TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN SỐ HÓA SỔ HỘ TỊCH

BỘ TƯ PHÁP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN SỐ HÓA SỔ HỘ TỊCH Phiên 1.0 (Ban hành Kèm theo Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 Bộ Tư pháp) Hà Nội, 2019 MỤC LỤC PHẦN PHẠM VI, U CẦU VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN SỐ HĨA 1.1 Phạm vi thực .1 1.2 Yêu cầu kết số hóa Sổ hộ tịch .1 1.3 Lộ trình thực số hóa Sổ hộ tịch PHẦN CÁC BƯỚC THỰC HIỆN SỐ HÓA SỔ HỘ TỊCH 2.1 Các bước thực 2.2 Mô tả bước thực (3 giai đoạn) 2.3 Tạm nhập liệu số hóa phục vụ khai thác, tra cứu nhanh thông tin 2.4 Trường hợp địa phương có liệu hộ tịch điện tử 2.5 Nghiệm thu kết Số hóa liệu hộ tịch PHẦN QUY ĐỊNH VỀ CẤU TRÚC DỮ LIỆU ĐƯỢC SỐ HÓA 3.1 Dữ liệu đăng ký kết hôn 3.2 Dữ liệu đăng ký khai sinh .15 3.3 Dữ liệu đăng ký nhận cha, mẹ, 26 3.4 Dữ liệu cấp giấy xác nhận tình trạng nhân 32 3.5 Dữ liệu đăng ký khai tử 37 PHẦN QUY ĐỊNH CỤ THỂ ĐỐI VỚI KẾT QUẢ SỐ HÓA 45 4.1 File PDF 45 4.2 File zip 45 4.3 File Excel 46 PHẦN QUY ĐỊNH VỀ DỮ LIỆU DANH MỤC 47 5.1 Về cách ghi tên quốc gia địa danh hành thuộc quê quán, nơi sinh, nơi chết, nơi cư trú tên quốc tịch công dân .47 5.2 Về cách ghi tên dân tộc công dân 47 5.3 Về cách ghi tên địa danh hành Việt Nam .47 5.4 Về cách ghi Loại giấy tờ tùy thân 47 PHỤ LỤC CÔNG CỤ HỖ TRỢ CẬP NHẬT DỮ LIỆU HỘ TỊCH LỊCH SỬ 49 Thông tin chung 49 Các bước thực 50 Vai trò Sở Tư pháp .51 Vai trò Đơn vị chủ trì số hóa liệu 54 Vai trò Đơn vị thực số hóa 55 Vai trò Đơn vị quản lý liệu số hóa .56 PHẦN PHẠM VI, YÊU CẦU VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN SỐ HĨA SỔ HỘ TỊCH 1.1 Số hóa Sổ hộ tịch - Số hóa Sổ hộ tịch trình thu thập, phân loại, scan / chụp tạo lập file liệu hộ tịch dạng file Excel từ Sổ hộ tịch gốc để thực cập nhật (import liệu từ file Excel nhập trực tiếp trường hợp từ Sổ hộ tịch gốc) vào Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng Cơ sở liệu hộ tịch điện tử tồn quốc theo lộ trình khuyến nghị bước thực hướng dẫn Mục 1.3 Phần tài liệu hướng dẫn - Thông tin hộ tịch cần số hóa thơng tin hộ tịch đăng ký Sổ hộ tịch gốc lưu giữ địa phương từ trước thời điểm địa phương thức triển khai, đưa vào sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch Bộ Tư pháp 1.2 Kết số hóa Sổ hộ tịch - Kết việc số hóa sổ hộ tịch gốc tương ứng gồm 01 file Excel chứa liệu hộ tịch 01 file zip chứa file PDF scan / chụp từ sổ hộ tịch, đồng thời, liệu hộ tịch từ file Excel phải cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch cách đầy đủ, xác, file PDF scan / chụp từ Sổ hộ tịch gốc phải liên kết cách xác với liệu hộ tịch tương ứng cập nhật vào hệ thống, đảm bảo đáp ứng yêu cầu việc xây dựng Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc quy định Pháp luật hộ tịch (có xác nhận Sở Tư pháp cấp tỉnh, Phòng Tư pháp cấp huyện UBND cấp xã nơi quản lý trực tiếp Sổ hộ tịch số hóa) - Thơng tin mơ tả file PDF, file zip quy định cấu trúc liệu file Excel hướng dẫn Phần tài liệu hướng dẫn 1.3 Lộ trình thực số hóa Sổ hộ tịch Việc đăng ký, quản lý hộ tịch nước ta có bề dày lịch sử lâu dài, đó, thời kỳ lịch sử lại có quan điểm tư khác cách thức đăng ký thẩm quyền quản lý hộ tịch Do đó, việc Số hóa liệu hộ tịch lịch sử vào Cơ sở liệu hộ tịch điện tử đặt nhiều thách thức Chính vậy, qua khảo sát, đánh giá cân nhắc nhiều mặt, nhằm đảm bảo việc tạo lập liệu hình thành thơng tin bản, mối quan hệ nhân thân công dân để kết nối, đồng liệu với Cơ sở liệu quốc gia dân cư thuận lợi, Bộ Tư pháp khuyến nghị địa phương ưu tiên thực số hóa Sổ hộ tịch theo lộ trình sau (ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa Sổ hộ tịch giai đoạn hai giai đoạn cơng tác đăng ký, quản lý hộ tịch thực Sổ đăng ký hộ tịch lưu trữ đầy đủ nhất): - Giai đoạn 1: Số hóa sổ hộ tịch đăng ký theo quy định Luật Hộ tịch văn hướng dẫn thi hành có hiệu lực từ ngày 01/01/2016; - Giai đoạn 2: Số hóa sổ hộ tịch đăng ký theo quy định Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 Chính phủ đăng ký quản lý hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015); - Giai đoạn 3: Số hóa sổ hộ tịch đăng ký theo quy định Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 Chính phủ đăng ký hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 1999 đến năm 2006); - Giai đoạn 4: Số hóa sổ hộ tịch đăng ký từ năm 1976 đến năm 1999; - Giai đoạn 5: Số hóa sổ hộ tịch đăng ký từ năm 1975 trở trước Để đảm bảo việc số hóa cập nhật liệu hộ tịch vào Cơ sở liệu hộ tịch điện tử thuận lợi, tận dụng thông tin công dân tạo lập thiết lập mối quan hệ nhân thân sở liệu, giai đoạn, nên ưu tiên thực hiện, hoàn thành việc số hóa nhóm sổ hộ tịch gốc theo thứ tự sau đây:  Nhóm Sổ đăng ký kết hơn;  Nhóm Sổ đăng ký khai sinh1;  Nhóm Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con2;  Nhóm Sổ đăng ký cấp giấy xác nhận tình trạng nhân3;  Nhóm Sổ đăng ký khai tử4;  Các sổ đăng ký hộ tịch lại, bao gồm Sổ đăng ký giám hộ; Sổ đăng ký chấm dứt giám hộ; Sổ ghi ly hôn Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc… Tận dụng liệu công dân tạo lập từ liệu đăng ký kết hôn để xác lập mối liên hệ nhân thân cha, mẹ (người khai sinh) Tận dụng liệu công dân tạo lập từ liệu đăng ký khai sinh để xác lập mối liên hệ nhân thân cha, mẹ (người khai sinh) Tận dụng liệu công dân tạo lập từ liệu đăng ký kết hôn để xác nhận, cảnh báo sai sót việc cấp giấy xác nhận tình trạng nhân, tận dụng liệu cơng dân tạo lập từ liệu đăng ký khai sinh để xác lập tình trạng nhân cho công dân Tận dụng liệu công dân từ liệu hộ tịch trước để đánh dấu trạng thái công dân khai tử, xác lập thời điểm chết cho công dân PHẦN CÁC BƯỚC THỰC HIỆN SỐ HÓA SỔ HỘ TỊCH 2.1 Các bước thực Hình 1: Các bước thực số hóa Sổ hộ tịch 2.2 Mơ tả bước thực (4 giai đoạn) 2.2.1 Giai đoạn 1: Thu thập phân loại Sổ hộ tịch cần Số hóa a) Đối tượng thực hiện: Đơn vị chịu trách nhiệm số hóa liệu b) Nội dung thực hiện: Bước 1.1: Thực thu thập phân loại sổ hộ tịch gốc dùng để số hóa liệu Ưu tiên số hóa trước sổ hộ tịch có thơng tin ghi chép cách rõ ràng, gạch xóa, sửa chữa, thay đổi Kết thúc giai đoạn 1, Sổ hộ tịch cần Số hóa thu thập phân loại 2.2.2 Giai đoạn 2: Scan / chụp sổ hộ tịch tạo lập file liệu Excel a) Đối tượng thực hiện: Đơn vị chịu trách nhiệm số hóa liệu b) Các bước thực hiện: Bước 2.1: Thực scan chụp Sổ hộ tịch gốc thu thập phân loại, đảm bảo trường hợp đăng ký sổ phải tạo thành file PDF riêng, đồng thời, xử lý file PDF đảm bảo đáp ứng yêu cầu quy định Mục 4.1 Kết quả: Mỗi trường hợp đăng ký sổ hộ tịch scan chụp thành file PDF riêng Bước 2.2: Nén file PDF Sổ hộ tịch gốc vào chung 01 file zip Đặt tên file zip theo quy tắc quy định Mục 4.2 Kết quả: File zip chứa file PDF Sổ hộ tịch tạo lập Bước 2.3: Tạo lập file Excel chứa liệu hộ tịch: * Đối với liệu điện tử đăng ký kết hôn, đăng ký khai sinh, đăng ký nhận cha, mẹ, con, đăng ký cấp giấy xác nhận tình trạng nhân đăng ký khai tử: - Thực đọc, phân tích tạo file Excel liệu hộ tịch từ file PDF từ Sổ hộ tịch gốc (có thể sử dụng cơng cụ phần mềm hỗ trợ cập nhật thủ công); - Đối với hồ sơ đăng ký hộ tịch có thơng tin thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc thay đổi hộ tịch khác:  Tổng hợp thông tin cho trường thông tin trước điền liệu tương ứng vào file Excel;  Ví dụ: Trường hợp đăng ký kết hôn số 14 thuộc số 01/2006 chị Nguyễn Thị X anh Trần Văn Y thực UBND xã A, thuộc huyện B, tỉnh C Đến năm 2007, trường hợp đăng ký kết Phịng Tư pháp huyện B thực cải tên đệm người vợ thành Nguyễn Xuân X Khi đó, UBND xã A có trách nhiệm số hóa, cập nhật liệu đăng ký kết nói vào Hệ thống thơng tin đăng ký quản lý hộ tịch để lưu thức Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, phải cập nhật họ tên người vợ vào file Excel Nguyễn Xuân X thay Nguyễn Thị X, đồng thời, trường ghi ghi thơng tin mơ tả kiện cải thực Phòng Tư pháp huyện B thông tin ghi Sổ đăng ký kết Xã A - Tiến hành chuẩn hóa lại tên file, tên cột liệu file Excel theo tên trường thông tin cơng bố tài liệu; rà sốt, chuẩn hóa lại nội dung liệu hộ tịch tạo lập file Excel theo nội dung đăng ký Sổ gốc theo chuẩn liệu danh mục hướng dẫn Phần 5, đó:  File liệu Excel tạo lập phải chứa tối thiểu trường thông tin đánh dấu bắt buộc số hóa Đối với trường thơng tin cịn lại, tùy theo nhu cầu quản lý, địa phương bổ sung, số hóa thêm sở danh sách trường thông tin loại sổ hộ tịch liệt kê chi tiết Phần cập nhật bổ sung cần thiết (thực trực tiếp Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung sau liệu chuyển đổi lưu thức Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc);  Tên file Excel đặt theo quy tắc quy định Mục 4.3 Kết quả: File liệu Excel chứa liệu hộ tịch ứng với đầy đủ trường hợp đăng ký Sổ hộ tịch gốc tạo chuẩn hóa * Đối với sổ hộ tịch lại, bao gồm Sổ đăng ký giám hộ; Sổ đăng ký chấm dứt giám hộ; Sổ ghi ly hôn Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc: Công chức tư pháp hộ tịch chủ động đăng nhập vào Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung để cập nhật trực tiếp thông tin từ Sổ hộ tịch gốc đính kèm file PDF số hóa vào Cơ sở liệu hộ tịch điện tử tồn quốc thơng qua chức cập nhật liệu cũ Kết thúc giai đoạn 2, đơn vị chịu trách nhiệm số hóa liệu hồn thành việc scan / chụp sổ hộ tịch tạo lập file liệu Excel từ Sổ hộ tịch gốc số hóa 2.2.3 Giai đoạn 3: Xử lý liệu sau số hóa a) Đối tượng thực hiện: Đơn vị chịu trách nhiệm số hóa liệu b) Các bước thực hiện: Bước 3.1: Tiến hành cập nhật (import) file Excel file zip tương ứng Sổ hộ tịch vào Hệ thống thông qua Công cụ hỗ trợ cập nhật liệu hộ tịch lịch sử chủ động cập nhật trực tiếp liệu vào hệ thống thông qua Công cụ hỗ trợ cập nhật liệu hộ tịch lịch sử hệ thống5, đó: - Trường hợp cập nhật trực tiếp liệu thông qua Công cụ hỗ trợ cập nhật liệu hộ tịch lịch sử: đơn vị chịu trách nhiệm số hóa liệu phải tạo liên kết file PDF với liệu hộ tịch tương ứng - Trường hợp import liệu từ file Excel: file PDF hệ thống giải nén từ file zip tạo liên kết cách tự động với liệu hộ tịch tương ứng import Kết quả: Dữ liệu sau import cập nhật trực tiếp vào Công cụ hỗ trợ cập nhật liệu hộ tịch lịch sử lưu trữ Phân vùng liệu tạm Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch Phần mềm quản lý liêu hộ tịch lịch sử (giai đoạn từ năm 2006 đến năm 2015) theo quy định Nghị định 158/2005/NĐ-CP (xem chi tiết phần Phụ lục) Bước 3.2: Tiến hành rà soát chi tiết liệu import cập nhật trực tiếp, đối chiếu thông tin với nội dung đăng ký Sổ hộ tịch gốc / file PDF tương ứng đính kèm Trong trường hợp có sai lệch thơng tin chuyển qua Bước 2.3 Bước 3.3: Thực điều chỉnh, chuẩn hóa liệu có sai lệch thơng tin so với thông tin Sổ hộ tịch gốc Kết thúc giai đoạn 3, đơn vị chịu trách nhiệm số hóa liệu tiến hành bàn giao file Excel liệu hộ tịch file zip chứa file PDF ứng với Sổ hộ tịch gốc số hóa cho đơn vị quản lý liệu hộ tịch có thẩm quyền quản lý tương ứng, đồng thời, tiến hành thông báo kết cập nhật liệu để đơn vị quản lý liệu hộ tịch tiến hành kiểm tra phê duyệt liệu cập nhật 2.2.4 Giai đoạn 4: Kiểm tra, phê duyệt thức đưa liệu vào Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập liệu cho Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc a) Đối tượng thực hiện: Chuyên viên làm công tác đăng ký, quản lý hộ tịch Sở Tư pháp cấp tỉnh, Phịng Tư pháp cấp huyện cơng chức tư pháp hộ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền quản lý liệu số hóa (đơn vị quản lý sổ hộ tịch số hóa) b) Các bước thực hiện: Bước 4.1: Công chức tư pháp hộ tịch đăng nhập vào Công cụ hỗ trợ cập nhật liệu hộ tịch lịch sử, tiến hành kiểm tra, đối chiếu liệu đơn vị thực số hóa bàn giao với nội dung đăng ký Sổ gốc / file PDF tương ứng đính kèm Trường hợp có sai lệch thơng tin yêu cầu đơn vị chịu trách nhiệm số hóa liệu thực rà sốt, chuẩn hóa lại thơng tin (Bước 3.3) Bước 4.2: Phê duyệt liệu