Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TPHCM

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TPHCM

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ 

Trong một tổ chức, luôn có sự mâu thuẫn lợi ích: giữa lợi ích cá nhân với lợi ích tập thể, lợi ích của người lao động với lợi ích chủ doanh nghiệp… Để dàn xếp các  mâu  thuẫn này cần  phải đặt  ra quy định để  kiểm  soát  ràng  buộc…sao  cho  cá nhân  không vì  lợi  ích  riêng  tư mà làm tổn  hại  đến  lợi  ích  tập thể, người  lao động không  từ  bỏ  lợi  ích  cá  nhân  mà  vẫn  không  làm  tổn  hại  đến  lợi  ích  chủ  doanh nghiệp…

Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị. Nhìn dưới góc độ chủ động phòng ngừa, ngăn chặn sai phạm và  yếu kém, một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức. 

Đến thập niên 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết kế hệ thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và vận  dụng  trong  các  cuộc  kiểm  toán.  Đạo  luật  chống  hành  vi  hối  lộ  ở  nước  ngoài 1977,  các  báo  cáo  của  Cohen  Commission  và  FEI  (Financial  Executive  Institute) đều đề  cập đến  việc hoàn  thiện hệ  thống  kế  toán  và  KSNB. Uỷ ban chứng  khoán Hoa Kỳ (SEC) cũng đưa ra các điều luật bắt buộc các nhà quản trị phải báo cáo về hệ  thống  kiểm  soát  nội  bộ  của  tổ  chức.  Năm  1979,  Hiệp  hội  kế  toán  viên  công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã thành lập một Uỷ ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ nhằm đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB. 

Giai đoạn từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ đã tiến hành sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá của kiểm toán độc lập về KSNB và báo cáo về KSNB. Hiệp hội kế toán nội bộ (IIA) cũng ban hành chuẩn mực và hướng dẫn kiểm toán viên nội bộ về bản chất của kiểm toán và vai trò của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh giá HTKSNB.

Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào KSNB càng mạnh mẽ hơn. Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Uỷ ban Treaway) được thành lập năm 1985. Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ ra đời nhằm nghiên cứu KSNB và đã công bố báo cáo COSO 1992: 

­  Phát  triển  theo  hướng  chuyên  sâu  vào  những  ngành  nghề  cụ  thể:  báo  cáo Basle 1998 của Uỷ ban Basle các ngân hàng trung ương công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng 

­  Phát  triển  theo  hướng  quốc  gia:  nhiều  quốc  gia  trên  thế  giới  có  khuynh hướng xây dựng một  khuôn khổ lý thuyết riêng về KSNB, điển hình là báo 

Về kiểm toán nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước do Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành  bao gồm quy tắc đạo đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán.

Năm  1992,  bản  Hướng  dẫn  về  chuẩn  mực  KSNB  của  INTOSAI  đã  hình thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc thực hiện và đánh giá KSNB. 

Năm  2001,  bản  hướng  dẫn  của  INTOSAI  1992  đã  cập  nhật  thêm  về  các chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tượng và phù hợp với sự phát triển gần đây trong KSNB. Điều cần lưu ý là tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về KSNB của báo cáo COSO. 

Bên  cạnh  việc  cải  thiện  định  nghĩa  KSNB  và  xây  dựng  một  sự  hiểu  biết thông thường về KSNB, tài liệu của INTOSAI  trình bày những vấn đề đặc thù về 

KSNB  là  cơ  cấu  của  một  tổ  chức,  bao  gồm  nhận  thức,  phương  pháp,  quy trình  và  các  biện pháp  của người  lãnh đạo nhằm bảo đảm  sự hợp  lý để đạt  được các mục tiêu của tổ chức: 

­  Thúc đẩy  các  hoạt  động hữu hiệu, hiệu quả và  có  kỷ  cương cũng  như  chất lượng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức. 

­  Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn và kịp thời. 

So với định nghĩa của báo cáo COSO và hướng dẫn năm 1992, khía cạnh giá trị đạo đức được thêm vào. Mục tiêu của KSNB được nhấn mạnh thêm, đó chính là

Ngân  sách nhà nước được phân bố  rộng  rãi. Chính  vì  vậy  cần  có  các  kiểm soát  nhằm đảm bảo  ngân  sách được  sử dụng đúng mục đích, các  tài  sản  không  bị thất  thoát  hay  lãng  phí.  Vì  vậy,  việc  bảo  vệ nguồn  lực  cần được nhấn mạnh  thêm tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công. 

Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực công.  Vì  vậy,  các  lãnh  đạo  của  Chính  phủ  rất  quan  tâm đến  tài  liệu này. Các  nhà lãnh đạo các tổ chức của nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng để thực hiện và 

Môi  trường  kiểm  soát  đã  tạo nên một sắc  thái  chung  cho một  tổ  chức,  ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi  trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và 

Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu,

cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm  của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB 

Lãnh  đão  và nhân  viên phải duy trì  một  trình  độ đủ để hiểu được  việc  xây dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mạng chung của tổ  chức.  Mỗi  cá nhân trong tổ chức đều giữ một  vai trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ. 

Đào  tạo  là  một  phương  thức hữu  hiệu để  nâng  cao  trình  độ  cho  các  thành viên  trong  tổ  chức.  Một  trong  những  nội  dung  đào  tạo  là  hướng  dẫn  về  mục  tiêu 

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ  của nhà  lãnh  đạo  khi điều hành. Nếu nhà lãnh  đạo  cấp  cao  cho  rằng KSNB  là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và  sẽ  theo  đó  mà  tận  tâm  xây  dựng  hệ  thống  KSNB.  Tinh  thần  này  biểu  hiện  ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan. Ví dụ như việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB. 

Ngược  lại,  nếu  các  thành  viên  trong  tổ  chức  cho  rằng  KSNB  không  quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của 

Cơ cấu tổ chức bao gồm: 

Trong  cơ  cấu  tổ  chức  cũng  bao  gồm  bộ  phận  kiểm  toán  nội  bộ,  ban  kiểm soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán 

Nhà  lãnh  đạo  cần thiết  lập các  chương  trình  động  viên,  khuyến  khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể. Đồng  thời,  các hình  thức kỷ  luật  nghiêm  khắc  cho  các  hành  vi vi  phạm cũng  cần được các nhà lãnh đạo quan tâm. 

Phân  tích đánh  giá  rủi  ro  để  thu hẹp  vào  những  rủi  ro  chủ  yếu.  Việc  nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro 

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo 

Chính sách nhân sự

Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và  rủi  ro  từng  hoạt  động.  Rủi  ro  được  xem xét  liên  tục  trong  suốt  quá  trình  hoạt động của đơn vị. Liên quan đến khu vực công, các cơ quan nhà nước phải quản trị 

Có  nhiều  phương  pháp  đánh  giá  rủi  ro  tùy  theo  mỗi  loại  rủi  ro,  tuy  nhiên, phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Ví dụ, phải xây dựng các tiêu chí đánh giá  rủi  ro,  sau  đó  sắp  xếp  thứ  tự  các  rủi  ro,  dựa  vào  đó  nhà  lãnh  đạo  sẽ  phân  bổ 

Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né  rủi  ro  và  xử  lý  hạn  chế  rủi  ro.  Trong  phần  lớn  các  trường  hợp  các  rủi  ro  phải được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi vì đơn vị của nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn. 

