CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
Trang 1MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 2
NỘI DUNG 3
I / GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY NHÓM THỰC TẬP 3
1 / Thông tin chung 3
2 / Cơ cấu tổ chức 6
3 / Sản phẩm, thị trường 7
II / THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY 8
1 / Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất 9
2 / Nội dung kế hoạch sản xuất của công ty 11
3 / Phương pháp lập kế hoạch sản xuất của công ty 15
III / ĐÁNH GIÁ, KIẾN NGHỊ 16
1 / Những đổi mới trong công tác lập kế hoạch tại công ty 16
2/ Nhận xét đánh giá công tác kế hoạch tại doanh nghiệp: 18
2.1.Những ưu điểm: 18
2.2.Những yếu điểm của công ty trong công tác lập kế hoạch sản xuất 19 3 / Kiến nghị, đề xuất của nhóm: 20
TỔNG KẾT ĐỀ TÀI 22
PHỤ LỤC 23
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm qua, nền kinh tế nước ta có những biến chuyển rấtnhanh chóng và sâu sắc, đã thực hiện những đổi mới quan trọng có ý nghĩaquyết định tới bộ mặt đất nước Một trong những thay đổi dễ nhận thấy nhất đó
là sự thay đổi trong cơ chế của nền kinh tế : chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hóatập trung sang nền kinh tế hoạt động theo cơ chế thị trường dưới sự điều tiết củanhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa Công tác lập kế hoạch trong cácdoanh nghiệp vì thế cũng có sự chuyển biến căn bản Trong nền kinh tế thịtrường, vai trò của kế hoạch trong doanh nghiệp vẫn tiếp tục được khẳng đinh.Tuy nhiên, nhận thức, tư duy cho tới cách thức, phương pháp và cả nội dung của
kế hoạch trong doanh nghiệp đã khác trước rất nhiều Doanh nghiệp lập kếhoạch trong nền kinh tế không có kế hoạch đòi hỏi càng khó hơn, phức tạp hơn.Đặc biệt trong các công ty nhà nước hậu cổ phần hóa, sự thay đổi của công tác
kế hoạch càng rõ nét Trong khả năng tìm hiểu, nhóm nghiên cứu số 8 xin trìnhbày những kiến thức thu thập được sau quá trình tìm hiểu công tác lập kế hoạchsản xuất tại một doanh nghiệp như vậy
CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 1
Trang 3NỘI DUNG
I / GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY NHÓM THỰC TẬP
1 /
Thông tin chung
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG
CÔNG TRÌNH 1Tên giao dịch: CONSULTANCY – INVESTMENT AND CONSTRUCTION PROJECT JOINT STOCK COMPANY NO 1
Địa chỉ trụ sở chính: Số 152 đường Lê Duẩn, Phường Khâm Thiên, Quận Đống
Lịch sử hình thành của công ty được chia thành các giai đoạn sau:
Năm Tên doanh nghiệp Loại hình doanh
1955 Công ty kiến trúc I Doanh nghiệp nhà nước Liên hiệp đường sắt
Công ty được thành lập từ năm 1955 với tên gọi là Công ty kiến trúc I,trực thuộc liên hiệp đường sắt Việt Nam Đến năm 1985 đổi tên thành Công tyxây dựng công trình I do mở rộng thêm một số hoạt động kinh doanh khác,nhưng tính chất vẫn là một doanh nghiệp nhà nước Đến năm 2003, công ty bắtđầu tiến hành cổ phần hoá, và đến năm 2005 chính thức chuyển đổi từ doanhnghiệp nhà nước sang công ty cổ phần, theo quyết định số 3746/QĐ – BGTVT
Trang 407/12/2004 của Bộ Giao Thông Vận Tải Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanhcông ty cổ phần số: 0103008411, ngày 15/07/2005 do phòng đăng ký kinhdoanh - Sở Kế Hoạch và Đầu Tư -Hà Nội cấp.
