Bài giảng Quản lý dự án - Chương 1: Mở đầu được biên soạn với mục tiêu giúp các bạn nắm được đặc tính của một dự án, giới thiệu về quản lý dự án, giới thiệu về nhà quản lý dự án.
2014/8/21 Chương 1: MỞ ĐẦU Đặc tính dự án Giới thiệu quản lý dự án Giới thiệu nhà quản lý dự án GV: NGUYEN Thi Duc Nguyen, PhD QUẢN LÝ DỰ ÁN Sau học xong chương sinh viên cần nắm được: Những đặc điểm dự án Sự khác biệt dự án phòng ban chức Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án Các chức quản lý dự án Vai trò nhà quản lý dự án CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN DỰ ÁN LÀ GÌ? Thời gian –Là trình gồm cơng tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, Nhiệm vụ Công việc thực tập thể(nhóm) nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc thời gian, Mục tiêu nguồn lực ngân sách CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN Có một/ số mục tiêu rõ ràng Mỗi dự án trình tạo kết cụ thể Có thời hạn định Tính độc đáo/ Mục tiêu, Sử dụng nguồn lực hạn chế phương thức thực dự án Dự án chuỗi hoạt động thời Nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT DỰ ÁN Giai đoạn khởi đầu (Initiation phase) Khái niệm (Conception) Định nghĩa dự án (Definition) Thiết kế (Design) Thẩm định (Appraisal) Lựa chọn (Selection) Bắt đầu triển khai (Start-up) Giai đoạn triển khai (Implementation Phase) Hoạch định (Planning） Lập tiến độ (Scheduling Tổ chức công việc (Organizing) Giám sát (Monitoring) Giai đoạn kết thúc (Controlling) CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD Chuyển giao (Handover) Đánh giá (Evaluation) https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 MƠ HÌNH DỰ ÁN ( vs MƠ HÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN) Xác định Hoạch định Thực Kết thúc DEFINE PLAN EXECUTE CLOSSE OUT Khởi đầu Trien khai Ket thuc INITIATION PHASE IMPLEMENTATION PHASE TERMIANATION PHASE CHU KỲ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT DỰ ÁN Chậm % hoàn thành dự án 100% Nhanh Chậm Thời gian Điểm bắt đầu Khởi đầu Triển khai Kết thúc Điểm kết thúc CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 NỖ LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN Đỉnh (Peak) Mức nỗ lực DA Tgian Khái niệm Lựa chọn HĐ, lập tiến độ, giám sát, Đánh giá & kiểm soát kết thúc Nỗ lực thực dự án theo thời gian ƯỚC TÍNH CHI PHÍ DỰ ÁN CP dự án Tgian t1 t2 10 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN, NHIỆM VỤ Hệ thống (System) Chương trình Dự án Nhiệm vụ Chương trình Dự án Nhiệm vụ Nhiệm vụ i Chương trình n Dự án n Nhiệm vụ n (Project) (Task) (Program) Chương trình kế hoạch dài hạn Dự án Nhiệm vụ nỗ lực ngắn hạn 11 DỰ ÁN VS PHÒNG BAN CHỨC NĂNG DỰ ÁN PHÒNG BAN CHỨC NĂNG Chu kỳ hoạt động rõ ràng Thời hạn định Có thể kết thúc đột ngột Công việc không lặp lại Ràng buộc thời gian, nguồn lực Khó dự báo thời gian, CP Nhiều kỹ năng, nguyên tắc; thay đổi theo giai đoạn Tỷ lệ, loại CP thay đổi liên tục Bản chất động Tồn lâu dài Khơng có đặc điểm cụ thể liên quan đến ngày lịch Tồn liên tục Công việc biết Ngân sách trần hàng năm Tương đối đơn giản Một vài kỹ năng, nguyên tắc Tương đối ổn định Bản chất ổn định 12 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 DỰ ÁN VS PHÒNG BAN CHỨC NĂNG DỰ ÁN PHÒNG BAN CHỨC NĂNG Phát triển sản phẩm Hoạt động