Công việc kiểm toán và chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính.doc

Công việc kiểm toán và chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính

Danh mục tên những từ viết tắt

Kiểm toán đã trở thành một chuyên ngành đào tạo chính trong trờng đạihọc Kinh tế quốc dân Hà Nội Để giúp cho sinh viên nắm chắc về lý thuyết vàđạt đợc một sự hiểu biết nhất định về thực tế, nhà trờng có giành một kỳ cho

sinh viên thực tập Trong quá trình thực tập tại các Công ty Kiểm Toán, chúngem đợc tìm hiểu về tình hình hoạt động của Công ty nh về cơ cấu tổ chức,công tác kế toán, kiểm toán và các hoạt động kinh doanh khác Đây là nhữngbài học thực tế hết sức bổ ích để củng cố những kiến thức đã học trong nhà tr-ờng

Tại công ty kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế (IFC) em đợc sự hớngdẫn đi sâu tìm hiểu vào chu trình kiểm toán Mua hàng và thanh toán Đây

cũng là đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của em “Công việc kiểm toán chutrình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công tyTNHH kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế (IFC)”

Em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn của cô giáo PGS.TS Lê ThịHòa và sự giúp đỡ của Công ty TNHH Kiểm toán và T vấn Tài chính Quốc tế(IFC) để em hoàn thành chuyên đề này

Ngoài lời mở đầu và kết luận chuyên đề đợc chia thành ba chơng lớn:

Chơng I: Cơ sở lý luận chungChơng II: Thực hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toántrong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH Kiểmtoán và T vấn tài chính quốc tế (IFC )

Chơng III Bài học kinh nghiệm và hoàn thiện công tác kiểm toánchu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán bảng khai tài chínhcủa công ty TNHH Kiểm toán và T vấn tài chính quốc tế (IFC).

Trong quá trình viết báo cáo này do giới hạn về thời gian và trình độnên trong bài viết không tránh khỏi đợc những sai sót và hạn chế Vì vậy emrất mong nhận đợc sự chỉ bảo của thầy cô, sự hớng dẫn bổ sung ý kiến của anhchị KTV trong công ty IFC, và các bạn để em hoàn thành tốt chuyên đề tốtnghiệp này

Chơng ICơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình mua hàng

và thanh toán trong kiểm toán báo cáo kiểm toán

báo cáo tài chính

1 Chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinhdoanh

1.1 Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triểnvà ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt độngkinh doanh Đối tợng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáotài chính Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểmtoán viên thờng chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này cácnghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau đợc xếp vào cùngmột phần hành

Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng cần phảiđợc kiểm toán trong các cuộc kiểm toán, bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàngthờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hởngtrực tiếp tới lợi nhuận của Doanh nghiệp

Quá trình mua vào của hàng hoá và dich vụ bao gồm các khoản mụcnh mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật t, điện, nớc, sửa chữa bảo trì vànghiên cứu phát triển Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyếtđịnh và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạtđộng của doanh nghiệp Chu trình thờng bắt đầu bằng việc lập một đơn đặtmua của ngời có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dich vụ và kết thúcbằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dich vụ nhận đợc

Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn:cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Còn ở doanh nghiệp thơng mại, quá trình kinhdoanh cũng gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng Nh vậy, dù ở loại hình

doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp cácyếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất củađơn vị, bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũngđánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu.

1.2 Chức năng của chu trình mua hàng và thah toán

Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khácnhau, nhng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4chức năng sau:

1.2.1 Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán.Các bớc công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:

- Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thờng mỗi

doanh nghiệp thờng có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vậtliệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch Bộ phậnnày có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tốđầu vào để quá trình sản xuất đợc liên tục nhng đồng thời cũng không quánhiều gây ứ đọng vốn ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận

kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc ngời có thẩmquyền ký duyệt Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ đợc chuyển cho bộphận mua hàng

- Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua

hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp Về nguyên tắc, trớc khi quyếtđịnh mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiềunhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất

- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà

cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất Sự lựachọn này căn cứ vào giá cả, chất lợng của hàng hoá, các điều kiện u đãi nhchiết khấu thơng mại, chiết khấu thanh toán, phơng thức thanh toán

- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ

loại hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ýđịnh mua vào Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữký của những ngời có thẩm quyền Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừađủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt muahàng này

Các bớc công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩmhoặc dịch vụ) đợc lập bởi ngời mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình.Nó là một chứng từ hợp pháp và đợc xem nh một đề nghị để mua hàng hoádịch vụ Trong một số trờng hợp khác, nếu ngời mua và ngời bán lần đầucó quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thìđòi hỏi phải ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảoviệc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.

Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bảnchất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty Trong đó việc phêchuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng chức năng chính vì nó đảm bảo hànghoá và dịch vụ đợc mua theo đúng mục đích đã đợc phê chuẩn và tránhcho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết Hầu hếtcác công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ cácnhu cầu hoạt động thờng xuyên nh hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợpđịnh mức hàng tồn kho) Thí dụ, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quámột giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của Hộiđồng quản trị, các mặt hàng đợc mua tơng đối không thờng xuyên, nh cáchợp đồng dịch vụ dài hạn thì đợc phê chuẩn bởi các nhân viên nhất định,vật t và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì đ ợc phêchuẩn bởi quản đốc và trởng phòng, và một số loại nguyên vật liệu và vậtt đợc tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định tr -ớc

- Quá trình kiểm soát đối với các bớc công việc nêu trên là phải đảmbảo trả lời đợc các câu hỏi sau:

+ Đơn đặt hàng đợc phê duyệt bởi ai?+ Bộ phận nào đa ra đơn đặt hàng?+ Đặt hàng tại thời điểm nào?+ Số lợng đặt hàng là bao nhiêu?+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?+ Đơn đặt hàng có đợc theo dõi không?Khi một đơn đặt hàng đã vợt quá một thời hạn nhất định nào đó màhàng vẫn cha đợc giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấphàng để xem xét có vấn đề gì xảy ra không

1.2.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Việc nhận hàng hóa từ ngời bán là một điểm quyết định trong chu trìnhnghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan

đối với bên bán trên sổ sách của họ Khi hàng hóa nhận đợc đòi hỏi phải có sựkiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gian đến và các điều kiện khác.

Thông thờng các Công ty có phòng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tramẫu mã, số lợng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát vàlạm dụng Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo nhận hàng gửi chothủ kho một bản để tiến hành nhập kho hàng hoá và gửi cho kế toán vật t đểghi chép sổ sách kế toán

Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độclập với thủ kho và phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việcchuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá đợc từ phòng tiếpnhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đa đi tiêu thụ

1.2.3 Ghi nhận các khoản nợ ngời bán

Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc đòi hỏi việcghi sổ chính xác và nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hởng quan trọngđến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉđợc phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền

Kế toán các khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắncủa các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết “cáckhoản phải trả” Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hóa đơn của ngờibán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức và chi phí vận chuyểnghi trên hóa đơn với thông tin trên Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và Báo cáonhận hàng (nếu hàng đã về) Thờng thì các phép nhân và các phép tổng cộngđợc kiểm tra lại và đợc ghi vào hóa đơn Sau đó số tiền đợc chuyển vào sổhạch toán chi tiết các khoản phải trả

Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quyđịnh tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không đợc dính líu với tiềnmặt, và các chứng khoán thị trờng và các tài sản khác

1.2.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán

Công việc này chỉ đợc thực hiện khi đã có bốn yếu tố: Đơn yêu cầu muahàng đã đợc phê chuẫn, đơn đạt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giaonhận hàng Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lu giữ cho đến khithanh toán Phơng thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, quaNgân hàng hay bằng tiền mặt

Các quá trình kiểm soát quạn trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việcký phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (Nguyên tắc uỷ quyền và phêchuẫn), phải có sự tách biệt giữa ngời ký phiếu chi và ngời chi tiền (Nguyêntắc bất kiêm nhiệm)

Trên đây là bốn nội dung chính của các bớc công việc khi mua hàng vàthanh toán của các doanh nghiệp nói chung

1.3 Tổ chức công tác kế toán chu trình mua hàng và thanh toán

1.3.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong chu trình mua hàng vàthanh toán

Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sửdụng các loại chứng từ và sổ sách sau:

- Yêu cầu mua: tài liệu đợc lập bởi bộ phận đợc sử dụng (nh bộ phậnsản xuất) để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ Trong một số trờng hợp, các bộphận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt vàgửi cho nhà cung cấp

- Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, đợc gửi chonhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ

- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịchvụ): tài liệu đợc chuẩn bị bởi nhà cung cấp Phiếu giao nhận phải đợc kí nhậnbởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ thực tế

- Báo cáo nhận hàng: đợc bộ phận nhận hàng lập nh một bằng chứngcủa việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của sự kiểm soát)

- Hóa đơn của ngời bán: chứng từ nhận đợc từ ngời cung cấp hàng đềnghị thanh toán cho các hàng hóa dịch vụ đã đợc chuyển giao

- Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kếtoán để ghi lại các khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách các loại hànghoá, cùng với việc chỉ ra tên ngời cung cấp hàng, ngày hoá đơn và các khoảntiền của hoá đơn đó

- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoảntiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp Tổng số của tài khoản ngời cung cấp hàngtrong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trảngời bán

- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận đợc của nhà cung cấphàng (thờng là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn cha thanh toán vào một ngàyđối chiếu nhất định

Sau đây là sơ đồ hạch toán đối với nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả vớinhà cung cấp thông qua các tải khoản liên quan

Sơ đồ 1: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng - thanh

toán (thuế GTGT tính theo phơng pháp khấu trừ)

1.3.2 Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán

Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từkế toán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi đ-a chứng từ vào bảo quản, lu trữ Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lýgiúp cho các nghiệp vụ đợc thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệuquả hoạt động của doanh nghiệp

Sơ đồ 2: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua vào.

