SỬ DỤNG BỘ PHẦN MỀM VĂN PHÒNG OPEN OFFICE

BÀI 4: SỬ DỤNG BỘ PHẦN MỀM VĂN PHÒNG OPEN OFFICE Cài đặt phông chữ Unicode Một điều dễ nhận thấy vào trang web phần mềm có tiếng Việt, phơng chữ Ubuntu thể chưa rõ ràng phông chữ Để khắc phục vấn đề cần bổ sung thêm phông chữ Unicode để hiển thị tiếng Việt Để cài đặt phông chữ Unicode thực bước sau: - Bước 1: Vào Ứng dụng\ Trung tâm phần mềm Ubuntu - Bước 2: Tìm kiếm gói ứng dụng có tên “Microsoft TrueType” tiến hành cài đặt - Bước 3: Đăng xuất khỏi Ubuntu đăng nhập lại để phông cập nhật Cài đặt gõ tiếng Việt Để gõ tiếng Việt Ubuntu cần cài đặt cấu hình hai phần: Một phần mềm gõ tiếng Việt hai bảng mã tiếng Việt Ubuntu tích hợp sẵn gõ có tên Ibus, nhiên để sử dụng gõ để gõ tiếng Việt cần cấu hình để Ibus nhận kiểu gõ Tiếng Việt – Unikey Để cài đặt gõ tiếng Việt Ubuntu thực theo bước sau đây: - Bước 1: Chọn phần mềm gõ mặc định Vào Hệ thống \ Quản lý \ Hỗ trợ gói ngơn ngữ - Bước 2: Chọn Hệ thống phương thức nhập vào bàn phím chọn Ibus - Bước 3: Chọn Hệ thống \ Tùy thích \ Tùy chọn Ibus - Bước 4: Kiểm tra có kiểu gõ Tiếng Việt – Unikey - Bước 5: Kiểm tra hình có biểu tượng Ibus - Bước 6: Để chuyển sang kiểu gõ tiếng Việt, chọn chuột trái vào biểu tượng Ibus, chọn Tiếng Việt – Unikey chọn tổ hợp phím Ctrl + Space 3 Trình soạn thảo văn Writer 3.1Mơi trường làm việc Writer a Thiết lập Writer Các nội dung cài đặt cài đặt chung cho OpenOffice đặc biệt quan trọng việc sử dụng Writer Các cài đặt xuất lần khởi động OpenOffice, bao gồm thông tin người sử dụng thơng số thiết lập Để hồn tất cài đặt thực theo bước sau: Bước 1: Chọn Next để tiếp tục Bước 2: Điền thông tin cá nhân để thể văn bản: First Name: Tên Last Name: Họ Initials: Viết tắt Bước 3: Chọn tích vào Check for updates automatically (Tự động kiểm tra phiên cập nhật) chọn Next Bước 4: Đây bước để đăng ký tham gia vào cộng đồng OpenOffice Trong trường hợp chưa muốn đăng ký ngay, chọn mục I want to register later (Tơi muốn đăng ký sau) sau chọn Finish b Khởi động, thoát Writer - Khởi động Writer Có nhiều cách để khởi động phần mềm soạn thảo Writer sau: Cách 1: Vào Start\ Programs\ OpenOffice.Org 3.3 \ OpenOffice.Org Writer Cách 2: Vào Start \ Programs \ OpenOffice.Org 3.3 \ OpenOffice.Org sau chọn Text Document Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng OpenOffice.Org 3.3 Desktop Cách 4: Nếu OpenOffice Writer phần mềm mặc định để xử lý văn bản, muốn mở nhanh tệp văn gần máy tính làm việc, chọn Start \ Documents, chọn tên tệp văn (Writer) cần mở Khi Writer khởi động mở tệp văn vừa định - Thoát khỏi Writer Để thoát khỏi Writer thực theo cách sau: Cách 1: Nhấn vào biểu tượng Thoát mép bên phải cửa sổ Writer Cách 2: Chọn File sau chọn Exit thực đơn Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Q c Các công cụ Các công cụ Writer gồm thành phần sau: Thanh tiêu đề (Title): Hiển thị tên chương trình OpenOffice (ví dụ Writer, Impress …) tên tài liệu soạn thảo Thanh trình đơn (Menu): Chứa lệnh để gọi tới chức Writer