tiếp thị Quản lý sản xuất Quản lý chất lượng dự án Quản lý chất lượng Ngắn hạn Dài hạn Nhân Xuyên chức Theo chức Thẩm quyền tổ chức Không rõ ràng Rõ ràng Kiểm sốt Kế tốn theo cơng đoạn dự án Kế tốn theo q/năm Truyền thơng Dễ bị đứt gãy Tốn thời gian Theo qui định/thông lệ Trơn tru Độc lập ngành công nghiệp Đặc thù theo ngành công nghiệp 13 HOẠT ĐỘNG THƯỜNG XUYÊN VÀ HOẠT ĐỘNG DỰ ÁN Nhận định: •Hoạt động thường xuyên Dự án có trùng lắp hoạt động làm thay đổi hoạt động •Q trình lập ngân sách, kỹ ngườI có vẽ giống (kỹ viết, báo cáo mỉệng, giải mâu thuẩn, động viên kế tốn, thương thut ) làm mờ khác hai lình vực •Nhận khác hai lĩnh vực để hiểu thách thức nhà Quản lý Dự án •Các vấn đề Dự án cần nguyên lý quản lý riêng biệt (cần thảo luận riêng ! •Các • • • • • CuuDuongThanCong.com loại chu kỳ: Chu kỳ công nghệ; Chu Kỳ Dự án (Project Life Cycle); Chu kỳ phát triển Sản phẩm (Product Development cycle)(Qui trình phát triển Sản phẩm -Product Development Process ); Chu kỳ Sản phẩm (product life cycle); Chu kỳ Doanh nghiệp/kinh doanh (Business cycle); Chu kỳ công ty (corporation cycle) GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 “QUẢN LÝ CHU KỲ PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM” VÀ “QUẢN LÝ DỰ ÁN” Chu Kỳ PT Sản Phẩm A:Yêu C:Xây dựng B:Thiết kế cầu D:Vận hành Các pha Điểm định Dự án A Dự án B 4 Dự án C Chu Kỳ Dự án 1.Xác định mục tiêu DA 2.Lập kế hoạch DA 3.Thực DA 4.Kết thúc DA Chìa khố thành cơng: Hiểu khác “Quản lý Chu kỳ Phát triển sản phẩm” “Quản lý dự án” PROJECT LIFE CYCLE FIGURE 1.1 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 MÔ HÌNH QUẢN LÝ HAY MƠ HÌNH DỰ ÁN? LẬP KẾ HOẠCH CHUẨN BỊ ĐiỀU KHIỂN KiỂM SOÁT THỰC THI KẾT THÚC Năm giai đoạn(?) dự án Quản lý dự án tiến hành giai đoạn suốt vòng đời dự án CÁC LOẠI DỰ ÁN Dự án hợp đồng (Contractual project)：khách hàng cụ thể hay phủ, lĩnh vực sản xuất sản phẩm dịch vụ Dự án nghiên cứu phát triển (R&D Project): để phát triển sản phẩm mới, sửa đổi lớn sản phẩm có Dự án xây dựng (Contruction Project): sở hạ tầng Dự án hệ thống thông tin (Information System Project): sử dụng đưa ràng buộc hệ thống thông tin chung thiết bị xử lý thông tin, nhân tài nguyên khác Dự án đào tạo quản lý (Management & Trainning Project): giảm chi phí chính, tái cấu trúc tổ chức, hợp nhất, thu nhận loại bỏ việc mở rộng thị trường chính; dự án đào tạo Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project) Dự án viện trợ phát triển/ phúc lợi công cộng (Public/Welfare/Development Project): dự án tưới tiêu CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 18 2014/8/21 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 19 QUẢN LÝ DỰ ÁN Công việc Nguồn lực Hoạch định Tổ chức Lãnh đạo Kiểm soát Mục tiêu về: Kỹ thuật Tài Thời gian Quản lý dự án: trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) kiểm tra cơng việc nguồn lực (Controlling) => để hồn thành mục tiêu định (đó đạt kết kỹ thuật, tài thời gian) 20 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 10 2014/8/21 CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Hoạch định cần phải làm? Xác định mục tiêu Định phương hướng chiến lược Hình thành công cụ đạt đến mục tiêu Tổ chức công việc tiến hành nào? Làm việc gì? Ai làm? Phối hợp cơng việc sao? Ai báo cáo