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ, bộ phận kế hoạch lập ra kế hoạch cungứng vật t, hàng hóa Bộ phận cung ứng có nhiệm vụ khai thác hàng theo yêu cầucủa doanh nghiệp Sau đó, cử cán bộ đi thu mua vật t, hàng hóa Khi hàng hóađợc mua về, cán bộ thu mua sẽ lập chứng từ kho trình trởng bộ phận cung ứngký duyệt rồi chuyển cho thủ kho để nhập kho hàng hóa Cuối cùng chứng từ đ-ợc chuyển cho kế toán để ghi sổ và bảo quản lu trữ

Sơ đồ 3: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán

Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ nhận đợc, kếtoán quỹ lập chứng từ chi quỹ, trình thủ trởng đơn vị và kế toán trởng ký duyệtrồi chuyển cho thủ quỹ thực hiện chi tiền, nhân viên thanh toán có nhiệm vụnhận tiền và thanh toán cho nhà cung cấp Sau khi thực hiện nghiệp vụ, chứngtừ sẽ đợc chuyển cho kế toán để ghi sổ, cuối cùng đa vào bảo quản, lu trữ

Kế toán

quỹ

Thủ tr ởng kế toán tr

ởng

Thủ quỹ Nhân viên

thanh toán

Kế toán

Lập chứng

từ chi quỹ

Duyệt chứng

từ

Chi quỹtiền và Nhận

thanh toán

Ghi sổ

Nhu cầu thanh

toán

L u chứng

từNhu

cầu vật liệu hàng

hoá

Bộ phận

kế hoạch

Bộ phận cung ứng

Cán bộ thu

mua

Tr ởng bộ phận

cung ứng

Thủ khotoánKế

Kế hoạch

cung ứng

Khai thác hàng

Lập chứng từ kho

Ký duyệt chứng

từ

Nhập kho

Ghi sổ chứng

từ

L u trữ và bảo quản chứng

từ

1.4 Hệ thống mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Để thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả trong các cuộckiểm toán thì KTV phải xác định đợc các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở cácmối quan hệ vốn có của đối tợng và của khách thể kiểm toán Vì vậy, khi tiếnhành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV phải xác định hệthống mục tiêu kiểm toán của chu trình này

Mục tiêu chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán làđánh giá xem liệu số d các tài khoản có liên quan có đợc trình bày trung thựcvà phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc đợc thừa nhận haykhông? Từ mục tiêu chung này cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối vớichu trình mua hàng và thanh toán

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanhtoán đã xác định đợc bao gồm 7 mục tiêu, cụ thể là:

- Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng nh các khoản nợ

ngời bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải đợcđảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng nh công nợ đó

- Tính đầy đủ của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và

các khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tàiliệu kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý

- Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho đợc tính

theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả ngờibán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn ngời bán và biên bảngiao nhận hàng hoá hay dịch vụ

- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài

sản mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợphải trả ngời bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này

- Tính chính xác về số học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối

với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

- Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng

nh các khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phânloại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này

- Tính đúng kỳ các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi chép đúng kỳ kế toán, đặc

biệt là các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm tài chính Trong chu trình muahàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả thờng bị ghi chậm so với thực tếphát sinh

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là khung tham chiếu choviệc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thuthập bằng chứng kiểm toán Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế cácthử nghiệm tuân thủ để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện cóvà các nhợc điểm theo từng mục tiêu Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theotừng mục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụmột cách tơng ứng.

2 Chu trình mua hàng và thanh toán với công tác kiểm toán báo cáo tàichính

Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thìquy trình kiểm toán thờng tuân theo trình tự các bớc chung Cụ thể kiểm toánchu trình mua hàng và thanh toán đợc tiến hành qua 3 bớc sau:

- Chuẩn bị kiểm toán (Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng vàthanh toán)

- Thực hiện kiểm toán.- Hoàn thành kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán

2.1 Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các kiểm toán viên cầnthực hiện trong các cuộc kiểm toán nhằm tạo các điều kiện pháp lý cũng nhcác điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán Đối với chu trình mua hàng vàthanh toán mục đích của giai đoạn này là xây dựng kế hoạch kiểm toán chungvà phơng pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với phạm vi, bản chất, thời gian củaquy trình kiểm toán sẽ thực hiện

Cũng nh các chu trình khác, việc lập kế hoạch kiểm toán chu trình muahàng và thanh toán cũng tuân theo các bớc nh sau: Chuẩn bị kiểm toán, thuthập thông tin cơ sở,thu thập thông tin về quyền và nghĩa vụ pháp lý của kháchhàng và thực hiện các thủ tục phân tích, đánh gía trọng yếu và rủi ro kiểmtoán, cuối cùng là lập chơng trình kiểm toán

2.1.1 Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán- Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán

Trên thực tế không phải bất cứ một lời mời kiểm toán nào cũng đợcchấp nhận ngay mà phải căn cứ vào khả năng của công ty và các điều kiện củakhách hàng Trong giai đoạn này kiểm toán viên đánh giá rủi ro có thể gặpphải khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của doanhnghiệp, sau đó kết hợp vơí việc đánh giá các chu trình khác để đa ra quyếtđịnh có chấp nhận kiểm toán cho doanh nghiệp hay không

- Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng

Sau khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty kiểm toán tiến hành xem xétcác lý do kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán của khách hàngđể từ đó tiến hành xác định số lợng bằng chứng kiểm toán phải thu thập vàmức độ chính xác của các ý kiến mà kiểm toán viên đa ra trong báo cáo kiểmtoán nói chung

- Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán

Thông qua việc nhận diên các lý do kiểm toán của khách hàng, công tykiểm toán ớc lợng đợc quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọnđội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện kiểm toán Cụ thể công ty kiểm toánsẽ lựa chọn những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong kiểm toán chu trìnhmua hàng và thanh toán để kiểm toán chu trình này Số lợng và trình độ củacác kiểm toán viên phụ thuộc vào tính phức tạp và mức rủi ro của chu trình

- Hợp đồng kiểm toán

Công viêc cuối cùng của giai đoạn này là kí kết hợp đồng kiểm toán,ghi rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên

2.1.2 Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng

Sau khi kí kết hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu thu thập thông tin đốivới phần hành kiểm toán mà mình đảm nhận là mua hàng và thanh toán.Tronggiai đoạn này, kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinhdoanh của khách hàng và các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hởng đếncác mặt hoạt động kinh doanh này từ đó ảnh hởng đến chu trình kiểm toánmua hàng và thanh toán của mình Có các thông tin cơ sở sau:

- Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng

Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hànggiúp kiểm toán viên nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp muavào cũng nh cách thức thanh toán và mục đích sử dụng đối với từng loại hànghóa có đúng với mục đích đã cam kết bằng văn bản không Ngoài ra việc tìmhiểu ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng cho kiểm toán viên biết đợccách thức tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc kế toán đặc thù của chutrình mua hàng thanh toán nói riêng và ngành nghề này nói chung

- Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trớc và hồ sơ kiểm toán chung

Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trớc và hồ sơ kiểm toánchung giúp cho kiểm toán viên xác định và khoanh vùng các khoản mục chứađựng rủi ro cao trong chu trình, những bớc mà ở đó hệ thống KSNB yếu kém.Chẳng hạn nh đơn vị khách hàng thờng yếu trong khâu ghi nhận các khoản nợvới các nhà cung cấp nhỏ không thờng xuyên Thông thờng những điểm yếunày cha khắc phục đợc trong thời gian ngắn

- Tham quan nhà xởng

Việc tham quan nhà xởng là sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những điềumắt thấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp chokiểm toán viên đánh giá tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đóđánh giá khả năng của bộ phận mua hàng và những gian lận gian sai sót có thểxảy ra trong quá trình mua hàng Cụ thể, nếu việc sản xuất diễn ra đều đặn,hàng hóa không bị ứ đọng, chất lợng sản phẩm không giảm sút có nghĩa làviệc mua hàng tiến triển tốt, hàng hóa mua vào có chất lợng đạt yêu cầu Ngợclại, nếu sản xuất bị đình trệ thì đó là dấu hiệu cho thấykhả năng đầu vào cungcấp không kịp thời, nếu hàng hóa tồn kho quá nhiều có nghĩa là mua khôngphù hợp với nhu cầu, chất lợng giảm sút cho thấy chất lợng các yếu tố đầu vàokhông tốt

- Nhận diện các bên hữu quan

Trong giai đoạn này KTV cần xác định tất cả các bên hữu quan củakhách hàng.Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam thì các bên hữu quan đợc

hiểu là: các bộ phận trực thuộc (các chi nhánh, các đại lý ), các nhà cungcấp, các cá nhân tổ chức mà công ty có quan hệ Trong quy trình kiểm toánchu trình mua hàng và thanh toán các bên hữu quan mà kiểm toán viên quantâm chủ yếu là nhà cung cấp, đại lý, các tổ chức có ảnh hởng đến quyết địnhmua của công ty khách hàng.