Cao Trọng yếu

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu  kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt  trong tổ chức,  ở  các  mức  độ  và  các  chức  năng.  Hoạt  động  kiểm  soát  bao  gồm  kiểm  soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro. 

Cân  bằng  giữa thủ  tục  kiểm  soát  phát hiện  và  phòng ngừa  là  phối  hợp  các 

Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ  được thực hiện bởi  người  được ủy quyền theo trách nhiệm  và phạm  vi  của họ. Ủy quyền  là một  cách  thức  chủ  yếu  để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh  đạo.  Các  thủ tục  ủy  quyền  phải  được  tài  liệu  hóa  và  công  bố  rõ  ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể. 

­  Bảo vệ tài sản: trực tiếp như thủ quỹ, thủ kho; gián tiếp như người nhận séc khách hàng trả…

Nếu các chức năng trên tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận 

Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì rất cần phải phân công các chức năng  trên  riêng  biệt  cho  từng  người.  Tuy  nhiên  sự  thông đồng,  bắt  tay  nhau  giữa một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của HTKSNB. 

Trong một  số  trường  hợp đơn  vị  có quy  mô nhỏ,  công  việc  từng nhiệm  vụ không nhiều, quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng những biện pháp kiểm soát khác như luân chuyển nhân viên. Sự luân chuyển nhân viên  đảm bảo rằng một người không 

Việc  thiết  kế  mẫu  chứng  từ,  sổ  sách  và  sử dụng  chúng  một  cách  thích hợp giúp đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần để  các  khoảng trống  cho  sự phê duyệt  và  xác  nhận  của những người  có  liên quan đến nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản 

Ngăn  ngừa  việc ghi  nhận  không đúng  để  che  dấu nghiệp  vụ  không hợp lệ 

Ngăn  ngừa  việc xét  duyệt  nghiệp vụ  không  hợp  lệ để tham ô tài sản 

Ngăn  ngừa  việc  ghi nhận sai  để che dấu tài sản mất mát

­  Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống. ­  Tính  kịp  thời:  thông  tin  được  cung  cấp  đúng  lúc,  đúng  thời  điểm  theo  yêu 

1.2.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình  mà người quản lý đánh giá chất  lượng của hoạt  động kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như  thiết  kế  không  và  có  cần thiết  phải  sửa đổi  chúng  cho  phù hợp  với  từng  giai đoạn  không.  Để  đạt  được  kết  quả,  cần  phải  thực  hiện  những  hoạt  động  giám  sát thường xuyên hoặc định kỳ. 

Mọi thành viên trong tổ chức phải tuân thủ luật pháp và các luật lệ quy định Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động nhằm kịp thời đưa ra biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động điều hành.

Thực hiện đổi mới công tác quản lý theo chỉ đạo của cấp trên, cần thiết phải đi  vào  đổi mới  nhận thức, phương pháp, biện pháp, quy trình…hay nói  cách khác đó là đi vào đổi mới hệ thống KSNB trong tổ chức. 

KSNB được thế giới đặc biệt quan tâm đến kể từ những năm 70 của thế kỷ XX  sau  hàng  loạt  các  vấn  đề  về  tài  chính  và  chính  trị  xảy  ra  ở  Hoa  kỳ.  Báo  cáo COSO  ra  đời  tạo  nền  tảng  lý  luận  cơ  bản  về  KSNB,  trên  cơ  sở  đó,  tổ  chức INTOSAI đã trình bày vấn đề đặc thù của KSNB trong khu vực công. 

­  Đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính. 

CHƯƠNG  2:  THỰC  TRẠNG  HỆ  THỐNG  KIỂM  SOÁT  NỘI  BỘ  TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG TP HỒ CHÍ MINH 

Khi  hội  nhập  giáo dục  và  cải  cách  giáo  dục  là  vấn  đề  cấp  bách,  các  cơ  sở giáo dục phải biết đón đầu những cơ hội, triển khai đào tạo liên kết, các loại hình đào  tạo,  thực  hiện  quản  lý  hiệu  quả…nhằm  thu  hút  người  học  và  nâng  cao  lợi 

Vấn đề quản lý tài chính trong trường đại học công lập hầu hết  chỉ  dừng ở mức theo dõi  báo cáo mà chưa quan tâm đến vấn đề kế toán quản trị, kế toán chi phí, nâng cao hiệu suất đầu tư… 

Vấn đề hiệu quả tài chính có  ảnh hưởng đến tư duy nhà quản trị cơ sở giáo dục, một khi hiệu quả tài chính chưa được quan tâm đúng mực thì hệ thống KSNB chưa thật sự cần thiết để phát huy sức mạnh của nó, khi không có ai quan tâm làm

thế nào để đạt hiệu quả cao hơn, làm  thế nào để tiết  kiệm chi  phí… thì  HTKSNB 

Nghị định  43/2006/NĐ­CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối  với đơn vị  sự nghiệp công lập đã thực sự là cánh cửa mở cho các cơ sở đào tạo công lập về quản lý tài chính và biên chế lao động. Từ đây, các đơn vị đã nỗ lực hơn trong việc khai thác nguồn lực sẵn có và thế mạnh của đơn vị mình để tạo nguồn  thu,  tăng  thu nhập  cho  người  lao  động,  chú  ý  hơn  đến  hiệu  quả  tài  chính. Khoản thu nhập tăng thêm từ tiết kiệm chi tiêu thường xuyên đã thật sự là đòn bẩy khích lệ động viên các đơn vị phải tiết kiệm chi tiêu hành chính, sắp xếp lao động… Các đơn vị tự xây dựng quy chế chi  tiêu nội bộ (QCCTNB) làm  căn cứ  kiểm soát chi  tiêu.  HTKSNB  thực  sự  cần  thiết  để  ngăn  ngừa  và  phát hiện  sai  sót,  gian  lận, 

2.1.6 Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai đoạn 2009 ­ 2014 

Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai đoạn 2009 – 2014 với mục tiêu xây dựng cơ chế tài chính mới cho giáo dục, nhằm huy động ngày càng tăng và sử

dụng có hiệu quả nguồn lực của nhà nước và xã hội để nâng cao chất lượng và tăng quy mô giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại  hóa  đất  nước,  thực  sự  coi  phát  triển  giáo  dục  là  quốc  sách  hàng  đầu;  và  xây dựng hệ thống các chính sách để tiến tới mọi người ai cũng được học hành với nền giáo dục có chất lượng ngày càng cao. Để đạt được các mục tiêu trên, đã đến lúc để các đơn vị đào tạo phải tiến hành cải cách quản lý mới và công cụ kiểm soát lại có 

Hưởng ứng chủ đề năm học, các cơ sở giáo dục  tiến hành xây dựng phương hướng năm học cụ thể theo chủ đề trọng tâm. Khi quản lý được quan tâm đổi mới, chất lượng giáo dục đòi hỏi được nâng cao thì công cụ nhà quản lý sử dụng không thể thiếu chính là hệ thống KSNB. 