Vốn điều lệ của công ty là: 5.000.000.000 đồng( 5 tỷ đồng Việt Nam) Theoquy định của pháp luật công ty thuộc vào loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ Danh sách cổ đông sáng lập gồm có: Tổng công ty đường sắt Việt Nam nắmgiữ 18.876 cổ phần chiếm 37.7% cổ phần và 148 cổ đông khác nắm giữ 31.124
cổ phần chiếm 62.3% cổ phần Người trực tiếp quản lý phần góp vốn của Tổngcông ty đường sắt Việt Nam là: Hoàng Minh Trung, đồng thời là Chủ tịch Hộiđồng Quản trị kiêm Giám đốc công ty
Ngành nghề kinh doanh của công ty ( theo đăng ký kinh doanh) gồm:
- Sản xuất tấm bê tông đúc sẵn , ống , cột bê tông , cọc bê tông cốt thép ;
- Dọn dẹp , tạo mặt bằng xây dựng ( san lấp mặt bằng ) ;
- Xây dựng công trình giao thông , công nghiệp, dân dụng , thủy lợi ;
- Xây dựng công trình đường ống cấp thoát nước ;
- Mua bán vật liệu xây dựng ;
- Kinh doanh dịch vụ nhà khách , nhà nghỉ ( không bao gồm kinh doanh phònghát karaoke , vũ trường , quán bar );
- Hoạt động hỗ trợ vận tải : bốc xếp hàng hóa , hoạt động kho bãi ;
- Kinh doanh bất động sản với
- Kiểm tra và phân tích kỹ thuật : thí quyền sở hữu hoặc đi thuê ;
- Các dịch vụ về kiến trúc xây dựng (không bao gồm dịch vụ thiết kế côngtrình);
- Kiểm tra và phân tích kỹ thuật: thí nghiệm, kiểm nghiệm vật liệu xây dựngcông trình ; thí nghiệm , kiểm tra độ bền cơ học bê tông , điện lạnh ;
- Lắp đặt thiết bị phòng cháy chữa cháy , kết cấu ;
Tình hình nhân lực hiện nay của công ty ( số liệu thu thập được tại thời điểmtháng 10/2007) như sau:
Tổng số lao động chính thức là: 507 người
- Cán bộ chuyên môn có 105 người Trong đó, trình độ đại học và trên đại học
là 60 người, trung cấp 45 người
- Công nhân kỹ thuật có 402 người Trong đó công nhân bậc 2 + 3 là 72 côngnhân, bậc 4: 156 công nhân, bậc 5: 128 công nhân, bậc 6: 46 công nhân
Trang 5Trong đó, có 169 lao động có kinh nghiệm >15 năm, chiếm 33.3%
191 lao động có kinh nghiệm >10 năm, chiếm 37.7%
91 lao động có kinh nghiệm >5 năm, chiếm 17.9%
56 lao động có kinh nghiệm <5 năm, chiếm 11.1%
Nhìn chung lao động của công ty là đội ngũ có thâm niêm, kinh nghiệm vàtrình độ Ngoài ra khi công ty nhận được các hợp đồng thi công xây dựng, công
ty sẽ thuê thêm nguồn nhân lực ở bên ngoài để đáp ứng nhu cầu mang tính chấtthời vụ
Về tình hình tài sản của công ty:
Hiện nay công ty đang sở hữu một danh mục thiết bị thi công công trìnhkhá hiện đại, được nhập khẩu từ các nước tiên tiến như: Nhật Bản, Hàn Quốc,Đức, Nga, Trung Quốc…Ví dụ: cần cẩu tháp TOPKIT (italia), máy vận thăngTP-14-16,H35 ( Nga ), cần cẩu, …Thiết bị kiểm tra: máy kinh vĩ, áy thủy bình,súng kiểm tra cường độ bê tông,…Các thiết bị của công ty đều khá mới, tính đếnhiện nay còn >80% giá trị, một số đang còn 100% hay 98% giá trị
Trang 6Giám đốc công ty đồng thời là chủ tịch hội đồng quản trị (đại diện cho cổđông lớn nhất) : KS Hoàng Minh Trung.
