Hoàn thiện thủ tục kiểm soát trong hoạt động kinh doanh xăng dầu tại công ty tnhh xăng dầu thái bình

HỌC VIỆN NƠNG NGHIỆP VIỆT NAM NGUYỄN MẠNH CƯỜNG HỒN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XĂNG DẦU TẠI CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU THÁI BÌNH Ngành: Kế tốn định hướng ứng dụng Mã ngành: 8340301 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Bùi Bằng Đoàn NHÀ XUẤT BẢN HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tôi, kết nghiên cứu trình bày luận văn trung thực, khách quan chưa dùng để bảo vệ lấy học vị Tôi xin cam đoan giúp đỡ cho việc thực luận văn cám ơn, thơng tin trích dẫn luận văn rõ nguồn gốc Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2018 Tác giả luận văn Nguyễn Mạnh Cường i LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập Học viện Nông nghiệp Việt Nam, ngồi nỗ lực thân, em cịn nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý thầy cơ, gia đình bạn bè Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn thầy giáo, cô giáo Khoa Kế toán Quản trị kinh doanh – Học viện Nông nghiệp Việt Nam truyền đạt cho em kiến thức quý báu thời gian học tập trường Đặc biệt, em xin cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS Bùi Bằng Đồn tận tình hướng dẫn giúp đỡ em q trình thực tập hồn thành khóa luận Em xin cảm ơn ban lãnh đạo phịng ban Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình nhiệt tình giúp đỡ em suốt thời gian thực đề tài Cuối cùng, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến gia đình người thân tất bạn bè, người động viên, giúp đỡ em vật chất tinh thần suốt thời gian thực đề tài Do kinh nghiệm trình độ thân cịn hạn chế nên khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý q thầy bạn Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2018 Tác giả luận văn Nguyễn Mạnh Cường ii MỤC LỤC Lời cam đoan i Lời cảm ơn ii Mục lục iii Danh mục chữ viết tắt v Danh mục bảng vi Danh mục sơ đồ vii Trích yếu luận văn viii Thesis abstract x Phần Mở đầu 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 1.4 Những đóng góp luận văn 1.4.1 Về lý luận 1.4.2 Về thực tiễn Phần Tổng quan tài liệu 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Một số vấn đề chung kiểm tra, kiểm soát 2.1.2 Thủ tục kiểm soát kiểm soát nội 12 2.1.3 Vận dụng thủ tục kiểm soát hoạt động kinh doanh xăng dầu 21 2.2 Cơ sở thực tiễn đề tài 27 2.2.1 Kinh nghiệm xây dựng thủ tục kiểm soát số doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu Việt Nam 27 2.2.2 Bài học kinh nghiệm cho Công ty TNHH MTV xăng dầu Thái Bình 28 Phần Đặc điểm địa bàn phương pháp nghiên cứu 29 3.1 Đặc điểm công ty TNHH MTV xăng dầu Thái Bình 29 iii 3.1.1 Q trình phát triển Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình 29 3.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động Công ty 30 3.1.3 Đặc điểm sản phẩm hàng hoá, thị trường tiêu thụ Công Ty 33 3.1.4 Kết kinh doanh Công ty 35 3.2 Phương pháp nghiên cứu 36 3.2.1 Phương pháp thu thập, phân tích xử lý số liệu 36 Phần Kết nghiên cứu thảo luận 39 4.1 Đặc điểm hoạt động kiểm sốt cơng ty TNHH MTV xăng dầu Thái Bình 39 4.1.1 Tổ chức kiểm sốt nội cơng ty 39 4.1.2 Những rủi ro chủ yếu xảy kinh doanh xăng dầu Công ty 48 4.2 Thực trạng hoạt động thủ tục kiểm sốt cơng ty 50 4.2.1 Thiết lập hoạt động thủ tục phê duyệt 50 4.2.2 Các quy định hoạt động thủ tục bất kiêm nhiệm 53 4.2.3 Các quy định liên quan đến thủ tục kiểm tra thủ tục đối chiếu 54 4.2.4 Thực quy định liên quan đến thủ tục bảo vệ tài sản 63 4.2.5 Các quy định liên quan đến thủ tục báo cáo bất thường 70 4.2.6 Quy định liên quan đến thủ tục định dạng trước sử dụng tiêu 68 4.2.7 Đánh giá hoạt động kiểm sốt Cơng ty 72 4.3 Giải pháp hồn thiện thủ tục kiểm sốt kinh doanh xăng dầu công ty 75 4.3.1 Hoàn thiện, bổ sung số quy định quản lý Công ty 75 4.3.2 Đào tạo, nâng cao tay nghề, ý thức cán công nhân viên 77 4.3.3 Tăng cường trang bị kỹ thuật cửa hàng xăng dầu 78 4.3.4 Tăng cường công tác kiểm tra, xử lý sai phạm 79 Phần Kết luận kiến nghị 77 5.1 Kết luận 77 5.2 Kiến nghị 79 5.2.1 Đối với nhà nước 79 5.2.2 Đối với quyền địa phương 79 Tài liệu tham khảo 80 Phụ lục 81 iv DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa tiếng Việt TP Thành phố KSNB Kiểm soát nội DN Doanh nghiệp CBCNV Cán công nhân viên QĐ Quyết định HĐBT Hội đồng trưởng TVT Tổng cục