làm việc Thanh công cụ chuẩn (Standard): Chứa biểu tượng lệnh thường dùng cắt, dán, chép Thanh công cụ định dạng (Formatting): Chứa biểu tượng lệnh định dạng cho văn Thanh thước kẻ (Ruler): Gồm thước dọc ngang bao viền trang văn dùng để chỉnh lề thiết lập tab cho văn Thanh trạng thái (Status): Hiện thị trạng thái làm việc soạn thảo trang nào, kiểu ngôn ngữ soạn thảo, chức phím Insert bàn phím Thanh cuộn (Scroll): Các nằm bên phải phía cửa sổ Writer, bên có mũi tên cuộn dùng để di chuyển tài liệu lên xuống sang phải sang trái d Tạo mới, mở lưu tài liệu * Tạo tài liệu Để tạo tài liệu soạn thảo Writer thực cách sau: Cách 1: Vào File \ New \ Text Document Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng New công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N * Mở tài liệu Writer không mở tài liệu tạo chương trình (có odt), mà tài liệu tạo chương trình Microsoft Word (tệp doc docx) Để mở tài liệu Writer có đĩa, thực cách sau đây: Cách 1: Vào File \ Open Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Open cơng cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O Sau dùng cách trên, hộp hội thoại Open xuất hiện: Trong hộp Look in chọn tên ổ đĩa Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục chứa tài liệu cần mở Nhấn chọn tài liệu cần mở * Lưu tài liệu Mỗi tài liệu phải lưu lên đĩa với tệp tin có phần mở rộng odt Thường tệp tài liệu lưu vào thư mục C:\My Documents ổ đĩa cứng Để ghi tài liệu làm việc lên đĩa, thực cách sau: Cách 1: Vào File \ Save Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Save công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Trường hợp văn văn mới, hộp hội thoại Save As xuất hiện: Trong hộp Save in chọn tên ổ đĩa để lưu tài liệu Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục để mở thư mục muốn lưu tài liệu Nhập tên tài liệu vào hộp File name Bộ soạn thảo Writer mặc định sẵn phần mở rộng văn Open Document Text (.odt) Khi muốn lưu văn dạng mở rộng khác doc; txt; html… nhấn chuột vào mũi tên bên phải hộp hội thoại Save as type chọn dạng mở rộng mong muốn Nếu văn ghi vào tệp, thực lệnh Save, tất thay đổi văn ghi lại lên đĩa 3.2Tùy chọn định dạng tài liệu OpenOffice Writer có nhiều định dạng tùy chọn cho tài liệu Các định dạng bao gồm định dạng Writer có odt, ott, sxw, stw; định dạng Microsoft Word doc, rtf; định dạng text txt định dạng html … Các định dạng lựa chọn lưu tài liệu muốn lưu văn có sang định dạng khác tên khác Để thực lưu văn có sang định dạng khác thực theo cách đây: Cách 1: Trên thực đơn chọn File \ Save As Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + S Sau thực cách hộp hội thoại mở ra: Trong hộp Save in chọn tên ổ đĩa để lưu tài liệu Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục để mở thư mục muốn lưu tài liệu Nhập tên tài liệu vào hộp File name Nhấn chuột vào mũi tên bên phải hộp hội thoại Save as type chọn định dạng tài liệu mở rộng mong muốn Bảng tính điện tử Calc 4.1Môi trường làm việc Calc a Khởi động thoát Calc