Trước  các  vấn đề đặt ra như  trên, nhà quản lý  giáo dục buộc phải  xem  xét đánh  giá  tình  hình  và  đưa  ra  biện  pháp  quản  lý  phù  hợp  với  thực  trạng,  với  xu hướng tất yếu của thời đại, biết đón đầu, định hướng chiến lược, tự thân vận động 

2.2. Tổng quan về Trường Cao đẳng Sư phạm Trung Ương  TP Hồ Chí Minh 2.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển 

Tiền  thân  là  Trường  Sư  phạm  Mẫu  giáo  Trung  ương  số  3  thành  lập  ngày 25/9/1976, với nhiệm vụ đào tạo giáo viên mẫu giáo trình độ trung học có khả năng làm  cán bộ quản  lý ngành học, giáo  viên dạy  các  bộ môn phương pháp  chăm  sóc giáo dục trẻ ở các trường sư phạm mẫu giáo địa phương thuộc khu vực các tỉnh phía Nam. Từ năm 1977, nhà trường bắt đầu đào tạo giáo viên mẫu giáo hệ 12+1+1. Bên cạnh  đó,  Trường  đào  tạo  các  khoá  bồi  dưỡng  cấp  tốc  cô  nuôi  dạy  trẻ  (3  tháng,  9 tháng, 12 tháng). Từ năm 1988, đào tạo hệ 12+2. Năm 1987, trường được nâng cấp từ hệ trung cấp lên hệ cao đẳng với nhiệm vụ đào tạo giáo viên có trình độ cao đẳng (12+3)  và đổi  tên  thành  Trường  Cao đẳng Sư  phạm Mẫu  giáo  Trung  ương 3  theo Quyết định thành lập số 89/HĐBT ngày 28/3/1987 của Hội đồng Bộ trưởng. Tháng 1/2000, trường mở 2 ngành Sư phạm Âm nhạc và Sư phạm Mỹ thuật, đào tạo giáo viên  trình  độ  cao  đẳng  cho  các  bậc  học  mầm  non,  tiểu  học  và  trung  học  cơ  sở.

viên mới ra trường đều có việc làm, và được đơn vị tuyển dụng rất ưa chuộng. 

Cả trường  có 160  lao động.  trong  đó  giáo  viên  là 100 người,  nhân  viên 60 người, cán bộ quản lý là 35 người. Giảng viên lâu năm có trình độ chuyên môn cao, được  đào  tạo  từ  nước  ngoài  chuyên  về  giáo  dục  mầm  non.  Giảng  viên  trẻ  đa  số được đào tạo trong nước, luôn có ý thức học tập nâng cao trình độ. 

Cơ cấu theo độ tuổi không đều, tập trung vào 2 nhóm chính: nhóm già từ 50 tuổi  trở lên  có 66 người, chiếm 42% và nhóm trẻ dưới 35  tuổi  là 77 người, chiếm 48%. Do đó, tương lai sắp trong vòng 5 năm nữa, sẽ xảy ra tình trạng thiếu hụt lao 

­  Trụ sở đặt tại cơ sở 1, tại địa chỉ 182 Nguyễn Chí Thanh, phường 3, quận 10, TP.HCM, có diện tích khuôn viên gần 4.600 m 2 .

­  Cơ sở 2 đặt tại Đường Liên Phường, Phường Phước Long B, Quận 9, có diện tích khuôn viên hơn 40.000 m 2 . 

Trang  thiết  bị  nhìn  chung  có  đủ  chủng  loại,  cơ  bản  đáp  ứng  được  nhu  cầu giảng dạy, làm việc và học tập. Tuy nhiên hầu hết là trang thiết bị cũ, lạc hậu nên rất  hay  hư  hỏng  phải  sửa  chữa  thường  xuyên.  Bàn  ghế,  phòng  học  xuống  cấp nghiêm trọng, phòng làm việc nhỏ hẹp, thiếu phòng làm việc của cán bộ quản lý… gây ảnh hưởng đến chất lượng và năng suất lao động. 

động phục vụ sinh viên bằng khoảng 20% nguồn kinh phí nhà nước cấp 

Hiện nay, do hạn chế về cơ sở vật chất và đội ngũ nên năng lực đào tạo nhà trường ở mức  3.500 sinh viên/năm, chỉ  tiêu tuyển sinh mới  hàng năm dao động ở 

mức 600 sinh viên chính quy, 600 sinh viên không chính quy. 

Phấn đấu cho một xã hội – nơi mà con người, đặc biệt là trẻ em được hưởng một  nền  giáo dục đậm  chất nhân  văn, khoa học, bình đẳng  và được  thực hiện bởi đội ngũ đã qua đào tạo cơ bản, có tâm huyết để đưa trường trở thành Học viện đào 

Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương – TP. Hồ Chí Minh là nơi cung cấp có uy  tín  nguồn nhân  lực  cho  ngành  Giáo dục  và  cho  xã hội,  là  trung  tâm nghiên cứu khoa học giáo dục trẻ em và các ngành dịch vụ xã hội ở khu vực phía Nam.

­  Có hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị tiên tiến tạo ra môi trường sư phạm tốt cho giảng dạy, học tập và sinh hoạt. 

2.2.4 Tổ chức bộ máy quản lý tại trường 2.2.4.1 Sơ đồ tổ chức

P. Kế Hoạch – Tài Chính 

VIÊN

­  Các đoàn thể, tổ chức xã hội trong trường (Công đoàn, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí  Minh, Hội  sinh viên) hoạt động theo quy định của pháp luật và có  trách  nhiệm  thực  hiện  mục  tiêu,  nguyên  lý  giáo  dục  theo  quy  định  của Luật Giáo dục, phù hợp với tôn chỉ mục đích, chức năng, nhiệm vụ của đoàn 

thể, tổ chức xã hội đã được xác định. 

trình, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm về phát triển giáo dục – đào tạo, khoa học  và  công  nghệ  của  trường;  đào  tạo, bồi  dưỡng đội  ngũ  giáo  viên,  cán bộ nhân viên; lập quy hoạch cán bộ cho mỗi giai đoạn phát triển của trường; Lập kế hoạch 

­  Các tổ bộ môn trực thuộc: Chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch giảng dạy, 

học tập, thực hành – thực tế bộ môn, hoạt động khoa học, phối hợp các khoa, phòng ban góp phần thực hiện mục tiêu đào tạo của trường. 

­  Phòng Tổ chức ­  Hành chính: Giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, quản lý và triển 

­  Phòng  Đào tạo:  Tham mưu giúp việc cho Ban Giám hiệu trong việc hoạch 

định chiến lược phát  triển đào tạo, chịu trách nhiệm trong công tác quản lý đào tạo các hệ chính quy, hệ vừa học vừa làm đặt trong và ngoài trường. 

­  Phòng Kế hoạch – Tài chính: Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện chức 

­  Phòng Quản trị ­ Thiết bị: Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác 

quản  lý  toàn  bộ  tài  sản,  cơ  sở  vật  chất  trong  trường;  tham  mưu  cho  Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch đầu tư, khai thác, sử dụng và quản lý tài sản, cơ sở vật  chất  phục  vụ  cho  công tác đào  tạo, nghiên  cứu  khoa học  và dịch  vụ xã hội. Đảm bảo vệ sinh môi trường. 

­  Phòng Công tác sinh viên: Giúp Hiệu trưởng trong công tác học sinh – sinh 

­ Phòng Quản  lý  khoa  học  và Hợp tác quốc tế:  giúp  Hiệu  trưởng  chỉ đạo, 

­  Trường  Mầm  non  thực  hành:  vừa  làm  chức  năng  của  một  trường  mầm 

non, thực hiện đầy đủ nhiệm vụ chăm sóc giáo dục trẻ theo kế hoạch được giao, vừa là cơ sở thực hành của trường CĐSPTWTPHCM để tạo môi trường

sư  phạm nhằm  góp  phần hình  thành nhân  cách người  giáo  viên  và phương pháp dạy – học, giáo dục cho giáo sinh. 