chuẩn hóa khơng có sai lệch thơng tin để đưa vào danh sách sẵn sàng chuyển đổi sang Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch Bước 4.3: Chính thức chuyển đổi liệu Số hóa phê duyệt vào Hệ thống thơng tin đăng ký quản lý hộ tịch Kết thúc giai đoạn 4, liệu từ Sổ hộ tịch gốc cập nhật đầy đủ xác vào Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch, đồng thời lưu thức Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc 2.3 Tạm nhập liệu số hóa phục vụ khai thác, tra cứu nhanh thông tin Trong trường hợp địa phương chưa có điều kiện tạo lập file Excel để cập nhật đầy đủ liệu vào Cơ sở liệu hộ tịch điện tử, địa phương thực Số hóa liệu theo quy trình rút gọn sau (gồm 02 giai đoạn): việc tuyên bố người chết; – Văn xác nhận quan công an kết giảm định Cơ quan giám định pháp y; – Văn xác định nguyên nhân chết quan y tế cấp huyện; – Biên xác nhận việc chết; – Văn xác nhận việc chết người làm chứng 34 gbtSo Chuỗi ký tự Số Giấy báo tử giấy tờ hợp lệ thay giấy báo tử 35 gbtNgay Chuỗi ký tự Ngày Giấy báo tử giấy tờ hợp lệ thay giấy báo tử, định dạng liệu dd.mm.yyyy mm.yyyy yyyy 36 gbtCoQuanCap Chuỗi ký tự Ghi tên quan cấp giấy báo tử giấy tờ hợp lệ thay giấy báo tử Thông tin người khai (người yêu cầu) 37 nycHoTen Chuỗi ký tự Họ, chữ đệm, tên người khai 38 nycQuanHe Chuỗi ký tự Quan hệ với người chết 39 nycLoaiGiay ToTuyThan Số Loại giấy tờ tùy thân người khai (xem chi tiết Mục 5.4) 40 nycGiayToKhac Chuỗi ký tự Tên loại giấy tờ tùy thân người khai, điền thông tin loại giấy tờ chọn Giấy tờ khác (có dán ảnh thơng tin cá nhân quan 43 x nhà nước có thẩm quyền cấp, giá trị sử dụng) 41 nycSoGiayTo TuyThan Chuỗi ký tự Số giấy tờ tuỳ thân người khai 42 nycNgayCapGi ayToTuyThan Chuỗi ký tự Ngày giấy tờ tùy thân người khai, định dạng liệu dd.mm.yyyy 43 nycNoiCapGiay ToTuyThan Chuỗi ký tự Nơi cấp giấy tờ tùy thân người khai Thơng tin trích lục khai tử quan có thẩm quyền nước ngồi cấp13 44 soDangKyNuoc Ngoai Chuỗi ký tự Số tên trích lục khai tử quan nước cấp 45 ngayDangKy Chuỗi ký tự Ngày cấp trích lục khai tử quan nước cấp, định dạng liệu dd.mm.yyyy Chuỗi ký tự Tên quan nước ngồi cấp trích lục khai tử Chuỗi ký tự Tên quốc gia vùng lãnh thổ (theo danh mục) cấp trích lục khai tử (xem chi tiết Mục 5.1) NuocNgoai 46 cqNuocNgoai DaDangKy 47 qgNuocNgoaiD aDangKy 13 x Các trường thông tin trích lục khai tử quan có thẩm quyền nước cấp bắt buộc loại đăng ký “Ghi vào sổ việc khai tử đăng ký quan có thẩm quyền nước ngoài” 44 PHẦN QUY ĐỊNH CỤ THỂ ĐỐI VỚI KẾT QUẢ SỐ HÓA 4.1 File PDF Mỗi trường hợp đăng ký sổ hộ tịch gốc phải scan chụp thành 01 file PDF riêng, có dung lượng khơng q 100Kb, đảm bảo đủ chất lượng để nhìn rõ thơng tin mắt thường Các file PDF dùng để tạo liên kết với liệu hộ tịch tương ứng Cơ sở liệu hộ tịch điện tử nhằm phục vụ công tác lưu trữ liệu để đối chiếu, rà sốt xác thực thơng tin cần thiết Để tạo thuận lợi cho trình tự động phân tích đính kèm file PDF với liệu hộ tịch cập nhật Hệ thống (khi import file zip chứa danh sách file PDF), file PDF ứng với trường hợp đăng ký Sổ hộ tịch gốc phải đặt tên theo quy tắc sau: {{Mã nghiệp vụ}}.{{Năm mở sổ}}.{{Quyển số}}.{{Ngày đăng ký}}.{{Số đăng ký}}.pdf Trong {{Ngày đăng ký}} đặt theo quy tắc: {{Năm}}-{{Tháng}}{{Ngày}} Ví dụ: - File PDF liệu đăng ký khai sinh số 216 đăng ký ngày 11 tháng 10 năm 2005 thuộc Quyển số 02 năm 2005 ghi tên KS.2005.02.200510-11.216.pdf; - File PDF liệu đăng ký kết hôn số 05 đăng ký ngày 11 tháng năm 2007 thuộc Quyển số 01 năm 2006 ghi tên KH.2006.01.2007-0211.005.pdf 4.2 File zip Mỗi sổ hộ tịch gốc phải tạo tương ứng file zip riêng, chứa đầy đủ file PDF scan chụp từ trường hợp đăng ký sổ hộ tịch gốc Để tạo thuận tiện cho công tác bàn giao lưu trữ file zip sau số hóa, file zip phải đặt tên theo quy tắc sau: {{Tên đơn vị}}.{{Mã nghiệp vụ}}.{{Năm mở sổ}}.