Cách khởi động Calc Để khởi động Calc thực cách sau: Cách 1: Vào Start \ Programs \ OpenOffice.org 3.3 \ OpenOffice.org Calc Cách 2: Vào Start \ Programs \ OpenOffice.org 3.3 \ OpenOffice.org, xuất hình Welcome to OpenOffice.org Tại hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Spreadsheet Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng OpenOffice.Org hình Desktop Cách 4: Nếu muốn mở nhanh bảng tính gần máy tính làm việc, chọn Start \ Documents, chọn tên bảng tính (Calc) cần mở Khi Calc khởi động mở bảng tính vừa định Thốt khỏi Calc Để thoát khỏi Calc thực vào File \ Exit nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q b Các công cụ Các công cụ Calc bao gồm: Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm hình hiển thị tên bảng tính thời Nếu bảng tính tạo tên Untitled số tài liệu Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa lệnh để gọi tới chức Calc làm việc; phải dùng chuột để mở mục chọn này, đơi sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn Thanh công cụ chuẩn công cụ định dạng (Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp biểu tượng chức năng, giúp việc thực lệnh bản, quản lý xử lý trang tính nhanh Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái công thức ô nhập liệu nhỏ gọi ô Tên, bao gồm chữ số, ví dụ: A5 Đây chữ tên cột số dịng thời Bên phải Tên biểu tượng chức hàm Nội dung ô thời (dữ liệu, công thức hàm) hiển thị cịn lại cơng thức Có thể sửa nội dung thời đây, sửa thời Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên trang tính Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang tính thời tổng số trang tính, độ thu phóng trang tính, trạng thái phím Insert … 4.2Tạo mới, mở lưu tài liệu a Tạo tài liệu Để tạo tài liệu thực cách sau: Cách (Dùng thực đơn): Vào File \ New \ Spreadsheet; Cách (Dùng công cụ): Nhấn chuột vào biểu tượng New công cụ Nhấn giữ biểu tượng New nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng New để mở menu con, từ chọn Spreadsheet; Cách (Dùng phím tắt): Nếu mở bảng tính, nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để mở bảng tính b Mở tài liệu Để mở tài liệu thực cách sau: Cách (Dùng thực đơn): Vào File \ Open; Cách (Thanh công cụ) : Nhấn chuột vào biểu tượng công cụ; Cách 3: Dùng phím tắt Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O, hộp thoại Open xuất Tìm đến thư mục chứa bảng tính cần mở đĩa sau chọn tệp tài liệu Chọn Open hộp hội thoại, tệp tài liệu chọn mở hình Calc c Lưu tài liệu Để lưu bảng tính làm việc lên đĩa, thực cách sau: Cách 1: Vào File \ Save; Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Save công cụ Biểu tượng có màu xanh đen khơng chọn tệp lưu thay đổi mới; Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Nếu trước bảng tính chưa lưu, sử dụng cách mở hộp hội thoại Save As Chọn vị trí lưu bảng tính Đặt tên bảng tính ô File name Chọn phần mở rộng tệp ô Save as type Mặc định phần mở rộng ODF Spreadsheet (.ods), nhiên chọn lưu tệp dạng xls, xml Chọn Save