Việc nhận diện các bên hữu quan sẽ giúp cho kiểm toán viên trong quátrình thu thập bằng chứng kiểm toán có nhiều thuận lợi hơn

- Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài

Trong khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, sẽ có những ờng hợp phải giám định giá trị của những hàng hóa mà doanh nghiệp mua vàonếu trong nhóm kiểm toán không ai có khả năng giám định thì họ sẽ phải sửdụng các chuyên gia trọng những lĩnh vực nói trên

tr-Sau khi có đợc những thông tin cơ sở về quy trình mua vào và thanhtoán thì kiểm toán viên tiến hành thu thập các thông tin về các nghĩa vụ pháplý của khách hàng, điều này sẽ giúp cho kiểm toán viên nắm bắt đợc các quytrình mang tính pháp lý có ảnh hởng đến quá trình mua hàng và thanh toán.Đây sẽ là những căn cứ để kiểm toán viên dựa vào trong quá trình thu thậpbằng chứng kiểm toán cung nh đa ra các ý kiến kiểm toán sau này

2.1.3 Thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng

Nếu các thông tin cơ sở đợc thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu đợc cácmặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin vềnghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt đợc các quy trìnhmang tính pháp lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặcbiệt là đối với nghiệp vụ mua hàng – thanh toán Những thông tin này đợcthu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban Giám đốc công ty khách hàng baogồm:

- Giấy phép thành lập và điều lệ Công ty: Cung cấp những thông tin banđầu về quá trình hình thành và mục tiêu hoạt động của khách hàng

- Báo cáo tài chính: Cung cấp những dữ liệu về tài chính giúp cho KTVnhận thức tổng quát và có những đánh giá ban đầu về tình hình tài chính củađơn vị

- Báo cáo Kiểm toán thanh Tra hay Kiểm tra: Giúp cho KTV nắm bắt ợc các khả năng sai phạm và dụ kiến phơng hớng Kiểm toán có liên quan tớichu trình mua hàng và thanh toán

đ Biên bản họp hội đồng cổ đông, HĐQT, BGĐ: Giúp cho KTV xác địnhcác dữ kiện có ảnh hởng trọng yếu tới báo cáo tài chính, đặc biệt là ảnh hởngtới chu trình mua hàng và thanh toán.

- Các hợp đồng mua hàng dài hạn hoặc các cam kết khác: Giúp KTV tiếpxúc với các hoạt động mua hàng và xem xét các khía cạnh pháp lý có liênquan ảnh hởng tới nợ phải trả của khách hàng

- Các quy định chính sách về mua hàng và thanh toán: Qua đây KTVxem xét có phù hợp với các chính sách quy định của Nhà nớc hay không ?

2.1.4 Thực hiện các thủ tục phân tích

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 - Quy trình phân tích, đoạn 09,đã nêu rõ: “KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá trình lập kếhoạch kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác địnhnhững vùng có thể có rủi ro” Nh vậy, với các thông tin cơ sở thu thập đợc,bằng thủ tục phân tích sơ bộ nh so sánh các số liệu năm nay với số liệu nămtrớc đã đợc kiểm toán, KTV có thể tìm ra những xu hớng biến động và nhữngmối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác… Từ đó lập một Từ đó lập mộtkế hoạch kiểm toán thích hợp

Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thờngđợc thực hiện nh sau:

- So sánh chi phí mua hàng của kì này với kì trớc để xem xét những biếnđộng bất thờng

- Phân tích xu hớng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lí của các yếu tốchi phí giữa các kì kế toán để phát hiện những biến động bất thờng

- Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả đợc ghinhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán

2.1.5 Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán

Nếu ở các bớc trên, KTV mới chỉ thu thập đợc các thông tin mang tínhkhách quan về khách hàng thì ở bớc này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đãthu thập để đánh giá, nhận xét nhằm đa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp

2.1.5.1 Đánh giá tính trọng yếu

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 320 – Tính trọng yếu trongkiểm toán, đoạn 04: “Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọngcủa một thông tin (một số liệu kế toán) trong BCTC Thông tin đợc coi làtrọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc nếu thiếu độ chính xác củathông tin đó sẽ ảnh hởng đến quyết định của ngời sử dụng BCTC ” Theo đó,

trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếuđể ớc tính mức độ sai sót của BCTC để từ đó “xác định bản chất, lịch trình vàphạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán”.

Để đánh giá mức độ trọng yếu, trớc hết KTV cần ớc lợng mức trọngyếu cho toàn bộ BCTC, sau đó phân bổ mức đánh giá này cho từng khoản mụctrên BCTC

Cơ sở để tiến hành phân bổ là: bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềmtàng và rủi ro kiểm soát đợc đánh giá sơ bộ đối với các khoản mục, kinhnghiệm của KTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục Đối với chutrình mua hàng – thanh toán, bản chất của các khoản mục trong chu trình là:

- Các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinhdoanh của doanh nghiệp

- Bản thân các nghiệp vụ mua vào liên quan tới nhiều tài sản nh: tài sảncố định, hàng tồn kho, tiền mà hầu hết chúng đều trọng yếu

Trên thực tế, việc ớc lợng và phân bổ mức trọng yếu cho các tài khoảnlà vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của KTV Thôngthờng ớc lợng và phân bổ mức trọng yếu do chủ nhiệm kiểm toán đảm trách

2.1.5.2 Đánh giá rủi ro kiểm toán

Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro vàkiểm soát nội bộ, đoạn 07: "Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV và Công tykiểm toán đa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã đợc kiểm toáncòn có những sai sót trọng yếu" Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểmtoán, kiểm toán viên phải xác định rủi ro kiểm toán mong muốn (AR) chotoàn bộ BCTC đợc kiểm toán thông qua việc đánh giá ba bộ phận: rủi ro tiềmtàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát hiện (DR)

Trong đó, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ đợc KTV đánh giá đốivới từng khoản mục Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các rủi ro cơbản thờng gặp đối với các nghiệp vụ trong chu trình là:

Giá trị hàng hoá, dịch vụ: chi phí mua hàng thấp hơn thực tế.

- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận đợc, chi phí đã phát sinh nhng cha đợc ghinhận

- Giá trị hàng hoá, dịch vụ mua: chi phí mua hàng đuợc ghi sổ thấp hơnthực tế

- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận đợc hoặc đã phát sinh chi phí trong kỳ nàynhng đợc ghi sổ vào kỳ sau

Hàng bán trả lại nhà cung cấp cao hơn giá trị thực tế

- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp nhng hàng cha trả lại.- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp cao hơn giá trị hàng trả lại thực tế.- Hàng trả lại vào kỳ sau nhng ghi sổ nghiệp vụ vào kỳ này.

Giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế.

- Ghi sổ thanh toán nhng cha trả tiền.- Ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế.- Trả tiền kỳ sau nhng ghi sổ thanh toán vào kỳ này

Số d Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý.

- Số d Nợ phải trả nhà cung cấp không đợc tính toán đúng.- Trình bày các số d Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý

Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm đặc biệt quan trọng trong kiểmtoán chu trình mua hàng – thanh toán, bởi nh đã phân tích ở trên, các khoảnnợ phải trả luôn đợc đánh giá là trọng yếu Giữa trọng yếu và rủi ro có mốiquan hệ ngợc chiều nhau nghĩa là nếu mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểmtoán càng thấp và ngợc lại rủi ro kiểm toán tăng lên, khi đó KTV cần phải mởrộng phạm vi kiểm toán, lựa chọn các phơng pháp kiểm toán hữu hiệu hơnhoặc sửa đổi lại nội dung, lịch trình và phạm vi của những thủ tục kiểm tra chitiết đã dự kiến để giảm rủi ro phát hiện xuống mức có thể chấp nhận đợc Dođó, trong giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua hàng – thanh toán, khi xácđịnh nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán, KTV cần phải đặcbiệt quan tâm tới mối quan hệ này Tuy nhiên, đây là thủ tục phức tạp đòi hỏitrình độ cũng nh phán đoán của KTV Trên thực tế chỉ có một số công ty kiểmtoán tại Việt Nam đã xây dựng qui trình ớc lợng trọng yếu và rủi ro, còn nhiềucông ty vẫn cha xây dựng đợc qui trình cụ thể

2.1.6 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB )và đánh giá rủi ro kiểmsoát

2.1.6.1 Tìm hiểu HTKSNB

Nghiên cứu HTKSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát làphần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong một cuộc kiểmtoán Vấn đề này đã đợc quy định trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 02: “ KTV phải có một sựhiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng để lậpkế hoạch kiểm toán tổng thể và chơng trình kiểm toán thích hợp, có hiệuquả.”

Trong chu trình mua hàng – thanh toán, việc tìm hiểu hệ thống KSNBcủa khách hàng đối với các chức năng của chu trình cũng là vấn đề hết sứcquan trọng Theo đó, KTV phải tìm hiểu các chính sách, thủ tục kiểm soát đợcáp dụng tại đơn vị khách hàng đối với từng chức năng trong chu trình nh đãtrình bày trong phần “Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán”.