vật tư UBND Ủy ban nhân dân TMCP Thương mại cổ phần ATLĐ An tồn lao động ĐVT Đơn vị tính PLXTB Petrolimex Thái Bình TNHH MTV Trách nhiệm hữu hạn thành viên STT Số thứ tự EGAS Phần mềm quản lý cửa hàng xăng dầu v DANH MỤC BẢNG Bảng 3.1 Kết sản xuất kinh doanh Công ty 35 Bảng 3.2 Số lượng mẫu điều tra 37 Bảng 4.1 Một số sai phạm chủ yếu nguyên nhân sai phạm 52 Bảng 4.2 Ý kiến cán bộ, nhân viên quy định liên quan đến thủ tục phê duyệt Công ty 55 Bảng 4.3 Đánh giá quy định liên quan đến thủ tục bất kiêm nhiệm 57 Bảng 4.4 Ý kiến đánh giá quy định liên quan đến thủ tục kiểm tra thủ tục đối chiếu 65 Bảng 4.5 Ý kiến đánh giá quy định liên quan đến thủ tục bảo vệ tài sản 69 Bảng 4.6 Đánh giá quy định liên quan đến thủ tục báo cáo bất thường 70 vi DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Vòng liên hệ ngược kiểm soát Sơ đồ 3.1 Sơ đố tổ chức máy Công ty 32 Sơ đồ 3.2 Sơ đố tổ chức hệ thống kinh doanh 37 vii TRÍCH YẾU LUẬN VĂN Tên tác giả: Nguyễn Mạnh Cường Tên Luận văn: Hoàn thiện thủ tục kiểm sốt Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình Ngành: Kế toán định hướng ứng dụng Mã số: 8340301 Tên sở đào tạo: Học Viện Nông Nghiệp Việt Nam Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình đơn vị kinh doanh thuộc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đóng địa bàn thành phố Thái Bình Trong năm qua công ty cấu lại tổ chức máy, tăng cường công tác quản lý, trọng đến việc hồn thiện bước quy chế kiểm tra, kiểm soát hoạt động Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội công ty chưa thiết lập cách đầy đủ, nhiều quy chế, quy định mang tính kinh nghiệm hình thức Để hạn chế rủi ro, Công ty xây dựng nhiều thủ tục kiểm soát khác nhau, bước đầu ngăn ngừa, hạn chế rủi ro kinh doanh, nhiên nhiều vấn đề không mong muốn xảy Kinh doanh xăng dầu tiềm ẩn nhiều rủi ro, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả, hiệu kinh doanh doanh nghiệp ngành nói chung Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình nói riêng Để ngăn ngừa rủi ro trên, vấn đề hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, đặc biệt hồn thiện thủ tục kiểm sốt ln giải pháp coi hữu hiệu Trải qua trình hoạt động, từ học kinh nghiệm quản lý xây dựng thủ tục kiểm soát doanh nghiệp ngành, Cơng ty TNHH MTV xăng dầu Thái Bình khơng ngừng hồn thiện chế quản lý, hồn thiện hệ thống kiểm soát Tuy nhiên, thay đổi môi trường kinh doanh nảy sinh rủi ro mới, đặt địi hỏi ln phải hồn thiện phương pháp quản lý, hoàn thiện thủ tục kiểm sốt Nhận thấy việc hồn thiện thủ tục kiểm soát hoạt động kinh doanh xăng dầu Cơng ty TNHH MTV Xăng Dầu Thái Bình năm tới vấn đề cấp thiết, tác giả chọn nghiên cứu đề tài: “Hồn thiện thủ tục kiểm sốt hoạt động kinh doanh xăng dầu Công ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình” cho luận văn thạc sỹ Mục tiêu nghiên cứu nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn thủ tục kiểm soát hoạt động kinh doanh doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu Đề tài nghiên cứu nội dung cho doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu địa bàn nghiên cứu, từ đưa giải pháp nhằm hồn thiện thủ tục kiểm sốt, đáp ứng yêu cầu ngăn ngừa rủi ro, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh xăng dầu công ty nghiên cứu Địa bàn nghiên cứu Công ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình, Thái Bình Để tiến hành phân tích, luận văn sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh đối chiếu, phương pháp chuyên gia viii Căn vào nội dung đề tài, sở xem xét thực tế thủ tục kiểm sốt nội cơng ty giai đoạn 2015-2017 tiến hành chọn mẫu nghiên cứu gồm 112 đối tượng Số liệu lấy từ báo cáo tài năm từ 2015-2017 Công ty, thu thập số liệu liên quan đến hoạt động đơn vị, cửa hàng số liệu từ chứng từ, sổ sách liên quan tới việc thực quy định kiểm soát hoạt động kinh doanh xăng dầu công ty Sử dụng số liệu thu thập từ tài liệu, cơng trình nghiên cứu cơng bố số liệu liên quan khác Thông tin thu thập thông qua điều tra, vấn trực tiếp đối tượng chọn phiếu điều tra Nghiên cứu phân tích đánh giá thực trạng thủ tục kiểm sốt Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình nhận thấy kết đạt được, ưu nhược điểm, rủi ro xảy công ty: Với năm kinh nghiệm lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, hàng đợt cơng ty ln nhìn nhận lại, đánh giá nội kết hoạt động từ chỉnh sửa vào quy định, quy chế ban hành nhằm hoàn thiện chúng Các giai đoạn kinh doanh xăng dầu từ công tác đảm bảo an tồn cháy nổ, mát; quy trình nhập hàng, xuất bán hàng, quản lý tồn kho, quản lý tài chính… cơng ty có bước triển khai theo thứ tự, theo quy định kèm theo giấy tờ minh chứng cụ thể để tiện cho việc soát xét, cung cấp thông tin cho nhà quản lý Bên cạnh kết đạt thủ tục kiểm sốt nội Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình cịn tồn hạn chế, yếu cần khắc phục Nghiên cứu rủi ro khách quan, chủ quan chủ yếu xảy cơng ty, có nhiều thuận lợi có nhiều khó khăn Qua nghiên cứu thực trạng cơng ty, đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện thủ tục kiểm sốt cơng ty Để hồn thiện thủ tục kiểm sốt nội Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình địi hỏi phải có phối kết hợp tồn thể cán công nhân viên công ty giúp đỡ cấp quyền địa phương thực tốt Đặc biệt công ty cần thực tốt giải pháp: Hoàn thiện, bổ sung số quy định trong quản lý công ty, đào tạo nâng cao tay nghề, ý thức cán công nhân viên, tăng cường trang bị kỹ thuật cửa hàng xăng dầu, tăng cường công tác kiểm tra, xử lý sai phạm ix Công ty quy định rõ ràng thủ tục liên quan đến báo cáo bất thường, nêu cao trách nhiệm người lao động, nhiên phần yếu tố chủ quan người lao động nể nang việc xảy không báo cáo với lãnh đạo không báo cáo kịp thời 4.2.6 Thủ tục định dạng trước thủ tục sử dụng tiêu Tại mục 5.2 Quyết định 270/PLXTB-QĐ ngày 01/06/2016 việc Ban hành quy chế Quản lý cửa hàng kinh doanh xăng dầu Công ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình quy định: Người lao động cửa hàng chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ, kịp thời số liệu phát sinh ca lượng hàng xuất kho, dịch, vụ cung cấp; số tiền thu bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ; cơng nợ phát sinh (nếu có); số tiền nộp hình thức tốn khác với ngân hàng, công ty đảm bảo phù hợp với quy định chế độ thống kê, kế toán công ty Thực quản lý sử dụng quản lý hóa đơn bán hàng (hóa đơn giá trị gia tăng) theo quy định quản lý sử dụng hóa đơn Bộ Tài hướng dẫn cụ thể Cơng ty Việc phát hành hóa đơn giá trị gia tăng phải đảm bảo phù hợp với sản lượng xăng dầu xuất bán dịch vụ khác thực ca bán hàng; Chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với sổ sách khác có liên quan (Bảng kê bán hàng giao ca, Sổ theo dõi công nợ khách hàng ;) tổng hợp số liệu phát sinh ca bán hàng; lập chứng từ, bảng kê, sổ sách, bao cáo theo quy định khoản 16.2 điều 16 Quy chế chịu trách nhiệm tính trung thực số liệu báo cáo; Trực tiếp thực công việc bàn giao giũa ca bán hàng (bàn giao tài sản, tiền - hàng hóa - hóa đơn/ấn theo Bảng kê bán hàng sổ giao ca sổ sách khác có liên quan ;đảm bảo số liệu bàn giao đầy đủ, kịp thời liên tục hệ thống sổ sách Cửa hàng; Tuân thủ thực rút lưu trữ loại báo cáo theo hướng dẫn yêu cầu hệ thống EGAS Thực giao ca, số máy chốt cuối tháng, số máy chốt kiểm kê, bàn giao số điện từ cột bơm cửa hàng bán lẻ xăng dầu trực thuộc công ty Tính hiệu thể qua việc doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào cơng tác quản lý, tiết kiệm thời gian, nâng cao suất lao động 68 4.2.7 Đánh giá hoạt động kiểm soát Công ty Liên quan đến hoạt động kinh doanh xăng dầu Công ty qua nghiên cứu thực tế cho thấy có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến kết quả, hiệu hoạt động, nhiên thấy có số yếu tố sau: - Nguồn nhân lực: kinh doanh hoạt động đòi hỏi cần nhiều đến lao động có tay nghề để đảm bảo chun mơn an tồn lao động, với khối lượng công việc lớn môi trường làm việc tương đối nặng nhọc nên nhiều lao động không chịu áp lực việc làm cho công ty thiếu nguồn nhân lực, thiếu lao động có tay nghề Khi tuyển dụng lao động nhiều thời gian đào tạo tay nghề Với cửa hàng nằm trải khắp tỉnh công ty nên việc kiểm soát, quản lý lao động phức tạp hơn, ý thức người lao động không tốt dẫn đến nhiều rủi ro trộm cắp tài sản, chậm tiến độ cơng việc Năng lực phận phịng ban: phòng ban phận trực tiếp kiểm tra quản lý cơng việc cho đơn vị thực cầu nối giám đốc với phận khác, cá nhân phòng ban khơng có đủ trình độ kiến thức khối lượng cơng việc hồn thành chất lượng bị bỏ qua, việc điều chỉnh sai sót khơng xác Do vậy, vai trị phận phòng ban phải trọng nhiều - Biến động thị trường xăng dầu: sản phẩm chiếm phần lớn hoạt động kinh doanh công ty mang