­  Ban Quản lý Ký túc xá: Giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, quản lý công tác tộ chức 

thực hiện quy chế học sinh sinh viên nội trú. Chịu  trách nhiệm về mọi hoạt động của ký túc xá. 

­  Ban Công tác quản lý môi trường và bảo hộ lao động: Giúp Hiệu trưởng 

­  Ban  Công  nghệ  thông  tin:  Giúp  Hiệu  trưởng  trong  công  tác  quản  lý,  thu 

­  Ban Thanh tra:  Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác thanh tra, 

­  Thư viện  –  đồ dùng dạy học:  Giúp Hiệu trưởng bảo quản, lưu trữ và khai 

­  Trung  tâm  Bồi  dưỡng  khoa  học giáo  dục:  Giúp  Hiệu  trưởng  tổ  chức  các 

­  Trung tâm Nghiên cứu ứng dụng khoa học và kiểm định chất lượng giáo 

dục:  Nghiên  cứu  ứng  dụng  các  mô  hình  giáo  dục  trong  và ngoài  nước  vào 

thực  tiễn.  Tổ  chức  và  quản  lý  hoạt  động  của  phòng  Nghiên  cứu  tâm  lý  và 

­  Các  khoa,  ngành,  tổ bộ môn  trực  thuộc  trường và  phòng đào  tạo:  phối  hợp trong công tác đào tạo: chương trình đào tạo, tổ chức thi, thực hành thực tập, thỉnh giảng, phân công lịch giảng, thời khóa biểu, tiến độ giảng dạy, biên chế khóa học, chỉ tiêu tuyển sinh….

­  Các  khoa,  ngành,  phòng  Đào  tạo  và  phòng  Công  tác  sinh  viên:  phối  hợp trong công tác quản lý sinh viên, đánh giá xếp loại rèn luyện và học tập của sinh viên, xét điều kiện tốt nghiệp cho sinh viên… 

­  Phòng Tổ chức – Hành chính và các bộ phận khác: phối hợp công tác tổ chức cán bộ, quản lý nhân sự, tuyển dụng, chế độ chính sách cho người lao động. ­  Phòng Tổ chức ­ Hành chính và phòng Kế hoạch ­ Tài chính: phối hợp trong 

công tác đảm bảo thực hiện các chế độ chính sách, bảo hiểm, phúc lợi… cho người lao động theo quy định của nhà nước và quy định của nhà trường… ­  Phòng Kế hoạch –  Tài  chính và các bộ phận khác: phối hợp trong công tác 

lập kế hoạch chi tiêu hàng năm, thanh toán chế độ cho người lao động, thanh toán chi phí hoạt động của bộ phận, mua sắm sửa chữa, quản lý tài sản… ­  Phòng Kế hoạch – Tài chính và phòng Quản trị ­ Thiết bị: phối hợp công tác 

thực hiện kế hoạch mua sắm, sửa chữa, theo dõi quản lý tài sản…. 

­  Phòng Quản trị ­ Thiết bị và các bộ phận khác: phối hợp trong công tác lập kế hoạch mua sắm tài sản, thực hiện mua sắm, sửa chữa tài sản, khai thác, sử 

Nghiên  cứu  lý  thuyết  về  KSNB  và  thực  trạng  HTKSNB  tại  trường CĐSPTWTPHCM để nhận dạng, phân  tích đánh  giá  HTKSNB  hiện  hành  xem nó đang ở trạng thái nào, có những ưu điểm, nhược điểm gì đang tồn tại, từ đó đề xuất các  giải  pháp hoàn  thiện  HTKSNB  đạt  đến  tính hữu hiệu  và  hiệu quả  nhằm  cung 

Sự  liêm  chính,  giá  trị  đạo  đức  và  chuyên  môn  của  các  thầy  cô  trong  Ban Giám hiệu, Đảng ủy nhiều thế hệ đã thật sự là tấm gương sáng để cán bộ giáo viên

(CBGV) và sinh viên noi theo. Các thầy cô đều là giáo viên sư phạm chuyển sang làm công tác quản lý, có chuyên môn và năng lực quản lý, luôn tâm huyết với nghề, với trường, sống liêm khiết, chan hòa, giản dị, gần gũi  với mọi người xung quanh, được mọi người kính trọng và quý mến. Tấm gương đạo đức của ban lãnh đạo được CBGV học tập noi theo, hình thành nên một tập thể có lối sống giản dị, thân thiện, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau. 

Năng lực và trình độ chuyên môn của giáo viên nhìn chung đã đáp ứng được nhu  cầu đào  tạo  của nhà  trường, tuy  nhiên  trong  vòng  5 năm nữa  cần  phải nhanh chóng  bồi  dưỡng  và  phát  triển  đội  ngũ  kế  cận  để  thay  thế  các  giáo  viên  sắp  nghỉ hưu.  Đội  ngũ  giáo viên  có năng  lực  chuyên  môn, năng  lực  sư phạm tốt  sẽ  là một trong những yếu tố góp phần quyết định chất lượng đào tạo của nhà trường. 

Nhân  viên  khối  hành  chính  hầu  hết  là  lao  động  trẻ,  trình  độ  chuyên  môn không đồng đều và đa số làm trái  ngành nghề đào tạo, kỹ năng làm việc, kỹ năng quản lý chưa cao. Trong đó gồm một tỷ lệ cao là sinh viên của nhà trường được giữ lại làm nhân viên trong các phòng ban và giáo vụ các khoa, ngành. Đa số làm việc dựa vào khuôn mẫu sẵn có do người đi trước để lại. Năng lực làm việc độc lập, kỹ năng  nghề  nghiệp  và  khả  năng đọc  hiểu  văn  bản  chuyên  ngành  còn hạn  chế,  còn chưa  mạnh  dạn  trong  việc  đề  xuất  cải  cách  các  thủ  tục  phục  vụ  cho  công  việc chuyên môn, thậm chí  còn  chậm theo kịp các cải tiến đã được  đưa ra…Vì vậy, sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả công việc, nhiệm vụ chung của bộ phận cũng như của toàn  trường.  Với  thực  trạng  như  trên,  sẽ  là  một  trong  những  khó  khăn  cản  trở  hệ thống KSNB vận hành hữu hiệu và hiệu quả. 

Kỹ năng ứng dụng tin học nhìn chung còn thấp, nhất là trong nhóm  nhân sự lớn  tuổi.  Việc  ứng dụng  các tiện ích  của mạng internet làm phương  tiện  thông  tin truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận chưa trở thành thói quen và rộng khắp. Khi không  khai  thác  tốt  các  ứng dụng  của  internet  vào  công  việc  sẽ  gây lãng  phí thời gian, công sức thậm chí cả tiền bạc.

