Kỹ năng giao tiếp và tổ chức cuộc họp hiệu quả

KỸ NĂNG GIAO TIẾP & TỔ CHỨC CUỘC HỌP HIỆU QUẢ MỤC TIÊU • Giúp thành viên nhóm quản lý tổ viên hiểu thơng tin giao tiếp truyền đạt bị sai lệch • Tổ biết phải làm để giao tiếp đặc biệt tổ chức họp tổ đạt hiệu Giao tiếp gì? • Sự chia sẻ hiểu biết, ý tưởng, cảm nghĩ, kinh nghiệm… người với người khác • Nói chuyện người với người khác lời không lời  Có kiểu giao tiếp nào? • Giao tiếp trực tiếp – ngôn ngữ, cử chỉ, ánh mắt, điện thoại… • Giao tiếp gián tiếp – thư từ, văn bản, công văn, thông qua người khác, email, điện tín… • Chú ý: – Trong nói chuyện thông tin dễ bị sai lệch Thông tin truyền qua nhiều người sai lệch lớn TẠI SAO? Lý gây sai lệch: Do người nói • Nói khơng rõ ràng, nói nhanh, nói khơng xác, nói khó hiểu • Câu nói q dài • Nói khơng chịu để ý người nghe có hiểu hay khơng Lý gây sai lệch: Do người nghe • Khơng ý lắng nghe • Nghe quên tự suy diễn theo cách nghĩ • Nghe xong khơng hiểu, khơng chịu nói hiểu Lý gây sai lệch Do môi trường xung quanh • Ồn q nghe khơng • Cách xếp chỗ ngồi khơng thuận tiện • Mưa gió nóng nực Tổ chức họp THT phải lưu ý tới tất lý để tổ chức họp hiệu Một vài câu hỏi suy ngẫm • Tại tổ hợp tác phải họp? Nếu khơng họp xảy chuyện gì? • Mỗi nhóm nhớ lại: – Buổi họp gần nhóm nào? – Nhóm làm để chuẩn bị tiến hành họp đó? Vậy làm để tổ chức họp hiệu quả? Trả lời • Cần phải họp: – Để đảm bảo tham gia – Nhiều tổ viên nên cần cung cấp thông tin (giao tiếp) cách thức Trả lời • Nếu không thường xuyên họp đầy đủ tổ viên nhóm có hậu quả: – Quyết định đưa không công – Nhiệm vụ, cơng việc khơng giao khơng có người thực – Các tổ viên công việc THT – Kiến thức, kinh nghiệm ý tưởng tổ viên không chia sẻ – Mọi người khơng cảm thấy phần tổ hợp tác hợp tác khó khăn Yếu tố cần có để tổ chức họp • Phải có lý do/mục tiêu rõ ràng – VD- Họp thường kỳ, thảo luận tiến độ thực hoạt động; – Họp để thông báo kế hoạch – Họp để giải vấn đề phát sinh đột xuất Để tổ chức họp hiệu quảNhóm điều hành cần chuẩn bị gì? • Lựa chọn thời gian/thời điểm họp, mức độ thường xuyên – Thời gian phải phù hợp với nhu cầu đa số thành viên (vd không nên họp vào thời điểm thu hoạch) – Thời gian phải thuận tiên cho đa số thành viên kể phụ nữ (vd: buổi tối) – Để họp định kỳ nên họp hàng tháng hay hàng quý Để tổ chức họp hiệu quả- Nhóm điều hành cần chuẩn bị gì? (tiếp) • Chuẩn bị chương trình họp – Giúp người chủ trì (người nói) nhớ tất vấn đề cần đề cập đến – Giúp họp tổ chức tốt, có hiệu thời gian dự định – Giúp tổ viên chuẩn bị ý kiến tham gia thảo luận, biết họ mong đợi từ họp – Giúp đảm bảo họp có mục tiêu rõ ràng sau họp đạt kết gì, giải vấn đề Gợi ý chương trình họp Mở đầu họp Điểm danh đại biểu Đọc biên họp kỳ trước (nếu cần) Đọc chương trình sau theo chương trình để tiến hành trình tự bước họp Công việc chung/thảo luận chung Đọc nhanh biên họp Kết