giá trị lớn Khả cung cấp kịp thời việc bảo quản, kiểm soát đầu ra, đầu vào, tồn kho sản phẩm vô quan trọng Hơn nữa, việc kinh doanh xăng dầu nhiều địa điểm khác không tránh khỏi mát, hư hỏng ảnh hưởng đến hoạt động - Cơ sở vật chất, trang thiết bị: trang thiết bị quan trọng phục vụ hoạt động kinh doanh xăng dầu, người khơng thể hồn thành hoạt động mà khơng có trợ giúp máy móc Hoạt động kinh doanh xăng dầu công ty cần sử dụng nhiều xe chuyên chở, máy bơm, bể chứa,… đo lường xác thơng số kỹ thuật,… đảm bảo chất lượng Trang thiết bị không đầy đủ không đáp ứng yêu cầu bán hàng, nhập hàng, quản lý tồn kho nguyên nhân gây nên rủi ro cho hoạt động - Yếu tố tự nhiên: môi trường kinh doanh xăng dầu diễn ngồi trời nên khơng tránh khỏi tác động từ tự nhiên, thời tiết làm vật liệu dễ hư hỏng 69 Công ty cần có biện pháp để đảm bảo an tồn cho người lao động, bảo quản xăng dầu, máy móc Yêu cầu khách hàng sức ép đối thủ cạnh tranh ngành Công tác kiểm tra kiểm sốt cơng ty ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh xăng dầu, định phần đến chất lượng sản phẩm, thương hiệu công ty… Các yếu tố khác đến từ bên liên quan: hoạt động kinh doanh xăng dầu chịu ảnh hưởng đối tác bên ngồi cơng ty đối tác cung cấp cung cấp sản phẩm không chất lượng công ty đặt mua… Đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu công ty cần có thủ tục kiểm sốt hợp lý, chặt chẽ kịp thời ngăn ngừa yếu tố tác động đến hoạt động nhằm đạt mục tiêu đề chất lượng sản phẩm tạo hài lòng cho khách hàng, góp phần nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh cho toàn doanh nghiệp Từ thực trạng quy định, quy chế, nội quy mà Công ty ban hành đem lại thành công định cho hoạt động kinh doanh xăng dầu cho thấy ưu điểm cơng tác kiểm sốt cơng ty Nhưng bên cạnh đó, hệ thống kiểm sốt cịn tồn số nhược điểm q trình hoạt động Cơng ty xảy sai sót, rủi ro Đánh giá thủ tục kiểm sốt cho thấy: - Về ưu điểm: Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình với 50 năm kinh nghiệm tiền thân công ty vật tư tổng hợp Thái Bình tỷ trọng sản lượng xăng dầu chiếm đến 90% sản lượng công ty, nên sau đổi tên thành Công ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình, đến thời kỳ hội nhập cơng ty vươn lên thành doanh nghiệp mạnh lĩnh vực xăng dầu, đóng góp nhu cầu dụng xăng dầu phần lớn tỉnh nhà, đóng góp nguồn thu thuế lớn cho tỉnh Thời gian qua công ty đạt nhiều thành tựu đáng kể hoạt động sản xuất kinh doanh kiểm soát tốt hoạt động chủ yếu Đạt thành tựu kéo theo tăng trưởng doanh thu qua năm cơng ty có ưu thiết lập chế kiểm sốt hoạt động nói chung kiểm sốt hoạt động kinh doanh xăng dầu nói riêng 70 Công ty ban hành quy định, quy chế cụ thể việc phân chia trách nhiệm quyền hạn phận, cá nhân công việc Quy định quyền hạn, thẩm quyền phê duyệt Giám đốc, phó giám đốc thành viên ban hành rõ ràng Các quy định thời gian làm việc, nội quy làm việc phân định rõ ràng quyền lợi trách nhiệm người lao động Với năm kinh nghiệm lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, hàng đợt cơng ty ln nhìn nhận lại, đánh giá nội kết hoạt động từ chỉnh sửa vào quy định, quy chế ban hành nhằm hoàn thiện chúng Các giai đoạn kinh doanh xăng dầu từ cơng tác đảm bảo an tồn cháy nổ, mát; quy trình nhập hàng, xuất bán hàng, quản lý tồn kho, quản lý tài chính… cơng ty có bước triển khai theo thứ tự, theo quy định kèm theo giấy tờ minh chứng cụ thể để tiện cho việc soát xét, cung cấp thông tin cho nhà quản lý Về việc yêu cầu cung cấp trang nguồn hàng xăng dầu, quản lý bán hàng, quản lý tồn kho, tài sản, tiền hàng theo trình tự định, có đầy đủ giấy tờ, chữ ký bên liên quan phê duyệt cấp thẩm quyền Khi gặp vấn đề phải trình cấp xem xét phê duyệt cán quản lý khó lạm dụng quyền hạn vị trí cơng tác quản lý Về việc bảo quản sử dụng trang thiết bị, hệ thống kho bãi trọng Công ty phổ biến cho tất công nhân viên quy chế làm việc nhiệm vụ họ, phải báo cáo kịp thời bất thường - Một số hạn chế, tồn tại: Trong bối cảnh kinh tế với nhu cầu sử dụng xăng dầu ngày lớn việc kiểm sốt, quản lý hoạt động kinh doanh cho hiệu thách thức lớn doanh nghiệp Tuy xây dựng hệ thống kiểm sốt dựa theo Tập đồn kinh nghiệm việc xây dựng hệ thống kiểm sốt nội chưa có nên q trình hoạt động cịn xảy sai phạm 71 Mơi trường kiểm sốt chưa thực tốt cịn kẽ hở người có quyền hạn lợi dụng Mặc dù cán giám sát, quản lý cơng ty