Phòng tổ
chức cán bộ -
lao động
Phòng hành chính tổng hợp
Phòng kế hoạch - kỹ thuật
Phòng kế toán - tài vụ
và xây dựng
XN
XD Công trình 203
XN
XD Công trình 303
Đội
XD
số 4
Phó giám đốc kinh doanh
Đội
XD
số 1
Hội đồng quản trị
Trang 7Các đơn vị thành viên trực thuộc : XN xây lắp điện nước, XN vật tư vàxây dựng, XN xây dựng công trình 203, 303 và 703, Các đội xây dựng số 1, 4 và
6 Các xí nghiệp và đội xây dựng trực thuộc được đặt tại các tỉnh Miền Bắc( từPhủ Lý trở ra) Ngoài ra công ty còn thành lập một chi nhánh đặt ở TP Hồ ChíMinh và một chi nhánh đặt tại Đà Nẵng
Bộ phận kế hoạch trong công ty là: Phòng kế hoạch – kỹ thuật
Tổ chức phòng gồm có: Trưởng phòng (Ông Trần Đức Tân), 1 phó phòng phụtrách kế hoạch, 1 phó phòng phụ trách kỹ thuật, 3 cán bộ phụ trách chuyên môn
3 / Sản phẩm, thị trường
a Sản phẩm
Công ty có các hoạt động kinh doanh chính sau:
1- Xây dựng dân dụng và công nghiệp
2- Sản xuất vật liệu xây dựng
3- Thi công các công trình hạ tầng
4- Xây dựng giao thông , thủy lợi
5- Sản xuất kết cấu thép gỗ
6- Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn
Nên sản phẩm của công ty là các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệpnhư: nhà cửa, trường học, nhà nghỉ, xí nghiệp…; Các công trình hạ tầng; Cáccông trình giao thông, thuỷ lợi như: nhà ga, bãi hàng, nhà điều hành cảng, tuyếnmương thoát nước…; Các vật liệu xây dựng; Kết cấu thép gỗ như: tấm bê tông,ống, cột bê tông, cọc bê tông cốt thép, …Ngoài ra công ty còn kinh doanh một
số loại hình dịch vụ khác như: mua bán vật liệu xây dựng, dọn dẹp tạo mặt bằngxây dựng, hoạt động hỗ trợ vận tải: bốc xếp hàng hoá, hoạt động kho bãi, kinhdoanh bất động sản với quyền sở hữu hoặc đi thuê, kinh doanh dịch vụ nhàhàng, nhà nghỉ, lắp đặt thiết bị phòng cháy chữa cháy, kiểm tra và phân tích kỹthuật, các dịch vụ về kiến trúc xây dựng (không bao gồm dịch vụ thiết kế côngtrình)…Để tránh rủi ro đồng thời tăng cường cơ hội tìm kiếm lợi nhuận công ty
đã chú trọng mở rộng các loại hình kinh doanh đặc biệt là trong những năm gầnđây, công ty đã tham gia vào lĩnh vực kinh doanh dịch vụ Trong các sản phẩmcủa công ty, sản phẩm chính vẫn là các công trình xây dựng dân dụng, côngnghiệp, hạ tầng, giao thông Phương thức để có được các hợp đồng xây dựngcủa công ty là: đấu thầu ( với các hợp đồng có giá trị lớn và có mở thầu theo quy
Trang 8định của pháp luật), nhận đặt hàng, tìm kiếm ký kết các hợp đồng, chỉ định thicông…
Công ty đã có 52năm kinh nghiệm trong xây dựng dân dụng
Loại hình công trình xây dựng Số năm kinh nghiệm
(năm)
b Về thị trường:
Công ty hoạt động chính trong lĩnh vực xây dựng và một số lĩnh vực dịch
vụ khác như: tư vấn, đầu tư, vận tải…Về phạm vi thị trường là trên cả nước.Công ty hiện nay nhận thi công các công trình từ Bắc vào Nam, bao gồm cáccông trình xây dựng trong ngành Đường sắt và ngoài ngành, các công trình dândụng và chuyên dụng Khi nhận được hợp đồng xây, công ty sẽ giao cho các xínghiệp thành viên cụ thể, các xí nghiệp thành viên sẽ thành lập các đội sản xuất
di chuyển tới địa điểm xây dựng, thành lập văn phòng Do vậy, dù các xí nghiệpcủa công ty đặt tại các tỉnh Miền Bắc nhưng công ty có thể nhận các hợp đồngxây dựng ở khắp các tỉnh Công trình mới nhất đang thực hiện là công trình xâydựng cải tạo nhà chính (nhà đón tiếp) ga Sài Gòn – TP Hồ Chí Minh
Một số công trình ( hợp đồng ) chính Công ty đã thi công – trình bày tạiphụ lục số 1
II / THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY.
