / 2 = 3, bốn người có sáu kênh, năm người có

10, và như vậy Hình 10-2 minh họa khái niệm này Bạn có thể thấy là số lượngngười giao tiếp tăng trên ba thì số lượng các kênh thông tin liên lạc tăng lênnhanh chóng Quản lý dự án nên cố gắng hạn chế quy mô của các đội hoặcnhóm phụ để tránh làm cho thông tin liên lạc không quá phức tạp Ví dụ, nếu bangười đang làm việc cùng nhau với một nhiệm vụ dự án cụ thể, họ có ba kênhtruyền thông Nếu bạn thêm hai người vào đội của họ, bạn sẽ có số các kênhtruyền là mười, tăng bảy Nếu bạn thêm ba nhiều người thay vì hai, bạn có 12kênh truyền thông Bạn có thể dễ nhận thấy thông tin liên lạc trở nên phức tạphơn khi bạn tăng kích thước nhóm Truyền thông tốt xem xét nhiều yếu tố trướckhi quyết định làm thế nào để phân phối thông tin, bao gồm quy mô của nhóm,các loại thông tin, và các phương tiện truyền thông phù hợp Con người có xuhướng lạm dụng e -mail vì nó là một cách rẻ tiền, dễ dàng để gửi thông tin đếnrất nhiều người Khi được hỏi lý do tại sao bạn không thường xuyên gửi e -mailcho một nhóm 100 người, mà chỉ gửi cho một nhóm năm người, một CIO trả lời

là một nhóm tăng về quy mô, bạn sẽ có nhiều các thách thức quản lý Giao tiếp

kém bị tang theo cấp số nhân làm tăng khả năng mắc sai lầm chết người.

Figure 10.2: Tác động của số lượng người tới kênh thông tin

Một dự án quy mô lớn có rất nhiều bộ phận chuyển động, những cái mà tạo lênthì dễ dàng hơn nhiều phá vỡ Thông tin liên lạc như là dầu để giữ tất cả mọi thứlàm việc trơn chu Thật dễ dàng hơn nhiều để giải quyết một bầu không khí ngờvực trong một nhóm năm thành viên so với một nhóm 500 thành viên

Tuy nhiên, có những tình huống mà bạn không thể họp mặt đối mặt mà phải gửie-mail cho một nhóm nhiều người Nhiều chuyên gia công nghệ thông tin làmviệc với các dự án ảo, nơi họ không bao giờ gặp được trực tiếp nhà tài trợ dự áncủa họ, các thành viên, hoặc các bên liên quan khác của dự án Một môi trường