cịn trẻ tuổi, đầy nhiệt huyết tiếp cận nhanh với công cụ quản lý đại chưa có nhiều kinh nghiệm việc xử lý vướng mắc, giải rắc rối vướng mắc chậm, dẫn đến sai phạm không báo cáo kịp thời Cơng việc đợi Giám đốc trực tiếp đạo gây hậu không tốt Hệ thống pháp luật quản lý, kiểm soát nhà nước chưa thực đồng kéo theo nội quy quy chế cơng ty cịn lỏng lẻo mang tính hình thức làm cho việc kiểm soát hoạt dộng gặp nhiều khó khăn Hoạt động kiểm sốt q trình xử lý thơng tin có thực khơng chặt chẽ Các quy định có nhiều, số quy định tương đối chặt chẽ, số quy định cịn có kẽ hở khiến người trực tiếp quản lý dễ có hội trục lợi Việc tiến hành kiểm kê, đánh giá lại giá trị, chất lượng cơng nghệ tài sản: xăng dầu, máy móc, thiết bị chưa diễn thường xuyên Công tác kiểm sốt hàng hóa cịn lơ là, ý thức cán chưa tốt chưa tốt để xảy rủi ro tài chính, tài sản Một phần quy định xử phạt cơng ty cịn nhẹ Một số cán cơng nhân viên chưa có tay nghề, ý thức tốt ngun nhân khơng nhỏ dẫn đến kiểm sốt chưa chặt chẽ Công ty ban hành quy định báo cáo vấn đề xảy bất thường công tác thông tin truyền thông đến tất cán cơng nhân viên cịn nên nhiều trường hợp không báo cáo lại vấn đề bất thường, gây hậu nghiêm trọng 4.3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT TRONG KINH DOANH XĂNG DẦU TẠI CÔNG TY Trên sở nghiên cứu mặt lý luận tình hình thực tế thủ tục kiểm soát nội hoạt động kinh doanh xăng dầu cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình với việc tìm hiểu ưu nhược điểm đơn vị từ rủi ro mà Công ty gặp phải trình kinh doanh, bên cạnh 72 ưu điểm quy chế kiểm soát mà công ty áp dụng, cần phải điều chỉnh, bổ sung số nội dung cho phù hợp với điều kiện hoạt động 4.3.1 Giải pháp hoàn thiện thủ tục phê duyệt Quyết định 531/PLXTB-QĐ ngày 14/11/2017 việc quy định quyền hạn nhiệm vụ Chủ tịch kiêm giám đốc công ty: Công ty cần đưa chế tài răn đe xử phạt trình tự trình phê duyệt chiết khấu cửa hàng trưởng vào định Vì đơi cửa hàng trưởng tự ý vượt thẩm quyền trình thẳng lên giám đốc sau mà khơng qua phòng kinh doanh xăng dầu, khiến phòng kinh doanh tham mưu chuẩn xác việc đưa mức chiết khấu cho phù hợp Ngồi cơng tác phân công nhiệm vụ cho cấp cần trọng hơn, quy định nhiệm vụ phó giám đốc kế tốn trưởng chưa phân định quyền hạn cụ thể, chi tiết Ví dụ: Phó giám đốc phụ trách kinh doanh lên kế hoạch nhập hàng, phê duyệt báo cáo sản lượng, phê duyệt tình hình thu tiền, Như có chuyên biệt công tác phê duyệt quản lý, tránh ơm đồm, Chủ tịch kiêm giám đốc làm nhiều việc khiến hiệu quản lý khơng cao 4.3.2 Giải pháp hồn thiện hủ tục bất kiêm nhiệm Trong định 42/QĐ-XDTB ngày 01/8/2010 việc thành lập cửa hàng xăng dầu số 2(tương tự định thành lập cửa hàng khác) định 291/PLXTB-QĐ ngày 01/7/2013 việc thành lập phòng kinh doanh xăng dầu: Cơng ty cần có quy định rõ ràng trình tự nhập hàng, xem xét lập kế hoạch nhập hàng phòng kinh doanh xăng dầu để đảm bảo nguồn cung đầy đủ, tránh cửa hàng không cần lại nhập nhiều, cửa hàng cần lại nhập Đảm bảo nhiệm vụ phận nêu rõ tách bạch chức phận với nhau: Cửa hàng trưởng phải có nhiệm vụ kiểm tra tồn kho, lên kế hoạch nhập hàng; phòng kinh doanh phải dựa vào thực tế tồn kho cửa hàng để lên kế hoạch nhập cho cửa hàng(thông qua phần mềm EGAS tự động) Và cần thêm có chế tài xử phạt có ưu nhập hàng 4.3.3 Giải pháp hoàn thiện thủ tục báo cáo bất thường: Nội quy lao động số 12 ngày 12/01/2015: Quy định trách nhiệm người lao động Cơng ty cần có quy định rõ ràng trường hợp “bất thường” xảy ra, ví dụ như: Khi phát sai sót mặt kỹ thuật, chất lượng xăng dầu, hàng hóa phải kịp thời báo cáo cho cán quản lý trực tiếp kiểm tra để kịp 73 thời sửa chữa giải Báo cáo đột xuất phải nêu rõ tóm tắt tình hình diễn biến việc, ngun nhân phát sinh, biện pháp áp dụng để khắc phục, phòng ngừa, kết giải đề xuất, kiến nghị với Giám đốc Sự việc xảy đến đâu phải báo cáo đến đó, khơng để kết thúc việc báo cáo Ngoài cơng ty cần có quy định đăng ký thi đua, khen thưởng cá nhân, cửa hàng có thành tích tốt, mức thưởng phải xứng đáng với thành tích đạt 4.3.4 Giải pháp hoàn thiện thủ tục bảo vệ tài sản Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật cửa hàng xăng dầu công ty nhiệm vụ thiếu công ty Công ty cần tăng cường trang thiết bị cửa hàng nhằm đảm bảo an toàn cháy nổ, độ xác thiết bị phục vụ cơng tác kinh doanh tốt Cụ thể: - Thiết bị an tồn cháy nổ: Hiện