Qua quá trình tìm hiểu, KTV sẽ xác định đợc các nhợc điểm của hệthống KSNB, từ đó có thể đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với từngmục tiêu kiểm soát của nghiệp vụ mua hàng – thanh toán Nếu hệ thốngKSNB đợc thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát đợc đánh giá ởmức độ thấp và ngợc lại

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế số 400- Đánh giá rủi ro và kiểmsoát nội bộ, đoạn 08: “Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tụcdo Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ vàsự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Hệ thống KSNB baogồm các yếu tố: Môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soátvà kiểm toán nội bộ” Các yếu tố cấu thành trong hệ thống KSNB và nhữngđánh giá

a) Môi trờng kiểm soát

Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong đơn vịvà bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động vàxử lí dữ liệu của các loại hình kiểm soát

Nhng đối với chu trình mua hàng và thanh toán thì có thể hiểu môi ờng kiểm soát là các chính sách, quyết định nói chung tác động đến việc xủ lýsố liệu, việc ghi sổ, việc lập báo cáo … Từ đó lập một

tr-Để có sự hiểu biết về môi trờng kiểm soát, KTV căn cứ vào các nhân tốchủ yếu sau: Đặc thù về quản lí của đơn vị, cơ cấu tổ chức, chính sách nhânsự, công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và ảnh hởng của các chính sách từbên ngoài của Nhà nớc

b) hệ thống kế toán

Đối với một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ cung cấp những thôngtin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việckiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị Một hệ thống kế toán hữu hiệu phảiđảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết đối với chu trình mua hàng và thanhtoán thi nh sau:

- Tính có thực: Hàng hoá và dịch vụ mua đã ghi sổ thì phải đảm bảo sự

tồn tại trong thực tế

- Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải đợc phản ánh

trên sổ sách không đợc bỏ sót một nghiệp vụ nào

- Tính đúng đắn trong việc tính giá: Đối với các hàng hoá dịch vụ mua

vào thì giá thờng đợc tính theo giá quốc tế

- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ: Tài sản mua vào

phải thuộc quyền sở hữu của Doanh Nghiệp và thể hiện đúng nghĩa vụ củaDoanh Nghiệp

- Tính đúng đắn trong việc phân loại trình bày: Bảo đảm các nghiệp vụ

đợc ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổsách kế toán phân loại tài sản, công nợ theo đúng quy định

- Tính đúng kì: Việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng cũng nh thanh toán

phát sinh phải đợc thực hiện kịp thời theo qui định

- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán của các

nghiệp vụ mua hàng cũng nh thanh toán đợc ghi vào sổ phải đợc tổng cộng vàchuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp

c) Thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiếtlập và thực hiện nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thể VSA số 400-Đánh giárủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 26, quy định: “KTV phải hiểu biết các thủ tụckiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chơng trìnhkiểm toán” Các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc:nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm vànguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Để có sự hiểu biết về các thủ tục kiểmsoát, KTV xem xét các khía cạnh cụ thể sau:

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

KTV cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộphận hay không Chẳng hạn, kế toán không đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủquỹ, tiếp liệu và các công tác phụ trách vật chất khác, lãnh đạo đơn vị, kể cảlãnh đạo công tác tài chính, kế toán của các đơn vị không đợc bố trí những ng-ời thân trong gia đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơnvị mình Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trongcông việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thờng dễ phát hiện do có sự kiểm trachéo

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này qui định sự cách li thích hợp về trách nhiệm trong cácnghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyềnhạn

Trong chu trình mua hàng và thanh toán có một số công việc đòi hỏiphải phải do 2 ngời độc lập tiến hành nh: ngời lập đơn đặt hàng với ngời kíduyệt đơn, ngời nhận hàng với kế toán vật t, kế toán ghi sổ chi tiết các khoảnphải trả nhà cung cấp với ngời thanh toán cho nhà cung cấp

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

Cụ thể, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền nhấtđịnh nào đó thì do Hội đồng quản trị phê chuẩn, các vật t và những dịch vụ cógiá trị thấp hơn một giá trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và trởngphòng, hoặc các nghiệp vụ thanh toán ở một giá trị cho phép thì kế toán trởngcó quyền phê duyệt

d) Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là bộ phận độc lập đợc thiết lập trong đơn vị tiến hànhcông việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nôi bộcủa đơn vị

Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có đợcnhững thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp,chất lợng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung cácqui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả.

Trên đây là toàn bộ các yếu tố cấu thành cơ bản hệ thống KSNB củađơn vị khách hàng Việc tìm hiểu sơ bộ về chúng là bớc công việc quan trọngtrong quá trình đánh giá hệ thống KSNB giúp kiểm toán viên có thể đa ra đợcớc lợng ban đầu về rủi ro kiểm soát

2.1.6.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát

Việc đánh giá rủi ro kiểm soát cho các tài khoản trong chu trình muahàng và thanh toán bao gồm các bớc công việc :

- Nhận diện mục tiêu kiểm soát cho từng nghiệp vụ trong chu trình muahàng – thanh toán, và xác định các loại sai phạm có thể xảy ra Trên cơ sởđó, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục trongchu trình này

- Đánh giá khả năng ngăn chặn sai phạm của hệ thống KSNB đối với chutrình này Nhận diện những hạn chế của hệ thống nh sự vắng mặt của các quátrình kiểm soát thích đáng mà điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việctồn tại các sai phạm trong chu trình

- Đánh giá rủi ro kiểm soát: Căn cứ vào các ớc đoán ở trên, KTV tiếnhành đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng mục tiêu kiểm soát củatừng loại nghiệp vụ trong chu trình KTV có thể đánh giá rủi ro theo yếu tốđịnh tính thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm Rủi ro kiểm soát đợcđánh giá là cao khi KTV cho rằng hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nộibộ không đầy đủ và không hiệu quả Ngợc lại, rủi ro kiểm soát đợc đánh giá làthấp khi KTV có đủ cơ sở để kết luận hệ thống kế toán và hệ thống KSNB đốivới chu trình đợc thiết kế có thể ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sóttrọng yếu cũng nh khi KTV có kế hoạch thực hiện thử nghiệm kiểm soát làmcơ sở cho đánh giá mức rủi ro kiểm soát

2.1.7 Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chơng trình kiểm toán

Đây là bớc cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán sau khiđã có đợc những hiểu biết về hệ thống KSNB của đơn vị khách hàng, đã xácđịnh đợc mức trọng yếu và rủi ro… Từ đó lập một KTV sẽ đánh giá tổng thể hoạt động củađơn vị, phân tích, triển khai kế hoạch và soạn thảo chơng trình kiểm toán chochu trình Trong thực tiễn kiểm toán, KTV thờng căn cứ vào các rủi ro tiềmtàng và rủi ro kiểm soát để thiết kế chơng trình kiểm toán cho chu trình

Thực chất của việc soạn thảo chơng trình kiểm toán chính là việc thiếtkế các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản với 4 nội dung chính: xácđịnh thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục đợc chọn và thời gianthực hiện.

2.1.7.1 Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát trong chu trình mua hàng và thanhtoán

Thử nghiệm kiểm soát (hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ) là loại thửnghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh rằng hệ thốngKSNB hoạt động hữu hiệu Thực hiện thử nghiệm kiểm soát có thể giảm bớtcác thử nghiệm cơ bản trên số d và nghiệp vụ Do đó, trong quá trình xâydựng chơng trình kiểm toán, kiểm toán viên cần xem xét việc thực hiện cácthử nghiệm kiểm soát để thu thập bằng chứng về khả năng ngăn chặn các saiphạm của KSNB trong quá trình mua hàng và thanh toán Công việc này đợcthực hiện đợc thực hiện thông qua các trắc nghiệm đạt yêu cầu, cụ thể là:

Trắc nghiệm không có dấu vết

Trong trờng hợp này KTV cần quan sát, phỏng vấn những ngời có tráchnhiệm trong đơn vị về các biện pháp kiểm soát đợc áp dụng cho nghiệp vụmua hàng và thanh toán Chẳng hạn, KTV xem xét việc phân cách tráchnhiệm giữa bộ phận lập đơn đặt hàng với ngời ký duyệt nó, hay việc phâncách trách nhiệm giữa kế toán thanh toán với thủ quỹ hoặc ngời ký duyệt lệnhchi tiền trả nhà cung cấp

Trắc nghiệm có dấu vết

Đây là các trắc nghiệm đợc tiến hành để kiểm tra chi tiết hệ thốngchứng từ, kiểm tra các chữ ký tắt trên các hoá đơn mua hàng, các phiếu chi… Từ đó lập mộtnhằm thu thập những bằng chứng kiểm toán về hoạt động hữu hiệu của hệthống KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán Chẳng hạn, để kiểmtra các phiếu chi có hợp lệ không thì KTV có thể đối chiếu chữ ký trên phiếuchi đó với nhau xem chúng có đợc cùng một ngời phê duyệt không hoặc ngờicó trách nhiệm phê duyệt không

Phạm vi các thử nghiệm tuân thủ phụ thuộc vào việc đánh giá rủi rokiểm soát ban đầu Khi rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là thấp thì các thửnghiệm tuân thủ phải thực hiện càng nhiều, và khi đó các thử nghiệm cơ bảncó thể thu hẹp Ngợc lại, nếu rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là cao thì các thửnghiệm tuân thủ là không cần thiết và khi đó kiểm toán viên tập trung vào cácthử nghiệm cơ bản

2.1.7.2 Thiết kế các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng và thanhtoán.

Việc thiết kế các thử nghiệm cơ bản là nội dung chính trong chu trìnhkiểm toán của giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua hàng và thanh toán Cácthử nghiệm cơ bản này đợc thiết kế để thu thập các bằng chứng về sự hoànchỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý Căn cứvào các bằng chứng thu thập đợc qua các thử nghiệm tuân thủ ở trên, KTVđánh giá lại rủi ro kiểm soát và sau đó thiết kế các thử nghiệm cơ bản cho chutrình mua hàng và thanh toán thông qua các loại trắc nghiệm chính: trắcnghiệm độ vững chãi, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số d

