Quản lý dự án CNTT: nên theo cách nào?
Quản lý dự án CNTT: nên theo cách nào? Những vấn đề của quản lý dự án CNTT Dự án là tập hợp các hoạt động và hạng mục, được lập ra nhằm đạt một số kết quả nhất định, trong một giới hạn về thời gian, nguồn lực tài chính, nhân sự. Khác với dự án xây dựng (XD) hay mua sắm mà kết quả có thể được mô tả bằng sơ đồ, bảng vẽ cụ thể; mục tiêu cuối cùng của dự án ứng dụng CNTT rất khó hình dung vì là sản phẩm, quy trình phi vật thể, sử dụng trí tuệ của con người, chỉ cho kết quả khi được áp dụng thực tiễn. Những năm qua, trừ một số dự án CNTT có nội dung “cứng” (như XD hạ tầng, mua sắm thiết bị phần cứng), rất nhiều dự án CNTT có nội dung “mềm” (như XD phần mềm (PM), tạo lập website, cơ sở dữ liệu, tin học hóa các quy trình quản lý (QL)…) sử dụng ngân sách đã bị rơi vào tình trạng bế tắc ngay từ khi chuẩn bị, trình phê duyệt, cho tới các bước triển khai, đánh giá hiệu quả, nghiệm thu và thanh quyết toán. Để phá vỡ bế tắc trong triển khai dự án CNTT, các cơ quan QL nhà nước ở cấp cao nhất đang xem xét áp dụng các quy định mới về dự án CNTT, hướng dẫn thủ tục lập và phê duyệt dự án CNTT dựa trên các định mức và bảng dự toán chuyên ngành. Các bộ ngành và địa phương trong khi chờ đợi hướng dẫn chung đã phải tự thân “vận dụng” một số quy định khá lỗi thời (như nghị định 52) hoặc nghị định 16 (mới ban hành) để áp dụng cho công tác QL dự án CNTT. Bài viết “triển khai dự án ứng dụng CNTT: Vì sao bế tắc” đăng trên TGVT-PCW B số 01/2006, đã đề cập khá chính xác một số bất cập trong cơ chế QL dự án CNTT hiện nay, nhưng xem ra bản chất của vấn đề này vẫn chưa được làm sáng tỏ (nếu chỉ dừng lại ở việc chọn phương thức QL dự án CNTT theo kiểu “tiền kiểm” hoặc “hậu kiểm”). Tại Tp.HCM, sau một thời gian XD khá nhiều dự án ứng dụng CNTT có quy mô, gây nhiều tranh cãi, hiện nay cơ quan QL chuyên ngành đã ngưng XD dự án theo định mức, chuyển phần lớn dự án thành các công việc và hạng mục, sử dụng ngân sách thường xuyên. Tuy nhiên khi đánh giá cách làm theo kiểu “hậu kiểm” này, tác giả bài viết nói trên lại cho rằng “chỉ [nên] áp dụng cho các dự án nhỏ gọn… đối với các dự án lớn được “xẻ nhỏ” đến tận cấp quận, huyện thậm chí phường, xã… thì cách làm này xem ra không ổn về lâu dài. Việc chia các dự án manh mún ra sẽ khó QL, dẫn tới vấn đề tương thích khi phải tích hợp các ứng dụng và nhất là sẽ lãng phí, trùng chéo vô kể”. Nhưng có thể tác giả đã tự mâu thuẫn với chính mình khi đề nghị cần sớm “áp dụng chế độ hậu kiểm, làm xong mới quyết toán theo thực chi, là phù hợp với những lĩnh vực tạo ra nhiều giá trị vô hình, cần mềm dẻo sáng tạo trong quá trình triển khai. Hơn nữa, khi “hậu kiểm” có thể áp dụng các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả một cách sát sao với thực tế là điều mà cơ chế “tiền kiểm” đang rất yếu”. Vấn đề là cần phải xuất phát từ các quy định sử dụng ngân sách hiện nay: tiền kiểm “tài chính”, hậu kiểm “kết quả” (thẩm định và phê duyệt) trong các dự án đầu tư và tiền kiểm “kết quả”, hậu kiểm “tài chính” (dự toán và quyết toán) đối với các hạng mục và công việc theo kinh phí sự nghiệp, đồng thời cần phải tính đến những đặc điểm rất khác biệt giữa các dự án CNTT (đặc biệt là các dự án “mềm”), so với các dự án XD và mua sắm để tìm lời giải cho bài toán QL. Xuất phát từ đặc điểm khác nhau của hai phương pháp QL tài chính (theo ngân sách tập trung hay ngân sách sự nghiệp) mà hiệu quả QL và thực hiện công việc sẽ rất khác nhau. Khác biệt của dự án CNTT so với dự án XD 1. Cải tiến quy trình công việc cũ. Hầu hết các dự án XD nhà cao tầng, đường cao tốc, cầu cống… là XD công trình trên một mặt bằng trống (thường gọi là các dự án “Đồng Xanh”). Người ta phải làm các công việc chuẩn bị như xác định địa điểm XD, đền bù giải toả, chuẩn bị lán trại, nhà tạm, tập kết máy