Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TOYOTA Việt Nam

Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ”, “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm s

i

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT ÔTÔ

1.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Kiểm tra, kiểm soát trong quản lý

Kiểm tra, kiểm soát được coi như một chức năng gắn liền với mọi hành vi

của quản lý “Quá trình kiểm soát là cần thiết trong tất cả mọi lĩnh vực hoạt

động của con người bên trong tổ chức cũng như toàn bộ xã hội” [9, tr.79]

1.1.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Đánh giá rủi ro và kiểm

soát nội bộ”, “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm

soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo

vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội

bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”

[4, tr.234]

Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng hướng tới các mục tiêu sau:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị

- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

(1) Môi trường kiểm soát

Đặc thù về quản lý: Đặc thù này được thể hiện ở tính liêm chính, đạo

đức của nhà quản lý, quan điểm và hành động trong soạn thảo báo cáo tài chính, sự trú trọng đến lợi nhuận

Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức bao gồm các bộ phận cơ sở, các chức

năng quản lý cơ bản, mối quan hệ trong báo cáo, trong lập kế hoạch, chỉ đạo

và kiểm soát hoạt động Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh

nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt

Chính sách nhân sự: Bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân

sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật các nhân viên Chính sách nhân sự là yếu tố quan trọng đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch

sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định… Kế hoạch được tiến hành khoa học, nghiêm túc thì sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu, là căn cứ để đánh giá hiệu quả, chất lượng công việc thực hiện

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao

nhất của đơn vị

Kiểm toán nội bộ

Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC), “kiểm toán nội bộ là một hoạt

động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”

Môi trường bên ngoài: Thuộc nhóm nhân tố này bao gồm: Sự kiểm

soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước

(2) Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo kế toán

iii

(3) Thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát (hay các thể thức kiểm soát) là những chế độ và thể

thức, ngoài các nguyên lý phụ về môi trường kiểm soát và các đặc điểm của hệ thống kế toán, đã được ban quản trị xây dựng để thoả mãn các mục tiêu của

họ [10, tr.202]

1.1.4 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh nghiệp

Một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt rủi

ro, gian lận do bên thứ ba hoặc nhân viên công ty gây ra, bảo đảm tính đáng tin cậy của số liệu kế toán, tài liệu kế toán Ngược lại, một hệ thống kiểm soát nội

bộ kém hiệu quả sẽ khiến công tác điều hành gặp khó khăn, nhà quản lý không thể kiểm soát được các hoạt động diễn ra hàng ngày trong doanh nghiệp và điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất ô tô

1.2.1 Môi trường kiểm soát

Đặc thù về quản lý: Các nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất ôtô thường

được coi là những nhà quản lý tài ba vì họ được đào tạo và bồi dưỡng trong một môi trường đầy khó khăn, đòi hỏi phải có kiến thức về quản lý tốt, am hiểu sâu sắc các nguyên tắc trong quản lý, kiểm tra, kiểm soát

Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức trong các doanh nghiệp sản xuất ô tô có

vai trò quan trọng trong việc tổ chức quản lý sản xuất và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Hội đồng quản trị

Ban kiểm soát

Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc

Các phòng ban chức năng

Chính sách nhân sự: Đội ngũ nhân viên có trình độ được tuyển dụng

ngoài việc phải đáp ứng được các yêu cầu về chuyên môn còn phải có nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ trong Công ty, từ

đó họ chủ động chấp hành và xây dựng các quá trình kiểm soát

Công tác kế hoạch: Bị chi phối bởi môi trường cạnh tranh, các doanh

nghiệp phải xây dựng cho mình một kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính, nhân sự khoa học, phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp

Uỷ ban kiểm soát: Một uỷ ban kiểm soát hay còn gọi là Ban kiểm soát

đóng vai trò quan trong trong các doanh nghiệp sản xuất ô tô

Kiểm toán nội bộ: Bộ phận kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp sản

xuất ô tô cần được thiết kế và hoạt động khoa học, hiệu quả Bộ phận kiểm toán nội bộ phải giám sát các hoạt động sản xuất, quản lý hệ thống thông tin chặt chẽ, tránh thất thoát, lãng phí các nguồn lực

