Tổng quan về công ty Bảo Hiểm Dầu Khí VN.doc.DOC

Tổng quan về công ty Bảo Hiểm Dầu Khí VN

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰCTẬP VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tổng quan về công ty bảo hiểm dầu khí Việt Nam

Chỗ thực tập: Công ty Bảo Hiểm Dầu Khí Việt Nam- Chi nhánh khu vực

phía Tây Bắc, km9+500- Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội.

Người hướng dẫn thực tập: Anh Trần Quang Long- Trưởng phòng

kinh doanh Hàng Hải SĐT: 0913005589.

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Dầu khí là ngành kinh tế kĩ thuật quan trọng, không chỉ tạo ra nguồn thu lớn cho ngân sách quốc gia mà còn góp phần đảm bảo an ninh năng lượng, an ninh quốc phòng cho đất nước Ngành dầu khí với số vốn đầu tư vô cùng lớn lại có phạm vi hoạt động rất rộng, ở trên bờ, thềm lục địa, vùng nước sâu xa bờ, vùng chồng lấn nên các sự cố bất thường là điều khó tránh khỏi, thậm chí có thể xảy ra thảm hoạ nếu việc quản lý rủi ro không được kiểm soát tốt Chính vì vậy, việc thành lập một công ty bảo hiểm chuyên ngành là một tất yếu khách quan, nhằm tư vấn về công tác quản lý rủi ro và thu xếp bảo hiểm tài sản và con người cho toàn ngành dầu khí Năm 1996, chính phủ đã có quyết định thành lập Công ty Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam và ngay từ khi ra đời Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam đã đáp ứng được đòi hỏi khách quan đó và hơn thế nữa công ty đã tạo được nguồn thu cho ngân sách và cho Tổng công ty Dầu khí Việt Nam.

Trong mười năm qua, bảo hiểm dầu khí Việt Nam đã có những bước phát triển vượt bậc Một mặt, đảm bảo an toàn cho tài sản và con người của ngành dầu khí trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác hoạt động sản

xuất kinh doanh có hiệu quả cao, doanh thu tăng nhanh từ hơn 50 tỷ đồng năm 1996 lên xấp xỉ 800 tỷ đồng năm 2005.

Dầu khí là ngành kinh tế trọng điểm quốc gia, có vốn đầu tư rất lớn và độ rủi ro cao Tham gia vào thăm dò khai thác dầu khí ở Việt Nam là hàng loạt các tập đoàn kinh tế quốc tế lớn Tổng công ty dầu khí Việt Nam ngoài việc quản lý triển khai công tác dầu khí ở Việt Nam cũng đang từng bước vươn mạnh ra thị trường quốc tế, việc thành lập công ty bảo hiểm dầu khí Việt Nam với nhiệm vụ xây dựng chương trình quản lý rủi ro đảm bảo an toàn tài sản, hoạt động của ngành dầu khí và trực tiếp kinh doanh sinh lợi Ngày 23 tháng 1 năm 1996, Công ty Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam (BHDK VN) được thành lập Với lợi thế của ngành dầu khí, sự phát triển của BHDK VN trong 10 năm qua đã được đánh dấu bằng những bước tiến vững vàng, khẳng định với khách hàng hình ảnh một thương hiệu mạnh với tập thể đội ngũ lãnh đạo, cán bộ nhân viên đoàn kết, năng động và chuyên nghiệp.

Trong giai đoạn 5 năm đầu tiên (1996 – 2000), BHDK VN đã duy trì và củng cố hoạt động của mình với tổng doanh thu đạt 514 tỷ đồng, nộp ngân sách nhà nước trên 48 tỷ và 30 tỷ đồng lợi nhuận Đây là giai đoạn công ty xây dựng cơ sở vật chất, đào tạo đội ngũ nhân viên để chuẩn bị cho các bước phát triển trong tương lai.

Năm 2001, thị trường bảo hiểm phải đối mặt với biến động lớn, hàng loạt các tổn thất nghiêm trọng do thảm hoạ thiên tai, khủng bố, khủng hoảng kinh tế khu vực Đặc biệt sau sự kiện khủng bố, khủng hoảng kinh tế khu vực Đặc biệt sau 11/9, thị trường bảo hiểm quốc tế hầu như đóng băng, nhiều nhà bảo hiểm rút lui khỏi thị trường, nhưng với giải pháp hợp lý trong kinh doanh, BHDK VN đã vượt qua khó khăn, thu xếp bảo hiểm an toàn, cấp đơn bảo hiểm đạt chuẩn quốc tế cho tài sản, hoạt động của khách hàng mà điển hình là thành công trong công tác bảo hiểm cho XNLD VSP, đơn vị có giá trị tài sản

lớn nhất Việt Nam Đây chính là thời điểm khẳng định vị thế của BHDK VN: doanh thu đạt187 tỷ đồng, tăng 167% so với năm 2000, các nhà bảo hiểm và môi giới quốc tế nhìn nhận vai trò chủ đạo của BHDK VN trên thị trường bảo hiểm năng lượng Việt Nam Từ năm 2002, BHDK VN đã tận dụng lợi thế thương hiệu và nằng lực tài chính để vươn lên thống lĩnh thị trường bảo hiểm năng lượng Việt Nam, dẫn đầu thị trường ở lĩnh vực bảo hiểm hàng hải, xây dựng lắp đặt.

Đặc biệt, năm 2004 và 2005, BHDKVN đã có bước trưởng thành quan trọng về cung cấp dịch vụ bảo hiểm cho các dự án dầu khí lớn tại nước ngoài như đồng bảo hiểm cho dự án xây lắp giàn khai thác của nhà thầu KNOC tại Hàn Quốc, đồng bảo hiểm cho các mỏ MP3 CAA ở khu vực khai thác chung MP3 thuộc vùng chồng lấn giữa Malaysia – Việt Nam, bảo hiểm cho 03 giếng khoan thăm dò ở Agieria, bảo hiểm đóng giàn khoan 90m nước của nhà thầu Keppel Fels ở Singapore Gần đây nhất là việc đàm phán hoàn tất chuyển giao chương trình bảo hiểm tàu FPSO MV9 của nhà thầu Modec/Mitsui Nhật Bản cho BHDK Việt Nam ,nâng tổng số phí bảo hiểm thu của các công ty nước ngoài lên hàng chục triệu USD Ngoài ra, BHDKVN còn tăng cường nhận tái bảo hiểm từ Triều Tiên, Trung Quốc Công ty đã thành lập các chi nhánh khu vực và phát triển mạng lưới đại lý chuyên nghiệp trên khắp các tỉnh thành trong cả nước Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 được công ty áp dụng hiệu qủa từ năm 2002 đã giúp kiểm soát chặt chẽ quy trình cấp đơn bảo hiểm và kiểm soát nội bộ đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng Doanh thu tăng trưởng từ năm 2002 lần lượt đạt498 tỷ đồng, 592 tỷ đồng, 610 tỷ đồng, tổng số nộp ngân sách đạt xấp xỉ 800 tỷ đồng Ước tính tổng doanh thu giai đoạn 2001 – 2005 sẽ đạt trên 600% so với giai đoạn 1996 – 2000.

