Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)

Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Khóa luận tốt nghiệp)

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP CƠNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ - TỈNH THÁI NGUYÊN Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS TRẦN THU HÀ Sinh viên thực : PHẠM THỊ LAN HƯƠNG Mã số sinh viên, khoá, lớp : 1305QTVB026, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI – 2017 LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn nhà trường giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện để chúng em kiến tập thực tập quan, văn phòng Em xin chân thành cảm ơn Phòng Nội vụ, Văn phòng UBND&HĐND huyện Đại Từ (tỉnh Thái Nguyên) tiếp nhận em đến kiến tập thực tập, tạo điều kiện giúp đỡ, hướng dẫn em làm công việc liên quan đến kiến thức em học trường hàng ngày để em hồn thành khóa luận Em xin chân thành cảm ơn giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng viên hướng dẫn thực khóa luận: Thạc sĩ Trần Thu Hà tận tình giảng dạy để em có kiến thức quý báu, qua em hồn thành khóa luận đồng thời áp dụng vào công việc sau trường Do thời gian, trình độ, kiến thức, kinh nghiệm em hạn chế nên làm em cịn thiếu sót khơng thể tránh khỏi Vì em mong nhận lời nhận xét, đóng góp ý kiến thầy giáo để khóa luận tốt nghiệp em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Phạm Thị Lan Hương MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài 10 B PHẦN NỘI DUNG 11 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 11 Khái niệm văn bản, văn hành chính, loại văn hành 11 Các yêu cầu chung soạn thảo văn hành chính………………… 12 2.1 Yêu cầu nội dung văn bản……………………………………………12 2.2 Yêu cầu thể thức văn 14 2.3 Yêu cầu ngôn ngữ văn 16 2.4 Quy trình soạn thảo ban hành văn hành nói chung 17 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUYÊN 20 Giới thiệu UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên 20 1.1 Đặc điểm điều kiện tự nhiên tài nguyên thiên nhiên huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên 20 1.2 Những lợi để phát triển kinh tế xã hội 23 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc UBND huyện Đại Từ 23 1.3.1 Chức 26 1.3.2 Nhiệm vụ 26 1.3.4 Nguyên tắc làm việc 28 Khảo sát phận chịu trách nhiệm công tác soạn thảo ban hành văn hành củaUBND huyện Đại Từ 29 Kỹ thuật soạn thảo loại văn hành UBND huyện Đại Từ 34 Thẩm quyền ban hành văn hành UBND huyện Đại Từ 49 Bố cục văn hành UBND Huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên 50 Công tác tra đánh giá cơng tác soạn thảo văn hành UBND huyện Đại Từ 59 Ứng dụng công nghệ thông tin lắp trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Đại Từ 60 Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ CƠNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ…………… 67 C PHẦN KẾT LUẬN 72 D PHẦN PHỤ LỤC 74 I PHỤ LỤC GIÁO TRÌNH 74 II PHỤ LỤC CÁC VĂN BẢN CỦA NHÀ NƯỚC QUY ĐỊNH VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN 74 III PHỤ LỤC CÁC VĂN BẢN CHỈ ĐẠO VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN ĐẠI TỪ 74 A PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Như biết: Trong quan có văn phịng Văn phịng khu vực phận hữu tất quan, doanh nghiệp Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí, tổng hợp thơng tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng gồm chức năng: chức tham mưu lãnh đạo, chức giúp việc điều hành chức hậu cần Văn phòng trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành chức quan, tổ chức phịng, ban, phận khác đảm nhiệm Một số vai trò chủ yếu văn phòng là: - Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thơng tin, phối hợp quy trình hoạt động quan, tổ chức Cánh tay đặc lực cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán quản lý hoàn thành nhiệm vụ - Trung tâm hoạch định kiểm soát hoạt động đảm bảo thường nhật (chỉ tiêu, định mức, quy