móc thi công… Trong khi hầu hết các dự án ứng dụng CNTT luôn bao gồm ba nội dung chính như sau: - Tin học hoá một số quy trình đang tồn tại. - Cải tiến một số quy trình hiện hữu. - Thêm vào một số quy trình mới. Trong CNTT, không có dự án “Đồng Xanh” nào là đơn giản cả. Hầu hết các dự án CNTT như: Tin học hoá QL hành chính nhà nước (112); XD chính phủ điện tử; quản trị tài nguyên doanh nghiệp (ERP); quản trị quan hệ khách hàng (CRM); thương mại điện tử… luôn phải đối mặt với việc thay đổi quy trình công việc vốn đã ăn sâu vào thói quen của người sử dụng. Đội ngũ làm PM phải đảm bảo khi triển khai dự án, không phá vỡ quy trình hoạt động hàng ngày của khách hàng. Thêm vào đó, họ phải lập được kế hoạch để khách hàng chấp nhận việc chuyển tiếp từ quy trình cũ sang quy trình mới. Sự phụ thuộc quá lớn vào khách hàng (người hưởng thụ dự án) của các dự án CNTT hoàn toàn đối nghịch với tính độc lập của các công trình XD, khi khách hàng chỉ bắt đầu sử dụng kết quả của dự án đã hoàn tất và được nghiệm thu. 2. Khó trù liệu những thay đổi. Thực tế là khách hàng (chủ đầu tư dự án hoặc cơ quan phê duyệt) đổi khi suy nghĩ rất sai lầm rằng hoàn chỉnh một PM không có gì ghê gớm, nhà thầu nên kết thúc nó nhanh chóng, chỉ cần vài ngày hay vài tuần, với chi phí tối thiểu hoặc cần giảm giá tối đa. Ngược lại, trong XD cơ bản, khách hàng luôn muốn ngôi nhà của họ được XD kiên cố. Việc rút ngắn thời gian hoặc thay đổi nguyên vật liệu cấp thấp hơn rất ít khi được cấp nhận do kinh phí XD đã được “tiền kiểm" và cố định, rút ngắn thời gian hay sử dụng vật liệu khác cũng đồng nghĩa với việc rút ruột công trình, làm giảm chất lượng. Công nghệ trong lĩnh vực CNTT thường thay đổi nhanh chóng, một số công nghệ có thể có lỗi thời điểm triển khai, cài đặt. Những dự án kéo dài hơn 6 tháng cần phải trù tính việc nâng cấp cả phần cứng lẫn PM. Điều này đòi hỏi chủ đầu tư dự án phải chuẩn bị thời gian và tài chính để duy trì thiết bị hoạt động đồng bộ. Hầu hết các dự án CNTT còn bị chậm bởi vô số nguyên nhân không thể đoán trước. Thường là do thay đổi trong cách QL, tổ chức, tài chính, thay đổi mức ưu tiên, công nghệ, nhận thức, quy trình và nhu cầu… Việc thêm vào các chức năng mới đồng nghĩa với việc phải tổ chức lại cơ sở dữ liệu và thay đổi giao diện. Nhà thầu không còn lựa chọn nào khác ngoài việc phải đồng ý với chủ đầu tư. Đôi khi họ phải làm theo những thay đổi do khách hàng đưa ra, nhưng không được tăng chi phí và thời gian. Trong dự án XD, bất cứ thay đổi mang tính kỹ thuật nào cũng được kiểm soát bởi các thủ tục hợp đồng. Các sự thay đổi liên quan đến bảng mô tả chi tiết kỹ thuật đều dẫn đến kết quả là tăng chi phí và thời gian XD. Nhưng điều này khó định lượng được trong các dự án CNTT, khi mà các hợp đồng không thể trù liệu tất cả những thay đổi vốn là bản chất của dự án. 3. Quy trình xoáy trôn ốc. Các giai đoạn triển khai một dự án XD luôn là tuyến tính, giới hạn của các giai đoạn luôn được xác định khá rõ ràng. Ví dụ, trong XD nhà cao tầng, các giai đoạn phác thảo kiến trúc, thiết kế kỹ thuật và thi công, bảng mô tả chi tiết vật liệu, thi công XD luôn gối đầu nhau và có những giới hạn khá chính xác. Trong dự án CNTT, các giai đoạn thiết kế, thi công, chỉnh sửa, bắt lỗi, nâng cấp PM không những chồng chéo lên nhau, mà thường phải chạy theo các yêu cầu cụ thể theo kiểu xoáy trôn ốc: yêu cầu khách hàng, thiết kế, XD, triển khai và đánh giá. Chu kỳ này tiếp theo chu kỳ khác. Do đó việc lập một bảng mô tả chi tiết kỹ thuật dựa trên các yêu cầu của người dùng chỉ trong một lần rất khó khả thi. Khách hàng của các dự án CNTT thường đưa ra những yêu cầu theo kiểu qua loa và mong chờ nhà thầu phải nghĩ ra giải pháp để đáp ứng những nhu cầu của họ, điều này chứng tỏ sự hiểu biết của khách hàng rất thiếu và không có cơ sở. 4. Phức tạp khi lập dự toán. Một trong những câu hỏi thường đặt ra là “Tại sao các nhà tư vấn CNTT không thể ước lượng dự toán chính xác như tư vấn XD?”