Trắc nghiệm độ vững chãi:

Kiểm toán viên xem xét các chứng từ gốc nh các đơn đặt hàng, hoáđơn của nhà cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi… Từ đó lập mộtđể kiểm tra tính hợp lývà hợp pháp của chúng nh có sự phê duyệt không, giá trị số lợng hàng muavào với số tiền cần thanh toán có khớp nhau không Bên cạnh đó, KTVcũng phải tiến hành đối chiếu sổ chi tiết các khoản phải trả, sổ nhật ký muahàng với các chứng từ có liên quan ở trên để kiểm tra tính đúng đắn của cáccon số ghi sổ Từ đó đa ra kết luận về độ tin cậy của các số liệu kế toántrong chu trình mua hàng và thanh toán

Trắc nghiệm phân tích:

Trắc nghiệm phân tích hay “quy trình phân tích” là việc phân tích cácsố liệu, thông tin, tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu h ớng biếnđộng và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quankhác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến Trong thực tiễnkiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên thờng sử dụngcác trắc nghiệm phân tích là:

- So sánh số hàng hoá hoặc dịch vụ mua vào năm nay với năm trớc hoặcvới kế hoạch cung ứng

- So sánh các khoản nợ phải trả nhà cung cấp năm nay với năm trớc.- So sánh các tỷ suất về khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toánnợ ngắn hạn, khả năng thanh toán hiện hành năm nay với năm trớc, với chỉtiêu bình quân ngành để phát hiện những biến động bất thờng

Trắc nghiệm trực tiếp số d:

Là cách thức kết hợp các phơng pháp cân đối, phân tích, đối chiếutrực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định độ tin cậy của các số dcuối kỳ ở sổ cái ghi vào bảng cân đối tài sản Đây là cách thức chủ đạo trongkiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Chẳng hạn, KTV tiến hành kiểmkê vật chất hàng tồn kho, đối chiếu các khoản phải trả với nhà cung cấp Tuynhiên, trắc nghiệm này có chi phí kiểm toán lớn nên số lợng trắc nghiệm trựctiếp số d cần thực hiện tuỳ thuộc vào kết quả trắc nghiệm độ vững chãi và trắcnghiệm phân tích.

2.2 Thực hiện công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.

2.2.1 Thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh tóan

Trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV thực hiệnkhảo sát các quá trình kiểm soát và thực hiện các trắc nghiệm tập trung đốivới hai vấn đề là : Các nghiệp vụ mua hàng và các nghiệp vụ thanh toán

Đây là giai đoạn KTV thực hiện các thủ tục kiểm toán cụ thể với cácloại trắc nghiệm

2.2.1.1 Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng

Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục kiểm tóan đối với từng mục tiêukiểm toán cụ thể :

- Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là hàng hoá, dịch vụ thực tế nhận ợc: KTV kiểm tra sự có thực của các chứng từ kế toán, dấu hiệu của kiểmsoát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu) và xem xét lại Nhật ký mua hàng, sổTổng hợp, sổ Chi tiết các khoản phải trả, kiểm tra tính hợp lý của các chứng từkế toán, đối chiếu hàng tồn kho mua vào với sổ sách kế toán (trắc nghiệm độvững trãi)

đ Các nghiệp vụ mua hàng đều đợc phê chuẩn: KTV kiểm tra dấu hiệu

của sụ phê chuẫn (trắc nghiệm đạt yêu cầu), và kiểm tra tính đúng đắn của cácchứng từ chứng minh (trắc nghiệm độ vững trãi)

- Các nghiệp vụ mua hàng đều đợc vào sổ : KTV theo dõi xem xét một

chuổi các đơn đạt hàng có đợc đánh số thứ tự và phê chuẫn hay không (trắcnghiệm đạt yêu cầu) KTV đối chiếu hồ sơ Báo cáo nhận hàng với Nhật kýmua hàng (trắc nghiệp độ vững trãi)

- Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ đều đợc đánh gíá đúng: KTV theo dõi

một chuỗi các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán (trắc nghiệm đạt yêu cầu).Đồng thời so sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên Nhật ký mua hàng, Hoá đơn muahàng, Báo cáo nhận hàng, các chứng từ liên quan và tính toán lại thông tin trênHoá đơn mua hàng (trắc nghiệm độ vững trãi)

- Các nghiệp vụ mua hàng đợc phân loại đúng đắn: KTV kiểm tra các

thủ tục vào sổ và quoan sát để khẳng định mọi hoá đơn đều đợc vào sổ và xemxét dấu hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh sự phânloại nghiệp vụ mua hàng với sơ đồ tài khoản (trắc nghiệm độ vững trãi)

- Các nghiệp vụ mua hàng đều đợc ghi sổ đúng lúc: KTV kiểm tra dấu

hiệu của kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh ngày ghi trênBáo cáo nhận hàng và Hoá đơn mua hàng với ngày ghi trên sổ Nhật ký muahàng ( trắc nghiệm độ vững trãi)

- Các nghiệp vụ mua hàng đợc chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn: KTV

kiểm tra dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu) Kiểm tra tínhchính xác bằng cách cộng tổng trên Nhật ký mua hàng và theo dõi quá trìnhchuyển sổ (trắc nghiệm độ vững trãi)

2.2.1.2 Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán

- Các nghiệp vụ thanh toán ghi sổ là của hàng hoá, dịch vụ thực tếnhân đợc: KTV thảo luận với ngời ghi sổ và quan sát các hoạt động, kiểm tra

dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu) Xem xét sổ Nhật ký chitiền, đối chiếu với phiếu chi và các chứng từ đính kèm (trắc nghiệm độ vữngtrãi)

- Các nghiệp vụ thanh toán đợc ghi sổ và phê duyệt đúng đắn: KTV

kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn (trắc nghiệm đạt yêu cầu), kiểm tra chứngtừ đính kèm (trắc nghiệm độ vững trãi)

- Các nghiệp thanh toán hiện có đều đợc ghi sổ: KTV theo dõi một

chuỗi chứng từ thanh toán nh : Uỷ nhiệm chi, phiếu chi, séc thanh toán (trắcnghiệm đạt yêu cầu), xem xét các khoản chi đã ghi sổ với các khoản chi trênbảng sao kê của Ngân hàng và Sổ kế toán tiền mặt (trắc nghiệm độ vững trãi)

- Các nghiệp vụ thanh toán đều đợc đánh giá đúng đắn : KTV kiểm tra

dấu hiệu của kiểm soát nội bộ và kiểm tra bảng đối chiếu với Ngân hàng (trắcnghiệm đạt yêu cầu), so sánh các phiếu chi, chứng từ đã thanh toán với sổNhật ký mua hàng (trắc nghiệm độ vững trãi)

- Các nghiệp vụ thanh toán phải đợc phân loại đúng đắn: KTV kiểm tra

việc vào sổ và kiểm tra sơ đồ tài khoản, kiểm tra của dấu hiệu kiểm soát nộibộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh sự phân loại có phù hợp với sơ đồ tàikhoản không? Đối chiếu số liệu trên tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiếtvới các hoá đơn mua hàng, Nhật ký mua hàng (trắc nghiệp độ vững trãi)

- Các nghiệp vụ thanh toán đợc ghi vào sổ đúng lúc: KTV kiểm tra việc

ghi sổ và quan sát việc vào sổ các nghiệp vụ thanh toán, kiểm tra dấu hiệu của

kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), so sánh ngày ghi trên phiếu chivới sổ Nhật ký chi tiền và so sánh với sổ sách kế toán có liên quan (trắcnghiệm độ vững trãi).

- Các nghiệp vụ thanh toán đã đợc chuyển sổ và tổng hợp đúng: KTV

kiểm tra dấu hiệu kiểm soát nội bộ (trắc nghiệm đạt yêu cầu), kiểm tra tínhchính xác về mặt số học bằng cách cộng số tiền trên Nhật ký mua hàng, theodõi quá trình chuyển sổ vào sổ Cái (trắc nghiệm độ vững trãi)

2.2.2 Thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng và thanh toán 2.2.2.1 Thực hiện thủ tục phân tích

Để nhận định khả năng sai sót có thể xẩy ra đối với số d tài khoản vàtổng phát sinh, trắc nghiệm phân tích là căn cứ quan trọng để xác định nộidung các trắc nghiệm trực tiếp số d Trong trắc nghiệm phân tích KTV phảitiến hành các công việc sau:

- So sánh chi phí mua hàng kỳ này với kỳ trớc để xem xét những biếnđộng bất thờng có thể có

- Phân tích xu hớng tăng hay giảm, kiểm tra tính hợp lý của các yếu tốchi phí giữa các kỳ kế toán để phát hiện những biến động bất thờng

- Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả đợc ghinhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh tóan

2.2.2.2 Kiểm tra chi tiết số d tài khoản nợ phải trả trong chu trình mua hàngvà thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến rất nhiều các khoảnmục quan trọng trên BCTC của doanh nghiệp, tuy nhiên nhiều khoản mụctrong số đó có liên quan đến các chu trình kiểm toán khác nh kiểm toán vốnbằng tiền, kiểm toán hàng tồn kho

Nợ phải trả ngời bán là những món nợ cha thanh toán về hàng hoá vàdịch vụ nhận đợc trong tiến trình kinh doanh bình thờng Nợ phải trả ngời bánbao gồm các món nợ của việc mua vào nguyên vật liệu, thiết bị, điện nớc, sửachữa và rất nhiều sản phẩm, dịch vụ khác doanh nghiệp nhận đợc trớc ngàykết thúc năm

Các rủi ro cơ bản liên quan đến Nợ phải trả ng ời bán trong kiểmtoán BCTC:

- Nợ phải trả nói chung và nợ phải trả ngời bán nói riêng là khoản mụctrọng yếu trên BCTC của doanh nghiệp vì chúng thờng đợc coi là nguồn tài trợcho sản xuất kinh doanh và ảnh hởng trực tiếp đến khả năng thanh toán củadoanh nghiệp Nợ phải trả đợc quản lý một cách đúng đắn sẽ mang lại nhiều

lợi ích cho đơn vị trong việc huy động và sử dụng vốn Tuy nhiên, nếu nợ phảitrả không đợc quản lý chặt chẽ sẽ góp phần làm doanh nghiệp mất cân đối vềtài chính và mất khả năng thanh toán.