trình,…) - Trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho phòng, ban chức hoạt động dự án chun biệt v.v… Theo đó, cơng tác văn phòng thực tốt đem lại hiệu hoạt động cao quan tổ chức, giúp hoạt động tổ chức theo mục tiêu đề giúp tổ chức ngày phát triển Ngược lại, cơng tác văn phịng khơng trọng thực hướng gây hậu khơn lường, kéo tổ chức xuống dẫn đến nhiều khó khăn hậu khơng mong muốn Vì vậy, cơng tác văn phịng ln quan, tổ chức, doanh nghiệp… trọng, khơng đem lại lợi ích to lớn cho quan, tổ chức mà cịn góp phần vào thúc đẩy trình xây dựng đất nước giàu mạnh, xã hội tiên tiến Muốn thực tốt cơng tác văn phịng địi hỏi phải có trí tuệ, lực tư hiệu người, mà muốn làm điều cần phải có trình trau dồi kiến thức, rèn luyện, học hỏi có thời gian cọ sát ngồi thực tế để có kinh nghiệm Trong văn phòng, đặc biệt văn phòng quan hành Nhà nước, cơng tác soạn thảo văn hành cơng tác quan trọng Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý mặt đời sống xã hội mà văn sản sinh với nội dung hình thức khác Trong đó, văn hành loại văn mang tính thơng tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn pháp quy, giải vụ việc cụ thể khâu quản lý Văn hành chia thành loại sau: Văn hành cá biệt phương định quản lý quan quản lý hành nhà nước có thẩm quyền sở quy định chung, định quy phạm quan nhà nước cấp quy định quy phạm quan nhằm giải công việc cụ thể Văn hành thơng thường văn mang tính thông tin điều hành nhằm thực văn quy phạm pháp luật khác dùng để giải cơng việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc quan, tổ chức Hệ thống loại văn đa dạng phức tạp Văn hành có vai trị chủ yếu cụ thể hóa văn quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể chủ trương, sách nhà nước, hỗ trợ cho q trình quản lý hành nhà nước thơng tin pháp luật Từ việc ban hành chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, đạo, điều hành thực việc phản ánh tình hình cơng tác, đề đạt ý kiến lên cấp trên, trao đổi công việc với quan, đơn vị có liên quan… chủ yếu thể hình thức văn bản, hay nói cách khác văn hóa Văn sở pháp lý để tiến hành giải công việc, thực chức năng, nhiệm vụ máy nhà nước nói chung, quan nói riêng Văn cầu nối Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân, quan cấp với cấp dưới, Trung ương với địa phương quan ngang cấp, quan không hệ thống với Văn sản phẩm phản ánh kết lao động tập thể cán bộ, viên chức quan, tổ chức… Qua đó, thấy soạn thảo văn công việc thường xuyên quan trọng hoạt động quan, đặc biệt quan có chức hoạch định chủ trương sách, ban hành định quan trọng Chính phủ, , ngành, ủy ban nhân dân tỉnh, Ban chấp hành Trung ương Đảng… Đây công tác nghiệp vụ túy, mà công việc mang cơng tác trị cao Tóm lại, văn có vai trị quan trọng hoạt động quản lý, hoạt động quản lý quan, tổ chức cần coi trọng mức cơng tác Để soạn thảo văn xác, đảm bảo nội dung hình thức, tính pháp lý…, người soạn thảo phải nắm vững nội dung sau đây: - Nắm vững chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước - Văn ban hành phải thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động quan - Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải công việc đưa phải rõ ràng, phù hợp - Văn phải trình bày yêu cầu mặt thể thức theo quy định Nhà nước - Người soạn thảo văn cần nắm vững nghiệp vụ kỹ thuật soạn thảo văn dựa kiến thức quản lý hành Nhà nước pháp luật Qua thời gian kiến tập thực tập UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, em tiếp xúc với nhiều cơng tác văn phịng soạn thảo văn bản, văn thư lưu trữ, tổ chức hội họp, Nhận thức tầm quan trọng vai trị khơng thể thiếu cơng tác soạn thảo văn quan tổ chức nêu trên, em xin chọn đề tài ”Công tác soạn thảo văn hành UBND huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Đã có tác giả nghiên cứu vấn đề soạn thảo văn như: - Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn Tác giả: GS TS Nguyễn Đăng Dung (Chủ biên) - PGS TS Nguyễn Hoàng Anh