để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa 4.3Tùy chọn định dạng tài liệu Khi mở hộp thoại Save As phần Save as type phần mở rộng Calc Để lựa chọn phần mở rộng, nháy chuột vào mũi tên bên phải Save as type chọn định dạng mong muốn Kết xuất tài liệu sang dạng PDF Để kết xuất tài liệu sang định dạng PDF, nháy chuột vào biểu tượng PDF công cụ: Hộp thoại Export mở ra: Chọn vị trí lưu bảng tính Đặt tên bảng tính File name Chọn Save để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa 4.4Các thao tác với trang tính (sheet) 4.1.1Thêm, xóa, đổi tên trang tính a Thêm trang tính Theo mặc định, bảng tính chứa ba trang tính trống Để thêm trang tính thực bước sau: Vào Insert \ Sheet, nhấn chuột phải lên thẻ tên trang tính chọn Insert Sheet, xuất hộp hội thoại: Chọn vị trí xuất trang tính phần Position: Before current sheet: Xuất trước trang tính thời After current sheet: Xuất sau trang tính thời Chọn số lượng trang tính cần thêm No of sheets Đặt tên cho trang tính Name Chọn OK để thêm trang tính b Xóa trang tính Để xóa trang tính thực sau: Chọn trang tính cần xố Vào Edit \ Sheet \ Delete, nhấn chuột phải lên thẻ tên trang tính chọn Delete Sheet Xuất cảnh báo xố, chọn Yes để thực xóa c Đổi tên trang tính Ngầm định 03 trang tính đặt tên Sheet1, Sheet2 Sheet3 Tuy nhiên đổi tên trang để dễ nhớ nội dung trang tính Để đổi tên trang tính thực sau: Vào Format \ Sheet \ Rename, nhấn chuột phải lên thẻ tên trang tính, chọn Rename Sheet, Nhập tên cho trang tính Name.Chọn OK để chấp nhận tên trang tính 4.1.2 Sao chép, di chuyển trang tính Để chép hay di chuyển trang tính thực bước sau: Trên thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần chép di chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hộp hội thoại: Tích chọn Copy muốn chép trang tính Chọn vị trí cho trang tính phần Insert before (Trang tính di chuyển trước trang tính chọn danh sách này, di chuyển xuống cuối bảng tính chọn move to end position) Chọn OK để chép di chuyển trang tính 4.1.3Bảo vệ trang tính Mục đích cần bảo vệ trang tính để tránh khỏi thay đổi liệu người khác gây nên Để bảo vệ trang tính thực sau: Chọn trang tính cần bảo vệ Vào Tools \ Protect Document \ Sheet, xuất hộp hội thoại: Nhập mật bảo vệ vào ô Password Nhập lại mật bảo vệ vào ô Confirm để xác nhận Chọn OK để chấp nhận mật Sau thực chức trên, toàn trang tính bảo vệ khơng thay đổi thực trang tính Để bỏ bảo vệ, thực bước sau: Chọn trang tính cần bỏ bảo vệ Vào Tools \ Protect Document \ Sheet, xuất hộp hội thoại: Nhập mật bảo vệ vào ô trống sau chọn OK để kết thúc Thao tác bảng tính 4.5Thao tác liệu a Các kiểu liệu Dạng chuỗi (Text): Bắt đầu chữ a đến z A đến Z Những liệu dạng chuỗi số nhà, số điện thoại, mã số nhập vào phải bắt đầu dấu nháy đơn (') khơng có giá trị tính tốn Theo mặc định, liệu dạng chuỗi canh sang trái ô Dạng số (Number): Bắt đầu số từ đến 9; dấu +, - , *, (, $ dấu đơn vị tiền tệ khác tùy thuộc vào việc đặt thông số quốc tế Windows Theo mặc định, liệu dạng số