Đây là giai đoạn giúp cho cán bộ phân tích hiểu sâu sắc và toàn vẹn về hệ thống thông tin đàn tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các yêu cầu nảy sinh của chúng, xác định được các công việc phải làm, các công cụ được sử dụng cũng như mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới. Các công việc cần thực hiện trong giai đọcn này bao gồm:
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
- Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại. - Nghiên cứu hệ thống thực tại.
- Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. - Đánh giá lại tính khả thi.
- Sửa đổi đề xuất của dự án.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Để có thể nghiên cứu chính xác được môi trường của hệ thống cũ. Các phương pháp thu thập thông tin gồm:
+ Phỏng vấn: Đây là công cụ đắc lực, ta có thể thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà tài liệu không thể có được hay gặp được những người có trách nhiệm, nắm được mục tiêu của tổ chức.
+ Sử dụng phiếu điều tra: Phương pháp này sử dụng khi phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên phạm vi điạ lý rộng lớn.
Nhưng để vận dụng phương pháp này thì người gửi thường phải là những người cấp trên của các đối tượng nhận phiếu.
+ Quan sát: Đây là phương pháp khó khăn và tốn thời gian vì người bị quan sát có thể hoạt động không giống thực tế mà người sử dụng có vai trò rất quan trọng khi tham gia vào đội ngũ phân tích.
Sau bước thu thập thông tin, dữ liệu được tập chung và được chuẩn bị cho việc phân tích. Nhưng trước khi phân tích những dữ liệu này nhất thiết
phải mã hoá. Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Hay nói một cách khác, việc mã hoá thông tin là thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy kí hiệu thích ứng với mục tiêu của người sử dụng. Mục tiêu đó là nhận diện nhanh và không nhầm lẫn các đối tượng, mô tả nhanh chóng các đối tượng, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng.
Các phương pháp mã hoá cơ bản
- Phương pháp mã hoá phân cấp - Phương pháp mã hoá liên tiếp - Phương pháp mã hoá tổng hợp - Phương pháp mã hoá theo seri - Phương pháp mã hoá gợi nhớ - Phương pháp mã hoá ghép nối
Cách thức tiến hành mã hoá
- Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hoá - Xác định các xử lý cần thực hiện
- Lựa chọn giải pháp mã hoá
+ Xác định lựa chọn đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn. + Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành.
+ Tham khảo ý kiến của người đã sử dụng. + Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính.
+ Kiểm tra khả năng thay đổi của các đối tượng.
Các công cụ sử dụng trong giai đoạn phân tích chi tiết
Để có cái nhìn tổng quát đối với một HTTT, cán bộ phân tích phải tiến hành mô hình hoá hệ thống đó. Có nghĩa là phải biểu diễn hệ thống đó dưới
dạng các mô hình, sơ đồ hay hình hoạ nhằm giúp cho tất cả mọi người có thể hiểu một cách tổng quát và nhanh chóng đối với hệ thống. Hiện nay có các công cụ phổ biến để mô hình hoá hệ thống đó là: Sơ đồ luồng thông tin (Information Flow Diagram - IFD), sơ đồ luông dữ liệu (Data Flow Diagram).
Sơ đồ luông thông tin (IFD)
- Xử lý
- Kho lưu trữ dữ liệu
- Dòng thông tin
Các phích vật lý
- Phích luồng thôngtin - Phích kho chứa dữ liệu - Phích chứa xử lý
Tài liệu
Thủ công Giao tác người - máy
Tin học hoá hoàn toàn
Thủ công Tin học hoá
Sơ đồ luông dữ liệu (DFD)
DFD dùng để mô tả chính HTTT nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luông dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ IFD chỉ đơn thuần mô tả hệ thống làm gì? và để làm gì?
Các kí pháp dùng cho DFD - Nguồn hoặc đích - Dòng dữ liệu - Tiến trình xử lý - Kho dữ liệu Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context diagram) thể hiện nội dung tổng quát nhất của hệ thống thông tin. Trong sơ đồ này có thể bỏ qua các xử lý cập nhật, các kho dữ liệu. Sơ đồ ngữ cảnh hay còn gọi là sơ đồ mức 0.
Sơ đồ phân rã: nhằm mô tả chi tiết hơn nội dung của hệ thống. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, sẽ phân rã thành sơ đồ mức 0, mức 1, 2… Các phích logic - Phích luồng dữ liệu - Phích phần tử thông tin - Phích kho dữ liệu Tên người/bộ phận phát nhận thông tin Tên dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tệp dữ liệu
- Phích tệp dữ liệu