Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TPHCM

Một số vấn đề trong giáo dục đại học Việt Nam hiện nay có tác động đến hệ  thống kiểm soát nội bộ của các cơ sở giáo dục

• Nguồn lực
• Tầm nhìn, sứ mạng, mục tiêu và phương hướng hoạt động của trường  .1 Tầm nhìn
• Tổ chức bộ máy quản lý tại trường  .1 Sơ đồ tổ chức

­ Các đoàn thể, tổ chức xã hội trong trường (Công đoàn, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội sinh viên) hoạt động theo quy định của pháp luật và có trách nhiệm thực hiện mục tiêu, nguyên lý giáo dục theo quy định của Luật Giáo dục, phù hợp với tôn chỉ mục đích, chức năng, nhiệm vụ của đoàn thể, tổ chức xã hội đã được xác định. Hội đồng khoa học và đào tạo: tư vấn cho Hiệu trưởng về mục tiêu, chương trình, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm về phát triển giáo dục – đào tạo, khoa học và công nghệ của trường; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giáo viên, cán bộ nhân viên; lập quy hoạch cán bộ cho mỗi giai đoạn phát triển của trường; Lập kế hoạch hàng năm về biên chế, chỉ tiêu cán bộ công chức của trường.

Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường CĐSPTWTPHCM  1. Mục đích nghiên cứu HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM

• Thực trạng HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM  1. Môi trường kiểm soát

Trong giới hạn luận văn, tác giả chỉ xin đề cập đến một số quy trình và hoạt động cụ thể liên quan đến mảng quản lý tài chính ­ tài sản và quản lý đào tạo của nhà trường, bao gồm: (1) quy trình tiền lương, (2) quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản, (3) quy trình thanh toán, (4) hoạt động quản lý tài sản, (5) quy trình xây dựng chương trình đào tạo, (6) hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy. Thiếu các thủ tục giấy tờ cần thiết để ghi nhận thông tin và truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận phối hợp, do đú chưa cú căn cứ phõn định rừ trỏch nhiệm, quy kết trỏch nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận tham gia trong quy trình khi có xảy ra sai sót, gian lận (VD: thông tin về biến động nhân sự trong kỳ phòng TC­HC chỉ báo miệng cho P.KH­TC nên khi có sự sai sót, không có cơ sở để quy trách nhiệm cho ai). Chứng từ phát sinh từ bộ phận, nên kiểm soát chi khó phát hiện được các sai sót, gian lận xảy ra trong quá trình thu thập chứng từ thanh toán (trường hợp chứng từ sai, chứng từ giả, chứng từ khống, thông đồng với khách hàng nâng giá nhất là đối với các dịch vụ thuê ngoài…) Loại chứng từ đề nghị thanh toán theo danh sách do bộ phận tự kê khai rất khó để kế toán thực hiện kiểm soát phát hiện sai sót, hoặc bộ phận cố ý gian lận tạo vụ việc khống, tạo chứng từ khống, hoặc đề nghị thanh toán trùng lắp.

Tuy nhiên khi điều chuyển nội bộ thường không cập nhật ghi chép do công tác phối hợp chưa được chặt chẽ nhịp nhàng giữa phòng QTTB, bộ phận quản lý tài sản và kế toán tài sản làm cho thông tin về điều chuyển thường không kịp thời dẫn đến sai lệch trong ghi chép của kế toán tài sản, hoặc bộ phận sử dụng tài sản quên ghi nhận sự việc điều chuyển gây ra tình trạng sai sót và khập khiễng giữa số liệu cỏc bờn liờn quan…thể hiện rất rừ qua mỗi lần kiểm kờ. Ban giám hiệu luôn mong muốn HTKS hoạt động hữu hiệu nhưng lại không có biện pháp cụ thể để kiểm tra giám sát xem nó đang được vận hành như thế nào, các thủ tục kiểm soát đặt ra có phù hợp, có được mọi người hiểu đúng và tuân thủ hay không, trong quá trình thực hiện, có phát hiện bổ sung thêm những gì hoặc cần phải thay đổi những gì cho phù hợp với những thay đổi về mục tiêu của nhà trường. Một số quy trình hoạt động được thể hiện bằng văn bản trong quy chế tổ chức và hoạt động của trường, tuy nhiên thực tế các quy trình thuộc công tác quản lý tài chính – tài sản chưa được triển khai áp dụng triệt để, mà vẫn đang được người thực hiện ưu tiên xử lý theo kinh nghiệm, theo thói quen, dựa trên nền tảng kế thừa, có sự linh hoạt trong từng trường hợp cụ thể (sự linh hoạt có thể là tốt hoặc chưa tốt, do đó, khi tuân thủ theo quy trình nên tránh sự linh hoạt không cần thiết, sự linh hoạt nếu bị lạm dụng sẽ làm thiếu tính thống nhất).