TS Võ Trí Hảo - Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn quản lý văn Tác giả: ThS Trần Thị Thu Hương, ThS Phạm Thanh Dũng, ThS Mang Văn Thới - Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo trình bày văn Biên soạn: ThS Vương Thị Kim Thanh Đã có số đề tài nghiên cứu sinh viên trường UBND huyện Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên: - Báo cáo thực tế sinh viên Nguyễn Thị Mai – Trường Đại học Khoa học Thái Nguyên Tuy nhiên đề tài ”Công tác soạn thảo văn hành UBND huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên” sinh viên Phạm Thị Lan Hương Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực – đề tài nghiên cứu vấn đề thực trạng cơng tác soạn thảo văn hành UBND huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên, số ưu nhược điểm giải pháp đưa nhằm tăng cường cơng tác soạn thảo văn hành diễn đạt hiệu cao Mục tiêu nghiên cứu - Đề tài nghiên cứu em nhằm làm rõ thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, ưu điểm nhược điểm - Những giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên Nhiệm vụ nghiên cứu - Bộ phận chịu trách nhiệm công tác soạn thảo ban hành văn quan - Những văn đạo công tác soạn thảo văn hành quan ban hành - Quy trình soạn thảo loại văn hành quan, ưu điểm nhược điểm - Số lượng văn hành quan soạn thảo ban hành năm - Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn hành UBND Huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, ưu điểm hạn chế cần khắc phục - Công tác tra đánh giá công tác soạn thảo văn hành quan - Ứng dụng cơng nghệ thông tin lắp trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn quan - Nhận xét chung ưu điểm, nhược điểm cơng tác soạn thảo văn hành UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, nguyên nhân đưa giải pháp nhằm tăng cường hiệu cơng tác soạn thảo văn hành chính, khắc phục hạn chế soạn thảo văn hành UBND huyện Đại Từ Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài: Cơng tác soạn thảo văn hành UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên Cụ thể thời gian từ năm 2015 – tháng năm 2017 Phạm vi nghiên cứu: - Các cá nhân, phận chịu trách nhiệm công tác soạn thảo văn hành - Những văn đạo việc thực văn đạo nhằm tăng cường cơng tác soạn thảo văn hành UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên - Quy trình soạn thảo văn hành quan - Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quan - Cơng tác kiểm tra đánh giá công tác soạn thảo văn hành - Ứng dụng CNTT lắp trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn hành quan Giả thuyết nghiên cứu Nếu đề tài nghiên cứu Công tác soạn thảo văn hành UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên áp dụng vào thực tế giúp cho việc soạn thảo văn hành UBND huyện Đại Từ tránh sai sót, tăng cường hiệu quản lý giúp công việc giải dễ dàng hơn, phù hợp với chức nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Đại Từ Phương pháp nghiên cứu Em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau để hồn thành khóa luận này: - Phương pháp thống kê số liệu tài liệu năm 2015 2016 - Phương pháp quan sát khoa học để tìm sai sót hạn chế cơng tác soạn thảo văn hành nhằm đưa cách khắc phục - Phương pháp điều tra tìm kiếm văn liên quan phục vụ nội dung nghiên cứu - Phương pháp mô tả kỹ thuật soạn thảo văn ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ soạn thảo ban hành văn vậy, hiệu hoạt động quản lý quan nâng cao, điều kiện lao động cán viên chức làm công văn giấy tờ cải thiện, giúp họ nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác, đồng thời góp phần tạo nên phong cách, phương pháp làm việc khoa học, đại cán bộ, viên chức quan tổ chức Về việc ứng dụng CNTT lắp trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo ban hành văn bản, nay, UBND huyện Đại Từ lắp đặt tất 70 máy vi tính, 45 máy in, máy quét Scanner, 19 máy chụp (photocopy), máy fax máy hủy tài liệu Nhờ số lượng máy