PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

LỜI NÓI ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài - Bối cảnh xã hội Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa học công nghệ thực sự đã và đang đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã hội, cho các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong giai đoạn mở cửa này, đặc biệt là nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý. Trong nền kinh tế phát triển nhiều thành phần này thì quản lý bán hàng càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh chính vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều tất yếu khách quan. Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phương pháp thủ công như: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo làn, lạc hậu, không thường xuyên cập nhật. Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, để phân tích đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hoá, giản được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh. - Hoàn cảnh của công ty Từ cuối năm 2002 công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã dần chuyển sang cung cấp các phần mềm quản lý khác nhau chứ không chỉ cung cấp các phần mềm kế toán doanh nghiệp. Với thế mạnh và kinh nghiệm trong lĩnh vực làm phầm mềm quản lý tài chính kế toán của mình các sản phẩm của công ty ngày nay đã chứng minh tính hiệu quả của mình và đem lại nhiều lợi Ých cho khách hàng. Công ty đã thực hiện tư vấn và sản xuất một số phần mềm theo đơn đặt hàng của khách hàng bán các phần mềm về quản lý quỹ tiền mặt, quản lý khách hàng, Quản lý nhuận bót, quản lý nhà hàng, … Vì vậy việc xây dựng các chương trình DEMO để giới thiệu các phần mềm khác nhau đang được đặt ra cấp thiết. 2. Định hướng 1 Hiện nay công việc quản lý bán hàng thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập nh: - Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. - Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót. - Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài - Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lé. - Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. - Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống. 3. Mục đích nghiên cứu Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt 1 động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể được thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ… Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong việc phân tích thiét kế hệ thống chúng ta có thể áp dụng phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống. Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dùa trên tư tưởng module hoá. Trước hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới 5. Kế cấu của đề tài + Chương 1: Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast và các vấn đề nghiên cứu, sự cần thiết của đề tài, mục tiêu và phương pháp nghiên cứu. + Chương 2: Mét sè lý luận cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Trình bầy khái quát phương pháp luận cơ bản làm cơ sở phương pháp luận cho việc nghiên cứu chuyên đề. + Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng. Trình bầy chi tiết chương trình phân tích thiết kế hệ thống, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế giao diện của chương trình. Em xin chân thành cảm ơn thầy Trịnh Phú Cường giảng viên hướng dẫn và các thầy cô trong khoa tin học kinh tế đã góp ý chỉ bảo cho em nhiều kiến thức và kinh nghiệp quý báu Đồng thời em còng xin ơn các cô chú, anh chị tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đặc biệt là anh Phan Thế Chiến đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Do trình độ có hạn chế và hoàn thành trong thời gian thực tập ngắn, chắc chắn trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi sai xót, rất mong nhận được sự góp ý chỉ bảo của thầy cô và các bạn CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST I. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TẠI CÔNG TY 1. Quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức của công ty a. Quá trình hình thành. Ngày nay các ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý cũng rất phong phú mà để làm nên điều này không thể thiếu các công ty phần mềm. Họ là những người đã đang đem công nghệ thông tin vào với cuộc sống và vào lĩnh vực kinh doanh. Ở Việt Nam các lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin được phát triển chưa lâu. Vì vậy các công ty phần mềm phần lớn ra đời trong thời gian gần đây chủ yếu là từ sau giữa thập kỷ 90 của thế kỷ XX. Trong xu hướng đó công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã ra đời. Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast được thành lập theo giấy phép thành lập công ty sè 3096/GP-UB do UBNN TP Hà Nội cấp ngày 11/6/1997 đây chính thức là ngày thành lập công ty. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sè 056067 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 18/6/1997.Hình thức sở hữu của công ty là hình thức cổ phần. Vốn đăng ký ban đầu của công ty là 1.000.000.000 đồng được chia thành 10.000 cổ phiếu. Vào đầu năm 2003 vốn đăng ký của công ty đã tăng thành 1.250.000.000 đồng và được chia thành 125.000 cổ phiếu. Công ty có tên tiếng việt là : Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST. Tên tiếng Anh của công ty là FAST software company. Tên viết tắt là FAST Logo của công ty : Chức năng kinh doanh của công ty : - Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính - Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin hoc, điện tử ) - Dịch vụ thông tin khoa học công nghệ - Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ Lĩnh vực kinh doanh chính : Sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Các sáng lập viên của công ty bao gồm 7 người: Thành viên của hội đồng quản trị gồm có 3 người: Công ty gồm có ba văn phòng : Văn phòng tại TP Hà Nội Địa chỉ : Sè 18 Nguyễn Chí Thanh, Quận Ba Đình Điện thoại : (04)7715590 Fax : (04)7715591 Email : fast@hn.vnn.vn Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh Địa chỉ : Sè 391A Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 3 Điện thoại : (08)8481001 Fax : (08)8480998 Email : fastsg@hcm.vnn.vn Văn phòng tại Đà Nẵng Địa chỉ : Toà nhà Softtech, 15 Quang Trung Điện thoại : (0511)810532 Fax : (0511)812692 Email : fastdn@dng.vnn.vn b. C cu t chc ca cụng ty S t chc ca cụng ty c t chc nh sau: Cỏc cụng vic chớnh ca cỏc phũng ban trong cụng ty Hi ng qun tr:Nhim v xỏc nh chin lc di hn ca cụng ty Giỏm c cụng ty: iu hnh thc hin cỏc chin lc ra, pht trin kinh doanh. Xõy dng cỏc quy nh, ch , chớnh sỏch chung ca cụng ty v t chc nhõn s, tin lng v cỏc vn ti chớnh k toỏn. Tham ra vo xỏc nh nhng chin lc ca cụng ty v lp k hoch nm cho ton cụng ty cựng vi vic thc hin chớnh sỏch ti chớnh. Phũng tng hp: Tr lý cho giỏm c v cỏc vn nhõn s, maketting, t chc sn xut kinh doanh, lm vic vi cỏc i tỏc, ti chớnh k toỏn ton cụng ty, xõy dng d ỏn phỏt trin kinh doanh. Phũng nghiờn cu phỏt trin sn phm: Cú nhim v nghiờn cu cỏc phn mm mi, h tr cỏc b phn kinh doanh sa i sn phm theo cỏc yờu cu c thự. Cỏc chi nhỏnh, b phn kinh doanh: Bỏn hng, dch v khỏch hng (Hin cú H Ni, Si Gũn v Nng) Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị Giám đốc Giám đốc Các chi nhánh HN, HCM, ĐN Các chi nhánh HN, HCM, ĐN Phòng nghiên cứu & phát triển sản phẩm Phòng nghiên cứu & phát triển sản phẩm Phòng tổng hợp Phòng tổng hợp S t chc v chc nng nhim v ca cỏc chi nhỏnh trong cụng ty nh sau Cỏc cụng vic chớnh: STT Phũng ban, b phn Cỏc cụng vic chớnh 1. Giỏm c chi nhỏnh iu hnh, t chc thc hin k hoch kinh doanh t ra Xõy dng cỏc quy nh, ch , chớnh sỏch chung ca chi nhỏnh v t chc nhõn s, lng ti chớnh k toỏn Tham ra vo vic xỏc nh chin lc ca cụng ty. Lp k hoch nm cho chi nhỏnh. 2. Cỏc tr lý giỏm c ( Phũng tng hp ) Tr lý cho giỏm c v cỏc vn th trng tip th, tuyn dng v o to nhõn s. 3. Phũng kinh doanh Tỡm kim khỏch hng. Khỏch hng. Giám đốc chi nhánh Giám đốc chi nhánh Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng tư vấn thiết kế Phòng tư vấn thiết kế Phòng triển khai hợp đồng Phòng triển khai hợp đồng Phòng lập trình ứng dụng Phòng lập trình ứng dụng Phòng hỗ trợ bảo hành Phòng hỗ trợ bảo hành Văn phòng và kế toán Văn phòng và kế toán 4. Phòng tư vấn thiết kế Hỗ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các công việc sau : + Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lượng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện. + Đề ra phương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng Hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã được khảo sát trước đó. 5. Phòng tư vấn ứng dông ( triển khai hợp đồng ) Trong phòng này có thể có các nhóm cố định hoặc các nhóm thành lập theo dự án và các nhân viên dự án 1 người triển khai. Mỗi chi nhánh có thể có hơn 1 phòng tư vấn ứng dụng Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách hàng. Tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. Cài đặt và đào tạo. Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu. Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chương trình khi cần thiết. 6. Phòng lập trình ứng dụng Tham ra và xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát bán hàng. Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. Bảo hành chương trình sửa đổi. 7. Phòng hỗ trợ bảo hành Hỗ trợ khách hàng sử dụng chương trình Bảo hành sản phẩm 8. Phòng kế toán Kế toán 9. Văn phòng Văn phòng tổng đài, lễ tân, tạp vụ Số lượng nhân viên trong công ty tăng nhanh theo từng năm.Ta có bảng tổng kết tốc độ phát triển số lượng nhân viên trong công ty : Năm 1998 – 2003 số lượng nhân viên tăng từ 17 nhân viên lên tới 80 nhân viên và trong những năm tới công ty dự định sẽ mở rộng quy mô công ty cũng như sè lượng nhân viên trong công ty. Mục tiêu của công ty là: “Chuyên sâu tạo lên sự khác biẹt” II. Hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm của công ty  Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của công ty Sản phẩm - Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.f trên Visual Foxpro - Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.s trên SQL Server - Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng công ty Fast Corporate Reporter 2003.w trên nền Web. - Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của Jupiter System Inc. - Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Bussiness 2004.s trên SQL Server (Viết trên ngôn ngữ VB.NET, hỗ trợ Unicode) Dịch vụ cung cấp