Bài 2 Giới thiệu công cụ Microsoft Project MSP thuộc bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project trình bày về các thành phần cần quản lý, mục tiêu quản lý công việc, mục tiêu quản lý thời gian, mục tiêu quản lý chi phí,... Với các bạn chuyên ngành Công nghệ thông tin thì đây là tài liệu tham khảo hữu ích.
BÀI Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP) Các thành phần cần quản lý Công việc Danh sách loại nguồn lực Tình trạng nguồn lực Số lượng, phân bố nguồn lực Tải công việc Bảng phân công nhiệm vụ Bảng theo dõi thời gian Thời gian Tổ chức phân rã cơng việc Tình trạng hồn thành Thứ tự ưu tiên Mối quan hệ với công việc khác Nguồn lực Thời gian kế hoạch Thời gian thực tế Độ sai lệch thời gian Lịch làm việc chung dự án Lịch làm việc cá nhân, nhóm Lịch làm việc máy móc thiết bị Chi phí Chi phí kế hoạch Chi phí thực tế Các hạng mục chi phí Sai lệch chi phí Chi phí làm việc, chạy máy theo Chi phí vật tư theo sản phẩm Các khoản điện, nước, vận chuyển… Mục tiêu quản lý công việc Trình tự công việc theo yêu cầu kỹ thuật Đảm bảo công việc liệt kê đầy đủ Đảm bảo nắm tình trạng cơng việc hồn thành, cịn dở dang Đảm bảo quản lý công việc tổng thể đến chi tiết, việc mẹ-việc Quản lý mối quan hệ công việc Quản lý thời gian bắt đầu, kết thúc Đảm bảo quản lý nguồn lực gắn với công việc Mục tiêu quản lý nguồn lực Quản lý loại nguồn lực người, máy móc, vật tư… Quản lý chi phí gắn với loại nguồn lực Quản lý tải thời gian hoạt động Quản lý lịch làm việc Quản lý phân công nguồn lực Cân đối đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực Điều chuyển nguồn lực cập nhật thay đổi Mục tiêu quản lý thời gian Quản lý thời gian dự tính, thời gian kế hoạch Quản lý thời gian thực tế, sai lệch thời gian Quản lý thời gian bắt đầu thời gian kết thúc Quản lý giai đoạn, mốc thời gian dự án Quản lý công thực theo công việc, nguồn lực Quản lý lịch làm việc dự án cá nhân, nhóm Cập nhật xác thay đổi dây chuyền thời gian dự án Mục tiêu quản lý chi phí Quản lý chi phí gắn với loại nguồn lực Quản lý chi phí gắn với cơng việc Quản lý chi phí kế hoạch chi phí phát sinh thực tế, sai lệch chi phí Quản lý chi phí theo giờ, chi phí ngồi giờ, chi phí theo lần sử dụng Quản lý chi phí trả trước, trả sau, trả theo công suất sử dụng Quản lý tiến độ giải ngân theo dự án Quản lý giới hạn chi phí Thuật ngữ tiếng Anh sử dụng Microsoft Project Thuật ngữ Giải thích Thuật ngữ Giải thích Project Dự án Ribbon Nhóm cơng cụ Task Cơng việc Tab Mục nhóm công cụ Resource Nguồn lực Chart Bảng, biểu đồ Duration Khoảng thời gian Sheet Bảng liệu Calendar Lịch Form Màn hình nhập liệu Cost Chi phí Planner Cơng cụ lập kế hoạch Usage Mức độ sử dụng Tracking Theo dõi Team Đội ngũ Gantt Henry Gantt Schedule Lịch trình View Màn hình hiển thị Network Mạng Format Định dạng Diagram Biểu đồ, đồ thị Entire Toàn Timeline Trục thời gian Selected Được chọn Giới thiệu công cụ MS Project Là phần mềm quản lý dự án thiết kế để hỗ trợ người quản trị dự án công tác lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực cho công việc, theo dõi tiến độ, quản lý ngân quỹ phân tích tải cơng việc dự án Chạy hệ điều hành Windows, phát triển Microsoft, gồm phiên bản: Standard Professional Phiên sử dụng cho môn học: Microsoft Project Professional 2010 Tổng quan lợi ích MS Project Hỗ trợ lập kế hoạch Hỗ trợ điều phối nguồn lực Quản lý công việc Phân công nguồn lực theo công việc Xác định lịch thời gian cho công việc Quản lý danh sách nguồn lực Quản lý chi phí lịch theo nguồn lực Phân bổ tối ưu hóa nguồn lực In bảng phân cơng cơng việc In lộ trình tiến độ giải ngân Hỗ trợ giám sát dự án Ghi lại điểm chốt Theo dõi liệu thực tế thời gian, chi phí, tiến độ hồn thành Lập báo cáo tiến độ, chi phí, nguồn lực Cập nhật tự động thay đổi liên quan Các thiết lập hệ điều hành cho MS Project Công tác lập lịch, khai báo chi phí in ấn báo cáo đặc biệt quan trọng quản lý dự án Cần thiết đặt hệ điều hành để đảm bảo sử dụng lịch, tiền tệ in ấn báo cáo thuận lợi Các thiết đặt bao gồm Thiết đặt ngày tháng Thiết đặt tiền tệ Cài