cơng ty cịn thiếu nhiều bình chữa cháy tiêu chuẩn, cụ thể cần thêm 36 bình cửa hàng - Thiết bị đo lường: Các cột bơm công ty cũ cột khiến việc đo lường khơng xác, chi phí cột bơm đắt (192.000.000đồng/cột) cơng ty loại bỏ cột bơm này, thay cột bơm có điều kiện di chuyển cột bơm khác cửa hàng có sản lượng bán thấp tới - Bể chứa: bể chứa công ty cũ, nên thay bể chứa tiêu chuẩn phù hợp với sản lượng bán cửa hàng để quản lý tồn kho tốt - Hệ thống camera: Tại cửa hàng số 3,5,16 cịn thiếu camera góc quay bể chứa cột bơm, cụ thể cần thêm: camera để đảm bảo kiểm soát nghiêm ngặt 4.3.5 Giải pháp hồn thiện thủ tục kiểm tra Cơng ty cần tăng cường công tác kiểm tra xử lý sai phạm, lên kế hoạch thường xuyên đột xuất kiểm tra đơn vị Cụ thể: Quy định quản lý sử dụng hóa đơn( Quy định số 07/PLXTB 07/1/2013) : Công ty cần quy định việc xử phạt nghiêm minh việc quản lý sử dụng hóa đơn Ví dụ : cần có mức xử phạt rõ ràng phạt hành 10% theo số tiền giá trị hóa đơn(cửa hàng trưởng bán hóa đơn cho khách) 74 Cơng ty cần thành lập phận kiểm soát nội độc lập: Bao gồm cá nhân phịng ban có chức nhiệm vụ kiểm tra toàn hoạt động cơng ty Mỗi phịng ban chọn người làm nhiệm vụ kiểm tra mảng quản lý mình: cán tổ chức kiểm tra công tác tổ chức, việc thực chế sách; cán phịng kinh doanh xăng dầu kiểm tra sản lượng bán, nhập hàng, tồn kho, tình hình thực hợp đồng; cán kế tốn thực việc kiểm tra tình hình bán hàng thu tiền, tình hình cơng nợ, quản lý sổ sách, hóa đơn, giấy tờ có giá khác; cán phòng kỹ thuật kiểm tra việc sử dụng thiết bị máy móc, an tồn lao động; cán tin học kiểm tra thiết bị tin học sau trưởng ban phó giám đốc phụ trách kinh doanh Từ nhằm đảm bảo công tác kiểm tra khách quan Việc xử lý sai phạm cần nêu rõ biên kiểm tra nhằm mang tính răn đe cho người sau Ngồi trình độ CBCNV vấn đề quan trọng Dựa vào việc đánh giá lực trình độ CBCNV nên có kế hoạch tổ chức thêm cho CBCNV có kinh nghiệm, kiến thức chưa vững khóa học để nâng cao kỹ nghề nghiệp cho họ Nếu khơng tích cực cơng việc, ý thức kỷ luật kinh doanh nên có biện pháp xử phạt xa thải tránh gây hậu đáng tiếc Cụ thể cơng ty đào tạo theo hình thức tập trung công ty, mời tổ chức có lực chun mơn nghiệp vụ tốt tổ chức lớp tập huấn nâng cao tay nghề, kỹ nghề nghiệp Một năm nên có 02 buổi tập huấn phịng cháy chữa cháy cơng ty Cơ quan cơng an quản lý phịng cháy chữa cháy cho toàn thể CBCNV, để họ nâng cao ý thức bảo vệ tài sản tính mạng người, hàng hóa cơng ty hàng hóa dễ cháy nổ cần đảm bảo an tồn Kinh phí đưa vào chi phí cơng ty xin bên quan quản lý phòng cháy chữa cháy buổi tập huấn miễn phí Cần có thêm lớp tập huấn việc sử dụng phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin EGAS cho cửa hàng trưởng, cá nhân phòng ban năm lần thành thục Việc miễn phí: cơng ty có phận tin học xử lý việc Công ty cần năm nên tổ chức hội nghị người lao động lần để tăng cường nâng cao ý thức tổ chức làm việc Trong hội nghị người lao động 75 cần nêu văn số liệu cụ thể số liệu tài chính, số liệu an tồn cháy nổ, sở vật chất để người lao động nắm tình hình cơng ty Đặc biệt cần công bố rộng rãi hội nghị quy định người lao động làm không làm, quy định xử phạt sai phạm, để họ có ý thức làm việc hiểu rõ quy định Nếu cá nhân chưa hiểu rõ quy định, số liệu công ty cần mở thêm lớp tập huấn công ty như: tập huấn công tác quản lý bán hàng cửa hàng cho cửa hàng trưởng, cho cửa hàng trưởng học thêm lớp nghiệp vụ cửa hàng trưởng Tập đồn tổ chức miễn phí năm lần tuần Tóm lại hồn thiện thủ tục kiểm sốt hoạt động cơng ty để thủ tục mang lại hiệu công ty cần sát công tác quản lý, trọng đầu tư cho việc kiểm soát hoạt động Công tác thông tin truyền thông cần phát triển hơn, phổ biến rộng rãi quy định, sửa đổi bổ sung hoạt động kinh doanh xăng dầu cho người lao động nắm Cơng ty phải ln khẳng định kiểm sốt chất lượng giữ vai trò hàng đầu, mục tiêu chất lượng mục tiêu hàng đầu nhằm nâng cao hiệu uy tín Thường xuyên cập nhật sách thông tư hướng dẫn nhà nước nhằm làm luật định tránh rủi ro, chậm trễ thủ tục hành Cơng ty nên thường xuyên nghe lấy ý kiến đóng góp khách hàng để thu thập thông tin chất lượng, tiến độ, mức độ kiểm soát xem phù hợp hay chưa để tiến hành điều chỉnh lại quy định kiểm soát nội 76 PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 KẾT LUẬN Hiện nay, với cạnh tranh khốc liệt thị trường tồn cầu hóa, áp lực, suy