Công tác bồi trường bảo hiểm luôn được BHDK VN tiến hành kịp thời, nhanh chóng, thoả đáng, đúng luật và đảm bảo quyền lợi của khách hàng Hàng năm, BHDKVN giải quyết hàng ngàn vụ bồi thường lên tới hàng trăm tỷ đồng Hiện nay, công ty đang tiếp tục xem xét bồi thường các vụ tổn thất phát sinh ước tính trên 600 tỷ đồng cho khách hàng.

Song song với kinh doanh bảo hiểm, BHDK VN đã sử dụng các quỹ dự phòng và tiền kinh doanh nhàn rỗi khoảng 350 tỷ đồng/năm để đầu tư vào các công trình có lợi nhuận cao của ngành dầu khí, đầu tư tiền gửi, kì phiếu, trái phiếu, kinh doanh chứng khoán, liên doanh liên kết Hoạt động đầu tư tài chính đã đem lại kết quả tốt, lợi nhuận đầu tư hàng năm đạt 20 – 25 tỷ đồng, nâng cao năng lực phục vụ khách hàng.

Bảo Hiểm Dầu khí Việt Nam đang ngày càng khẳng định vị thế trên thị trường bảo hiểm Việt Nam và quốc tế, xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp với chiến lược xây dựng tập đoàn ngành dầu khí vững mạnh Với sự hỗ trợ mạnh mẽ của khách hàng cùng nỗ lực của chính mình, BHDKVN đã sẵn sàng trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước.

1.1.2 Chức năng của cơ quan1.1.2.1 Các loại hình bảo hiểm

Bảo hiểm năng lượng: Bảo hiểm trách nhiệm toàn diện đối với những

thiệt hại về người và tài sản của các nhà điều hành thuê khai thác dầu khí,các nhà thầu khoan và các nhà thầu cung ứng dịch vụ cho giếng dầu hoặc khí, bảo hiểm rủi ro xà lan khoan/giàn khoan di động, bảo hiểm rủi ro giàn khoan cố định, bảo hiểm rủi ro thiết bị giếng khoan dầu và khí, bảo hiểm thăm dò và phát triển năng lượng (Bảo hiểm khống chế giếng), bảo hiểm dự án xây dụng lắp đặt ngoài khơi.

Bảo hiểm hàng hải: bảo hiểm thânz tàu, bảo hiểm TNDS chủ tàu, bảo

hiểm tai nạn thuyền viên, bảo hiểm hàng hoá(vận chuyển đường không, đường sắt, đường bộ và đường thuỷ).

Bảo hiểm kỹ thuật: bảo hiểm mọi rủi ro xây dựng, bảo hiểm mọi rủi ro

lắp đặt, bảo hiểm thiết bị điện tử, bảo hiểm đổ vỡ máy móc, bảo hiểm mọi rủi ro công nghiệp, bảo hiểm gián đoạn kinh doanh.

Bảo hiểm tài sản: bảo hiểm mọi rủi ro tài sản, bảo hiểm hoả hoạn và rủi

ro đặc biệt, bảo hiểm tiền, bảo hiểm trộm cắp, bảo hiểm thiệt hại nhà tư nhân

Bảo hiểm trách nhiệm: bảo hiểm trách nhiệm cho người thứ 3, bảo

hiểm trách nhiệm sản phẩm, bảo hiểm trách nhiệm bồi thường cho người lao động, bảo hiểm trách nhiệm công cộng, bảo hiểm bồi thường trách nhiệm nghề nghiệp rủi ro tư vấn thiết kế, bảo hiểm trách nhiệm nghề ghiệp, điều khoản bảo hiểm bồi thường cho người lao động trong các doanh nghiệp xây dựng, lắp đặt(bắt buộc ).

Bảo hiểm con người: bảo hiểm tai nạn cá nhân, bảo hiểm sinh mạng cá

nhân, bảo hiểm trợ cấp nằm viện và phẫu thuật, bảo hiểm con người kết hợp, bảo hiểm du lịch trong nước, bảo hiểm người Việt Nam du lịch nước ngoài, bảo hiểm tai nạn cá nhân đối với người nước ngoài MTN>10,000 USD.

Bảo hiểm xe cơ giới: bảo hiểm TNDS của chủ xe đối với người thứ ba

và đối với hành khách trên xe, bảo hiểm TNDS của chủ xe đối với hàng hoá trở trên xe, bảo hiểm thiệt hại xe cơ giới, bảo hiểm tai nạn lái phụ xe và người ngồi sau xe máy, người ngồi trên xe ô tô, bảo hiểm kết hợp xe cơ giới.

Bảo hiểm y tế tự nguyện

Bảo hiểm chi phí y tế và vận chuyển cấp cứuBảo hiểm khác

1.1.2.2 Hợp tác và tái bảo hiểm

Đây là một trong các ưu tiên hàng đầu của Bảo hiểm Dầu Khí Việt Nam Việc bảo hiểm cho các công trình lớn trong lĩnh vực Dầu khí, hàng không, phí bảo hiểm do thị trường quốc tế quyết định Vì vậy bảo hiểm dầu khí Việt Nam luôn quan tâm mở rộng, quan hệ tốt với các nhà bảo hiểm và môi giới bảo hiểm quốc tế để có mức phí cạnh tranh nhất phục vụ khách hàng.