Các nhân tố bên ngoài bao gồm:

Cơ chế chính sách: Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ô tô chịu ảnh

hưởng lớn bởi hệ thống pháp luật, các cơ chế, chính sách của Nhà nước, cơ chế chính sách của tập đoàn cũng như chiến lược, mục tiêu phát triển của tập đoàn

Cạnh tranh thị trường và xu thế hội nhập: Nâng cao chất lượng, hạ giá

thành sản phẩm, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng là vấn đề sống còn trong cạnh tranh của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ô tô

Hệ thống kế toán

Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ôtô áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành

1.2.3 Thủ tục kiểm soát

v Đối với các doanh nghiệp sản xuất ô tô, thủ tục kiểm soát đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp có được chính sách kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh hiệu quả, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên trị trường

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

CÔNG TY TOYOTA VIỆT NAM 2.1 Đặc điểm của Công ty TOYOTA Việt Nam ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty TNHH Liên doanh Ô tô Toyota Việt Nam là doanh nghiệp liên doanh giữa 3 đối tác là Tập đoàn Ô tô Toyota Nhật Bản (TMC), Tổng công ty Máy động lực và Máy nông nghiệp Việt Nam (VEAM) và Tập đoàn KUO của Singapo được khởi công xây dựng vào ngày 13/09/1995 và đi vào hoạt động tháng 10 năm 1996

- Vốn pháp định: 49.14 triệu USD

- Tỷ lệ góp vốn: TMC 70%, KUO 10%, VEAM 20%

- Công suất thiết kế: 45xe/ngày (2 ca sản xuất)

- Công suất thực tế hiện nay: 61 xe/ngày (2 ca sản xuất)

- Số lượng nhân viên: 875 người bao gồm cả chi nhánh Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh cùng với Kho phụ tùng tại Bình Dương

TMV có các lĩnh vực kinh doanh: Mua bán, xuất nhập khẩu phụ tùng ô tô các loại, mua bán kinh doanh các loại máy móc thiết bị trong công nghiệp, nông nghiệp Sản phẩm chủ yếu của TMV là sản xuất lắp, ráp các loại xe

ô tô du lịch và thương mại

2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Quy trình công nghệ sản xuất

Hệ thống phân phối sản phẩm của TMV

2.2 Tổ chức và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Toyota Việt Nam

2.2.1 Môi trường kiểm soát

2.2.1.1 Đặc thù về quản lý

Với tỷ lệ vốn chi phối, Toyota Nhật Bản đã cử nhiều nhà quản lý sang làm việc và giữ các chức vụ then chốt trong Toyota Việt Nam Các nhà quản lý của TMV mang quan điểm về kinh doanh và quản lý của TMC vận dụng vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam Sự thống nhất và khoa học trong công tác quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo TMV là một lợi thế nổi trội của TMV giúp Công ty có một hệ thống quản lý khoa học và hiệu quả

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Công ty được bố trí gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm

và quy mô sản xuất

Trong hoạt động của các phòng, ban của Công ty việc phận công, phân nhiệm còn chưa khoa học và hợp lý Tại Phòng Hành chính, chưa có quy định

rõ ràng về nhiệm vụ và trách nhiệm của các nhân viên và người phụ trách các mảng công việc, chưa phân tách trách nhiệm mua hàng với trách nhiệm kiểm tra hàng mua về, chưa quy định trách nhiệm của người tuyển dụng nhân sự đối với việc tuyển dụng những nhân viên không phù hợp với yêu cầu công việc Trong cơ cấu tổ chức của Công ty, Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp kiêm

LẮP RÁP

KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG XUẤT XƯỞNG

DẬP THÂN VỎ XE

vii trưởng Bộ phận kiểm toán nội bộ đã làm giảm tính hiệu quả của hoạt động Kiểm toán nội bộ

2.2.1.3 Chính sách nhân sự

Tại TMV, hệ thống quản lý nhân sự đặc biệt được chú trọng với quan điểm tôn trọng và phát triển tối đa năng lực, khả năng suy nghĩ và tính sáng tạo của từng nhân viên Công ty tổ chức một loạt các chương trình đào tạo phát triển nghề nghiệp cho toàn bộ nhân viên, xây dựng chính sách nhân sự … Công ty có một đội ngũ nhân sự giỏi về nghiệp vụ và kỹ thuật, có ý thức kỷ luật cao, yên tâm làm việc và có xu hướng gắn bó lâu dài với Công ty