móc trang thiết bị đầy đủ, việc soạn thảo ban hành văn UBND huyện Đại Từ thực dễ dàng, nhanh chóng xác Cán bộ, viên chức quan soạn thảo văn máy vi tính để thay cho soạn thảo chép tay máy chữ học Người soạn thảo sửa chữa, bổ sung câu, chữ chuyển đổi phần, đoạn khác văn để tạo nên thảo mà không tốn nhiều thời gian soạn thảo máy chép tay máy chữ học Việc trình bày văn mỹ quan nhờ máy tính cài đặt phông chữ, kiểu chữ khác kỹ thuật in Các văn mẫu hóa cài vào máy tính để dễ dàng soạn thảo theo mẫu Các văn lưu giữ máy tính dễ dàng cho việc sử dung cần thiết Máy photo giúp lượng văn nhân cách dễ dàng với số lượng khác nhau, máy in để bàn giúp người soạn thảo dễ dàng in văn sau soạn thảo (nếu số lượng ít) máy tính kết nối với máy in để bàn Máy Scanner giúp nhân viên văn thư lưu văn dễ dàng dạng file PDF để lưu máy tính phịng văn thư lưu trang thông tin điện tử quan nhằm phục vụ công việc quan tổ chức 61 Ảnh 10:Tthống kê số lượng trang thiết bị dùng cho văn thư năm 2016 UBND huyện Đại Từ (Nguồn: Công văn số 141/UBND-NV việc báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ năm 2016) (*) Giới thiệu phần mềm quản lý giúp tăng cường hiệu công tác ban hành văn lưu trữ văn UBND huyện Đại Từ: Tại UBND huyện Đại Từ, phần mềm mang tên: “ Hệ thống quản lý hỗ trợ điều hành UBND qlvbdt.thainguyen.gov.vn 62 huyện Đại Từ” Website: - Các văn nhập vào loại sổ riêng (quyết định, công văn, báo cáo, kế hoạch, giấy mời, tờ trình,… ) trang thơng tin điện tử Nơi ban hành, nội dung trích yếu, người ký, người soạn thảo, người trình nêu rõ Và sau văn thư quan đính kèm file PDF văn cần đăng ký click vào mục nơi nhận, cá nhân, qaun, đơn vị liên quan ra, sau click vào bấm lưu, văn gửi tới cá nhân phòng ban UBND huyện Đại Từ, gửi liên thông tới quan tổ chức cá nhân cấp trên, trực thuộc, cấp nơi nhận có liên quan Việc tìm kiếm văn trang thông tin điện tử dễ dàng Người tìm kiếm tìm kiếm qua số văn bản, quan ban hành, loại văn bản, sổ văn trích yếu 63 - Ngồi việc ban hành văn văn đến quan dễ dàng việc nhập vào “SỔ VĂN BẢN ĐẾN UBND HUYỆN ĐẠI TỪ” Quy trình thực tương tự so với văn thay vào cần phải thêm mục “Loại văn bản” văn đến sổ chung tất loại văn bản, không chia thành sổ văn riêng văn phát hành Việc tìm kiếm thực tương tự văn Cơ sở liệu văn đến văn giúp cho lãnh đạo quan cán nắm đầy đủ, nhanh chóng, xác tình hình tiếp nhận, ban hành văn giải văn bản, đôn đốc, kiểm tra việc giải văn thuận tiện, tạo điều kiện quản lý theo dõi việc giải văn hình thành hoạt động quan chặt chẽ cung cấp thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý Nhận xét chung công tác soạn thảo văn hành UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên a) Ưu điểm 64 Nhìn chung, công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Đại Từ đạt ưu điểm đáng phát huy Cán cán công chức quan làm tốt công việc mình, tăng cường nâng cao chun mơn nghiệp vụ phát huy thành tựu khoa học công nghệ thông tin phục vụ soạn thảo ban hành văn Lãnh đạo quan tích cực kiểm tra, nhanh chóng xử lý sai phạm trình soạn thảo ban hành văn bản, đồng thời tạo điều kiện cho cán học tập lớp bồi dưỡng kỹ Các văn soạn thảo ban hành quan đáp ứng đầy đủ u cầu tính mục đích, tính xác, trình bày rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn, hợp hiến hợp pháp Cơ quan trọng việc soạn thảo ban hành văn nhằm tăng cường hiệu công tác văn thư lưu trữ soạn thảo ban hành văn Việc thực văn thực có hiệu tiếp tục trì thực Văn soạn thảo ban hành theo quy trình, kỹ thuật soạn thảo văn bản, yêu cầu thể thức nội dung quy định văn quy phạm pháp luật Nhà nước Các trang thiết bị mua sắm đầy đủ, sửa chữa thay kịp thời theo kế hoạch tình hình quan, ứng dụng cơng nghệ thơng tin áp dụng cho toàn quan, đáp ứng yêu cầu thời đại cơng nghệ thơng tin, giúp q trình thực công việc tiến hành đơn giản hiệu hơn, đem lại lợi ích to lớn Ngồi việc ban hành văn qua trang thơng tin điện tử, việc ban hành văn