­ Môi trường kiểm soát nhìn chung còn chưa tốt, tập trung chủ yếu ở năng lực nhân viên chưa đồng đều, thiếu tính chuyên nghiệp nên rất khó để áp dụng cỏc thủ tục kiểm soỏt; cơ chế phõn cụng phõn nhiệm chưa rừ ràng cụ thể, cũn chồng chéo nhiệm vụ hoặc không thể quy trách nhiệm cụ thể trong một số trường hợp; chính sách nhân sự chưa động viên được người lao động làm việc nhiệt tình và trách nhiệm.

Căn cứ để hoàn thiện

Dựa vào nội lực sẵn có và mục tiêu phát triển của nhà trường trong tương lai để có biện pháp sắp xếp, cơ cấu, cải tổ HTKSNB cho phù hợp với điều kiện hiện tại và xu hướng phát triển trong tương lai.

Các nguyên tắc cần tuân thủ xây dựng các giải pháp

Khi hoàn thiện HTKSNB cần chú ý đến chi phí bỏ ra phải cân đối với lợi ích thu lại từ việc kiểm soát nội bộ, lưu ý xem xét cân nhắc đến lợi ích từ giá trị vô hình.

Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường CĐSPTWTPHCM

• Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát  .1. Hoàn thiện quy trình tiền lương
• Các giải pháp hỗ trợ khác nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB  .1 Đả thông tư tưởng cán bộ quản lý và giáo viên, nhân viên

­ Hoàn thiện một số quy trình, hoạt động về quản lý tài chính và tài sản: quy trình tiền lương; quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản; quy trình thanh toán; và hoạt động quản lý tài sản nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu các sai sót, gian lận, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực trong nhà trường, đồng thời nâng cao tính tuân thủ các luật lệ và quy định. ­ P.KH­TC phải cụ thể hóa quy trình kèm diễn giải chi tiết, có các hướng dẫn cụ thể các bước thực hiện trong quy trình và thời gian thực hiện, thống nhất các mẫu biểu trong từng trường hợp thanh toán, hướng dẫn kỹ năng tập hợp chứng từ và yêu cầu của chứng từ đề nghị thanh toán và truyền thông đến từng cá nhân, bộ phận bằng nhiều cách: đăng tải hướng dẫn trên trang web;. ­ P.KH­TC đề xuất các bộ phận bố trí một người chuyên phụ trách tài chính (PTTC), đầu mối chịu trách nhiệm tập hợp chứng từ, đề nghị thanh toán, làm việc trực tiếp với phòng KH­TC về công tác thanh toán phát sinh của bộ phận, PTTC được hưởng phụ cấp kiêm nhiệm, được P.KH­TC tập huấn kỹ năng làm thủ tục thanh toán sẽ giúp quy trình được vận hành trôi chảy hơn.

­ Phòng Đào tạo liên hệ mở ngay các lớp bồi dưỡng, tập huấn cho toàn thể CBGV về kiến thức, năng lực chuyên môn, yêu cầu của CTĐT theo tín chỉ, kỹ năng biên soạn chương trình, phương pháp giảng dạy, kỹ năng quản lý…đáp ứng yêu cầu của CTĐT theo tín chỉ, để CBGV biết và vận dụng vào trong quá trình xây dựng CTĐT, quản lý chuyên môn trong thời gian sắp tới. ­ Trang bị phần mềm quản lý phù hợp và hiện đại, gồm các module quản lý đào tạo, quản lý tài chính – tài sản, quản lý sinh viên, quản lý thư viện… các module này tích hợp với nhau và xây dựng trên cơ sở dữ liệu mở, theo chương trình đào tạo tín chỉ (xây dựng thời khóa biểu, quản lý sinh viên, quản lý mã môn học, đăng ký học trực tuyến, thu học phí theo tín chỉ, quản lý lớp sinh viên, quản lý lớp môn học…). Trong lĩnh vực công, không có một người chủ cụ thể thực sự mà chỉ chung chung là tập thể người lao động, thì việc đặt ra và vận hành được một HTKSNB hữu hiệu là vấn đề không mấy dễ dàng, bởi chẳng ai muốn tự mình trói buộc mình, họ cảm thấy tự ái, khó chịu khi bị người khác kiểm soát, cảm thấy gò bó trong khuôn khổ các quy định, cảm thấy xấu hổ khi bị phát hiện sai phạm.

BGH chỉ đạo P.TC­HC liên hệ mở lớp tập huấn kiến thức chung về KSNB, trong đú làm rừ chức năng, vai trũ, cỏc yếu tố, tỏc dụng…của KSNB, cỏch thiết lập, hoàn thiện, và vận hành HTKS… cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ chủ chốt các phòng ban, CBGV tham gia vào công tác hoàn thiện HTKSNB để mọi người có cái nhìn tổng quát, nhận thấy sự cần thiết phải có một HTKSNB tốt và vận hành nó đúng theo yêu cầu thiết kế.