cho ai? Chỗ cần định? 27 CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN (TT) Lãnh đạo Động viên, hướng dẫn phối hợp Chọn lựa kênh thông tin Xử lý mâu thuẫn Kiểm soát -> Đảm bảo hoạt động thực theo kế hoạch hướng đến mục tiêu Giám sát So sánh Sửa sai Quản lý dự án kết hợp nghệ thuật, khoa học tư logic CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 28 14 2014/8/21 CHỨC NĂNG QLDA (theo Eric Verzuh) GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 30 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 15 2014/8/21 GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Kết hợp nghệ thuật, khoa học tư logic Kiến thức rộng: tài chính, tiếp thị, tổ chức Có thể bắt đầu thời điểm khác chu kỳ hoạt động dự án Giải vấn đề tiến độ thực hiện, ngân sách, phân bổ quản lý nguồn lực, mối quan hệ người, thương lượng Chú ý tới tồn tranh khơng làm tổn hại chi tiết quan trọng 31 VỊ TRÍ CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Parent Organization Project Team Sống giới mâu thuẫn CuuDuongThanCong.com Client/ Beneficiary Các dự án cạnh tranh nguồn lực Mâu thuẫn thành viên dự án Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu Tổ chức mẹ muốn giảm chi phí GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 32 16 2014/8/21 VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Vai trị: Thấy vị trí bối cảnh chung dự án, mối tác động bên tham gia vào dự án, đóng góp đối tượng liên quan Giải mâu thuẫn phát sinh dự án Trách nhiệm: Cân đối mối liên hệ Chi phí, Thời gian, Chất lượng 33 NHỮNG ĐĨNG GĨP CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG LIÊN QUAN VAI TRỊ ĐĨNG GĨP Nhà quản lý dự án Định nghĩa, hoạch định, kiểm soát, điều khiển dự án: - Quản lý mối quan hệ người người tổ chức dự án - Phải trì cân chức năng: Quản lý Kỹ thuật dự án - Đương đầu với rủi ro trình quản lý dự án - Đảm bảo điều kiện ràng buộc dự án Tổ dự án Những kỹ nỗ lực để thực nhiệm vụ Nhà bảo đảm Thẩm quyền, hướng dẫn, trì ưu tiên dự án Khách hàng Những yêu cầu sản phẩm ngân quỹ Nhà quản lý chức Hỗ trợ việc xây dựng sách cơng ty cung cấp nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đề điều kiện giới hạn dự án: - Làm để hoàn thành nhiệm vụ - Nhiệm vụ hoàn thành đâu 34 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 17 2014/8/21 CÁC NHÂN VẬT CHÍNH CỦA DỰ ÁN Nhà bảo trợ (Sponsor) (hoặc ban đạo) Nhà quản lý dự án (P Manager) Trưởng nhóm/tở (Team Leader) Thành viên nhóm Trưởng nhóm/tở (Team Leader) Thành viên nhóm 35 Nhà bảo trợ Nhà bảo trợ cần có khả năng: Hỗ trợ dự án cấp độ cao Giải trở ngại tổ chức Cung cấp nguồn lực cần thiết cho dự án (cơng khai/bí mật) Giao tiếp hiệu với giám đốc điều hành thành phần liên quan khác Nhiệm vụ: Đảm bảo truyền đạt cho người, ban lãnh đạo tiến độ DA Đảm bảo Ban lãnh đạo ủng hộ & trợ giúp định định hướng nhóm Nhận thức thay đổi mục tiêu công ty ảnh hưởng đến mục tiêu dự án Làm việc với phong ban về hỗ trợ nhân sự cho dự án CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 18 2014/8/21 Nhà Quản lý dự án • • • • • • Tuyển chọn thành viên phù hợp Cung cấp “khung sườn” hoạt động DA Định hướng hoạt động Thương thảo với cấp trên, vối nhà bảo trợ Hòa giải mâu thuẩn Các đinh nguồn lực cần thiết • • • • Lập điểm mốc Đảm bảo thành viên có đóng góp hưởng