{{Quyển số}}.zip Trong đó, tên đơn vị đặt theo quy tắc: {{Tên đầy đủ viết liền, viết không dấu}}_{{Tên viết tắt đơn vị cấp trên}} (theo quy tắc đặt tên tài khoản người dùng Hệ thống thơng tin đăng ký quản lý hộ tịch) Ví dụ: - File zip chứa file PDF scan / chụp từ Sổ đăng ký khai sinh số 02 năm 2008 UBND phường Trung Phụng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội đặt tên phuongtrungphung_qdd_tphn.KS.2008.02.zip; - File zip chứa file PDF scan / chụp từ Sổ đăng ký kết hôn số 01 năm 2012 UBND xã Nguyên Lý, huyện Lý Nhân, tỉnh Hà Nam đặt tên xanguyenly_hln_thn.KH.2012.01.zip; 45 - File zip chứa file PDF scan / chụp từ Sổ đăng ký khai tử số 01 năm 2016 UBND huyện Cần Giờ, Thành phố Hồ Chí Minh đặt tên huyencangio_tphcm.KT.2016.01.zip; - File zip chứa file PDF scan / chụp từ Sổ đăng ký xác nhận cha, mẹ, số 01 năm 2006 Sở Tư pháp tỉnh Khánh Hòa đặt tên sotuphap_tkh.CMC.2006.01.zip 4.3 File Excel Trong trình số hóa, Sổ hộ tịch gốc phải tạo lập thành 01 file Excel riêng theo tiêu chuẩn Excel 2003 (được lưu định dạng xls), đó: - Tên file Excel đặt theo quy tắc đặt tên file zip Ví dụ: Ứng với file zip chứa file PDF scan / chụp từ Sổ đăng ký khai sinh số 02 năm 2008 UBND phường Trung Phụng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội tên file Excel phuongtrungphung_qdd_tphn.KS.2008.02.xls; - Mỗi trường hợp đăng ký sổ hộ tịch gốc phải tạo tương ứng dòng liệu file Excel, đảm bảo tuân thủ yêu cầu cấu trúc file liệu quy định mục này; - File liệu Excel tạo lập phải chứa tối thiểu trường thông tin đánh dấu bắt buộc số hóa Đối với trường thơng tin lại, tùy theo nhu cầu quản lý, địa phương bổ sung, số hóa thêm sở danh sách trường thông tin loại sổ hộ tịch liệt kê chi tiết Phần cập nhật bổ sung cần thiết (thực trực tiếp Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung sau liệu chuyển đổi vào Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch lưu thức Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc); - Tên gọi liệu trường thông tin tạo lập file Excel phải tuân thủ yêu cầu tên, định dạng liệu tuân thủ danh mục liệu chuẩn dùng chung quy định Phần Phần tài liệu hướng dẫn này; - Các trường thông tin không lựa chọn để số hóa liệu cột liệu tương ứng không cần đưa vào file Excel; - Cấu trúc file Excel: STT so quyenSo trangSo … (*) … Số đăng ký Quyển số đăng ký hồ sơ thứ hồ sơ thứ Trang số đăng ký hồ sơ thứ … … Số đăng ký Quyển số đăng ký hồ sơ thứ hai hồ sơ thứ hai Trang số đăng ký hồ sơ thứ hai … … … … … … … … (*): Các trường thơng tin khác số hóa 46 PHẦN QUY ĐỊNH VỀ DỮ LIỆU DANH MỤC 5.1 Về cách ghi tên quốc gia địa danh hành thuộc quê quán, nơi sinh, nơi chết, nơi cư trú tên quốc tịch công dân - Cách ghi tên quốc gia: Ghi theo tên quốc gia ghi danh mục quốc gia ban hành kèm theo Thông tư số 07/2016/TT-BCA ngày 01/02/2016 Bộ Công an quy định chi tiết số điều Luật Căn cước công dân Nghị định số 137/2015/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2015 Quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Căn cước công dân sở tên tiếng Anh ghi theo Tiêu chuẩn ISO-3166-2 danh mục quốc gia giới; - Các ghi tên quốc tịch: Ghi theo cách ghi tên quốc gia nêu hoặc ghi theo tên tiếng Anh quốc tịch; - Địa tham chiếu: https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-2 5.2 Về cách ghi tên dân tộc công dân - Cách ghi tên dân tộc: Ghi theo tên dân tộc tên gọi khác dân tộc công bố theo danh mục đăng tải Trang Thông tin điện tử Tổng cục Thống kê, theo hướng dẫn Thông tư số 02/2017/TT-BTTTT ngày 04/4/2017 Bộ Thông tin Truyền thông Ban hành “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cấu trúc thông điệp liệu công dân trao đổi với sở liệu quốc gia dân cư” Cổng thông tin điện tử Ủy ban dân tộc; - Trường hợp chưa rõ tên dân tộc cơng dân ghi Null; - Địa tham chiếu: http://www.gso.gov.vn/default.aspx?tabid=727 http://www.cema.gov.vn/gioi-thieu/cong-dong-54-dan-toc.htm 5.3 Về cách ghi tên địa danh hành Việt Nam Cách ghi tên địa danh hành chính: Ghi theo tên đơn vị hành thực tế khắc dấu