2.2.1.4 Công tác kế hoạch

Kế hoạch trong Công ty được xây dựng cả trong ngắn hạn và dài hạn Công ty đề ra những kế hoạch về sản xuất, doanh thu, xuất khẩu cụ thể cho từng năm kinh doanh, phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ và dựa trên kế hoạch tổng thể của TMC

Với kế hoạch tài chính, Công ty giao cho bộ phận ngân sách thuộc

phòng Tài chính thực hiện Kế hoạch tài chính của Công ty dực trên kế hoạch tài chính năm của TMC Kế hoạch tài chính của toàn Công ty được lập cho cả năm sau đó phân bổ cho các bộ phận

Với bộ phận sản xuất, kế hoạch sản xuất xe cho năm sau được xây dựng

dựa trên số lượng xe bán ra trong năm trước Hệ thống sản xuất của Toyota

dựa trên hai trụ cột chính đó là “Just in time” và “Jidoka” Trong đó, “Just in

time” liên quan đến kế hoạch sản xuất, “Jidoka” liên quan đến tự động hoá trong sản xuất “Just in time” có nghĩa là sản xuất và vận chuyển những gì cần thiết vào thời điểm cần thiết và với số lượng cần thiết

Công ty cũng xây dựng kế hoạch về tiền lương trong năm của Công ty dựa trên cơ sở của chiến lược phát triển sản xuất kinh của Công ty Thông thường, quỹ lương của Công ty chiếm khoảng 4 - 5% tổng chi phí của Công ty

2.2.1.5 Kiểm toán nội bộ

Năm 2005 Công ty thành lập bộ phận Kiểm toán nội bộ nhằm thực hiện kiểm tra các hoạt động ttong Công ty

Hội đồng quản trị uỷ quyền cho Giám đốc Tài chính của Công ty điều hành và giám sát trực tiếp hoạt động của bộ phận Kiểm toán nội bộ

Bộ phận Kiểm toán nội bộ của Công ty có 03 nhân viên được thuyển chọn từ các phòng ban trong Công ty, không qua đào tạo chuyên sâu về hoạt động kiểm toán Phụ trách bộ phận Kiểm toán nội bộ là Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp

Bộ phận Kiểm toán nội bộ Công ty hoạt động chưa thực sự hiệu quả Hoạt động kiểm toán do Kiểm toán nội bộ của Công ty thực hiện mang tính thụ động Kiểm toán nội bộ thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty nhưng chưa hiệu quả vì kiểm toán báo cáo tài chính mới chỉ dừng lại ở kiểm toán tính hợp thức, hợp pháp của các chứng từ, tài liệu kế toán

Báo cáo kiểm toán được thiết kế theo mẫu báo cáo thông thường Báo cáo kiểm toán được trình lên Giám đốc Tài chính xem xét

Kiểm toán nội bộ chưa thực hiện tốt chức năng tư vấn cho lãnh đạo Công ty về xử lý các vi phạm phát hiện được trong quá trình kiểm toán

2.2.1.6 Các nhân tố bên ngoài

Chính sách thuế: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng

Các quy định và chính sách từ TMC

2.2.2 Hệ thống kế toán

Thực hiện theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành

Áp dụng phần mềm kế toán ORACLE hoá trong công tác kế toán

Chứng từ, tài liệu kế toán chưa được kiểm soát tốt

2.2.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ

Trong lĩnh vực quản lý nhân sự: Công ty ban hành cuốn Nội quy Lao

động trong đó nêu rõ các quy định đối với nhân viên

ix

Trong lĩnh vực sản xuất: Công ty đã xây dựng và vận hành một số thủ

tục kiểm soát trong hoạt động sản xuất nhằm kiểm soát một cách tốt nhất chi phí sản xuất, kiểm soát lãng phí trong sản xuất