lới Giữ công việc tiến triển hướng Đảm bảo mục tiêu dự án hoàn thành thời han phạm vi ngân sách Trưởng nhóm/tở dự án Trưởng nhóm là: • người khởi xướng; người làm gương; người thương thảo; người biết lắng nghe;người huấn luyện；một thành viên (chính) Nhiệm vụ: Truyền đạt tiến độ & trình bày vấn đề với nhà QLDA • Định kỳ đánh giá tiến độ nhóm, quan điểm thành viên, cách nhìn nhận đóng góp họ Đảm bảo người có đóng góp ý kiến người lắng nghe • Chia sẻ công việc • Kiềm chế để không hành động cấp uy quyền • • Chọn trưởng nhóm Chỉ định trưởng nhóm • • Bầu trưởng nhóm Ln phiên giữ vị trí trưởng nhóm • =>Một trưởng nhóm hay nhiều trưởng nhóm? CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 19 2014/8/21 Thành viên nhóm dự án Chọn thành viên: Phân công: nhà bảo trợ chọn mời họ tham gia Tình nguyện Chỉ định: người có trách nhiệm định cá nhân tham gia thấy phù hợp Đánh giá kỹ Kỹ chuyên môn, Kỹ giải vấn đề (tư sáng tạo) Kỹ tương tác cá nhân Kỹ tương tác tổ chức (am hiểu tình hình cơng ty, giao tiếp phong ban khác ) Nhiệm vụ: Hoàn tất nhiệm vụ giao thời hạn • • Chia sẻ mối quan tâm, điều khơng hài lịng với trưởng nhóm thành viên khác • Giúp đở trưởng nhóm thành viên khác, yêu cầu hỗ trợ cần MỐI LIÊN HỆ GIỮA YẾU TỐ: Chi phí, Thời gian, Chất lượng & Phạm vi C=f(T,S,P) Phạm vi (Scope) Chất lương/Công /Kết (Performance) Cấp chọn yếu tố Nhà QLDA phải nhận yếu tố lại! CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 20 2014/8/21 KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản lý thời gian & lập tiến độ Lập ngân sách Tiếp thị & ký hợp đồng với khách hàng Kỹ thuật Necessary Lãnh đạo skills HR & quản lý nguồn lực Thương lượng Truyền đạt 41 KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Hard skills Soft skills The Technical and Sociocultural Dimensions of the Project Management Process CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 21 2014/8/21 PHẨM CHẤT CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Thật trực (Honesty & Integrity) Khả định (Decision Marking Ability) Hiểu biết vấn đề người (Understanding of Personal Problem) Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài (Versatility) Khả giải vấn đề (Problem solving ability) 43 LỰA CHỌN NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Yêu cầu:(Làm để lựa chọn nhà quản lý dự án?) Đảm bảo có kỹ yêu cầu Có cam kết với mục tiêu dự án Sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định với ràng buộc mâu thuẫn với Hướng dẫn chung: Biết tổng quát > Chuyên sâu (Generalist > Specialist) Đầu óc tổng hợp > Đầu óc phân tích (Synthesizer > Analyst) Người làm cho việc dễ dàng (sẵn sàng hợp tác) > Giám sát (Facilatator > Supervisor) thay đổi tùy theo quy mô dự án 44 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 22 2014/8/21 LỰA CHỌN NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN-tt Ai người thích hợp với quản lý dự án ? 