CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM
3.1.1. Quy trình khai thác hợp đồng bảo hiểm của nghiệp vụ viên (Cán bộ khai thác)
khai thác)
Nội dung các bước khai thác
a > Tiếp thị, nhận YCBH từ khách hàng
Cán bộ khai thác có nhiệm vụ thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, gửi hoặc trao đổi các thông tin về các sản phẩm của BHDK nhằm giới thiệu các nghiệp vụ bảo hiểm và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Kịp thời nắm bắt những thay đổi và biến động trong hoạt động kinh doanh của khách hàng để tư vấn, giới thiệu sản phẩm bảo hiểm hoặc có thay đổi phù hợp.
Cán bộ khai thác chủ động khai thác nguồn tin từ khách hàng (hoặc qua các cơ quan quản lý, đại lý, cộng tác viên, môi giới, cơ quan thông tin đại chúng) thông báo các vấn đề liên quan đến tài sản, hàng hoá cần được bảo hiểm.
Xử lý ban đầu khi cán bộ khai thác nhận được thông tin từ khách hàng: Tìm hiểu thêm các thông tin về nguồn vốn, khả năng tài chính, khả năng tham gia bảo hiểm của khách hàng… và có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng khai chi tiết các thông tin cần thiết theo đúng mẫu: Bản câu hỏi đánh gía rủi ro.
BHDK sẽ cung cấp Giấy yêu cầu bảo hiểm, bản câu hỏi đánh giá ruủi ro và các tài liệu khác theo yêu cầu của khách hàng.
Khuyến cáo với khách hàng: Hợp đồng bảo hiểm sẽ không có gía trị nếu khách hàng cung cấp hoặc kê khai sai hoặc không khai báo những chi tiết quan trọng có liên quan đến tài sản, hàng hoá yêu cầu bảo hiểm.
b> Đánh giá rủi ro
Thông qua các số liệu thống kê và thực tiễn hoạt động của khách hàng, cán bộ khai thác tham mưu cho lãnh đạo về chính sách khách hàng, về công tác quản lý rủi ro và khả năng triển khai dịch vụ. Kết hợp với bộ phận bồi thường để tính được hiệu quả bảo hiểm đối với từng khách hàng, theo từng năm nghiệp kịp thời, đề xuất ý kiến điều chỉnh tỷ lệ phí và các điều kiện, điều khoản bảo hiểm cho thích hợp.
Căn cứ vào thông tin được cung cấp, cán bộ khai thác tự khai thác tự đánh giá rủi roc ho khách hàng. Sử dụng bản đánh giá rủi ro theo mẫu.
Cán bộ khai thác hoặc giám định viên đánh giá rủi ro trên cơ sở tiếp xúc trực tiếp với đối tượng bảo hiểm và các thông tin được cung cấp.
Những trường hợp đặc biệt (yêu cầu kĩ thuật chuyên môn cao, khả năng rủi ro cao, giá trị bảo hiểm lớn) cần có giám định viên đánh rủi ro của cơ quan chuyên môn khác hoặc của cơ quan chuyên môn khác hoặc tổ chức giám định nước ngoài.
c> Tiến hành đàm phán, chào phí
Xử lý trong phân cấp
Trên cơ sở các thông tin khách hàng cung cấp, báo cáo đánh giá ruủi ro, các số liệu thống kê và các chính sách khách hàng của Công ty, P.KD/CN/VPĐD xác định tỷ lệ phí bảo hiểm phù hợp với đối tượng bảo hiểm và các quy định của Công ty.
Xử lý trên phân cấp
Trường hợp dịch vụ lớn, vượt quá trách nhiệm được phân cấp theo nghiệp vụ đối với CN/VPĐD, CN/VPĐD phải có công văn thông báo về trụ sở chính của Công ty xin ý kiến chỉ đạo. Nội dung của Công văn do lãnh đạo chi nhánh kí gồm những điểm chính về: số liệu khách hàng, ý kiến phân tích, đề xuất
hướng giải quyết nhằm đáp ứng không chỉ nhu cầu của khách hàng mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả của Công ty.
Phòng KD/CN chuyển hò sơ khai thác và công văn với nội dung trên về phòng NVKD của Công ty để xem xét và quyết định phí, điều kiện bảo hiểm. Trong trường hợp này, các bước sẽ được tiến hành theo trình tự (I), (II), (III) sơ đồ hướng dẫn khai thác.
Một số trường hợp cần phải mời thầu để thu xếp được phí, việc lập hồ sơ mời thầu, xét thầu, lập hồ sơ tham dự thầu tuan thủ theo Quy trình lập hồ sơ mời thầu và xét thầu và quy trình lập hồ sơ tham dự thầu.
Phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã chào cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận, tuỳ từng trường hợp, lãnh đạo P.KD/CN hoặc lãnh đạo Công ty sẽ có cuộc gặp gỡ để trao đổi và tính toán lại phương án chào phí.Trong quá trình đàm phán, các yếu tố liên quan tới những quy tắc bảo hiểm, điều kiện, điều khoản, phí bảo hiểm, hồ sơ số lliệu về khách hàng, chính sách khách hàng và phí của các nhà tái bảo hiểm hàng đầu sẽ được lãnh đạo Công ty xem xét để giải quyết định mức phí phù hợp, đáp ứng được nhu cầu bảo hiểm của khách hàng và chính sách phát triển kinh doanh của Công ty.
d> Chuẩn bị Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm (nếu có)
Sau khi nhận được thông báo đồng ý tham gia bảo hiểm của khách hàng, CB khai thác chuẩn bị Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm.