Đội ngũ nhân sự phòng Kế hoạch – Tài chính có năng lực, có ý thức tuân thủ pháp  luật,  trung  thực  và  cần  mẫn  trong  công việc, không  sách nhiễu  tiêu  cực  gây khó  khăn  cho  các cá  nhân, đơn  vị trong các  thủ  tục đề xuất  thanh toán  và  thu  chi tiền,… góp phần làm nền tảng tạo dựng niềm tin về tình hình tài chính kế toán nhà trường  được  phản  ánh  trung  thực  và  hợp  lý.  Thể  hiện  qua  kết  luận  thanh  tra  số 821/KL­TTr  ngày  14/10/2009  của  Thanh  tra  Bộ  GD&ĐT  về  việc  thanh  tra  hành chính nhận xét “Trường đã đảm bảo được các quy định của Luật Kế toán và các nội quy hiện hành, bộ máy kế toán của trường đủ điều kiện đảm nhận và duy trì được hoạt động tài chính kế toán phục vụ cho công tác quản lý dạy và học của Trường” 

Cũng trong kết luận thanh tra số 821/KL­TTr ngày 14/10/2009 của Thanh tra Bộ  GD&ĐT  về  việc  thanh  tra  hành  chính  thì  tình hình  cập nhật, đọc hiểu  và  vận dụng văn bản, quy định mới của nhà nước vào công việc còn chưa tốt ở hầu hết các 

Ban Giám hiệu luôn tôn trọng ý kiến đóng góp của tập thể, cá nhân, thể hiện tính dân chủ cao trong tập thể nhà trường, đó chính là ưu điểm lớn đồng thời cũng tạo  ra  khuyết  điểm.  Tôn  trọng dân  chủ  nên  đôi  lúc  đã  tỏ  ra dân  chủ  thái quá,  làm khó tập trung ý kiến để ra quyết định. 

Tự do cũng là triết lý quản lý nhân sự của nhà trường, các bộ phận quản lý nhân  viên,  giáo viên  của mình  thông qua  công việc  (nhưng  lại  chưa  có biện pháp đánh  giá hiệu quả  công  việc  và  xử lý những cá nhân  chưa hoàn  thành nhiệm vụ). Triết lý này đã góp phần tạo tâm lý hứng thú cho nhân viên làm việc, họ không thấy bị gò bó, khắt khe. Tuy nhiên, tự do cũng dẫn đến tự do thái quá, dẫn đến tình trạng nhân viên ăn cắp giờ, không làm đủ giờ, làm viêc chậm trễ, ách tắc, không hết trách nhiệm, không đạt hiệu quả…và khó để áp dụng các thủ tục kiểm soát. 

Nhìn  chung, phong cách  lãnh  đạo  tự do dân chủ  không mấy  dễ dàng  thuận lợi để áp đặt các thủ tục kiểm soát và yêu cầu mọi người tuân thủ. 

Đội ngũ cán bộ chủ chốt nhận thức được chức năng KSNB cần thiết đối với việc  kiểm  tra,  giám  sát  các  hoạt  động  trong nhà trường.  Trường  đã  chủ động  xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ từ năm 2003, xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động năm 2007 làm căn cứ thực hiện và kiểm soát các hoạt động.

Đội  ngũ cán bộ quản lý phần lớn còn chịu ảnh hưởng của lề lối, tác phong làm việc theo cơ chế bao cấp, quan tâm đến chỉ tiêu kế hoạch, rất quan tâm đến lợi ích  xã hội,  ít  quan tâm đến hiệu quả  kinh  tế. Do đó,  vấn đề  lợi  ích  kinh  tế  không phải là một trong những mối quan tâm hàng đầu, đã xảy ra tình trạng chưa sử dụng 

Là trường cao đẳng sư phạm quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức đảm bảo theo quy chế hoạt động của trường cao đẳng của Bộ Giáo dục & Đào tạo ban hành, có đầy đủ các bộ phận chức năng riêng biệt, có cơ chế phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau (xem Sơ đồ tổ chức tại mục 2.2.4.1). 

Việc phân công phân nhiệm  chưa rõ ràng. Chưa  có quy định chi  tiết cụ thể nhiệm vụ của từng phòng ban, cũng như bảng mô tả công việc của từng nhân viên. (VD: nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin là biên tập và xuất bản tập san nhưng trách nhiệm phát hành lại không quy định rõ, do đó không biết thuộc về ai?). Vì vậy, đã xảy ra  sự chồng  chéo  nhiệm  vụ, đùn  đẩy  trách  nhiệm  giữa  các  cá  nhân,  bộ phận, 

Trường  đang  trong  giai  đoạn  trẻ  hóa  đội  ngũ  và  quan  tâm  bồi  dưỡng  nâng chuẩn cho đội ngũ giáo viên. Hiện nay, chính sách nhân sự tập trung chủ  yếu vào công tác tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng CBGV. 

Tuyển dụng nhằm bổ sung đội ngũ cho nhu cầu phát triển mở rộng của nhà trường hoặc thay thế. Tuyển dụng dựa trên  yêu  cầu thực tế  của từng công việc cụ thể, tuy nhiên lại chưa đưa ra được các tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí tuyển dụng, không thông báo rộng rãi trên phương tiện thông tin đại  chúng để tìm kiếm nhiều ứng viên,  khi  phỏng vấn không tiến hành  kiểm tra trình  độ chuyên môn tay nghề.

Do đó,  xảy  ra  tình  trạng  lao động  sau  khi  được  tuyển  dụng  không đáp ứng được yêu cầu công việc cụ thể, năng lực kém…nên khi tham gia vào các hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ khó để góp phần đảm bảo hệ thống hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. 

Chính sách bổ nhiệm của nhà trường hiện nay nhìn chung khá tốt, bổ nhiệm dựa vào các tiêu chí năng lực chuyên môn, khả năng quản lý, đạo đức tác phong… do  đó  đã  tạo  động  cơ  để  CBGV  phấn  đấu  trở  thành  cán  bộ  quản  lý  có  năng  lực, phẩm chất đạo đức tốt góp phần làm môi trường kiểm soát được tốt hơn. 

Chính  sách  động viên  khuyến  khích,  khen thưởng đang  được  áp dụng  thực chất  theo hướng  CBGV  nào kê  khai  giỏi, biết  nói  hay  thì  được  khen,  ai  còn  e dè, khiêm  tốn, nói  ít  thì  ít  được  quan  tâm  khen  thưởng, thể hiện  rất  rõ qua hoạt  động bình bầu thi đua và kết quả thi đua cuối năm và ý kiến phản ánh trong các cuộc họp của  nhà  trường.  Từ  trước  đến  nay,  hầu  như  chưa  sử dụng  đến  biện  pháp  kỷ  luật, chưa có CBGV nào bị xử phạt thích đáng với tác hại do mình gây ra (ngoại trừ đối với công tác tuyển sinh) nếu có nói sai, làm sai, thiếu trách nhiệm, thậm chí gian lận cũng  chẳng  sao,  cứ  rút  kinh nghiệm  lần  sau  là  xong.  Do  đó,  với  chính  sách  khen thưởng, kỷ luật của nhà trường hiện nay, không những chưa tạo ra được nhân tố tích cực mà đôi khi còn có tác dụng ngược lại, không khuyến khích người lao động làm việc có hiệu quả và trách nhiệm, không ngăn chặn được sai sót và gian lận xảy ra mà còn tạo cơ hội cho sự tắc trách, gian lận sinh sôi và lây truyền. Đây là một trong 

Là  đơn  vị  hành  chính  sự  nghiệp, nhiệm  vụ  trọng  tâm  là  đào  tạo  giáo  viên theo chỉ tiêu Bộ Giáo dục & Đào tạo giao, do đó, ban lãnh đạo chưa có sự quan tâm thích  đáng  đến  việc  phân  tích  và  đánh  giá  rủi  ro  và  các  biện  pháp hạn  chế  rủi  ro 

2.3.2.3. Các hoạt động kiểm soát thể hiện trong một số  quy trình và hoạt động cụ thể

Trong giới hạn luận văn, tác giả chỉ xin đề cập đến một số quy trình và hoạt động  cụ thể liên quan đến mảng quản lý tài  chính  ­ tài sản  và quản lý đào tạo của nhà trường, bao gồm:  (1) quy trình tiền lương, (2) quy trình mua sắm  trực tiếp và sửa  chữa  tài  sản,  (3)  quy  trình  thanh  toán,  (4)  hoạt  động  quản  lý  tài  sản,  (5)  quy 

­  Thu  nhập  tăng  thêm  theo nghị định 43/2006/NĐ­CP  (NĐ 43):  là khoản  chi cho người lao động dựa vào nguồn kinh phí tiết kiệm và cân đối được.  Căn cứ vào chức vụ để xây dựng hệ số cho từng loại đối tượng và quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ, trả vào cuối mỗi tháng. 