canh sang phải ô Dạng công thức (Formulas): Bắt đầu dấu (=) Sau nhấn phím Enter cơng thức nhập vào thể công thức cịn kết thể Một số trường hợp liệu bị chuyển sang dạng sau: Thông báo Lý #### Cột hẹp #DIV/0! Lỗi khơng thể chia cho Thực phép tính với biến không xác định (tên #NAME? không gắn với vùng cả) #N/A Tham chiếu đến ô rỗng danh sách Dạng ngày (Date), (Time) Quy ước: DD số ngày; MM số tháng; YY số năm Nhập theo dạng MM/DD/YY DD/MM/YY tùy thuộc vào việc đặt thông số quốc tế Windows, ví dụ đặt thơng số quốc tế kiểu Pháp, định dạng 27/03/07, trường hợp dùng kiểu Mỹ (mặc định) định dạng 03/27/07 Khi nhập sai dạng thức, Calc tự động chuyển sang dạng chuỗi (canh sang trái ô) dùng kiểu liệu để tính tốn b Nhập, sửa, xóa liệu Để nhập liệu thực bước sau: Đưa trỏ ô cần thiết Nhập liệu theo loại dạng thức Để kết thúc việc nhập liệu, làm theo cách sau: Nhấn phím Enter, trỏ xuống ô nhấn phím mũi tên để đưa trỏ sang cần thiết, ví dụ nhấn phím → đưa trỏ sang ô bên phải trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái Để nhập liệu kiểu công thức thực bước sau: Bắt đầu dấu = Khi cần lấy số liệu nào, nháy chuột vào gõ địa vào cơng thức Để sửa liệu thực cách sau: Cách 1: Nháy đúp chuột (hoặc nhấn phím F2), nội dung xuất công thức, đưa trỏ chỗ cần thiết sửa Nên nhấn chuột công thức sửa đó, sửa xong nhấn phím Enter để ghi lại, ngược lại nhấn phím Esc để hủy bỏ sửa đổi Cách 2: Nhập liệu cho đó, sau nhấn phím Enter Để xóa liệu cần chọn miền cần xố, nhấn phím Delete, sau nhấn phím Enter Các hàm ngày tháng Calc sau: Hàm Chức Chuyển đổi ngày dạng năm, tháng, ngày thành dãy số hiển thị định dạng Năm số DATE(năm; tháng; ngày) nguyên từ 1583 đến 9957 từ đến 99 Tháng số nguyên từ đến 12 Ngày số nguyên từ đến 31 Trả giá trị số ngày Ngày DATEVALUE(ngày) biểu thức ngày hợp lệ phải nhập dấu ngoặc kép DAYSINMONTH(ngày) Tính số ngày tháng có ngày cho DAYSINYEAR(ngày) Tính số ngày năm có ngày cho Xác định xem ngày cho có thuộc năm ISLEAPYEAR(ngày) nhuận không Hàm trả kết (Đúng) (Sai) MINUTE(số) Trả phút giá trị kiểu thời gian Trả tháng giá trị kiểu ngày MONTH(số) tháng Tính số tháng hai giá trị ngày Loại MONTHS(ngày_bắt_đầu; hai giá trị (khoảng cách) ngày_kết_thúc; loại) (trong tháng lịch) NETWORKDAYS(ngày_bắt_đầu; Trả số ngày làm việc mốc thời ngày_kết_thúc; ngày_nghỉ) gian đưa sau trừ ngày nghỉ Hàm NOW() SECOND(số) TIME(giờ;phút;giây) TIMEVALUE(thời_gian) TODAY() YEAR(số) a Hàm toán học Cú pháp hàm EVEN(số) ODD(số) ROUND(số; đếm) Chức ngày lễ Trả ngày hệ thống Trả giây giá trị kiểu thời gian Trả thời gian từ giá trị giờ, phút, giây Trả giá trị thời gian số từ văn Trả ngày hệ thống Trả năm giá trị ngày tháng Ý nghĩa Làm tròn số lên thành số nguyên chẵn gần Làm tròn số lên thành số nguyên lẻ gần Làm tròn số với độ xác cho trước Đếm (tuỳ chọn) số chữ số thập phân mà giá trị cần làm tròn tới VD: Hàm =ROUND(25.1234;2) cho kết 25.12 ROUNDDOWN(số; Làm tròn xuống số Đếm (tuỳ chọn) số chữ số đếm) làm tròn xuống ROUNDUP(số; đếm) Làm tròn lên