thối khó khăn từ nhiều chiều kinh tế, đơn vị ngày quan tâm nhiều đến rủi ro xây dựng cho đơn vị chế kiểm soát vững Một học rút từ thất bại mặt tài doanh nghiệp lỏng lẻo cơng tác kiểm sốt Bởi vai trị thiết yếu tảng quản trị cững chế kiểm soát hiệu Rút kinh nghiệm từ số công ty như: Công ty Xăng dầu Hà Nam Ninh, Công ty Xăng dầu Khu vực Công ty cần có chế hồn thiện thủ tục kiểm soát nhằm nâng cao chất lượng quản lý Hoạt động kinh doanh xăng dầu Công ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình hoạt động thường xuyên liên tục trình thực chịu nhiều tác động yếu tố bất định lúc kết đạt mong muốn Vì vậy, địi hỏi phải có kiểm tra giám sát thường xuyên, sát hoạt động cụ thể giai đoạn khác Trong năm qua, việc kiểm soát hoạt động kinh doanh xăng dầu công ty đạt số thành tựu bên cạnh tồn nhiều điểm hạn chế định Qua trình nghiên cứu thảo luận, luận văn giải vấn đề: Thứ nhất, sở tổng quan tài liệu, luận văn hệ thống hóa sở lý luận thực tiễn liên quan đến kiểm sốt, thủ tục kiểm sốt, loại hình kiểm soát, chất, chức kiểm soát việc ngăn ngừa rủi ro, sai phạm hoạt động doanh nghiệp Thứ hai, qua nghiên cứu, đánh giá thực trạng thủ tục kiểm soát hoạt động kinh doanh Công ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình, luận làm sáng tỏ ưu điểm tồn hoạt động này, thể qua nội dung chủ yếu sau: - Những yếu tố tác động đến hoạt động kinh doanh xăng dầu: yếu tố người, nguồn nhân lực, yếu tố tự nhiên, yếu tố trang thiết bị, sở vật chất công ty - Thực trạng quy chế công ty ban hành nhằm ngăn ngừa rủi ro hoạt động kinh doanh xăng dầu bao gồm số quy định: quy định quyền 77 hạn, nhiệm vụ, phê duyệt Chủ tịch kiêm giám đốc, phó giám đốc, kế tốn trưởng, quy định chức năng, nhiệm vụ phòng ban, quy định liên quan tới công tác kiểm tra, quy định liên quan đến việc sử dụng bảo vệ tài sản công ty, quy định thời làm, nghỉ, kỷ luật lao động trách nhiệm vật chất lao động - Ưu điểm hoạt động kiểm sốt nói chung thủ tục kiểm sốt nói riêng ngăn ngừa rủi ro, mát tài sản, hướng cho tổ chức có hoạt động kiểm sốt tới mục tiêu định sẵn Tuy nhiên nhược điểm hoạt động kiểm sốt khơng chặt chẽ làm gây hại cho q trình hoạt động - Những nhược điểm tồn hoạt động kiểm sốt thủ tục kiểm sốt cơng ty: + Hoạt động kiểm soát ban lãnh đạo quan tâm chưa có tổ chức kiểm soát nội độc lập + Mặc dù ban hành quy định phổ biến rộng q trình hoạt động cơng ty xảy rủi ro: rủi ro rủi ro trình độ chuyên môn người lao động, rủi ro nguyên nhân kỹ thuật làm chất lượng xăng dầu giảm, rủi ro nguyên nhân chủ quan người lao động cố tình làm sai khách quan nhận thức người lao động chưa gây thất thoát tài sản công ty + Công tác kiểm tra kiểm sốt cịn yếu(46,43% ý kiến cho cơng tác kiểm tra thực chưa thường xuyên) + Tay nghề, ý thức số cán công nhân viên chưa cao + Trang thiết bị kỹ thuật thiếu Thứ ba, Từ hạn chế, tồn công tác kiểm sốt thủ tục kiểm sốt Cơng ty, luận văn đề xuất số giải pháp, nhằm khắc phục tồn hoàn thiện thủ tục kiểm sốt kinh doanh xăng dầu cho Cơng ty thời gian tới Các giải pháp cụ thể là: - Giải pháp hoàn thiện thủ tục phê duyệt - Giải pháp hoàn thiện thủ tục bất kiêm nhiệm - Giải pháp hoàn thiện thủ tục báo cáo bất thường - Giải pháp hoàn thiện thủ tục bảo vệ tài sản - Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm tra 78 5.2 KIẾN NGHỊ 5.2.1 Đối với nhà nước Trong thời đại mở cạnh tranh khốc liệt nay, thiết lập chế kiểm soát tốt xu hướng tất yếu nhu cầu khách quan đơn vị, nhiên cần làm để phát huy hiệu chế Để làm điều cần có thay đổi từ cấp quản lý vĩ mô (Nhà nước) Hơn nữa, sở vật chất, máy móc trang thiết bị đại tạo giúp đất nước phát triển nhanh nghiệp cơng nghiệp hóa đại hóa Mặc dù Nhà nước ban hành nhiều Nghị định, Thơng tư hướng dẫn thi hành luật kiểm sốt quản lý kinh doanh xăng dầu tồn nhiều vấn đề luật chưa thể minh bạch, rõ ràng phân định trách nhiệm cho hệ thống cấp quản lý Do đó, Nhà nước cần hoàn thiện chỉnh sửa chế pháp lý có liên quan đến hoạt động đầu tư lĩnh vực khác nói chung lĩnh vực kinh doanh xăng dầu nói riêng Nhà nước cần mở rộng quan hệ quốc tế nữa, tạo hội cho doanh nghiệp xăng dầu đầu tư, liên doanh liên kết với nước ngoài, học hỏi kinh nghiệm kiểm soát, quản lý hoạt động tiên tiến tiếp thu khoa học công nghệ đại từ họ Đồng thời, giúp doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu mở rộng thị trường mang thương hiệu giới Nhà