­  Các khoản phúc lợi: chi vào các dịp lễ, tết: phân phối đều cho tất cả các đối 

­  Theo dõi thay đổi nhân sự trong kỳ: bổ nhiệm, điều chuyển, tuyển dụng… ­  Tính lương và các khoản thu nhập thường xuyên của người lao động. ­  Kiểm soát và thanh toán chuyển sang quy trình thanh toán. 

­  Ghi nhận và báo cáo: tình hình thay đổi nhân sự, quỹ lương trong kỳ. 

Các bộ phận phối hợp nhiệm vụ trực tiếp trong quy trình:

­  Người  lao  động:  làm đơn  đề  xuất  khi  có  yêu  cầu  về  tổ  chức nhân  sự:  nghỉ phép, nghỉ không hưởng lương, nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau, chuyển đổi công tác….gửi trưởng bộ phận xác nhận giải quyết. 

­  Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động: trực tiếp theo dõi, quản lý người lao động, thông báo hoặc đề xuất cho phòng TC­HC mỗi khi có sự thay đổi có liên quan đến tình hình nhân sự. 

­  Phòng TC­HC: theo dõi quản lý nhân sự, điều chuyển, tuyển dụng nhân sự; phê duyệt các chế độ liên quan đến người lao động, ghi nhận và báo cáo  ­  Phòng KH­TC: tính lương và các khoản thu nhập cho người lao động (gọi tắt 

­  Giấy đề nghị, đơn nghỉ phép… 

Thông báo cho kế toán tiền lương

­  Đơn đề nghị, đơn nghỉ phép (đã được TP.TC­HC duyệt, lưu tại P.TC­HC). 

­  Sổ theo dõi thay đổi nhân sự trong kỳ, hồ sơ cá nhân (lưu tại P.TC­HC) 

Bước 4: 

Kế toán tiền lương (KTTL) căn cứ thông tin về thay đổi nhân sự trong kỳ do phòng TC­HC thông báo để làm cơ sở tính bảng lương. 

KTTL  chuyển  trưởng  P.KH­TC  và  Hiệu  trưởng  ký  duyệt  trên  bảng  lương. Bảng lương được chuyển sang kế toán thanh toán thuộc quy trình thanh toán. 

KTTL  ghi  nhận  và  báo  cáo  quỹ  lương.  Sau  khi  trả  lương  xong,  dán  bảng lương công khai trên bảng thông báo của P.KH­TC. 

­  Bảng lương hoặc các khoản thu nhập khác đã được duyệt. 

­  Theo dõi kiểm tra: Phòng TC­HC theo dõi tình hình biến động nhân sự trong kỳ thông qua các đề xuất được gửi từ các bộ phận, sau đó cập nhật thông tin quản lý nhân sự, kèm với việc mở sổ theo dõi tình hình biến động trong kỳ và lưu đơn đề nghị vào hồ sơ cá nhân. 

­  Phân  chia  trách  nhiệm  giữa  các  bộ  phận:  các  bộ  phận  tham  gia  trong  quy trình chịu trách nhiệm liên quan đến phần dữ liệu bộ phận mình cung cấp và cùng kiểm tra đối chiếu thông tin lẫn nhau. 

­  Kiểm  tra  bảng  lương:  kế  toán  tiền  lương  lập  bảng  lương,  trưởng  P.KH­TC kiểm tra ký duyệt và Hiệu trưởng phê duyệt trên bảng lương. 

­  Người lao động tự theo dõi và giám sát chế độ lương bổng của mình với việc trả lương của nhà trường để kịp thời phát hiện sai sót.

Quy trình  cơ  bản  đã  tổ  chức  được  công  việc  tính  lương  và  các  khoản  thu nhập thường xuyên  cho người lao động, có sự phân công phân nhiệm và phối hợp công việc giữa các bộ phận trong quy trình. 

Quy trình hiện còn chứa đựng nhiền hạn chế cần phải hoàn thiện. Thiếu các thủ tục giấy tờ cần thiết để ghi nhận thông tin và truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận phối hợp, do đó chưa có căn cứ phân định rõ trách nhiệm, quy kết trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận tham gia trong quy trình  khi  có xảy ra sai  sót, gian lận (VD:  thông  tin  về  biến  động  nhân  sự  trong  kỳ phòng  TC­HC  chỉ  báo  miệng  cho P.KH­TC nên khi có sự sai sót, không có cơ sở để quy trách nhiệm cho ai) 

Trưởng  bộ  phận  có  quyền  và  trách  nhiệm  quản  lý,  giám  sát  nhân  viên  và phân phối thu nhập tăng thêm theo năng suất và kết quả công việc. Tuy nhiên, hầu hết các bộ phận chưa phát huy được quyền này, vẫn trả cào bằng theo đầu người, do đó chưa động viên khuyến khích người lao động làm việc nhiệt tình và hiệu quả. 

Tính và trả lương vào đầu mỗi tháng, nên khi có sự thay đổi nhân sự sau đó sẽ  không  kịp  thời  cập  nhật  tình  hình  trong  tháng  mà  phải  đợi  truy  thu  truy  lĩnh, không đảm bảo tính đúng, tính đủ chi phí tiền lương trong tháng. 

(2) Quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản

­  Xác định nhu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu về tài sản. ­  Tìm nhà cung cấp tốt (uy tín, chất lượng, giá cả hợp lý…) ­  Thực hiện mua tài sản và dịch vụ sửa chữa. 

­  Nhận và nghiệm thu, phân phối hàng hóa. 

­  Ghi nhận và báo cáo. 

­  Lập kế hoạch kèm dự trù kinh phí mua sắm hàng năm (thuộc công tác lập dự toán ngân sách). 

­  Xác định nhu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản. ­  Đặt mua hàng hóa và dịch vụ sửa chữa (hợp đồng) 

­  Phòng QTTB: là đầu mối thực hiện mua sắm, phân phối, bảo dưỡng, bảo trì, duy tu tài sản trong toàn trường, ghi nhận và báo cáo, tập hợp chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chuyển phòng KH­TC thanh toán.

­  Phòng KH­TC: phối hợp mua sắm, cân đối kinh phí, kiểm soát nghiệp vụ. 

Bước  1: Khi có nhu  cầu sử dụng  tài  sản, bộ phận làm đề nghị cung  cấp  tài 

­  Giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa. 

­  Chỉ đạo của cấp trên, biên bản đánh giá hiện trạng tài sản cũ… 

Bước  2:  Phòng  QTTB  xem  xét  và  tổng  hợp  đề  xuất  của đơn  vị,  rà  soát  tài 

sản hiện  có  xem  có  thể điều phối  nếu có, nếu  không được  mới tính đến việc  mua sắm. Đối với mảng tài sản chung do phòng QTTB quản lý, phòng QTTB làm giấy đề nghị. Sau đó, khảo sát sơ bộ hàng hóa để ước tính chi phí, phối hợp ý kiến phòng KH­TC về nguồn tài chính, trình Hiệu trưởng phê duyệt. Nếu Hiệu trưởng đồng ý sẽ tiến hành bước 3, không đồng ý sẽ kết thúc quy trình. 