Mặt khác, hiện nay năng lực của các công ty bảo hiểm trong nước chưa mạnh, thường chỉ giữ được khoảng 5%-7% của mỗi chương trình bảo hiểm lớn thì việc mở rộng các chương trình tái bảo hiểm cố định sẽ là điều kiện bảo hiểm an toàn nhất cho khách hàng.

1.1.2.3 Hoạt động đầu tư

Với số vốn điều lệ và các quỹ dự phòng >800 tỷ đồng và các khoản tiền nhàn rỗi trong kinh doanh, Bảo hiểm dầu khí Việt Nam đã đầu tư hiệu quả vào các dự án lớn như: Tàu chứa dầu, dự án phân phối khí thấp áp, các dự án đóng tàu và trong lĩnh vực ngân hàng, chứng khoán…

1.1.3 Sơ đồ tổ chức của tổng công ty BHDK VN

P BẢO HIỂM KỸ THUẬTP BẢO HIỂM HÀNG HẢIP BẢO HIỂM NĂNG

1.1.4 Cơ cấu tổ chức và nhân sự chi nhánh BHDK – KV Tây Bắc Về nhân sự

Ban lãnh đạo chi nhánh công ty BHDK-KV Tây Bắc gồm - Ông Phạm Văn Hải – Giám đốc chi nhánh

- Ông Đặng Văn Lanh – Phó giám đốc chi nhánh - Ông Trần Anh Tuấn - Phó giám đốc chi nhánh

Chi nhánh Tây Bắc hiện có 33 cán bộ và nhân viên 100% cán bộ, nhân viên của chi nhánh đều đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng và được đào tạo nghiệp vụ bảo hiểm Đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty luôn được đào tạo nâng cao trình độc chuyên môn nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Bên cạnh đó, chi nhánh còn có các cộng tác viên giàu kinh nghiệm tham gia từng công việc cụ thể.

1.1.5 Sơ đồ tổ chức của chi nhánh công ty BHDK – KV Tây Bắc

Trong đó:

Ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo, quản lý và lấy thông tin từ phòng hành

chính và phòng ban dự án.

Phòng hành chính kế toán làm nhiệm vụ quản lý và thực hiện công tác

nhân sự, lao động tiền lương đào tạo, thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh trong chi nhánh và định kì báo cáo kế toán thống kê Bảo vệ an ninh của chi nhánh, chỉ đạo thực hiện chế độ chính sách pháp luật của nhà nước, thực hiện các nội quy, quy chế của chi nhánh, thực hiện tốt hệ thống quản lý của chi nhánh.

Phòng bảo hiểm kĩ thuật kinh doanh trong lĩnh vực bảo hiểm kĩ thuật,

xây dựng lắp đặt tài sản, trách nhiệm, bảo hiểm trọn gói các dự án hạ nguồn

của ngành dầu khí Giúp giám đốc chỉ đạo kinh doanh đối với các lĩnh vực bảo hiểm kĩ thuật và thực hiện các công việc kinh doanh khác do giám đốc phân công.

Phòng tái bảo hiểm làm nhiệm vụ bảo hiểm khách hàng trước rủi ro,

các nhà tái bảo hiểm (TBH) có nhiệm vụ bảo hiểm các nhà bảo hiểm trước chính những rủi ro họ đã nhận từ khách hàng Hình thức TBH như TBH theo hợp đồng cố định, TBH theo hình thức tạm thời, TBH tỷ lệ, TBH phi tỷ lệ, TBH vượt mức bồi thường…

1.1.6 Phòng ban nơi thực tập (P Bảo hiểm Hàng hải)

1.1.6.1 Chức năng nhiệm vụ của phòng bảo hiểm Hàng Hải

Chức năng:Phòng Bảo hiểm Hàng Hải có chức năng kinh doanh, giúp

giám đốc công ty chỉ đạo kinh doanh trong lĩnh vực hàng hải theo đúng pháp luật Thực hiện các công việc kinh doanh khác do giám đốc phân công.

Nhiệm vụ:Thực hiện công việc kinh doanh theo đúng quy trình quy định

trong ISO 900:2000, bao gồm: Tiếp thị đánh giá rủi ro trước khi cấp đơn, cấp đơn bảo hiểm, phân tán rủi ro Quản lý hoạt động kinh doanh của các đại lý

bảo hiểm do phòng xây dựng Thực hiện hợp tác kinh doanh với các công ty bảo hiểm khác và các môi giới bảo hiểm có quan hệ kinh doanh.

1.1.6.2 Lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm

Phòng Bảo Hiểm Hàng Hải là một phòng kinh doanh mũi nhọn của công ty với ba loại hình dịch vụ chính: Bảo hiểm thân tàu, bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ tàu, bảo hiểm hàng hoá và một số loại hình bảo hiểm khác: bảo hiểm trách nhiệm, bảo hiểm đóng tàu

1.1.6.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự

Phòng bảo hiểm hàng hải có 5 thành viên: Anh Trần Quang Long- Trưởng phòng.

Chú Trần Bắc - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải Chị Lại Thu Hà - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải.

Chị Nguyễn Thị Hạnh - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải Anh Bùi Nhật Huy - Chuyên viên Bảo Hiểm Hàng Hải.

1.1.6.4 Tình trạng trang bị tin học hoá của phòng BH Hàng Hải

Phòng kinh doanh Hàng Hải là phòng kinh doanh trực thuộc công ty BH Dầu Khí Việt Nam -Chi nhánh khu vực Tây Bắc có 5 nhân viên khai thác, kinh doanh và quản lý các dịch vụ bảo hiểm: bảo hiểm hàng hoá, bảo hiểm con người, bảo hiểm xe cơ giới…Thực trạng tin học hoá của phòng kinh doanh Hàng Hải hiện nay như sau:

Với số lượng và chủng loại thiết bị tin học hầu hết có chất lượng và vẫn hoạt động tốt, nhưng hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin tại phòng

kinh doanh Hàng Hải mới chỉ phục vụ cho các công việc soạn thảo văn bản, tính toán và lưu trữ Một số phần mềm được đưa vào ứng dụng như phần mềm kế toán: Fast và một số phần mềm tin học văn phòng: Microsoft Office2000.

Chi nhánh BH Dầu Khí - khu vực Tây Bắc được xây dựng hệ thống mạng LAN cho các phòng ban và mạng WAN cho toàn công ty.