qua đường gửi bưu điện thực tốt, gửi người đủ nơi nhận, việc vào sổ văn sổ viết tay thông thường thực tốt với đầy đủ loại sổ theo dõi loại văn b) Nhược điểm 65 Bên cạnh ưu điểm nêu trên, công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Đại Từ tồn số nhược điểm, nhược điểm không gây hậu nghiêm trọng hoạt động quan khơng khắc phục kịp thời có biện pháp xử lý thích hợp làm giảm tiến độ ban hành văn quan Nhược điểm lỗi sai tả lặp từ (Như em nêu phần 2.4 Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành UBND Huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, phần 2.4.2 Nhược điểm) Hệ thống thông tin quản lý nhập văn để ban hành, sổ văn không ra, phải load lại trang nhiều lần đóng trình duyệt mở lại, nhập lại Một số cán quên không mang gốc văn ban hành lên văn thư để nhập sổ nộp lưu lưu trữ, cản trở trình nhập văn vào hệ thống thơng tin quản lý máy tính (vì hệ thống nhập văn theo ngày, ngày ban hành văn cán văn thư nhập ngay, thiếu văn số số phải dừng khơng thể nhập theo thứ tự) 66 Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ Trong suốt trình hoạt động, UBND huyện Đại Từ thực tốt công tác soạn thảo ban hành văn hành Tuy nhiên cịn số thiếu sót cần phải khắc phục sữa chữa Để tăng cường hiệu công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Đại Từ, em xin đề số giải pháp sau: Đối với lãnh đạo quan: Cần phải tăng cường nhận thức lãnh đạo, lãnh đạo cần tăng cường kiểm tra giám sát công tác soạn thảo ban hành văn công tác văn thư nói chung, chuẩn hóa cơng tác văn thư lưu trữ, cần mở lớp bồi dưỡng cán công chức quan để tăng cường kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ, giúp tăng cường hiệu công tác soạn thảo ban hành văn tránh sai sót khắc phục kịp thời sai sót xảy Nếu làm điều này, thơng qua văn hành quan ban hành ra, lãnh đạo quan dễ dàng thực chức nhiệm vụ quyền hạn cách dễ dàng đạt kết cao Cụ thể công việc sau: Lãnh đạo điều hành công việc Ủy ban nhân dân, thành viên Ủy ban nhân dân huyện; lãnh đạo, đạo quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phê chuẩn kết bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; điều động, đình công tác, cách chức Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; giao quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trường hợp khuyết Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hai kỳ họp Hội đồng nhân dân cấp xã; bổ 67 nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cách chức, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý theo quy định pháp luật Lãnh đạo, đạo việc thực nhiệm vụ thi hành Hiến pháp, pháp luật, văn quan nhà nước cấp trên, Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm quốc phịng, an ninh trật tự, an tồn xã hội; bảo vệ tài sản quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; thực biện pháp quản lý dân cư địa bàn huyện Lãnh đạo hoạt động hệ thống hành nhà nước từ huyện đến sở, bảo đảm tính thống nhất, thơng suốt hành chính; đạo cơng tác cải cách hành cải cách cơng vụ, cơng chức hệ thống hành nhà nước địa phương; Đình việc thi hành bãi bỏ văn trái pháp luật quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện văn trái pháp luật Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã Đình việc thi hành văn trái pháp luật Hội đồng nhân dân cấp xã, báo cáo Ủy ban nhân dân huyện để đề nghị Hội đồng nhân dân huyện bãi bỏ; Quản lý tổ chức sử dụng có hiệu cơng sở, tài sản, phương tiện làm việc ngân sách nhà nước giao địa bàn huyện theo quy định pháp luật; Tổ chức việc tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định pháp luật; Chỉ đạo thực biện pháp bảo vệ mơi trường, phịng, chống cháy, nổ; đạo áp dụng biện pháp để giải công việc đột xuất, khẩn cấp phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội địa bàn huyện theo quy định pháp luật; Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền 68 Cần trọng soạn thảo ban hành văn đạo công