Lấy số Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm
Trước khi cấp Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm, phải tiến hành lấy số Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm theo quy định Mã đơn bảo hiểm QĐ.03. Số Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm phải được ghi vào sổ cập nhật chi tiết bảo hiểm của Công ty/ CN/ VPĐD.
Cấp Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm
Tiến hành cấp Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm dựa trên những thông tin đã được cung cấp, áp dụng chung cho nghiệp vụ như sau:
• Kiểm tra các thông tin, chứng từ, GYC bảo hiểm, phê duyệt của lãnh đạo Công ty (nếu có).
• Cấp Đơn/ Hợp đồng/ GCN bảo hiểm theo mẫu
• Tính phí bảo hiểm, thông báo thu phí, sửa đổi bổ sung và/hoặc huỷ đơn bảo hiểm.
Chú ý khi cấp Đơn theo Hợp đồng bảo hiểm bao/Hợp đồng bảo hiểm nguyên tắc:
Phí của Hợp đồng bao/ Hợp đồng nguyên tắc có thể xem xét giảm so với đơn bảo hiểm cấp lẻ, do rủi ro được phân tán tốt hơn.
Hợp đồng bao/ Hợp đồng nguyên tắc được lấy số và theo dõi riêng. Sauk hi dự thảo hợp đồng cần lấy ý kiến khách hàng trước khi trình lãnh đạo ký. Nếu không có yêu cầu gì đặc biệt, Hợp đồng bao/ Hợp đồng nguyên tắc được lập thành 4 bản có giá trị pháp lý như nhau.
Sau khi ký kết, Hợp đồng bao/ Hợp đồng nguyên tắc được phát hành và có hiệu lực. Trên cơ sở hiệu lực của hợp đồng này, từng chuyến hàng sẽ được cấp Đơn bảo hiểm/ GCN bảo hiểm theo thông báo hoặc yêu cầu của khách hàng.
e> Ký duyệt Đơn/ Hợp đồng / GCN bảo hiểm
Trình lãnh đạo P.KD/CN ký Đơn /Hợp đồng / GCN bảo hiểm. Đối với các trường hợp dịch vụ bảo hiểm trên phân cấp, BGĐ ký đơn, P.KD/CN phải chuyển dự thảo Đơn/ Hợp đồng đến P. NVKD và/hoặc P.KH, P. TBH, KT có ý kiến trước khi BGĐ ký.
• Đơn /Hợp đồng / GCN bảo hiểm được văn thư đóng dấu chuyển cho khách hàng.
• Lưu tại P.KD/ CN/ VPĐD 01 bản gốc: Đơn /Hợp đồng / GCN bảo hiểm và các tài liệu có liên quan phải được đính kèm nhau và được lưu trong các cặp tài liệu theo thứ tự thời gian và theo năm nghiệp vụ.
• Đơn /Hợp đồng / GCN bảo hiểm được luân chuyển như sau:
Chuyển 01 bản copy cho P.TC-KT/bộ phận KT để theo dõi việc thanh toán phí bảo hiểm, thanh toán hoa hồng bảo hiểm và làm cơ sở xét giải quyết bồi thường nếu có phát sinh, 01 bản copy cho phòng kế hoạch/ bộ phận thống kê để phục vụ cho công tác báo cáo thống kê nghiệp vụ, công tác tính toán hiệu quả kinh tế và phương án giữ lại. 01 bản copy cho phòng TBH để thu xếp tái bảo hiểm, 01 bản copy cho phòng NVKD để phục vụ công tác quản lý.
Chuyển cho khách hàng 02 bản gốc.
g> Quản lý Đơn /Hợp đồng / GCN bảo hiểm
• Lưu sổ thống kê: Đơn /Hợp đồng / GCN bảo hiểm phải được vào sổ thống kê cửa Phòng KD/CN và sổ thống kê của Công ty.
Theo dõi việc thu phí, thanh toán hoa hồng: thời hạn thu phí bảo hiểm được quy định trong hợp đồng bảo hiểm/ thông báo thu phí bảo hiểm.
• Nếu CB khai thác thu phí bằng tiền mặt thì phải nộp tiền vào quỹ trong vòng 24h sau khi thu. Hết thời hạn thoả thuận mà khách hàng vẫn chưa nộp phí bảo hiểm thì cần đôn đốc khách hàng nộp phí (qua điện thoại, fax, điện tín, công văn). Qúa thời hạn thu phí bảo hiểm 01 tháng mà khách hàng vẫn chưa nộp, cần báo cáo lãnh đạo Công ty, Phòng/ bộ phận TCKT để có biện pháp giải quyết.
• Giải quyết các yêu cầu phát sinh của khách hàng liên quan đến đơn/ quy tắc/ điều kiện/ điều khoản bảo hiểm đã cấp: trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu có bất cứ thay đổi nào từ phía Công ty hoặc khách
hàng thì cán bộ khai thác có trách nhiệm trao đổi với khách hàng, lập thành văn bản nội dung thay đổi, báo cáo lãnh đạo và thông báo tới các bộ phận liên quan. Các thay đổi có ảnh hưởng đến rủi ro được bảo hiểm cần trao đổi với phòng TBH trước khi chấp nhận bảo hiểm, nếu cần sẽ phải tính thêm phí. Bản sửa đổi bổ xung cho các thay đổi này được lưu cùng các tài liệu đã có.
Theo dõi tái tục.
• Đối với các dự án lớn Công ty quản lý, khi kết thúc thời hạn bảo hiểm phải có báo cáo tổng kết về các dịch vụ bảo hiểm.