1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

1.2.1 Lý do lựa chọn đề tài

Phòng kinh doanh Hàng Hải có nhiệm vụ khai thác bảo hiểm, soạn thảo, kí kết và quản lý các hợp đồng và các loại giấy tờ có liên quan Số lượng hợp đồng bảo hiểm không ngừng tăng lên là một dấu hiệu tốt đối với các công ty bảo hiểm, nhưng nó làm phát sinh vấn đề là việc quản lý hợp đồng lại trở nên phức tạp Do hợp đồng bảo hiểm rất đa dạng và phức tạp, thời gian thường kéo dài, trong quá trình thực hiện lại có rất nhiều tình huống phát sinh phải sửa đổi, huỷ bỏ, đình chỉ, treo hợp đồng…Vì vậy quản lý hợp đồng bảo hiểm là công việc trọng tâm trong quản trị khách hàng bảo hiểm Mọi hợp đồng bảo hiểm đều phải được đánh số theo trình tự thời gian, theo loại hình bảo hiểm, theo sản phẩm bảo hiểm, theo loại khách hàng Số hợp đồng bảo hiểm đã được kí kết phải được tổ chức lưu trữ sao cho dễ dàng tra cứu và cập nhật bổ xung Mà hiện nay việc quản lý hợp đồng trên sổ sách, giấy tờ gây nên quá tải trong việc lưu trữ và tìm kiếm rất khó khăn Chính vì vậy qua một thời gian học tập và nghiên cứu tại phòng bảo hiểm Hàng Hải, em quyết định lựa chọn

đề tài: "Phân tích, thiết kế chương trình quản lý hợp đồng bảo hiểm tại

phòng kinh doanh hàng hải thuộc công ty Bảo Hiểm Dầu Khí Việt Nam -Chi nhánh khu vực Tây Bắc".

1.2.2 Mô tả về đề tài

Mục tiêu của đề tài: Mục tiêu lớn nhất của đề tài là được người dùng

chấp nhận sử dụng chương trình, vì vậy chương trình phải đáp ứng được yêu cầu cơ bản của 1 phần mềm: đơn giản nhưng đầy đủ các chức năng, dễ sử dụng, giao diện thân thiện, dễ dàng cài đặt Khi sử dụng chương trình, người dùng có thể tra cứu các thông tin chi tiết từng hợp đồng như thông tin khách hàng, thông tin nghiệm thu hợp đồng, tổng số tiền bảo bảo hiểm trong kì, thông tin về dịch vụ khai thác…

Đề tài này góp phần làm cho việc quản lý hợp đồng được gọn nhẹ và thường xuyên nắm được thông tin về hợp đồng đã kí kết của phòng kinh doanh Hàng Hải với các đơn vị bạn hàng khác đồng thời còn giúp người dùng có những bản báo cáo thường xuyên theo những chỉ tiêu khác nhau để trình ban lãnh đạo.

Phạm vi ứng dụng: Đề tài này được xây dựng chủ yếu giải quyết vấn đề

quản lý hợp đồng tại phòng kinh doanh Hàng Hải thuộc công ty BHDK VN.

Thông tin đầu vào: Đây là phần mềm quản lý hợp đồng nên các thông

tin đầu vào là các hợp đồng đã được kí kết, giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hoá( Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hoá xuát khẩu, nhập khẩu,hàng hoá vận chuyển nội địa), văn bản sửa đổi hợp đồng, biên bản xác nhận thiệt hại…

Trong mỗi hợp đồng thường bao gồm các thông tin sau:

- thời hạn bảo hiểm - hình thức thanh toán - hình thức bồi thường - Ngày hiệu lực

- Ngày đáo hạn - Đại diện bên A - Đại diện bên B

Thông tin đầu ra là các báo cáo như: báo cáo theo khách hàng, báo cáo

theo dịch vụ bảo hiểm, báo cáo theo mã hợp đồng…

Báo cáo theo khách hàng có dạng sau

STT Tên khách hàng Địa chỉNgười liên

1.2.3 Phương pháp luận sử dụng để nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài em sử dụng các phương pháp thu thập thông tin sau:

Phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin là 2 công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất để thực hiện đề tài

Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, thu được những nội dung cơ bản, khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức.

Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kĩ và tỷ mỉ về những khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc và vai trò của các thành viên, nội dung của các thông tin vào/ ra Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.

1.2.4 Kế hoạch để thực hiện đề tài

Tiến độ về thời gian

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆTHỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin

2.1.1 Thông tin

Đối với nhu cầu con người thông tin được xem như một đối tượng thường dùng nhất, thông tin chỉ ra nội dung những trao đổi giữa con người với môi trường để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con người Thông tin có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau như: hiểu biết, kiến thức, sự kiện, dữ liệu, báo cáo, tín hiệu, bit, mã…

Thông tin quản lý

Trong một tổ chức, mỗi nhà quản lý đều cần những thông tin chính xác để lập kế hoạch, tổ chức, quản lý và điều hành đảm bảo thực hiện tốt chức năng của mình Hiêụ quả của việc quản lý liên quan mật thiết đến số lượng và chất lượng của thông tin mà người quản lý nhận được Những lưồng thông tin luân chuyển trong hệ thống liên lạc của tổ chức đóng vai trò rất quan trọng, nó chi phối đến các quyết định của nhà quản lý Một thông tin được coi là thông tin quản lý khi nó được sử dụng để đưa ra các quyết định của các nhà quản lý.

Thông tin quản lý được phân làm ba cấp: Quản lý chiến lược, quản lý sách lược và quản lý tác nghiệp được minh hoạ bằng sư đồ sau.

Nhà quản lý ở mức chiến lược xác định các chiến lược dài hạn, đặt ra các mục tiêu của tổ chức và đường lối nhất quán với mục tiêu đó.

Nhà quản lý ở mức sách lược chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu và đường lối do mức chiến lược ấn định ra, do đó nhà quản lý sách lược phải xác định được nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện.

Nhà quản lý ở mức tác nghiệp hoàn thành các nhiệm vụ do nhà quản lý ở mức sách lược đặt ra.

2.1.2 Hệ thống thông tin(HTTT)2.1.2.1 Khái niệm về HTTT

Một HTTT được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu, và các thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào của HTTT được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu giữ từ trước Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ giữ liệu.