nước nên mở lớp đào tạo chuyên sâu kỹ kiểm soát đưa thủ tục kiểm soát phù hợp với kiểu doanh nghiệp để cấp lãnh đạo doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu có hội học hỏi, tích lũy kiến thức rút nhiều kinh nghiệm 5.2.2 Đối với quyền địa phương Hầu hết hoạt động kinh doanh cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình nói riêng doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu nói chung diễn địa phương nước Việc kinh doanh xăng dầu ngành khác địa phương tạo điều kiện phục vụ cho công nghiệp, nông nghiệp, dịch vụ phát triển, đời sống cho người dân nâng cao, kéo theo phát triền mặt kinh tế Chính hoạt động kinh doanh xăng dầu cần trợ giúp, phối hợp từ quyền địa phương người dân khu vực Chính quyền địa phương cần tạo điều kiện giúp Công ty thuận lợi, thủ tục hành cơng tác bảo vệ môi trường cần rõ ràng hợp lý 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tài Chính (2001) Đánh giá rủi ro kiểm soát nội bộ, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 Bùi Bằng Đồn (2014) Hệ thống kiểm sốt nội Nhà xuất Đại học Nông nghiệp, Hà Nội Lại Thị Thu Thủy (2012) Xây dựng hệ thống kiểm soát nội hướng đến quản lý rủi ro doanh nghiệp Tạp chí kiểm tốn (5) Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà Đỗ Thị Hải Hà (2012) Quản lý học Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Phạm Minh Châu (2006) Quản trị học Nhà xuất Phương Đông, Hà Nội Phạm Quang Huy (2014) Bàn COSO 2013 định hướng vận dụng việc giám sát trình thực thi chiến lược kinh doanh Tạp chí phát triển hội nhập ngày 03 tháng 04 năm 2014 (15) Từ điển tiếng Việt – Viện ngôn ngữ học (1996) Từ điển tiếng Việt (1995) Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam- Chuẩn mực số 315 (Ban hành kèm thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 Bộ Tài Chính) 10 Đại từ điển tiếng Việt- Trung tâm văn hóa ngơn ngữ Việt Nam- 1998 11 Henry Fayol- Quản lý chung công nghiệp 1915 12 Robert J.Mockler- Bài đọc Quản lý kiểm soát 1970 13 http://thaibinh.petrolimex.com.vn 14 Vũ Thiếu, Nguyễn Mạnh Quân, Nguyễn Đăng Dậu (1993), Những vấn đề cốt lõi quản lý Nhà xuất khoa học- kỹ thuật, Hà Nội 80 PHỤ LỤC PHIẾU ĐIỀU TRA I THÔNG TIN CHUNG Họ tên người điều tra: Họ tên người điều tra: Tuổi: Giới tính: Trình độ học vấn: Chức vụ: II ĐÁNH GIÁ VỀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XĂNG DẦU(ĐÁNH GIÁ TÍCH DẤU X) 2.1 Ơng/bà cho biết ý kiến đánh giá quy định, quy chế liên quan đến thủ tục phê duyệt? STT Nội dung Rất tốt Tuân thủ quy định Tập đoàn Rõ ràng khơng chồng chéo Tác dụng kiểm sốt người đứng đầu Tác dụng ngăn ngừa sai phạm Phê duyệt thẩm quyền Công tác ủy quyền Tốt Chưa tốt 2.2 Ông/bà cho biết ý kiến đánh giá quy định, quy chế liên quan đến thủ tục bất kiêm nhiệm? STT Nội dung Tốt Có quy định rõ ràng Dễ dàng thực Tách biệt chức Ngăn chặn trước ý đồ lợi dụng Quy định rõ ràng, không chồng chéo 81 Bình thường Chưa tốt 2.3 Ơng/bà cho biết ý kiến đánh giá quy định, quy chế liên quan đến thủ tục kiểm tra thủ tục đối chiếu? STT Nội dung Thường xuyên Thực kiểm tra Công ty Thực đối chiếu số liệu liên quan Thực kiểm tra chéo lẫn Xử lý sai phạm sau kiểm tra Thực thưởng, phạt Chưa thường xuyên Rất 2.4 Ông/bà cho biết ý kiến đánh giá quy định, quy chế liên quan đến thủ tục bảo vệ tài sản? STT Nội dung Tốt Ngăn chặn trước rủi ro tài sản Giảm thiểu tài sản bị mát, lãng phí, Trung bình Yếu lạm dụng, hư hỏng, phá hoại 2.5 Ông/bà cho biết ý kiến đánh giá quy định, quy chế liên quan đến thủ tục báo cáo bất thường? STT Nội dung Tốt Trung bình Yếu Quy định rõ ràng trường hợp “bất thường” Kịp thời đầy đủ Quy định thẩm quyền xử lý 2.6 Xin ơng/bà cho biết ý kiến khác (nếu có): Xin trân trọng cảm ơn ông/bà! 82 ... trạng thủ tục kiểm soát hoạt động kinh doanh xăng dầu Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình; - Đề xuất giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện thủ tục kiểm soát hoạt động kinh doanh xăng dầu Cơng ty TNHH. .. hiệu hoạt động kinh doanh xăng dầu Công ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Hệ thống sở lý luận thực tiễn thủ tục kiểm soát kiểm soát nội hoạt động kinh doanh xăng dầu doanh. .. hồn thiện thủ tục kiểm sốt hoạt động kinh doanh xăng dầu Công ty TNHH MTV Xăng Dầu Thái Bình năm tới vấn đề cấp thiết, tác giả chọn nghiên cứu đề tài: ? ?Hoàn thiện thủ tục kiểm sốt hoạt động kinh