Các yếu tố ảnh hưởng đến tiến trình triển khai ERP nghiên cứu tình huống tại cty cổ phần nhựa bình minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA TRỊNH VĨNH QUYỀN CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TIẾN TRÌNH TRIỂN KHAI ERP: NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH Chuyên ngành : QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Mã số ngành : 12.00.00 LUẬN VĂN THẠC SĨ TP HỒ CHÍ MINH, tháng 06 năm 2005 CÔNG TRÌNH ĐƯC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH Cán hướng dẫn khoa học: TS Võ Văn Huy Cán chấm nhận xét 1: Cán chấm nhận xét 2: Luận văn thạc só bảo vệ HỘI ĐỒNG CHẤM BẢO VỆ LUẬN VĂN THẠC SĨ TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA, ngày …… tháng …… năm 2005 ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độc lập – Tự – Hạnh phúc - NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên : TRỊNH VĨNH QUYỀN Giới tính: Nam Ngày tháng năm sinh : 08/12/1977 Nơi sinh: Tp.HCM Chuyên ngành : QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Khóa trúng tuyển : 2003 I TÊN ĐỀ TÀI: CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TIẾN TRÌNH TRIỂN KHAI ERP: NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG: Xây dựng mô hình yếu tố tác động đến trình triển khai ERP; tiến hành xem xét, đánh giá mức độ ảnh hưởng yếu tố theo pha dự án triển khai ERP So sánh, phân tích sai biệt, xác định nguyên nhân góp phần vào thành công dự án triển khai đề xuất kiến nghị liên quan nhằm góp phần giảm thiểu rủi ro hoạt động triển khai ERP NBM III NGÀY GIAO NHIỆM VỤ : Ngày 08 tháng 01 năm 2005 IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ : Ngày 20 tháng 06 năm 2005 V : TS VÕ VĂN HUY HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN CHỦ NHIỆM NGÀNH BỘ MÔN QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH Nội dung đề cương luận văn thạc só Hội Đồng Chuyên Ngành thông qua Ngày …… tháng …… năm …… PHÒNG ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC KHOA QUẢN LÝ NGÀNH |i| LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn thầy, cô người giảng dạy, truyền đạt trang bị cho kiến thức hữu ích suốt hai năm học vừa qua Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Tiến só VÕ VĂN HUY, thầy cô khác - người hướng dẫn, bảo hỗ trợ tận tình để giúp hoàn thành tốt luận văn Tôi xin trân trọng cảm ơn quan tâm giúp đỡ hỗ trợ nhiệt tình ban lãnh đạo Nhựa Bình Minh, phận chức năng, bạn bè, đồng nghiệp Công ty; người khuyến khích, động viên suốt trình học tập vừa qua Và xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Công ty TTT, đặc biệt xin ghi nhận lòng biết ơn sâu sắc đến anh Trần Minh Tâm, Nguyễn Kim Trọng, Nguyễn Kim Tân, người truyền đạt tích cực hỗ trợ, giúp đỡ công tác chuyên môn giúp hoàn thành tâm nguyện thể luận văn Và cuối cùng, xin chân thành cảm ơn anh chị em, bạn học lớp quản trị doanh nghiệp K14 quan tâm giúp đỡ, tinh thần tương trợ lẫn suốt thời gian học tập vừa qua Tôi