tác soạn thảo văn nghiêm túc thực theo Nếu quy chế ban hành mà chưa hợp lý cần phải xây dựng ban hành lại Nếu thực điều này, việc soạn thảo ban hành văn hành quan diễn trơn tru hơn, tránh sai sót Những văn soạn thảo sai thể thức, nội dung sai lệch, thực theo văn đạo hợp lý, ban hành chỉnh sửa nhiều không gây ứ đọng nhập sổ kịp thời Những sổ cơng văn viết sai khoa học, khó nhìn, khó tìm kiếm nội dung sửa lại cho xác, khoa học tiện dụng hơn, thuận tiện cho việc tìm kiếm sử dụng cần thiết Các cán văn thư lưu trữ cán vi tính quan cần thực nghiêm túc quy chế làm việc phân công công việc quan, thực nghiêm túc quy định nhà nước văn thư lưu trữ Trong công tác soạn thảo văn UBND huyện Đại Từ, cán văn thư cán phòng máy vi tính người đóng vai trị chính, việc thực nghiêm túc quy chế làm việc phân công công việc quan, thực nghiêm túc quy định nhà nước nhà nước văn thư lưu trữ giúp cho cán nắm phải làm gì, làm nào, trách nhiệm có hình thức kỷ luật không tuân thủ làm trái Từ giúp cho quy chế, phân công công việc, quy định văn thư lưu trữ áp dụng công việc hàng ngày, kết hợp với văn đạo công tác soạn thảo văn quan em nói mục trên, góp phần giúp cơng tác soạn thảo văn hành diễn quy trình, ban hành nội dung mục đích mà chủ thể cần truyền tải 69 Việc sửa chữa, mua sắm thay trang thiết bị phòng làm việc nên cần đầu tư Công việc đáp ứng đầy đủ nhu cầu thực kế hoạch phù hợp tình hình quan, trang thiết bị ổn định, không hỏng hóc giúp việc soạn thảo văn diễn thời gian yêu cầu, tránh tình trạng soạn thảo máy tính bị chập chờn, nhân máy in bị kẹt, Và từ đó, văn ban hành kịp thời, giải công việc truyền tải thông tin hiệu Cơ quan cần có hình thức khen thưởng cá nhân thực tốt nhiệm vụ giao khiển trách, kỷ luật đới với cá nhân thường xuyên làm trái quy trình, làm sai quy định Cần có kế hoạch bổ sung nhân hợp lý cần thiết Việc khen thưởng cá nhân thự chiện tốt nhiệm vụ tạo động lực thúc đẩy họ làm việc hăng say, hiệu u cơng việc Từ cơng việc soạn thảo văn thi hành nội dung văn đạt kết ý muốn Đối với cá nhân làm sai trái, cần có biện pháp khiển trách kỷ luật để họ nhận lỗi sai mình, khắc phục để làm lại cho không để mắc sai lầm nữa, để việc soạn thảo văn hành diễn nhanh chóng yêu cầu văn Hệ thống thông tin quản lý trang thông tin điện tử cần trọng sử dụng chỉnh sửa số lỗi sai cần khắc phục để việc ban hành văn lưu văn thực trơn tru Hệ thống thông tin quản lý UBND huyện Đại Từ phục vụ cong tác soạn thảo ban hành văn bản, lưu văn đem lại lợi ích to lớn cho quan Tuy nhiên cịn số sai sót, hạn chế như: hệ thống thông tin quản lý nhập văn để ban hành, sổ văn 70 không ra, phải load lại trang nhiều lần đóng trình duyệt mở lại, nhập lại Nếu sửa chữa, khắc phục lỗi sai, văn soạn thảo xác hơn, nhập đầy đủ, tránh tình trạng ứ đọng khơng thể nhập số lỗi có, việc truyền tải văn đến đơn vị, cá nhân có thẩm quyền nhanh chóng dễ dàng Các cán soạn thảo văn cần trì sử dụng phong cách ngơn ngữ soạn thảo văn nhuần nhuyễn, xác rõ ràng ngơn ngữ hành chính, xác, nghiêm túc, khách quan, khn mẫu, thống nhất, phổ biến, lịch sự, văn hóa Qua người nhận văn dễ dàng hiểu văn nhằm đến nội dung gì, tránh tình trạng viết tắt sử dụng tiếng địa phương, sai tả, sai thuật ngữ… gây khó hiểu hiểu sai nghĩa Trên phương pháp em đề xuất nhằm tăng cường hiệu công tác soạn thảo văn hành UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên Vì khơng thể tránh khỏi suy nghĩ chủ quan Tuy nhiên đem lại lợi ích to lớn công tác soạn thảo văn hành UBND huyện Đại Từ áp dụng vào thực tế 71 C PHẦN KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập kiến tập UBND huyện Đại Từ, với tư cách sinh viên thực tập quan tiếp nhận, em có hội làm công việc liên quan đến kiến thức học nhà trường, qua em có thêm nhiều kinh nghiệm thực tế để áp dụng cho công việc mai sau để em hồn thành báo cáo Em hiểu rõ công việc nhân viên văn phòng làm hàng ngày thuộc phạm vi chức nhiệm vụ, phân công công