. Trong XD, quy trình dự toán được thực hiện theo những bước khá cụ thể, theo các thiết kế kiến trúc, thiết kế XD và bảng mô tả chi tiết kỹ thuật. Tuy nhiên những dự án CNTT kéo dài quá 6 tháng sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề như: PM đã trải qua những thay đổi so với dự kiến ban đầu, nhiều phần cứng mới xuất hiện, giá cả có thay đổi (may mắn là thường theo xu hướng giảm giá, thêm chức năng), kỹ năng của người sử dụng do đó cần phải được cập nhật, tùy theo độ phức tạp của dự án… 5. Thêm chi phí hướng dẫn sử dụng. Điểm khác biệt giữa những dự án CNTT với các dự án XD là chi phí cho tài liệu hướng dẫn, đào tạo hướng dẫn sử dụng sản phẩm. Thường kỹ sư XD ít khi có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm mà họ làm ra. Vì thế, họ không cần phải phát triển các kỹ năng, kỹ thuật hoặc kế hoạch hướng dẫn khách hàng. Họ cũng không phải bỏ nhiều thời gian, tiền bạc và công sức để viết các tài liệu hướng dẫn khách hàng. Ngược lại, với dự án CNTT, huấn luyện và hỗ trợ khách hàng để đáp ứng yêu cầu của họ nên nhà thầu phải có khả năng, kỹ thuật và công cụ QL riêng biệt, phải lập kế hoạch đáp ứng yêu cầu về tài liệu sử dụng và huấn luyện cho khách hàng. Điều này sẽ tăng chi phí thời gian và tiền bạc. Thay lời kết Sự khác biệt lớn nhất trong QL dự CNTT theo kiểu “hậu kiểm” hay “tiền kiểm” là chỗ một bên QL dự án đầu tư thường coi trọng kết quả đầu ra (nhưng với mức kinh phí đầu vào được “khoán”, không dễ dàng thay đổi); với một bên QL công việc, hạng mục theo kiểu dự toán, thực nhanh thực chi, thường đặt nặng vấn đề kiểm soát dự toán và thanh quyết toán tài chính theo hướng tiết kiệm tối đa, nhưng khó đánh giá được kết quả cuối cùng vì thiếu các bước thẩm định, phê duyệt dự án theo các tiêu chí cụ thể làm căn cứ. Kinh nghiệm của các quốc gia phát triển cho thấy QL theo kết quả đầu ra có nhiều ưu việt hơn phương pháp QL theo dự toán đầu vào, nhưng đòi hỏi bộ máy QL phải chuyên nghiệp hơn, có kỹ năng, kinh nghiệm chuyên môn cao hơn. Đó là một trong những đột phá của cải cách hành chính (CCHC). Một khi bộ máy QL chưa đủ mạnh, chưa đến tầm, thì việc XD, thẩm định, phê duyệt và triển khai dự án chắc chắn không đạt hiệu quả cao, thậm chí làm ngưng trệ công việc. Bên cạnh đó, vướng mắc về thủ tục, định mức, quy trình … làm cho phương pháp QL dự án theo kết quả đầu ra, dù phù hợp với định hướng CCHC tiên tiến, lại không thể triển khai suôn sẻ được. Phải chăng việc từ bỏ cách làm lớn để quay về cách làm nhỏ lẻ, phân tán dường như phù hợp với trình độ tổ chức, bộ máy và con người hiện nay ? Nhưng nếu vậy thì bao giờ chúng ta mới cải cách và XD được một nền hành chính điện tử? Phải chăng các ngành ngân hàng, tài chính, hải quan …đang thành công trong ứng dụng CNTT và XD được hệ thống thông tin QL đồng bộ, hiệu quả vì họ đã áp dụng được quy trình QL dự án tiên tiến (với sự giúp đỡ từ các dự án vay vốn quốc tế và chuyển giao kinh nghiệm QL dự án CNTT tiên tiến từ nước ngoài) ? Chỉ bằng thời gian và tổng kết các bài học kinh nghiệm của chính mình, chúng ta mới có thể trả lời được các câu hỏi trên! Thực tiễn 10 năm ứng dụng CNTT (1995-2005) có lẽ cũng đủ để giới lãnh đạo ngành rút ra bài học kinh nghiệm thành công và thất bại. Mong muốn hiện nay là những người có trách nhiệm QL ngành (đương chức hay đã nghỉ hưu) cùng ngồi lại xem xét và đánh giá hiện trạng. Cơ quan QL nhà nước ở cấp cao nhất nên sớm vào cuộc, có kết luận và đưa ra định hướng rõ ràng, tránh tình trạng lúng túng “vòng vo tam quốc” trong QL triển khai các dự án CNTT, nếu không các ứng dụng CNTT sẽ còn bị bế tắc hoặc rơi vào tình trạng “tránh vỏ dưa gặp vỏ dừa” như hiện nay. Hoàng Lê Minh