xin gửi tặng thành học tập đến cha mẹ người thân – người động viên tạo điều kiện, giúp hoàn thành tốt khóa học TP.HCM, ngày 20 tháng 06 năm 2005 TRỊNH VĨNH QUYỀN Lời cảm ơn ABSTRACT Arising from matters effected to the result of implementary process, and applying ERP solution to management activities at Binh Minh Corporation beside the requirements of responsibility, author’s ponder of how to clear away these problems to decrease obstacles and risks during the ERP implementation, was one of reasons to finish this study By collecting and finding the factors effected to ERP implementary process, combination to applying case study during the interview, note down and reconstructing activities of ERP implementary process at NBM and TTT; in order to help us to define the ERP critical success factor Moreover, from these casestudies, this study will compare, analize and answer the existence of awareness, project resoures and related problems, so that this study release solutions and method to evaluate and decrease risks affected to ERP implementation at NBM Abstract | ii | TOÙM TẮT LUẬN VĂN Xuất phát từ vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đến kết chung trình triển khai, áp dụng giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào hoạt động quản lý Nhựa Bình Minh (NBM); bên cạnh việc đòi hỏi, thúc giục từ trách nhiệm công việc, từ trăn trở thân tác giả việc phải làm để giải toả ách tắc nhằm giảm thiểu phần trở ngại, rủi ro hoạt động triển khai ERP nguyên góp phần hình thành nên đề tài nghiên cứu Bằng cách tổng hợp việc tìm hiểu yếu tố ảnh hưởng đến tiến trình triển khai ERP, kết hợp với việc sử dụng phương pháp tình trình vấn, ghi nhận xây dựng lại toàn hoạt động trình triển khai ERP hai tình NBM TTT; Qua đó, luận văn giúp ta xác định đâu nguyên nhân yếu góp phần tạo nên thành công trình triển khai ERP Hơn nữa, từ hai tình này, luận văn tiến hành so sánh, phân tích lý giải sai biệt chủ yếu tạo nên tồn mặt nhận thức, nguồn lực dành cho dự án vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý dự án triển khai tình NBM để từ sở hình thành nên kiến giải cách thức đánh giá hiệu hoạt động sau cải tiến nhằm góp phần giảm thiểu rủi ro làm ảnh hưởng đến hoạt động triển khai ERP NBM Tóm tắt luận văn | iii | MỤC LỤC TỔNG QUÁT LỜI CẢM ƠN i TOÙM TẮT LUẬN VĂN ii MỤC LỤC TỔNG QUÁT .iii MỤC LỤC CHI TIẾT v DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT x DANH MỤC CÁC HÌNH xi DANH MUÏC CÁC BẢNG xii CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.1 Giới thiệu vấn đề lý hình thành đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 1.3 Ý nghóa thực tiễn đề tài 1.4 Giới hạn vấn đề nghiên cứu 1.5 Kết cấu luận văn CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 2.1 Tổng quan sở lý thuyết 2.2 Caùc mô hình nghiên cứu trước 13 2.3 Tóm tắt 22 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 24 3.1 Giới thiệu quy trình nghiên cứu 25 3.2 Thiết kế nghiên cứu 