Trong quá trình nghiên cứu, nhóm thực tập đã đi sâu tìm hiểu mảng kếhoạch sản xuất trong doanh nghiệp vì lý do đây là kế hoạch thành phần có biểuhiện và vai trò rõ nét nhất tại doanh nghiệp Lập kế hoạch sản xuất, theo dõigiám sát thực hiện cũng là nhiệm vụ chính của bộ phận kế hoạch của công ty.Đây là bộ phận được chú trọng nhiều nhất tại công ty Do sản phẩm chính củacông ty là công trình xây dựng, hoạt động chủ yếu của công ty là xây dựng dân
Trang 9dụng và chuyên dụng nên kế hoạch sản xuất của công ty chỉ được lập cho mảngxây dựng, các mảng kinh doanh khác như sản xuất vật liệu xây dựng hay kinhdoanh dịch vụ hầu như không được lập kế hoạch trước.
1 / Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất
Quy trình lập kế hoạch tại doanh nghiệp được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1 Xác định các căn cứ để xây dựng kế hoạch
Đây là bước được các nhà kế hoạch của công ty coi trọng nhất Các căn cứ đểxây dựng kế hoạch sản xuất bao gồm :
Thứ nhất, Báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty kỳ trước Cuối mỗi kỳ kế
hoạch công ty dựa vào báo cáo thực hiện được của kỳ trước để tiếp tục lên kếhoạch cho kỳ tiếp theo
Thứ hai, Các dự án hiện đang có của công ty Do đặc tính sản xuất của công ty
là sản xuất theo hợp đồng, theo dự án Một công trình xây dựng của công tythường kéo dài và có thể từ kỳ kế hoạch này sang kỳ kế hoạch khác Vì thế khilập kế hoạch sản xuất những dự án đang tiến hành sẽ tiếp tục được lồng vào kếhoạch thực hiện của năm kế hoạch Đồng thời những dự án này cũng sẽ hạn chếkhả năng nguồn lực của công ty để có thể nhận thêm các hợp đồng mới
Thứ ba, Dự tính các công trình, các hợp đồng có thể nhận được trong kỳ kế
hoạch Thông qua các nguồn thông tin, các mối quan hệ, công ty sẽ dự tínhnhững công trình có khả năng nhận được
Thứ tư, Cân đối dự báo với nguồn lực hiện có của công ty : máy móc thiết bị,
nhân công, khả năng kỹ thuật, khả năng tài chính
Thứ năm, Dự báo những điều kiện khách quan có thể tác động đến công ty trong
thời kỳ kế hoạch Dự tính thay đổi của thị trường, tận dụng tốt các mối quan hệvới các khách hàng cũ cũng như dự định đầu tư của các khách hàng mới( tiềmnăng).Quan trọng nhất là uy tín với khách hàng của công ty đã tạo được sự tincậy với khách hàng
Thứ sáu, Cân đối với định hướng của hội đồng quản trị trên cơ sở ý kiến của hội
đồng quản trị là cao nhất
Bước 2 Xây dựng kế hoạch sản xuất dự kiến cho năm kế hoạch
Dựa trên các căn cứ trên, phòng kế hoạch- kỹ thuật của công ty xây dựng bản
kế hoạch sản xuất dự kiến trong năm kế hoạch gồm có tên các công trình dựkiến có được, số lượng, giá trị, thời hạn thi công, thời hạn hoàn thành Từ đó xâydựng dự toán kinh phí của các hoạt động trong năm, dự tính thời gian, nhân lực,
Trang 10lên kế hoạch sản xuất dự trù Trên cơ sở kế hoạch sản xuất dự kiến, đề ra cácbiện pháp để có được các công trình như kế hoạch đã đạt ra Có cả những biệnpháp dài hạn như: tăng cường năng lực của công ty, tiếp tục cũng cố uy tín, danhtiếng của công ty….và những giải pháp trước mắt như: tăng cường mối quan hệvới các chủ đầu tư, tận dụng các mối quan hệ của khách hàng cũ đồng thời tăngcường tìm kiếm những khách hàng mới…Trong lĩnh vực xây dựng, để nhậnđược các hợp đồng xây dựng thì ngoài năng lực của công ty, vấn đề uy tín vàquan hệ là vô cùng quan trọng và nhiều khi trở thành điều kiện quyết định trongviệc có được các hợp đồng hay không.