Ủy ban thời điểm đăng ký Trong trường hợp tên thực tế khác chưa có danh mục đơn vị hành áp dụng phần mềm đề nghị đơn vị thực liên hệ trực tiếp với Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin) để bổ sung 5.4 Về cách ghi Loại giấy tờ tùy thân Loại giấy tờ tùy thân công dân ghi mã số tương ứng với loại giấy tờ thực tế công dân: Mã Loại giấy tờ Giấy Chứng minh nhân dân Hộ chiếu 47 Thẻ thường trú Thẻ cước công dân Giấy chứng minh Quân đội nhân dân Giấy chứng minh Sĩ quan quân đội Giấy chứng minh Cơng an nhân dân Giấy tờ khác (có dán ảnh thông tin cá nhân quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cịn giá trị sử dụng) Lưu ý: Riêng trường hợp người liệu đăng ký nhận cha, mẹ, bổ sung thêm 02 loại giấy tờ Giấy khai sinh (khi 14 tuổi) Giấy chứng sinh (khi đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký cha / mẹ nhận con) Khi danh mục Loại giấy tờ tùy thân bổ sung thêm loại giấy tờ sau đây: Mã Loại giấy tờ 10 Giấy khai sinh 11 Giấy chứng sinh 48 PHỤ LỤC CÔNG CỤ HỖ TRỢ CẬP NHẬT DỮ LIỆU HỘ TỊCH LỊCH SỬ Phần giới thiệu hướng dẫn cách thức triển khai, sử dụng Phần mềm quản lý liêu hộ tịch lịch sử (giai đoạn từ năm 2006 đến năm 2015) theo quy định Nghị định 158/2005/NĐ-CP (sau gọi tắt Phần mềm hộ tịch 158) – tiếp tục công cụ hỗ trợ Bộ Tư pháp xây dựng triển khai miễn phí cho đơn vị tham gia triển khai Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc Với Phần mềm hộ tịch 158, đơn vị tham gia triển khai Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch cập nhật, quản lý khai thác liệu hộ tịch đăng ký theo quy định Nghị định số 158/2005/NĐ-CP (giai đoạn từ năm 2006 đến hết năm 2015 – gọi chung liệu hộ tịch lịch sử) cách chủ động, dễ dàng độc lập so với Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch14 Từ đó, cho phép đơn vị tham gia triển khai sử dụng nhân cập nhật liệu thuê dịch vụ số hóa liệu cách linh hoạt, hiệu quả, đồng thời, giám sát việc cập nhật liệu cách dễ dàng Thông tin chung 1.1 Địa truy cập phần mềm Đề nghị địa phương liên hệ trực tiếp với Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin) để cung cấp thông tin địa phần mềm thức (dữ liệu chuyển đổi, đồng thức sang Hệ thống thơng tin đăng ký quản lý hộ tịch) phần mềm thử nghiệm (dữ liệu chuyển đổi, đồng sang Phần mềm thử nghiệm – phục vụ đào tạo, hướng dẫn sử dụng – Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch) 1.2 Đối tượng thực - Chuyên viên làm công tác đăng ký, quản lý hộ tịch Sở Tư pháp cấp tỉnh, Phịng Tư pháp cấp huyện cơng chức tư pháp hộ tịch UBND cấp xã tham gia sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch Bộ Tư pháp: Tài khoản người dùng đồng cách tự động từ Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch sang Phần mềm hộ tịch 158 Người dùng sử dụng tài khoản cấp mật sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch để đăng nhập tiếp tục sử dụng với Phần mềm hộ tịch 158; - Người dùng thuê thực Số hóa liệu hộ tịch cho đơn vị: Tài khoản sử dụng phần mềm cấp đơn vị chủ trì số hóa liệu 14 Dữ liệu hộ tịch sau cập nhật vào Phần mềm hộ tịch 158 lưu trữ phân vùng liệu tạm Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch, liệu rà sốt, chuẩn hóa, phê duyệt chuyển đổi thức đưa vào Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc Đối với liệu hộ tịch đăng ký theo quy định Luật Hộ tịch từ ngày 01/01/2016 đến thời điểm địa phương thức triển khai Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch: Địa phương cập nhật trực tiếp Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung hệ thống 49 Các bước thực Hình 2: Các bước thực cập nhật liệu Số hóa Phần mềm hộ tịch 158 50 Vai trò Sở Tư pháp Chủ trì việc cập nhật liệu hộ tịch Số hóa địa bàn tồn tỉnh, thành phố vào Phần mềm hộ tịch 158 Các nhiệm vụ sau: (1) Quản lý tài khoản địa bàn tồn tỉnh/thành phố, phân cơng đơn vị chủ trì cập nhật liệu hộ tịch Số hóa địa bàn: Vai trị “quản lý tài khoản”; (2) Theo dõi việc cập nhật