- Phản ánh nợ phải trả ngời bán không đầy đủ do cố tình ghi giảm nợphải trả ngời bán hoặc nhận hàng hoá và dịch vụ mà không phản ánh nợ phảitrả ngời bán Sai phạm này xảy ra do không tuân thủ các nguyên tắc kế toáncơ bản và thờng dẫn tới các sai lệch trên BCTC ảnh hởng đến kết quả kinhdoanh (do chi phí phản ánh không đúng kỳ) và làm tăng một cách giả tạo khảnăng thanh toán của doanh nghiệp

- Phản ánh nợ phải trả ngời bán không có thật (phản ánh khống) cũnglàm thay đổi các tỷ suất tài chính cơ bản và là dấu hiệu về một hành vi gianlận, rút tiền công quỹ đang thực hiện

- Không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả hay nợ phải thu khi lậpBCTC (ví dụ phải trả ngời bán có số d nợ cuối kỳ): sai sót này không gây ảnhhởng đến kết quả kinh doanh của kỳ kế toán nhng làm ngời sử dụng BCTChiểu sai khả năng thanh toán thực tế của đơn vị đợc kiểm toán

Vì vậy nội dung kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ của chu trìnhnày đi vào tìm hiểu việc kiểm tra chi tiết đối với Nợ phải trả ngời bán đợctrình bày trong bảng sau:

Các thủ tục kiểm tra chi tiết số d nợ phải trả ngời bán (Trích giáo trình Kiểm toán Tài chính)

nợ phải trả ngời bán

- Tính hợp lý chung

Số d tài khoản nợ phải trả ngời bán,các số d chi tiết trong sổ hạch toánchi tiết các tài khoản phải trả, cáctài khoản phản ánh tài sản và chiphí liên quan đều hợp lý.

-So sánh với tổng chi phí mua hàng năm trớc.-Xem xét các khoản phải trả nhằm phát hiện nhữngkhoản bất hợp lý nh không có bên bán và các khoản phảicó chịu lãi.

-Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chitiết với các năm trớc (theo từng khách hàng) để phát hiệncác biến động

- Các mục tiêu đặc thù

Các khoản phải trả trong danh sách(Bảng kê) thống nhất với sổ hạchtoán chi tiết Các khoản phải trả Sốtổng cộng đợc cộng đúng và thốngnhất với sổ cái tổng hợp

-Cộng tổng danh sách (Bảng kê) Các khoản phải trả.-Đối chiếu tổng cộng với Sổ cái tổng hợp.

-Đối chiếu với các hoá đơn của từng ngời bán với sổhạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên ngời bán và số tiền

Các khoản phải trả trong sổ hạchtoán chi tiết phải có căn cứ hợp lý.

-Đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hoáđơn và bảng kê (nếu có) của ngời bán.

-Lấy xác nhận các khoản phải trả, chú trọng các

khoản phải trả lớn và bất thờng.Các khoản phải trả hiện có đều ở

trong danh sách (Bảng kê) Cáckhoản phải trả (tính đầy đủ)

-Kiểm tra chi tiết các khoản nợ quá hạn.

Các khoản phải trả trong danh sáchđợc đánh giá đúng đắn.

-Thực hiện các thủ tục tơng tự nh đối với các khoảnnợ quá hạn và đối với tính có căn cứ hợp lý.

Các khoản phải trả trong danh sáchđợc phân loại đúng đắn.

- Kiểm tra sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả.Việc phản ánh nợ phải trả ngời bán

trong chu trình mua hàng và thanhtoán đợc vào sổ đúng kỳ.

-Thực hiện việc kiểm tra công nợ quá hạn -Đối chiếu với số liệu kiểm toán chu trình hàng tồnkho, xem xét hồ sơ mua hàng đi đờng.

Tài khoản nợ phải trả ngời bántrong chu trình mua hàng và thanhtoán đợc trình bày đúng đắn.

-Kiểm tra các khoản phải trả để đảm bảo nợ phải trảngời bán, nợ ngắn hạn và dài hạn (chịu lãi) đợc táchriêng.

2.3 Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Đây là khâu cuối cùng của quá trình kiểm toán BCTC Sau khi hoànthành các công việc kiểm toán tại từng chu trình riêng lẻ, để đảm bảo tính thậntrọng trong nghề nghiệp, thông thờng KTV không lập ngay Báo cáo kiểm toánmà thực hiện các công việc sau:

2.3.1 Xem xét các khoản nợ ngoài dự kiến

Nợ ngoài ý muốn là một khoản nợ tiềm ẩn trong tơng lai đối với mộtthành phần ở bên ngoài về một số tiền cha biết sinh ra từ các hoạt động đã xảyra Công việc này đặc biệt quan trọng trong kiểm toán chu trình mua hàng vàthanh toán vì nó chứa đựng nhiều khả năng xảy ra các khoản nợ ngoài ýmuốn

Việc xác định các khoản nợ ngoài ý muốn là rất khó nên các thủ tụckiểm toán thích hợp cho việc khảo sát các khoản nợ ngoài ý muốn không đợcxác định rõ ràng Dới đây là một số thủ tục thờng đợc sử dụng nhng khôngphải là mẫu chung cho tất cả các cuộc kiểm toán:

- Kiểm tra các chứng từ chứng minh của các hoá đơn cha thanh toánmột vài tuần sau ngày kết thúc năm

- Đối chiếu các báo cáo nhận hàng trớc ngày cuối năm với các hoá đơncủa ngời bán liên quan

- Đối chiếu các bảng liệt kê của ngời bán có số d nợ với danh sách cáckhoản phải trả

- Gửi các bản xác nhận cho ngời bán có quan hệ kinh doanh với kháchhàng

2.3.2 Đánh giá kết quả của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.

Kết quả kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán đợc đánh giá theocác khía cạnh:

- Việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán là phù hợp vớicác thông lệ quốc tế và tuân thủ các quy định về chế độ kế toán hiện hànhhoặc đợc chấp nhận

- Các hoạt động của doanh nghiệp có liên quan đến chu trình muahàng và thanh toán phải phù hợp với các đặc điểm hoạt động kinh danh củadoanh nghiệp

- Các chứng từ, sổ sách liên quan đến chu trình mua hàng và thanhtoán phải thể hiện đợc sự vận động của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán,và phải hợp lý

- Các thông tin về nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, các khoản nợ phảitrả ngời bán phải đảm bảo trung thực và hợp lý

Trên cơ sở kết quả của tất cả công việc đã thực hiện, KTV đa ra kếtluận cuối cùng và lập Báo cáo kiểm toán

2.3.3 Lập và phát hành Báo cáo Kiểm toán

Căn cứ nghững kết quả đã thu thập đợc của kiểm toán chu trình muahàng và thanh toán KTV tiến hành lập th quản lý nêu rõ những nhận xét,những sai sót trong quá trình thực hiện mua hàng và thanh toán tại đơn vị,đồng thời đa ra những kiến nghị

Sau khi hoàn thành công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanhtoán KTV tổng hợp kết quả chuyển cho Chủ nhiệm Kiểm toán (CNKT), trêncơ sở đó Chủ nhiệm Kiểm toán sẽ lập Báo cáo Kiểm toán

Chơng II Thực hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toántrong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty

TNHH Kiểm toán và T vấn tài chính quốc tế (IFC )

A tổng quan về hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Kiểm toán vàT vấn tài chính quốc tế (IFC)

I Quá trình hình thành và phát triển của công ty

1.Quá trình hình thành của Công ty

Công ty TNHH Kiểm toán và T vấn tài chính quốc tế (IFC) ra đời làmột trong những nhân tố góp phần tích cực vào thành tựu phát triển của nghềkiểm toán, kế toán và t vấn tài chính của Việt Nam cũng nh với hiệu quả sảnxuất kinh doanh của các doanh nghiệp tại Việt Nam

Công ty có tên giao dịch quốc tế là: International Auditing andFinancial Consuting Company, viết tắt IFC

Trụ sở tại: Nhà số 3 – Lô 11 - Đờng Trần Duy Hng – Hà Nội.Công ty TNHH Kiểm toán và T vấn Tài chính Quốc tế (IFC) đợc thànhlập vào ngày 24 tháng 10 năm 2001 bởi những kiểm toán viên u tú đã có thâmniên tại các công ty Kiểm toán và T vấn hàng đầu của Việt Nam Sự ra đời củaIFC xuất phát từ tâm huyết đợc mang kiến thức và kinh nghiệm của mình đểchia sẻ với khách hàng, cùng khách hàng vợt qua các thách thức, thành côngtrong quá trình phát triển kinh doanh và hội nhập kinh tế quốc tế Công ty đợcthành lập theo hình thức TNHH ba thành viên Có t cách pháp nhân và hoạtđộng theo một doanh nghiệp hiện hành Ngời đại diện cho công ty trớc phápluật là: Giám đốc Công ty Ông Lê Xuân Thắng