Mô hình tổng quan của một HTTT

Các bộ phận của HTTT

Hệ thống thông tin có các bộ phận sau: bộ phận đưa dữ liệu và, bộ phận xử lý, bộ phận lưu trữ và bộ phận đưa dữ liệu ra.

Bộ phận đưa dữ liệu vào có chức năng như ghi lại một giao tác hay một

sự kiện, chấp nhận câu hỏi (một yêu cầu về thông tin), trả lời cho lời nhắc (ví dụ như có hay không), thực hiện một lệnh hăng hạn như ghi tệp, in bản ghi hay sửa đổi một văn bản.

Bộ phận xử lý thông tin có khả năng sắp xếp dữ liệu hay bản ghi theo

trật tự nào đó Thâm nhập, ghi, sửa đổi dữ liệu trong bộ nhớ, trình bày thông tin dưới dạng cô đọng, thường để phản ánh các con số tổng thể, lựa chọn các

bản ghi theo tiêu chuẩn, thực hiện các phép toán số học và các phép toán logic.

Bộ phận lưu trữ cho phép lưu trữ dữ liệu văn bản, hình ảnh và các

thông tin số hoá khác để có thể dễ dàng gọi lại cho xử lý sau.

Bộ phận đưa thông tin ra cho phép tạo ra đầu ra theo nhiều khuân

dạng: sao cứng (in báo cáo, tài liệu thông báo), sao mềm (hiển thị tạm thời trên màn hình).

2.1.2.2 Hệ thống thông tin quản lý

HTTT quản lý (Management Information System – MIS) là một cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và dòng thông tin làm tối ưu cho việc thu thập, truyền và trình bày thông tin thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ để hoàn thành một mục tiêu thống nhất.

Đặc trưng của HTTT quản lý

 MIS hỗ trợ cho chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ  MIS dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức

 MIS cung cấp cho các nhà quản lý các cấp tác nghiệp, sách lược, chiến lược khả năng dễ dàng thâm nhập các thông tin theo thời gian nhưng phần lớn là thông tin có cấu trúc.

 MIS có thể thích ứng được với những thay đổi về nhu cầu thông tin của tổ chức.

 MIS cung cấp lớp vỏ an toàn cho hệ thống để giới hạn việc thâm nhập của các nhân viên không có quyền hạn.

2.1.2.3 Phân loại HTTT trong tổ chức

Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

+ Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transcction Processing System) + Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System).

+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) + Hệ thống chuyên gia ES (Expert System).

+ Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System For Competitive Advantage).

Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp Các thông tin trongmột tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lýchúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ, được thể hiện qua

Phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định2.1.2.4 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Một HTTT có thể được mô tả theo nhiều cách khác nhau, khái niệm mô hình rất quan trọng vì nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp

phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin Có ba mô hình được dùng để

mô tả hệ thống thông tin: Mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong.

Mô hình biểu diễn một hệ thống thông tin

Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập xử lý phải

thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời các câu hỏi “cái gì” và “để làm gì?” chứ nó không quan tâm đến phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hay thời điểm mà dữ liệu được xử lý.

Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được hệ

thống như: vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình, bàn phím sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời điểm mà các hoạt động xử lýdữ liệu cùng xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu? Khi nào?

Mô hình vật lý trong: liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống

tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn đó là thông tin liên quan tới trang thiết bị được dùng để thể hiện hệ thống dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của các thiết bị, tổ chức

vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc các chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình trả lời câu hỏi: Như thế nào?

Cả ba mô hình đều có độ ổn định khác nhau trong đó mô hình logic có độ ổn định cao nhất và hay thay đổi nhiều nhất là mô hình vật lý trong.

Trong một HTTT, với một mô hình vật lý ngoài có thể tồn tại nhiều mô hình vật lý trong tương ứng nên dựa vào thực tế chi phí, hiệu quả kỹ thuật và nhiều yếu tố liên quan để xét duyệt và lựa chọn mô hình vật lý trong sao cho phù hợp Một HTTT thường được mô tả theo ba mô hình sau:

Một HTTT theo ba mô hình2.2 Nguyên nhân dẫn đến viếc phát triển một HTTT2.2.1 Những vấn đề về quản lý

Trước khi có máy tính, vấn đề quản lý đối với một doanh nghiệp thực sự là rất khó khăn và phức tạp Ví dụ như việc truyền yêu cầu và mệnh lệnh từ giám đốc tới nhân viên sẽ phải thông qua nhiều người, tốn nhiều thời gian, thậm chí có thể bị sia lệch về nội dung Trong khi đó nếu sử dụng HTTT trong doanh nghiệp và sự kết nối mạng, thông tin sẽ được truyền đi một cách nhanh chóng và chính xác, người quản lý có thể truyền mệnh lệnh trực tiếp

cho cá nhân phụ trách công việc Ngoài vấn đề về truyền đạt các yêu cầu và mệnh lệnh, vấn đề cập nhật thông tin như chính sách thuế, thông tin về khách hàng… cũng được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn Căn cứ vào thông tin được cập nhật cán bộ quản lý có thể ra những quyết định nhanh chóng mang tính chiến lược.

Ngày nay, cùng với sự phát triển rất nhanh của xã hội thì quy mô các doanh nghiệp cũng phát triển với tốc độ tương tự Các tổ chức doanh nghiệp lớn không chỉ làm việc tại một cơ sở mà ở nhiều cơ sở, nhiều chi nhánh và đại lý ở khắp trong và ngoài nước, tuy vậy trụ sở chính thì chỉ ở một nơi Do vậy việc quản lý ngày càng trở nên cực kỳ phức tạp Vậy yêu cầu đặt ra là làm sao để các nhà quản lý có thể ngồi một chỗ mà vẫn có thể uản lý được mọi hoạt động của cơ quan? Để làm được điều đó bắt buộc người quản lý phải dựa vào công nghệ tin học, một HTTT hiện đại sẽ là phương pháp hữu hiệu nhất trong trường hợp này.