đặt máy in Task Usage Trục thời gian Công việc Task Chi phí sử dụng Thời gian sử dụng Nguồn lực Team Planner Là công cụ cho phép quan sát trực quan công việc nguồn lực Cho phép người quản lý dễ dàng nắm tải nguồn lực tiến hành điều phối tải thao tác kéo thả Công cụ thể trạng thái công việc xong chưa xong, dở dang thể công việc chưa lập lịch, chưa phân công cho ai, chưa gắn với nguồn lực Team Planner Danh sách nguồn lực Phân bố công việc theo nguồn lực thời gian Việc chờ chưa có lịch Việc chờ phân công Resource Sheet Là bảng khai báo nguồn lực cho dự án bao gồm nguồn lực người, vật tư, chi phí, máy móc thiết bị Bảng giúp định nghĩa lịch làm việc cá nhân máy móc Giá làm việc giờ, hay theo lần sử dụng định nghĩa rõ ràng Cơ chế tính chi phí hỗ trợ chế độ: Start – trả trước End – trả sau Prorated – dùng đến đâu tính đến Resource Sheet Resource Sheet Đơn vị tính Danh sách nguồn lực Loại nguồn lực Giá Giá ngồi Cách tính chi phí Kiểu lịch làm việc Network Diagram Là sơ đồ mạng công việc Giúp quan sát trực quan mối quan hệ việc dạng đồ thị Đánh dấu đỏ việc quan trọng cần thực phòng chống rủi ro để đảm bảo thành công dự án Calendar Màn hình hiển thị cơng việc dạng lịch làm việc Hỗ trợ kiểm tra lịch làm việc theo thời gian Hữu dụng cho tình có kiện bất thường xảy vào thời điểm => cần xác định thời điểm có việc gì? Resource Usage Màn hình hiển thị mức độ sử dụng nguồn lực theo thời gian Cho biết chi tiết ngày nguồn lực sử dụng giờ, chi phí Có thể điều chỉnh để theo dõi số liệu lũy kế xem thời gian chi phí đồng thời Bấm chuột phải để menu điều chỉnh Resource Graph Biểu đồ kiểm soát tải nguồn lực Cho biết số lượng nguồn lực dùng theo ngày Cảnh báo tải nguồn lực Cho phép xem nhiều nguồn lực, vẽ biểu đồ nguồn lực cho loại nguồn lực dạng nhân công, máy móc… có giới hạn số lượng tối đa Trục thời gian dự án Bấm View \ Entire Project để xem toàn dự án Nguồn lực Quá tải Thanh cuộn để chuyển xem nguồn lực khác Vạch số lượng tối đa Số nguồn lực cần sử dụng theo ngày Timeline Trình bày vịng đời dự án theo trục thời gian Thể điểm mốc cơng việc yếu Thể ngày bắt đầu kết thúc dự án Dùng kết hợp với Gantt Chart để hỗ trợ xem lịch dự án Những cơng việc Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Biểu diễn điểm mốc dự án Tracking Gantt Theo dõi liệu thực tế dự án Theo dõi tỷ lệ hoàn thành Theo dõi việc quan trọng (màu đỏ) Biểu diễn sai lệch so với KH ban đầu Resource Form Màn hình nhập liệu masterdetail, kê chi tiết công việc theo nguồn lực Cho phép điều chỉnh số lượng nguồn lực cần dùng thời gian sử dụng Có thể điều chỉnh để xem/cập nhật thời gian làm việc chi phí Hỗ trợ ghi Bấm Next / Previous để chuyển nguồn lực Bấm chuột phải để menu điều chỉnh Task Form Màn hình nhập liệu masterdetail, kê chi tiết nguồn lực gắn với công việc Cho phép điều chỉnh danh sách nguồn lực, số lượng nguồn lực, nhập chi phí Có thể điều chỉnh để xem/cập nhật thời gian làm việc chi phí Hỗ trợ ghi Bấm Next / Previous để chuyển nguồn lực Bấm chuột phải để menu điều chỉnh Task Sheet Màn hình nhập liệu dạng bảng, tương tự Gantt Chart khơng có phần biều đồ trực quan Thích hợp cho việc thiết kế trường thông tin tự định nghĩa để phục vụ mục tiêu quản lý khác quản lý yêu cầu, quản lý rủi ro Bài tập nhà Chia nhóm tìm hiểu nút bấm toolbar Bỏ qua nhóm Clipboard Font tab Task Phần Format biến đổi khác tùy thuộc view, tìm hiểu Format cho Gantt Chart, Tracking Gantt, Resource Sheet Team Planner ... Được chọn Giới thiệu công cụ MS Project Là phần mềm quản lý dự án thiết kế để hỗ trợ người quản trị dự án công tác lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực cho công việc, theo dõi tiến độ, quản lý ngân... gian dự án Quản lý công thực theo công việc, nguồn lực Quản lý lịch làm việc dự án cá nhân, nhóm Cập nhật xác thay đổi dây chuyền thời gian dự án Mục tiêu quản lý chi phí Quản lý chi phí gắn với. .. trả theo công suất sử dụng Quản lý tiến độ giải ngân theo dự án Quản lý giới hạn chi phí Thuật ngữ tiếng Anh sử dụng Microsoft Project Thuật ngữ Giải thích Thuật ngữ Giải thích Project Dự án Ribbon