45 NGUỒN & QUÁ TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Nguồn lựa chọn: Quá trình lựa chọn: CuuDuongThanCong.com Từ dự án khác Nhà quản lý sản xuất trực tiếp Nhà quản lý chức Các chuyên gia chức Việc lựa chọn cần trình bày thẳng thắn với ứng cử viên mà khơng có thành kiến GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 46 23 2014/8/21 Yếu tố ảnh hưởng đến thành công DA (Eric Verzuh, Giám đốc Versatile Company) Thỏa thuận muc tiêu DA Một kế hoạch DA, để: • thông báo lịch trình trách nhiệm • đo lường phát triển DA 47 47 Yếu tố ảnh hưởng đến thành công DA (Eric Verzuh, Giám đốc Versatile Company) Thế kế hoạch DA tốt? A) chịu trách nhiệm việc vào lúc nào, trình bày xảy B) ước lượng chi tiết nhân lực, tài chính, thiết bị, vật việu cân thiết cho DA C) dùng công cụ cảnh báo:dự án bị trễ nãi; ngân sách bị vượt 48 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 48 24 2014/8/21 Yếu tố ảnh hưởng đến thành công DA (Eric Verzuh, Giám đốc Versatile Company) Giao tiếp hiệu thành viên liên quan Kỹ thuât QLDA chủ yếu kỹ thuật giao tiếp Kiểm soát phạm vi DA: mục tiêu đạt với thời gian mức ngân sách; thay đổi điều kiên thực tế “Quản lý kỳ vọng người liên quan” 49 49 Yếu tố ảnh hưởng đến thành công DA (Eric Verzuh, Giám đốc Versatile Company) ng hộ cấp quản lý tổ chức Nhà QLDA: dựa vào nhà quản lý chức cần có kỹ thuật “quản lý cấp trên” (manage upward) Nghệ thuật QLDA: kỹ "chính trị", quan hệ cá nhân, sử dụng trực giác để ủy thác công việc… Kỹ hứng thú công việc quản lý 50 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 50 25 2014/8/21 Trọng điểm Quản lý dự án Cần nắm vững số công cụ QLDA “Quan hệ Con người” nhân tố quan trọng định thành công dự án Quan điểm “tuyến tính” giới không phù hợp với thực tế sống: Cần tư hệ thống (System thinking) Chính trị: không tránh QLDA 51 51 Kết: QLDA giới đổi thay Dự án: Có điểm bắt đầu điểm kết thúc, khác với hoạt động thường xuyên Nhịp độ ï thay đổi ngày lớn:càng cần dự án, cần nhà QLDA Môn học nhằm cung cấp cho người học kiến thức QLDA, chuẩn bị cho bạn thành nhà QLDA 52 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 52 26 2014/8/21 Questions? 53 Thảo luận Hãy mô tả vài dự án mà anh/chị biết xem dự án quản lý thành công không thành công? Theo anh/chị, tốc độ tiến triển dự án (chậmnhanh-chậm) giúp nhà QLDA việc định? Anh/chị muốn trở thành nhà QLDA khơng? Tại có? Tại khơng? Tại có đánh đổi mục tiêu DA QLDA? 54 CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD https://fb.com/tailieudientucntt 27 2014/8/21 Bài tập chương 1 Từ kinh nghiệm thân, bạn chọn dự án mà bạn biết rõ (hoặc tham gia) trả lời câu hỏi sau: Mục tiêu dự án ? Hãy mô tả tóm lược nội dung dự án theo chu kỳ hoạt động dự án Trình bày yếu tố ảnh hưởng đến thành công dự án Vấn đề/ nhiệm vụ khó khăn mà bạn gặp phải dự án CuuDuongThanCong.com GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 55 https://fb.com/tailieudientucntt 28 ... khiển dự án: - Quản lý mối quan hệ người người tổ chức dự án - Phải trì cân chức năng: Quản lý Kỹ thuật dự án - Đương đầu với rủi ro trình quản lý dự án - Đảm bảo điều kiện ràng buộc dự án Tổ dự. .. https://fb.com/tailieudientucntt 18 2 014 /8/ 21 GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 19 QUẢN LÝ DỰ ÁN Công việc Nguồn lực Hoạch định Tổ chức Lãnh đạo Kiểm soát Mục tiêu về: Kỹ thuật Tài Thời gian Quản lý dự án: trình ... https://fb.com/tailieudientucntt 2 014 /8/ 21 “QUẢN LÝ CHU KỲ PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM” VÀ “QUẢN LÝ DỰ ÁN” Chu Kỳ PT Sản Phẩm A:Yêu C:Xây dựng B:Thiết kế cầu D:Vận hành Các pha Điểm định Dự án A Dự án B 4 Dự án C Chu Kỳ Dự án 1. Xác