thúc Để tổ chức họp hiệu Nhóm điều hành cần chuẩn bị gì? (tiếp) • Chuẩn bị địa điểm – Lựa chọn địa điểm: Chọn nơi thoáng mát yên tĩnh – Sắp xếp chỗ ngồi hợp lý cho người nói người nghe rõ – Chuẩn bị văn phòng phẩm, thiết bị cần thiết • Mời người tham dự • Phân cơng nhóm cán điều hành, phát biểu họp Để tổ chức họp hiệu Người nói cần chuẩn bị gì? • Nên có phân cơng rõ ràng: – Người chủ trì – Thư ký viết biên họp, tổng hợp ý kiến tổ viên – Người phát biểu cho nội dung • Người nói nên nói rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, nói xong cần hỏi lại lắng nghe xem người nghe hiểu ý chưa • Người điều hành/chủ trì họp nên lưu ý tập trung thảo luận vào vấn đề để tìm giải pháp Để tổ chức họp hiệu quả- Người nghe nên làm gì? • Người nghe sau nghe xong nên hỏi lại theo cách nói xem ý người nói hay khơng • Những việc khó nhớ thông báo… nên hỏi hỏi lại nhiều lần ghi giấy • Việc cần nhớ lâu nên ghi vào biên để tránh tranh cãi vơ ích ví dụ việc khơng ghi biên Một số kỹ cần lưu ý • Kỹ định cho vấn đề thảo luận – Đề xuất/gợi ý giải pháp – Thúc đẩy thảo luận để lấy ý kiến đóng góp – Biểu cần để đưa định • Biểu cách giơ tay chọn phương án đồng ý • Biểu cách giơ tay chọn phương án không đồng ý • Biểu phiếu kín – Nên kiểm tra lại/thơng báo lại xem đề xuất có thực đa số trí khơng • Kỹ giải mâu thuẫn  Xem phần trình bày Những kiểu họp cần tránh • Kiểu tạo luồng thơng tin khơng thức: Là có người thường phát biểu họp lại nói bên họp làm cho thành viên tổ nghi kỵ lẫn nhau, phòng thủ, né tránh gây mâu thuẫn Những kiểu tổ chức họp cần tránh • Kiểu chiều: Chỉ có người tổ trưởng nói nhiều, tổ viên ngồi nghe nói chuyện riêng họ khách mời khơng có trách nhiệm với tổ • Kiểu lấn lướt: Chỉ có số người giành quyền nói, nói sơi chiếm phân thời gian họp, số lại im lặng Những kiểu điều hành họp cần tránh • Kiểu bề trên: Một số người có địa vị tuổi tác, có trình độ học vấn… thường vơ tình lấn lướt làm cho họp khơng nghe ý kiến người khác • Kiểu gây hấn: Một số người thường hay trích, phản bát ý kiến người khác (nhất lãnh đạo họp) nên làm cho người lại ngại phát biểu ý kiến ÁP DỤNG THỰC TẾ • Xem lại cc họp tổ gần vừa tiến hành nào? • Nêu cơng việc cần thay đổi để họp lần sau tốt hơn? • Để thay đổi có khó khăn khơng? Tại sao? ... TIÊU • Giúp thành viên nhóm quản lý tổ viên hiểu thơng tin giao tiếp truyền đạt bị sai lệch • Tổ biết phải làm để giao tiếp đặc biệt tổ chức họp tổ đạt hiệu Giao tiếp gì? • Sự chia sẻ hiểu biết,... gió nóng nực Tổ chức họp THT phải lưu ý tới tất lý để tổ chức họp hiệu Một vài câu hỏi suy ngẫm • Tại tổ hợp tác phải họp? Nếu khơng họp xảy chuyện gì? • Mỗi nhóm nhớ lại: – Buổi họp gần nhóm... hành họp đó? Vậy làm để tổ chức họp hiệu quả? Trả lời • Cần phải họp: – Để đảm bảo tham gia – Nhiều tổ viên nên cần cung cấp thông tin (giao tiếp) cách thức Trả lời • Nếu không thường xuyên họp