Chức năng nhiệm vụ của Công ty IFC

Là một công ty kiểm toán độc lập với chức năng cơ bản là xác minh vàbảy tỏ ý kiến của mình về tính trung thực, hợp lý của các bảng khai tài chínhcủa khách thể kiểm toán (các khách hàng) Công ty có tổ chức có phơng phápcó con ngời để tiến hành việc xác minh để đa ra đợc những ý kiến tốt nhất tạosự tin tởng cho khách hàng và những ngời quan tâm

Với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận của mình, Công ty IFC đem tất cảkiến thức và kinh nghiệm của các thành viên cộng với sự nỗ lực của toàn bộcán bộ công nhân viên Để đem đến cho khách hàng của mình các dịch vụkiểm toán, kế toán và t vấn tài chính với chất lợng hàng đầu hiệu quả kinh tếcao Công ty sẵn sàng chia sẻ những kinh nghiệm, những hiểu biết về thực tiễnvề môi trờng kinh doanh đối với khách hàng, cùng đa ra các biện pháp giảiquyết tốt nhất

Sự ra đời của Công ty đã góp phần vào sự phát triển chung của ngànhkiểm toán đang còn mới mẻ Công ty IFC ý thức đợc điều đó đã không ngừnghọc hỏi kinh nghiệm kiến thức từ các công ty từ các hành khách Công ty IFC

còn đem các kiến thức và kinh nghiệm của mình về ngành kiểm toán t vấn tàichính chia sẻ phổ biến tới các đối tợng quan tâm Nói một cách khái quát mụctiêu và nhiệm vụ cơ bản của công ty đó là đa ra các dịch vụ có chất lợng caonhất, hiệu quả kinh tế nhất đối với khách hàng.

2 Chuyên ngành hoạt động

IFC Là Công ty kiểm toán cung cấp nhiều dịch vụ chuyên ngành chonhiều khách hàng lớn là các doanh nghiệp hàng đầu trong các ngành nghề đếncác doanh nghiệp mới xuất hiện trên thị trờng Các doanh nghiệp đợc nhà nớcxếp hạng đặc biệt (các tổng công ty thành lập, theo quyết định số 90, 91 củaThủ tớng), đến các doanh nghiệp có vấn đề đầu t nớc ngoài và rất nhiều dự ándo các ngân hàng, tổ chức phi chính phủ tài trợ… Từ đó lập một khách hàng rất hài lòng vềcác dịch vụ mà công ty đã và đang cung cấp Các dịch vụ chủ yếu mà công tycung cấp là: kiểm toán, kế toán, t vấn thuế và tài chính

Sơ đồ 4: Cơ cấu dịch vụ tại Công ty IFC năm 2004.

2.1 Dịch vụ kiểm toán

Với đội ngũ nhân viên có trình độ và kinh nghiệm, nhiều thành viên củaCông ty đã có chứng chỉ kiểm toán viên quốc gia (IFC) và đang theo học cácchơng trình đào tạo quốc tế Dịch vụ kiểm toán mà công ty cung cấp có thểnói là dịch vụ chất lợng cao đạt trình độ quốc tế

Các dịch vụ kiểm toán chủ yếu

Cơ cấu dịch vụ tại IFC năm 2004

68%26%

6%

Kiểm toánT vấnDịch vụ khác

- Kiểm toán theo luật định, kiểm toán chuẩn đoán (giá trị gia tăng).- Soát xét có giới hạn và các thủ tục đợc thống nhất.

- Kiểm toán toàn diện.- Soát xét thủ tục và hệ thống kiểm soát nội bộ.- Kiểm toán nội bộ

- Kiểm toán dự án.Các kiểm toán viên của IFC nắm vững và có kiến thức sâu rộng về kếtoán, thuế luật, chuẩn mực kế toán, chuẩn mực kiểm toán hiện hành của ViệtNam cũng nh Quốc tế Vì vậy việc phục vụ cung cấp dịch vụ kiểm toán chokhách hàng sẽ mang lại hiệu quả cao

2.2 Dịch vụ kế toán

Bộ phận cung cấp dịch vụ kế toán của Công ty có nhiều năm kinhnghiệm, từng hoạt động trong các công ty lớn khác có kinh nghiệm t vấn kếtoán cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có vốn đầu t nớcngoài, các dự án do quốc tế tài trợ và tổng công ty lớn các dịch vụ kế toán chủyếu:

- Thiết lập hệ thống kế toán, t vấn xây dựng và lựa chọn phần mẫu.- Dịch vụ sổ sách kế toán

- Chuyển đổi báo cáo tài chính giữa VAS, IAS và các chuẩn mựckiểm toán khác

- Đào tạo và tổ chức hội thảo.Với kiến thức và kinh nghiệm vốn có của các kiểm toán viên công ty, đãđợc mời thờng xuyên tham gia soạn thảo và xây dựng các chuẩn mực kế toánvà kiểm toán… Từ đó lập một Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng các văn bản liên quan đếnlĩnh vực tài chính, kế toán, kiểm toán… Từ đó lập một của Bộ Tài chính và các cơ quan liênquan Do đó công ty có thể đa ra cho khách hàng của mình những dự báo vềnhững thay đổi trong quy định về kế toán và thuế để đa ra các kế hoạch hoạtđộng có hiệu quả cao nhất

2.3 Dịch vụ t vấn thuế và tài chính

Đây là một thế mạnh thứ hai của Công ty việc cung cấp dịch vụ này cónhững lợi thế nhất định do các kiểm toán viên của công ty rất thông thạo cácchế độ, chuẩn mực kế toán và việc cung cấp dịch vụ thờng đi kèm dịch vụkiểm toán

 Các dịch vụ về thuế:

- Các dịch vụ t vấn thuế theo kỳ

- Dịch vụ t vấn tuân thủ các quy định về thuế.- Lập kế hoạch thuế.

- Dịch vụ tuyển dụng.- Dịch vụ t vấn đầu t.- Tổ chức hội thảo.- Dịch vụ hoàn thuế và kiến nghị về thuế.- Các dịch vụ khác về pháp lý và thủ tục. Các dịch vụ về tài chính:

Do môi trờng kinh doanh ở Việt Nam còn cha đợc hoàn thiện và cácchính sách thuế còn chồng chéo hoặc cha bao phủ hết các quan hệ kinh tế.Mặt khác các quy định các chế độ thực còn nhiều mâu thuẫn chồng chéo Dovậy các doanh nghiệp rất cần các nhà t vấn, các dịch vụ t vấn về tài chínhdoanh nghiệp

- T vấn mua bán và sát nhập công ty.- Kiểm toán đánh giá toàn diện về tài chính - Nghiên cứu thị trờng

- Dịch vụ định giá t sản, xác định giá trị doanh nghiệp.- Phân tích và soát xét tài chính

- T vấn lập phơng án vay vốn ngân hàng và huy động vốn.- Tái cơ cấu doanh nghiệp

- Tái cơ cấu nợ.- Dịch vụ t vấn đầu t.- Tăng cờng hiệu suất lợi nhuận.- Nghiên cứu khả thi

Với đội ngũ chuyên gia am hiểu về luật pháp môi trờng kinh doanhcũng nh ngành nghề kinh doanh, đồng thời có các mối quan hệ sâu rộng vớicác ngành, Bộ Đây là những nhân tố thuận lợi để công ty phục vụ khách tốthơn

 Các giải pháp quản lý:

- Lựa chọn hệ thống - Phân tích và thiết kế hệ thống.- áp dụng hệ thống ứng dụng MRP, ERP.- Kiểm toán đánh giá hệ thống thông tin.Mặc dù đây là một loại hình còn khá mới mẻ và chiếm một tỷ trọngthấp trong diện tích nhng công ty luôn coi việc cung cấp loại hình dịch vụ nàylà hoạt động lâu dài của mình và sẽ mang lại hiệu quả trong tơng lai

Các dịch vụ mà công ty đã và đang cung cấp cho khách hàng là tơngđối đa dạng và có chất lợng cao Trong thời gian tới, công ty có dự định sẽ mởrộng hơn các dịch vụ của mình tới mọi thành phần khách hàng.

3 Quá trình phát triển

3.1 Kết quả hoạt động

Trong suốt ba năm kể từ ngày thành lập công ty IFC không ngừng lớnmạnh công ty đã khẳng định đợc chỗ đứng trong thị trờng kiểm toán Công tyđã và đang cung cấp những dịch vụ chuyên ngành đạt tiêu chuẩn quốc tế

Công ty không ngừng tiếp thu những kỹ thuật kiểm toán tiên tiến, bằngcách cử các thành viên trong công ty tham gia các khóa học đào tạo của cáchãng kiểm toán và t vấn hàng đầu thế giới nh: KPMG, Deloitte ToucheTohmatsu… Từ đó lập một các nhân viên chuyên nghiệp của công ty cũng đã trải qua các ch-ơng trình đào tạo có hệ thống về cả chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng quảnlý

Công ty IFC không ngừng mở rộng phạm vi cả về chất lợng lẫn số lợng.Từ khi thành lập công ty chỉ có 20 nhân viên đến nay lên đến 42 ngời và đặcbiệt hơn, số kiểm toán viên có chứng chỉ CPA ban đầu từ 4 ngời đã đợc nânglên 8 ngời

Về doanh thu IFC từ những năm 2001 chỉ đạt 250 triệu đến năm 2004đạt 1,5 tỷ đứng vào đội ngũ 15 công ty kiểm toán mạnh hàng đầu Việt Nam

Sơ đồ 5: Biểu đồ doanh thu của công ty IFC.