(3b) Xét chọn nhà cung cấp (3a) Tìm 1 

­Lưu CT      (6)

­  Ký  chấp  nhận  lên  giấy  đề  nghị  mua  sắm,  sửa  chữa  của  bộ  phận  (trưởng 

­  Báo giá hàng hóa kèm tiêu chuẩn kỹ thuật của các nhà cung cấp tiềm năng. ­  Biên bản họp xét chọn đơn vị thực hiện. 

­  Quyết định chỉ định đơn vị cung cấp (trên 20 triệu đồng). 

­  Hợp đồng (trên 5 triệu) 

Bước  4:  Phòng  QTTB  là  đầu  mối  liên  hệ  trực  tiếp  với  nhà  cung  cấp,  phụ 

trách giám sát thực hiện, tổ chức nghiệm thu giao nhận tài sản, thanh lý hợp đồng. Chứng từ cụ thể: 

­  Báo cáo tiến độ thực hiện, báo cáo giám sát. 

­  Nhật ký thi công (sửa chữa, lắp đặt). 

­  Nhà trường đang trong giai đoạn ưu tiên đầu tư trang thiết bị, cải thiện điều kiện làm việc cho CBGV, do đó thường tôn trọng ý đề xuất của bộ phận. ­  Công tác phối hợp giữa bộ phận đề xuất, phòng QTTB và phòng KH­TC khá 

tốt Nhân viên phòng P.QTTB có năng lực, làm việc có trách nhiệm. ­  Có hệ thống nhà cung cấp tốt và ổn định.

­  Quy trình  hiện  chưa  thật  sự  xem  trọng  các bước  xác  định  và  đánh  giá  nhu cầu sử dụng tài sản, sự cần thiết phải mua sắm tài sản, đánh giá tính năng kỹ thuật, công suất thiết kế…phù hợp với nhu cầu, chưa cân đong đo đếm giữa chi phí bỏ ra và lợi ích khai thác từ tài sản, dẫn đến tình trạng hàng mua về không khai thác sử dụng được, hoặc sử dụng không đạt hiệu quả. (VD: tình trạng mua máy in chữ nổi, trên 100 triệu đồng, nhưng lại  không sử dụng vì tốc độ in rất chậm, gây tiếng ồn lớn, và cũng rất ít cơ hội để sử dụng nó (cả trường không quá 5 sinh viên khiếm thị), gây lãng phí). 

­  Trong  một  số  trường  hợp  không  tuân  theo  các  bước  trong  quy  trình,  làm trước báo sau, đặt vào sự việc đã rồi và phải làm thủ tục chữa cháy. 

­  Thành  phần  tham  gia  mua  hàng  cũng  chính là  thành phần nghiệm  thu, bàn giao và nhận hàng. Do đó, sẽ gặp rủi ro thông đồng giữa nhóm người này để 

Quy trình  thanh  toán  là  chuỗi  hoạt  động  để xử  lý  các  công  việc  nhằm  giải quyết các khoản nợ của đơn vị, phát sinh trong quá trình mua sắm hàng hóa ­ dịch vụ, phục vụ nhu cầu duy trì hoạt động của đơn vị, chủ yếu bao gồm các khoản thanh toán  tiền  lương,  tiền  thưởng,  thù  lao  giảng dạy,  trội  giờ,  các  hoạt động  đoàn  thể, hoạt động phong trào, hợp đồng thuê khoán, mua sắm hàng hóa, tiếp khách  

Quy trình thanh toán là giai đoạn tiếp theo của các quy trình có phát sinh chi phí phải trả (quy trình tiền lương, quy trình mua sắm sửa chữa…) được cắt rời để thực hiện  riêng chức năng thanh toán. Quy trình  này đã  được xây dựng dưới dạng sơ đồ trong quy chế tổ chức & hoạt động của nhà trường.

­  Thực hiện kế hoạch chi tiêu: Bộ phận dựa vào kế hoạch chi tiêu cụ thể hàng năm đã đăng ký và được thông qua để rà soát từng nhiệm vụ cần chi tiêu cụ thể, nhằm tổ chức công việc kịp thời theo nhu cầu và thời điểm thích hợp. ­  Đề nghị chi tiêu: Bộ phận đề nghị thực hiện công việc cụ thể và chi phí cho 

công việc đó. ­  Kiểm soát chi tiêu. ­  Quyết định chi tiêu. ­  Thực hiện việc chi tiêu. 

o  Kế toán thanh toán (KTTT): kiểm soát chứng từ và chế độ chi tiêu, lập lệnh thanh toán, theo dõi công nợ. 

o  Trưởng P.KH­TC: kiểm tra chế độ chi tiêu, xét duyệt lệnh thanh toán. o  Thủ quỹ (ngân hàng, kho bạc nhà nước): chi trả tiền. 

o  Kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết: hạch toán kế toán, ghi sổ chi tiết, theo dõi công nợ, theo dõi tài sản… 

­  Chủ tài khoản (Hiệu trưởng): ký duyệt lệnh thanh toán. 

Sơ đồ quy trình:

Cá nhân  thụ hưởng/nhân  viên hành  chính  tại bộ phận  (người đề nghị  thanh toán): thu thập chứng từ và lập đề nghị thanh toán gửi trưởng bộ phận xét duyệt. 

­  Giấy đề nghị thanh toán, đề nghị thanh toán tạm ứng, đề nghị chuyển khoản theo mẫu, có người đề nghị ký và trưởng bộ phận ký xác nhận. 

­  Bộ  chứng  từ  gốc  kèm  theo:  hợp  đồng,  biên  bản  nghiệm  thu  thanh  lý,  hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, biên lai, biên nhận,… phải hợp pháp, hợp lệ. ­  Giấy  đề  nghị, phiếu đề  xuất,  kế hoạch thực hiện, quyết  định phê duyệt,  dự 

toán kiểm soát. Nếu chứng từ đạt yêu cầu, KTTT đồng ý chuyển sang lập lệnh thanh toán,  nếu  chứng  từ  chưa  rõ  ràng,  còn  thiếu  sót,  KTTT  trả  lại  bộ  phận  đề  nghị  bổ sung, sửa chữa hoặc từ chối thanh toán đối với các trường hợp phát hiện sai phạm, chứng từ không hợp lệ…. 

KTTT thực hiện kiểm soát chứng từ thanh toán, nội dung kiểm tra bao gồm: 

­ Lập lệnh TT) 

(5) (4b)

­  Tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ:  chứng từ phải có đầy đủ nội dung:  số hiệu,  ngày  tháng,  bên  bán,  bên  mua,  hàng  hóa  dịch  vụ,  số  lượng,  đơn  giá, thành tiền, thuế, phí, số tiền bằng chữ, chữ ký,… của các bên liên quan. ­  Tính  khách  quan,  trung  thực  của  nghiệp  vụ  phát  sinh:  đảm  bảo  nghiệp  vụ 

phát sinh theo chứng từ khai báo đúng sự  thật và phù hợp với các quy định của pháp luật nhà nước và quy định  của nhà trường. Trường hợp không có trong quy định phải  làm đơn giải  trình trình bộ phận, phòng ban chức năng liên quan và BGH xem xét giải quyết. Sử dụng các biện pháp kiểm soát, đối chiếu, kiểm tra chéo các loại hồ sơ chứng từ…để phát hiện sai sót. VD: dùng thời khóa biểu để kiểm tra ngày học, ngày thi, dùng sổ báo giảng và sổ phân công của phòng Đào tạo để kiểm tra giờ giảng của giáo viên… 

­  Tính tuân thủ các luật lệ và quy định. 