2.2.2 Yêu cầu của lãnh đạo

Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết phát triển một HTTT mới Người lãnh đạo trong cơ quan thì luôn cần các công cụ hỗ trợ cho hoạt động quản lý của mình Với một HTTT có tính chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ là một công cụ trợ giúp đắc lực cho các nhà lãnh đạo Các quyết định của nhà lãnh đạo liên quan trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của cơ quan Để có được các quyết định đúng đắn thì nhf lãnh đạo cần những căn cứ xác đáng, các nguồn thông tin nội bộ hay bên ngoài đầy đủ và chính xác Nếu có được một HTTT quản lý tốt thì việc thu thập thông tin sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều.

2.2.3 Yêu cầu của công nghệ

Áp dụng công nghệ tiên tiến vào trong quản lý không chỉ của riêng cơ quan, doanh nghiệp nào mà là một nhu cầu bắt buộc chung của xã hội Trên thực tế, công nghệ tiên tiến hiện đại cũng la một lợi thế thương mại của các công ty Đặc biệt trong những năm gần đây, lợi thế thương mại này được cạnh tranh một cách gay gắt và trở thành cuộc chạy đua công nghệ trong các doanh nghiệp Sự thành, bại của các doanh nghiệp cũng phụ thuộc cơ bản vào việc doanh nghiệp đó có áp dụng công nghệ tiên tiến nhất hay không? Nói đến việc áp dụng công nghệ mới thì chúng ta không thể chỉ nói đến công nghê trong sản xuất ma phải áp dụng cả trong công tác quản lý Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong tổ chức của mình Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại HTTT của mình để quyết định những gì họ sẽ phải cài đặt, phải thay đổi khi muốn sử dụng những công nghệ mới này Tuy nhiên sự thay đổi như vậy không thể thực hiện một cách nhanh chóng được, nó sẽ làm sáo trộn hệ thống quản lý cũng như sản xuất của tổ chức Muốn vậy ta có thể áp dụng từ từ hệ thống mới để người sử dụng có thể làm quen với sự thay đổi và những chức năng hiện đại hơn Cũng có những HTTT được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình bởi vì ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện có thể thực hiện điều đó.

2.2.4 Sự thay đổi về sách lược chính trị

Một nguyên nhân rất quan trọng buộc các tổ chức phải thay đổi HTTT cũ đó là các chính sách của nhà nước Các chính sách được đưa ra mang tính cưỡng chế thi hành và không có sự lựa chọn Chính vì vậy các tổ chức không thể không thay đổi, phát triển HTTT của mình Hiện nay nhà nước đang có chủ trương xây dựng “chính phủ điện tử” nên việc tin học hoá công tác quản lý của các tổ chức là vô cùng cần thiết.

Tuy nhiên việc người ta nhận ra yêu cầu phát triển HTTT rõ rang là chưa đủ để bắt đầu sự phát triển này Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế chính thức đang tồn tại, để xác định liệu một nghiên cứu phát triển về HTTT có nên được thực hiện hay không Vấn đề là một yêu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc một phòng ban đến lãnh đạo các bộ phận tin học của một tổ chức, những người này chịu trách nhiệm quyết định yêu cầu có thể chấp nhận được không? Bởi vì tình trạng như vậy có thể được xem như là để ngỏ, nhiều tổ chức đặt ra một hội đồng tin học được ccấu thành từ người chịu trách nhiệm về tin học cùng với những người chịu trách nhiệm về các chức năng chính của tổ chức Cách thức này đảm bảo mọi khía cạnh đều được xem xét khi một quyết định được đưa ra Quyết định của hội đồng hoặc của người chịu trách nhiệm về tin học trong một số trường hợp, có thể không bắt buộc phải dẫn tới việc cài đặt một hệ thống mới, nó chỉ mới khởi động một dự án phát triển Suốt quá trình của dự án, người ta phải xem lại quyết định này có nghĩa là phải xác định xem sẽ tiếp tục dự án hay kết thúc nó.

2.3 Mục đích xây dựng một HTTT

Một HTTT tốt luôn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý và sản xuất Đó chính là lý do và mục tiêu duy nhất để xây dựng và phát triển một hệ thống Vậy có những tiêu chuẩn nào có thể đánh giá một hệ thống là tốt? Ta có thể căn cứ vào sự thuận tiện của hệ thống, tính than thiện của nó…nhưng quan trọng nhất vẫn là những gì mà nó cung cấp Thông tin đầu ra là một hệ thống cung cấp phải đảm bảo thoả mãn được yêu cầu của người sử dụng Tiêu chuẩn để đánh giá thông tin là:

Độ tin cậy thể hiện các mặt về tính xác thực và độ chính xác Thông tin

ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ Chẳng hạn hệ thống lập hoá đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng kêu ca về tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng,

lượng khách hàng sẽ giảm và doanh số bán sẽ giảm xuống Nếu số tiền ghi trên hoá đơn thấp hơn số tiền phải trả thì cửa hàng sẽ bị thất thu.

Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu

cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng được với đòi hỏi của tình hình thực tế Ví dụ một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số lượng ghế làm ra mỗi tuần Để so sánh, báo cáo cũng có nêu ra số lượng ghế làm ra mõi tuần trước đó và của cùng kì năm trước Ông chủ thấy số lượng ghế là ra tăng đều và có thể sẽ cho rằng tình hình sản xuất là tốt đẹp Tuy nhiên trong thực tế có thể hoàn toàn khác, HTTT chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất mà không phản ánh về năng suất Một sự không đầy đủ của HTTT như vậy sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Tính thích hợp và dễ hiểu Nhiều nhà quản lý không muốn sử dụng một

số loại báo cáo mặc dù chúng liên quan tới các hoạt đọng thuộc trách nhiệm của ông ấy Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu Có thể là có quá nhiều thông tin chưa thích ứng, thiếu sự sang sửa, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa hoặc bố trí chưa hợp lý của các trường thông tin Điều đó dẫn đến hoặc là tốn phí cho việc tạo ra nhưng thông tin không dùng hoặc là ra quyết định sai và thiếu thông tin cần thiết.

Tính được bảo vệ thông tin là một nguồn lực quý báu của một tổ chức

cũng như vốn và nguyên vật liệu Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặc nguyên liệu, và cũng phải làm như vậy đối với thông tin Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.

Tính kịp thời thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu và thích ứng và được

bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử

dụng vào lúc cần thiết Một công đoàn có thể biểu tình nếu việc phiếu trả lương phát chậm nhiều lần, một cửa rút tiền tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh.