Doanh thu IFC

020406080100120

Số hợp đồngDoanh thu (trăm triệu đồng

4 Tổ chức bộ máy quản lý

Những thành công mà công ty có đợc một phần là do công ty đã nghiêncứu, xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đảm bảo tính hiệuquả và nâng cao khả năng cạnh tranh trong quá trình hoạt động

Cơ cấu bộ máy quản lý theo mô hình chức năng

Sơ đồ 6: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

5 Khách hàng chủ yếu của công ty

Trong quá trình hoạt động công ty IFC đã từng phục vụ rất nhiều đối ợng khách hàng Điều này cũng nói lên rằng Công ty đã đợc một sự tín nhiệm,tin cậy nhất định từ phía khách hàng Công ty đã đang và sẽ có thêm nhiềukhách hàng mới tìm đến công ty Qua biểu đồ (*) ta thấy số hợp đồng vớikhách hàng của công ty không ngừng tăng

t-Một số khách hàng mà công ty IFC đã từng phục vụ: Doanh nghiệp sản xuất:

Công ty Xi măng Hoàng Thạch.Công ty Coca Cola Việt Nam Công ty Liên doanh Quốc tế Co Co.Công ty TNHH Điện tử LG

Tổng Công ty Dệt may Việt Nam.Tổng Công ty Điện lực Việt Nam Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam  Doanh nghiệp thơng mại và dịch vụ:

Hãng hàng không quốc gia Việt Nam (VN AIILINAS)Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

Tổng Công ty Bu chính Viễn thông Việt Nam

Giám đốc

Phòng nghiệp vụ 1 (t vấn)

Phòng nghiệp vụ 2

Phòng nghiệp

vụ 3

Phòng xây dựng cơ bản

Phòng hành chính tổng hợp

Công ty liên doanh TNHH Khách sạn Hà Nội.Công ty phát triển phần mềm Việt Nam (VASC). Ngân hàng, Bảo hiểm và các Công ty tài chính :

Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam Ngân hàng Thơng mại Cổ phần Quốc tếCông ty Bảo hiểm dầu khí

Công ty Bảo hiểm Việt Nam. Các dự án từ World Bank, ADB, SIDA :

Dự án giáo dục tiểu họcDự án cải tạo quốc lộ 1APhía khách hàng đã có nhiều khách hàng quay lại với công ty và nhiềuhợp đồng phục vụ dài hạn của công ty IFC Về phía công ty không ngừngnâng cao hiệu quả chất lợng các dịch vụ với phơng châm “Thành công củakhách hàng là nền tảng của sự phát triển của công ty”

Công ty hoạt động với phơng châm phục vụ khác hàng ân cần, hỗ trợkhách hàng phát triển vợt bậc, cung cấp các giải pháp quản lý tài chính mộtcách toàn diện, gắn sự tồn tại và phát triển của mình vào sự thành công củakhách hàng, đồng thời giúp cho Công ty có u thế với các đối thủ cạnh tranh.Cam kết này trở thành kim chỉ nam cho hành động của mọi thành viên trongHãng, từ Ban Giám đốc, các Chủ nhiệm kiểm toán đến từng nhân viên trongHãng

Công ty luôn tự hào về phơng châm luôn vì khác hàng của mình Đó làđộng lực cho mọi sự nỗ lực không mệt mỏi của toàn thể Ban lãnh đạo và nhânviên trong Công ty

B Thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểmtoán BCTC do công ty IFC thực hiện

I Chuẩn bị và Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanhtoán

1 Lập và thảo luận hợp đồng kiểm toán và cử KTV thực hiện kiểm toán

Sau khi xem xét chấp nhận kiểm toán là việc ký kết hợp đồng kiểmtoán, hợp đồng kiểm toán phải ghi rõ nội dung chính, điều kiện, trách nhiệmcủa các bên cùng thời gian thực hiện kiểm toán Tiếp đó công ty IFC sẽ xemxét và củ đội ngủ nhân viên thực hiện cuộc kiểm toán

- Đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán

Đối với khách hàng là công ty ABC thì nhân lực bao gồm :Giám đốc : KTV Quốc Gia(CPA) Bùi Thế Dũng

Chủ nhiệm kiểm toán : KTV Quốc Gia(CPA) Phạm Gia ĐạtKTV : KTV Quốc Gia(CPA) Lê Tuấn Anh

TLKTV: Nguyễn Hu PhơngTLKTV: Đổng Hơng GiangTLKTV: Phan Thanh Phúc

Trong cuộc kiểm toán thực hiện tại Công ty ABC xác định không cósự tham gia bên ngoài

Kế hạch về thời gian của cuộc kiểm toán phụ thuộc vào đánh giá chủquan của ban giám đốc và chủ nhiệm kiểm toán sau khi đã tóm tắt kết quảkhảo sát khách hàng cũng nh đánh giá rủi ro hợp đồng, môi trờng kiểmsoát.Thời gian của cuộc kiểm toán cũng phụ thuộc vào đội ngũ nhân lực kiểmtoán

2 Tìm hiểu về ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng

Bớc công việc này giúp cho KTV có đợc những hiểu biết ban đầu vềkhách hàng về ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng và đặc biệtlà về chu trình mua hàng và thanh toán Từ đó KTV có định hớng và thiết kếphơng pháp cho phù hợp

2.1 Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh của khách hàng

Khởi đầu của bớc lập kế hoạch kiểm toán là việc tìm hiểu về kháchhàng Đây là công việc rất quan trọng, nó giúp cho kiểm toán viên hiểu đợcnhững nét đặc thù về ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp từ đó kiểmtoán viên có thể đa ra những định hớng hợp lý trong quá trình lập kế hoạch

Việc tìm hiểu về khách hàng không chỉ đợc thực hiện trong giai đoạnlập kế hoạch kiểm toán mà còn đợc thực hiện trong suốt quá trình kiểm toánnhằm thu thập thêm những thông tin mới

 Công ty TNHH ABC chuyên kinh doanh sản xuất và lắp ráp xemáy có trụ sở chính tại 135 Bà Triệu Nhà máy đóng tại Khu công nghiệpBình Phú tỉnh Hà Tây

 Công ty TNHH ABC có tổng số vốn đầu t thực tế là 300.000.000.000đồng (Ba trăm tỷ đồng )trong đó vốn pháp định là 150.000.000.000 đồng (Mộttrăm năm mơi tỷ đồng) Đây là công ty TNHH một thành viên đợc có giấyphép kinh doanh số 946/GP –Hoạt động ngày 10/6/1998 của uỷ ban nhândân Thành Phố Hà Nội

 Lĩnh vực hoạt động của công ty: Công ty hoạt động trong lĩnh vựckinh doanh và sản xuất lắp ráp xe máy nhản hiệu NAGAKI, SUNGGHU,SHIONGSHI

 Về thị trờng tiêu thụ: Công ty có một thị trờng rộng lớn trải dài từmiền bắc đến miền nam với hệ thống đại lý cấp một, cấp hai có mặt trên hầuhết các tỉnh thành trong toàn quốc.

 BGĐ gồm có:

Tổng Giám đốc: Nguyễn Thị PhơngPhó Tổng Giám đốc thứ nhất :Lê Văn Hợi Phó Tổng Giám đốc thứ hai: Nguyễn Đình Đông Giám đốc điều hành: Nguyễn Thanh Phi

Kế toán trởng: Bùi Thị Lan

2.2 Tìm hiểu về hệ thống kế toán của khách hàng

Tìm hiểu hệ thống kế toán của công ty khách hàng là một phần khôngthể thiếu trong quá trình kiểm toán nói chung và quá trình lập kế hoạch kiểmtoán nói riêng, việc tìm hiểu hệ thống kế toán cho phép kiểm toán viên xácđịnh rủi ro tiềm tàng trong các chu trình khoản mục kế toán và từ đó triển khaimột kế hoạch kiểm toán tối u

Các vấn đề về chính sách kế toán tại công ty TNHH ABC bao gồm:

- Chế độ kế toán: Công ty áp dụng theo chế độ kế toán trong Doanh

Nghiệp vùa và nhỏ theo Quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày23/12/1996và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001cùng các chuẩn mực Kế Toán đợc thừa nhân rộng rải Công ty đang sủ dụngphần mềm kế toán máy của công SIS

- Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm.- Hạch toán ngoại tệ: Các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đợc quy đổi sang

đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kìphản ánh vào báo cáo kết quả kinh doanh Tiền và công nợ có gốc ngoại tệcuối kì đợc đánh giá theo tỷ giá do ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tạingày lập báo cáo tài chính Chênh lệch tỷ giá cuối kì đợc xử lí theo Thông t số89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính

- Hàng tồn kho: hàng tồn kho hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng

xuyên Giá trị hàng tồn kho bao gồm giá muachi phí cộng chi phí vận chuyển,chi phí thu mua Giá trị hàng xuất kho đợc tính theo phơng pháp trực tiếp chotừng loại sản phẩm theo đợt thu mua

- TSCĐ: hạch toán theo nguyên giá, hao mòn và giá trị còn lại Nguyên

giá của TSCĐ bao gồm giá mua + thuế nhập khẩu + chi phí vận chuyển, lắpđặt chạy thử