Bước 3 Trình lên hội đồng quản trị và giám đốc công ty để phê duyệt và chỉnh
sửa nếu chưa đạt yêu cầu
Bước 4 Sau khi nhận được các hợp đồng mới, kết hợp với những công trình, dự
án đang thi công, công ty tiến hành lập kế hoạch chỉ đạo sản xuất cho cả năm kếhoạch và cho từng tháng với những công trình đã có Trình lên hội đồng quảntrị phê duyệt và chỉnh sửa kế hoạch chỉ đạo sản xuất
Bước 5 Với kế hoạch chỉ đạo sản xuất, tổ chức phổ biến kế hoạch tới các bộ
phận trong công ty, tới các phòng ban và đơn vị trực thuộc (bao gồm các XNxây dựng và đội xây dựng trực thuộc – đã trình bầy ở trên) Thu nhận ý kiếnphản hồi từ các đơn vị thành viên (sau khi nghiên cứu và cân đối khả năng cũngnhư nguồn lực, các đơn vị thành viên có ý kiến phản hồi và đề xuất nếu có)
Bước 6 Bộ phận kế hoạch (phòng kế hoạch – kỹ thuật) tiếp nhận phản hồi của
các đơn vị và thực hiện các điều chỉnh kế hoạch chỉ đạo sản xuất nếu cần thiết.Thống nhất kế hoạch chỉ đạo sản xuất cho kỳ kế hoạch và trình lãnh đạo công ty(hội đồng quản trị và giám đốc) duyệt lần cuối
Bước 7 Tổ chức phổ biến kế hoạch tới các đơn vị liên quan Tổ chức thực hiện
kế hoạch và giám sát thực hiện kế hoạch ( tại công ty, việc giám sát kế hoạchđược phòng kế hoạch – kỹ thuật thực hiện song song với giám sát kỹ thuật do đóviệc giám sát đạt được hiệu quả cao)
Cuối kỳ báo cáo tổng kết kế hoạch tổ chức xây dựng kế hoạch kỳ tới.(công tác xây dựng kế hoạch kỳ tiếp theo được bắt đầu từ khi kỳ kế hoạch cũ sắpkết thúc để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị ngắt quãng)
Trang 11Quy trình lập kế hoạch sản xuất tại doanh nghiệp
2 / Nội dung kế hoạch sản xuất của công ty
Các kế hoạch sản xuất của công ty gồm có: kế hoạch sản xuất dự kiến, Kếhoạch chỉ đạo sản xuất, Kế hoạch nhu cầu sản xuất
Kế hoạch sản xuất dự kiến:
Là kế hoạch doanh nghiệp đặt ra trên cơ sở dự tính những công trình công ty
có thể nhận được trong năm kế hoạch có tính tới khả năng của công ty cùngnhững giải pháp đề ra để có được công trình đó và xét tới cả những điều kiệnkhách quan khác Kế hoạch dự kiến sản xuất thường không được phổ biến rộng,chỉ bộ phận kế hoạch và một số cán bộ lãnh đạo chủ chốt thông qua kế hoạch dựkiến sản xuất Kế hoạch dự kiến sản xuất xác định: danh mục các công trình cóthể có, số lượng, trị giá hợp đồng, thời hạn thi công, thời hạn hoàn thành theohợp đồng, dự toán kinh phí cho từng hợp đồng Do hạn chế thông tin, nhómkhông thu thập được mẫu kế hoạch sản xuất dự kiến của công ty nên nhóm lậpmẫu theo thông tin điều tra được
KQ kỳ
trước
Kế hoạch
dự kiến sản xuất
Kế hoạch nhu cầu sản xuất
Thực hiện, giám sát, đánh giá
và điều chỉnh
Kế hoạch chỉ đạo sản xuất
Trang 12Kế hoạch dự kiến sản xuất
TÊN HỢP
ĐỒNG
TỔNG GIÁ TRỊ
DỰ TRÙ KINH PHÍ
THỜI HẠN THI CÔNG
THỜI HẠN HOÀN THÀNH
Kế hoạch chỉ đạo sản xuất của công ty
Là kế hoạch doanh nghiệp đặt ra dựa trên những hợp đồng đã có của công ty(cả những hợp đồng mới có và các dự án đang tiến hành) Bao gồm có kế hoạchchỉ đạo sản xuất cho cả năm và kế hoạch chỉ đạo sản xuất cho từng tháng Kếhoạch chỉ đạo sản xuất năm có phân công các đơn vị và thời gian hoàn thànhcũng như công tác giám sát Kế hoạch chỉ đạo sản xuất từng tháng có báo cáogiá trị sản xuất kinh doanh của tháng trước và dự kiến cho tháng tiếp theo
Dưới đây là 2 biểu mẫu mà nhóm thu thập được :