Làm thế nào để một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu qủ cao là một trong những cong việc của bất kì một nhà quản lý hiện đại nào Để giải quyết vấn đề đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin.

Trên đây là những tiêu chuẩn để đánh giá một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nói chung, nhưng tuỳ từng doanh nghiệp áp dụng hệ thống thông tin mà nó sẽ có thêm những tiêu chuẩn riêng khác nhau Riêng đối với Công ty Bảo hiểm Dầu khí – chi nhánh KV Tây Bắc thì đòi hỏi một hệ thống thông tin tốt là phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Luôn cập nhật thông tin kịp thời, cho phép đưa ra báo cáo chính xác tại mọi thời điểm.

- Phần mềm phải có giao diện đẹp, hài hoà và thân thiện - Phần mầm phải có tính dễ sử dụng và tính bảo mật cao

2.4 Phương pháp phát triển một HTTT

Mục đích của việc xây dựng, phát triển HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, hoà nhập vào các hoạt đọng của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một HTTT, tuy nhiên nếu không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu đã đặt trước Một HTTT là một đối tượng phức tạp, vận đọng trong một môi trường rất phức tạp Để thực sự làm chủ được nó, cần có một phương pháp để tiến hành Sau đây là các công đoạn xây dựng, phát triển một HTTT.

2.4.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu vì loại hình dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian mà còn cả nguồn nhân lực và chất xám Do đó việc quyết định vấn đề này phải được thực hiện sau khi phân tích cho phép xác định cư hội và khả năng thực thi Sự phân tích này được đánh giá hay thẩm định yêu cầu hay còn gọi là nghiên cứu khả thi và cơ hội.

Đánh giá đúng yêu cầu là yếu tố quyết định cho sự thành công của một dự án Chỉ cần một sai lầm nhỏ cũng có thể gây ra hao tổn tiền bạc, nhân lực hay đẩy lùi tiến trình thực hiện dự án, thậm chí có thể phá hỏng dự án Đánh giá yêu cầu được bắt đầu từ việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động cuả những thay đổi và tính khả thi của dự án, những gợi ý hỗ trợ cho người ra quyết định Giai đoạn này được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để tiết kiệm chi phí về thời gian và tiền của Giai đoạn này bao gồm các công việc cụ thể như sau:

- Lập kế hoạch: Gồm các công việc như làm quen với hệ thống đang xét, xác đinh thông tin cần thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập.

- Làm rõ yêu cầu: Giúp cho phân tích viên hiểu rõ yêu cầu của khách hàng, xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và định dạng khung cảnh nghiên cứu - Đánh giá khả thi: Tìm xem có những yếu tố nào ngăn cản sự thành công

của dự án, đánh giá khả thi về tổ chức, về tài chính, về thời hạn và kỹ thuật.

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.

2.4.2 Giai đoạn phân tích chi tiết

Đây là giai đoạn giúp cho cán bộ phân tích hiểu sâu sắc và toàn vẹn về hệ thống thông tin đàn tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các yêu cầu nảy sinh của chúng, xác định được các công việc phải làm, các công cụ được sử dụng cũng như mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới Các công việc cần thực hiện trong giai đọcn này bao gồm:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại - Nghiên cứu hệ thống thực tại.

- Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp - Đánh giá lại tính khả thi.

- Sửa đổi đề xuất của dự án.

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.

Để có thể nghiên cứu chính xác được môi trường của hệ thống cũ Các phương pháp thu thập thông tin gồm:

+ Phỏng vấn: Đây là công cụ đắc lực, ta có thể thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà tài liệu không thể có được hay gặp được những người có trách nhiệm, nắm được mục tiêu của tổ chức.

+ Sử dụng phiếu điều tra: Phương pháp này sử dụng khi phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên phạm vi điạ lý rộng lớn.

Nhưng để vận dụng phương pháp này thì người gửi thường phải là những người cấp trên của các đối tượng nhận phiếu.

+ Quan sát: Đây là phương pháp khó khăn và tốn thời gian vì người bị quan sát có thể hoạt động không giống thực tế mà người sử dụng có vai trò rất quan trọng khi tham gia vào đội ngũ phân tích.

Sau bước thu thập thông tin, dữ liệu được tập chung và được chuẩn bị cho việc phân tích Nhưng trước khi phân tích những dữ liệu này nhất thiết

phải mã hoá Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn Hay nói một cách khác, việc mã hoá thông tin là thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy kí hiệu thích ứng với mục tiêu của người sử dụng Mục tiêu đó là nhận diện nhanh và không nhầm lẫn các đối tượng, mô tả nhanh chóng các đối tượng, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng.

Các phương pháp mã hoá cơ bản

- Phương pháp mã hoá phân cấp - Phương pháp mã hoá liên tiếp - Phương pháp mã hoá tổng hợp - Phương pháp mã hoá theo seri - Phương pháp mã hoá gợi nhớ - Phương pháp mã hoá ghép nối

Cách thức tiến hành mã hoá

- Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hoá - Xác định các xử lý cần thực hiện

- Lựa chọn giải pháp mã hoá

+ Xác định lựa chọn đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn + Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành.

+ Tham khảo ý kiến của người đã sử dụng + Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính.

+ Kiểm tra khả năng thay đổi của các đối tượng.

Các công cụ sử dụng trong giai đoạn phân tích chi tiết

Để có cái nhìn tổng quát đối với một HTTT, cán bộ phân tích phải tiến hành mô hình hoá hệ thống đó Có nghĩa là phải biểu diễn hệ thống đó dưới

dạng các mô hình, sơ đồ hay hình hoạ nhằm giúp cho tất cả mọi người có thể hiểu một cách tổng quát và nhanh chóng đối với hệ thống Hiện nay có các công cụ phổ biến để mô hình hoá hệ thống đó là: Sơ đồ luồng thông tin (Information Flow Diagram - IFD), sơ đồ luông dữ liệu (Data Flow Diagram).

Sơ đồ luông thông tin (IFD)

- Xử lý

- Kho lưu trữ dữ liệu

- Dòng thông tin

Các phích vật lý

- Phích luồng thông tin

- Phích kho chứa dữ liệu- Phích chứa xử lý

Tài liệu

người - máy hoá hoàn toànTin học

- Điều khiển

Sơ đồ luông dữ liệu (DFD)

DFD dùng để mô tả chính HTTT nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luông dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ IFD chỉ đơn thuần mô tả hệ thống làm gì? và để làm gì?