25 3.3 Nghiên cứu sơ 26 3.4 Mô hình nghiên cứu sơ boä 28 3.5 Hiệu chỉnh mô hình nghiên cứu sơ 32 Muïc luïc | iv | 3.6 Mô hình nghiên cứu thức giả thuyết 33 3.7 Phương pháp nghiên cứu 36 3.8 Thông tin cần thu thaäp 37 3.9 Phương pháp thu thập thông tin 37 3.10 Nguoàn cung cấp thông tin 37 3.11 Phương pháp chọn mẫu 38 3.12 Kỹ thuật xử lý phân tích thông tin 38 CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 41 4.1 Các kết tổng hợp từ tình nghiên cứu 42 4.2 Phân tích trình triển khai từ hai tình 48 4.3 Một số kiến nghị liên quan đến trình triển khai ERP NBM 70 4.4 Kế hoạch đánh giá hiệu từ kiến nghị 87 4.5 Các ghi nhận từ trình sau cải tiến 90 CHƯƠNG 5: Ý NGHĨA VÀ KẾT LUẬN 92 5.1 Kết luận đóng góp từ trình nghiên cứu 93 5.2 Những hạn chế hướng nghiên cứu 97 PHỤ LỤC xiii TÀI LIỆU THAM KHẢO xiv Mục lục |v| MỤC LỤC CHI TIẾT LỜI CẢM ÔN i TÓM TẮT LUẬN VĂN ii MỤC LỤC TỔNG QUÁT .iii MỤC LỤC CHI TIẾT v DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT .x DANH MỤC CÁC HÌNH .xi DANH MỤC CÁC BẢNG .xii CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.1 Giới thiệu vấn đề lý hình thành đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 1.3 Ý nghóa thực tiễn đề tài 1.4 Giới hạn vấn đề nghiên cứu 1.5 Kết cấu luận văn CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 2.1 Tổng quan sở lý thuyết 2.1.1 Các nhu cầu từ phía doanh nghiệp bối cảnh ngày 2.1.2 Định nghóa ERP 2.1.3 Các lợi ích mang lại từ ERP 10 2.1.4 Khái niệm trình trieån khai ERP 12 2.2 Các mô hình nghiên cứu trước .13 2.2.1 Các mô hình trình triển khai ERP 13 2.2.2 Mô hình pha dự án (PPM) trình triển khai ERP 16 2.2.3 Mô hình quan điểm thành công dự án CNTT 18 2.2.4 Những yếu tố điều kiện thành công (CSFs) 19 Mục lục chi tiết | vi | 2.2.5 Tích hợp mô hình CSFs vaøo PPM 22 2.3 Tóm tắt 22 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 24 3.1 Giới thiệu quy trình nghiên cứu 25 3.2 Thiết kế nghiên cứu 25 3.3 Nghiên cứu sơ 26 3.4 Moâ hình nghiên cứu sơ 28 3.4.1 Cam kết lãnh ñaïo 28 3.4.2 Vai trò khả người trưởng dự án 28 3.4.3 Nhóm triển khai thành phần liên quan 29 3.4.4 Năng lực giải phaùp 29 3.4.5 Khả giao tiếp truyền đạt 29 3.4.6 Mức độ tái thiết kế quy trình nghiệp vụ yếu tố tùy biến giải pháp 29 3.4.7 Mức độ chấp nhận thay đổi cấu trúc văn hóa tổ chức 30 3.4.8 Hoạt động kiểm tra, khắc phục cố, giám sát đánh giá hiệu 30 3.4.9 Huấn luyện đào tạo 30 3.4.10 Ngoân ngữ giao tiếp 30 3.5 Hiệu chỉnh mô hình nghiên cứu sơ 32 3.6 Mô hình nghiên cứu thức giả thuyết 33 3.7 Phương pháp nghiên cứu 36 3.8 Thông tin cần thu thập 37 3.9 Phương pháp thu thập thông tin 37 3.10 Nguồn cung cấp thoâng tin 37 3.10.1 Nguồn nội NBM 37 3.10.2 Nguoàn bên 37 3.11 Phương pháp chọn mẫu 38 Muïc lục chi tiết 4.3 Một số kiến nghị (tt) è Sẵn sàng nhân lực liên quan Ø Ban lãnh đạo NBM: ü Nâng cao nhận thức ERP, vai trò/ trách nhiệm với DA ü Lôi kéo/ thuyết phục tham gia DA Ø Nhân Ban CNTT: ü Ngắn hạn: Bổ sung thành viên BLĐ vào Ban CNTT ü Trung hạn: Tăng cường đội ngũ tư vấn độc lập ü Dài hạn: Ấn định nhân chuyên trách ERP Ø Người dùng liên quan: ü Tuyên truyền, vận động qua kênh phổ biến thông tin ü Khuyến khích tìm hiểu, ứng dụng giải pháp ERP 4.3 Một số kiến nghị (tt) v Công bố mục tiêu, giới hạn kế hoạch triển khai è Xem xét, tái xác định mục tiêu phạm vi dự án è Xây dựng kế hoạch triển khai hoàn chỉnh cụ thể è Công bố rộng rãi phận, người liên quan v Lập kế hoạch quản lý kiểm soát tiến độ dự án è Triển khai kế hoạch chi tiết pha, hoạt động quản lý, quy trình nghiệp vụ, đối tượng/ thành viên cụ thể è Duy trì hoạt động tổ chức họp nhóm triển khai è Quan tâm hoạt động khen thưởng/ kỷ luật Ban 4.3 Một số kiến nghị (tt) v Tập trung toàn lực theo pha dự án è Cân đối phân bổ nguồn lực phù hợp với pha/ toàn trình triển khai è Quan tâm hoạt động quản lý thay đổi/ rủi ro phát sinh trình quản lý dự án è Quá trình tái cấu trúc nên thực bước chắn, đảm bảo đối tượng tham gia thông hiểu chấp nhận phương án đề è Báo cáo/ trình bày cho người liên quan minh chứng cụ thể thuyết phục hướng xử lý Ban 4.3 Một số kiến nghị (tt) v Quan tâm, tạo điều kiện tham dự đào tạo, tiếp cận giải pháp è Sẵn sàng CSVC ⇒ tạo điều kiện tiếp cận giải pháp è Trang bị kiến thức liên quan đến ERP cho thành viên thông qua việc đào tạo tập trung DN è Phân vai chuyên môn theo phân hệ ⇒ chủ động xây dựng kế hoạch tìm hiểu đào tạo lẫn è Kết hợp nội dung trình bày kiểm tra chéo lẫn 4.3 Một số kiến nghị: (tt) v Chuẩn hoá kiến thức tin học, chuyên môn liên quan đến nhóm người dùng è Tư vấn yêu cầu cần thiết giải pháp è Đào tạo nâng cao kỹ khai thác xử lý giải pháp CNTT vào hoạt động chuyên môn cho cấp đối tượng è Bố trí CBQL, người dùng liên quan tham dự báo cáo thao tác thực hiện, xử lý quy trình thực tế è Phân rõ nhiệm vụ phạm vi giải vấn đề đào tạo sử dụng khai thác giải pháp theo cấp 4.3 Một số kiến nghị (tt) 4.4 Kế hoạch đánh giá kết sau kiến nghị - Thời điểm thực (Tại điểm mốc pha triển khai) Do (Thực hiện) Check (Kiểm tra) - Nhân kiểm tra đánh giá (Thành viên Ban CNTT; Lãnh đạo; Người dùng cuối) Act (Hành động) Standardize (Chuẩn hoá) Plan Do Adjust Check - Tiêu chuẩn đánh giá (MH CSFs; Các kết sau cải tiến) - Căn so sánh (Kết đánh giá từ tình thành công) - Phạm vi đánh giá (Mh PPM) - Cách thức kiểm tra (Đánh giá độ ảnh hưởng -> Lập kế hoạch -> So sánh -> Các biện pháp hiệu chỉnh cụ thể) 4.5 Các ghi nhận sau cải tiến ü Hiệu chỉnh lộ trình, kế hoạch phù hợp với thực tế ü Hoàn tất trình chuẩn hoá liệu dùng chung ü Thuyết phục Lãnh đạo Công ty trực tiếp tham dự số hoạt động nhóm triển khai ü Tuyển thêm 02 kỹ sư CNTT bổ sung nguồn lực cho Ban ü Chuẩn hoá kiến thức tin học cho CB/NV nghiệp vụ ü Duy trì hoạt động họp nhóm triển khai 01 lần/ tuần 5.1 Nhận xét từ trình nghiên cứu v Dự án triển khai ERP phức tạp nên RỦI RO cao è Chia trình triển khai thành nhiều giai đoạn đơn giản è Thái độ quan tâm nghiêm túc, cẩn trọng chuẩn bị chu đáo nguồn lực liên quan v Tất CSF ghi nhận quan trọng Mức độ quan tâm CSF khác pha khác v “Cam kết lãnh đạo”, “Vai trò trưởng dự án” “Thành phần nhóm triển khai” tiên tối cần thiết v “Năng lực giải pháp, lực nhà tư vấn, triển khai” phải xem xét trước cách cẩn trọng quan tâm đến việc “Tái cấu trúc tuỳ biến giải pháp” 5.1a Các đóng góp mặt thực tiễn F Đối với NBM TTT ü Cơ hội nhìn nhận đánh giá lại toàn hoạt động triển khai ü Thông tin tình điển hình thành công dự án ERP ü Gợi mở số ý kiến/ cách thức kiểm soáùt hoạt động triển khai F Đối với đơn vị có nhu cầu ứng dụng ERP ü Cách thức đánh giá kiểm soát dự án triển khai ERP ü Các lưu ý liên quan đến hoạt động triển khai (Chia nhỏ trình -> Chuẩn bị phân bổ nguồn lực cần thiết) ü Nhận thức vai trò lãnh đạo hoạt động triển khai F Đối với người triển khai ü Ứng dụng PPM hoạt động triển khai thực tế ü Các yếu tố cần quan tâm trình triển khai; lưu ý mức độ ảnh hưởng chúng đến pha triển khai 5.1b Các đóng góp mặt lý thuyết F Đối với trình nghiên cứu ü Các yếu tố đáng quan tâm mức độ ảnh hưởng khác pha ü Giả thuyết “mối tương quan nghịch” phù hợp ü Giả thuyết “tính độc lập” yếu tố chưa xác F Đối với nhà nghiên cứu ü Vận dụng lý thuyết vào việc đánh giá trình triển khai giải pháp CNTT 5.2a Những hạn chế F Hạn chế tảng lý thuyết liên quan Cách tiếp cận vấn đề mới; chưa có tảng lý thuyết đủ mạnh tin cậy Các giả thuyết độ tin cậy F Hạn chế thông tin thu thập Các vấn đề mơ hồ, phức tạp nhạy cảm F Hạn chế số lượng mẫu Nghiên cứu chưa thoát giới hạn đề tài F Hạn chế điều kiện áp dụng Quá trình ghi nhận, đánh giá kiến nghị nhằm giảm thiểu rủi ro mà khẳng định thành công 5.2b Hướng nghiên cứu F Hướng nghiên cứu khám phá ü Hoàn thiện mô hình liên quan hoạt động triển khai F Hướng nghiên cứu ứng dụng ü Ứng dụng lý thuyết Deming vào hoạt động quản lý chất lượng dự án triển khai sau cải tiến ü Vận dụng lý thuyết “Four Frames” (Lee G Bolman & Terrence E Deal, Reframing Organizatons, 1989) vào hoạt động tìm hiểu, đánh giá trình triển khai 5.2b Hướng nghiên cứu (tt) Bảng 5.1: Các ảnh hưởng từ góc nhìn pha triển khai CÁC PHA TRIỂN KHAI Dự án Lập kế hoạch Cơ cấu Symbolic X X Structural X CÁC GÓC NHÌN Human resoures Polictical Tái Thiết c.trúc kế Cấu hình Cài đặt X X X X X X X X X Cải tiến X Xin chân thành cảm ơn quan tâm theo dõi quý thầy cô, anh chị bạn ! ... TÀI: CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TIẾN TRÌNH TRIỂN KHAI ERP: NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG: Xây dựng mô hình yếu tố tác động đến trình triển khai ERP; ... cập đến yếu tố nội ảnh hưởng trực tiếp đến tiến trình triển khai ERP - Quá trình nghiên cứu xét tác động trực tiếp từ nhóm yếu tố đến tiến trình triển khai, không xét đến tác động tương hỗ yếu tố. .. luận văn tốt nghiệp với đề tài: ? ?Các yếu tố ảnh hưởng đến tiến trình triển khai ERP: Nghiên cứu tình Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh? ?? (1) (2) : theo [14], trang : theo [4], Định hướng phát triển