liệu hộ tịch lịch sử (cập nhật liệu số hóa) phạm vi tồn tỉnh, thành phố: Vai trị “quản lý liệu số hóa”; (3) Chủ trì việc cập nhật liệu Số hóa Sở Tư pháp (xem hướng dẫn chi tiết Phụ lục Mục 4) 3.1 Quản lý tài khoản, phân cơng đơn vị chủ trì cập nhật liệu a) Đối với tài khoản chun viên Phịng Tư pháp cơng chức tư pháp hộ tịch UBND cấp xã tham gia sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch: - Các tài khoản đồng tự động từ Phần mềm quản lý người dùng hộ tịch Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch Trên Phần mềm hộ tịch 158, Sở Tư pháp khơng có quyền chỉnh sửa, xóa thơng tin, reset mật tài khoản người dùng (phải thực Phần mềm quản lý người dùng) có quyền khóa (khơng cho phép đăng nhập), mở khóa (cho phép đăng nhập lại) phân cơng vai trò sử dụng Phần mềm hộ tịch 158 cho tài khoản; Hình 3: Sở Tư pháp quản lý người dùng sử dụng Phần mềm hộ tịch 158 - Phân cơng đơn vị chủ trì cập nhật liệu: Sở Tư pháp tiến hành lựa chọn tài khoản đơn vị dự định phân công >> Click vào nút sửa tài khoản tương ứng >> Tích chọn chức “quản lý tài khoản” >> Lưu Khi tài khoản tương ứng đơn vị phân cơng có thẩm quyền tạo quản lý tài khoản cập nhật liệu số hóa 51 Lưu ý: Ưu tiên phân cơng Phịng Tư pháp cấp huyện đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì việc Số hóa Sổ hộ tịch địa bàn tồn quận / huyện / thị xã Hình 4: Phân cơng đơn vị chủ trì cập nhật liệu số hóa b) Đối với tài khoản đơn vị giao nhiệm vụ thực số hóa: Tiến hành tạo tài khoản (trong trường hợp Sở Tư pháp trực tiếp thuê cá nhân, đơn vị thực số hóa) >> Phân cơng “nhập liệu số hóa” Hình 5: Tạo tài khoản cho đơn vị thực số hóa Sau lưu, tên tài khoản tự động tính tốn hiển thị phần mềm (mặc định theo quy tắc {{tên tỉnh viết liền không dấu}}_{{họ tên viết tắt viết liền không dấu }}) Mật mặc định số Chứng minh nhân dân chủ tài khoản Cho phép chuyển đổi đơn vị mà tài khoản giao nhiệm vụ thực số hóa sau người dùng hoàn thành nhập liệu cho đơn vị (Sửa thông tin >> Chọn lại đơn vị quản lý mà người dùng phân công số hóa) 52 3.2 Theo dõi việc cập nhật liệu hộ tịch lịch sử (cập nhật liệu số hóa) phạm vi toàn tỉnh, thành phố a) Theo dõi liệu: Sử dụng chức Theo dõi liệu >> Theo dõi liệu khai sinh / kết hôn / khai tử / nhận cha, mẹ, con, cho phép người dùng tra cứu liệu chi tiết theo tiêu chí (như thống kê động Hệ thống thơng tin quản lý hộ tịch) Hình 6: Theo dõi việc nhập liệu số hóa đơn vị phạm vi quản lý b) Thống kê liệu Sử dụng chức Thống kê liệu >> Thống kê liệu nhập liệu theo đơn vị / theo tài khoản >> Chọn tiêu chí thơng kê >> Trích xuất báo cáo Hình 7: Thống kê việc cập nhật liệu theo tài khoản 53 Lưu ý: Các tài khoản phân vai trị “quản lý liệu số hóa” thực chức Theo dõi liệu Thống kê liệu Vai trò Đơn vị chủ trì số hóa liệu Đơn vị chủ trì số hóa địa phương ưu tiên xác định sau: - Sở Tư pháp chủ trì việc cập nhật liệu số hóa liệu hộ tịch đăng ký Sở Tư pháp; - Phòng Tư pháp cấp huyện chủ trì việc cập nhật liệu số hóa liệu hộ tịch đăng ký Phòng Tư pháp UBND cấp xã địa bàn toàn huyện / quận / thị xã; - Trong số trường hợp đặc biệt, UBND cấp xã phân cơng nhiệm vụ chủ trì số hóa liệu liệu hộ tịch lịch sử địa bàn quản lý Khi đó, đơn vị chủ trì số hóa liệu phân cơng vai trò sau đây: - “Quản lý tài khoản” (chi tiết xem Phụ lục Mục 3.1):  Phân công nhiệm vụ cho tài khoản chuyên viên / cơng chức tư pháp đơn vị đơn vị thuộc phạm vi đơn vị quản lý Chẳng hạn: Trường hợp đơn vị chủ trì số hóa liệu Sở Tư pháp, người dùng phân công nhiệm vụ cho tài khoản Sở Phòng Tư pháp, UBND cấp xã địa bàn; trường hợp đơn vị chủ trì số hóa Phịng Tư pháp, người dùng phân cơng nhiệm vụ cho tài khoản Phòng tài khoản công chức tư pháp – hộ tịch UBND cấp xã địa bàn; trường hợp đơn vị chủ trì số hóa UBND cấp xã người dùng phân cơng nhiệm vụ cho tài khoản UBND Các vai trị phân cơng bao gồm: phân cơng vai trị “quản lý liệu số hóa”, “rà sốt liệu số hóa” “chuyển đổi liệu số hóa” – chuyển đổi vào Cơ sở liệu hộ tịch điện tử Trong số trường hợp phân cơng thêm vai trị “nhập liệu số hóa” cho phép người dùng đơn vị chủ động cập nhật chuẩn hóa liệu;  Tạo lập tài khoản cho người dùng giao nhiệm vụ thực số hóa (phân cơng vai trị “nhập liệu số hóa”); khóa, mở khóa tài khoản giao nhiệm vụ thực số hóa; chuyển đổi đơn vị mà tài khoản giao nhiệm vụ thực số hóa - “Quản lý liệu số hóa” – theo dõi việc cập nhật liệu hộ tịch lịch sử địa bàn quản lý (chi tiết xem Phụ lục Mục 3.2):  Tra cứu chi tiết liệu phân hệ đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, cấp giấy xác nhận tình trạng nhân, nhận cha mẹ con;  Thống kê việc cập nhật liệu theo tài khoản phân công cập nhật liệu, theo đơn vị 54 Vai trò Đơn vị thực số hóa Đơn vị thực số hóa tổ chức, cá nhân Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp cấp huyện UBND cấp xã thuê thực số hóa liệu hộ tịch cập nhật liệu vào Phần mềm hộ tịch 158 Trong đó, tài khoản đơn vị tham gia thực số hóa thực chức sau đây: - Nhập liệu trực tiếp: Cho phép người dùng thực cập nhật liệu theo form với đầy đủ trường liệu tương ứng với giao diện cập nhật liệu cũ Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung; - Import liệu: Cho phép người dùng cập nhật liệu từ file excel file zip (chứa file PDF) tương ứng chữa liệu số hóa; - Tạm nhập liệu: Cho phép người dùng cập nhật liệu số hóa thành file zip; Hình 8: Nhập liệu số hóa - Xem danh sách liệu đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, cấp giấy xác nhận tình trạng nhân, nhận cha mẹ mà nhập vào phần mềm: Cho phép xem liệu tất đơn vị nhập liệu (nếu người dùng phân công cập nhật liệu cho nhiều đơn vị); - Rà soát liệu: Đối với liệu sau import / tạm nhập nhập liệu trực tiếp, người dùng tiến hành rà sốt lại liệu thơng qua chức Xử lý >> Sửa thông tin tương ứng liệu nhập; - Đánh dấu chờ rà soát: Sau liệu chuẩn hóa, người nhập liệu tiến hành đánh dấu liệu hoàn thành việc nhập liệu chờ rà soát Sau đánh dấu chờ rà soát, liệu chuyển sang cho đơn vị có thẩm quyền (đơn vị quản lý liệu số hóa đơn vị chủ trì số hóa) tiến hành rà sốt, phê duyệt chuyển đổi sang Cơ sở liệu hộ tịch điện tử 55 Hình 9: Chuẩn hóa liệu cập nhật Lưu ý: Trong liệu chuyển sang trạng thái “chờ rà soát” nhiên, người cập nhật liệu phát liệu có sai sót hồn tồn tiến hành chỉnh sửa liệu cho phù hợp Vai trị Đơn vị quản lý liệu số hóa Đơn vị quản lý liệu số hóa đơn vị quản lý trực tiếp Sổ đăng ký hộ tịch số hóa, có nhiệm vụ: - Rà soát (xem chi tiết liệu tương ứng thực phê duyệt từ chối) liệu hộ tịch cập nhật vào Phần mềm hộ tịch 158 trạng thái “chờ rà soát”; - Chuyển đổi liệu (đang trạng thái “đã phê duyệt”) sang Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc Lưu ý: - Trong trình rà sốt, chuyển đổi liệu, trường hợp người dùng phát liệu có sai sót tiến hành chuẩn hóa liệu trước phê duyệt / từ chối chuyển đổi liệu; - Trường hợp liệu số hóa import từ file excel: Tài khoản đơn vị quản lý liệu số hóa cần phân cơng vai trị Rà sốt liệu số hóa Chuyển liệu số hóa; - Trường hợp liệu số hóa thực tạm nhập (cập nhật từ file zip, khơng có file excel) cần phân cơng thêm vai trị Nhập liệu số hóa để tiến hành chuẩn hóa cập nhật bổ sung liệu trước phê duyệt chuyển đổi liệu sang Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc; - Có thể phân cơng thêm vai trị Quản lý liệu số hóa để tiến hành theo dõi, thống kê liệu số hóa địa bàn; 56 - Khi liệu bị từ chối, người nhập liệu phải tiến hành chuẩn hóa lại liệu (thực chỉnh sửa nội dung) sau lưu lại liệu để liệu chuyển trạng thái “lưu nháp” trước tiếp tục chuyển sang trạng thái “chờ rà sốt” Hình 10: Rà sốt liệu số hóa - Khi liệu chuyển đổi sang Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, liệu chuyển sang trạng thái Đã chuyển vào Cơ sở liệu hộ tịch, đồng thời, liệu tương ứng tạo Cơ sở liệu liệu hộ tịch điện tử toàn quốc Hình 11: Chuyển đổi liệu số hóa vào Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc 57