việc thẩm quyền Em hiểu rõ tầm quan trọng thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Đại Từ Trong trình thực tập kiến tập, em học hỏi nhiều điều hữu ích, tiếp xúc thực tế với công việc thực hành số công việc quan em thực tập - vận dụng kiến thức mà em học thông qua sách vào thực tế thông qua giúp đỡ hướng dẫn bác, cô chú, anh chị UBND huyện Đại Từ Điều thật có ích cho q trình học tập việc áp dụng cho thực tế công việc chúng em sau Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập kiến tập vơ hữu ích lý thú cho tập thể sinh viên năm cuối chúng em Qua đợt thực tập này, chúng em có hội gắn liền lý thuyết với thực tế có học kinh nghiệm qu Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến tồn thể q thầy giảng viên hướng dẫn Khoa Qủan trị Văn Phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - người trực tiếp hướng dẫn giảng dạy cho chúng em kiến thức quý báu để em áp dụng vào thực tế Và em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến UBND huyện Đại Từ tiếp nhận sinh viên đến thực tập tai quan Em xin chân thành cảm ơn 72 bác, cô chú, anh chị Văn phòng hướng dẫn em làm việc, cung cấp cho em kiến thức em muốn tìm hiểu dạy cho em kỹ cần thiết cơng việc Trên khóa luận tốt nghiệp em Mặc dù em cố gắng trình học tập – tìm hiểu - thực hành, vận dụng kiến thức kinh nghiệm em thu để làm cáo này, hạn chế thời gian, kinh nghiệm, kiến thức nên báo cáo em tránh khỏi sai sót đáng tiếc Vì em kính mong nhận góp ý để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Phạm Thị Lan Huơng 73 D PHẦN PHỤ LỤC I PHỤ LỤC GIÁO TRÌNH Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn Tác giả: GS TS Nguyễn Đăng Dung (Chủ biên) - PGS TS Nguyễn Hồng Anh TS Võ Trí Hảo Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn quản lý văn Tác giả: ThS Trần Thị Thu Hương, ThS Phạm Thanh Dũng, ThS Mang Văn Thới Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo trình bày văn Biên soạn: ThS Vương Thị Kim Thanh II PHỤ LỤC CÁC VĂN BẢN CỦA NHÀ NƯỚC QUY ĐỊNH VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Nội vụ - Văn phịng Chính phủ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Luật tổ chức HĐND & UBND Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 26/11/2003 Nghị định 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 Chính Phủ việc quy định Phó Chủ tịch cấu thành viên UBND cấp Quyết định số 75/2006/QĐ-UBND ngày 12/4/2006 Thủ tướng Chính Phủ V/v ban hành quy chế làm việc mẫu UBND Huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh III PHỤ LỤC CÁC VĂN BẢN CHỈ ĐẠO VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN ĐẠI TỪ Kế hoạch 195/KH-UBND ngày 12/11/2015 UBND Huyện Đại Từ việc triển khai thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015 74 Công văn 1260/UBND-VHTT ngày 24/10/2014 UBND huyện Đại Từ việc cung cấp thông tin khởi tạo thư điện tử công vụ Quyết định 366/2015/QĐ-UBND ngày 30/01/2015 UBND huyện Đại Từ việc ban hành Quy định kiểm soat thủ tục hành địa bàn huyện Đại Từ Báo cáo 106/BC-UBND ngày 21/05/2015 UBND huyện Đại Từ việc tổng kết thi hành văn pháp luật công tác văn thư Công văn 141/UBND-NV ngày 09/02/2017 UBND huyện Đại Từ việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ năm 2016 75 ... ban hành văn hành UBND huyện Đại Từ 49 Bố cục văn hành UBND Huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên 50 Công tác tra đánh giá công tác soạn thảo văn hành UBND huyện Đại Từ 59 Ứng dụng công. .. nhiệm công tác soạn thảo ban hành văn hành củaUBND huyện Đại Từ Tại UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, phận chịu trách nhiệm công tác soạn thảo ban hành văn cán phòng Văn thư lưu trữ UBND Huyện. .. SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUYÊN Giới thiệu UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên 1.1 Đặc điểm điều kiện tự nhiên tài nguyên thiên nhiên huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên