Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TOYOTA việt nam (tt)

i CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT ÔTÔ 1.1 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Kiểm tra, kiểm soát quản lý Kiểm tra, kiểm soát coi chức gắn liền với hành vi quản lý “Q trình kiểm sốt cần thiết tất lĩnh vực hoạt động người bên tổ chức toàn xã hội” [9, tr.79] 1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Đánh giá rủi ro kiểm soát nội bộ”, “Hệ thống kiểm soát nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị Hệ thống kiểm sốt nội bao gồm mơi trường kiểm soát, hệ thống kế toán thủ tục kiểm soát” [4, tr.234] Hệ thống kiểm soát nội xây dựng hướng tới mục tiêu sau: - Bảo vệ tài sản đơn vị - Bảo đảm độ tin cậy thông tin - Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý - Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội (1) Mơi trường kiểm sốt Đặc thù quản lý: Đặc thù thể tính liêm chính, đạo đức nhà quản lý, quan điểm hành động soạn thảo báo cáo tài chính, trú trọng đến lợi nhuận ii Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức bao gồm phận sở, chức quản lý bản, mối quan hệ báo cáo, lập kế hoạch, đạo kiểm soát hoạt động Cơ cấu tổ chức xây dựng hợp lý doanh nghiệp góp phần tạo mơi trường kiểm sốt tốt Chính sách nhân sự: Bao gồm tồn phương pháp quản lý nhân chế độ đơn vị việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Chính sách nhân yếu tố quan trọng đảm bảo hoạt động hiệu hệ thống kiểm sốt nội Cơng tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định… Kế hoạch tiến hành khoa học, nghiêm túc trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu, để đánh giá hiệu quả, chất lượng công việc thực Uỷ ban kiểm soát bao gồm người máy lãnh đạo cao đơn vị Kiểm tốn nội Theo Liên đồn kế tốn Quốc tế (IFAC), “kiểm toán nội hoạt động đánh giá lập doanh nghiệp loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, chức kiểm tra, đánh giá giám sát thích hợp hiệu hệ thống kế toán kiểm sốt nội bộ” Mơi trường bên ngồi: Thuộc nhóm nhân tố bao gồm: Sự kiểm soát quan chức Nhà nước, ảnh hưởng chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước (2) Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán hệ thống báo cáo kế toán iii (3) Thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát (hay thể thức kiểm soát) chế độ thể thức, nguyên lý phụ mơi trường kiểm sốt đặc điểm hệ thống kế toán, ban quản trị xây dựng để thoả mãn mục tiêu họ [10, tr.202] 1.1.4 Vai trị hệ thống kiểm sốt nội quản lý doanh nghiệp Một hệ thống kiểm soát nội mạnh giúp doanh nghiệp giảm bớt rủi ro, gian lận bên thứ ba nhân viên cơng ty gây ra, bảo đảm tính đáng tin cậy số liệu kế toán, tài liệu kế toán Ngược lại, hệ thống kiểm soát nội hiệu khiến công tác điều hành gặp khó khăn, nhà quản lý khơng thể kiểm sốt hoạt động diễn hàng ngày doanh nghiệp điều ảnh hưởng trực tiếp đến kết hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 1.2 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp sản xuất ô tô 1.2.1 Môi trường kiểm soát Đặc thù quản lý: Các nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất ôtô thường coi nhà quản lý tài ba họ đào tạo bồi dưỡng mơi trường đầy khó khăn, địi hỏi phải có kiến thức quản lý tốt, am hiểu sâu sắc nguyên tắc quản lý, kiểm tra, kiểm soát Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp sản xuất ô tơ có vai trị quan trọng việc tổ chức quản lý sản xuất điều hành hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Các phịng ban chức iv Chính sách nhân sự: Đội ngũ nhân viên có trình độ tuyển dụng việc phải đáp ứng yêu cầu chun mơn cịn phải có nhận thức đầy đủ tầm quan trọng cơng tác kiểm sốt nội Cơng ty, từ họ chủ động chấp hành xây dựng q trình kiểm sốt Cơng tác kế hoạch: Bị chi phối môi trường cạnh tranh, doanh nghiệp phải xây dựng cho kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính, nhân khoa học, phù hợp với giai đoạn phát triển doanh nghiệp Uỷ ban kiểm soát: Một uỷ ban kiểm sốt hay cịn gọi Ban kiểm sốt đóng vai trị quan trong doanh nghiệp sản xuất tơ Kiểm tốn nội bộ: Bộ phận kiểm toán nội doanh nghiệp sản xuất ô tô cần thiết kế hoạt động khoa học, hiệu Bộ phận kiểm toán nội phải giám sát hoạt động sản xuất, quản lý hệ thống thơng tin chặt chẽ, tránh thất thốt, lãng phí nguồn lực Các nhân tố bên ngồi bao gồm: Cơ chế sách: Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ô tô chịu ảnh hưởng lớn hệ thống pháp luật, chế, sách Nhà nước, chế sách tập đồn chiến lược, mục tiêu phát triển tập đoàn Cạnh tranh thị trường xu hội nhập: Nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, đáp ứng nhu cầu đa dạng người tiêu dùng vấn đề sống cạnh tranh doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tơ Hệ thống kế tốn Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ôtô áp dụng Chế độ kế tốn doanh nghiệp Bộ Tài ban hành 1.2.3 Thủ tục kiểm soát v Đối với doanh nghiệp sản xuất ô tô, thủ tục kiểm sốt đóng vai trị quan trọng việc giúp doanh nghiệp có sách kiểm sốt chi phí sản xuất kinh doanh hiệu quả, tăng sức cạnh tranh sản phẩm trị trường CHƯƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TOYOTA VIỆT NAM 2.1 Đặc điểm Công ty TOYOTA Việt Nam ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống kiểm soát nội 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Cơng ty Cơng ty TNHH Liên doanh Ơ tơ Toyota Việt Nam doanh nghiệp liên doanh đối tác Tập đồn Ơ tơ Toyota Nhật Bản (TMC), Tổng công ty Máy động lực Máy nông nghiệp Việt Nam (VEAM) Tập đoàn KUO Singapo khởi công xây dựng vào ngày 13/09/1995 vào hoạt động tháng 10 năm 1996 - Vốn pháp định: 49.14 triệu USD - Tỷ lệ góp vốn: TMC 70%, KUO 10%, VEAM 20% - Công suất thiết kế: 45xe/ngày (2 ca sản xuất) - Công suất thực tế nay: 61 xe/ngày (2 ca sản xuất) - Số lượng nhân viên: 875 người bao gồm chi nhánh Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh với Kho phụ tùng Bình Dương TMV có lĩnh vực kinh doanh: Mua bán, xuất nhập phụ tùng ô tô loại, mua bán kinh doanh loại máy móc thiết bị cơng nghiệp, nơng nghiệp Sản phẩm chủ yếu TMV sản xuất lắp, ráp loại xe ô tô du lịch thương mại 2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty Quy trình cơng nghệ sản xuất vi DẬP THÂN VỎ XE HÀN XUẤT XƯỞNG KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SƠN TĨNH ĐIỆN LẮP RÁP Hệ thống phân phối sản phẩm TMV TMV CÁC ĐẠI LÝ NGƯỜI SỬ DỤNG 2.2 Tổ chức hoạt động hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Toyota Việt Nam 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 2.2.1.1 Đặc thù quản lý Với tỷ lệ vốn chi phối, Toyota Nhật Bản cử nhiều nhà quản lý sang làm việc giữ chức vụ then chốt Toyota Việt Nam Các nhà quản lý TMV mang quan điểm kinh doanh quản lý TMC vận dụng vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh Việt Nam Sự thống khoa học công tác quản lý điều hành nhà lãnh đạo TMV lợi trội TMV giúp Công ty có hệ thống quản lý khoa học hiệu 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Cơng ty bố trí gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất Trong hoạt động phịng, ban Cơng ty việc phận cơng, phân nhiệm cịn chưa khoa học hợp lý Tại Phịng Hành chính, chưa có quy định rõ ràng nhiệm vụ trách nhiệm nhân viên người phụ trách mảng công việc, chưa phân tách trách nhiệm mua hàng với trách nhiệm kiểm tra hàng mua về, chưa quy định trách nhiệm người tuyển dụng nhân việc tuyển dụng nhân viên không phù hợp với yêu cầu công việc Trong cấu tổ chức Công ty, Trưởng phịng Hành - Tổng hợp kiêm vii trưởng Bộ phận kiểm tốn nội làm giảm tính hiệu hoạt động Kiểm toán nội 2.2.1.3 Chính sách nhân Tại TMV, hệ thống quản lý nhân đặc biệt trọng với quan điểm tôn trọng phát triển tối đa lực, khả suy nghĩ tính sáng tạo nhân viên Cơng ty tổ chức loạt chương trình đào tạo phát triển nghề nghiệp cho toàn nhân viên, xây dựng sách nhân … Cơng ty có đội ngũ nhân giỏi nghiệp vụ kỹ thuật, có ý thức kỷ luật cao, yên tâm làm việc có xu hướng gắn bó lâu dài với Công ty 2.2.1.4 Công tác kế hoạch Kế hoạch Công ty xây dựng ngắn hạn dài hạn Công ty đề kế hoạch sản xuất, doanh thu, xuất cụ thể cho năm kinh doanh, phù hợp với hoạt động kinh doanh Công ty thời kỳ dựa kế hoạch tổng thể TMC Với kế hoạch tài chính, Cơng ty giao cho phận ngân sách thuộc phịng Tài thực Kế hoạch tài Cơng ty dực kế hoạch tài năm TMC Kế hoạch tài tồn Cơng ty lập cho năm sau phân bổ cho phận Với phận sản xuất, kế hoạch sản xuất xe cho năm sau xây dựng dựa số lượng xe bán năm trước Hệ thống sản xuất Toyota dựa hai trụ cột “Just in time” “Jidoka” Trong đó, “Just in time” liên quan đến kế hoạch sản xuất, “Jidoka” liên quan đến tự động hoá sản xuất “Just in time” có nghĩa sản xuất vận chuyển cần thiết vào thời điểm cần thiết với số lượng cần thiết Công ty xây dựng kế hoạch tiền lương năm Công ty dựa sở chiến lược phát triển sản xuất kinh Công ty Thông thường, quỹ lương Công ty chiếm khoảng - 5% tổng chi phí Cơng ty 2.2.1.5 Kiểm tốn nội viii Năm 2005 Công ty thành lập phận Kiểm toán nội nhằm thực kiểm tra hoạt động ttong Công ty Hội đồng quản trị uỷ quyền cho Giám đốc Tài Cơng ty điều hành giám sát trực tiếp hoạt động phận Kiểm toán nội Bộ phận Kiểm toán nội Cơng ty có 03 nhân viên thuyển chọn từ phịng ban Cơng ty, khơng qua đào tạo chuyên sâu hoạt động kiểm toán Phụ trách phận Kiểm toán nội Trưởng phịng Hành – Tổng hợp Bộ phận Kiểm tốn nội Công ty hoạt động chưa thực hiệu Hoạt động kiểm toán Kiểm toán nội Cơng ty thực mang tính thụ động Kiểm toán nội thực kiểm toán báo cáo tài Cơng ty chưa hiệu kiểm tốn báo cáo tài dừng lại kiểm tốn tính hợp thức, hợp pháp chứng từ, tài liệu kế toán Báo cáo kiểm toán thiết kế theo mẫu báo cáo thông thường Báo cáo kiểm tốn trình lên Giám đốc Tài xem xét Kiểm toán nội chưa thực tốt chức tư vấn cho lãnh đạo Công ty xử lý vi phạm phát trình kiểm tốn 2.2.1.6 Các nhân tố bên ngồi Chính sách thuế: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng Các quy định sách từ TMC 2.2.2 Hệ thống kế toán Thực theo Chế độ Kế tốn Doanh nghiệp Bộ Tài ban hành Áp dụng phần mềm kế toán ORACLE hoá cơng tác kế tốn Chứng từ, tài liệu kế toán chưa kiểm soát tốt 2.2.3 Thủ tục kiểm soát nội Trong lĩnh vực quản lý nhân sự: Công ty ban hành Nội quy Lao động nêu rõ quy định nhân viên ix Trong lĩnh vực sản xuất: Công ty xây dựng vận hành số thủ tục kiểm soát hoạt động sản xuất nhằm kiểm soát cách tốt chi phí sản xuất, kiểm sốt lãng phí sản xuất Trong cơng tác tài chính, kế tốn: Cơng ty ban hành sách quy trình tài kế tốn Trong hoạt động xuất, nhập khẩu: Công ty lập kế hoạch nhập xuất cụ thể chi tiết dựa kế hoạch sản xuất Công ty thời kỳ Số lượng hàng hoá nhập phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất tiêu thụ giai đoạn, không nhập vào q nhiều q làm giảm chi phí lưu kho giúp kế hoạch sản xuất Công ty tiến hành liên tục, không bị gián đoạn, khơng gây tình trạng thiếu vật tư, linh kiện cho sản xuất hay thiếu hàng bán Công ty thực kiểm kê tất loại tài sản có Cơng việc thực thường xuyên theo tháng, quý theo năm Hoạt động mua hàng, Cơng ty kiểm sốt kế hoạch mua Trong hoạt động bán hàng, Cơng ty chưa có quy chế kiểm soát việc giao hàng, kiểm soát cơng việc lập hố đơn, ghi sổ kế tốn, theo dõi tình hình tốn, chưa phân cơng trách nhiệm cho nhân viên bán hàng việc nhận đơn đặt hàng kiểm tra tín dụng khách hàng Cơng ty chưa có quy chế quản lý cơng nợ, chưa đưa hạn mức tín dụng cụ thể cho khách hàng, chưa quy định trách nhiệm kiểm tra tín dụng khách hàng cho cá nhân, phận Công ty vậy, tỷ lệ vốn bị chiếm dụng Cơng ty cịn cao (khoảng 20%) Công tác phân công, phân nhiệm, uỷ quyền phê chuẩn Cơng ty cịn nhiều vấn đề cần hoàn thiện Ở số phận Phịng Hành chính, Phịng Kế tốn hay khâu quản lý nhân chế độ phân công công việc chưa rõ ràng, cụ thể 2.3 Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Toyota Việt Nam Những thành công đạt x Thứ nhất: Công ty có Ban Lãnh đạo có trình độ chun mơn cao, có kinh nghiệm quản lý, đào tạo nước tiên tiến giới Nhật Bản, Singapo cơng tác quản lý, điều hành Công ty đánh giá khoa học hiệu Thứ hai: Công ty xây dựng vận hành hệ thống kiểm soát nội với nét đặc thù riêng dựa quy định Pháp luật Việt Nam, quy chế TMC, quan điểm nhà lãnh đạo Công ty Thứ ba: Công ty ban hành quy chế kiểm soát cụ thể số lĩnh vực sản xuất, nhân sự, cơng tác kế tốn Thứ tư: Cơng việc kiểm tra, giám sát mặt hoạt động Cơng ty thực phận chức Công ty tiết kiệm khoản chi phí cho phận giám sát độc lập Thứ năm: Hoạt động hệ thống kiểm soát nội việc thực nội quy, quy chế Công ty phận chức nhân viên Công ty thực cách thường xuyên, liên tục có hiệu Những tồn hạn chế Một là: Thiếu thủ tục kiểm soát số mảng hoạt động hoạt động bán hàng, mua hàng, sách bán chịu Hai là: Bộ phận Kiểm tốn nội Cơng ty chưa phát huy tốt vai trò kiểm tra, kiểm sốt vai trị tham mưa cho lãnh đạo việc hồn thiện thủ tục kiểm sốt xử lý sai phạm phát Kiểm toán viên nội khơng có kinh nghiệm chun mơn hoạt động kiểm tốn ; có thay đổi nhân ; kiêm nhiệm công tác quản lý điều hành ; kiểm toán nội ý đến kiểm toán nghiệp vụ chưa trọng đến kiểm tốn báo cáo tài chính, kiểm tốn tính hiệu quả, hiệu Ba là: Cơng tác phân cấp, uỷ quyền Công ty chưa rõ ràng Công tác chưa thực tốt số khâu hay số phận Phòng Hành chính, Phịng Kế tốn, phận Kiểm tốn nội hay số phận nhỏ khác; Phịng Hành việc phân công nhiệm vụ trách nhiệm cụ thể xi cho nhân viên chưa rõ ràng, nhân viên kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác vừa thực việc mua hàng vừa thực cơng việc hành khác Bốn là: Cơng ty chưa có Ban kiểm sốt chung tồn Cơng ty để thực kiểm soát tốt hoạt động Cơng ty hoạt động kiểm sốt nhiều mảng cơng việc cịn bị bỏ trống, chưa thực Năm là: Công ty chưa quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra, kiểm sốt thơng tin kế toán xii CHƯƠNG CÁC NGUYÊN TẮC VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TOYOTA VIỆT NAM 3.1 Sự cần thiết phải hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Công ty Toyota Việt Nam Khi doanh nghiệp phát triển lợi ích hệ thống kiểm sốt nội trở nên to lớn người lãnh đạo doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn việc giám sát kiểm soát hoạt động doanh nghịêp dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp thân Xu hướng tự hoá tồn cầu hố kinh tế khiến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp ngày trở nên khó khăn, phức tạp tiềm ẩn nhiều rủi ro hoạt động Với quan điểm hoạt động lâu dài bền vững Việt Nam, Công ty Toyota Việt Nam ln có xu hướng hồn thiện hoạt động, có hoạt động kiểm sốt nội 3.2 Ngun tắc hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Công ty Toyota Việt Nam Nguyên tắc 1: Tuân thủ pháp luật quy định hành Nhà nước, sách kiểm sốt TMC Ngun tắc 2: Phù hợp với trình hội nhập phát triển Nguyên tắc 3: Kế thừa phát triển tối đa nhân tố hợp lý, hiệu hệ thống kiểm soát nội Nguyên tắc 4: Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội phải có định hướng rõ ràng, bước cụ thể, đồng bảo đảm ổn định tương đối hoạt động sản xuất kinh doanh Nguyên tắc 5: Hệ thống kiểm sốt nội phải xây dựng hồn thiện phù hợp với đặc điểm lĩnh vực sản xuất kinh doanh ôtô Công ty, phù hợp với lực, trình độ lãnh đạo đội ngũ nhân viên Công ty xiii Nguyên tắc 6: Hệ thống kiểm sốt nội phải đảm bảo tính kinh tế 3.3 Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Công ty 3.3.1 Xây dựng hệ thống quy chế kiểm soát nội chặt chẽ đồng Việc xây dựng hệ thống quy chế kiểm soát nội TMV cần tiến hành theo trình tự sau: Bước 1: Rà sốt đánh giá lại tồn quy chế ban hành hiệu lực tất lĩnh vực hoạt động Công ty Bước 2: Ban hành quy chế kiểm soát nội Bước 3: Kiểm tra giám sát việc thực quy chế Hiện nay, TMV xây dựng quy chế kiểm soát liên quan đến số lĩnh vực nhân sự, sản xuất, nhập khẩu, kế tốn cịn thiếu quy chế kiểm sốt cơng tác mua, bán hàng hố, phân cơng, phân nhiệm Kiểm sốt bán hàng giao hàng Thứ nhất, Cam kết hợp lý lịch giao hàng để đảm bảo có hàng giao đúng, đủ theo yêu cầu Thứ hai, Nhận đơn đặt hàng với điều khoản điều kiện hợp đồng phù hợp Thứ ba, Kiểm sốt sách bán chịu kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý Thứ tư, Kiểm sốt việc giao hàng xác số lượng chất lượng cho khách hàng Thứ năm, Kiểm sốt việc lập hố đơn xác, kiểm tra việc hạch tốn ghi sổ kế tốn xác việc bán hàng tiền mặt Kiểm sốt q trình mua hàng Thứ nhất, Chỉ có người có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng Thứ hai, Ngăn chặn gian lận việc đặt hàng nhà cung cấp Thứ ba, Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không phép từ nhà cung cấp xiv Thứ tư, Kiểm soát việc nhận hàng Thứ năm, Kiểm soát hoá đơn mua hàng toán cho nhà cung cấp Thực phân cơng, phân nhiệm có chế độ uỷ quyền phù hợp Công ty cần quy định rõ trách nhiệm quyền hạn cụ thể Giám đốc phận, Trưởng phòng, ban quyền định giải cơng việc mức độ Tiếp tục bổ sung loại kiểm sốt cịn thiếu Cơng ty cần thường xun bổ sung hồn thiện quy chế có để đáp ứng cách linh hoạt với biến đổi hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty cần rà sốt lại tính hiệu loại kiểm soát áp dụng kiểm sốt trực tiếp, kiểm sốt tổng qt Cơng ty cần có biện pháp giám sát cơng tác kiểm kê (về nội dung, cách thức kiểm kê, tính trung thực kiểm kê), kiểm tra quy chế quản lý hàng hố có tn thủ nghiêm ngặt, quy trình hay khơng ; kiểm tra thường xun hoạt động hệ thống bảo vệ hệ thống báo cháy, hệ thống camera… 3.3.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn khoa học Thơng tin kế tốn cung cấp phải xác, kịp thời thời gian để phục vụ kịp thời cho việc định sản xuất, kinh doanh Công ty Hồn thiện hệ thống thơng tin báo cáo kế toán quản trị Kiểm soát việc lập chứng từ, ghi sổ kế tốn 3.3.3 Hồn thiện tổ chức hoạt động phận Kiểm toán nội Kiểm toán nội phải báo cáo trực tiếp kết kiểm tra lên Hội đồng quản trị để đảm bảo tính độc lập, khách quan hoạt động để giúp Ban lãnh đạo Cơng ty có biện pháp điều chỉnh, xử lý kịp thời rắc rối khó xv khăn q trình hoạt động Cơng ty Bộ phận kiểm tốn nội Cơng ty cần hoàn thiện theo hướng sau: Thớ nhất: Về tổ chức máy kiểm toán nội Bộ phận kiểm toán nội cần tổ chức lại trực thuộc quyền quản lý Hội đồng quản trị Công ty, chịu lãnh đạo, đạo báo cáo kết kiểm tra lên trực tiếp lên Hội đồng quản trị Mục đích, quyền hạn trách nhiệm phận kiểm toán nội phải phản ánh rõ ràng nội quy hay quy chế Cơng ty Kiểm tốn nội phải tương đối độc lập với Phịng kế tốn, Phịng Hành – Tổng hợp, phận khác hoạt động kiểm tra Thứ hai: Về nhân phận kiểm tốn nội Cơng ty phải tuyển chọn nhân viên có lực chun mơn đạo đức nghề nghiệp phù hợp với quy định hành để thực tốt cơng việc kiểm tra, kiểm soát, đánh giá chất lượng hoạt động phận Cơng ty tạo điều kiện cho kiểm toán viên nội đào tạo nâng cao trình độ chun mơn hoạt động kiểm toán Người phụ trách phận kiểm toán phải Hội đồng quản trị chấp thuận, công nhận văn bản, phải quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn, không kiêm nhiệm công việc quản lý điều hành phòng ban nhằm tạo điều kiện thuận lợi việc điều hành thực hoạt động kiểm tra, kiểm soát, giúp hoạt động kiểm tốn mang tính độc lập khách quan, kết kiểm toán đáng tin cậy Thứ ba: Phương thức hoạt động kiểm toán nội Kiểm toán nội thực kiểm tốn báo cáo tài phận Kế tốn Cơng ty lập trình bày ; kiểm tra hoạt động liên tục hữu hiệu thủ tục kiểm soát, hệ thống kiểm soát nội Cơng ty Kết kiểm tốn nội cần báo cáo trực tiếp lên Hội đồng quản trị Cơng ty văn bản, nêu bật điểm yếu, vấn đề tồn công tác xvi quản lý, thủ tục, quy trình kiểm sốt, thiếu vắng thủ tục kiểm soát cần thiết, quan trọng Thứ tư: Cách thức trình tự tiến hành Bước 1: Xác lập mối quan hệ kiểm toán nội với phận Công ty với quan bên ngồi thơng qua quy chế Cơng ty nhằm tạo thống triển khai thực Bước 2: Ban hành quy chế kiểm toán nội sở tham khảo mơ hình kiểm tốn nội đơn vị khác ngành TMC Bước 3: Xây dựng ban hành hệ thống mẫu biểu giấy tờ tài liệu kiểm toán, xây dựng đề cương chi tiết nghiệp vụ kiểm toán, mẫu bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội Bước 4: Tiến hành công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm toán nội cho kiểm toán viên nội Đối tượng đào tạo cán Công ty bổ nhiệm vào vị trí kiểm tốn viên nội 3.4 Điều kiện để thực giải pháp Một là: Phải tạo mơi trường văn hố nhấn mạnh đến trực, giá trị đạo đức phân cơng trách nhiệm rõ ràng Công ty Hai là: Quy trình hoạt động quy trình kiểm sốt nội xác định rõ văn truyền đạt rộng rãi tồn Cơng ty Ba là: Các hoạt động quy trình kiểm sốt cần phân chia cụ thể nhân viên khác nhau; trách nhiệm kiểm tra giám sát phân tách rõ ràng Bốn là: Tất giao dịch phải thực với uỷ quyền thích hợp Năm là: Mọi nhân viên phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội Sáu là: Định kỳ tiến hành biện pháp kiểm tra độc lập Bảy là: Mọi giao dịch quan trọng Công ty phải ghi lại dạng văn Tám là: Định kỳ phải kiểm tra nâng cao hiệu phận kiểm soát nội  ... nhiệm kiểm tra, kiểm soát thơng tin kế tốn xii CHƯƠNG CÁC NGUN TẮC VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TOYOTA VIỆT NAM 3.1 Sự cần thiết phải hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội. .. dài bền vững Việt Nam, Công ty Toyota Việt Nam ln có xu hướng hồn thiện hoạt động, có hoạt động kiểm sốt nội 3.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Toyota Việt Nam Ngun tắc 1:... (2) Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán hệ thống báo cáo kế toán iii (3) Thủ tục kiểm soát