­  Tính chính xác của số liệu trong chứng từ đề nghị thanh toán. 

Bước  3:  KTTT  lập  lệnh  thanh  toán  và  thực  hiện  định  khoản  trên  các  lệnh 

thanh  toán,  kèm  bộ  chứng  từ  chuyển  trưởng  P.KH­TC  và  Hiệu  trưởng  xét  duyệt. Lệnh thanh toán, gồm: phiếu chi, phiếu thu trong các trường hợp thu tiền thanh toán tạm ứng còn thừa, bảng kê thanh toán tạm ứng nếu tiền tạm ứng và thanh toán vừa khớp, chứng từ chuyển khoản: ủy nhiệm chi, giấy rút dự toán ngân sách… 

­  Lệnh thanh toán kèm bộ  chứng từ gốc do KTTT chuyển trưởng phòng KH­ TC xem xét kiểm tra, ký duyệt. 

­  Các  lệnh  thanh  toán  kèm  bộ  chứng  từ  gốc  đã  được  trưởng  phòng  KH­TC thông qua, KTTT trình Hiệu trưởng ký duyệt. 

­  Nếu  chứng  từ  không  được  Trưởng  phòng  KH­TC  hoặc  Hiệu  trưởng  xét duyệt,  KTTT  sẽ  trả  về  lại  bộ  phận  để  bổ  sung  các  thiếu  sót  hoặc  từ  chối 

Bước  4:  Lệnh  thanh  toán  kèm  bộ  chứng  từ  sau  khi  Hiệu  trưởng  ký  duyệt, 

KTTT  sẽ  chuyển sang  Thủ quỹ  thực  hiện  thu  chi  tiền hoặc  chuyển  kho bạc,  ngân hàng thực hiện chuyển khoản thanh toán cho người thụ hưởng. 

­  Thủ quỹ ký vào phiếu thu chi sau khi thu phát tiền xong. 

­  Chứng  từ  chuyển  khoản  được  kho  bạc  hoặc  ngân  hàng  ký  xác  nhận  thanh toán hoặc gửi kèm giấy báo nợ xác nhận nghiệp vụ đã chuyển khoản.

Bước  5:  Chứng  từ  khi  đã  xác  nhận  thanh  toán  xong  được  chuyển  cho  Kế 

­  Kiểm soát, kiểm tra chéo…các dữ liệu liên quan: chứng từ, số liệu. So sánh đối chiếu kế hoạch, dự toán, hợp đồng, tiến độ, hóa đơn, phiếu giao nhận… ­  Phân công phân nhiệm: quy trình có sự tham gia của nhiều cá nhân, tổ chức, 

­  Chú  ý  đến  các  khoản  chi  với  số  tiền  lớn,  các  khoản  chi  đột  xuất,  chi  tiếp khách,  đối  ngoại.  Thủ  quỹ  theo  dõi  tồn  quỹ  và  niêm  phong  vào  cuối  mỗi ngày, định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm quỹ có sự chứng kiến của trưởng 

phòng KH­TC. Đảm bảo hạn mức quỹ tiền mặt tối thiểu tại đơn vị. 

­  Các định mức chi tiêu được thể hiện rõ trong QCCTNB, làm căn cứ để thực hiện thanh toán công khai và công bằng đến từng đối tượng. 

­  Chứng từ được thống nhất bằng các mẫu biểu quy định, thời gian thanh toán tương đối nhanh và đúng hạn với đa số các trường hợp. 

­  Có đủ nhân sự có năng lực để tách bạch các chức năng ghi chép, giữ tài sản và  phê  duyệt.  Bộ  phận  kiểm  soát  chi,  nhân  viên  kế  toán  có  năng  lực,  nắm 

­  Do năng lực thu thập, tổng hợp chứng từ đề nghị thanh toán của các cá nhân không đồng đều, những cá nhân tham gia không thường xuyên thường cảm thấy công việc này khó khăn, rắc rối và hay mắc sai sót, chứng từ phải làm đi làm lại nhiều lần, vừa mất công lại cảm thấy không được hài lòng.

­  Quy trình còn chứa đựng nhiều rủi ro khó kiểm soát. Chứng từ phát sinh từ bộ phận, nên  kiểm  soát  chi  khó phát  hiện được các  sai  sót, gian  lận  xảy  ra trong quá trình thu thập chứng từ thanh toán (trường hợp chứng từ sai, chứng từ giả, chứng từ khống, thông đồng với khách hàng nâng giá nhất là đối  với các dịch vụ thuê ngoài…) Loại chứng từ đề nghị thanh toán theo danh sách do bộ phận tự kê khai rất  khó để  kế toán thực hiện kiểm soát phát hiện sai sót, hoặc bộ phận cố ý gian lận tạo vụ việc khống, tạo chứng từ khống, hoặc đề nghị thanh toán trùng lắp. Nguyên nhân của tình trạng trên cơ bản là do ý thức tuân thủ còn chưa tốt, kỷ luật trong nhà trường chưa cao, nội quy thì có nhiều nhưng chưa có tiền lệ xử phạt thích đáng nên mọi người cứ làm ẩu, cứ cố ý làm sai, khi nào bị phát hiện thì làm lại. 

­  Khối  lương công việc quá tải  đối  với  kế toán thanh toán: vừa làm công tác kiểm  soát  chi,  vừa  lập phiếu  thanh toán,  vừa làm  chứng  từ  rút  vốn  và  giao dịch với  ngân hàng, kho bạc.  Áp  lực phải  kiểm  tra đối  chiếu, phát  hiện  sai sót, gian lận,  áp lực tâm lý cá nhân trước những mâu thuẫn nảy sinh trong công việc khi  phải giải thích, tranh luận, bàn cãi, bác bỏ, từ chối những đề xuất  thanh  toán  chưa  hợp  lệ  làm  kế  toán  thanh  toán  luôn  trong  trạng  thái căng thẳng, dễ dẫn đến thiếu trách nhiệm, làm  ẩu, làm dối, hoặc chán  việc, bỏ việc,  Thực tế phòng KH­TC đã phải tuyển dụng thay thế cho vị trí này nhiều lần (thay đổi 4 người trong 6 năm từ 2004 đến 2009). 

­  Thông  tin  truyền  thông  về  thanh  toán  chưa  được  CBGV  trong  trường  chú trọng và quan tâm. Một số người không nắm được quy định về định mức chi tiêu trong QCCTNB, không nắm được các thủ tục thanh toán đơn thuần. Khi có việc cần phải thanh toán mới  bắt đầu tìm hiểu, hỏi  han. Do đó, việc thu thập và xử lý chứng từ thường không trôi chảy, gặp vướng mắc, sai sót. ­  Quy chế chi tiêu nội bộ chưa khái quát và dự tính hết được các nội dung chi 

Tài sản ở đây bao gồm tài sản hữu hình và vô hình nói chung, không giới hạn chỉ là tài sản cố định mà còn bao gồm tất cả các loại công cụ, dụng cụ lâu bền dùng