Trong công tác tài chính, kế toán: Công ty ban hành chính sách và quy

trình về tài chính kế toán

Trong hoạt động xuất, nhập khẩu: Công ty lập kế hoạch nhập khẩu và

xuất khẩu cụ thể và chi tiết dựa trên kế hoạch sản xuất của Công ty trong từng thời kỳ Số lượng hàng hoá nhập về phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất và tiêu thụ trong từng giai đoạn, không nhập vào quá nhiều hoặc quá ít do đó làm giảm chi phí lưu kho và giúp kế hoạch sản xuất của Công ty được tiến hành liên tục, không bị gián đoạn, không gây ra tình trạng thiếu vật tư, linh kiện cho sản xuất hay thiếu hàng bán

Công ty thực hiện kiểm kê đối với tất cả các loại tài sản hiện có Công việc này được thực hiện thường xuyên theo tháng, quý hoặc theo năm

Hoạt động mua hàng, Công ty kiểm soát bằng kế hoạch mua

Trong hoạt động bán hàng, Công ty chưa có quy chế kiểm soát trong việc giao hàng, kiểm soát công việc lập hoá đơn, ghi sổ kế toán, theo dõi tình hình thanh toán, chưa phân công trách nhiệm cho nhân viên bán hàng trong việc nhận đơn đặt hàng và kiểm tra tín dụng của khách hàng Công ty chưa có quy chế về quản lý công nợ, chưa đưa ra các hạn mức tín dụng cụ thể cho khách hàng, chưa quy định trách nhiệm kiểm tra tín dụng của khách hàng cho các cá nhân, bộ phận trong Công ty do vậy, tỷ lệ vốn bị chiếm dụng của Công

ty còn khá cao (khoảng 20%)

Công tác phân công, phân nhiệm, uỷ quyền và phê chuẩn hiện tại của Công ty còn nhiều vấn đề cần được hoàn thiện Ở một số bộ phận như Phòng Hành chính, Phòng Kế toán hay trong khâu quản lý nhân sự chế độ phân công

công việc chưa rõ ràng, cụ thể

2.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Toyota Việt Nam

Những thành công đã đạt được

Thứ nhất: Công ty có một Ban Lãnh đạo có trình độ chuyên môn cao, có

kinh nghiệm về quản lý, được đào tạo tại các nước tiên tiến trên thế giới như Nhật Bản, Singapo do đó công tác quản lý, điều hành của Công ty được đánh giá là khoa học và hiệu quả

Thứ hai: Công ty đã xây dựng và vận hành được một hệ thống kiểm soát

nội bộ với những nét đặc thù riêng dựa trên các quy định của Pháp luật Việt Nam, quy chế của TMC, quan điểm của các nhà lãnh đạo Công ty

Thứ ba: Công ty đã ban hành quy chế kiểm soát cụ thể trong một số lĩnh

vực như sản xuất, nhân sự, công tác kế toán

được thực hiện bởi chính các bộ phận chức năng do vậy Công ty đã tiết kiệm được khoản chi phí cho một bộ phận giám sát độc lập

Thứ năm: Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và việc thực hiện

các nội quy, quy chế của Công ty được các bộ phận chức năng và các nhân viên trong Công ty thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và có hiệu quả

Những tồn tại và hạn chế

Một là: Thiếu thủ tục kiểm soát trong một số mảng hoạt động như hoạt

động bán hàng, mua hàng, chính sách bán chịu

Hai là: Bộ phận Kiểm toán nội bộ của Công ty chưa phát huy tốt vai trò

kiểm tra, kiểm soát và vai trò tham mưa cho lãnh đạo về việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát và xử lý các sai phạm phát hiện được Kiểm toán viên nội bộ không có kinh nghiệm và chuyên môn trong hoạt động kiểm toán ; có sự thay đổi về nhân sự ; sự kiêm nhiệm trong công tác quản lý và điều hành ; kiểm toán nội bộ mới chỉ chú ý đến kiểm toán nghiệp vụ chứ chưa chú trọng đến kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tính hiệu quả, hiệu năng

Ba là: Công tác phân cấp, uỷ quyền của Công ty chưa rõ ràng Công tác

này chưa được thực hiện tốt ở một số khâu hay một số bộ phận như Phòng Hành chính, Phòng Kế toán, bộ phận Kiểm toán nội bộ hay một số bộ phận