số Đếm (tuỳ chọn) số chữ số làm tròn lên SQRT(số) Tính bậc số Giá trị số phải dương SUM(số) Tính tổng số VD: Hàm =SUM(8;6;12) cho kết 26 b Hàm logic Cú pháp hàm AND(giá_trị_logic_1; giá_trị_logic_2; … ; giá_trị_logic_30) FALSE() IF(biểu_thức; giá_trị_1; giá_trị_2) Ý nghĩa Trả kết (TRUE) tất tham biến (TRUE) Nếu thành phần sai (FALSE) hàm cho kết sai (FALSE) Nhận giá trị logic sai (FALSE) Hàm khơng địi hỏi tham biến Kiểm tra giá trị biểu thức bất kỳ, (TRUE) sai (FALSE) Giá trị (tuỳ chọn) giá trị trả phép phân tích logic Giá trị (tuỳ chọn) giá trị trả phép phân tích logic sai NOT(giá_trị_logic) Phủ định giá trị logic OR(giá_trị_logic_1; Trả kết (TRUE) tham giá_trị_logic_2; … ; biến (TRUE) Trả kết sai (FALSE) giá_trị_logic_30) tất tham biến có giá trị logic sai (FALSE) TRUE() Nhận giá trị logic (TRUE) Hàm khơng địi hỏi tham biến c Hàm thống kê Cú pháp hàm Ý nghĩa AVERAGE(số_1; Tính trung bình cộng tham biến Khơng tính số_2;…; số_30) đến ký tự COUNT(giá_trị_1; Đếm xem có số liệt kê tham biến giá_trị_2;…; Bỏ qua liệu kiểu ký tự giá_trị_30) MAX(số_1; số_2;…; Trả giá trị lớn liệt kê tham biến, số_30) không tính đến ký tự MIN(số_1; số_2;…; Trả giá trị nhỏ liệt kê tham biến, số_30) khơng tính đến ký tự d Hàm tìm kiếm tham chiếu Cú pháp hàm Ý nghĩa ADDRESS(hàng; cột; Trả địa (hoặc tham chiếu) ô loại_tham_chiếu; tên_trang_tính) theo số hàng số cột Địa phân tích dạng địa tuyệt đối (ví dụ $A$1) địa tương đối (như A1) dạng hỗn hợp (A$1 $A1) Hàng số dịng tham chiếu đến Cột số cột tham chiếu đến ô (số, chữ) Loại tham chiếu: 1: Tuyệt đối ($A$1) 2: Địa dòng tuyệt đối, địa cột tương đối (A$1) 3: Địa dòng tương đối, địa cột tuyệt đối ($A1) 4: Tương đối (A1) Tên trang tính tên trang tính tham Cú pháp hàm Ý nghĩa chiếu đến HLOOKUP(điều_kiện_tìm_kiếm; Tìm kiếm giá trị tham chiếu tới mảng; dấu_hiệu; ô vùng lựa chọn Hàm dùng để trật_tự_phân_loại) xác minh xem hàng mảng có chứa giá trị định hay không Hàm trả giá trị ô mảng đặt tên tham biến dấu hiệu, cột LOOKUP(điều_kiện_tìm_kiếm; Trả nội dung từ vùng một-cột véc_tơ_tìm_kiếm; một-hàng Giá trị ấn định trả véc_tơ_kết_quả) cột hàng khác Ngược với hàm VLOOKUP HLOOKUP, véctơ tìm kiếm kết vị trí khác thiết cạnh Bên cạnh đó, vectơ tìm kiếm hàm LOOKUP phải phân loại, khơng tìm kiếm khơng cho kết hữu dụng Tìm kiếm hỗ trợ biểu thức thơng thường Điều kiện tìm kiếm giá trị cần tìm kiếm đăng nhập trực tiếp dạng tham chiếu Véc tơ tìm kiếm vùng một-hàng một-cột cần tìm kiếm Véc tơ kết khu vực một-hàng một-cột khác trả kết hàm VLOOKUP(điều_kiện_tìm_kiếm; Tìm kiếm theo chiều trục đứng với tham mảng; dấu_hiệu; chiếu đến ô bên cạnh bên phải Nếu trật_tự_phân_loại) ô mảng chứa giá trị cụ thể hàm trả giá trị dịng cột có tên dấu hiệu Tìm kiếm hỗ trợ biểu thức thơng thường Điều kiện tìm kiếm giá trị cần tìm kiếm cột mảng Mảng tham chiếu phải bao gồm cột Dấu hiệu số cột mảng chứa giá trị cần trả Cột cột Trật tự phân loại (tùy chọn) liệu cột mảng có Cú pháp hàm Ý nghĩa phân loại theo trật tự tăng dần hay không