Sơ đồ ngữ cảnh (Context diagram) thể hiện nội dung tổng quát nhất của hệ thống thông tin Trong sơ đồ này có thể bỏ qua các xử lý cập nhật, các kho dữ liệu Sơ đồ ngữ cảnh hay còn gọi là sơ đồ mức 0.

Sơ đồ phân rã: nhằm mô tả chi tiết hơn nội dung của hệ thống Bắt đầu từ sơ

- Phích tệp dữ liệu

2.4.3 Thiết kế logic

Mục đích của công đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những gì hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã thiết lập từ giai đoạn trước.

Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn này là các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích và tra cứu, các phích logic của từ điển hệ thống.

Các công việc chính của giai đoạn này gồm: - Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các dòng vào - Hoàn chỉnh tài liệu logic - Hợp thức hoá mô hình logic

Thiết kế cơ sở dữ liệu là công việc rất khó khăn và phức tạp, bởi phân tích viên sẽ phải gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần Việc hỏi han này thường không đạt hiệu quả cao và sẽ dễ dàng làm cho hệ thống có những phần không đạt yêu cầu Để khắc phục tình trạng này, phân tích viên bắt buộc phải phân tích kĩ lưỡng cơ sở dữ liệu của hệ thống, thậm chí có thể phải làm việc đơn độc và sẽ tuỳ từng trường hợp mà có những phương pháp thu thập thích hợp Tuy nhiên phân tích viên có thể áp dụng một trong những phương pháp sau:

Thiết kế dữ liệu từ các thông tin đầu ra: đây là phương pháp cổ điển

và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu.Phương pháp này dựa trên các văn bản hay báo cáo đầu ra để từ đó xác định các trường dữ liệu cần thiết Vấn đề quan trọng nhất của phương pháp này là áp dụng các chuẩn hoá trong quá trình lọc dữ liệu Các mức chuẩn hoá như sau:

- Chuẩn hoá mức 1: mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý đồng thời gắn tên và thuộc tính định danh riêng cho nó.

- Chuẩn hoá mức 2: Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính đó thành một danh sách con mới.

- Chuẩn hoá mức 3: Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Phải tách chúng thành các thuộc tính riêng rẽ, gán tên và xác định khóa cho chúng.

Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá: Đây là phương pháp dựa trên sự thể hiện giữa các thực thể với nhau thông qua các liên kết Sự thể hiện này được biểu diễn trên mô hình quan hệ thực thể Mối quan hệ giữa các thực thể với nhau có thể dưới dạng một - một (1@1), một - nhiều (1@N), nhiều - nhiều (N@N).

2.4.4 Đề xuất các phương án của giải pháp

Cho tới giai đoạn này cán bộ tin học đã có thể xác định được những xử lý, cơ sở dữ liệu cần có của hệ thống và nhiệm vụ cần đạt được của hệ thống mới Tuy nhiên họ vẫn chưa biết được cách thức xử lý nào được dùng là hợp lý nhất, phương tiện nào thích hợp, có tính khả thi nhất và môi trường của HTTT là như thế nào? Đây cũng chính là mục đích mà cán bộ tin học cần đạt được trong giai đoạn này Cụ thể họ sẽ phải làm những công việc như sau:

- Xác định các rang buộc tin học và tổ chức - Xây dựng các phương án của giải pháp - Đánh giá các phương án của giải pháp - Chuẩn bị và trình bày báo cáo.

Công việc quan trọng nhất của giai đoạn này là đánh giá phương án của giải pháp Bởi thực chất đó là quá trình phân tích, đánh giá chi phí và lợi ích của phương pháp Kết quả của việc đánh giá này sẽ quyết định dự án có được tiếp tục triển khai nữa hay không, hay phải hay đổi theo phương pháp thực hiện khác Nếu như việc đánh gía bị sai lệch thì sẽ gây hao tổn rất lớn và ảnh hưởng mạnh tới kết quả về sau của dự án.

2.4.5 Thiết kế vật lý ngoài

Thực chất của giai đoạn thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được lựa chọn ở giai đoạn trước Đó là những mô tả về giao diện, về các thao tác người sử dụng sẽ cần sử dụng đến Thiết kế cách thức tiếp cận hệ thống… Kết quả của giai đoạn thiết kế vật lý ngoài sẽ tác đọng đén việc dự án có được người tiêu dùng chọn lựa và áp dụng lâu dài hay không? Bởi vì đối với người sử dụng giao diện thân thiện, thao tác dễ dàng, dễ hiểu là một tiêu chuẩn đánh giá rất quan trọng.

Cụ thể phân tích viên sẽ phải thực hiện các công việc như sau: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra.

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá - Thiết kế các thủ tục thủ công.

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo.

2.4.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống

Triển khai kỹ thuật hệ thống thông tin là thực hiện việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống Mục tiêu chính của giai đoạn này là xây dựng một hệ thống hoạt đọng tốt.

Những công việc chính của giai đoạn này gồm:

- Lập kế hoạch triển khai - Thiết kế vật lý trong - Lập trình.

- Thử nghiệm.

- Hoàn thiện hệ thống các tài liệu - Đào tạo người sử dụng

Các khái niệm cần chú ý trong giai đoạn này

- Sự kiện (Evenement): là một việc thực thi đến nó là khởi sinh việc thực hiện cuả một hoặc nhiều xử lý nào đó Có những sự kiện nằm ngay trong cơ chế của tổ chức hoặc nằm ngoài tổ chức.

- Công việc (Operation): là một dãy xử lý có chung một sự kiện khởi sinh.

- Tiến trình (Process): là một dãy các công việc mà các xử lý bên trong của nó nằm trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ Nếu tiến trình quá lớn có thể chia cắt thành những file nhỏ hơn.

- Nhiệm vụ: là một xử lý được xác định thêm các yếu tố về tổ chức: Ai? Ở đâu? Khi nào thực hiện nó?

- Pha xử lý: Là tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và sự thực hiện chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu.

- Module xử lý: Là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bên trong của một pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu Đây là cách chia nhỏ các xử lý.